文書檔案管理細則范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案管理細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1 新時期醫(yī)院文書檔案管理的特點

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對其進行規(guī)范性保存和利用，有效地提高醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。

（二）服務性

醫(yī)院文書檔案對于各科室及醫(yī)院各類決策都具有較強的參考性作用，體現(xiàn)出服務性特點。因此在實際工作中要重視醫(yī)院文書檔案的服務性，加快推進醫(yī)院文書檔案的信息化建設，從而為醫(yī)院各項工作效率的提升奠定良好的基礎。

（三）保密性

醫(yī)院文書檔案多是記錄醫(yī)院內部的重要信息，具有較強的保密性。因此在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露問題，以此來提高醫(yī)院文書檔案的安全性，使其更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務。

2 新時期加強醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

為了提高對醫(yī)院文書檔案的管理水平，醫(yī)院領導需要對文書檔案管理工作給予充分重視。只有這樣，檔案管理人員才能意識到文書檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，并樹立科學發(fā)展管理意識。醫(yī)院開始重視文書檔案管理工作后，才能進一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度，及時對醫(yī)院文書檔案管理所需要的配套設施進行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫(yī)院文書檔案主要服務于醫(yī)院各項工作的開展，因此在當前信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員需要努力提高自身的專業(yè)技能，熟練掌握和運用計算機技術。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展進程，有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息查詢和幫助。

（二）優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學技術的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行，在目前形勢下，醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫(yī)院應該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且，針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善，保管室內安裝溫濕度自動調控系統(tǒng)以及防盜設備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當投入資金更新軟硬件設備，確保文書檔案收集更及時，運用網(wǎng)絡技術優(yōu)化管理效率，促進文書檔案管理合理化。

（三）加強醫(yī)院文書檔案基礎設施建設

在當前加強醫(yī)院文書檔案管理工作中，需要進一步加快醫(yī)院文書檔案管理的基礎設施建設。加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對醫(yī)院文書檔案工作環(huán)境進行完善。通過購置各種相關硬件設施，并加快建設醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構，充分地利用現(xiàn)代化技術來提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，全面提升醫(yī)院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好檔案信息的備份工作，對于具有較高保密級別的電子檔案，要利用加密技術對其進行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

（四）?M一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度

文書檔案管理工作具有長期性的特點。規(guī)范、完善文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的收集范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定收集范圍、準確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以精確地反映醫(yī)院情況。加強文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，強化對文書檔案管理工作的監(jiān)督考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（五）創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度

信息技術在醫(yī)院文書檔案管理工作中的應用，對于提高文書檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價值和有效利用率。

（六）把檔案管理人員的培訓工作提上日程

醫(yī)院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質息息相關。因此，醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓工作，采用培訓、開展業(yè)務交流活動來努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，而且在培訓工作中，還要立足于醫(yī)院文書檔案管理工作的實際情況，注重基礎、細節(jié)和操作；并對檔案搜集、整理和歸檔等諸多環(huán)節(jié)的細則和規(guī)范要求進行明確，以此來提高醫(yī)院文書檔案收集、整理和管理的水平。同時還要重視檔案管理人員信息化技術的培訓工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統(tǒng)，加快推進文書檔案信息化的發(fā)展。

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【關鍵詞】辦公室；文書檔案；收集；歸檔

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要性

文書檔案收集與歸檔工作是機關、團體、企事業(yè)單位開展管理工作的重要環(huán)節(jié)，是提高單位管理工作效率與質量的前提條件。文書檔案記錄了各單位的發(fā)展歷程，為單位的經(jīng)營發(fā)展與科學決策提供參考依據(jù)。將它們及時有效地收集與歸檔，不僅能確保各類文件材料的完整性，而且還能將重要的文件材料進行詳細記錄和保存，確保其真實性。有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早制定與調整科學的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、文書檔案收集與歸檔中主要存在的不足之處

（一）檔案文件材料的收集力度不夠。當前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或缺損。具體原因主要包括：1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，文件資料隨意擺放，未能及時歸檔。2.各單位的歸檔模式不科學，忽略電子文書檔案的收集與歸檔。3.在整理檔案過程中，沒有重視檔案的連續(xù)完整性。例如：經(jīng)常出現(xiàn)文件資料不完整，文件資料斷章、少頁、缺時間、無單位落款公章等現(xiàn)象，或發(fā)文稿有正文但是缺附件的情況。遇到這些問題，我們應立即要求有關部門補全缺失的文件，才給予收集歸檔。4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應付上級的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評估，致使檔案文件的歷史性與真實性喪失。

（二）歸檔文件材料的收集不全面。在辦公室文書檔案的管理過程中，通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況，具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價值等。文件材料一旦遺留在部門或者其他的人員手中，無法完整地收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，這些均能導致文書檔案文件材料無法及時收集完整。

（三）檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心。由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了歸檔工作。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。

三、加文書檔案的收集與歸檔的措施

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范工作流程。檔案管理工作需有健全的規(guī)章制度去指引。在制定檔案管理制度過程中，應緊緊圍繞《檔案法》，結合單位實際情況制定。并規(guī)范檔案收集和歸檔流程，明確各檔案歸檔的范圍。

（二）加強檔案收集和歸檔工作的宣傳力度。加強檔案工作宣傳力度，可以利用辦公室自身優(yōu)勢，宣傳《檔案法》和各項規(guī)章制度實施細則，使醫(yī)院行政工作人員和醫(yī)務人員提高檔案意識，在醫(yī)院營造一種人人重視檔案、人人參與檔案的良好氛圍。另外，檔案應由專門人員科學管理，并提供有利的保管條件，將檔案存放在專門的檔案室，配備相適應的硬件和軟件。每年按規(guī)定做好文件的收集、整理、歸檔和保管工作。積極開展檔案利用服務，為業(yè)務部門和行政工作人員提供快捷便利的服務。讓業(yè)務部門和行政工作人員嘗到檔案集中管理的甜頭，反過來又促進文件的收集、歸檔工作。

（三）積極參與公文運作的過程，發(fā)揮辦公室督辦和催辦的作用。收發(fā)文處理是各單位辦公室文書工作的重要環(huán)節(jié)。檔案工作不能靠等待，應主動出擊。在辦理上級文件過程中，要對文件的內容、要求、時間有一定的掌握，傳閱時，提示領導及時閱辦，領導批示的文件要及時傳閱，做好上情下達的落實工作。作為醫(yī)療單位，要做好文書檔案工作，還要加強與上級衛(wèi)生部門和行政主管部門的工作聯(lián)系，協(xié)調好各方面的關系。

（四）利用醫(yī)院印章管理，把好檔案收集的關口。醫(yī)院的印章管理一般由辦公室專人負責，可以利用醫(yī)院印章管理，加強對文書檔案的收集。對于醫(yī)院的各類文件，領導不簽發(fā)，手續(xù)不齊全的，不予打印，不給用章。

（五）利用OA收發(fā)文系統(tǒng)，對照進行檔案收集與歸檔工作。隨著科技的發(fā)展，我國已進入辦公自動化和信息化時代。大部分機關、團體、企事業(yè)單位在處理文書文件材料時，都通過OA辦公系統(tǒng)進行。因此，在進行檔案收集與歸檔工作時，可以利用OA辦公系統(tǒng)進行對照，保證檔案材料的完整性。

（六）加強專業(yè)知識學習，提高專業(yè)人員素質。第一，樹立全心全意為人民服務的理念，加強責任心。第二，在業(yè)務學習上加強檔案理論學習，積極參加檔案培訓班和交流會。第三，作為辦公室的一員不但要熟悉辦公室的工作，還要利用辦公室處于醫(yī)院綜合性地位的優(yōu)勢，了解和掌握其它科室和醫(yī)療業(yè)務的工作特性。第四，掌握現(xiàn)代化辦公技術，實行電子檔案一體化。在進行紙質檔案的收集和歸檔的同時，也實現(xiàn)辦公系統(tǒng)一體化，將電子檔案進行存檔。

四、結語

文書檔案的收集與歸檔工作是檔案管理工作中的關鍵部分。只有做好醫(yī)院文書檔案的與歸檔工作，完善制度，規(guī)范管理，才能確保文書檔案的收集真實性與完整性，促進文書檔案歸檔工作的順利開展，從而更好地使文書檔案管理工作邁上新臺階。

【參考文獻】

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術學院學報，2010，23（04）：03-04.

