公證文書檔案管理

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一、目標與前提

公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實現的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對公證文書形成的檔案必須實行法制化的管理。

公證處文書檔案管理的最佳狀態，即達到分類合理、立卷規范、保管妥善、利用便捷的目標。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現檔案管理法制化的必要前提。首先，處內要建起能夠達到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應的辦公設施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領導要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作，并經檔案管理部門培訓、學習后上崗。再次，公證處要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發的有關法規和規定，結合本處的實際情況，建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴格執行了科學的管理制度，才能有效地保護和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實現公證檔案法制化管理的一個重要標志，就是公證檔案管理工作經過國家檔案管理有關部門的檢查、考核和驗收，并達到一級檔案管理水平。

二、立卷與歸檔

立卷，是將處理完畢的文件資料，按規定的順序進行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關公證檔案的一項關鍵性基礎工作，其質量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點：

1.調整組卷。對于每一件公證事項，應按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時，必須遵循公證檔案的形成特點和規律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對所積累的每一份公證文書材料進行分門別類的檢查，對擬歸卷的材料做適當的調整，為最后形成案卷做好準備。檢查和調整的重點：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對破損的材料要修補或復制，剔除重復、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當，并保持一定的聯系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數量是否合適，材料數量太多則酌情分卷，反之則合卷。

2.排列、編號。組卷的材料排列順序，應按照公證活動的時間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動的全貌且便于查閱，根據國家檔案局的有關規定和要求，應將公證書排在首位。對組卷的材料，除卷宗封面、卷內目錄和卷底外，均由阿拉伯數字逐頁編號。

3.編目、裝訂。一是按照卷內公證文書材料的排列順序，逐項填好卷內目錄。填寫時，應將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標明起止頁號。有關卷內文書材料的說明，應逐項填寫在備考表內，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項目應用毛筆或鋼筆逐項填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內文書材料的內容。辦結日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護卷內的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進一步進行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對卷內公證材料做一次全面仔細的檢查，對某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結實、整齊、美觀。裝訂完畢后，應在活結處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。

4.及時歸檔。公證事項辦結后，辦證人必須在三個月內將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續。涉及國家機密和個人隱私的公證事項應列為密卷，在歸檔時加蓋密卷章。檔案管理人員對辦證人所移交的檔案應進行嚴格檢查，凡不符合立卷要求的應退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。檔案室應將接收的案卷及時登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨編制案卷目錄。

三、借調與查閱

公證機關應嚴格執行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機關一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據作用，可作為證據在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調與查閱應履行嚴格的審批和登記手續，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要借閱公證檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經公證處主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應立即追查。

公證檔案利用率較高，機密性強。公證機關辦結公證事項、出具公證書，就標志著公證活動的結束。對于當事人、利害關系人、有關單位對公證機關出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機關提出申訴的，公證處、司法行政機關處理的依據主要是公證文書檔案。特別是在當前，我國經濟體制的改革在進一步深化，原來經過公證的經濟合同，合同當事人需變更或補充原合同內容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實踐中的利用率是比較高的。同時，公證實踐證明，公證機關辦理公證事項因涉及到國家機密或當事人的合法權益而具有機密性較強的特點。如遺囑、贈與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當事人財產的損失，使當事人的合法權益受到損害，進而影響公證機關的信譽。因此嚴格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管與銷毀

保管期限的標準是決定公證文書檔案保管期限的直接依據，公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠

查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當長時期內需查考、利用作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價值的原則，是鑒定公證檔案保存價值的依據，同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大，保存期限就越長；保存價值不大，保存期限就較短。

對已過保管期限沒有保存價值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴肅的事情，必須根據《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯。鑒定公證檔案保存價值的原則、保管期限的標準及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導意義的原則，公證處一定要認真執行這一原則、標準、程序和辦法，堅決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案法。1996-07-05。

[2]中華人民共和國檔案法實施辦法。1999-06-07。