文書與檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇文書與檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞 管理 文書檔案

一、文書檔案工作的現狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作；而檔案工作人員墨守成規，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現了諸多不規范的現象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現不同程度影響文書規范立卷和規范歸檔的情況。例如，歸檔時出現原稿或修改稿的缺失現象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經過復印就直接用原件歸檔，短期內字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值；紙張規格不達標，大小16開紙混用現象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現行的手工文件處理方式已經運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的文書檔案信息，難以達到傳輸的高通量化和網絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現文書電子化歸檔還需要一個過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現文檔管理現代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現代化進程勢在必行，我們要加大力度，創造條件，改革現行的文書檔案管理工作。

（一）爭取領導支持

領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

（二）實現文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創造條件，早日實現文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。

（三）規范檔案的基礎工作

在文書檔案管理的實際工作中，要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進檔案信息化建設

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以達到事半功倍的效果。檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發展，在實現了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統的設計與建設，密切結合本單位辦公系統與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質

檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系y是檔案的發展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現裝備技術現代化，積極運用網絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節省了人力，又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。

（作者單位為沈陽工學院）

參考文獻

[1] 任愛英.用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化DD提高企業文書檔案質量的探索與思考[J].商情（教育經濟研究），2008（03）.

[2] 閔濤.淺談文書檔案工作[DB/OL].找法網.

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課程代碼：01513

請考生按規定用筆將所有試題的答案涂、寫在答題紙上。

選擇題部分

注意事項：

1. 答題前，考生務必將自己的考試課程名稱、姓名、準考證號用黑色字跡的簽字筆或鋼筆填寫在答題紙規定的位置上。

2. 每小題選出答案后，用2B鉛筆把答題紙上對應題目的答案標號涂黑。如需改動，用橡皮擦干凈后，再選涂其他答案標號。不能答在試題卷上。

一、單項選擇題(本大題共15小題，每小題2分，共30分)

在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應代碼涂黑。錯涂、多涂或未涂均無分。

1.根據指定教材的表述,______是文書工作的性質之一。

A.理論性 B.實踐性

C.多樣性 D.可比性

2.按照隸屬關系，向直接上、下級機關行文，稱

A.直接行文 B.越級行文

C.間接行文 D.逐級行文

3.文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后對文件的辦理情況和辦理結果所作的說明,稱

A.催辦 B.分送

C.注辦 D.承辦

4.以年度、機構(問題)、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式,源自

A.《檔案館工作通則》(1983年4月) B.《機關檔案工作條例》(1983年4月)

C.《文書檔案保管期限表》(1987年12月) D.《歸檔文件整理規則》(2009年12月)

5.歸檔文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周時期，鑄在青銅器上作為記事和憑信的文字，稱

A.甲骨檔案 B.石刻檔案

C.銘文檔案 D.簡牘檔案

7.下列屬于檔案業務工作的是

A.檔案宣傳 B.檔案鑒定

C.檔案科學技術研究 D.檔案教育

8.先將立檔單位內的檔案按內部組織機構分類，然后在每個內部機構類下再按年度分類，稱

A.組織機構——年度分類法 B.年度——組織機構分類法

C.年度——問題分類法 D.問題——年度分類法

9.在檔案整理工作中，文件產生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動、問題、事件、人物方面的異同關系，稱

A.來源聯系 B.內容聯系

C.時間聯系 D.形式聯系

10.專門記錄檔案進入檔案機構情況的一種登記形式，稱

A.全宗單 B.檔案收進登記簿

C.總登記簿 D.案卷目錄登記簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手續，將檔案借出檔案閱覽室外利用，稱

A.參考咨詢 B.檔案證明

C.外借 D.檔案展覽

12.在保護電子檔案信息安全的技術中，一種自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點，對重要計算機信息系統進行檢查，發現其中可被黑客利用的漏洞的技術，稱

A.身份驗證 B.防火墻

C.漏洞掃描技術 D.入侵檢測技術

13.下列選項中反映特殊載體檔案的共同特征的是

A.可以直接閱讀 B.載體一致性

C.內容系統性 D.記錄信息的非直接利用性

14.答復下級機關請示事項，適用

A.批復 B.函

C.命令 D.報告

15.根據國家質量技術監督局1999年12月27日的《國家行政機關公文格式》，新的國家標準把公文文面的各要素劃分為眉首、主體、______三部分。

A.著錄 B.版記

C.內容 D.時間

二、多項選擇題(本大題共10小題，每小題2分，共20分)

在每小題列出的五個備選項中至少有兩個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應代碼涂黑。錯涂、多涂、少涂或未涂均無分。

