文書工作鑒定范文

導語：如何才能寫好一篇文書工作鑒定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】文書檔案 價值 鑒定標準

一、文書檔案價值鑒定的重要性

1.開展文書檔案鑒定工作有利于對重點檔案的保管

就時間而言,現行機關、企事業的檔案絕大多數始于上個世紀的六、七十年代,距今已有四、五十年的時間。根據《檔案法》的有關規定,現存的很多檔案或超過保管期限或已失去保存利用價值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價值,剔除已失去保存價值的檔案,是有助于提高檔案自身價值的重要工作。

2.開展文書檔案鑒定工作,有利于對人、財、物的合理使用

近年來,由于檔案數量劇增,導致庫房緊張,設備短缺,經費不足等問題。通過對檔案的鑒別,有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平,實現優質服務。

二、如何開展好檔案價值鑒定工作

1.要掌握好檔案價值鑒定標準

鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵,是鑒定檔案質量的重要保證,檔案的價值是客觀存在的,而價值鑒定對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際,保證鑒定工作質量,必須建立明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。

(1)檔案的來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點保存,外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。

(2)檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此,內容標準是檔案堅定的最重要的依據。鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高,檔案的價值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內容越新穎獨特,或者越富于本單位特色,檔案的價值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質量。此外,檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。因此,鑒定檔案時要具體分析每份文件的實效性對價值的影響。

(3)檔案的形式特征標準。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。

(4)相對價值標準。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此,根據這一規律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身,還應綜合考慮全宗的完整程度。

(5)效益標準。近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為鑒定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受,是檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現 。

2.影響文書檔案價值鑒定工作的因素

檔案價值鑒定是一項對檔案工作者要求非常高的業務工作,它要求檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養,而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價值鑒定經驗,檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價值鑒定的活動過程。因此建立檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀,根據存在的不同問題制定相應的鑒定標準,從而建立檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。

3.文書檔案價值鑒定的途徑

檔案價值鑒定的難度較大,應結合本單位的實際開展檔案價值鑒定工作,不斷完善補充檔案價值鑒定工作中的標準,做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發展。

(1)文書檔案鑒定工作的方法

鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價值,而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分,但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況,導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據他們去判定檔案的價值,就可能發生錯誤。為了保證鑒定工作的質量,必須直接審查檔案材料的內容。

(2)文書檔案鑒定工作的步驟

第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定,各單位應根據規定,結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識,用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。

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“學海無涯，教無止境”，只有不斷充電，才能維持教學的青春和活力。所以，一直以來我都積極學習。本學期，結合第八次課程改革，確立的學習重點是新課程標準及相關理論。一學期來，我認真參加學校組織的新課程培訓及各類學習講座。另外，我還利用書籍、網絡認真學習了美術新課程標準、藝術教育新課程標準，以及相關的文章如《教育的轉型與教師角色的轉換》、《教師怎樣與新課程同行》等。通過學習新課程標準讓自己樹立先進的教學理念，也明確了今后教學努力的方向。隨著社會的發展，知識的更新，也催促著我不斷學習。平時有機會還通過技能培訓、外出聽課、開課等使自己在教育教學方面不斷進步。通過這些學習活動，不斷充實了自己、豐富了自己的知識和見識、為自己更好的教學實踐作好了準備。

在教學上，整體與局部的關系是每個學生都會遇到的，開始畫什么，畫到什么情況下停止，這些往往困擾著每一個學生，不只是初學者。其實，復雜深奧的學問，往往是靠簡捷方式來表達的。色彩繪畫雖是用筆調色，其實是依靠素描造型，素描是通向自然、通向心靈的最直接通道。所以從一開始就反復強調整體素描關系在色彩表現中的重要性，我讓學生從學畫之初就牢牢樹立整體觀念，使他們充分認識到這是打開藝術大門的鑰匙之一。

教育教學是我們教師工作的首要任務。本學期，我努力將所學的新課程理念應用到課堂教學實踐中，立足“用活新老教材，實踐新理念。”力求讓我的美術教學更具特色，形成獨具風格的教學模式，更好地體現素質教育的要求，提高美術教學質量。

本學期我校開展了一系列的比較大型的文藝表演活動，“英語周活動”，大型“英語劇”表演，“小學部師生手工制作發明展覽”等等；同時還有許多的宣傳動。 反思本學年來的工作，在喜看成績的同時，也在思量著自己在工作中的不足。不足有以下幾點：

1、對于美術新課程標準的學習還不夠深入，在新課程的實踐中思考得還不夠多，不能及時將一些教學想法和問題記錄下來，進行反思；

2、教科研方面本學年加大了學習的力度，認真研讀了一些有關教科研方面的理論書籍，但在教學實踐中的應用還不到位，研究做得不夠細和己心中的目標；

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關鍵詞：檔案管理；電力檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）12-0-02

一、企業檔案管理基本情況

無錫供電公司企業檔案管理工作歸屬辦公室，由公司總經理總負責，由辦公室副主任具體分管負責。辦公室檔案中心負責公司檔案工作的組織、規劃、協調；負責管理全公司科檔、文檔、會計、照片聲像及實物榮譽等各類載體檔案；負責對直屬單位檔案工作的業務檢查和指導。

公司檔案最早形成于1947年。多年來，公司重視檔案工作，按照“早介入、早發現、早整改”的工作思路，建立統一的管理模式，較好地履行了檔案工作的協調管理職責，切實加強過程控制和管理，通過運用國網信息系統平臺進行系統整理，檔案分類科學、組卷合理、編目準確、裝訂美觀，案卷質量符合規范標準的要求。

公司檔案于1989年通過省級驗收；1990年晉升國家二級；1999年高分通過企業檔案國家一級認定；2006年首批通過江蘇省企事業檔案“特一級”企業評定；2011年通過省檔案星級評定復查，并連續多年獲得無錫市檔案先進榮譽稱號。

二、文書檔案管理的現狀

文書檔案，是指企業在領導和行政管理等活動中形成的具有保存備查價值的文件，又稱管理性檔案。

1.文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”，管理手段主要是用載體（紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放于辦公室檔案中心。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目造冊”、“保存”、“借閱”等工作，保證它的及時性、完整性和準確性。檔案管理起到最大的作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。

2.與公司文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦及文件的收集、整理。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案管理工作是在文書工作的基礎上對檔案進行再整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案管理工作的前提條件和基礎；檔案主要來自于文書。文書人員把企業活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案中心歸檔，文書工作的質量對檔案管理有重大的影響。

3.賬外文件也是文書檔案的重要來源。即指本企業未經文書處理部門編號、登記的，在收發文登記簿上無“賬”可查的，由各單位（部門）　在其職能活動中形成、使用或上報，　自行保留的具有保存、利用價值的各類載體文件。相關職能單位是賬外文件的主要來源，負責賬外文件的收集、整理、預立卷和移交，并接受檔案中心的業務指導、培訓、督促、檢查和考核。

三、文書檔案管理存在的問題

文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，企業文書檔案管理水平的高低直接關系和影響到企業文書檔案的質量與完整性，只有樹立企業文書檔案管理工作的科學化、規范化、標準化，才能切實發揮文書檔案的作用，真正實現其應有的價值。目前，文書檔案管理工作中，或多或少存在著一些問題，影響著文書檔案立卷的質量與標準。

