文書檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。

2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

參考文獻：

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關鍵詞：企業文書；檔案管理；檔案保密

一、企業文書檔案管理現狀

隨著我國《檔案法》的頒布與實施，對于檔案管理的重要性提到了新的高度。現代企業普遍都建立檔案室，尤其是營企業，其檔案室的規模較大，機制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業或是民營企業、私人企業等文書檔案管理存在較多的問題。本文將針對這種狀況，對問題進行深入的分析，并提出一些建議。

二、企業文書檔案管理問題

隨著時代的進步，一些企業的結構調整不斷深入，使得企業的檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，但同時還存在一定的缺陷。

（一）文書檔案保密管理信息化建設滯后

由于受傳統思想的束縛，部分企業文書檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒有健全的規章制度；除此外，文件歸檔、登陸統計等一系列的環節，仍舊采取手工操作；并且文書檔案員一般由企業辦公室人員兼職，而接受高級的專業系統的學習的人不多，因此他們對于計算機知識掌握甚少，也就難以應對現代文書檔案信息化的要求。

（二）文書檔案保密管理制度建設不到位

一些企業的檔案意識淺薄，不僅缺乏對文書檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設計，而且還沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細化方案；企業文書檔案管理工作沒有嚴格制定工作計劃和規章制度，各級領導的分工監督也不到位。除此外，要足夠的重視各個檔案管理制度，而對于企業文書檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對每一步都要有較高的標準和要求。各部門領導要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進行工作管理的視察和不定期抽查。

（三）文書檔案管理工作中人員隊伍建設亟待加強

企業文書檔案管理人員中存在專業素養和知識素養的欠缺，有些企業為節省人力而有些職員身兼多職，因此對于文書檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當中大多缺乏對專業知識的掌握，因此不能對文書檔案管理工作做到認真鉆研，使得企業的檔案管理工作得不到有效保障。

（四）各個部門對檔案管理工作的配合不夠

文書檔案的保密管理涉及收發、登記、送批、歸檔、銷毀等工作環節，工作程序性強，急需各個部門的協助，完成一整套的業務流程，各單位應制定工作標準化程序，形成操作性強的工作規范，加強各個部門的聯系，為崗位人員做出工作上的指導，使工作更為流暢。

三、企業文書檔案管理對策

文書檔案管理工作是企業的一項重要工作，同時也是國家法律賦予的責任，尤其是對于百年昌盛的大企業，更不能夠忽視文書檔案管理工作。鑒于此，要樹立對企負責，對歷史負責的高度責任心，才能夠做好文書檔案管理工作。

（一）強化企業文書檔案保密管理的信息化建設

正如當今，電子文件的優勢對檔案管理的轉型提出了新的要求。目前，在各項檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優勢取代了傳統的紙質文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進的信息查詢方式；除此之外，要進一步加強企業的軟硬件設施建設，如配備必要的掃描儀、打印機等，以提高文書檔案管理的物質信息化條件。

（二）建立健全完善的管理規章制度

例如針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規章制度，監督相關部門江收集和保管等的電子文檔當成一項重要的任務來完成，以保證電子檔案內容的齊全和完整。據有關的檔案管理辦法，企業要根據實際情況，健全檔案工作機制，明確原則和管理方式等。要嚴格規定文書檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。

（三）加強管理人員隊伍建設

加強教育培訓，提升業務能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進方面，要選擇良好的檔案管理專業人才加入企業，以提升企業的專業化人才數量；在人員培訓的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等的專業機構的理論業務知識培訓，將文書檔案基礎業務、信息化知識和應用技能作為崗位人員培訓的重要內容，以提升業務能力。

（四）建立相關部門間的溝通聯系機制

要建立完善的責任保證體系和監督管理網絡，在這其中，檔案管理部門起到中樞和主導的地位，要全過程的參與其中，并通過崗位責任制來約束各部門及其相關人員的行為，以保證所經辦文件責任落實到人，保密工作有據可依，同時要有相關領導帶頭，協調各部門人員的行為，以保證嚴格按照規章制度，進一步落實文書檔案保密管理工作。

四、結束語

企業文書檔案是推動企業發展的重要資源，其為企業的文化水平和管理經驗的積累，也是企業管理工作的基礎和條件，為該企業的進一步發展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎，對此，加強保密工作是保障檔案安全的重要措施，因為只有做好檔案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎。

參考文獻：

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關鍵詞：文書檔案 科學化管理 管理人員 管理模式

隨著社會的不斷發展進步，文書檔案的管理也在逐步更新。文書檔案記錄了一個社會組織所從事的各項管理活動，它是由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。隨著社會發展步伐的不斷加快，文書檔案管理工作也迎來了新的挑戰。如何才能更好地實現文檔管理的科學化是每一個管理人員都需要解答的問題。由于網絡信息的普及，企事業單位和組織對專業的文書管理人員的技能和水平提出了更高的要求，以此來保證檔案的準確性和真實性，最終來滿足社會的需求和要求。