16.文書處理的基本原則有

A.聯系交流原則 B.宣傳引導原則

C.高效的原則 D.安全的原則

E.保密的原則

17.以下屬于文書立卷的方法的是

A.按問題特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名稱特征立卷 D.按時間特征立卷

E.按時代特征立卷

18.檔案的屬性有

A.科學性 B.原始記錄性

C.社會性 D.歷史性

E.確定性

19.下列______均屬于企業檔案館。

A.福建省檔案館 B.杭州市檔案館

C.鞍鋼檔案館 D.天津市檔案館

E.河南油田檔案館

20.檔案收集的要求是

A.齊全完整 B.年終收集

C.準確系統 D.平時收集

E.及時歸檔

21.根據我國制定的檔案保管期限的規定,以下屬于永久保管的檔案的有

A.本機關機構演變、人事任免等文件材料

B.本機關一般事務管理文件材料

C.本機關職能活動中形成的重要業務文件材料

D.本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要材料

E.下級機關一般業務問題的來函、請示等文件材料

22.按功能劃分的檔案檢索工具有

A.手工檢索工具 B.機械檢索工具

C.介紹性檢索工具 D.查檢性檢索工具

E.館藏性檢索工具

23.電子文件按數據格式劃分有______等。

A.支持文件 B.轉換文件

C.圖形文件 D.音頻文件

E.輔助文件

24.文書大致可以分為______、通用文書和專用文書四大類。

A.科技文書 B.行政機關文書

C.基礎文書 D.黨的機關文書

E.法定文書

25.下列選項中屬于行文基本規則的有

A.“請示”應一文一事、只主送一個機關，不抄送下級機關的規則

B.“報告”中不得夾帶請示事項的規則

C.公文由文秘機構統一處理的規則

D.充分利用原基礎的規則

E.研究性的規則

非選擇題部分

注意事項：

用黑色字跡的簽字筆或鋼筆將答案寫在答題紙上，不能答在試題卷上。

三、名詞解釋(本大題共5小題，每小題4分，共20分)

26.擬辦

27.文書立卷

28.檔號

29.檔案鑒定

30.檔案檢索

四、論述題(本大題共2小題，每小題10分，共20分)

31.試論檔案發揮作用的規律性。

32.檔案室的基本任務是什么?

五、案例分析題(本大題10分)

33.某學院為了科研更上一層樓,在全國范圍內進行招聘。某大學黃教授既年輕又學術成果突出，在眾多應聘者中脫穎而出，成為某學院引進人才的首選對象。由于人員編制指標、工資報酬等人事權等歸學校人事處負責，學院沒有具體決定權。學院領導建議，以學院人事科身份發文和學校人事處聯系。學院人事科葉秘書草擬了一份公函,希望學校人事處幫助落實解決。

請問：

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1、文書檔案管理的特點分析

文書檔案具有一些明顯的特點，主要表現在以下方面：首先，文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，檔案主要來自于文書；再次，文書檔案內容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現象。正是因為檔案員的素質參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領導不重視文書檔案管理

檔案工作在機關單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領導的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。

3.2提高對文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應有地位，轉變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質。不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去，加大檔案設施的投入，不斷向規范化、現代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要，提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性，堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。

3.3做好文書檔案管理的基礎工作

收集、鑒定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關在公務活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細節的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進檔案信息功能的發揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設。要努力把握不同時期機關工作的重點任務，明確主題，找準位置，自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作，形成服務大局的強大合力。

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關鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內容和特點，文書處理工作是接著機關工作活動規律，保持文件之間的歷史聯系，再根據它們的連鎖反映來區分價值，反映歷史真實面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現而出現，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發展而發展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關系，它們是一個社會分工不同的兩個專業，它們在工作中既相互制約又相互聯系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行。極為關鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息。使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增。是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

3　做好檔案工作對文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業性很強的學科，它是解決處理問題的依據，具有指導考查、總結經驗、發展生產、積累知識、提供信息等固有特點。而在實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結經驗、制定規章制度、為領導當參謀、準備講稿、處理糾紛、落實政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業經濟效益，促進改革發展發揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發現文書工作質量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉化為檔案的必經之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎，而且通過它可以進一步檢查發現文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對改進文書處理和檔案管理工作有極大促進作用。

(3)通過檔案業務指導能促進文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關鍵。實踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對他們的監督指導作用，不僅會降低對文件立卷歸檔質量標準，而且對文件鑒定價值和文件之間內部的有機聯系等都是非常不利的。因為我們文檔人員對每份文件都要經過嚴格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個特征，即問題、作者、名稱、時間、發文機關地區和文件形成規律等找到文件的歸宿。這個關口把握不好勢必要影響案卷的質量，最好能將文、檔兩者之間的兩項不同專業的工作能有機結合起來，健全兩者之間統一的立卷歸檔制度。共同負責。使之規范化，這對檔案的管理有著深遠的現實意義和歷史意義。

