文書檔案管理論文范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1為實現文檔一體化創造了條件

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統

在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3文書檔案標準化和規范化管理

傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質

要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。

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將用戶、終端、網絡、模態聯系在一起，需要貼近復雜的環境，貼近異構終端、異構網絡環境，尤其是能夠符合三網融合環境的需要，而在這種環境下，用戶首先通過終端，經過各種異構網絡接入三網，再統一鏈接到圖書檔案管理系統，用戶才能使用系統所提供的服務、海量的信息資源[9]；學術界一直研發新一代信息網絡，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現有技術中能夠鏈接終端、三網和系統的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網,該技術通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務連接和用戶身份的標識，服務標識表示業務的各種服務，該技術對流媒體、話音、數據等給予支持，該技術相關的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。

1.1用戶、終端、網絡的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更精確地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以唯一地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。

3關鍵技術分析

3.1用戶模型應用研究

從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。

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一、文書檔案信息化管理的優勢

（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機信息化處理技術，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規范保管。傳統的文書檔案雖然也制定了整理規范標準，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術，客觀規定哪一類文件規整為哪一個系統，都由系統程序做了硬性規定，不僅方便規范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用。基于計算機文書檔案處理系統，使紙質的文書檔案轉變為電子文件，使得文書檔案可以隨時隨地查找，還可以利用大數據分析查尋需要的內容，便于檔案的開發利用，大大提高了查準率，這些都是傳統檔案管理模式無法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大制約了檔案工作信息化的發展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術人才，其中的檔案信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息化建設了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它的內容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認定那份為原始文件，而且這些存儲介質易受磁場、電磁波等影響，需要經常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策

（一）加強檔案管理人員的現代化管理技能。隨著文書檔案規模的日益擴大，檔案內容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據檔案信息化建設的需要，迫切要求培養和造就一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理的高科技復合型人才，為檔案事業持續發展提供技術支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質的認識，良好的政治素質是檔案人員的內在要求。其次要加強業務培訓提高專業水平，培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。

（二）提供安全技術保障。由于網絡環境的不安全性，檔案信息在網絡上公開要保證信息安全，要對的信息進行篩選，可以主動公開的檔案信息可以在網上，涉及個人、單位的保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權限、身份認證等保密措施進行保密，涉及國家秘密的禁止，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露。在這基礎上，安全防護軟件開發也需要更新換代，在技術上設置防火墻，實行訪問人身份認證。把企事業單位內部辦公網絡和互聯網分離，外部電腦無法訪問企事業單位內部網絡，無法查看在內部流轉的文件。

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（一）檔案意識欠缺

雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發揮其應有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結構和內容不夠完整。

（二）管理機制缺乏

科學、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統一的協調和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數據丟失和不健全、不完整的現象經常發生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規范相關部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設施、技術等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。

（三）無專業的管理人員

一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經過專門的培訓，導致檔案工作落后。檔案管理人員的業務能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導致在以后的工作中無法很快的檢索到相關檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業水平不高因此忽視了對這部分資源的開發和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應該提高圖書館檔案人員應用現代化手段進行檔案管理的能力。

二、提高高校檔案管理的措施

（一）提高工作人員的管理意識

首先從高校的領導者開始，提高領導者的檔案管理意識后，讓領導者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應保持相對穩定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。

（二）提高檔案管理的規范性

檔案管理工作的規范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現代科技的發展，圖書館應該加強自身的建設，利用網絡技術來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規章制度來規范化管理。除此之外，館藏檔案的結構也應該得到規范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業務流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據實際情況增加一些圖書館二級類目。

（三）加強工作人員的業務能力

首先從實際出發，讓檔案人員參加檔案專業培訓班，來提高工作人員的專業知識和經驗。其次由于傳統的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網絡技術，摒棄傳統的管理方式且適應檔案電子化的發展趨勢，從而實現檔案的現代化管理。

三、提高高校檔案管理的必要性

（一）能反映出圖書館的管理水平

高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現圖書館的管理水平。

（二）能夠滿足現實需求

高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經驗，因此圖書館檔案管理具有現實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內信息，并且幫助其他師生認識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現實需求。