一、文書檔案科學化管理的準則

檔案工作法制化、制度化、規范化是實現檔案工作科學化的重要保障和必要條件。《檔案法》、《檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等法律法規，以及相關的政策規定、檔案業務建設標準等，是文書檔案工作必須遵循的規范準則。在文書檔案檔案制作產生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個過程中，必須嚴格執行相關的法律法規和規章制度。機關無論大小，都會產生文件等各種信息載體，產生時往往是隨機的、漸進的，甚至是蕪雜的，必須經過一個日積月累的收集過程、一個科學研判的取舍過程、一個規范有序的管理過程，使鮮活的原始記錄固化為紙質或電子形式的文書檔案，為今后的利用打下堅實的基礎。其中，文書整理是形成文書檔案的起始環節，對各種門類和載體的檔案要嚴格按照國家規范和標準進行整理，文字檔案要符合《歸檔文件整理規則》，照片檔案要符合《照片檔案管理規范》，音像檔案整理要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》，各就各位，對號入座，從細節入手，真正確保檔案資料的完整性、安全性、規范性。

二、文書檔案科學管理的要求

文書檔案管理人員必須牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，因此，要求從事文秘工作和檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量的提高。要不斷提高檔案人員的素質，良好的政治思想和業務素質是搞好各項工作的基礎，從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。

1.政治意識

大部分的文書檔案與我黨和國家的根本利益、人民群眾的切身利益息息相關。文書檔案工作是一項政治性很強的工作，這就要求文書檔案管理人員具備良好的政治素質和意識。在日常工作中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來把握，把國家和人民的利益放在第一位，堅持正確的政治方向，具有堅定的政治立場、高度的責任感和事業心，把政治思想放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環節上首先確保文書檔案的安全和可靠。

2.責任意識

機關文書檔案工作居于機關核心，肩負重任，從事著光榮而又嚴肅的事業，使命光榮，責任重大，必須始終保持一絲不茍、嚴謹細致的工作作風，在信息保密、管理縝密、使用規范等方面真正做到萬無一失。同時要熱愛文檔工作，甘守寂寞，敬業奉獻，樂于奉獻。

3.質量意識

文書檔案從生產、收集、整理、保存到利用的每一個環節都是非常重要的，因此管理人員應該對每一個環節都要對其進行不同程度的分析管理，確保每個環節沒有錯誤。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立“我直接面對的就是利用者”的觀念，為下一個環節提供高質量的“半成品”，這樣，整個文書檔案質量就會有可靠的保證。同時，管理人員對文書檔案的形成和利用要有整理意識，明白自己負責的每一個環節工作質量的好壞，直接關系到整體的質量。因此，要努力做好文書檔案的管理工作。

4.職業道德

文書檔案工作具有強烈的服務性，文檔進柜不是目的，充分應用、服務于事業科學發展才是文書檔案的最基本屬性。因此，文書檔案工作者必須增強服務意識，具有良好的職業道德，端正服務態度，提高服務質量，嚴謹求實、嚴肅認真，嚴守工作紀律，為文書檔案利用服務作出積極的貢獻。

在新形勢下，文書檔案管理人員還需要樹立主動服務的觀念。一是管理人員要主動積極地去上網查詢，積極熱情提供服務，對一些可以公開的資料，要積極運用現代化的計算機網絡系統，主動上網，讓那些材料變為大部分人可以使用的材料，提高材料的利用價值。二是要開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠、受當時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發現有效信息的情況下，就需要管理部門對其進行編研，形成方便利用、準確、簡明的信息資料，從而使資料發揮其最大用途。

三、文書檔案科學管理的特點

每個從事文秘工作和檔案工作的人員必須樹立對文書檔案進行科學管理的思想，使檔案質量不斷提高。其核心是強調提高檔案工作管理水平，以保證檔案的高質量。

1.全體人員參加

文書檔案全面質量管理要求與檔案形成過程有關的工作人員，包括領導、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。

2.領導的高度重視

領導要充分認識到文書檔案在企業的經營和生產中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領導要經常督促指導、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創造必要的條件。

3.全過程控制

文書檔案管理工作是一項復雜具體的數據管理工作，提高其工作水平需要從各個環節抓起，例如從文件的起草、核實、審閱確定到最終的錄入等，必須由專門的負責人員進行全程跟蹤，并保證數據的真實性、可靠性。

4.運用科學的手段

管理人員需要根據檔案管理工作的實際情況，適當選擇相應的科學管理辦法，并同時運用相應的數據管理設備，利于計算機等高端產品，運用科學的手段既能提高工作質量也能保障工作效率。

四、文書檔案科學管理的手段

1.文檔一體化

所謂的文檔一體化就是要把當前在管理工作中的各單位相對分散并獨立的文件管理和檔案管理統一成為一個完整的整體來進行有效的管理。隨著科技的不斷進步，文檔一體的管理方式已經成為了一種新穎模式，這一新的文檔管理模式的主要內容是徹底改變過去文件管理和檔案管理相對獨立而分散的狀態，把它們統一成為一個更容易實施管理的有機整體去進行有效的管理。這種新穎的管理模式真正地體現了文書檔案管理有了科學、合理、有效的管理模式。