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關鍵詞：立卷改革；高校檔案；按件整理；《歸檔文件整理規(guī)則》

立卷改革長期以來都是我國檔案界較為關注的話題，2001年，正式出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）是對前期各種文書立卷改革措施的總結和升華，是“繼30年代行政效率運動之后文檔工作的第二次變革”。[1]《規(guī)則》作為我國文書立卷改革的重要成果，自其以來，在檔案界產生了較大的影響，各級綜合性檔案館基本已按其要求進行了相應的改革。在高校領域，《規(guī)則》也同樣被逐步推行開來。卞咸杰同志曾就高校領域適用《規(guī)則》問題在檔案界論壇作過專題講座，[2]并將其主要內容以《高校各類檔案以件歸檔的實踐》（以下簡稱《卞文》）為題在《檔案管理》2010年第1期上發(fā)表。筆者對卞咸杰同志在文中所展示的創(chuàng)新精神和改革膽略深為敬佩，但是，對于《卞文》將該校立卷改革的經(jīng)驗總結為按件整理方法“以點代面，從文書檔案延伸到其他類別檔案”，[3]認為《規(guī)則》能夠適用于高校各類檔案的論斷則無法認同。

《規(guī)則》所提倡的“簡化整理，強化檢索”的理念與計算機及網(wǎng)絡技術空前發(fā)展的時代背景相得益彰，在文書檔案領域，“卷”改“件”是對檔案客觀實證性的回歸，盡量減少因為組卷及其相關操作引起的主觀性失實和失序。筆者雖然也認同《規(guī)則》在高校文書檔案領域的運用是檔案整理方式的一種進步，但是，這并不能成為《規(guī)則》適用范圍可以無限擴展的理由，從《規(guī)則》本身以及檔案自身特點等方面考量，《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案。

1 基于《歸檔文件整理規(guī)則》文本的思考

《規(guī)則》的出臺，正式確立了按件整理的專業(yè)地位，卻也由此引發(fā)了關于按件整理規(guī)則適用范圍的不斷爭議，為了能夠讓探討基于相同的平臺，筆者認為，在思考按件整理的適用范圍時，有必要對《規(guī)則》的文本意愿進行重新梳理。

1.1 《規(guī)則》制定的背景。檔案整理是檔案工作的重要內容之一，而歸檔材料的整理方法則是整理工作的核心內容。因此，關于檔案整理方法的探索在我國就一直存在。大規(guī)模的立卷改革探討開始于上世紀80年代，而隨著上世紀90年代對電子文件的不斷關注，關于文書立卷改革的探討與爭論越發(fā)如火如荼。回首這一段歷史，其間，關于文書立卷改革的方法從“上世紀八十年代以來，以‘六特征立卷法’為基礎，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三個為主，五個分開’、‘三分兩同’等一系列立卷法”。[4]從中，我們不難發(fā)現(xiàn)，不管是何種立卷方法，都是基于對文書檔案的整理方法而產生，其涉及范圍并沒有涵蓋所有類型的檔案。《規(guī)則》的出臺是在對文書立卷改革的探討有了一定的成效后，集合各種立卷方法的優(yōu)點而形成的一種國家行業(yè)標準。《規(guī)則》以推薦性行業(yè)標準的形式，于2000年12月由國家檔案局批準，于2001年正式頒布實施。《規(guī)則》之所以作為推薦性標準推出，也是為了兼顧現(xiàn)實檔案工作中存在的各種復雜多變的問題，避免“一刀切”的狀況出現(xiàn)。

1.2 《規(guī)則》關于適用檔案類型的規(guī)定。我國高校檔案的類別基本采用了1993年《高等學校檔案實體分類法》中的規(guī)定，分為黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10個類別，2008年，頒布的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》與之相比，僅僅是新增加了學生類檔案，在實際工作中，一般會將特殊載體的聲像類和實物類檔案作為單獨類別列出。根據(jù)高校各種類型檔案的基本特點，可以大體上將其分為三個大類，一是文書檔案，即黨群類、行政類和外事類；二是科技檔案，即科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類檔案；三是專門檔案，即學生類、教學類、出版物類、財會類。

《規(guī)則》自身文本中，雖沒有適用檔案類型的明確條款，但是，其在第二部分“定義”中，認為“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。王健教授據(jù)此，也將“辦理完畢”、“文書檔案”、“紙質文件”歸納為《規(guī)則》適用范圍的“三個顯性限定”。因此，從《規(guī)則》的本意來考察，文書檔案應該是其適用的基本條件之一，《規(guī)則》并沒有涉及文書檔案之外的檔案類型。《卞文》也意識到了這一點，但是，其處理的方式是在編制本校的實施細則時，將“文書檔案”直接擴大為“各種紙質歷史記錄”，但對于這種適用范圍擴大的合理性，缺乏足夠的解釋和論證。

2 尊重檔案自身特點是整理工作的起點

檔案整理工作需要以“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”為原則來進行，對各種類型檔案自身特點的認識是探討其整理方式的起點，也是判斷各種檔案整理方式優(yōu)劣的基本標準，檔案的整理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實現(xiàn)整理工作的科學化。

2.1 按件整理違背了科技檔案的成套性特點。高校的科技檔案主要包括科研、基本建設、儀器設備、產品生產等四類檔案。因為科技工作過程的完整性及其相對獨立性，使科技檔案的形成在客觀上具有成套性的特點，這也是科技檔案與文書檔案的最主要區(qū)別。科技檔案的成套性特點主要是指“圍繞著一個獨立科技項目的進行，規(guī)律性地形成了一系列相關的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項科技、生產活動的全部過程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內容緊密銜接，構成了一個反映該項科技、生產活動的文件整體”。[5]不管某個具體的科技項目在數(shù)量、內容和形式上有著怎樣的差別，但是，它們因為同一個總體的科技程序和科技內容而相互關聯(lián)，共同構成了相關科技活動的文件整體。只有將基于同一個科技項目產生的文件集中整理起來才能反映科技活動的全貌，才符合科技檔案整理的基本原則要求。

因為科技檔案的成套性特點，“案卷”在科技檔案整理中成為一種“客觀存在”，例如，同一個科研項目、同一件產品、同一個工程或設備都是統(tǒng)領關聯(lián)科技文件材料的客觀案卷形式。文書檔案則因為沒有明顯的內容特征來客觀統(tǒng)領卷內相關文件，容易形成不同立卷者立卷結果大相徑庭的局面，這也是文書檔案實現(xiàn)按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技檔案案卷概念相對容易確定，在科技檔案按卷整理的過程中不會因為組卷環(huán)節(jié)的復雜而明顯增加工作量。相反，案卷作為聯(lián)系科技文件之間微觀歷史聯(lián)系的作用會在檔案信息的查全率和查準率方面作出重要的貢獻。綜合而言，按件整理在文書檔案方面因為取消案卷而帶來的整理結果更加客觀、整理工作量減少的優(yōu)勢在科技檔案領域沒有明顯的體現(xiàn)。相反，如果放棄科技檔案按卷整理的方法，以“件”為原則的整理方法容易造成同一科技項目文件的分散，對科技檔案的完整性和系統(tǒng)性構成威脅，也違背了科技檔案成套性特點。

2.2 專門檔案需要“專門”的整理方法。高校專門檔案主要包括學生類、教學類、出版物類、財會類等四類檔案。學生類檔案屬于人事檔案的范疇，而且，全國多數(shù)高校還未將學生類檔案納入檔案部門管理，因此，對其不作探討。