4　如何實現文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強化“文檔一體化”意識。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導思想，在實際工作中，把住文書處理規范化的人口關，切實做好實現檔案管理工作規范化的基礎工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機關事業單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進行登記，登記內容一般包括文件責任者、文號、標題、形成時間等內容，這與以“卷”為單位整理時抄寫卷內目錄的工作非常相似。我們可以把一個年度內的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內目抄寫工作。在保管期限屬于永久或長期(保管期限屬短期的單獨處理)的文件左上角編號。從當年的第一份文件編起。考慮到隨后要移交給綜合檔案室，件號應包括全宗號、文件所屬年度和文件順序號，順序號應一年編一個流水號，編號后，按所編順序號將文件正文掃描入計算機。這樣，文件原件與計算機內保存的文件在內容上是相同的，并且是一一對應關系，然后將文件發出供部門閱辦。每隔一段時間，將閱辦完畢的文件全部收集起來，按件號先后順序裝人卷盒。在不改變原有件號的前提下，利用計算機對機內文件進行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時間先后順序排列后進行打印。這樣，整理工作就在平時的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

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關鍵詞：文書與檔案管理；課程教學

《文書與檔案管理》是職業教育文秘專業一門有很強的應用性和操作性的課程，在傳統的教學方式上，主要方式還是通過教材，進行純粹的理論授課。最后，當課程結束，很多學生連歸檔文件、案卷、檔案柜等基本物品都沒有見過，所以在以后的綜合實習和工作中就很難動手操作。因此職業教育的根本目的沒有達到，特色也無法體現。筆者認為，在《文書與檔案管理》的授課中，思路模式、內容方法等方面都要體現職業教育的特色，教師一方面要不斷地提高自身的素質，另一方面還要在教學中運用一些新穎而且實用的教學方式和途徑，以激發學生對這門課程的興趣，甚至促成學生對本課程更深層次的探索、研究和創新。下面就是筆者結合自身教學經驗，做出的一些小結：

一、案例教學法的運用

依據教學環節的要求，通過案例教學的方式，調動學生的學習積極性。這種方式的優勢就是可以在已進入課堂狀態就能吸引學生的注意力，引發學生的課程認同感以及體驗滿足感，進而引導對課堂全身心的投入。只有這樣，學生的學習積極性、主動性、求知欲以及探索未知的興趣都能夠被有效地激發起來。這種從已知引向未知、從淺入深的教學方式是教師能夠輕松掌控課堂氣氛、提高教學質量的有效途徑之一。

與此同時，案例教學法一樣能夠在教學過程得到充分而有效的運用，課程教師可以將學生引導到一個模擬情景，討論一些典型案例，讓學生自發地進入到文檔工作的操作現場，成為其中的“角色”。并以此為契機，舉一反三，逐漸提高學生的學習遷移能力。其次，通過對模擬案例的討論，還能促成學生積極思考、經常分析、準確決策良好習慣的養成。所以，從根本上講，這個過程也就是引導學生進行思考、探索與實踐的一個過程。教師的重要職責就是要給學生的討論、實踐創造良好的氛圍與環境，保證討論的內容與方向的掌握，也要保證學生成為討論過程中的主角，并適時地給予學生針對性和鼓勵性的指導。總而言之，這種授課方式對教師來說，是一種嚴峻的挑戰，也是一種技能與素質的提高，是真正實現教學相長的有效途徑。

二、演示法的充分運用

核心內容就是充分搜集、挖掘各種資源，為學生做好比如設施、文件、圖片、案卷等實物資源的準備工作，然后在課堂上進行展示或演示。另外，學院的檔案室、辦公室也可以為教學提供各項教育資源，比如說場地、設施、輔導教師、檔案材料、信息等相關資源；同時也要利用好網絡、報紙雜志等多媒體資源，以便提供行業中最新的信息，行業法規文件，典型的案例，形象的圖片等，充分利用好這些資源，也能夠將枯燥的理論介紹轉換成真實而直觀的形象展示，便于學生的理解和接受，提高教學效果，為實踐教學法奠定堅實的基礎。

必須了解的是：課堂教學作為素質教育實施的最重要途徑，其改革也是教科研工作中非常重要的工作，是促進教學質量的提高，促進教育的可持續發展目標實現的可靠保障。有一位經驗豐富的授課教師說過：“課堂教學中包含著非常大的生命活力，只有讓師生們的活力有效地發揮在課堂教學中，才能真正促進學生的教育以及教師的成長，課堂才叫真正的課堂。”所以，我們要將課堂教學進行改革的核心集中在不斷激活學生思維、促進學生發展上面，因為只有這樣，才能讓課堂充滿激情與活力，這樣的課堂，才是高效的。