實現文檔管理的一體化能夠把公文的處理和文檔的管理順利歸納為統一的一個生命運動，從而使文書檔案的管理避免了因文件管理與檔案管理分離而導致的錯誤易出、程序復雜、效率低下等不良效應，從而使文檔的管理得到更科學的處理和更有效的控制。

實現文檔管理的一體化能夠為文書檔案的科學化管理帶來新的發展空間，從而使文書檔案的管理順利進入一個更加科學和有序的管理階段。在文書檔案管理一體化的過程中，文書的處理工作成為了需要最先處理的前端任務，這就意味著文件處理工作的質量將會大大影響著文書檔案管理工作的有效性和準確性。而在另一方面，要實現真正有效的文書檔案一體化就必須要實行規范化的公文處理，這從文書的處理工作環節中就需要實施的了。而也只有文書檔案在文件的前期處理中能要達到真正有效的規范化要求，實現文檔的超前控制，才可能真正體現出文檔管理的科學性與有效性，充分發揮文書檔案的真正價值。

2.計算機及其網絡技術的普及

以往的工作經驗表明，計算機操作管理能夠提高文書檔案管理工作的質量，同時也能夠提高工作效率。計算機及其網絡技術的普及，改變了傳統的手工操作式文書檔案管理。隨著辦公自動化的廣泛應用，機關文書檔案的計算機化管理越來越普及，文書從形成、運行，到積累、轉換等各個環節，基本上實現了全程計算機化，文件的起草、修改、刪減、檢索、登記、流轉、匯集、統計等進入了無紙化流程。

首先是電子文件的歸檔與接收，電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄。動態數據信息包括創建、校審、審定、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。

另一方面是電子檔案的存儲與備份，如文本文件、圖形文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

然而電子文檔的信息數據由于具有共享性，所以在使用的過程中難免遭到人為的惡意更改，或者由于病毒等入侵造成信息數據的完全消失。所以，為了保障信息數據的可靠性和安全性，工作人員需要對重要的文件進行特殊存儲，并進行備份。當故障發生時，原始保存數據能夠進行替代。當然，在進行文件備份時，應該避免同一臺機器或者同一個文件夾之下的保存，在一臺機器出現故障時，備份文件也可能遭受到破壞。

使用計算機操作能夠方便數據檔案的調整和修改，傳統的紙質文檔在某一部分信息調整后，伴隨的其他相關文件都需要進行手工檢索和調整，工作效率低，工作質量差，計算機操作之后的數據檔案更改和調整只需要按照程序錄入即可完成。

3.建立必要的激勵體制

文書檔案管理工作要提高質量就必須從市場發展的實際出發，適當引進激勵機制，以提高工作人員的工作積極性。對于業績能力突出、工作態度端正、并能為文書檔案管理工作提供必要的發展計劃的優秀工作人員可以適當給予獎金和職稱等獎勵，而對業績能力比較差的工作人員進行必要的處罰。

4.加強文書檔案的法制建設

任何一個企業和工作部門沒有相應的規章制度，工作措施就難以落實和執行，因此，文書檔案管理工作也必須進行法制化建設。必須保障該項工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標準，便于落實責任，追究事故責任和管理漏洞等。現有的文書檔案管理工作的法律規范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關部門的重視，并進行改革。

五、文書檔案科學管理人員應具備的條件

1.熟悉檔案管理相關的專業知識

要擔負文書檔案的管理工作是需要擁有一定的專業知識和過硬的文書檔案管理技能的，這是對文檔管理工作者的要求，也是一個合格的文檔管理人員所擁有的一些基本特性。而在另一方面，管理工作者還需要把自身所掌握的一些科學管理理論靈活運用到文書檔案的管理工作中，通過先進的管理方法來深化文書檔案的管理工作，從而實現真正的現代化文檔管理。

2.堅持不懈地做好檔案管理的基礎工作

文書檔案的管理工作做得好與不好對其文獻資料的日后運用影響很大。萬丈高樓平地起，要做好文檔的管理工作就要從其最基本的要素開始。這就要求管理工作人員從基本做起，全心全意對待文檔管理工作的每一個細節，堅持不懈地做好文書檔案管理的基礎工作。

3.有高尚的職業道德修養

文件管理工作關系到個人的基本信息和未來發展，因此必須保障其真實性和可靠性，這就要求工作人員必須具備專業的職業道德操守和一定的業務能力，能夠面對枯燥數據和文件進行堅持不懈的工作，并能夠如實地對待各種復雜數據，不以任何個人原因影響數據工作的質量。

總之，隨著社會經濟的快速發展，對于文書檔案管理的工作也隨之加大了難度。因此，作為文書檔案的管理人員就必須打破傳統的管理模式，向現代化的管理模式慢慢地轉變，在實際的工作中斷創新、不懈努力。文書檔案實行全面科學化管理，有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化，并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的功能，真正實現其應有的價值，以文書檔案科學化管理的實際成效來服務機關工作科學化推進，為經濟社會發展、為率先實現基本現代化，提供更好更有效的服務。