教學類檔案是高校檔案的主體，客觀地反映了高校的中心工作在于培養(yǎng)高層次的人才。高校的教學類檔案包括學生錄取、考試成績、休學轉學、畢業(yè)及學位等學習管理過程中的各個方面的材料。教學類檔案雖然內容復雜、數(shù)量龐大，但是，高校教學工作內容固定，分類清晰，因此，按卷整理便于集中同類的材料。在工作量方面，教學類檔案往往自然地以班級或者年級的方式集中在一起，無須為材料的分類組織浪費更多的精力，這一點，也是教學類檔案區(qū)別于文書類檔案的重要特征。

財會類檔案是在財務管理工作和會計核算活動中形成的文件材料，是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計專業(yè)資料。高校的會計檔案中，會計憑證占據(jù)絕大多數(shù)，且已由學校的會計專業(yè)人員以冊的方式裝訂完畢。一冊會計憑證基本都是按照時間順序，將多份會計憑證集合起來裝訂而成，用“卷”顯然比“件”能更好地概括這一冊會計憑證檔案。會計賬簿和財務會計報告都具有明顯的時間特征和內容特征，例如，日記賬和年度財務報告等，因此，根據(jù)相關時間和內容要素組卷保存更符合文件本身特點。

出版物類檔案是指高校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像等出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料。出版物類檔案往往由于一個具體的出版事宜而產生，其內容清晰明確，因此，對其進行按卷整理便于集中相關內容，也不存在文書檔案按卷整理中存在的內容難以概括、題名難以擬寫的問題。

3 《歸檔文件整理規(guī)則》運用過程中一些認識誤區(qū)

3.1 “件”的概念應該如何定義？按卷整理的核心在于“案卷”的組織，而按件整理的核心則在于“件”的確定。在文書檔案領域，《規(guī)則》對于“件”的確立有著明確的規(guī)定，在此不再贅述。而如果要將《規(guī)則》的適用范圍擴展至非文書檔案，如何進行相關“件”的定義就成為問題的關鍵。《卞文》在處理此問題時，采取了“補充專門檔案和科技檔案類目中件的確定”方法，雖未作更為明確的闡釋，但從其后續(xù)操作示例中可發(fā)現(xiàn)《卞文》中“件”確立的幾個特點。

第一，帶有較強的主觀色彩，缺乏客觀標準。不管是以件歸檔還是按卷歸檔，“件”、“卷”都作為一種組織和計量單位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明確并且符合約定俗成的習慣才能有效地指導具體的歸檔操作。《卞文》中“將檔案檢索中有關聯(lián)的多份文件組合成一件”、“根據(jù)利用率界定件”等方法，在實際操作中對文件之間的檢索關聯(lián)關系和文件未來利用率高低的判斷都帶有一定的主觀色彩，容易產生“件”的確定結果因人而異的情況，違背了《規(guī)則》制定的初衷。

第二，部分“件”的定義與傳統(tǒng)“案卷”實質相同。案卷是指按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。[6]在《卞文》中，“把同一個班級學籍材料組合為一件”、“科研檔案中的獲獎申報材料，可把申報表、科研成果、社會影響或實際效果證明、其他材料等界定為一件”等方法中的“件”在名稱上雖為件，而在內容上卻具有明顯的組合和集中行為，實質上，已經(jīng)與“案卷”概念相同。同時，這些“件”的概念與約定俗成的“件”的概念迥異，容易造成概念上的混亂。例如，如果把一個班級的學籍材料稱為一件，那其中，每個具體人員的學籍材料該用什么來稱呼？

3.2 按件整理是否減少工作量？《卞文》在談到以件歸檔的經(jīng)驗時，認為“《規(guī)則》的實施簡化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率”，[7]在實際工作中，這一說法也成為按件整理適用范圍擴大的一個重要理由。在文書檔案領域，傳統(tǒng)的文書檔案按照分類組卷卷內文件整理填寫案卷目錄和備考表案卷裝訂擬寫案卷題名填寫案卷封面檔號編制案卷排列案卷目錄編制的程序來進行。而按照《規(guī)則》的要求，實行按件整理后其整理程序變?yōu)椋杭拇_定裝訂蓋歸檔章文件歸類文件排列填制歸檔章編目裝盒。兩相比較，從數(shù)量上看，按件整理減少了工作環(huán)節(jié)，從內容上看，取消了難度大、爭議多、耗時費力的組卷及卷內文件整理的環(huán)節(jié)，客觀上，減少了文書檔案整理的工作量。

在非文書檔案領域，無論是科技檔案還是各種專門檔案，其內容往往明確涉及某個事件，或者有明確的組卷標識，因此，組卷和案卷題名的擬寫變得較為容易，《規(guī)則》在文書檔案整理中的這種優(yōu)勢就不復存在。相反，從實際工作情況來看，在檔案實體的裝訂方面，因為裝訂對象由一卷文件細化至每份文件，按件整理的裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩(wěn)定有效的做法，無疑給具體工作增加了難度。例如，每份用縫紉機線裝的文件，在進行數(shù)字化掃描時，就很難拆除后進行高速掃描。因此，按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。

3.3 按件整理對于統(tǒng)計和檢索的意義有多大？《規(guī)則》實施以后，檔案統(tǒng)計的基本單位由案卷變成案卷與件兩種方式并存的狀況，在一定程度上，給直觀比較和統(tǒng)計分析館藏數(shù)量帶來了困難。但是，如果據(jù)此擴展《規(guī)則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌，檔案整理方式的選擇必須以遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，尊重檔案自身特點為原則，不能因為統(tǒng)計單位一致性的需要而改變各種檔案的最合理整理方式。實際上，雖然有案卷與件兩種統(tǒng)計單位，但是，按照《規(guī)則》本身的適用范圍而言，案卷的統(tǒng)計數(shù)與件的統(tǒng)計數(shù)都清晰地確定為館藏文書檔案與非文書檔案的數(shù)量。

按件整理“優(yōu)化了檢索效果，使檔案檢索更加迅速、高效、靈活”的觀點被當做是《規(guī)則》適用范圍擴展的重要原因，但是，事實果真如此嗎？根據(jù)筆者調查，現(xiàn)在的高校檔案基本采用計算機檢索的方式，絕大多數(shù)的高校館藏檔案目錄也是建立在文件級的基礎上。在手工檢索情況下，紙質卷內文件目錄與按件整理形成的目錄體系在形式和內容完整性上是一致的。在計算機檢索的情況下，在目錄建設體系均建立在文件級的基礎上時，按件整理的各種檢索方式和效果會同樣表現(xiàn)在按卷整理的文件檢索中。但是，因為“案卷”作為聯(lián)系文件之間歷史微觀聯(lián)系的作用而存在，會把那些在責任者、來源、時間、題名等多種要素上并沒有直接關聯(lián)關系的文件整理匯集一起，反而給檢索結果的查全率和查準率帶來幫助。

參考文獻：

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[2]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐——以鹽城師院為例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐[J].檔案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.關于立卷改革思路的思考——《歸檔文件整理規(guī)則》的應用與反思[J].檔案學通訊，2002（3）：74～80.

[5]王傳宇.科技檔案管理學[M].修訂本.北京：中國人民大學出版社，1998：58.