然而，教學的改革不能局限在課堂上，我們要不斷拓展思路，擴大教學視野，通過文檔課程實踐教學法的實施，將課堂從狹隘的轉移到社會這個大課堂中。

三、實踐教學法的實施

實踐教學法一般有兩種：觀察型學習與實踐型學習。

第一種是觀察型學習，主要就是讓學生們直接地觀察或者通過觀看展覽的方式對文書與檔案工作各環節的全部過程進行記錄和體會，加上指導教師的指導和講解，讓學生從感性的角度，對文書與檔案工作的整體特點進行探索式認識，或者在一定程度上了解文書與檔案工作發展的情況和時事熱點。當然，如果具備良好的條件，可以通過與演示法的結合，讓學生對某個具體的工作步驟進行細致深透的了解。觀察型學習是該課程實習過程中的一個非常重要的環節，接觸到文檔理論之后，學生首先可以在學校的檔案室初步觀察和了解文書與檔案工作的基本情況，然后再到檔案館進行參觀學習。在檔案館的觀察實習中，學生可以清楚地了解檔案的分類、存放和檢索編制等基本實務知識以及當前檔案利用的信息；通過觀察實習，既可以加強對檔案安全的認識，又可以加強對檔案工作概況的了解，促進對檔案查找、利用技能的掌握；值得重視的是，通過觀察對破損檔案補救過程的演示，可以加深對檔案工作重要性的認識，激發興趣度和關注度，樹立起對將來工作的信心。

觀察型學習有著其他途徑與手段不可比擬的優勢，不僅可以加強對學生觀察問題和發現問題能力的提高，促進學生學習興趣的培養，找尋心底的求知欲。而且這種形式最大的好處就是能夠將學生放置到文檔課程學習的過程中，促進理論和實踐的最佳結合，促使學生的理論能夠更好地在實踐中發揮出來，激發學習積極性、主動性與專注度，保障長期的自主學習。

第二種是實踐型學習。學生的實踐地點設在企事業單位辦公室或者檔案室，讓學生參與到文檔處理的各個流程當中去。學校應該加強為學生的實踐型學習尋找合適的場所、創造合適的機會和資源，保障實踐型學習的順利進行。這種學習方式可以讓學生全面地融入到文書與檔案工作中去，讓學生深入到文書與檔案工作的具體實踐當中去；能夠很好地鍛煉學生的工作技能，加深對文書與檔案工作的親身體驗，培養學生實踐操作動手能力，最終達到運用理論知識和技能解決實際問題的效果。實踐型學習的時間一般安排在3-6周為佳。

四、靈活互動的考核評價

（一）課程考核階段。主要包括基礎理論考核與基礎技能考核。基礎理論考核以筆試為主要方式，實踐性教學考核通過工作目標來定制。通過團隊合作的形式進行專題考核和綜合考核。旨在檢驗學生基礎知識的掌握程度、技能的熟練程度等。不但要注重學生的基礎理論知識和基本技能的檢驗，也要加強對學生創新能力與團隊合作能力的考核。

（二）實踐性教學總結。項目教學總結是在學生項目教學完成之后的一次交流活動，是在實踐性教學環節中必須的一個環節。只有通過總結和交流，才能更好激發學生學習的成就感和學習的積極性、主動性。

五、結語

職業教育《文書與檔案管理》課程教學的技能培養是一個不斷探索而艱辛的過程。教學方法的探討僅僅是這個系統工程中的一個步驟。作為一名本課程的授課教師，必須充分考慮職業教育文秘專業人才的培養標準和目標，從國內文書與檔案工作的實際情況出發，為各級各類政府機關、企事業部門和社會團體培養出大量的具備較高綜合素養的適用型文秘人才，與此同時，要把自身的發展貢獻與學校教育的全面改革聯系在一起，促進職業教育的不斷發展。

參考文獻：

[1]石偉平.職業教育課程開發技術[M].上海教育出版社.2006

[2]周銘《檔案管理學》教學模式探究[J]科教文匯.2008.9.

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內蒙古錫林郭勒盟疾病預防控制中心　錫林郭勒盟　026000

【摘　要】隨著社會的不斷進步，科技水平蓬勃發展，人們開始越來越注重文書檔案管理工作。而文書檔案管理工作的好壞也直接影響著機關單位的發展。因此，本文主要探討如何有效完善文書檔案管理，首先對文化檔案管理當中所存在的問題進行探討，其次起初對策。

關鍵詞 文書檔案管理；研究；完善

文書檔案對一個單位的發展具有重大的意義，文書檔案包括單位的重大事件、人事檔案、歷史、行政檔案、簽訂的各種協議等，文書檔案一般一紙質為主，并且還有影響、電子檔案、照片等檔案記載。而隨著文書檔案管理的不斷改革，文書檔案管理人員應當緊隨腳步，不斷進步。

