文書檔案管理創新策略研究

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摘要：在高職院校中文書檔案具有非常重要的作用，不僅是學校正常工作的重要保證，同時與學生未來的就業與繼續學習息息相關。近年來我國的信息技術不斷發展，已經逐漸進入到“互聯網+”時代，在這樣的時代背景下，實現文書檔案管理的創新發展具有一定的現實需求，同時也具有一定的時代需求。基于此，本文中筆者對信息時代的文書檔案管理創新策略進行了必要的分析與研究。

關鍵詞：信息時代；文書檔案；創新；策略

自從上世紀90年代開始，以互聯網為代表的信息技術在現代社會開始迅速發展起來，尤其是在近幾年信息技術與各種傳統行業的連接更加緊密，并促進了傳統行業的進一步發展。在這樣的時代背景下，文書檔案管理工作也必須要實現與信息技術的深度融合才能真正實現管理的創新發展。但是從總體上來看，在目前的高職院校中，信息技術的使用還不夠深入，從而限制了文書檔案管理的效率。

一、當前階段高職院校在文書檔案管理中存在的問題

（一）對文書檔案管理的重要性認識不足。在高職院校的日常工作中，文書檔案工作具有非常重要的意義，它不僅是學校運行的有效保證，同時也是學校發展的重要記錄。但是當前階段大部分高職院校對文書檔案管理并不是非常重視，許多高職院校都認為文書檔案工作只是學校的附屬部門，對學校的發展可有可無，并不具有太大的意義。對文書檔案管理工作，相關工作人員只需在規定的時間內完成文書檔案的分類與存儲就行了。因此，花費大量的人力物力進行文書檔案管理的創新不僅無法帶來經濟利益，也無法提高教學效率，是不科學也不必要的做法。基于此種情況，許多高職院校均未為文書檔案管理提供必要的物質基礎，從而導致文書檔案管理處于較為落后的狀態。（二）信息化技術在文書檔案管理中的應用不足。目前文書檔案大多還是采用傳統的管理方式進行管理，信息化程度不高是現階段高職院校文書檔案管理的普遍現象。具體來說體現在以下幾個方面：第一，工作人員對信息化技術在文書檔案管理中的運用意識不高，許多文書檔案管理人員對信息化技術的了解不足，認為信息化技術對文書檔案管理的意義不高。第二，信息化技術的使用相對較為狹隘，在許多高職院校中，信息化文書檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進行相關文書檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進行文件的傳輸，而對辦公自動化、EPR等的專業化信息工具使用相對較少。第三，現代化的信息技術并沒有得到推廣使用，目前階段信息技術的發展日新月異，許多現代化的信息技術也逐漸開始運用于實際當中，例如大數據、云計算等信息技術，現代化的信息技術可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是，目前階段現代化信息技術在高職院校的文書檔案管理中還相對較少。（三）文書檔案管理人員的素質跟不上時代的發展需求。由于文書檔案在高職院校中得不到應有的重視，因此從事文書檔案管理的大部分工作人員都是通過臨時聘用或者從其他部門調過來的兼職人員，這部分工作人員大都不具有專業化的文書檔案知識。在實際工作中，大部分都是通過自己的摸索才逐漸掌握文書檔案的具體內容。此外，這部分工作人員往往也不具有相應的信息科學知識。因此，也無法有效地將相關信息技術運用到文書檔案管理中去。

二、高職院校在文書檔案管理方面的創新策略

（一）加強文書檔案重要性的認識文書檔案是高職院校運行的有效保證，因此必須要不斷加強對文書檔案重要性的認識，尤其是對高職院校的領導，要加強其對文書檔案管理重要性的認識，這樣不僅可以有效提高文書檔案管理的效率，同時也可以促進信息技術在文書檔案管理中的應用。高職院校的領導必須要充分認識到文書檔案不僅關系到學校的發展，同時也關系到學生的發展，許多文書檔案都是學生在校期間的真實記錄，對學生未來的發展具有非常重要的意義。此外，高職院校領導還必須要認識到文書檔案也是學校發展的真實記錄，對學校的進一步發展具有一定的參考價值。因此，加強文書檔案管理對學校來說也同樣重要。（二）加強現代化信息技術在文書檔案管理中的運用信息化技術在文書檔案管理中的運用可以使文書檔案管理的效率得到飛速提升。因此，當前高職院校必須要不斷加強信息技術在文書檔案管理中的實際運用。首先，高職院校必須要為文書檔案管理提供必要的資金，建立專業化的信息文書檔案管理平臺，或者在OA與EPR中設定專業化的文書檔案管理模塊，從而實現信息技術在文書檔案管理中的實際運用。其次，高職院校還需要對現代化的信息技術保持一種高度的敏感性，積極地將現代化的信息技術運用到文書檔案管理中去。（三）提高文書檔案管理人員的素質提高文書檔案管理人員的素質是實現信息技術與檔案管理深度融合的重要基礎，只有提升工作人員的素質，才能保證在進行文書檔案管理的過程中，信息技術的使用得到有效地保證。因此，文書檔案管理工作人員素質建設是高職院校文書檔案管理的重要內容。基于此，現階段高職院校應從以下幾個方面的內容入手：首先，為文書檔案管理人員提供必要的培訓，通過職業教育的方式讓工作人員學習更多的信息文書檔案管理技術。其次，可以通過人才引進的方式引進具有一定的信息化檔案管理的人才，這不僅可以在短時間內提升文書檔案信息化管理的效率，同時還可以為其他管理人員提供培訓。最后，還可以招聘專業的檔案管理應屆畢業生，這些學生具有較強的接受能力，可以在短時間內獲得一定的文書檔案信息技術。在當前的時代背景下，將信息技術運用到文書檔案管理中具有非常現實的意義，不僅可以有效提升文書檔案的管理效率，同時也是時展的必然需求。筆者結合自己的實際工作經驗，探究了高職院校信息化檔案管理的具體策略，希望能對高職院校有所啟發。

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作者:秦鳳萍 單位:咸寧廣播電視大學