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【關鍵詞】 基層醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2012.08.621 文章編號：1004-7484（2012）-08-2915-02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫(yī)院的寶貴財富，加強這一信息資源的管理對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)

院現(xiàn)代化建設極為重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富。加強對這一信息資源的規(guī)范化管理，對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設極為重要。檔案規(guī)范化，是指在檔案工作領域內由檔案事業(yè)主管機關，或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則則、方法、質量、概念、設施等，制訂出科學的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術規(guī)范.并予以貫徹執(zhí)行而修訂的全部過程，就是要使檔案工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序、社會效益和經(jīng)濟效益。

縣級醫(yī)院及縣以下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人事檔案由縣衛(wèi)生局檔案室統(tǒng)一管理，其他檔案由各單位自行管理。醫(yī)院的檔案材料主要有兩大方面：一是病歷檔案，由專門的病案統(tǒng)計機構負責編錄、回收、質量檢查、整理、裝訂、登記、歸檔、保管和調閱工作；二是文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案等，由醫(yī)院各相關職能部門負責保管。目前，我國許多基層醫(yī)院受職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點的表現(xiàn)形式的影響，基層醫(yī)院檔案管理可能存在以下的某些問題。

1 基層醫(yī)院在檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全 各相關部門沒有統(tǒng)一的管理制度，沒有制訂檔案室工作職責和查閱制度，沒有明確檔案工作人員職責，沒有嚴格執(zhí)行歸檔程序和查閱程序，更缺乏依法管理檔案的理念。

首先，檔案管理格局混亂，管理職能不明確。基層醫(yī)院檔案一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

其次，對醫(yī)院檔案內容界定不清，管理范圍不明隨著科技的進步，社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化。

1.2 檔案管理人員業(yè)務素質有待提高 就目前的狀況來看，從縣到鄉(xiāng)鎮(zhèn)各衛(wèi)生院都沒有專職的檔案管理人員，大部分是所在單位辦公室的內勤兼任檔案員。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院由會計兼任檔案員，有的由通訊員兼任，有的由工會人員兼任，他們平時負責的工作項目較多，用于檔案工作的時間和精力有限，表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少，專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。

隨著醫(yī)院檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業(yè)人才的素質建設提出愈來愈高的要求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般來說重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，而對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納人計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.3 檔案管理設備陳舊 在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設備投人等考慮較少或完全未納人規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。在基層醫(yī)院，運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 推進基層醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

基層醫(yī)院的檔案管理要進一步科學化，規(guī)范化，制度化，需建立行之有效的長效機制，這樣才能有效的推動醫(yī)院日常工作的開展和事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展。下面筆者就如何加強基層醫(yī)院的檔案管理工作簡述幾點體會。

2.1 建立健全各項管理規(guī)章制度 在認真貫徹《檔案法》的基礎上，醫(yī)院把上級的有關規(guī)定、標準，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標管理的需要，結合本院實際情況定出具體規(guī)定，重新制定出全院檔案實行集中統(tǒng)一管理的《實施細則》，明確職責，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循，這是使檔案得以規(guī)范化管理的根本所在。

首先，規(guī)范醫(yī)院檔案傳遞程序。醫(yī)院檔案的性質和特點決定了檔案材料的構成和形式不同于其他檔案。它包括黨政群、個人、設備、財務、基建、特殊病案等多種類型。

其次，嚴格醫(yī)院檔案編研工作。醫(yī)院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會形成雜亂無章的材料堆，用時非常麻煩。

再次，建立檔案工作網(wǎng)絡。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡組織建設是開展檔案管理工作的保證。

2.2 提高醫(yī)院檔案管理隊伍的素質 其一，強化全員的檔案意識。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療、教學、科研都有著緊密的聯(lián)系，互為依存，不可分割。加強醫(yī)院檔案管理工作，提高領導對檔案工作重要性的認識，是做好醫(yī)院檔案工作的前提和保證。單位檔案人員要爭取領導重視，明確主導思想，建立健全符合醫(yī)院實際的檔案管理機構和規(guī)章制度，實行集中管理，將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。將檔案工作納入到各級領導的崗位責任制，將檔案收集，檔案材料規(guī)范化、及時性等作為個人年度考核、升職、晉級、評優(yōu)、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。同時檔案人員也要熟悉醫(yī)院檔案材料的運行規(guī)律，掌握各種線索，循序漸進，廣泛收集，為醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理做好前期基礎工作。

其二，建設優(yōu)秀的檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平。

2.3 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化 高科技的發(fā)展，也使基層醫(yī)院檔案增添新的內涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。因而因

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一、主要成效

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網(wǎng)絡體系。

（二）檔案管理機制業(yè)已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務建設標準；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內檢查評比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索。市農業(yè)發(fā)展銀行大力推進檔案數(shù)字化進程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業(yè)務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

四是個別行業(yè)主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監(jiān)督和指導職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進程。

檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關檔案工作的規(guī)定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設，適當安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網(wǎng)絡體系。

（二）檔案管理機制業(yè)已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務建設標準；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內檢查評比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索。市農業(yè)發(fā)展銀行大力推進檔案數(shù)字化進程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業(yè)務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

四是個別行業(yè)主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監(jiān)督和指導職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進程。

檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關檔案工作的規(guī)定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設，適當安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

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【關鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案文化

【中圖分類號】R197.322 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0612-02

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項醫(yī)療、教學、科研、預防保健、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院重要的信息資料和寶貴財富，更是醫(yī)院開展工作的可靠依據(jù)。為了更好保存醫(yī)院歷史真實面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。

1 開展檔案管理的必要性

1.1 實現(xiàn)檔案管理是醫(yī)院自身發(fā)展的需要

當前醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，各項醫(yī)療活動產生了龐大的具有保存價值的醫(yī)療檔案特別是一些科研資料。現(xiàn)代化醫(yī)院要求規(guī)范化管理的結果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級醫(yī)院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據(jù)同時檔案管理還是評審的一項重要指標；其次自《醫(yī)療事故處理條件》出臺后，要求醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時“舉證責任倒置”，這就倒逼醫(yī)院在進行診療時，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關的所有信息，包括法律法規(guī)、醫(yī)療標準、操作常規(guī)、財務收費、各種設備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質證明等。實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理有利提高醫(yī)院管理水平，保持醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1.2 開展檔案管理是落實國家檔案法規(guī)的需要

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，全部檔案均由本機關檔案部門集中統(tǒng)一管理。同時昆山檔案局對本地區(qū)檔案管理工作提出了三年目標，要求各部門做好檔案室建設和達標升級工作。為了改變當前醫(yī)院檔案分散保管的狀況，需有一個綜合管理檔案的職能部門，推動醫(yī)院檔案管理規(guī)范化科學化現(xiàn)代化進程，促進檔案開發(fā)利用，提升檔案管理水平更好的為醫(yī)院建設和發(fā)展服務。

2 醫(yī)院開展綜合檔案管理建設的具體方法

如何做好檔案建設與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點、高標準為工作目標。通過“三項工程”對醫(yī)院檔案工作實施管理，實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進醫(yī)院文化發(fā)展。

2.1 實施檔案管理的建設工程，夯實基礎

2.1.1 設施設備建設

檔案庫房的設施建設是醫(yī)院開展檔案管理的先決條件，檔案庫房選址得當便于檔案的保管利用，做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開，庫房面積要有一定的預留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設備，落實“八防”措施，醫(yī)院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。

2.1.2 組織網(wǎng)絡建設

建立檔案的三級管理網(wǎng)絡體系，醫(yī)院檔案管理委員會領導開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫(yī)院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業(yè)務部門；各職能科室負責人是部門檔案第一責任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負責本部門各類檔案材料的收集、預整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。

2.1.3 工作制度體系建設

三個不同層次、不同重點內容的制度構成了醫(yī)院檔案工作的制度體系，分別為：工作規(guī)章是醫(yī)院檔案工作的綱領性文件，將醫(yī)院檔案系統(tǒng)分為6大類12小類82項；管理制度由檔案的保管、調閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責組成；檔案的業(yè)務規(guī)范性文件包括需要區(qū)分各類檔案的不同生命周期和價值的保管期限表，以及規(guī)定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫(yī)院檔案部門在建設的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實和完善以適應科學管理需要。

2.1.4 基礎業(yè)務建設

檔案的業(yè)務工作主要包括四個方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對文書檔案產生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動各職能部門規(guī)范科室管理，提高科室管理水平，為等級醫(yī)院評審打下基礎。除文書檔案外需同時做好會計、基建、設備、科研等檔案的收集工作，對于反映醫(yī)院主要職能活動情況的照片、聲像、實物等特殊載體檔案應隨時收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內（包括退休職工）廣泛征集反映醫(yī)院歷史的文字、圖片、實物、影像等有價值檔案。

根據(jù)《醫(yī)院檔案分類實施細則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。

由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計的憑證檔案等，需做到“四”統(tǒng)一，即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一管理。