參考文獻

[1]曾文芳.論文書檔案的科學化管理[J].淮南職業技術學院學報，2006（1）

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關鍵詞：電力企業 文書檔案 問題 解決

1.新社會背景下電力企業文書檔案管理的趨勢

隨著時代的發展，電力企業檔案管理工作的內涵和外延也進一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，是電力企業實施描述的最原始記錄。隨著時代的發展，載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式不斷涌現，采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。在近些年新產生的檔案管理模式的引導下，電力企業檔案的管理也出現了一些新模式，這對電力企業檔案的處理和分析工作都有著深遠和重大的影響，從技術水平和實踐操作上都加速了電力企業檔案管理工作的進步。

電力企業是知識型密集企業，對于技術和科技的要求較高。信息化的發展趨勢促進了有用信息的開發利用，要求企業文書檔案管理和信息化建設緊密結合。電力企業檔案是在企業的經濟活動中產生的，是企業經濟活動的真實反映，對企業的現狀和發展規律研究、日常經營管理和戰略決策等都有重要的價值。信息社會對電力企業文書檔案管理發展提出了新的要求，如何有效的發揮文書檔案的作用為企業服務，為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發和管理者面前的重要問題。當前，加快信息自動化系統建設，實現文書檔案工作各個環節的計算機化，是實現文書檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

2.當前電力企業文書檔案管理存在問題分析

近年來，絕大部分電力企業經過艱辛努力，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息化管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備，但電力企業文書檔案管理的整體現狀不容樂觀。

2.1檔案機構設置不明確

在有的電力企業中，檔案部門沒有良好的分工，對企業的文書檔案管理仍然只停留在人事管理的層面。有的企業雖然有看似龐大的文書檔案管理隊伍，但根本沒有做到“謀其政”，檔案管理部門是完全混亂的，沒有清晰的機構設置。當需要某方面檔案的時候，相應的負責檔案管理的人員不知道自己應該做什么，負責什么。

2.2文書檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多且亂

系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。要徹底的解決這個問題就要提高檔案標準化、規范化水平。檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。

2.3從業人員素質不高

文書檔案工作人員對其重視程度不夠，對電算化環境和信息技術不熟悉。特別是在很多電力基層單位中，文書檔案制度不健全，業務指導不強，從業人員沒有一個是專業的檔案管理人員。一些檔案管理人員素質低，水平差，不具備最基本的業務知識。這些問題充分地反映了文書檔案的從業人員在管理和利用現代技術方法時所面臨的困境。

2.4國家電網協同辦公系統存在若干問題

國網新版協同辦公系統主要包括發文管理、收文管理、簽報管理、工作計劃、通知公告、會議管理等模塊，其中檔案管理模塊使用最為頻繁。文書檔案在文件流轉完畢，電子件可自動歸入整編庫。但是本人在實際操作過程中存在不少問題，如工作量增加的問題（如紙質材料、電子材料均要組卷）；如果需要在光盤等載體上保存，則存在不能直接導出等等問題。

3.電力企業文書檔案現代化管理應重點解決的問題

電力企業文書檔案工作現代化管理，就是應用現代科學技術特別是以電子計算機技術為核心的信息處理技術，采用科學的文書檔案管理體制和管理方法，開發檔案信息資源，提供高質量、高效率的檔案服務，其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業文書檔案管理發展意識

電力企業文書檔案工作者及分管領導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面，面向電力企業文書檔案和科技檔案管理工作，要積極參與，并應用相關檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理，提高電子計算機管理水平，為文書檔案工作的開展創造良好的企業環境，為電力企業的發展提供服務：二是要提高檔案工作人員的工作積極性，把管理檔案工作的作用充分發揮出來.千方百計擴大服務領域，只有這樣才能打開電力企業文書檔案工作的新局面，帶動電力企業檔案事業的全面發展。

3.2加大電力企業文書檔案現代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領導者的現代化意識管理水平。一是應投入較大的精力關心和支持這一事業，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金。二是各基層單位領導，尤其是分管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路，實現微觀動作上管理內涵和技術手段的創新。

3.3建設高素質的電力文書檔案工作者隊伍

電力企業文書檔案管理現代化對檔案管理人員的素質提出了新的要求，檔案管理人員應具有現代意識和服務思想，應掌握現代知識和技能。檔案人才是知識管理人才。當前，文書檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現代化信息技術，熟練和運用電子計算機以及現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護，勝任計算機時代的文書檔案管理工作。電力企業應強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業知識培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案管理生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的文書檔案管理隊伍，進而全面提高電力企業檔案工作的服務意識和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現代化進程

電力企業文書檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業信息管理的延伸和發展。知識不是一般的信息，而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息，信息與活動、信息與人連接起來，實現知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了電力文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業資料信息源，是企業的財富、智慧的積累，文書檔案管理實現自動化、信息化和現代化管理，可使信息資料資源更好地發揮作用。

參考文獻：

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[2]王萍；王強；王志才；電子檔案安全保護措施的局限性及對策分析[J]；檔案學研究；2007年05期