1.企業文書工作與文書檔案管理工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。同時，辦公信息系統通道擁堵等原因造成系統不夠穩定，這就不可避免地造成了文書工作與檔案工作銜接存在脫節，即公文的格式和處理辦法方面存在諸多不規范現象，如附件不齊全、編號不規范，有漏號、重號等情況，影響了文書檔案質量的高低，也直接影響了文書檔案人員收集工作的質量、進度和檔案利用，對文件鑒定價值和文件之間的有機聯系等也都存在一定的影響。

2.“賬外”文件收集力度不足。一是“賬外”文件是企業各內部職能機構形成的內部文件材料，大都未經收發文登記的文件，文件材料涉及面廣，隨時隨地在每項工作和活動過程中產生。而文書檔案人員的職責和身份決定了他們不可能直接參與到各職能部門的工作和活動之中，無法清楚有哪些文件材料正在形成或已經形成。這些文件材料的形成過程難以控制，事后收集困難重重。二是辦公自動化帶來了“賬外”文件材料的收集困難。由于部分向上請示、向下通知和答復的事項，都可以通過電話直接聯系，因此，只有口頭答復，沒有做到及時的電話記錄而成了無法考查的歷史，這些無疑使文件材料的原始記錄性大打折扣。

3.各部門對檔案管理工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。由于一些部門人員對文件材料應由誰保管概念不清，只考慮方便利用、文件保密等問題，從而模糊了這部分文件材料的保管權限，有些人甚至不愿意送交檔案管理部門供大家查閱參考，　最終造成一些有價值的文件材料因得不到及時歸檔而散失，或流散于個人手中增加了事后征集的難度。

四、提高文書檔案管理水平的對策與措施

1.加強宣傳教育培訓，提高隊伍素質

檔案隊伍建設是做好檔案工作的根本和保證，因此，創新學習交流機制，才能不斷增強檔案專職的業務能力。一是通過堅持一年兩次的專題網絡活動，組織研討工作中的經驗與不足；二是通過定期或不定期組織專兼職檔案人員參加省市級檔案部門的理論業務知識培訓、專題講座、千人知識競賽及其它繼續教育途徑，堅持把文書檔案基礎業務、信息化知識和應用技能作為檔案專職苦練基本功的重要內容，經常有針對性地開展業務技能培訓，使文書檔案專職成為適應崗位、熟悉業務、勝任職責的行家里手，成為懂專業、懂技術、會指導、會編研的全能人才；三是以文書檔案管理為載體，以同業對標為抓手，與兄弟單位進行業務交流，開展調研，討論熱點、重點、難點問題，提出對策措施，有效指導業務實踐。

2.建立檔案工作機制，保證有效執行

加強文書檔案管理制度建設，從制度和機制入手，結合電力企業發展對文書檔案的要求，明確原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計等要求。規定文書檔案資料的收集、編制的范圍，保證文書檔案歸檔率、完整率和準確率。

3.實現文檔一體化管理，提升檔案質量

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員樹立較強的檔案意識，在實際工作中認真執行立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準確，通過科學分類、組合，使文件材料形成有機的聯系。文書檔案專職嚴格執行檔案歸檔管理制度，密切關注年度文件資料的收集、整理工作，按時接收檔案，對新接收的文書檔案資料嚴格按照規定認真核對，嚴格把好文書檔案質量關，嚴格按照檔案保管期限表對檔案的價值進行鑒定，同時，認真履行檔案查、借閱審批手續，對未按時歸還的檔案及時催還，對歸還的檔案及時歸位，并認真做好檔案的保護和統計工作。

4.優化檔案業務流程，推進實體化運作

規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化得辦公環境下，重新調整組卷流程，進行文書檔案業務流程改造，是提高檔案工作效率的有效手段。即由各部門根據相關依據性文件及立卷模板進行預立卷，文書檔案專職按照“以我為主”的原則，對預立卷內容進行檢查，然后由預立卷單位修改、調整、著錄、掛接電子文件，并組卷裝訂，再由文書檔案專職鑒別、審核、把關，最后由文書檔案專職進行檢查，確保高質量完成立卷工作。

具體操作流程參見下圖所示：

5.注重賬外文件材料收集，強化基礎業務

按照省公司、市檔案局的要求和部署，檔案管理要從制度和機制入手，通過年初制訂工作計劃，將檔案工作納入單位工作目標管理，切實保障檔案工作的規范性和有序性。通過定期或不定期組織檔案人員開展資料的收集、整理、歸檔工作，突破傳統檔案接收范圍的局限性。針對文書檔案文件材料收集的重點、難點，　根據國家《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的有關規定，在制訂《公司歸檔文件整理實施細則》的基礎上，重新起草賬外文件的《補充規定》，明確職責分工、工作流程、修訂歸檔范圍、考核措施等，并進行現場討論，聽取意見，加大了對重要活動、重大事件等資料的收集力度，力爭把與企業、社會、群眾利益息息相關的檔案信息資源收集齊全，努力建設面向企業的多元化館藏體系，構建完整反映歷史、內容豐富、結構合理的館藏體系，在館藏檔案內容和結構上實現新突破。

6.創新主動參與機制，加強協作溝通

由于企業文書檔案中的檔案往往來源于重要的業務部門，因此，建立文書檔案管理的互動協調機制，加強文書檔案管理工作與部門業務之間的鏈接，才能形成良好的發展互動。例如：文書檔案管理可采取“年度―組織機構―保管期限”分類模式，由部門立卷，從過去繁瑣的分類、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環節簡化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡單裝訂、計算機直接錄入文件級目錄等環節，達到了簡化整理、方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序等預期目的。通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。

7.深化文檔專題管理，實現實時服務

專題檔案是指企業及個人在某項專題工作、某項重大活動（事件）中直接形成的各種載體檔案，是文書檔案不可缺的部分，是企業作出科學決策時的重要借鑒材料。目前，企業開展的種類專題活動越多，形成的材料也越多，由于專題檔案形成領域的廣泛性、形成時間的偶然性、文件材料載體的多樣性及分散性等，專題檔案的收集管理方法不同于企業一般形成的檔案。根據專題檔案的管理原則和特點，應采取不同的整理方法。各項重大活動中形成的種類專題檔案可獨立構成全宗，一個專項活動構成一個獨立的全宗，劃分全宗后由檔案管理部門按照檔案整理規則進行專題活動檔案的編目、鑒定等工作；全宗內重大活動檔案的組卷，應根據重大活動文件材料的形成規律和成套性原則，按問題特征進行分類。同時，根據利用者的需要，有針對性地對專題檔案進行編研，合理開發利用，通過各種媒介，例如設計企業網頁歸檔功能，對專題進行實時歸檔，向企業公布開放的專題檔案，最大限度地為企業文書檔案信息的開發利用服務，使專題檔案發揮出應有的價值，提升檔案文化品牌。