2.2 通過人才培養(yǎng)工程， 提高專業(yè)水平

檔案工作人員專業(yè)水平和業(yè)務素質的好壞，直接影響檔案質量以及開發(fā)利用效率。檔案工作是一項業(yè)務性很強的工作，檔案人員除掌握專業(yè)知識外，還涉及文書學、計算機基礎學、圖書情報學等領域，因此只有不斷更新觀念重視自身業(yè)務能力，才能適應新時期檔案管理的需要。加強隊伍建設我們的做法：（1）引進（或招聘）檔案專業(yè)本專科實用型人才。（2）選調目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續(xù)教育的方式完成檔案專業(yè)學習。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓。（4）不定期對專（兼）職檔案員進行崗位考核。

2.3 通過信息化工程，完成數(shù)字檔案

檔案管理的本質就是保存有用資料用于今后的開發(fā)利用，加強檔案管理信息化建設就是為了提高檔案開發(fā)利用率[1]。依托現(xiàn)有的醫(yī)院綜合內網(wǎng)平臺，建立符合醫(yī)院特點的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件除了具有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等功能模塊外，無縫對接醫(yī)院內網(wǎng)平臺，實現(xiàn)內網(wǎng)電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。

目前保存的紙質檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進行檔案管理的建設階段就提出對所有檔案進行數(shù)字化處理，建立醫(yī)院的數(shù)字檔案室以達到及時提供利用，資源共享的目的[2]。

以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時期醫(yī)院檔案管理的工作，發(fā)揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設更好的為醫(yī)院服務，需要我們檔案人的不懈努力。

參考文獻：

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—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發(fā)〔2017〕1號）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》（川檔發(fā)〔2016〕15號）文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規(guī)范整理，并與關聯(lián)紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監(jiān)督考核

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節(jié)嚴重的全縣進行通報。

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【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2013）05-0884-02

仔細解讀2011版《三級綜合醫(yī)院評審標準與評審細則》不難看出，此次醫(yī)院等級評審更注重醫(yī)院的管理與內涵建設，如何在短短幾天了解一所醫(yī)院的管理與內涵，除了實際查看現(xiàn)場和進行訪談外，查閱有關檔案資料就成為一種必不可少的有效手段。通過檔案資料可以探尋醫(yī)院發(fā)展的軌跡和規(guī)律，因此順利通過三甲復審，檔案資料的充分準備，尤其檔案工作規(guī)范化、標準化的管理顯得尤為重要。

1 醫(yī)院評審檔案的特點

1.1 涉及的評審檔案資料種類多樣化

據(jù)2011版?三級綜合醫(yī)院評審標準與評審細則?顯示，評審標準包括醫(yī)院公益性、醫(yī)院服務、患者安全、醫(yī)療質量安全管理與持續(xù)改進、護理管理與質量持續(xù)改進及醫(yī)院管理等共6章67節(jié)342條636款，涉及到醫(yī)院工作的方方面面。不但有一般的管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、醫(yī)療文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等，還涵蓋了各種檢查影像圖文檔案及各種設備圖文檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等。

1.2 評審檔案資料載體形式多樣化

評審檔案資料種類的多樣化決定了評審檔案形式的多樣，主要有冊、文字、圖、卡片、實物等。“冊”指各種法律法規(guī)、規(guī)章制度、崗位職責、應急預案及應急流程等編印成冊。“文字”是指在醫(yī)療服務活動中形成的各類文字材料，主要有醫(yī)療文書、護理文書、各種管理文書、各種合同協(xié)議等，這部分材料數(shù)量大、種類多，是評審檔案的主要組成部分。“圖”是指根據(jù)實際需要繪制的各類平面圖、示意圖、流程圖、警示圖、設備原理圖等。“卡片”是指根據(jù)需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設備保養(yǎng)卡、固定資產登記卡、設備維修記錄卡、各種醫(yī)療標識卡等。“實物”是指各類膠片、影像光盤、磁盤等。

1.3 評審檔案具有較強的動態(tài)性

醫(yī)院隨時都在運營，且在不斷持續(xù)改進，在運營與持續(xù)改進過程中相對應的事及人的文件材料也要不斷地補充添加到檔案中去，從而形成評審檔案的一個顯著特點――較強的動態(tài)性。

2 醫(yī)院評審檔案收集整理的要求

評審的理念是以患者為中心，持續(xù)改進、建立長效機制的理念，評分機制遵循了P（paln）D（do）C（check）A（action），即通過質量管理計劃的制定及組織實現(xiàn)的過程，以實現(xiàn)醫(yī)療質量和安全的持續(xù)改進，評審采用A、B、C、D、E五檔表述方式，A是優(yōu)秀，B是良好，C 是合格，D是不合格，E是不適用，判定原則是要達到“B―良好”，必須先滿足“C―合格”檔的要求，要達到“A―優(yōu)秀”，必須先滿足“B―良好”檔的要求。

2.1 真實有序性

為充分體現(xiàn)其真實性，要求原材料中沒有或不充分的不允許后期補造，只要在以后的工作中進行不斷改進并加以完善即可；在檢查過程中，評審專家需要查看近兩年來的各種資料，為方便查閱，材料整理要求橫向按事情發(fā)生的前因后果的順序收集整理；縱向按表述方式由C到B，由B到A的順序收集整理。

2.2 關聯(lián)交叉性

專家采取實地追蹤法檢查，查看醫(yī)院整體系統(tǒng)化管理及各部門溝通協(xié)作水平。如發(fā)生全院停電事件，專家到臨床某一科室詢問是否停過電？何時停的？有無記錄？停電時如何應對的？然后到后勤相關部門查看與臨床的記錄內容是否相符。因此收集整理材料時，全院各科室要有一致的停電記錄、相同的停電培訓記錄。即臨床科室設備使用記錄本不但要有設備正常使用情況記錄，還要有停電時的設備工作記錄；設備科的維護記錄中要反映出停電時設備的運行狀況，這就要求臨床人員與后勤人員要相互溝通，密切配合，相互聯(lián)動，全院各科室像一部精密的儀器，齒輪結合，共同運動前進。

2.3 完整差異性

評審檔案的整理即要方便專家查閱又能全面的反映各條款的內容。如：員工知曉停電時的應急流程及職責，這一條款的關鍵點是“員工”與“知曉”，首先需要注意不同崗位員工培訓內容的差異性；其次需要注意“知曉”材料檔案的準備內容必須包括：培訓計劃、培訓記錄（培訓時間、地點、參加培訓人員簽名）、培訓內容的課件、考核記錄、培訓結果及總結分析等，這就需要對照條款仔細解讀，按A、B、C表述方式準備支撐材料，列出每檔材料的目錄加以匯總。

2.4 連續(xù)延續(xù)性

為體現(xiàn)建立為患者服務的長效機制這一評審理念，材料的準備要求事事有因、有過程、有結果。要求每位員工嚴格按照各項標準，干所想的，記下所干的，事事有標準，事事有記錄。體現(xiàn)以標準管事，以制度管人的評審理念，不因事的變化與人的變動而改變，保持連續(xù)性與延續(xù)性。

3 目前評審檔案材料存在的問題及影響

3.1 虛假性

由于平時工作中的疏忽或者缺乏收集觀念，對照評審條款時發(fā)現(xiàn)缺少大量材料，于是臨時加班添補甚至編造，造成虛假材料產生。虛假材料不但浪費了大量時間，而且不能真實反映醫(yī)院運營軌跡，如采用追蹤法檢查，容易漏洞百出，給評審專家留下不良印象。

3.2 不關聯(lián)性

許多評審條款相互滲透，要求醫(yī)院多部門密切配合共同完成。如模擬演練發(fā)生網(wǎng)癱如何應對？此條款涉及到醫(yī)院所有使用計算機的部門，要求全院各科室都應知曉網(wǎng)癱時的應急預案及各自處置程序。如果科室之間缺乏有效溝通，致使各科室演練記錄、時間、內容不統(tǒng)一；或培訓不到位，部分員工掌握不熟練，容易暴露出在醫(yī)院管理或科室之間配合等方面存在的問題。

3.3 不完善性

對評審條款內容理解的差異，造成檔案材料的不完善。根據(jù)PDCA的評審理念，由于準備的材料不完整或準備的材料不足以說明此項條款的內涵，容易造成本應達“A”的條款，直接回到“D”。