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一、會計檔案現狀及認識誤區

基層機關如縣區級部門，以寧波市江東區各部門為例，原先因單位小，會計工作量小，無專業會計人員，會計檔案統一由核算中心管理，大多數單位無會計檔案。但是近年，隨著機構加大、人員增多及會計獨立性加強，各單位會計檔案工作普遍化，90%以上機關配備專兼職會計人員，僅個別部門由核算中心管理。

領導重視，人員專業，是會計檔案一大優勢。相比文書，領導顯然更重視會計工作。配備專職的會計人員兼會計檔案，工作較單一，專業素質高；人員穩定性、領導認可度遠高于文書檔案員。但會計檔案管理水平遠不如文書檔案規范。基于多年對基層機關會計工作深入了解，筆者認為相當一部分原因是片面的檔案意識。領導、會計人員等由于對檔案工作認識較片面，不夠深刻，不免存在這樣或那樣的誤解，主要歸結如下：

（一）收集越多即完整規范。文書檔案普遍存在收集過少的現象，這是由于很多資料掌握在他人手中，對于產生資料全面性認知、把握有一定難度，收集較難。會計檔案由會計、出納共同完成。會計負責記帳，完成年報、賬本等整理，出納負責報銷完成憑證整理工作。會計材料全部掌握在自己手中，必須符合資料完整才可報賬入賬，因此收集相對容易。

會計人員因其職業特點，不僅仔細，責任心也強，往往認為收集越多就越完整。會計人員收集檔案內容多于會計檔案。1998年的《會計檔案管理辦法》中明確規定決算、年報屬會計檔案，將預算、計劃、制度等文件材料規定按文書檔案管理辦法執行。而實際工作中，很多材料都由會計另外收藏未歸入文書，同時很多人事工資、重大固定資產買賣單據等都作為憑證類歸入會計檔案。但是，這些保管期限遠遠高于會計憑證年限，因此，歸入相應保管期限的文書更合適。既加強保管期限又免去了銷毀鑒定拆卷的麻煩。

（二）整理裝訂成冊即歸檔完畢。檔案員對文書檔案歸檔完畢都有大概的認識。但會計檔案卻大不相同。領導、會計甚至綜合檔案室的檔案員都認為檔案已整理裝訂成冊就是歸檔完畢。很多“歸檔完畢”的會計檔案整齊地排放在檔案柜內，雖已分類造冊，但多數沒有全宗號、目錄號、案卷號，只有常規的年、月、日及流水號。無編號、無目錄，因此無從清點、查找困難。由此帶來檔案容易缺失，利用不便等狀況。

（三）獨立保管即重視保密。與文書檔案、其他檔案相比，領導對會計檔案十分重視，甚至單設檔案室。但領導認為會計檔案具保密性、重要性，脫離綜合檔案室，完全由會計獨立管理，未能集中統一管理。會計檔案存放往往各自為政，情況不一。有的存于獨立會計庫房，有的則置于辦公室，由會計自行管理，僅有部分由綜合檔案室管理。

（四）收進即移交。所有檔案都應按規定向檔案室移交。綜合檔案室檔案員對文書檔案比較熟悉，接受專業知識培訓多；會計檔案接觸少，對會計檔案內容、具體標準知之甚少，往往會片面認為移交只負責收進清點，而無視對會計檔案質量把關。移交必須按會計檔案規定操作。若為獨立會計庫房可實現目錄移交，即綜合檔案室只收進目錄進行綜合管理。

（五）紙質即全部檔案。文書檔案包括紙質、電子檔案的意識形成已久。機關會計電算化起步較晚，對電算化會計檔案的工作內容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印紙質存檔。按規范化要求，除紙質打印外，會計信息磁性介質備份，會計軟件的版式與軟件系統應一起保存，保證軟件升級后，不同版本下的會計數據被調用。

（六）能存就不銷。會計檔案十分重要，萬一不慎銷毀，導致要用數據無從查找。不知怎么銷毀，檔案員怕麻煩，領導怕挑擔，這些都使領導、會計形成一個共識，即能存就決不銷毀。但機關檔案室用房緊張、空間有限，會計檔案數量大且年限短，年復一年，檔案室十分擁擠，保存眾多卻毫無價值，而且不方便查找、利用。

（七）查閱即全部利用。檔案人員常會根據文書檔案編寫有關材料以方便利用。與文書檔案相比，會計檔案這方面始終處于零開發狀態。檔案員、會計人員認為會計檔案僅用于會計查賬、領導查閱、單位審計等，沒有為領導做基礎匯編作參考的意識。應轉變觀念，積極開發會計檔案信息資源，使檔案服務領導和單位管理。

二、應對措施

這些錯誤意識究其原因很大程度是領導、會計、檔案人員未經過會計檔案培訓。當然也有會計檔案宣傳力度不夠等原因造成的。

雖然會計檔案現狀并不樂觀，但領導重視、人員穩定，會計檔案加強不難，只要正確引導、宣傳，消除錯誤意識，查缺補漏、規范管理，會計檔案很快就會上新臺階。

（一）強化培訓，樹立專業人員檔案意識。會計人員未參加會計檔案的培訓，主要原因是未組織類似培訓或培訓中少有類似的內容。會計部門與檔案部門溝通協作，填補會（下轉第51頁）（上接第46頁）計檔案培訓的真空。一方面會計人員接受檔案培訓，另一方面檔案人員加強會計檔案學習。相關人員通過系統學習會計檔案的歸檔要求及保管等內容，特別是對歸檔范圍、案卷編號、編目等短項學習，達到全面掌握會計檔案知識，樹立正確檔案意識。