8.推進信息化管理，實現網絡化平臺

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《文秘》考試大綱

第一部分秘書學

一．緒論：秘書的涵義和職業特征；秘書工作的內容、要求、性質、特點和作用；

二．秘書工作機構的職能與工作要求：秘書工作機構的地位、性質、職能與工作要求；秘書部門和人員的管理。

三．秘書的素養：秘書的知識機構和能力要求；秘書的理論修養、思想作風和職業道德；秘書的心理、氣質、性格和心理調適；秘書的培訓、鑒定與考核。

四．秘書的社會活動與人際關系：秘書的社會活動和社會地位；秘書的社會角色，角色活動和角色意識；秘書人際關系的內容、方式與處理準則；秘書主要人際關系的處理要求。

第二部分秘書實務

一、緒論：秘書實務的對象、范圍、性質和特點。

二．辦公室管理：辦公室管理的作用、內容和要求；辦公室工作的基本原則和基本任務；辦公室工作計劃的具體內容、制訂步驟和常用的工作計劃方式，工作計劃的總結內容。

三．秘書的日常工作：通訊工作的類型、應對與處理；接待工作的類型、方式、原則、要求、程序和內容；秘書安排上司工作日程的原則、要求和訂約事宜；督查工作的作用、原則和程序；保密工作的內容和要求；公章、介紹信的保管和使用；值班工作的任務、制度和要求。

四．信息與調查研究：信息工作的意義、作用、程序和方法；秘書收集信息的主要內容和形式；調查研究的涵義、作用、內容、類型、方法、程序和步驟。

五．會議組織：會議的類型、作用和會議的要素；會前、會間、會后的秘書工作；工作會議，代表會議，座談會和電視電話會議的組織。

六．工作：工作的要素、任務、作用、原則和要求；工作的程序和方法。

七．溝通與協調：溝通的涵義、作用、類型和方法；溝通的障礙和克服方法；協調的涵義、作用、特點和原則；協調的內容、步驟、方式、方法和策略。

八．秘書常用禮節和秘書活動的禮儀

第三部分秘書寫作

一．秘書寫作基礎：秘書寫作的內容、特點、原則、要求、過程和表現方法。

二．行政公文的寫作：行政公文的涵義、特點、作用和分類；行政公文的格式和語體特征；公文的行文關系、行文方式和行文規則；公文的語言要求；公文的語法、邏輯、修辭和標點正確使用的要求；對使用不規范公文的審核、修正；行政公文的適用范圍、特點、寫法和基本要求。各種文書稿本的涵義和作用。

三．事務文書的寫作：計劃、總結、調查報告、規章制度、簡報、講話稿的涵義、作用、種類、特點、寫法和基本要求。

第四部分文書工作與文書處理

一．文書工作概述：文書工作的范疇、特性和作用；文書工作的基本原則；文書工作的標準化與現代化。

二．文書處理：文書處理程序及其特性；公文的收文程序與發文辦理程序；各程序的涵義和作用；辦畢文書的處置。

三．文書立卷：文書立卷的涵義、意義、組織、原則；常用的組卷方式；文書立卷的步驟；文書的管理、歸檔和歸檔制度。

第五部分、公共行政管理

一．引論：管理的定義、實質；公共行政管理的涵義、主體、客體。

二．政府職能：政府職能的涵義、發展變化、重要地位和類型；政府職能的內容；政府職能轉變的必然性和根本途徑。

三．行政領導：行政領導概述；行政領導者的職責、權力和權威；行政領導方式與行政領導藝術。

四．行政決策：行政決策的體制、類型與程序；行政決策的原則與方法。

五．行政執行：行政執行的基本特點與原則；程序與過程；行政執行中的障礙及解決對策。

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關鍵詞]文書檔案管理 存在問題 解決對策

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2015）07-0109-01

隨著計算機信息技術的發展，我們逐漸步入信息化的時代，文書檔案管理發揮著越來越重要的作用，目前文書檔案管理工作中還存在很多問題，需要不斷改進文書檔案管理方式，有效地對文書檔案進行利用。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理人員的專業素質不高

目前很多文書檔案管理人員的專業素質不高，只是對相關理論知識有一定的了解，沒有豐富的文書檔案管理工作經驗，對檔案的立卷、分類等工作不熟悉，在工作中經常丟失檔案信息，或者出現其他問題，影響文書檔案管理質量，對文書檔案管理工作造成不利影響。文書檔案管理人員對自身專業素質不夠重視，受傳統觀念影響，不重視專業的文書檔案管理培訓，文書檔案管理人員的專業素質得不到提高，使文書檔案無法實現規范化、標準化的管理。[1]

（二）文書檔案管理人員偏少

很多單位的文書檔案管理人員只有一、二位，專業的文書檔案管理人員十分缺乏。另外，很多單位的檔案管理人員都是由文員、秘書兼任文書檔案管理工作，文員、秘書既負責其專職工作，又要進行文書檔案管理工作，投入到文書檔案管理工作的精力就非常有限，降低文書檔案管理效率。

（三）文書工作與檔案工作的銜接存在問題

文書工作與檔案工作有著密切的聯系，但是又有一定的區別，目前在進行文書檔案管理的工作中，很多單位都是將文書工作與檔案工作分開來進行，使文書工作脫離檔案工作，使文書工作人員沒有較強的檔案工作意識，沒有意識到檔案工作的重要作用，會使工作人員不明確檔案收集的范圍，沒有及時地進行檔案收集。工作人員沒有規范地對文書進行裝訂，文書使用的紙張也沒有按照相關標準進行選擇，對文書的附件沒有進行規范的處理，沒有按照相關的程序進行文書管理，文書沒有按照規范要求進行編號，降低文書管理工作的質量，對檔案收集有一定的影響，影響檔案收集工作的質量和利用程度。[2]

（四）電子檔案保存的安全意識不強

隨著計算機信息技術的進步，很多單位已經實現數字化的文書檔案管理，但是對檔案管理的安全不夠重視，電子文書檔案對計算機的軟件和硬件有著較強的依賴性，計算機硬軟件出現病毒侵襲、設備故障等問題的時候，電子文書檔案資料很容易丟失，對需要長期保存的文書檔案的安全造成威脅，文書檔案管理人員對計算機殺毒相關知識比較欠缺，對計算機防毒意識較差，一旦計算機硬件或者軟件出現問題，難以得到及時地維修和恢復，對文書檔案資料會帶來很大的損失。

二、提高文書檔案管理水平的對策

（一）提高文書檔案管理人員的專業素質

文書檔案管理人員的專業素質對文書檔案管理水平有很大的影響，在聘用文書檔案管理人員的時候，要注重其文書檔案管理工作經驗和工作能力，文書檔案管理人員要重視專業素質的提高，加強對自身專業素質的鍛煉，參加專業的文書檔案管理培訓，及時更新文書檔案管理相關知識，掌握文書檔案管理相關技能，能夠熟練地完成文書檔案的收集、鑒定、保管、利用等管理工作。[3]

（二）提高文書檔案管理工作質量

很多單位由辦公室文員兼任文書檔案管理員，對文書檔案管理工作一知半解，缺乏專業的文書檔案管理員，使文書檔案管理工作質量得不到保證。為促進文書檔案管理工作更好的開展，必須認識到文書檔案管理工作的重要性，需要聘請專業的文書檔案管理人員，對文書檔案工作進行規范化的管理，完善文書檔案管理小組，使文書檔案管理工作具有程序化，專業化。同時，為提高文書檔案管理工作的質量和效率，應該重視對文書檔案管理人員的培訓，加大培訓力度，提高工作人員的專業素質，促進文書檔案管理水平的提高。

