文書檔案管理范文10篇
時間:2024-04-22 19:47:34
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文書檔案管理特點思考
一、文書檔案管理的現狀分析
(一)檔案文書工作之間的相互聯系存在的問題
通常在實際的工作當中,文書工作與檔案工作兩者是存在區別的,有其統一性也有分工明確性,那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統①。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理,是一種科學有效的管理制度,但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱,那么檔案人員也很少顧及文秘工作,導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題,使之脫節,這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么,目前在文書檔案工作當中,公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性,例如:辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。
(二)一人多職
為了減少資金的開支,又想工作全面到位,很多的單位實行一人多職,缺乏專職的檔案人員,于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作,他們不僅要負責辦公室文件的收發,文字的綜合、信息的宣傳以外,還要對檔案文件的管理工作負責,投入到檔案管理工作當中去,出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題,還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心,導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。
(三)領導片面思維不重視檔案管理
公證文書檔案管理
一、目標與前提
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實現的。由于公證文書是重要的法律文書之一,因此對公證文書形成的檔案必須實行法制化的管理。
公證處文書檔案管理的最佳狀態,即達到分類合理、立卷規范、保管妥善、利用便捷的目標。公證處檔案管理的硬件要硬,“軟件”還要硬,這是實現檔案管理法制化的必要前提。首先,處內要建起能夠達到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應的辦公設施,這是最起碼的硬件保證。其次,公證處領導要高度重視、親自過問檔案管理工作,分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作,并經檔案管理部門培訓、學習后上崗。再次,公證處要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發的有關法規和規定,結合本處的實際情況,建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。例如,文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴格執行了科學的管理制度,才能有效地保護和利用公證檔案,確保公證檔案的完整與安全。公證處實現公證檔案法制化管理的一個重要標志,就是公證檔案管理工作經過國家檔案管理有關部門的檢查、考核和驗收,并達到一級檔案管理水平。
二、立卷與歸檔
立卷,是將處理完畢的文件資料,按規定的順序進行整理、裝訂,組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關公證檔案的一項關鍵性基礎工作,其質量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點:
1.調整組卷。對于每一件公證事項,應按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時,必須遵循公證檔案的形成特點和規律,按照國家檔案立卷的原則和要求,對所積累的每一份公證文書材料進行分門別類的檢查,對擬歸卷的材料做適當的調整,為最后形成案卷做好準備。檢查和調整的重點:(1)歸卷的公證材料是否齊全完整,對破損的材料要修補或復制,剔除重復、多余的材料;(2)歸卷的公證材料的排列順序是否得當,并保持一定的聯系;(3)歸卷的公證材料是否有保存價值,并初步確定保管期限;(4)歸卷的公證材料數量是否合適,材料數量太多則酌情分卷,反之則合卷。
文書檔案管理問題及對策
摘要:分析了文書檔案管理工作中存在的問題,包括文書管理與檔案管理工作的銜接、文書檔案管理工作人員問題,并針對相關問題提出文書檔案管理工作的改進對策。加強企業管理人員對文書檔案管理工作的重視,科學組建企業文書檔案管理隊伍,實現文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接,實施規范化的企業檔案文書管理制度等,以實現企業文書檔案管理工作的優質、高效、規范發展。
關鍵詞:文書檔案管理;問題;對策
1引言
近年來,我國文書檔案管理工作的總體質量呈現持續下滑趨勢,導致我國部分企業日常業務運作效率難以得到有效提高,這在一定程度上對我國企業的現代化發展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內容,提升文書檔案管理工作的有效性,應積極針對工作流程開展規范化、正規化、模式化調整,確保文書檔案資料能夠在企業經營運作中發揮高效、便利、規范的應用價值。分析文書檔案管理中存在的問題,針對具體問題提出有效改進對策,以實現企業文書檔案管理工作的優質、高效、規范發展。
2文書檔案管理工作存在的問題
2.1文書管理與檔案管理工作間的銜接問題。文書管理與檔案管理工作既有相似之處,也存在差異。文書管理和檔案管理工作應相互支撐,實現兩類管理工作的相互配合、相互協調,才能充分發揮管理制度體系的科學性和有效性。實際管理工作中,存在一定的配合問題,這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接,導致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產生關聯和互動,使得企業文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質,企業檔案管理工作人員不了解文書管理工作內容,影響了企業文書管理工作和檔案管理工作,管理質量水平不高,綜合效率低下。調查數據顯示,我國很多大型企業都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結合和聯動,相關工作實施流程亟待調整優化。2.2文書檔案管理工作人員問題。第一,企業文書檔案管理人員分配不當。文書檔案管理工作在企業日常工作中并不占據核心地位,所以,難以在企業經營發展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中,僅安排和調配一般管理崗位工作人員完成相關工作任務,沒有招聘專業的文書檔案管理人才,這在一定程度上影響和制約了企業文書檔案管理工作的專業性和規范性發展,對企業的壯大發展也產生了一定的影響。第二,企業文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當。受各種因素的影響,我國部分基層企業組織開展文書檔案管理工作時,在人員招聘過程中出現了問題,無法切實考察招聘對象的專業能力及綜合素質水平,導致企業的文書檔案管理隊伍在專業能力和綜合素質方面存在一定的不足,影響了企業文書檔案管理工作的整體質量。第三,文書檔案管理工作人員的專業素質較低。