（二）強化宣傳，樹立領導檔案意識。以專業人員在領導前宣傳會計檔案知識為主，以領導參加檔案培訓、業務部門上門宣傳、檔案會議接受檔案意識等手段為附，逐步加強領導檔案意識。通過領導的正確檔案意識，如有意識地制定制度、改善保管條件等，繼而從宏觀上帶動單位會計檔案規范化。

（三）強化標準，以制度補意識不足。制定一整套切實可行且符合標準的制度，包括收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等各環節及檔案數字化、電子檔案、數字備份等新內容，明確具體做法，使人員在工作中做到有據可依，有章可循。從另一方面彌補檔案意識不足，使檔案業務得到規范。

（四）強化監督，以檢促意識轉變。檔案局作為檔案業務主管部門，發揮指引作用。在基層機關做好從上到下的宣傳，從領導到檔案員、會計人員層層宣傳，加強指導，以年檢、目標管理為手段加強對會計檔案監督管理，以便及時發現問題，糾正錯誤意識，敦促改正、提高檔案管理水平。

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一、引言

疾控中心作為衛生系統，衍生出特出的資料及信息，它不像醫院病案，國家有相應的規范制度。作為檔案管理人員，圍繞職責，談一下我們近幾年列入、整理專門檔案集中管理體會。

那么筆者工作青島市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重視的今天，如何管理疾控中心這些有效材料信息，成為檔案管理者的新問題。過去我們的檔案由單純的文書檔案，逐步發展到科研、基建、照片等檔案，同時制定了一整套管理辦法。隨著國家國家十三五規劃“深化醫藥衛生體制改革，堅持預防為主的方針，建立健全基本醫療衛生制度，實現人人享有基本醫療衛生服務，推廣全民健身，提高人民健康水平……加強重大疾病防治和基本公共衛生服務，完善國家基本公共衛生服務項目和重大公共衛生服務項目，提高服務質量效率和均等化水平”方針，檔案的門類也發生了變化，疾控中心通常的文書檔案和科研檔案外，從我們的工作性質及職責范圍內，嘗試從內容上我們收集一些記錄和反映疾控專業的專門檔案。如：食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案等……。

二、收集檔案方法和建議

我們之所以收集專門檔案，因為文書檔案包括不了各種檔案，疾控中心的專門檔案也不屬于科研檔案，從收集、整理專門檔案來說開始困擾我們，不收集可能流失，收集又沒有明確的標準和規定。此時只有選擇相近的檔案規定為依據，根據專門特點制定移交、接收及管理規定，根據各門類形成的材料、信息追蹤過程、數據分析結果，將門類檔案管理形成制度化，不斷修訂完善過程，形成了疾控中心獨特的管理規范。通過收集整理，給我們的啟示是：第一、對不同門類的檔案應采取集中管理的原則，制定相應的管理辦法，也是疾控中心在專門檔案管理中一個新的突破；第二、在檔案實行統一領導的基礎上，根據門類不同采取分級管理，比如門類可分為：傳染病檔案、慢性病檔案、食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案、預防接種檔案、艾滋病監測檔案等。即不同專業，根據各自的特點由教育、衛生及檔案行政管理部門共同負責，進行相應的業務監督及指導，使其更好地發揮作用；第三，各門類檔案在管理的規范的基礎上，檔案人員要不斷開發、編研各類防控疾病知識，依據數據有計劃、有目的為衛生宣傳提供健康教育素材，利于有針對性。

我們了解到專門檔案作為一個門類與文書檔案、科研檔案被列入國家檔案發展計劃是在《檔案事業發展“七五”計劃》時期，曾在1982年國家檔案局召開的全國檔案工作會議提出的，記得是這樣表述的：“今后一個時期要在全國范圍內建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學，具有中國特色的檔案事業體系。”2015年12月28日，國家檔案局局長李明華在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話中，就“十三五”時期全國檔案事業發展的主要任務從六個方面作為重點：一是全面推進檔案法治建設，通過科學規劃和推進檔案法規體系建設、完善和加強檔案執法監督體制機制、促進和提升全社會檔案法治意識，實現檔案治理法治化；二是有效推進檔案資源體系建設，一方面要進一步充實、豐富和優化檔案館館藏，另一方面要進一步加強機關、團體、企事業單位以及農村和城市社區檔案的形成管理，實現檔案資源建設多元化；三是創新檔案利用服務模式，推進各級國家綜合檔案館依法開放檔案，加快檔案信息資源整合與共享進程，實現檔案利用便捷化；四是加快檔案管理信息化進程，創新檔案信息化管理模式，一手抓數字檔案資源建設，一手抓數字檔案館（室）建設，實現檔案管理現代化；五是強化檔案安全保障，從檔案實體安全和信息安全兩個維度入手，大幅改善檔案安全基本條件，建立健全檔案安全防范體制機制，實現檔案安全高效化；六是發揮人才的引領支撐作用，通過健全人才培養體系、加大教育培訓力度、鼓勵社會各方參與等方式加強檔案人才隊伍建設，實現檔案人才隊伍專業化。在第二條中提到有效推進檔案資源體系建設，作為疾病控制中心，我們要發現資源，豐富館藏，提升我們的檔案質量，用于研究、利用、開發，使疾控中心專門檔案管理工作有特色，也為今后發展打下基礎。