（三）檔案管理的特性決定必須提高

檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關的文件，而對于一些對圖書館毫無建設意義的檔案不應當納入圖書館檔案中，一些無關的檔案會造成圖書館檔案的過于復雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學校檔案的復制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。

四、結語

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。而現代化的文書檔案管理工作，是提升加強檔案管理的質量和水平意義重大。

一、文書檔案管理的特點

1． 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質或實質) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。

2．與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎; 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質量，如文件的格式、書寫材料的質量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質量和檔案工作都有重大的影響。

3．文書檔案內容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協議、責任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。

二、文書檔案現代化管理的三個原則

1 保密原則

保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴散，可能影響到本單位正當利益，在對外開放使用，特別是對國外、境外的開放使用時，一定要按照嚴格的審批制度和程序進行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。

2 開放原則

在強調保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發揮作用。要根據形勢的變化和發展，及時提出有關文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時解密。對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的檔案，更要及時解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進了我的門，一律都是重要機密的認識。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當一個保管員，而要積極主動創造條件，挖掘對實際工作有利用價值的文書資料，為需要者提供有效的服務。

3 服務原則

在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權力機關"的作風，去除"衙門"習氣，堅持"服務"的原則。在提供服務中，提倡熱情、主動、積極、方便的態度，簡化相關的審批手續。我們應解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統禁忌，文書檔案為實際工作服務就能走出更加廣闊的路子。

三、現代文書檔案管理中存在的問題

1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。如: 用紙不達標，裝訂不規范; 版記不全，附件不規范; 文種使用不當，辦理程序不規范; 原稿不齊全，編號不規范，等等。

2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現象。正是因為檔案員的素質參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

3．領導對檔案管理重視不夠，存在片面的認識。檔案工作在單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領導的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

4．各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統一保管。一些責任心較強的檔案員由于得不到有關職能部門的配合支

持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。

四．文書檔案科學管理的對策與要求

1.領導的高度重視。領導要充分認識到文書檔案在企業的經營和生產中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領導要經常督促指導、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創造必要的條件。

2．必須牢固樹立檔案質量意識。對文書檔案從產生、收集、整理、保存到利用的每一個環節都要進行不同程度的參與，確保每一個環節不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立"我直接面對的就是利用者"的觀念，為下一個環節提供高質量的"半成品"，這樣，整個文書檔案質量就會有可靠的保證。另外，對整個文書檔案的形成和利用要有整體意識，明白自己負責的某一環節工作質量的好壞，直接關系到整體的質量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質量的好壞，往往事關全局工作能否繼續，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質量管理要求與檔案形成過程有關的工作人員，包括領導、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質量，人人有責"的觀念。

3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質。良好的政治思想和業務素質是搞好各項工作的基礎。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關。這就要求管理人員要具有強烈的政治意識。在日常業務活動中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環節上首先確保文書檔案的安全。

4.加強主動意識。即在現代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動服務的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠、受當時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發現有效信息的情況下，就需要管理部門對其進行編研，形成方便利用、準確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動上網，積極熱情提供服務。對一些可以公開的資料，要積極利用現代化的計算機網絡系統，主動上網，讓"死材料"變為"活信息"，提高利用率。

5.運用科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。如：統一制定文件格式。對文件選用、文號編發、標題制作、發文范圍、正文提煉、標題字形、附件、主題詞標示、印發科室等一一作了詳細規定，嚴格執行。對上級單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環環緊扣，手續齊全。三是目錄編號、檢索系統的建立要科學。除了建立案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索體系外，還要逐步完善計算機、光盤等高科技檢索工具。盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經驗。

結束語

總而言之，文書檔案實行全面現代化管理，有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化。并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實現其應有的價值。

參考文獻

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傳統的檔案管理工作也面臨著挑戰，陳舊的檔案管理機制落后于時展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設發展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。

1 實施檔案管理標準化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現檔案工作現代化的重要環節。無數事實證明，標準化透于檔案管理現代化的進程之中，標準化工作是實現檔案管理現代化的前提和基礎，沒有標準化就無法實現檔案管理的現代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結果，必將推動各項業務工作的規范化，同時造就了一批復合型人才，為實現檔案管理現代化奠定堅實的基礎。