4 產生以上問題的主要原因

4.1 思想認識上的原因

醫(yī)院評審是世界各國對醫(yī)院管理、服務質量和醫(yī)療安全綜合評價的國際慣例。我國在1994年頒布的《醫(yī)療機構管理條例》中，明確規(guī)定在我國實行醫(yī)院等級管理和等級評審制度。同時，醫(yī)院等級評審是衛(wèi)生行政部門對醫(yī)院進行日常監(jiān)督管理，促進醫(yī)療質量和醫(yī)療安全持續(xù)改進的基本手段，是醫(yī)院尋求自身發(fā)展，可持續(xù)性發(fā)展的必然要求，也是向社會公眾證明其服務能力和服務水平的一項重要標志。因此要使職工從思想上充分認識三級醫(yī)院評審的理念，消除虛假材料的產生。

4.2 工作方法上的原因

在檔案收集過程中科室之間缺乏有效溝通，密切配合的理念，收集不全面；有許多工作雖然做了，但沒有及時記錄，造成資料缺失；有時因工作忙碌，檔案歸檔不及時；檔案整理不規(guī)范，在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理內容不相符等問題，特別是文書檔案中醫(yī)院經(jīng)營活動分為多個子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)相互交叉，劃分不準。

4.3 人員素質上的原因

對于三級綜合醫(yī)院評審，檔案材料的準備是集于醫(yī)院各項工作活動中形成的各種載體和門類齊全的檔案，是一項紛繁復雜，數(shù)量巨大的工程，需要集全院的各方面力量來完成。參加檔案收集整理工作的有護士、大夫、行政職能部門管理人員、后勤職工等，文化水平不一，理解能力不同，沒有受過有關檔案專業(yè)知識的培訓；有些重要檔案，由于檔案整理人員不可能參與每一項醫(yī)院的經(jīng)營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現(xiàn)象，時間一長，甚至有丟失的可能。

5 加強醫(yī)院評審檔案管理工作的主要措施

5.1 成立專門機構，強化組織領導

醫(yī)院成立三級甲等綜合醫(yī)院評審工作領導組，設立了醫(yī)院評審綜合辦公室，具體負責三甲評審工作的組織、督導、協(xié)調和宣傳等工作。領導組分設醫(yī)療、護理、行政、財務、后勤等五個工作小組，各小組層層簽訂責任書，并將其納入科主任年度考核中。

5.2 制定嚴格考核制度，靠制度規(guī)范

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核機制。將此內容納入科室管理責任書之中，將三甲評審檔案收集管理與科主任工作業(yè)績、考核、獎懲掛鉤，明確科主任為科室三甲評審檔案收集管理工作的第一責任人，要求科主任抓好科室歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規(guī)范化。

5.3 強化全員培訓，提高工作標準

一是按要求重新制定整理適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員崗位職責、應急預案等，印刷成冊，方便學習；走出去，請進來，組織部分人員到兄弟醫(yī)院學習、外出參加有關三甲醫(yī)院評審的培訓班、開展全員培訓與科室培訓相結合等形式，提高各類人員業(yè)務素質，采取邀請各專業(yè)專家講課，熟悉各種評審方法，深刻理解評審條款內涵；每科選派一名三甲評審聯(lián)絡員，專門負責與評審辦公室及各科聯(lián)系協(xié)調，協(xié)助科主任完善檔案材料收集管理；為保證評審材料的準確無誤及完整性，各小組輪流互查，現(xiàn)場觀摩學習經(jīng)驗，查找不足；同時開展評審大講堂活動，安排每位組長為大家授課，傳授評審工作中的經(jīng)驗與思路，二是各種文字材料一律使用標準型A4紙，統(tǒng)一配發(fā)檔案盒，盒面及盒脊背同樣提出統(tǒng)一的字體及格式要求。三是卷內材料根據(jù)盒面所注內容做出材料目錄，進行依次排列，要求分類科學、標題簡明、整齊美觀，從而保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。

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關鍵詞：糯扎渡；水電工程；檔案資料；管理經(jīng)驗

一 引言

華能糯扎渡水電工程是我國已建、在建的第四大水電站，工程設計技術指標高、地質條件復雜，大壩、溢洪道、地下廠房等多項技術指標均名列國內外前茅，摻礫黏土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；地下廠房是目前國內規(guī)模較大的地下廠房之一；開敞式溢洪道規(guī)模亞洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。該工程自1986年開始勘測規(guī)劃，2006年1月導流洞開工，2008年11月大江截流，2012年9月首臺機組投產，計劃2014年工程全部結束，建設總工期9.5年。糯扎渡水電工程建設目標為：“建流域一流工程，爭創(chuàng)國家優(yōu)質工程金獎，爭創(chuàng)世界級精品工程”。檔案資料管理的好壞，將直接影響工程能否最終達到預期建設目標，而工程檔案管理的難點在于資料的過程控制，資料形成的準確性、規(guī)范性、齊全性將決定項目資料歸檔的質量。

糯扎渡水電工程的檔案管理總體按工程檔案和文書檔案兩大類進行管理，工程檔案主要指在工程建設過程中所涉及的設計、監(jiān)理、施工、科研等方面的建設檔案，是跟隨施工進度由各參建單位形成和整編的；文書檔案主要指單位與單位之間的往來文件、通知、便函等，由各單位各部門內部公文處理文書進行收集整編，移交檔案部門。本文主要闡述工程檔案在資料過程管控環(huán)節(jié)的一些實踐經(jīng)驗。

二 糯扎渡水電工程檔案過程管理難點

參建單位眾多：主體工程共分為七個標段，五個施工單位，兩個監(jiān)理單位，一個設計單位；輔助工程有數(shù)個施工單位和三個監(jiān)理單位。參建單位數(shù)量多給工程的檔案管理帶來了較大的難度。

項目劃分多：主體工程共有心墻堆石壩工程、溢洪道工程、引水發(fā)電系統(tǒng)、地下廠房工程、尾水系統(tǒng)工程、升壓變電工程、左右岸泄洪洞、五個導流洞工程等主體工程以及砂石加工系統(tǒng)、交通、管理、環(huán)保等輔企工程。對工程檔案管理的系統(tǒng)性和程序化操作提出了較高的要求。

存在跨標段施工項目：部分分部工程因現(xiàn)場工程進度的統(tǒng)籌安排，由多家施工單位共同完成，有的同時存在兩家監(jiān)理單位監(jiān)理的情況。

復合型檔案管理隊伍參差不齊：部分單位的檔案管理人員專業(yè)素質較弱，檔案管理業(yè)務知識有所欠缺，與工程建設要求尚存在差距。

綜上，糯扎渡水電工程檔案資料過程管理具有參建單位眾多、項目劃分多、跨標段施工項目、檔案管理隊伍參差不齊等方面，面臨水電工程檔案管理普遍存在的典型難點。

三 糯扎渡水電工程檔案過程管理措施

（一）檔案管理體系的建立

糯扎渡水電工程建設管理局（以下簡稱“建管局”）作為華能瀾滄江公司在糯扎渡水電工程的現(xiàn)場管理單位，自工程建設伊始，成立了現(xiàn)場檔案管理辦公室，歸口于建管局綜合辦公室，并隨著工程的進展，成立了竣工驗收辦公室，歸口于建管局安全質量環(huán)保部。

依據(jù)各自的職責分工的差異，建管局竣工辦負責編制《糯扎渡水電工程項目劃分實施細則》、《糯扎渡水電工程驗收管理辦法》，以規(guī)范和指導工區(qū)各施工標段的工程資料分卷劃分，驗收程序和竣工驗收資料。建管局檔案室負責編制《糯扎渡水電工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》、《糯扎渡水電站工程檔案分類表》、《糯扎渡水電工程文書檔案歸檔辦法》，統(tǒng)一規(guī)范了資料歸檔環(huán)節(jié)的各項內容。總體形成了三級資料審查模式，即以項目工程師負責資料初審，保證資料的準確性；竣工驗收辦公室負責資料復審，主抓過程資料收集和技術性審查；檔案室負責資料終審，主抓工程資料歸檔保存和規(guī)范性審查。針對參建單位眾多的管理難點，工區(qū)各單位也按照建管局的工程檔案資料管理模式，各自成立了相應的檔案室和竣工辦，配置具有檔案管理資質的專職檔案管理人員和具有豐富現(xiàn)場施工經(jīng)驗的兼職檔案管理人員。