現代科學技術快速發展,企業文書檔案管理工作也發生了深刻變化,這對企業文書檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質提出了更高的專業要求和技術要求。但是,受多種因素影響,我國部分企業的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統的手工檔案管理操作模式,未能在文書檔案管理工作中合理運用現代計算機設備和辦公軟件,導致文書檔案管理工作成效不高。2.3文書檔案管理工作資金投入不足。現代企業在開展文書檔案管理工作過程中,未能投入充足的資金支持,使得文書檔案管理工作無法配備數量充足的專業人員和專業設備,影響了相關工作的質量和效率。2.4文書檔案管理工作重視程度不夠。由于文書檔案管理工作不能為企業創造直觀的經濟效益,因此部分企業領導對文書檔案管理人員不夠重視,未能充分認識到文書檔案管理工作的重要性,未能結合企業實際開展文書檔案管理工作,沒有為工作人員配備必要的技術設備,工作環境較差,嚴重影響了我國現代企業組織文書檔案管理工作的現代化發展。
婦幼保健院文書檔案管理對策
摘要:婦幼保健院文書檔案是在其行政管理活動中產生的,由通用文書轉化而來且具有日后查考利用價值的各種類型和載體的文件,作為檔案管理的重要組成部分,文書檔案在婦幼保健院管理中發揮著重大的作用。在新時期,通過開展文書檔案管理,不僅可以提高婦幼保健院的管理水平,還為其發展決策提供必要的參考。本文對婦幼保健院文書檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點進行闡述,結合管理現狀,分析其存在問題并提出文書檔案管理提升的應對策略,以期為今后文書檔案管理工作的開展提供一定參考。
關鍵詞:檔案管理;文書檔案;婦幼保健院;醫療機構
婦幼保健院是婦幼衛生專業機構,承擔著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛生和計劃生育提供醫療服務、開展婦女兒童醫療項目科學研究等重要職責,是國家開展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運行和發展都離不開文書檔案,文書檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規范化、科學化程度,可以說,文書檔案是婦幼保健機構發展過程的一個縮影,具有重要歷史價值。隨著深化醫藥衛生體制改革的推進,如何提高婦幼保健機構的醫療服務品質水平,是每一名醫務管理者應該思考的問題。從婦幼保健院管理運行的角度,進一步規范文書檔案管理工作,提升文書檔案科學化管理水平,對于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。
一、婦幼保健院文書檔案管理及其特點分析
1.文書檔案及其歸檔范圍文書檔案是在單位行政管理活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保管的文件材料,包括紙質和電子文件材料。不同于文件和資料,檔案是具有保存價值的原始記錄,是實踐活動不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動內容和職能性質來看,其文書檔案主要包括:一是反映婦幼保健院主要職能活動和基本歷史面貌,并且對于本機構工作、建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。二是在婦幼保健院的工作活動中形成的,在維護本機構以及職工權益方面具有憑證價值作用的文件材料。三是在建設、醫療、科研等工作過程中形成的,辦理完畢,且具有查考價值的文件資料。四是婦幼保健院需要貫徹執行,上級機關、非隸屬機關報送的重要文件資料。五是其他對本院工作運行具有查考價值的文件材料。2.文書檔案的作用婦幼保健院文書檔案是其檔案管理體系的重要組成部分,是對其發展歷程的見證,是其管理進程中所形成的重要憑證資料,具有重要的價值和作用。