2 檔案管理標準化存在的問題

2.1 傳統的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統一操作性

檔案管理標準化本身的標準并不統一，缺乏規范、系統的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2.2 一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關了只是關注考核和評比涉及的內容，不認真關注檔案管理工作本身的意義和效率。

2.3 許多單位的領導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業人才的培養，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質和水平，缺乏數字化、現代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。

3 檔案管理標準化問題的解決措施

3.1 建全檔案管理標準化管理機制

針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執行機構應加快現代農場基礎情況的調研與分析。結合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎指導檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務檔案管理方法與重點為基礎，結合單位項目特點以及經營內容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結合相關法規要求建立真正能夠指導檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現代化建設需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

針對現代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業技能需求，檔案管理標準化建設中還應加快檔案管理隊伍的建設。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進檔案管理標準化實施。

3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務檔案管理

在現代財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響基層單位經濟活動的重要內容。而且，作為檔案管理的核心，財務檔案管理工作對單位檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代檔案管理標準化實施中應以財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

3.4 推進數字化檔案管理模式在現代檔案管理數字化的今天，檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現數字檔案管理標準化。針對經營內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在基層單位經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代檔案管理能力的提升。強化執行監督管理，促進檔案管理標準化的實施。

3.5 加強對檔案管理標準化的監督檢查

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1.1建立信息庫

檔案數據庫就是將檔案編寫進一個信息庫中,包括保存、檢索等功能的一個龐大的系統。建立信息庫的好處不言而喻,特別是一些檔案數量尤其多的地方,如政府、學校、警局等,這些地方的檔案不僅數量多而且分類雜,如果只是進行簡單的分類管理并不方便,尤其是在查找的時候,很難迅速的被找到。這時就需要建立一個檔案信息庫,無論是查找還是存檔,就相對方便了許多。但是信息庫是需要不斷進行更新的,這樣才能夠保證信息庫里的內容是最新可信的。

1.2歸檔管理

歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結、計劃方案等。在很多事業機關中,通常以日常工作中產生的一些會議文件等作為主要的未歸檔文件;在學校,通常是把教師的研究成果和學生的得獎作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數量也不少,而且還要求極高的歸檔及時性,這就意味著計算機技術在檔案管理的運用中將更加普遍和廣泛。

1.3整編管理

在越來越成熟的現代信息社會,檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來。計算機技術為檔案管理工作提供極大的方便,查閱及時,儲存方便。但由于檔案工作的特殊性,應尤其注意檔案信息的保密工作,在檔案信息庫中,檔案管理人員應該設立一定高級的操作權限,將檔案進行分類保存,以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中,計算機系統為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺,讓他們只需要在電腦前進行操作工作,而不是埋入紛雜的紙質檔案中,極大的減少了檔案管理人員的工作量。

1.4查閱檢索

計算機技術的應用為以往缺乏效率又低準確性的查找工作帶來了很多便捷,更是根據需求的不同設立了多種方式,如:模糊檢索、關鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到這份文件的錄入時間和所有已被翻閱的情況信息。

2關于計算機應用檔案管理今后發展的幾點看法

2.1多元化的前景

計算機技術在檔案工作中的應用越來越普遍,而且由于計算機系統的特點,檔案已經可以摒棄以前全文字的模式,實現文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依舊能夠聲情并茂的展現出來[3]。

2.2網絡模式的發展

計算機技術與通訊技術的結合,檔案完全可以實現互聯網檢索,打破距離上的限制,使計算機相對有限的容量得以擴大和補充,同領域的企業公司若實現檔案庫的網絡化,就可以實現安全查缺補漏,將檔案庫進一步優化。然而現在全國只有少數幾個有實力的公司能為網絡化提供合格的硬件配置,根據目前這種情況,建議針對各地的經濟狀況推廣一些性價比相對優良的計算機檔案管理軟件,逐漸建立起我國特色的檔案網絡管理系統。

2.3提高檔案管理人員的綜合素養

計算機技術為檔案工作帶來了科學效率的管理手段和方便快捷的檢索方法,同時也無形中提高了對檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作,還要掌握一定的計算機技術應用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養自己的檔案管理工作人員時不但要培養他們對檔案工作的熱情,還要對計算機應用、網絡技術、現代管理、信息處理等方面的技術進行培訓,才能完全適應今后檔案的管理工作。