（三）使文書工作與檔案工作實現規范銜接

文書工作的質量直接影響到檔案工作的質量，要想提高檔案的質量，必須實現文件的高質量。文書工作規范處理文件，認真做好文書的立卷歸檔，對文件進行科學分類，提高檔案管理水平。將文書工作與檔案合理的銜接起來，要注意很多細節工作，如文書紙張的材質、大小問題，文書的格式，起草的時候不能使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水，要及時地處理文件和收集資料，保證文書檔案的完整。

（四）提高電子檔案保存的安全性

利用計算機技術進行文書檔案管理能夠有效地處理大量文件信息，提高文書檔案管理效率，節約文書檔案管理時間。為提高電子文書檔案保存的安全性，必須加強建設安全保障體系，制定檔案信息安全制度，制定相應的安全保護措施，如在文書檔案管理系統中設置身份認證、數字備份等功能，避免文書檔案因計算機硬軟件出現故障導致資料丟失。在計算機上安裝防火墻，提高文書檔案管理系統的安全性，防止出現檔案信息泄露現象，保證文書檔案的安全，使文書檔案管理工作能夠更加順利的進行。

參考文獻

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展，2011，6（01）：12-13.

[2]劉延玲.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013，18（03）：47-48.

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關鍵詞：文書工作 檔案管理 教學特征 教學改革

        0 引言

        文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。

        文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。 

        然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。

        1 轉變教育觀念，完善課程體系

        傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。

        2 積極探索研究，改革教學方法

        文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

        2.1 編寫修訂教材 教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。

        2.2 加強實踐教學 在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

        2.3 探索新型教學方法

        2.3.1 范本教學法 俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。

        2.3.2 情境教學法 面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

        2.3.3 實物演示法 俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

        2.3.4 參觀學習法 在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。

        3 加強“雙師型”教師隊伍建設

        受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。

        將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

[1]王文亮.淺論高職教育秘書專業《檔案管理學》的教學改革[j].彭城職業大學學報.2001.

[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設[j].秘書雜志.2005（12）.11-14.

[3]梁健平.淺析技校《文書與檔案管理》的教學[j].職業教育研究.2007（7）.85.

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一、做好文書檔案中鑒別工作的重要性

（一）做好文書檔案中鑒別工作有利于對檔案的保管

根據我國《檔案法》的有關規定，在現存的很多檔案中，存在著已超過保管期限或者已失去保存利用價值的檔案，這就凸顯出文書檔案中鑒別工作的緊迫性和重要性，因此正確判定檔案價值，剔除已失去保存價值的檔案，是有利于提高文書檔案自身價值的重要環節。

（二）文書檔案中鑒別工作與人、財、物合理使用

近年來，由于機關、團體、企事業單位行政管理事務的不斷增多，使文書檔案的數量急劇增多，導致了庫房緊張、設備短缺、經費不足等問題頻繁出現。通過對文書檔案的有效鑒別，有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平，實現優質服務。

二、文書檔案中鑒別工作價值鑒別標準的確定

文書檔案鑒別標準是使文書檔案鑒別工作得以順利進行的關鍵，是提高文書檔案鑒別工作質量的重要保證。文書檔案的價值是客觀存在的，而價值鑒別對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合客觀實際，保證文書檔案鑒別工作的質量，必須建立明確的檔案價值鑒別標準。

（一）文書檔案的來源標準

文書檔案的來源通常指文書檔案的形成者。一般情況下，形成者在社會活動中的地位越高，其形成的檔案價值越大。首先，本單位的檔案通常需要重點保存，外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次，在本單位制成的文件中，不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響，主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。

（二）檔案的內容標準

社會對文書檔案的需求集中反映在對文書檔案內容的需求上，因此，內容標準是文書檔案鑒別的最重要的依據。鑒別時主要應依據文書檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面文書檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高，文書檔案的價值越大。另一方面文書檔案內容越新穎獨特，或者越富于本單位特色，文書檔案的價值越大。

（三）檔案的形式特征標準

文書檔案的形式特征通常是指文書檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對文書檔案的價值產生一定影響。

三、影響文書檔案中鑒別工作的因素

文書檔案價值鑒定是一項對文書檔案工作者要求非常高的業務工作，它要求文書檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養，而且具有廣博的知識面和豐富的文書檔案價值鑒定經驗，文書檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著文書檔案價值鑒定的活動過程。因此建立文書檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀，根據存在的不同問題制定相應的文書檔案鑒定標準，從而建立文書檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。

四、做好文書檔案中鑒別工作的途徑

文書檔案價值鑒定的難度較大，應結合本單位的實際開展文書檔案價值鑒定工作，不斷完善補充文書檔案價值鑒定工作中的標準，使文書檔案中的鑒別工作有章可循，確保文書檔案鑒別工作的健康發展。

（一）文書檔案中鑒別工作的方法

鑒別文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查文書檔案，通常情況下，這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查文書檔案材料，從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析，確定其價值，而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等來簡單判定文書檔案的價值。一般情況下，文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分，但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況，導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。

（二）文書檔案中鑒別工作的步驟

第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定，各單位應根據規定，結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識，用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。

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[關鍵詞]電子文件；文檔一體化；問題；對策

所謂“文檔一體化管理”，就是由統一的文檔管理機構從文件和檔案工作的全局出發，統籌規劃，科學管理，實現文件管理部門從文件形成、收文、登記、編號、存儲、檢索、利用到檔案部門的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統計、利用等管理的全過程控制。由于我國實行文檔分離的管理體制，缺少統一的文檔管理標準、規范和科學的文檔管理系統等原因，文檔管理一體化遲遲未能轉變成現實，進而造成檔案服務于社會工作職能的低下。本文試圖對文檔管理一體化的理論基礎、存在的問題及解決對策三個方面進行探討和分析。

一、文檔一體化管理的理論基礎

文檔一體化理論的形成經歷了一個較為漫長的發展過程。在這個過程中，一些經典理論對其發展產生了重要影響，成為文檔一體化的理論基礎，其中，文件生命周期理論最具代表意義。該理論認為，文件從形成、使用到銷毀或作為檔案永久保存，是一個有機聯系，有規律可循多的完整生命過程。各國因管理體制的不同對文件運動階段的劃分也不盡相同，主要有“三段論”（現行階段、暫時保管階段、永久保存階段）和“四段論”（形成階段、使用和維護階段、鑒定和選擇階段、文件檔案管理階段）兩個流派，但其基本內容是一致的：1.文件從形成到銷毀或“永恒”是一個完整的生命運動過程，具有完整性和連續性；2.不同階段的文件與其服務對象、保存場所和管理方式之間存在著內在對應關系。這就是文件生命周期理論的歷史形態。