(1)管理作用。通過對于文書檔案的查考,可以總結出在歷史管理中的經驗和存在的不足,是婦幼保健院管理過程中政策落實、管理改進以及創新發展的資料依據,有利于其管理水平的不斷提升。同時,基于文書檔案的全面性和客觀性,文書檔案為婦幼保健院進行管理決策提供了重要參考。(2)憑證作用。文書檔案是對于婦幼保健院行政管理事務的原始記錄,既包括制度規定類的文件,也包括上級部門下達的政策文件以及批復材料,這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎依據,能夠幫助其解決管理過程中產生的各類問題,為化解管理中的矛盾提供有效憑證。(3)宣傳教育作用。婦幼保健院的文書檔案中包含了其事業的發展歷史、文化資料等,在內外部的宣傳材料編制中,可以充分利用文書檔案中組織沿革、取得成績、發展規劃等內容,助力婦幼保健院開展機構宣傳、婦女兒童保健教育工作。此外,文書檔案在婦幼保健院管理中還發揮了反映客觀現實作用、聯系知照作用以及行為規范的作用。3.文書檔案的特點婦幼保健院是為婦女兒童提供醫療保健的專業機構,其生存、發展和建設必須以婦女兒童醫療保健工作為中心,樹立高質量的醫療服務意識。與一般的企事業單位不同,婦幼保健院的文書檔案管理體現了一定特點:一是文書檔案內容的專業化特點。婦兒醫療工作是婦幼保健院業務的主體,在醫療工作中產生和形成的文書檔案,是對于核心業務相關內容的真實反映,因此,所記載的內容是具有專業性特點的。例如,院務管理、發展規劃等。二是文書檔案管理的綜合性特點。文書檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動中的各類文書材料,這些材料在其產生、內容和形式上有一些共性,呈現出了綜合性的特點。三是文書檔案管理的保密性特點。婦幼保健院文書檔案按照類別不同,設置了不同的查閱權限,對外開放的程度相對比較低,具有較強的保密性特點。四是文書檔案管理的階段性特點。婦幼保健院的行政管理科室眾多,產生的文件資料相對比較分散,為了確保檔案活動的連續性和完整性,通常都會采取周期性管理的辦法,因此說,文書檔案有一定的階段性特點。
二、婦幼保健院文書檔案管理中存在的問題
醫院文書檔案管理現狀及改進措施
摘要:目前我國大部分醫院在進行院內管理工作的過程當中,存在檔案資料整理工作不符合標準、不符合要求等多種問題,這些問題的產生與醫院工作人員在進行文書檔案管理過程當中的各種行為之間存在密切的聯系。通過資料分析以及現場調查,可以發現醫院文書檔案管理工作不理想,主要與工作人員管理意識淡薄,檔案管理人員綜合素質能力不高,文檔材料存在歸檔不全的現象,檔案信息化管理的滯后性相關。本文主要針對以上這些問題進行分析,并提出科學合理的解決對策,希望能在一定程度上促進醫院可持續健康發展的戰略。
關鍵詞:檔案管理;醫院管理;醫院檔案;文書檔案
醫院的檔案管理工作包含醫院重大資料的存檔,住院患者的病歷存檔以及醫院綜合文書類存檔等等。目前我國正處于快速發展以及高速轉型的信息化時代,如果醫院在進行檔案管理的過程當中不能有效運用信息化現代化以及系統化的管理模式,那么醫院的檔案管理工作將不能進入到現代化階段。
一、當前應用文書檔案管理的現狀
1.領導缺乏重視,檔案管理人員意識淡薄。目前大部分醫院的領導認為,要想使得醫院更好的發展,需要從醫療、教學以及科研工作入手,只有將以上這幾項內容進行有效的管理,在發展層面上將能獲得較大的經濟利益以及社會利益。雖然這些想法具有一定的可行性,但是他們忽略了醫院文書檔案管理對于醫院發展的重要性,甚至有一部分管理者認為在檔案收集以及管理工作方面需要投入大量的人力和物力,但卻不能馬上獲得效果,如此會導致因小失大,而且由于領導的忽視,會使得醫院的檔案管理人員存在缺乏文書檔案管理技術的現象。2.檔案管理人員綜合素質不高。醫院的文書檔案工作一般都是由醫院辦公室直接進行管理,但是醫院辦公室的工作人員除了要負責檔案管理工作之外,還有一些非常煩瑣的日常工作,而且這些日常工作還帶有一定的緊迫性,因此他們都會在完成日常工作的基礎上,才會進行檔案資料的整理工作。