3結語

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1.對檔案數字化管理重視程度不高

在檔案管理過程中，數字化的檔案管理重視程度不高，沒有充分發揮數字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對檔案數字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術投入也不多，不利于檔案管理數字化的實現。

2.數字化檔案管理工作量大

在推進檔案數字化管理的過程中，需要對原有的檔案進行數字化處理和管理。利用文檔對所有的檔案進行規劃化處理，便于日后的再次利用，建立網絡使用平臺，對相關數據進行加密、備份，設置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術的不斷升級，還需要不定期對電子版的檔案資料進行升級，可見實現檔案資料的數字化管理是一項十分繁重的任務。

3.資金、設備投入力度不夠

實現檔案的數字化管理，資金設備是關鍵，要進行檔案信息化，就需要大量資金和設備，例如計算機、打印機、復印機、掃描機、縮印設備等，這些電子產品的更新換代速度比較快，需要不定期的資金投入，對設備進行更換、維修等。

4.檔案管理人員素質能力有待加強

檔案管理人員的素質能力對于數字化檔案管理具有積極的意義，然而在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質能力還有待加強，對檔案管理的專業知識不扎實，計算機的操作不夠熟練，不利于實現檔案管理的數字化。

二、新時期下檔案的數字化管理

1.提高認識，樹立全新的檔案管理理念

要實現檔案管理數字化就必須提高對數字化檔案管理的認識，樹立全新的檔案管理理念，形成現代化的檔案管理意識，轉變傳統的等客上門、保守的管理理念，實現主動式的管理服務，為檔案的數字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的檔案管理制度

新時期，要實現檔案的數字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專門的檔案管理小組，對檔案的內容收集、整理、錄入、查詢、使用等環節都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門、不同需求等進行分類管理，建立健全檔案保密制度、數字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費，形成數字化管理意識，減少人力、物力、財力的浪費，實現高效的數字化檔案管理。

3.定期整理檔案

雖然數字化檔案管理模式已經給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進行紙質保存，對于這些檔案資料，可以在數字化檔案中進行標記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實現檔案的完整性。同時，應對以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。

4.定期對數字化檔案管理系統進行更新

科學技術是不斷發展和更新的，信息化的檔案管理設備、軟件等也應定時進行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進行。不能認為當前的檔案管理系統還能使用，更新換代需要花費大量資金而放棄對管理系統設備進行更新，對檔案管理系統進行更新有助于管理系統更長久的工作。對數字化管理系統進行更新主要是對計算機的硬件配置進行檢查、更新，保證檔案管理系統更加安全、高效。對于軟件的更新，應選擇安全、適合的軟件，保證檔案數據資料的安全。

5.做好安全管理工作

在數字化檔案的管理過程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎設施、組織管理、法律制度、安全技術以及災難恢復等，就是在法律規范的作用下，利用先進的安全管理技術，對整個安全組織管理下的安全基礎設施進行備份和恢復，建立完善的風險防范機制，保證檔案資料的安全，也使數字化的檔案管理工作更加高效、順利的開展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時，建立完善的監督管理機制，加強監管，避免檔案信息泄露。

6.提高檔案管理人員的素質能力

數字化檔案管理工作的有效開展離不開高素質的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質能力還不高，對檔案管理以及計算機知識掌握不到位，不能很好地開展檔案的數字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質能力，加強對他們的教育培訓工作，提高他們檔案管理方面的理論知識和實踐技能，加強計算機相關技術的學習，熟練掌握計算機的操作，同時加強檔案管理人員的職業道德教育，使他們富有責任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業道德的事情，認真負責，愛崗敬業。

三、結束語

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1.1“全院護士”工作表設計

打開表格，橫序列從A開始分別輸入科室、總人數、各科人數、姓名、職務、出生年月、身份證號、參加工作時間、現學歷、最后學歷畢業學校、畢業時間、任職資格、取得職稱時間、政治面貌、執業證書編號及備注等。豎序列分別按橫序列的項目依次輸入相應資料。護士輪科時只需把護士所在橫列單元格剪切后插入輪轉的科室單元格中，也便于下一步與每個護士個人技術檔案進行快速鏈接。