二、文檔一體化管理存在的主要問題

1.現行管理體制的制約。我國現行的檔案管理體制是文件與檔案的分塊管理，文件的歸檔是文書工作和檔案工作的分界線。盡管國家制定了一些法規，要求檔案部門承擔著指導文書工作的職責，但在實際工作中，難免有“越權”之嫌，無法對文書工作全面履行“指導”的職責，使文書工作和檔案工作的各項制度、辦法和標準難以保持統一、協調的口徑，導致文件質量受損，信息要素不完整，歸檔材料不齊全等一些列問題。管理環節上的分塊，在一定程度上肢解了文件運動的聯系性和連續性，從而制約了文檔一體化的實現。

2.文檔管理標準化、規范化建設滯后。目前，無論從傳統紙質文件檔案管理還是電力文件管理方面來看，都不同程度存在著標準不完善、不規范、不統一的現象。一是標準規范制定不同步，文件管理工作標準滯后于檔案管理工作國家標準和行業標準，二者脫節，影響工作開展。二是標準規范不通用、不統一，如國務院辦公廳和國家檔案局各自為文件和檔案工作制定的《主題標引規則》和《主題詞表》，二者之間互不銜接、統一，使得文件、檔案工作的許多勞動成果不能互為所用，造成工作的重復進行和人力的極大浪費。

3.檔案管理軟件開發滯后，影響文檔一體化的實現。受我國文件和檔案分開管理的傳統模式影響，在編制軟件時，以文件和檔案分工環節為指導思想，強調了文件運動的階段性，卻忽視了文件轉化為檔案的整體性。不少名為文檔一體化的管理系統，僅僅是將辦公自動化系統產生的數據導入檔案管理系統，仍停留在“模擬”手工文件管理水平上。一些單位立足本部門工作需要，研制了文檔一體化管理系統。但是由于沒有統一的規劃和指導，導致系統功能雷同、低水平重復，彼此間不能兼容，極大制約了我國文檔一體化進程。

三、實現文檔一體化應采取的對策

1.理順管理體制，完善組織機構，實現文檔統一協調管理。在國家一級，須建立國家規模的統一領導文書和檔案工作的行政管理機關，使其成為統管各部委、地區文檔管理分系統強有力的職能機構，進而對全國檔案事業進行統籌規劃，組織協調，宏觀系統的制定文檔一體化管理的工作方針、政策，確立科學合理的貫徹措施，以加強對全國文檔工作進行監督指導的行政管理職能。在機關內部，須建立本機關文檔一體化管理的領導機構，對文檔的運動流程進行全面控制和綜合管理。實現“三位一體”管理模式，即收文、發文、登記合一，收發文、登記與分類立卷、著錄、標引合一，現行工作事物處理與立卷同步進行，這樣文件辦理完畢即歸檔。使文檔管理真正從組織制度和具體操作程序上由原來互相獨立、雷同的不利局面轉向相互交融、統籌安排的管理模式。

2.加強文檔一體化標準體系建設。一方面要對原有出臺的文件管理和檔案管理等業務文件進行修訂完善，尤其是對兩者之間不協調，甚至相沖突、矛盾的規范性文件進行重點修訂，使文檔工作領域內容需要協調統一的重復性事物和概念達到統一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。另一方面，要加強電子文件管理標準規范的制定：一是管理性標準，對電子文件管理人員的職責和任務，用戶的權利和義務以及電子文件信息資源合法性的確認；二是業務性標準，包括電子文件數據標準、電子文件管理標準規范，如電子文件元數據標準、電子文件存儲格式、電子文件保管期限表等；三是技術性標準，包括電子文件交換技術規范，電子文件移交技術要求、數據存儲壓縮格式規范等。

3.建立完善的文檔一體化管理系統。一是應以文件的內容信息、背景信息和結構信息管理為重點，整合兩大系統，實現文檔管理的無縫銜接、互相兼容，保證電子文件的真實性、完整性和可靠性，從而達到文檔一體化管理的目標。二是構建檔案管理軟件評價機制，提高國內檔案管理軟件市場的市場化程度，推動檔案管理軟件市場良性發展。三是要從系統軟件、技術手段等方面確保網絡安全，選用性能可靠的殺毒軟件，定期進行數據備份，對上網信息進行加密，建立內網防火墻，限制外網的非法訪問，最大限度的保證網絡安全。

參考文獻：

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一、大數據時代對檔案工作者的影響

（一）檔案工作者管理方式的轉變

一方面，檔案工作者的管理方式在“時間”層面發生轉變。在長期的檔案工作實踐中，大多數檔案工作者將自身職能定位為 “傳”與“承”，過多注重檔案信息資源的過去與未來，通常保持著一種“重藏輕用”的思想，因此勢必會造成其與實踐相脫節，工作聲譽遭受損害，從而影響檔案工作的發展進程。但是隨著大數據時代的來臨，人們的檔案意識提高，對檔案信息資源的需求逐漸增加，檔案工作也顯現出向開放型、服務性、指導型轉變的趨勢，此時，檔案工作者的職能在“時間”這一層面上由“傳”與“承”向“傳”“承”“用”的觀念轉變，“重藏輕用”的思想逐漸淡化，不僅注重過去和未來，同時也開始注重現在。

另一方面，檔案工作者的管理方式在“空間”層面發生轉變。長久以來，檔案工作者的管理在“空間”層面上多局限在“館” “室”之中，不論是檔案的來源還是檔案工作者所服務的對象、范圍也局限在一定的區域中，例如傳統的檔案管理中，檔案信息資源多來源于本單位的各個業務部門，而檔案室的服務對象也多為本單位。大數據時代，在檔案服務中引入數據挖掘、數據分析和數據可視化等大數據技術讓利用者更為便捷地從海量檔案信息中找的到所需要的信息資源，此時，檔案的來源以及檔案工作者所服務的對象不再受區域的限制，其服務范圍也將遍及整個網絡信息系統。

（二）檔案工作者對檔案資源操控力的轉變

一方面，檔案工作者對檔案信息資源的控制力逐漸削弱。在過去的實踐中，由于檔案管理機構對檔案資信息源的壟斷，人們對檔案信息的獲取多源于檔案管理機構。大數據時代，隨著信息技術特別是網絡技術的迅猛發展，人們得到檔案信息的途徑增多，更多的檔案信息資源可以通過網絡平臺獲取，在網絡技術的沖擊下，檔案工作者對檔案信息資源的控制力逐漸弱化。同時，大數據時代信息文獻資源共享共建的特點使檔案原本具有的內容機密、保管分散等缺陷日益顯現，檔案工作者必須要利用檔案信息數字化來彌補檔案的缺陷，從而不可避免地削弱了其對檔案信息資源的控制力。

另一方面，檔案工作者對用戶利用檔案資源的控制力逐漸削弱。長時間內，檔案管理部門主要為本單位或少數人提供檔案服務的機構，致使大多數有檔案資源需求的人們不能及時有效地利用檔案。大數據時代的到來，由于信息管理理念及管理方式的不斷革新，檔案管理的重心也隨之轉變為檔案信息公開與網絡化服務。檔案信息資源只要以不損害國家秘密、組織利益和個人隱私為前提，都應最大程度的實現檔案信息的公開和利用，只有這樣才能有效整合巨大的檔案信息資源，使檔案價值得以最大發揮，從而也自覺地削弱了檔案工作者對檔案信息資源利用的控制力。