這時很多醫院辦公室的工作人員已經沒有足夠多的時間對檔案資料進行仔細處置,逐漸導致文件資料周而復始的得不到妥善處理。除此之外,還有部分醫院對檔案管理人員的學歷要求較低,不要求其具備一定的專業性資料管理技能。3.文書檔案管理制度不健全。經過長期的運行,醫院已經形成了一套科學合理的醫療管理制度,但是在文書檔案管理制度方面卻存在較大的漏洞。主要表現在文書檔案管理部門尚未明確,管理人員的工作職責尚未明確,檔案管理的流程以及標準尚未明確,缺乏有效的考核標準,未形成科學合理的醫院文書檔案管理體系。所以,醫院的文書檔案管理開始陷入無規范、無組織、無紀律的狀態。醫院檔案的文書材料沒有得到有效的管理,給醫院帶來了較大的消極影響。4.硬件配備不齊,無專門檔案資料庫房。因為醫院屬于人流量較多的地方,所以目前很多醫院都存在辦公用房緊張的現象,由此,醫院當中也沒有專用的檔案管理室是很正常的。但是醫院每年度都會產生大量的檔案資料,如果這些檔案沒有得到有效的保存,那么檔案資料就會存在霉變、蟲蛀、積灰塵等因素的影響使得檔案的完整性受到侵害。當人們想尋找某一項資料時,往往會由于檔案不完整使得查找困難。5.管理手段陳舊落后。最近幾年,各個領域的資料管理工作都在隨著現代化的發展進行變革,并逐漸把信息化技術應用到資料管理當中。目前在醫院的醫療體系管理方面,已經有效地將信息化技術進行應用。但是在文書資料的整理方面,依舊根據傳統的手工方式進行管理。傳統的管理方式過于煩瑣,而且管理的質量還會受到人的綜合素質能力以及思想觀念的影響。不同管理人員整理出來的文書檔案,都存在不同的形式,因此人們在進行檔案查找時,無法快速有效地找到相應的信息。6.文書檔案的利用率低。如果醫院能夠有效地對文書檔案進行管理,那么在進行各項方案的策劃時將能得到科學有效的參考數據,但是因為部分醫院的領導對于文書檔案管理工作的懈怠,導致檔案管理系統長期處于落后的狀態,而且這些觀念的存在也使得檔案資源不能得到有效的利用。7.文書檔案材料收集的完整性問題。在醫院的文書檔案管理工作當中,資料的收集不齊全以及不完整是目前存在的一個較大問題,它直接影響了檔案管理的有效性以及檔案開發利用的科學性。而材料收集不齊全以及不完整的問題,主要是因為檔案資料分布在每一個科室和部門當中,但是科室和部門當中的管理人員缺乏檔案管理的意識,所以檔案收集的制度無法得到切實的落實。除此之外,醫院一般都比較重視收集和整理紅頭文件或者結論性的材料,而懈怠了一些業務性文件或者過程性的研究材料。通過上文的分析,我們可以知道,文書檔案的有效管理對于醫院的發展會產生重要的作用,但是所產生的作用也具有一定的特殊性,因為它與其他機關的文書檔案相比,在數量以及種類方面呈現出一定的煩瑣性。尤其最近幾年上級政府的各級部門下發文件的數量越來越多,不僅給文書檔案管理人員帶來了較大的工作量,而且也反映出醫院在文書檔案管理方面的復雜性以及管理過程的不規范性。
二、改進措施
文書檔案管理創新思路3篇
第一篇
一、文書檔案管理的特點
1.豐富、多樣的文書檔案內容。任何單位的工作記錄都是以文書檔案來體現,主要包含:載體檔案、會計檔案、科技檔案、行政管理等較多種類,這些種類構成了極為豐富的檔案內容。由于在文書檔案中包含多種多樣的文件形式,例如:簽訂文件中的錄像、照片、協議,以及黨政領導機關印發的“紅頭文件”等文件形式。因此,文書檔案內容還具備多樣性的特點。2.文書檔案管理重視對資料的收集與保存。文書檔案管理一般是對事件發生的過程、書報和文件的收集和保存,具體是利用紙張將其記錄下來,并以分類的形式存放于特定的檔案室中。與此同時,尤其要注重所收集資料的安全性和完整性,以發揮文書管理被后人借鑒和記載歷史的作用。
二、新時期文書檔案管理中存在的問題