1.2“職稱結構”、“學歷結構”工作表設計

把“全院護士”工作表進行復制，重命名為“職稱結構”，刪除標題行，全選工作表，點擊“排序”，以“任職資格”為主要關鍵字，“取得職稱時間”為次要關鍵字進行排序，排序后表格可直觀地反映各職稱人數、取得職稱時間先后順序。為動態反映職稱結構，在表格的右側空白處通過圖形向導插入全院護士各職稱人數的統計圖表，注明每次統計的時間，一般每年職稱晉升后統計一次。“學歷結構”表格也以相同的方法建立。

1.3“人動”工作表設計

“人動”表格橫序列從A開始輸入年份、時間、當年新招錄護士(調入、新招在編護士及非在編護士)、離開護理崗位護士(退休、辭職、轉崗、調離等)、職稱晉升、繼續學歷教育畢業等信息，有人動時，分別在相應的序列內輸入名字，此表格可動態清晰地反映歷年護士進出、各職稱、學歷等動態變化。

2“護士個人技術檔案”工作表

2．1工作表的建立

新建Excel工作表作為“護士個人技術檔案”，打開表格，新建Sheet1～7共7個工作表，分別命名為:基本情況、科室輪轉、獎懲考評、業務考核、中醫培訓、學術活動及進修、論文及技術成果。每個護士一個工作表并以名字命名，根據項目輸入個人信息資料。再將工作表放于以所在科室命名的文件夾里。

2．2工作表內容設計

打開表格，“基本情況”工作表內容包括個人的基本資料，照片，學歷教育經歷，工作經歷，技術職稱晉升，職務變動等項目。“科室輪轉”工作表內容包括輪轉科室、起始時間、工作時間、擔任職務。“管理考核”工作表內容包括:考核年度，出勤情況、病事假、績效考核、獎勵登記、過失處罰登記等。“業務考核”工作表內容包括:考試時間、理論內容及成績、操作項目及成績、年度一、二類學分、年度中醫學時等。“中醫培訓”工作表內容包括參加各類中醫培訓的時間、內容、組織部門、獲得學時，每年進行一次學時匯總。“學術活動及進修”內容包括參加市級及以上二類學分和一類學分項目，個人進修起始時間及專科等。“論文及技術成果”內容包括個人發表的論文資料、開展的科研課題、新技術、新項目及成果。

2．3“護士個人技術檔案”輸入方法

為保證個人技術檔案的準確性、完整性和連續性，首次建檔時需輸入原個人紙質檔案中的全部資料，并按要求進行完善。在首次輸入時，由各科護士長共同協助，以科室為單位輸入科內護士的技術檔案，對個人一般資料進行重新核對，確保電子檔案資料的真實完整，最后再匯總至護理部。

3功能應用

3．1“超鏈接”功能應用

“全院護士檔案總表”與“護士個人技術檔案”建立以后，打開“全院護士檔案總表”，選中個人姓名，點鼠標右鍵，點擊“超鏈接”至個人技術檔案，使總表中的每一個護士姓名與相應的個人技術檔案鏈接。使用時，只需直接打開總表點擊姓名，即可跳轉到超鏈接所指向的個人技術檔案中去，用完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

3．2其他功能

“函數”功能:可應用于如中醫學時的統計、學分統計等各類數據的統計;“排序”“篩選”功能應用:把總表復制后，可根據要求設置主要次要“關鍵字”進行排序或根據條件進行篩選，建立所需的工作表如人員學歷結構、職稱結構等表格;“編輯”功能:利用其中復制、粘貼、查找、替換等功能，可方便信息的輸入和查閱，可使用鍵盤的快捷功能鍵“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等進行快速編輯;“標記”、“批注”功能:在護士一覽表中，護理部可以對病假、產假、非在編等護士，在表格中用不同顏色填充單元格或標記字體進行區分。對于一些需要特殊說明備注的，可使用“插入”批注或右鍵插入批注。