（三）檔案工作者職責內容和管理重心的轉變

一方面，檔案工作者職責內容的拓展。傳統時期，檔案工作者更多注重的是檔案工作，在檔案形成之前的文書工作往往被忽視，致使檔案工作與文書工作之間存在著明顯的界限。信息時代的到來，電子文件和數字檔案等多種類型的檔案資源隨之應運而生，文書工作幾乎依靠網絡進行，文書工作完成后就能夠即時進行存儲歸檔，繼而形成檔案。檔案工作與文書工作之間的關系越來越密切，其界限也變得越來越模糊。電子文件和數字檔案的獲得、鑒定等工作與文件形成過程中的業務活動相關聯，為確保由電子文件和數字檔案具有原始性、真實性、可辨性與憑證性的特性，檔案工作者則需要“插手”文件的形成過程，即對電子文件等檔案資源與文書工作進行監督管理，進而保障檔案信息的價值。因此，檔案工作者職責內容也延伸到文件管理層面，把數字檔案信息管理要求貫穿文件的生成、流轉、管理、利用之中，檔案工作者將進行“全程管控”。

另一方面，檔案工作者管理的重心發生改變。在傳統的檔案管理中，檔案實體作為檔案工作者的管理對象，對其收集、整理、保管及利用的過程自然是檔案工作者所關注的部分，因此，對檔案實體的管理則成為檔案工作者的管理重心。大數據時代，檔案工作者通過進行收集、整理、鑒定、編研等工作，把檔案信息資源分門別類進行整理，當用戶要從如此繁多的資源中找出自己想要的信息時，檔案工作者就需為其提供指導使其順利找到所要的內容，或者將已篩選整理后的資源供人所使用。該意義上來說，檔案實體已經不是檔案工作者管理的唯一內容。此種改變使得檔案工作者對檔案的管理重心由其對實體的管理向對信息、對知識的管理轉變，由人工控制向智能控制轉變。

（四）對檔案工作者業務素質的影響

大數據背景下，電子文件和數字化檔案在檔案資源中的比重增加，檔案工作的開展主要借助于網絡技術，檔案的收集、整理、鑒定、編研、保管和利用等日常工作與傳統的檔案管理存在明顯差異。這就需要檔案工作者在熟悉傳統檔案管理方式的同時，充分掌握大數據時代的社會發展規律和大數據發展理念，在學習與實踐中形成大數據思維，提高自身對數據資源的敏感性。逐步增強自身業務素質，要具有熟悉新技術與靈活操作新設備的能力，比如掌握數據存儲、數據挖掘、數據分析和數據可視化等信息技術，使檔案資源最大程度得以開發利用，為用戶提供優質的服務。檔案工作者還需不斷改善自身的知識水平、溝通和表達能力，努力將自身打造成為專業化程度高、綜合素質能力強的檔案專業人才。

二、大數據時代檔案工作者方面的應對策略

（一）增強檔案工作者能夠勝任本職工作的自信心

大數據的全面到來對社會中各種職業產生著多方面的影響，它在促使新型職業產生的同時也使一些傳統的職業面臨著挑戰。許多學者認為，當前處于發展瓶頸的檔案職業假設在大數據時代依然以傳統的模式運行，則在不久的未來，其極有可能被新型職業所取代甚至消失在歷史的舞臺。這無疑給廣大檔案工作者造成了一定的心理壓力。但是，回首檔案職業發展的歷史，不論檔案工作者的社會聲望與地位如何，他們一直在自己的本職崗位上竭盡所能，在一定程度上確保了社會各項事業的正常運轉與順利發展，同時使得大量歷史文化得以保存、流傳，使得優秀文化與文明得以傳承。再者大數據時代雖然沖擊著傳統的檔案管理模式，加大了檔案工作管理的難度，但是與此同時檔案工作也可憑借信息技術的力量延伸到生活的各個層面，從而提高檔案工作的影響力。況且在我國，黨、國家給予檔案職業高度重視，對廣大檔案工作者非常關心，且為這一職業的發展提供了良好的政治、制度條件。綜上原因，檔案工作者無需擔心檔案職業的將來，要努力思考大數據時代檔案職業的生存趨勢和發展態勢，探討怎樣在社會變革期間尋求正確的改革途徑與發展模式，要提高對檔案職業的自信心，在詮釋自己社會使命的前提下增強對職業的自豪感和歸屬感，積極投身到對檔案職業不懈奮斗中，為檔案職業的穩步發展與不斷創新增添永恒的動力和有利的保障。

（二）加快檔案工作者職責內容和管理重心的轉變

一方面，要促進檔案工作者職責內容的擴展。當前信息技術迅猛發展，“檔案工作者的視角和職責必須從文件的歸宿擴展至文件的源流， 將檔案管理的要求嵌入文件管理系統， 實現文件檔案的一體化管理”。這就必然使得檔案工作者的職責不能再像傳統時期那樣以檔案實體為中心、保持一種“坐等檔案上門”的檔案管理模式，而是要不斷擴展自己主動對文件管理的履行職能，從而為自己爭取較大的生存環境。大數據背景下，在實現文件檔案一體化的技術方面絕非難事，但是這也向檔案工作者提出了更高的要求，檔案工作者必須對自己單位的工作方式、業務內容以及文件流程有足夠精準的掌握，積極參與到對電子文件管理系統的設計之中，將自身的職業理念轉化成信息語言向技術保障人員進行提供，借助技術保障人員對檔案工作者需求的理解將職業理念得以最終實現，繼而促進檔案工作者職責內容的擴展，重新找回“文件管理”這一職責。

另一方面，加快檔案工作者管理重心的轉變。首先，檔案工作者要具備專業化的檔案管理水平。為了提高對檔案信息資源的管理，檔案工作者不僅要做好對檔案信息資源的保管、開發與利用工作，而且還要主動參加到處于大數據背景下檔案管理規范的制定、檔案標準軟件的編定、檔案法規的規范等工作之中，并且還需加強對信息技術的了解，特別是網絡科技與計算機科技的進展程度，順應當下科技的發展趨勢，做好檔案管理中軟件、硬件方面更新的功課。其次，檔案工作者要不斷提高檔案信息服務的能力。大數據時代，僅僅依靠為檔案需求者提供檔案利用很難使檔案自身的作用與價值得以充分實現，檔案工作者需進一步研究檔案潛在的信息內容，促進檔案資源發掘的速度、深度及廣度，使自己變成真正意義上檔案資源的參謀者與提供者，從而能夠更好地為檔案需求者提供檔案信息服務。再次，檔案工作者要加強對檔案利用者的指導工作。信息時代，檔案工作者需對檔案信息資源與計算機條件下的檢索技術有充分的掌握，然后為檔案利用者能夠迅速、準確地查找到所需要的信息提供指導技巧。