1.文書檔案管理培訓工作不完善。文書檔案管理的工作人員,臨時補缺的現象較為嚴重,無法在上崗前進行系統的培訓。而文書檔案管理崗位工作時間較長的人員,盡管擁有豐富的經驗,但是未參加二次教育培訓,造成對新時期下生成的文書檔案管理問題缺乏有效解決對策的現象,特別是信息技術在文書檔案管理的工作中的廣泛應用,年齡偏大的老員工若不積極參與到培訓中,加之單位建設信息化培訓工作與現階段形勢的不符,必然會導致文書檔案管理工作停滯不前,繼續維持復雜的查閱流程,無法達到文書檔案管理的標準化和規范化。2.文書檔案管理人員數量少、素質較低。部分單位的文書檔案管理工作人員缺乏專業素質,并且文書檔案管理工作普遍不是由專業人員從事,往往是由辦公室秘書進行管理,即兼職的成分居多。而辦公室秘書主要的職責是對文件的草擬、分發,沒有精力放在文書檔案管理工作上,因此會缺乏管理積極性。另外,文書檔案管理人員之間所具備的素質不夠統一,并在培訓檔案管理方面也同樣缺乏統一的理解力,必然無法實現預期的管理目標,導致文書檔案管理工作產生諸多問題。3.對文書檔案管理缺的重視程度不足。現階段,大多數的單位將文書檔案管理定義為簡單的整理文書,并未從管理的層面對文書方案工作進行定位,也無法充分落實提取、歸納、建庫的系統應用。因此,能夠看出大多數的單位都未充分重視文書檔案管理工作,負責文書檔案管理工作的相關部門普遍地位較低,并且工作人員的地位也較低。4.缺乏文書工作和檔案工作的緊密銜接。文書檔案管理工作具體包含兩個方面的工作,分別為文書和檔案,兩者之間具有較為密切的關聯性。因此,實際的文書檔案管理工作中,有必要將兩者緊密的銜接為一體,以此來達到兩者互相配合的目的,并構成較為全面的管理體系。可是,在新時期的操作中,一般采取分模塊管理的方式,并單獨操作,無法構成統一、完善的整體,即便個別單位建立了管理體系,也存在很大的形式化成分,從客觀的角度上進行分析,這種管理模式擴大了文書管理和檔案管理工作之間的距離,并且使兩者產生了一定程度的偏差。
三、新時期文書檔案管理中存在問題的解決對策
淺析信息化文書檔案管理創新
1文書檔案管理信息化概述
信息化文書檔案管理創新工作的實質是應用現代化互聯網技術,對文書檔案的相關信息數據進行收集、分類和整理。因為文書檔案所涉及的領域較為廣泛,需要對相關組織內容進行記錄和分析,所記錄的內容分別與經營管理和統籌規劃有關,記錄方式也分為文字記錄方式、影像記錄方式、圖片記錄方式,等等。如果在工作進行階段只采取人工管理方式,不僅會浪費大量的時間,也無法保障管理工作的質量,進而會出現一系列的問題。在信息化的基本前提下,利用互聯網技術開展文書檔案管理工作不僅能提高工作效率,而且能減少人才以及物力投資,從而能將資金的調整和利用有效地結合起來。在信息化的背景下,互聯網技術能為文書檔案管理創新提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環境,并為用戶提供更好的服務。
2我國信息化文書檔案管理創新過程中存在的問題
2.1工作人員的綜合素質較低。目前,我國信息化文書檔案管理創新工作還存在很多問題,其中最突出的問題是相關管理人員的綜合素質較低,在信息化文書管理創新工作進行階段,人員素質占據著非常重要的決定性地位。如果工作人員的綜合素質不達標,就會影響管理創新工作的進展。工作人員的綜合素質較低主要表現在以下幾點。第一,工作人員的自身責任意識不明確,工作態度不積極,直接對開展文書檔案管理創新工作造成不利影響,嚴重時還會導致在工作過程中出現較大的錯誤,不僅不利于開展信息化文書檔案管理創新工作,還會對管理創新工作產生消極影響。第二,管理人員的專業技能應用不到位。這方面的問題主要表現在工作人員在工作期間尚未對實際狀況進行分析研究,導致成本管理工作出現差異,使管理創新工作出現風險,同樣也會對檔案管理創新工作造成消極影響。第三,工作人員缺乏良好的執行能力。執行能力是衡量管理創新工作人員是否具備綜合素質的標準,工作人員的執行能力不足也將會直接影響檔案管理創新的整體工作,造成出現延長工程周期、降低檔案管理效果等現象,所以提升信息化文書檔案管理創新工作人員的綜合素質是現階段要進行的主要工作。2.2缺乏有效的協調與溝通。當前,工作中缺乏正確的協調與溝通也是我國檔案管理創新工作面臨的重要問題。工作在進行階段如果缺乏正確的協調和溝通也會對管理創新工作造成直接影響,比如,創新管理工作預測效果與實際情況不符,管理創新工作目標無法與成本控制要求達到統一,這些情況都是由文書檔案管理創新工作在進行時缺乏協調和溝通導致的。2.3技術落后。技術落后也是制約我國檔案管理創新工作快速發展的重要問題。我國信息化文書檔案管理創新工作過程中出現的連接性問題是:管理創新工作還未呈現出先進性。隨著科技的快速發展,更多的先進性信息技術被應用在各大行業中,此類先進性技術是推動社會生產的必要條件。但是,我國大多數信息化文書檔案管理創新工作還沒有應用先進的信息技術,從而會對文書檔案管理工作造成直接影響,不利于開展信息化文書檔案管理工作。