4應用體會

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高校的檔案管理集文化性、信息性、教育性、知識性、社會性、政治為一體，研究檔案管理的源頭，檔案是文件在一定條件下經過轉換得到的，其所指的為廣義的理解，其實由照片、圖表、文字、聲音、圖形等組合而成。從哲學意義上，檔案是對文件不斷的揚棄而得到的，對檔案的時效性的批判，其是經整理完成的文件，對其價值性的批判，經整理完成的檔案具有歷史保存的意義，對其進行系統性的批判，檔案集中了分散狀態之下的文件，并按照相關邏輯規律或者邏輯劃分的標準而形成的信息集合或者信息單元。檔案能將歷史信息進行記錄和重現，其以直接的形式記錄了歷史，能在一定程度上保持和維護歷史最真實的文獻。

2高校的檔案管理具備的特點

我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應充分利用這些優勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。

2.1高校檔案內容具有豐富性

高校的檔案管理內容包括多方面的內容，一般包括：教學管理、課堂管理、行政管理、黨務管理、教務管理、科研管理、后勤管理、實訓基地的管理等，在這個過程中，會產生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業務范圍內形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關文化創造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內容。

2.2高校檔案管理的復雜性

高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應黨群工作管理在的現狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學活動、設備情況等的教學檔案、設備檔案等，然后在根據高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。

2.3高校的教學檔案整理具有周期性、專業性

高校以學期作為教學階段的劃分，原始檔案是周期性產生的，高校的檔案管理很大部分是按照學期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業性，另外，不同教學活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業性和科學性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統檔案多以紙質材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網絡技術的飛速發展和普及，使紙質載體主導性的地位呈直線下降的趨勢。技術及技術普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關內容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統方式有較大區別。

3高校教學檔案的管理現狀

高校的到檔案管理是由各個學院系自主完成的，缺乏系統性的協調管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：

1）高校大部分存在紙質檔案管理的現象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）電子檔案的保存方式不統一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；

3）電子檔案的保存較為分散，沒有統一的規范和標準，會造成重復建檔的現象，利用率也較低；

4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學檔案的管理是在校園網中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術的應用

高校的檔案管理在信息技術大力推動下，得到了較快的發展，實現檔案管理和計算機技術最大限度的結合，是高校發展追求的目標，進一步實現信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理

高校檔案信息化的管理，應建立網絡技術的基礎平臺，其包括檔案網絡系統的建設、系統的開發和利用、相關網站的開發及應用。對相關軟件和硬件進行開發和利用，能構建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現網絡化的傳輸和科學化的管理。

4.2高校檔案管理應提高檔案的案卷質量

提高高校檔案案卷本身的質量，應充分利用好信息化網絡實現檔案案卷規范化、科學化加工處理方式，能確保檔案案卷的質量，能更好的保存檔案。同時，應確保檔案利用的實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設可通過網絡化、數字化的技術建立規范、標準且能共享的數據庫。目錄數據庫能儲存較多的數據信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現精神風貌，因此，在檔案管理中，應把檔案質量放在首位。在進行檔案管理時，應利用信息技術將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應做到字跡整齊、清晰，字體要能適應期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應構建檔案的管理機制

高校檔案管理與信息技術結合的同時，應制定相關檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領導機構在遵循檔案現代化的管理機制原則的基礎上，應對高校檔案管理的實際工作進行預測規劃、控制監督、組織領導、教育激勵等組織以及調整，以發揮管理者工作的熱情與積極性，發揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現科學化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應符合我國實施的相關法律法規，并把競爭激勵相關的機制引入到檔案科學化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質和良好的活力。從而創建一個科學、合理、規范的高校檔案管理機制。

4.4高校檔案管理應提高管理者的素質

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質直接決定的檔案管理的水平，應建立一支專業技術過硬、信息化的素質較高的隊伍，才能激發檔案管理工作人員的潛力。專業的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現科學化、規范化的有力保證。高校是創造以及傳承科學文化主要的機構，培養高素質的專業人才，能適應檔案管理現代化發展的需求，推動高校檔案管理工作的發展。因此，應對相關檔案工作管理人員進行一定的培訓，能提升其文化素養，以確保檔案信息管理人才隊伍的質量。

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