（三）提升檔案工作者的專業水平

一方面，要促進傳統技能與新技能的融合。傳統時代，檔案收集、整理、保管、鑒定、編研等技能的應用通常是以紙質檔案為主。大數據時代，隨著檔案資源的呈現形式及管理方式的變化，檔案工作者只有不斷對檔案專業技能進行創新才可以適應社會公眾的需求。計算機網絡與數字化科技的發展促使檔案呈現出數字信息的模式，而辦公自動化與檔案信息管理兩個系統的普遍使用也促進了電子文件和元數據的自動捕捉與即時歸檔，這些因素使得大數據時代的收集工作具備了前端控制、自動性、即時性及一體化管理的特點。大數據時代的整理工作受檔案信息系統信息自動分類一系列特性的影響，使信息自動檢索、元數據標引與數字檔案著錄等成為檔案整理中不可缺少的整理技能。在保管工作中，面對用戶對數字檔案信息資源長久保存、資源穩定性及信息真實性的重視程度，數據備份與遷移技術、信息保密技術與數據庫技術得以普遍利用。但是，在促進檔案工作者專業技能創新的同時，還應重視傳統技能（下轉第45頁）（上接第38頁）的繼承發展。大數據時代，對大量的數據檔案進行鑒定與清理工作能夠防止生成許多數據垃圾，還可有效地防止隱私不受損害。同時，能夠保障數字檔案信息的真實性、準確性。編研技能主要是把諸多數字檔案信息提取精華，進行二次文獻開發，為檔案需求者提供優質和高效的服務。處在轉型階段的檔案職業，只有將傳統技能與新技能相融合才能促使檔案職業的穩定和有序發展。

篇10

一、重復現象豈容忽視

在秘書學的建設中，重復研究的現象較為普遍，且迄今未能引起秘書學界的重視。如果此種現象繼續存在與蔓延下去，不僅會影響秘書學的發展和成熟，而且也不利于秘書學的教學及秘書專業的課程建設。

秘書學研究的重復現象，是指秘書學與文書學、公文寫作、檔案學和行政管理學等相關學科在研究上出現的某些相同或相似之處。其具體表現如下：

其一，秘書學與文書學重復。現有的勸書學著作(教材)，幾乎無一例外地都有文書學的內容，但大多是照搬文書學的研究成果，如文書的一般知識，文書工作的任務和原則，文書處理的程序和要求，乃至文書立卷業務，等等。筆者案頭的一部秘書學著作，以全書近六分之一的篇幅，詳細論述文書和文書工作,包括文書立卷業務。①

其二，秘書學與公文寫作重復。多數秘書學著作(教材)，都把公文寫作的部分內容作研究對象，而且多從微觀操作上進行研究。其中有各種通用公文的寫作，也有機關應用文的寫作，還有經濟文書、涉外文書和交際文書的寫作，甚至學術論文的寫作。如筆者所藏的一部企業秘書著作，有近一半的篇幅是論述企業公文的寫

作。②另有一部秘書學著作，則以超過三分之二的篇幅論述各種應用文體的寫作，酷似一部應用寫作教科書。③

其三，秘書學與檔案學重復。

有相當多的秘書學著作(教材)，均以獨立的章節和較長的篇幅論述檔案和檔案工作，主要是機關檔案工作，其內容與檔案學的的某些部分并無二致。如筆者備用的一部秘書學著作，系統地論述了檔案工作的性質，檔案工作的原則和檔案工作的作用，以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等業務知識，此外還介紹了檔案室的類型、任務和制度。“這些內容，顯然與檔案學特別是檔案管理學的有關部分一模一樣。由筆者主編的一部秘書教材，亦將機關檔案工作劃歸秘書學的研究領域。⑤

其四，秘書學與行政管理學重復。

有一部分秘書學著作(教材)，或多或少地擷取了屬于行政管理學的內容。如筆者手頭的一部秘書著作，在“行政與行政管理”的標題下，分六節論述了行政管理與行政原理，行政領導與行政決策，行政組織與行政機關，行政法與行政方法，人事行政與財務行政，行政改革與行政效率等與秘書學關系不大的內容。“另有一部秘書學著作，則以相當的篇幅論述了諸如基建、房產、物資、財務、車輛、食堂、賓館、招待所和機關環境等后勤工作。⑦

不難看出，秘書學研究的重復現象是普遍的，也是嚴重的。難怪有人懷疑秘書學能否成為一門科學，也難怪有人認為秘書學不過是多學科的拼湊，盡管看法失之偏頗，但問題確實存在，其癥結何在呢?以筆者之見，大體有以下幾種原因：

第一，由于秘書學發展迅猛，致使許多研究者忽視了對秘書學自身理論的研究，如秘書學的學科對象、學科分類、研究內容、研究領域、知識體系和相關學科等。從一定意義上講，秘書學的興起是在理論準備不足的背景下開始的，帶有某些先天不足的成分。

第二，由于秘書工作與文書工作、文字工作和檔案工作密不可分，而且秘書工作迄今包含文書工作和文字工作，因此秘書學與文書學、公文寫作和檔案學的交叉或重復，有著歷史的必然性。加之秘書學的研究沒有處理好借鑒與創造的關系，又助長了重復現象的發生。

第三，由于秘書學評論落后于秘書學研究，學術上的是非缺乏必要的爭鳴與批評,象秘書學研究領域如此重大的理論課題，迄今未能開展認真的討論。因此，使出現了秘書學著作雖然紛紛問世，而重復現象卻依然如故的態勢。

二、研究領域能否劃定

任何一門科學及其分支學科，因受學科對象的規定，都有其特定的研究領域。那么，如何給秘書學的領域劃分界限呢?筆者認為，這需要明確以下三個問題：

首先，是認識問題。在劃分研究界限的認識上，必須堅持兩點論：一方面要承認，給秘書學劃定研究領域，到頭來可能只是一種姿態而已，甚至有失敗的危險。這是因為，不同的研究者有著不同的研究興趣、研究重點、研究層次、研究視角和研究方法。再說，任何一種劃分，哪怕是最權威的劃分，也缺乏約束的力量。另一方面也要承認，如果不大體上劃分其研究領域，那就會出現兩種后果：一是漫無邊際地研究，致使秘書學無所不包；二是研究領域過窄，致使秘書學的研究難以拓展。不論是哪一種后果，都有礙于秘書學的建設與發展。正確的認識，應象美國社學家亞歷克斯·英克爾斯所言：“那些界限應當象一件能勾畫出形體的寬大的斗篷，而不應當象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御別的學科的人對同一領地提出要求，但它畢竟太約束人⑧

其次，是觀點問題。秘書學作為一門科學，即使研究內容再龐大，研究領域再廣泛，也總是要有個界限的。要給秘書學劃分研究領域，首先必須堅持發展的觀點，即從秘書學自身發展演變的過程，去劃分其研究領域。秘書學原來的研究領域是十分廣泛的，如清代的幕學著作，就包括刑名、錢谷、掛號、書啟、征比等知識。民國時期，由于政治制度的變革，秘書工作開始側重于文稿撰擬、文書處理和檔案管理等業務，因此研究文書與檔案的著作相繼問世。在五六十年代，檔案工作逐步獨立，檔案自成體系；文書工作日趨完善，文書學開始興起。自八十年代以來，寫作學另立門戶，行政學走向成熟。這就是說，用發展的觀點來看，有不少研究內容不斷從秘書學中分化出去，不再屬于秘書學的研究領域。誠然，也有些研究內容不斷進入秘書學的研究領域，如秘書人才學、秘書教育學、秘書心理學和秘書美學等邊緣學科。如果將已經分化出去的研究內容繼續留在秘書學之中，或者將已經進入秘書學之中的研究內容繼續拒之門外，都不利于科學地劃分秘書學的研究領域。