3開展信息化文書檔案管理創新工作的方法
3.1將信息技術與信息化文本檔案管理相結合。隨著信息技術的應用范圍越來越廣,信息技術已經成為人類生產生活中不可或缺的一部分。開展信息化文書檔案管理創新工作首先應對文書檔案進行信息化加工,這是開展信息化管理的前提,需要將文書檔案進行掃描、錄入,見圖1。在文書檔案錄入后,需要借助網絡信息技術構建管理系統,并連通入網,形成一套完整的檔案管理系統,具體見圖2。最后,還應采取配套的管理措施,不斷提升信息化文書檔案管理創新工作的工作效率。3.2提高工作人員的綜合素質。目前,文書檔案管理工作在我國經濟市場上扮演著重要的角色,我國作為科技型發展大國,非常重視文書檔案管理創新工作。因此,提升工作人員的綜合素質提高是當前的主要任務,直接決定著文書檔案管理創新工作能否順利開展。首先,相關部門要對相關人員進行定期培訓,安排專業人員開展關于“文書檔案基礎知識培訓”等活動,力求將理論知識與實際工作結合起來,確保能夠有效提升工作人員的專業技能。其次,還可以采取討論分析的方式激發工作人員的工作興趣,增強自身責任感,進而推動檔案管理創新工作順利開展。最后,管理創新部門還應該成立學習團隊,團隊之間互相學習、共同進步,進而不斷提升檔案管理創新工作人員的綜合素質。3.3加強溝通與協調。針對檔案管理創新工作過程中缺乏協作和溝通的問題,相關部門應加強員工的協作和溝通,只有合理進行協作和溝通,才能保證檔案管理創新工作順利開展,使檔案管理創新工作更能滿足市場需求。相關管理創新部門在開展工作的同時還要成立專門的監督團隊和交流溝通意見反饋團隊,進而保證檔案管理創新工作能夠順利開展。另外,檔案管理創新部門還要成立檔案測評團隊,對文檔管理創新工作進行監督和控制,也能推動文書檔案管理創新工作實現可持續發展。
文書檔案管理創新策略研究
摘要:在高職院校中文書檔案具有非常重要的作用,不僅是學校正常工作的重要保證,同時與學生未來的就業與繼續學習息息相關。近年來我國的信息技術不斷發展,已經逐漸進入到“互聯網+”時代,在這樣的時代背景下,實現文書檔案管理的創新發展具有一定的現實需求,同時也具有一定的時代需求。基于此,本文中筆者對信息時代的文書檔案管理創新策略進行了必要的分析與研究。
關鍵詞:信息時代;文書檔案;創新;策略
自從上世紀90年代開始,以互聯網為代表的信息技術在現代社會開始迅速發展起來,尤其是在近幾年信息技術與各種傳統行業的連接更加緊密,并促進了傳統行業的進一步發展。在這樣的時代背景下,文書檔案管理工作也必須要實現與信息技術的深度融合才能真正實現管理的創新發展。但是從總體上來看,在目前的高職院校中,信息技術的使用還不夠深入,從而限制了文書檔案管理的效率。
一、當前階段高職院校在文書檔案管理中存在的問題
(一)對文書檔案管理的重要性認識不足。在高職院校的日常工作中,文書檔案工作具有非常重要的意義,它不僅是學校運行的有效保證,同時也是學校發展的重要記錄。但是當前階段大部分高職院校對文書檔案管理并不是非常重視,許多高職院校都認為文書檔案工作只是學校的附屬部門,對學校的發展可有可無,并不具有太大的意義。對文書檔案管理工作,相關工作人員只需在規定的時間內完成文書檔案的分類與存儲就行了。因此,花費大量的人力物力進行文書檔案管理的創新不僅無法帶來經濟利益,也無法提高教學效率,是不科學也不必要的做法。基于此種情況,許多高職院校均未為文書檔案管理提供必要的物質基礎,從而導致文書檔案管理處于較為落后的狀態。(二)信息化技術在文書檔案管理中的應用不足。目前文書檔案大多還是采用傳統的管理方式進行管理,信息化程度不高是現階段高職院校文書檔案管理的普遍現象。