疾控中心專門檔案是我們在工作中，經過長期觀察發現的，盡管是內容不同，形式不同，但是他反應青島市衛生大系統各種疾病控制的大數據，符合管理需求。盡管單位形成的全部檔案是一個整體，通常按“全宗”管理，專門檔案的不同種類、不同載體有它們的共同性和規律形成，在整理中發現有它的特殊性。如：食品安全監測檔案、學校衛生監測檔案、預防接種檔案等都有專門檔案的管理要求及特點，與文書檔案、科研檔案有區別，這就要求我們從宏觀上調整檔案的管理規定及管理制度，同時就專門檔案的征集、分類提出了新課題，分析專門檔案與文書檔案、科研檔案之間的關系。從專門檔案的提出，在工作中我們曾糾結于專門檔案應該歸入那一類，是否影響檔案工作進展及標準化進程，比如：學校衛生檔案是在教學中形成的健康衛生信息，學校有獨立管理體系，學校衛生監測作為疾控中心監測是預防性，特別涉及到群發疾病分析其傳染源調查，是預防中必須涉及到的，在認識中就有交叉，我們在探討中前行，然后逐步完善。

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關鍵詞：醫院；基建項目檔案；管理

醫院基建項目檔案是醫院檔案的重要組成部分，是反映醫院基本建設項目進程和醫院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫院建設的投入不斷加大，許多綜合性醫院門診量、住院人數不斷增加，原有的病區規劃不能滿足現有需求，從而制約了醫院的長遠發展。因此，無論是在原址基礎上進行改擴建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關系到醫院整體建設的發展速度、成本投入，甚至建筑物質量安全。如何及時、有效、完整、系統的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務，是現代檔案管理工作人員的重要職責。

1 醫院基建項目檔案管理存在的問題

醫院的建設規模不斷擴大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。

1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關規章制度或缺乏、或陳舊。許多醫院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進行區分。領導對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經不適用于現代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發展建設規劃的基建項目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業知識薄弱，缺少培訓。一個檔案管理員同時負責文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓基本都是針對文書檔案管理的內容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內容不熟知，專業知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫院未來發展建設的需求。

3、基建項目資料存放不統一，資料分散。基建項目竣工后，根據項目的實際情況，所有項目資料應由基建資料室收集、整理后移交醫院檔案室統一保管。但有的醫院基建科不設專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫院早期不設基建科，或者由院辦公室同時承擔基建建設管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫院基建項目檔案管理工作

1、提高意識，加強對基建項目檔案管理重要性的認識。

要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫院領導要高度重視，醫院成立基建項目領導小組，基建科下設基建資料室，指定專人負責基建項目資料的收集、整理工作。醫院工程項目資料由醫院檔案室統一存檔管理，需要向醫院有關部門報送的檔案，由醫院檔案室統一報送，資產管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫院檔案室申領副本或復制。建設、勘察、設計、施工、監理等參建單位都應將工程項目資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，各單位應指定專（兼）職檔案管理人員負責工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負責監督、檢查、指導有關工作，做好對參建單位檔案工作的日常業務跟蹤和業務培訓，并負責驗收和接收歸檔工程項目資料。醫院在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程項目資料的套數、質量、費用、移交時間和整理要求等項內容，設專門條款加以明確。

2、做好工程項目資料的收集整理工作

2.1工程項目建設過程中，主辦單位、施工單位、勘察設計單位、工程監理單位、工程質量監察部門，應在各自的職責范圍內搞好建設項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫院歸檔范圍內的工程項目資料，有關單位應按規定及時整理，經項目部工程部門和醫院運營部門審核通過后，移交醫院檔案室。

2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理。竣工時由總承包單位向主辦單位提交完整、準確的項目資料。

2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。

2.4項目前期可行性研究、設計基礎資料、工程管理文件及設計單位等提交的設計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設單位有關部門要在接收后的一個月內向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。

2.5凡引進設備和技術的建設項目，要做好有關技術資料的收集、整理工作，有關技術資料均應交由檔案室統一管理。設備的開箱驗收必須有建設單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫院檔案室歸檔。

2.6醫院的工程建設項目均要執行項目資料歸檔質量保證金管理辦法。項目資料歸檔質量保證金與安全保證金一并由醫院財務科按合同金額的3%預留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務部門配合落實，按醫院《工程管理辦法》的有關規定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質量要求