1 目前文書檔案管理當中所存在的問題

1.1 文書檔案管理制度以及人員相對落后

文書檔案管理的工作人員與檔案管理有著直接的關系，同時也決定著文書檔案管理的水平。目前，存在一些文書檔案管理人員知識缺乏并且只是單一。一方面缺乏專業的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知識，同時許多文書檔案管理依舊停留在傳統的管理水平上，沒有進行創新一級思考，對于新問題的出現，難以作出有效合理的文書檔案工作解決方法，致使文書檔案管理一直停留在原來的基礎上。因此，對于現代化文書檔案管理人才的培養十分重要。

1.2 文書檔案管理工作不夠科學化、現代化

目前，隨著科技的不斷進步與發展，信息化技術不斷應用到各個領域，而文書檔案管理同樣也應當采取科技技術，使得管理工作更為便捷。由于一直以來，文書檔案管理，主要是利用人工的方式對檔案實行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時間，并且工作效率低下。而現在人們生活、工作節奏越來越快，顯然傳統的管理手法已經無法適應。因此，將信息化技術運用在文書檔案管理當中，在很大程度上提升了檔案的存儲量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進檔案信息化轉換為實際生產力。

1.3 文書與檔案工作銜接有待改進

文書和檔案管理工作，二者之間有著密切的關系，同時二者之間又存在一定的區別。在實際生活當中，文書工作人員對檔案管理不太重視，而檔案工作人員對一般情況下不太考慮文書的工作；在文書檔案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文書與檔案之間應當協調和銜接的問題。而這樣的問題十分容易致使文書工作人員書寫不規范等情況出現。

2 有效完善文書檔案管理的對策

2.1 加強文書檔案管理意識

應當加強宣傳力度，加強文書檔案法的學習，增強干部、工作人員的文書檔案管理意識。

2.2 重視文書檔案管理人才的培養工作

在對文書檔案管理人員的人才培訓中，可以通過專業培訓、知識更新、進修學習等方式，將文書檔案管理人員的業務水平提高。加強文書檔案管理人員的創新能力，使其系統地了解文書檔案的新知識。無論是文書檔案專業主體知識還是對于主體知識密切相關的知識都需要進行系統的學習，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠得到不斷的完善以及創新。與此同時，還需要加強對文書檔案管理人員的思想價值觀，使得文書檔案管理工作能夠更加深化。

2.3 加強現在化技術在文書檔案管理當中的應用

采用信息化技術，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統一，如此一來不需要工作人員進行手寫，保證了資料信息的規范、整潔，便于閱讀。并且傳統的文書檔案管理工作都需要在庫房進行，從而使得庫房的占有量增加，導致浪費許多可以利用的空間，同時由于繁多的文書檔案，在需要和尋找時也耗費時間精力，為工作人員帶來極大不便。但是利用信息化技術管理，不但能夠使得服務器的空間優化，節約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。

2.4 加強部門合作，做好銜接工作

文書檔案管理需要各個部門一起合作才能夠得到更好的發展。由于檔案的基礎是文書，因此對于文書工作人員而言，應當加強檔案意識，規范書寫，及時記錄和查找文件是否有誤，及時更改。并且需要文書工作人員主動積極了解各個部門的動態、工作等，獲取一手資料。在工作的過程當中要嚴格遵守規定和程序，將文書和檔案工作進行協調和銜接。

2.5 建立完善的文書檔案管理制度

首先需要建立有效的文書檔案管理的制度，可以根據《中華人民共和國檔案法》制定保管規定、保密規定等條款。如此有利于發揮避免出現隨意管理的現象，保證文書檔案管理工作的健康、持續發展。由于文書案管理工作所涉及到的方面的內容比較多，所以，更需要根據自身的實際情況，建立有效合理的文書檔案管理制度，并且在實踐的過程當中不斷完善管理制度。同時還應該注重收集以及傳遞和登記制度的設立，一旦發現檔案遺失或者損壞，能夠第一時間查找和補救，保證其完整性。

3 結束語

目前我國科技水平不斷進步，文書檔案管理占據著越來越重要的位置。想要進一步完善文書檔案管理工作，不僅需要加強文書檔案管理意識、重視文書檔案管理人才的培養工作、加強現在化技術在文書檔案管理當中的應用，還需要建立完善的文書檔案管理制度，才能夠有助于單位或企業的建設和發展。

參考文獻

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關鍵詞：文書檔案 整理 保管方法

在現代社會發展的新時期，文書檔案已經成為社會各個領域廣泛應用的記錄方式。所以文書檔案的整理和使用方法要緊隨時代的發展，不斷的與時俱進。文書檔案工作記錄了各個企業領域的發展狀況，是促進企業發展的重要手段。因此做好文書的整理和保管工作是檔案管理中非常重要的一部分，相關部門要做好對文書保管方法的創新的工作，提高檔案的管理效率。