為了在過程中掌控體系制度運轉的有效性，建管局組織參建各方對檔案資料的過程整編情況開展月度集中普查、半年期專項檢查、年終總結性抽查，并對存在問題及時組織答疑和整改。

（二）檔案管理隊伍的建設

管理隊伍的建設是每個大型工程共同面臨的難題，糯扎渡在檔案管理隊伍建設方面，針對資料的準確、齊全、規(guī)范性要求，開展了針對性培訓，在隊伍建設之初，加大過程資料檢查密度，由項目工程師負責把好資料準確關，竣工辦管理人員負責把好資料齊全關，檔案管理人員參與過程檢查，對在資料整編的規(guī)范性方面存在的問題，提出具體的整改要求。使得培訓與過程資料存在的問題密切結合，拋開了以往教科書式的培訓模式，在整改中提高整體隊伍的資料管理水平。

同時，建管局多次邀請中電建協(xié)達標投產和省檔案局專家到現(xiàn)場開展專項培訓和咨詢答疑，并要求各參建單位檔案管理人員外出參加國家檔案局檔案管理培訓，通過采取“請進來、送出去”的培訓模式，為規(guī)范糯扎渡工程檔案管理工作和提高管理隊伍建設起到了積極的促進作用。

（三）項目劃分結構的優(yōu)化

為了確保項目劃分與實際建筑物的一致性及歸檔資料的統(tǒng)一性，建管局竣工辦制定了《華能瀾滄江糯扎渡水電工程項目劃分表》，要求各參建單位按分部工程及時對分項、單元工程進行劃分及編碼。

單位工程、分部工程劃分注重建筑物結構的完整性和功能特性，突出階段性及使用性，不考慮施工標段的劃分。有些分部工程包含多部位、多類型項目，為便于統(tǒng)計評價和資料整編歸檔，引入分項工程，分項工程對應歸并同部位、同類型單元工程進行統(tǒng)計評價，按分項（工序）歸并逐個統(tǒng)計評價各項的質量水平（即分項工程不作為一工程項目級別，也不作質量等級評定）。單元工程依工程類別、施工方法等按層、塊、段、臺套等劃分。此外，中間產品的單元工程劃分，如：混凝土拌合物按同一座拌合樓同一品種混凝土每月為一單元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品種的混凝土拌合物作為一個單元工程，所有品種混凝土拌合物單元工程歸并為一個分項，并作為其主要分項評定分部工程的質量等級；混凝土預制構件按生產批和件（大型構件）劃分；金屬結構制作則按部件和節(jié)段（大型）劃分。

（四）完善的驗收程序

糯扎渡水電工程是由若干個不同規(guī)模、不同工期的合同項目工程組成。為了明確糯扎渡水電工程各層次項目驗收工作的驗收組織、驗收程序，規(guī)范各種驗收表格，統(tǒng)一驗收文件編寫深度、提供驗收文件及備查文件目錄和提出驗收資料歸檔管理的具體要求，使合同項目工程驗收規(guī)程更具可操作性，建管局竣工辦負責編制了《糯扎渡水電工程驗收管理辦法》。驗收內容包括有：單元工程驗收、工程中間驗收，分部工程驗收、單位工程驗收、工程階段驗收和合同項目工程完工驗收。每個單元工程形成套表格式，并要求增加“驗收資料清單”。

由于工程項目特點，對一些分部工程范圍較大，工期較長，需要分階段提前對部分項目進行專項驗收。為了與《水電站基本建設工程驗收規(guī)程》中“階段驗收”概念有所區(qū)分，引入了分部工程中間驗收一項內容，同時這也較好的解決了跨標段施工項目的驗收問題。分部工程中間驗收程序按照各監(jiān)理單位監(jiān)管部位（范圍），由各監(jiān)理單位分別組織分部工程中間驗收，形成簽證書。待滿足分部工程驗收條件時，由建管局組織，所涉及的相關各設計、監(jiān)理、施工單位參加，依據(jù)中間驗收結論，結合現(xiàn)場情況，進行整個分部工程的驗收評價，形成驗收鑒定書，而中間驗收簽證書作為其支撐材料之一。

（五）閉環(huán)的資料審查流程

工程資料整編完畢后，先由施工單位竣工辦按資料清單自檢資料整編齊全性，報送監(jiān)理單位竣工辦復檢，監(jiān)理針對報送材料的齊全性、規(guī)范性提出整改意見，并在資料審查流水單上注明修改內容及整改期限，返回上一層施工單位落實整改，待整改完畢并經(jīng)監(jiān)理復審后，報送建管局竣工辦審查，竣工辦審查完畢后方可移交檔案室，由建管局檔案室審查并歸檔。使得資料審查全過程有組織可問責、有層次可管理、有記錄可查詢、有總結可改進，從而保證在歸檔案的全程閉環(huán)管控。

（六）多重考核評比模式

為了起到樹立榜樣，以點帶面的作用，建管局大力推行樣板內業(yè)評比工作，由施工單位將季度整編完成的在歸檔案資料報送至監(jiān)理單位，由兩家監(jiān)理單位按照建管局已發(fā)《糯扎渡水電工程樣板評比管理辦法》的標準，逐條核對，篩選出滿足標準的單元、分部工程資料，報送建管局竣工辦進行復審，評選出季度樣板內業(yè)并予以獎勵。通過樣板創(chuàng)建及考核評比，促進了檔案資料控制的規(guī)范化、標準化，發(fā)揮了樣板的示范效應和輻射作用，推動了檔案管理水平的整體提升，形成各標段爭創(chuàng)樣板、各單位“比、學、趕、超”的良好氛圍。

同時，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式啟動了達標投產工作，建管局及各參建單位均分別成立了達標投產辦公室及安健環(huán)、土建、金結、機電、檔案、綜合各專業(yè)共八個考核組。其中，檔案管理專業(yè)考核組由檔案室牽頭，制定了考核細則，按照達標投產考核評價系統(tǒng)，由檔案專業(yè)考核組具體組織開展施工月度自檢、監(jiān)理季度復檢和建管局半年期、年終階段性的對標考核，結合考核評分項，逐條評價，及時發(fā)現(xiàn)與達標投產標準相悖的扣分項，并限期整改，將達標投產工作與檔案管理實現(xiàn)日常化、過程化控制。

四 結語

通過以上一系列針對性措施，基本解決了在歸、已歸檔案過程管理出現(xiàn)的難點問題，采用事前控制及早預防、事中控制及時糾正、事后控制總結經(jīng)驗，事前、事中、事后互相銜接、嚴格把關，使得糯扎渡工程檔案資料在控、受控。中電建協(xié)達標投產專家組和瀾滄江公司達標投產檢查組分別多次對糯扎渡水電工程達標投產及資料管理工作進行了現(xiàn)場檢查，對糯扎渡工程在歸檔案資料管理水平模式給予了肯定。

鑒于糯扎渡工程本身固有的復雜性，新問題、新挑戰(zhàn)會不斷出現(xiàn)，檔案的過程管理需要不斷總結、不斷完善、不斷創(chuàng)新、不斷提高，以保證項目資料最終按期、按規(guī)范順利歸檔，圓滿實現(xiàn)工程建設目標。

參考資料

[1] 《提高檔案管理科學化水平的路徑選擇》，《山東社會科學》，李國蘭，2011

[2] 《從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管理控制》，《機電兵船檔案》，張寶珍，2009