再次，是途徑問題。要給秘書學劃分研究領域，還必須解決途徑問題。筆者借鑒社會學的研究成果，認為有三條途徑可供采用：一是歷史的途徑，即通過對早期秘書學著作的研究，尋找開創者們最為關心和感興趣的是什么內容。從八十年代初期問世的幾部秘書學著作來看，當時秘書學研究者共同關心和感興趣的內容是秘書史、秘書組織、秘書實務和秘書人員。其中的秘書實務，就包括了公文處理、公文寫作和檔案工作等相關學科的研究內容。“受其影響，在其后的秘書學著作中，大多沿襲了上述研究內容，且成一種傳統。不難發現，歷史的途徑可使秘書學的研究領域保持相對的穩定，保證秘書學發展的連續性。但它也有僵化的危險，因為傳統具有保守的天性。二是現實的途徑，即通過對近期秘書學著作的研究，探討研究者們最關心的是什

么問題，以確定秘書學的研究領域。從九十年代初期間世的十余部秘書學著作來看，除了繼續保留秘書史、秘書組織、秘書實務和秘書人員等傳統領域外，又新增加了輔助決策、溝通信息、督促檢查、公共關系和辦公自動化等內容。⑩這種變化，不是研究者心血來潮，而是社會經濟和科學技術發展的必然產物。但是，秘書學研究的重復現象依然存在，且有不斷擴大之勢，除了沿襲公文處理、公文寫作和檔案管理等內容外，行政管理學的某些知識成為秘書學的研究領域之一。顯然，這是某種程度上的倒退。三是比較的途徑，即通過對秘書學與相關學科的對比分析，從總體上區分各自的研究范圍，將不屬于秘書學的內容歸還給相關學科。

三、秘書學領地知多少

劃分秘書學的研究領域，應本著宜寬不宜窄的原則，從而勾畫出一件形體寬大的“斗篷”來。筆者根據現有的秘書學著作(教材)，擬將秘書學的研究領域界定為四個區域、25項內容：

(一)秘書史

秘書史主要研究秘書活動起源、形成和發展演變的過程，其任務有三：一是描述秘書活動的演進過程；二是總結秘書活動的歷史經驗；三是探討秘書活動的發展規律。秘書史的研究應包括以下內容：(1)中國秘書史，即綜合研究中國秘書活動起源、形成和發展演變的過程；(2)外國秘書史，即綜合研究外國秘書活動起源、形成和發展演變的過程；(3)國別秘書史，即研究某一國家或地區秘書活動發展演變的過程；(4)斷代秘書史，即研究某一朝代或某一歷史階段秘書活動發展演變的過程；(5)專題秘書史，即專門研究某項秘書活動發展演變的過程；(6)秘書思想史，即研究歷史上不同階級、階層和人物關于秘書活動的理論和主張。

(二)秘書理論

秘書理論是泛指關于秘書現象、秘書活動和秘書學自身的理性認識成果。其基本職能有三：一是描述；二是預言；三是解釋。①秘書理論研究應包括如下內容：(1)基礎秘書理論，即研究秘書學自身的理論，如秘書學的學科對象、邏輯起點、知識體系、相關學科、學科性質、研究方法和歷史演進等。(2)應用秘書理論，即研究秘書活動及其構成要素的理論，如秘書活動的性質和特點，秘書活動的職能和效率，以及秘書活動的主體、秘書活動的對象、秘書活動的空間和秘書活動的媒介等。此外，還有行業或部門的秘書活動。(3)交叉秘書理論，即研究秘書學與其他學科相互滲透而形成的邊緣學科的理論。

(三)秘書業務

秘書業務是指秘書人員或秘書部門的專業工作，由于秘書工作的范圍較為廣泛，且有擴大之勢，秘書業務也隨之不斷增加。其主要內容有：(1)文字工作，即文稿的撰擬和審核工作；(2)文書工作，即文書的制發、傳遞、辦理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存貯和檢索工作；(4)協調工作，即組織之間、工作之間和人與人之間關系的調整與改善工作；(5)督查工作，即對重大決策、中心工作、重要行

動和領導交辦事項的督促檢查工作；(6)工作，即人民群眾的來信處理和來訪接待工作；

(7)提案工作，即對人大、政協、職代會等所提意見、建議、批評、提案和議案的辦理工作；(8)會

議工作，即對會議和會談的準備、組織和善后工作；(9)接待工作，即對客人的迎送、招待和服務工作；(10)值班工作，即在值班室固定或輪流擔任工作；(11)保密工作，即保守和保護秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即領導臨時交辦或突發性工作。

(四)秘書技術

秘書技術是指秘書人員用于處理事務的方法、手段和技能。它與秘書業務相比，具有更強的實踐性和動態性，其功能主要是培養秘書的操作能力。秘書技術應包括如下內容：(1)秘書工作方法，即秘書人員或秘書部門處理事務工作所運用的方式、程序、途徑和技巧；(2)秘書辦公場所，即秘書人員按照一定的制度，并借助于一定的手段處理公務的處所5(3)秘書辦公手段，即秘書人員為達到某種辦公目的而采用的辦公設備，操作技術和操作程序等；(4)公關藝術，即秘書人員為達到“內求團結，外求發展”而采用的一系列的公關措施、方法和技巧。

以上四個區域、25項內容，是就秘書學目前的主要研究領域而言。可以預言，隨著秘書學研究的深入及相關學科的發展，秘書學的研究領域還會不斷發生變化。

注釋：

①王熙梅、王景清主編：《現代秘書學通論》，海洋出版社，1993年版，第90至167頁。②錢祺喻，劉開文：《企業秘書學》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381頁。

②張金安、常崇宜編著：《秘書學概論》，云南人民出版社，1984年版，第89至305頁。

④張希林、吳長有主編：《文秘學》，遼寧大學出版社，1989年版，第185至203頁。

⑤董繼超主編：《秘書學教程》，中央廣播電視大學出版社，1993年版，第184至202頁。

⑥袁維國編著：《秘書學》，廣東高等教育出版社，1987年版，第111至142頁。

⑦摟宇生編著：《通用秘書學》，同濟大學出版社，1991年版，第257至278頁。

⑧[美]亞歷克斯·英克爾斯著：《社會學是什么?》，中國社會科學出版社，l981年版，第l頁。

⑨八十年代初期問世的秘書學著作有翁世榮等編著的《秘書學概論》(1984年9月)、王千弓等編著的《秘書學與秘書工作》(1984年10月)、張金安和常崇宜編著的《秘書學概論》(1984年10月)、孫云潔和王慎先編著的《實用秘書學》(1985年9月)。

⑩九十年代初期問世的秘書學著作有鐘輝編著的《現代秘書學概論》(1990年7月)、袁維國主編的《秘書學》(1990年9月)、樓宇生編著的《通用秘書學》(1991年2月)、程明華等編著的《秘書學教程》(1991年5月)、饒士奇、曾斌主編的《秘書學概論》(1991年5月)、婁山關等著的《秘書學教程》(1991年10月)、任群主編