一、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

因為企事業單位的工作職能不同，所以各個單位的文件種類也不同，歸檔的范圍也各有其區別。但是我們也可以從中發現它們之間的共同規律，通過他們之間的內在聯系，判斷它們對公司發展的價值。經過仔細的分析我們就可以了解文檔對公司發展的價值和重要性。

上級文件歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對本單位發的文件，如有關本單位機構、人事、職稱、工資、福利、經費、物資、獎懲等方面的批復、通知、通報，這是最重要的依據材料，有的要永久保存，有的要長期保存。另一部分是國家、省、市縣各部門發的法律、法規、政策規定，以后要作為執行的依據，要歸檔作為短期保存。

對單位文件資料的歸檔，不僅要正是的文件，對工作的總結、匯報、領導的講話等都要歸檔。對重要的文檔要永久性的保存，對于一般的文檔，要做好長期保存的準備，對于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同級的單位或者具有聯系的單位要保持文檔之間的聯系，一般的參閱件不必歸檔，對重要的合同、協議都要進行準確的歸檔，與本單位的重要文檔要進行永久的保存。

下屬單位的重要文件、制度、計劃、總結、統計報表要歸檔，重要的長期，一般的短期。

具體歸檔范圍：企業的歸檔主要是黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理這四類。機關事業單位按各自的歸檔范圍執行。

二、文書檔案的整理方法

（一） 文書立卷責任部門：文字檔案一般由文書、收發人員進行收集，立卷歸檔，這是我國長期以來的立卷制度。1956年4月 16日國務院《關于加強國家檔案工作的決定》中規定：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度。”這一決定說明了文書立卷的重要性，確立了文書立卷是文書處理部門。檔案對企事業單位起到的是一個監督的作用。一些小規模的單位沒有健全的文件管理制度，檔案工作也不規范，檔案整理工作一般都是文員在做。還有一些其他的單位建立了規范的檔案室，把立卷的任務交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規性，但是無法確保檔案收集的全面性。文件材料的產生規律和內在聯系都不清晰，導致檔案的內在質量不高。所以建立標準的立卷制度十分必要，有關部門要明確文書檔案管理的工作。

（二）文書立卷的基本要求和主要方法：

文書立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客觀規律，維持文件的內在聯系，對不同價值加以區別和認定，為文檔的保管和使用提供方便。

文書立卷的主要方法是“四分四注意”。

1、分年度，注意把文件形成年度和針對年度相結合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結、統計報表要按針對年度立卷。

2、分級別，注意上下級文件之間的密切聯系。一般文件應把上級、下級與本級文件分開組卷；但請示與批復，來文與復文應與本單位文件一起組卷，轉發上級文件可以與上級文件一起分類組卷。

3、分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯系，按分類方案分成若干類，如企業先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

4、分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

（三）文書立卷的操作程序：

1、初步立卷：根據每年形成的材料數量， 剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2、擬寫案卷題名。案卷題名應當準確概括本卷文件的制發機關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內容、文種三要素，如涉及重要地區的要標出地區，涉及特定時間的要標出時間。

3、卷內文件排列與編號

a卷內文件排列

密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據內容和文件一起依次序排列；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，

卷內文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應該用阿拉伯數字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。

三、文書檔案的保管措施

計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進行分批的處理，也可以及時的對特定的單獨文件進行處理。

1.編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。

2.根據現行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責任者、內容、文種；模版二：內容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

3.編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。它們共同組成了編制工作的核心

4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

四、結束語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學性，為社會各個領域的發展提供完整的參考資料。

參考文獻

[1] 史衛軍. 新時期檔案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003（S1）

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[關鍵詞]文書辦公；檔案；現代化管理

1 前言

所謂的文書辦公檔案管理，就是針對文書辦公檔案的收集、鑒別、整理、存檔、保管、統計等所進行的一系列活動。隨著經濟的發展和社會的進步，加強文書辦公檔案的信息化和科學化管理，使其能夠在個人及組織單位的發展過程中發揮積極的作用，具有現實的意義，是各街道機關事業單位深化改革、創新發展的的必然選擇。

2 文書辦公檔案管理工作的重要性

首先，做好文書辦公檔案管理工作是為了保守人員檔案機密。文書辦公檔案，真實的記錄了個人的成長，是個人經歷的客觀體現。目前，個人的工資漲幅、福利待遇、職務晉升、醫療保險等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯系。

其次，雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經過近些年的發展，辦公檔案管理已經在促進街道單位和諧發展方面發揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免人事資料的遺失或損壞。

最后，做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用。科學有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件，在維護社會和諧穩定方面發揮著越來越重要的作用。