具體來說體現在以下幾個方面:第一,工作人員對信息化技術在文書檔案管理中的運用意識不高,許多文書檔案管理人員對信息化技術的了解不足,認為信息化技術對文書檔案管理的意義不高。第二,信息化技術的使用相對較為狹隘,在許多高職院校中,信息化文書檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進行相關文書檔案的再加工,或者使用QQ等在線工具進行文件的傳輸,而對辦公自動化、EPR等的專業化信息工具使用相對較少。第三,現代化的信息技術并沒有得到推廣使用,目前階段信息技術的發展日新月異,許多現代化的信息技術也逐漸開始運用于實際當中,例如大數據、云計算等信息技術,現代化的信息技術可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是,目前階段現代化信息技術在高職院校的文書檔案管理中還相對較少。(三)文書檔案管理人員的素質跟不上時代的發展需求。由于文書檔案在高職院校中得不到應有的重視,因此從事文書檔案管理的大部分工作人員都是通過臨時聘用或者從其他部門調過來的兼職人員,這部分工作人員大都不具有專業化的文書檔案知識。在實際工作中,大部分都是通過自己的摸索才逐漸掌握文書檔案的具體內容。此外,這部分工作人員往往也不具有相應的信息科學知識。因此,也無法有效地將相關信息技術運用到文書檔案管理中去。
二、高職院校在文書檔案管理方面的創新策略
文書檔案管理問題分析
1文書檔案管理工作存在的問題
1.1對文書檔案管理的重視不夠
由于我國傳統文化的影響,我國對檔案管理工作的重視不夠,認識上存在很大誤區,很大一部分人,包括一些干部人員對文書檔案管理工作認識不足,對檔案管理工作存在很大歧視,認為文書檔案管理人員的工作就是保存好文字資料,抄抄寫寫和處理相關事務,沒有在單位主要工作范疇內。而且在我國市場經濟飛速發展的背景下,檔案管理工作不能給企業帶來明顯的利益,導致一些檔案管理人員對自己的工作也采取了忽略的態度,僅僅做一些檔案管理的表明工作,例如保證不泄密文字,不丟失資料,通過外調檢查,查檔資料齊全等等就可以。這無疑中也影響了檔案管理工作的質量,造成了文書檔案管理的困難。
1.2對文書檔案管理工作的管理不足
我國的文書檔案管理工作水平與發達國家相比非常落后,管理方法單一,管理力量也較為薄弱,我國目前的文書檔案管理工作者對檔案管理工作僅停留在表面的認識上,缺乏對專業檔案管理知識和技能的掌握,沒有深刻認識到工作的重要性,對一些相關業務嚴重掌握不熟,對檔案資料的收集、管理意識也相對薄弱。加之受我國傳統思想的影響,對文書檔案管理工作的重視程度不夠,導致沒有專門的檔案管理工作人員,檔案管理工作者往往身兼數職,不能全身心地投入到檔案管理工作中,最終降低了工作效率和水平,影響了檔案管理的質量。此外,由于檔案管理人員工作精力不集中出現一些將材料歸檔錯誤或者錯誤傳達信息的問題出現,這些都體現出文書檔案管理工作的不足。
1.3文書檔案管理工作的規范程度過低
鄉鎮文書檔案管理體會
一、鄉鎮文書檔案管理工作存在的問題
鄉鎮的文書檔案管理人員通常由黨政辦等部門人員兼任,他們不僅要做好本職工作,還需負責文件的收發、文字綜合、后勤保障、信息宣傳以及檔案規整等方方面面的工作。在此之下,檔案管理人員很難投入全部精力到文書檔案的管理中,收集范圍不全面、收集工作不及時以及文書材料的重要性不明確等問題較為突出。
二、完善鄉鎮文書檔案管理工作的思考
(一)轉變思想,提高重視
思想是行動的先導和指引,對于鄉鎮的文書檔案管理工作而言,領導的科學認識和高度重視是做好此項工作的重要前提。因而,鄉鎮要從原先對文書檔案管理工作可有可無的思想中走出,加大對此項工作的關注和重視。一方面,鄉鎮領導要樹立明確的思想,將文書檔案管理工作置于重要位置,適當傾斜對此項工作的投入,設置專門的文書檔案管理室,并安排專門的管理人員;另一方面,檔案管理人員要積極主動地做好文書檔案的宣傳匯報工作,加大領導的關注和重視,也努力獲取相關部門的支持和理解。
(二)加強部門協作,建立高效的管理制度