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T/28）和醫院的有關規章、標準的規定，結合醫院實際，制定基建項目檔案歸檔細則，明確歸檔范圍和質量要求。歸檔的文件資料必須完整、準確、系統，保障生產（使用）、管理、維護和改擴建的需要。工程項目資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

4、做好基建項目工程立卷工作

立卷應遵循工程項目資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應按單位工程組卷。勘察、設計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。專業檔案員根據項目內容進行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質分別組卷。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。

5、做好基建項目檔案資源的開發利用

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2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續四期刊登國家檔案局經科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內容進行解讀。

會計檔案保管期限的調整是本次《會計檔案管理辦法》修訂的重要內容，也是變化最大的內容，廣大檔案工作者和計人員對此疑惑較多，新舊《會計檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺得難以把握。本期重點對定期保管會計檔案保管期限調整進行解讀，并對新舊保管期限規定的銜接方法進行說明。

保管期限調整的背景和原因

新《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機關和企業檔案的定期保管期限進行了調整，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）分別將機關文書檔案和企業檔案的定期保管期限統一為10年、30年。

二是與有關法律法規相協調的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據，民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據。但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經濟糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產存續期限相協調。各單位都認為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產相關的會計檔案，在到保管期限后，與其相關的資產仍在使用或存續，與此有關的會計檔案需要調閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會計檔案與人有關，與人有關的檔案會在較長時間內需要查閱利用。原《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規定的保管期限遠遠短于其他與人有關的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權益，將會計檔案的保管期限適當延長是必要的。

五是現實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會 計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。

六是考慮會計電子檔案特點。與紙質載體相比，會計電子檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。

七是滿足當前反腐需要。現存會計檔案保管期限標準不能滿足責任追查的需要。

八是原《辦法》設定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。

保管期限調整的內容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規定，“會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類。會計檔案的保管期限是從“會計年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會計資料，其歸檔后會計憑證檔案的保管期限是從2015會計年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會計檔案保管期限作了適當延長。將所有單位的銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表，財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機關編送的報表、國家金庫年報（決算），基本建設撥、貸款年報（決算），行政單位和事業單位會計月、季度報表和稅收會計報表的保管期限統一為10年。將企業的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長為30年。將總賬、明細賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會計檔案由原先的25年延長為30年。會計檔案移交清冊保管期限為30年。將行政單位和事業單位的各種會計憑證，財政總預算撥款憑證和其他會計憑證由原先的15年延長為30年。將財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長為30年。這些要求主要體現在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設置上堅持原則性與靈活性相結合。新《辦法》第十五條第一款規定 “各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會計檔案保管期限表可以根據需要自行設置相應的保管期限，但自行設置的保管期限不得低于新《管理辦法》規定的最低期限。如某單位認為部分會計憑證比較重要，可能在未來一段較長的時期里需要查詢利用，將該批會計憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會計檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結合的做法，給各單位結合實際劃定會計檔案保管期限預留了空間，有利于會計檔案的管理。

會計檔案保管期限新舊標準的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實施，實現新舊管理辦法平穩過渡，國家檔案局聯合財政部專門就有關銜接規定下發了文件，保管期限新舊銜接是主要內容，要求如下：

一是對已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應繼續保管的會計檔案，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限（最低繼續保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對已到保管期限但未作鑒定的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《辦法》的要求進行鑒定，確定銷毀或繼續保管。確定銷毀的，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續保管的，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限。

三是對未到原《辦法》規定最低保管期限的會計檔案。文件規定“未到原《管理辦法》規定最低保期限的會計檔案，應按照新《管理辦法》規定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會計憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進行到期鑒定，如鑒定確無繼續保存價值就可銷毀。但由于新《辦法》對憑證類會計檔案保管期限進行了延長，該批會計檔案未到原定保管期限，其保管期限應延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進行到期檔案鑒定后，確無繼續保存價值即可銷毀。其他各類會計檔案的處理方法照此類推。

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關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施

0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。

3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

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我院于**年12月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于**年又增加了一人。現有的兩人中，其中一人已于**年參加了×××檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近×××萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有×××平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，**年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達×××平方米，比原來的檔案室擴大了×××平方米。其中庫房面積×××平方米，閱卷室×××平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現有密集架15列40組；標準檔案柜2組×××個、滅火器×××個、電風扇一臺、586型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。

二)、領導重視，思想統一，任務明確

我院的檔案工作由院長xxx直接分管，辦公室主任xxx主管，xxx到xx鄉掛職后，又由院志辦主任xxx主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《×××檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在**年12月18日經考評驗收已達省c1級標準的基礎上，又有了新的進展。

經過不懈的努力，完成了**年至**年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。

(三)、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作

為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。

(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作

做到歸檔時間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止**年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、**冊。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊；行政文書檔案516卷；會計檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實物檔案×××件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。

二、存在的問題

(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

(二)沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。

(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如586型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態；庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度(14℃——24℃)以上，但有時也超過30度以下，不符合檔案管理規定的要求。

(四)檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其，保衛視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

(一)院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。

(二)從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《×××檔案管理條例》，依法開展檔案管理。

(三)加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。

(四)針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。

(五)抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。

(六)做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。

特此報告