3 文書辦公檔案管理工作的現狀及存在問題

目前，我國的文書辦公檔案管理工作的發展主要受以下幾方面因素的制約：

第一，主觀方面，主管領導和相關工作人員沒有充分認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識不足。人在社會活動中發揮主觀能動作用，是各項社會和工作活動的載體。現階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分的認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責任心，崗位專業技術欠缺，這些都是制約文書辦公檔案管理工作發展的主要原因。

第二，文書辦公檔案管理工作量大，工作內容繁瑣，需要相關工作人員具有較強的專業技術，相應的崗位人員需求量大。目前，多數組織的文書辦公檔案管理人員配備數量不足。檔案管理人員供求機制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了文書辦公檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發展提供積極動力。

第三，檔案資料流于形式，內容缺乏，檔案資料缺乏真實性。檔案資料來源于自然個人，不可避免的存在主觀因素的影響。此外，文書辦公檔案管理工作量較大，要求相關工作人員細致、認真，重復性的工作容易使人產生疲憊、懈怠的心理，直接導致文書辦公檔案管理工作形式化嚴重。

4 如何做好文書辦公檔案管理工作

新的發展形勢下，做好文書辦公檔案管理工作不僅僅可以維護個人的合法利益，更重要的是可以維護單位的和諧穩定，促進社會的繁榮發展。具體來說，可以從以下四個方面來改善目前現有的文書辦公檔案管理工作：

第一，加強檔案管理工作的思想宣傳，提高領導干部及相關工作人員的思想認識，重視文書辦公檔案管理工作。文書辦公檔案管理工作的重要性，已經越來越凸顯，對于各類不同的單位來講都是不可缺少的重要管理手段，應該引起單位和組織管理層的充分重視，將文書辦公檔案管理工作中納入到常規的管理手段中來，積極主動地做好文書辦公檔案管理工作，支持和推動文書辦公檔案管理的合理發展。

第二，思想上的不重視，導致文書辦公檔案管理工作資金投入不足，專業技術人才短缺。一方面，政府及街道應該把文書辦公檔案管理納入正常的財政預算，加大資金投入，并將此項工作作為意向長遠的任務有效的開展下去；另一方面，相關的文書辦公檔案管理人員應該在崗位上加強自身主頁技術的學習，掌握現代的檔案管理技術，努力使自己成長為具有主頁素養的辦公檔案管理人員。

第三，文書辦公檔案材料客觀真實地反應街道單位的人事狀況和組織架構，同時也見證了街道的發展和變革，其重要性對檔案管理人員的素質提出了很高的要求。健全檔案材料的核實制度，增強工作人員的責任心，必要時可以實行檔案管理工作的實名制管理模式，將每一份檔案資料的存檔實施落實到人，減少工作懈怠心里。

第四，通過加強信息化建設，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發展的積極因素。將現代化的統計分析技術與傳統的文書辦公檔案管理模式相結合，能夠更加有效地促進文書辦公檔案管理工作開展和高效發展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會和經濟發展相適應。

5 結語

綜上所述，文書辦公檔案管理工作是一項系統性的工作，具有復雜性和嚴謹性的顯著特點。本文從四個具體的方面探討了提升和改進文書辦公檔案管理工作的方法。如何讓文書辦公檔案管理工作更好的適應現代社會的發展，仍然要求我們相關的單位組織提高思想認識，加大相關資金投入，檔案管理工作人員加強自身檔案管理技術水平，積極學習先進檔案管理技術，更好的服務于文書辦公檔案管理工作，促進文書辦公檔案管理工作的不斷發展。

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關鍵詞:計算機技術；電子檔案管理

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產生大量的數字信息,對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產生,使信息的存儲方式發生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案信息數字化,利用網絡技術、多媒體技術最大限度地實現方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統。網絡和通訊系統是電子檔案庫的基礎,只有在完備的通訊網絡環境中,才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍。(3)數據庫管理和檢索服務系統。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數據庫系統來實現,通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數據庫系統和檢索系統,是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。

2.特點:(1)管理對象數字化。隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各個領域的應用,檔案管理對象將轉向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用,檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數字化。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用,使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現,使檔案信息的存貯以數據庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數字化,導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發利用。(5)檔案信息服務模式用戶中心化。用戶通過網絡在辦公室或家里的終端前,就可對遠程數據庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務。

二、信息時代電子檔案管理應解決的問題

1.抓好檔案信息數據庫建設

計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統。目前,數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展,更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉換成數字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備,將檔案信息數字化建成各種專業性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統來看,系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。今后一段時期,檔案工作的重要任務是利用現有技術和服務對檔案信息進行數字化處理,建成各種檔案信息資源數據庫。

2.加強電子檔案庫的研究和建設

電子檔案庫有五種基本功能:數字化檔案信息內容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發技術,信息安全和權益管理,支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術,同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設,目的是實現信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展,更好地滿足企業發展的需要。超級秘書網

3.促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的發展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用,使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點,很易于代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理,并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印,特別是能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理,以保護檔案原件,并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原,以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個多媒體檔案信息管理系統,把各種媒體有機地結合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好,即使完全不懂計算機的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

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關鍵詞:高校檔案管理;創新;數字化問題分析

眾所周知，隨著我國社會市場主義經濟的高速發展，科學技術的顯著提高，促使我國的各行各業迅猛發展。其中教育行業尤為突出，得到質的飛躍，各個高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網絡技術的發展以及廣泛應用，數字化管理高校檔案方式應運而生，高校檔案管理需要不斷創新，緊跟時代的腳步，緊扣時代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題”為主題進行探析。

1.高校檔案管理創新

據調查可知，現代管理方案是我國各高校進行檔案管理創新以及檔案管理數字化的必要前提和必然基礎。現代管理方案中具有先進的管理觀念以及管理形式，我國各個高校有效結合先進的管理形式，從而能夠有效打破傳統落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進行有效創新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規范化、科學化以及系統化。筆者通過查詢高校傳統的檔案管理形式發現，將傳統檔案管理形式與現代化檔案管理形式進行對比分析，現代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現多元化趨勢。主要表現為占據空間較小，有效減少教學資源的流失，檔案信息儲藏形式豐富多樣。

2.高校檔案數字化管理的具體含義

據調查可知，檔案數字化是隨著計算機技術、OCR技術、多媒體技術、數字攝影技術以及存儲技術的不斷發展而衍生的一種新型檔案信息形態，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉化為數字化的檔案信息，存儲方式呈現數字化趨勢，運用網絡化的形式將諸多檔案信息進行連接，進而結合計算機系統來統一進行管理，形成一個有結構性、有序性的高校檔案信息庫，能夠實現資源共享，推動高校的進一步發展。顯而易見，高校檔案管理數字化建設是必然發展趨勢，能夠緊跟時展的腳步，順應時代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

3.高校檔案管理創新及數字化管理中存在的主要問題

眾所周知，隨著我國國民經濟的高速發展，我國各個高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無足赤人無完人”，高校檔案管理以及數字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現在以下三個方面：

3.1檔案管理工作缺少統一性

眾所周知，我國各個高校的發展時間以及發展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統一性。各個高校的發展時間不同，從而導致管理技術存在差異，進而導致高校檔案管理工作沒辦法進行統一。并且，高校檔案管理室的設施應用的效率以及使用時間也存在不同，種種因素導致高校檔案管理工作缺少統一性。

3.2檔案管理形式缺少創新性

隨著時代的發展，高校檔案管理發展趨勢逐漸演變為數字化管理。眾所周知，隨著我國的信息技術的不斷提高，我國對檔案管理現代化發展越來越重視。然而，筆者通過調查發現，我國多數高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創新性。由此可見，高校檔案管理應該具備創新觀念，緊跟時代的腳步，緊扣時勢的需求，進而能夠促使檔案管理不與時代脫軌。

3.3構建的檔案數據庫缺少實用性

目前，我國在投資高校管理經濟上，對檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數高校在開展工作的時候存在局限性，不能夠及時更新一些優質的管理設備，從而促使構建出的檔案數據庫缺少實用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規范化，大大減少了檔案管理的完善性。

4.高校檔案管理創新及數字化管理的有效措施

各個高校負責人應該針對檔案管理創新以及數字化管理中存在的種種問題，進行具體問題具體分析，進而尋找促使高校檔案管理創新以及數字化管理的有效措施，并將措施加以落實，進而能夠有效推動高校檔案管理具有創新性，并且能夠做到數字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結合自身多年的工作以及查詢相關資料，提出以下見解：

4.1完善高校檔案管理的系統

各高校負責人想要有效創新檔案管理，實現數字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統，一定程度上減少網絡影響，開發出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優秀的檔案管理數字化技術需要具備以下幾個特征：（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應”；（2）數字化技術應用起來非常容易；（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網絡平臺的約束。高校負責人應該結合以上三個特征來進行高校檔案管理創新，進而能夠促使數字化技術滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。

4.2構建數字化檔案管理

據調查可知，構建數字化的檔案館是推動科技技術進一步發展的必要前提和必然基礎，能夠有效創新檔案管理形式以及檔案管理方向。基于此，為了實現高校檔案管理的創新以及數字化管理，我們應該構建數字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優秀的信息資源儲存到U盤以及光盤等系統中。

5.結束語

綜上所述，隨著我國計算機技術以及多媒體網絡的不斷發展，人民群眾的物質生活水平得到顯著提高，促使人們對學習形式的要求越來越高。在信息數字化的社會背景下，現代化管理形式應運而生。傳統的檔案管理形式已經不能與時代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運用現代化管理形式，推動高校檔案管理創新，從而能夠推動高校檔案管理數字化理念的發展以及廣泛應用。

參考文獻

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