篇10

為抓好全年檔案工作的統(tǒng)一部署，我局及時向全局干部職工傳達了市局《關于印發(fā)〈2014年年度縣區(qū)檔案工作目標管理考評內容與評分細則〉的通知》精神，對抓好今年檔案工作進行了專題研究和具體安排。結合工作實際，今年我局提出了“兩加強、兩服務”的工作重點，即加強檔案的收集和利用，加強檔案規(guī)范化管理；服務機關企事業(yè)單位、服務廣大群眾，進一步明確了工作方向，為促進并推動全縣檔案事業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎。

圍繞“兩服務、兩加強”的工作重點，我局不斷拓展檔案工作交流平臺，創(chuàng)新工作方法，通過創(chuàng)建全縣檔案業(yè)務交流QQ群，建立檔案查閱登記、電話查詢登記、檔案復印登記等統(tǒng)計臺賬，實行工作日午休時間、雙休日預約查檔服務，實行工作人員首問責任、限時服務、文明辦公服務承諾等措施，進一步豐富了各單位之間的交流方式，提高了檔案業(yè)務溝通效率，提升了檔案利用率，推進了檔案工作規(guī)范化發(fā)展。

今年以來，我局不斷加大檔案征集接收力度，有效地豐富了館藏，改善了結構。

1、整理并接收縣檢察院到期文書檔案662卷、縣社保局到期文書檔案60卷、縣婦聯(lián)到期文書檔案134卷進館；接收縣民政局婚姻檔案327卷進館；接收縣紀委案件檔案13卷進館；接收重大活動檔案5卷69件進館，進一步充實了檔案館館藏內容。

2、接待查閱利用者200余人次，提供檔案查閱240卷，摘抄復制頁500余張，為查閱利用者提供了優(yōu)質高效的服務，使查閱者滿意而歸。

3、根據(jù)《檔案法》關于“國家檔案館保管的檔案，一般應形成之日起滿30年向社會開放”的規(guī)定，經(jīng)過鑒定審批，4月份向社會開放第十批到期檔案，即1983年原區(qū)委辦、區(qū)政府辦等14個單位的檔案共計144卷（617件），進一步擴大了檔案查閱范圍。

4、及時做好了現(xiàn)行文件和政府公開信息的接收、收集、征集工作，并及時歸檔，共收集現(xiàn)行文件268件，并在檔案專網(wǎng)上公開了現(xiàn)行文件目錄。

5、對接收進館的文件均制定了館藏檔案《全宗名冊》，內容包括全宗名稱、起止時間和館藏檔案數(shù)量、起止時間。

1、組織全局干部認真開展業(yè)務知識學習。通過認真學習國家《檔案法》、《江西省檔案管理條例》有關條款、保密守則，有效提升了單位干部職工檔案管理水平，促進了檔案工作規(guī)范化發(fā)展。

2、加大檔案法制宣傳力度。結合《檔案法》頒布27周年紀念日，我局印發(fā)了《關于開展紀念《檔案法》頒布27周年宣傳活動的通知》，積極組織相關單位采取多種形式開展《檔案法》頒布27周年紀念日暨《江西省檔案管理條例》施行13周年宣傳工作。

3、組織開展檔案法律法規(guī)競賽。6月份，我局組織全縣行政事業(yè)單位檔案工作者參加了市局開展的檔案法律法規(guī)知識有獎競賽活動，其中縣農工部、縣科技局分別獲得了第二名、第三名的好成績，在有效提高全縣檔案工作者對檔案工作的重視時，也廣泛普及了檔案法制觀念，提升了各機關單位對檔案法規(guī)的了解。

1、今年10月份開展了全縣檔案年度檢查工作，進一步了解了各單位檔案管理情況，對檔案整理不到位的單位進行了通報并要求及時歸檔，促進了全縣各單位檔案管理規(guī)范化。

2、加強與民營企業(yè)聯(lián)系，積極爭取企業(yè)對檔案管理的重視，并與__縣宏明食品

公司檔案管理負責人一同參加了市局組織的民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)場交流會。

3、加強對重點建設項目的檔案指導工作，收集了我縣23家重點企業(yè)的檔案管理情況，引導我縣重點建設項目檔案管理逐步走向規(guī)范化。

4、對照《江西省機關檔案工作規(guī)范化管理標準》，結合我縣機關檔案工作實際，今年我局指導縣婦聯(lián)、縣環(huán)保局、縣檢察院開展了檔案工作規(guī)范化管理評估，目前縣婦聯(lián)被評為省三級規(guī)范化管理評估單位，縣環(huán)保局被評為省二級規(guī)范化管理評估單位，縣檢察院被評為省一級規(guī)范化管理評估單位。今年6月份對2008年全縣檔案工作規(guī)范化管理已獲等級的縣公安局、縣消防大隊、縣供電公司三家單位進行了復查評估，及時指出了以上單位在檔案管理過程中存在的問題，并要求改進，促進了復檢單位檔案規(guī)范化管理。

5、積極開展執(zhí)法調研。為規(guī)范地方檔案工作，今年上半年，我局與市人大、市檔案局、縣人大辦一同對縣計生委等單位的檔案工作情況開展了執(zhí)法調研，通過聽匯報、現(xiàn)場看、查資料等方式詳細了解了地方檔案管理工作情況，進一步規(guī)范了地方檔案管理。

1、我局積極向國家、省、市、縣各級媒體投搞，截至目前，在國家級檔案網(wǎng)刊登信息22篇，江西檔案信息網(wǎng)刊登信息22篇，萍鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)刊載信息26篇，萍鄉(xiāng)日報發(fā)表動態(tài)15篇，進一步加強了我縣檔案工作宣傳力度，擴大了檔案工作影響力。同時，我局也榮獲了2013-2014年度全省檔案宣傳通聯(lián)工作先進單位、全市檔案報刊宣傳先進單位的稱號。此外，我局積極發(fā)動各單位參加2014年檔案工作者年會征文活動，并且向中國檔案學會、市檔案局選送優(yōu)質論文4篇。

2、“6﹒9國際檔案日”宣傳活動中，我局向各機關企事業(yè)單位發(fā)送檔案宣傳短信300余條，提升了廣大干部群眾的檔案意識；在普法宣傳長廊內以喜聞樂見、通俗易懂的漫畫形式，圖文并茂地介紹了檔案管理職責和法制建設機制，使強化檔案管理的觀念深入人心。

3、為深入學習貫徹黨的十八屆四中全會精神，弘揚憲法精神，推進檔案法制建設，12月4日，我局積極參加了司法部門牽頭組織的以“弘揚憲法精神，建設法治__”為主題的宣傳教育活動，在大地紅廣場開設了檔案宣傳專欄，懸掛宣傳標語，設立咨詢臺為群眾現(xiàn)場解答對檔案法的相關問題100余人次，散發(fā)宣傳資料500余份。同時，我局還組織局機關全體干部認真學習了《關于認真學習貫徹落實黨的十八屆四中全會精神深入開展法制宣傳教育的意見》，引導干部職工加強憲法意識，樹立法制觀念。

我局堅持每年對機關、企事業(yè)單位專兼職檔案人員進行業(yè)務培訓，同時將歸檔文件的整理作為一項重要的授課內容。5月上旬舉辦了一期全縣檔案人員業(yè)務培訓班，通過理論講解、實際操作等形式有效提升了全縣檔案工作者的業(yè)務水平，學員反映良好。今年，我局還積極組織檔案業(yè)務人員參加省局、市局舉辦的業(yè)務培訓班，進一步提升自身檔案業(yè)務水平。

1、加強檔案系統(tǒng)管理。配備了一臺與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離的電腦操作電子檔案管理系統(tǒng)，并由專人負責，形成專人專機專網(wǎng)管理，定期對電腦進行殺毒，嚴格按照信息安全管理規(guī)定實施數(shù)據(jù)交換，確保檔案管理系統(tǒng)安全運行。

2、加強檔案保存環(huán)境管理。為確保館藏檔案的安全，按照“八防”（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防強光、防腐）的要求，年初對庫房進行了1次徹底清掃，4月初做了一次投放防蟲藥工作，日常做好庫內溫、濕度監(jiān)測記錄、調節(jié)，各項規(guī)章制度建立健全，落實到位，提高了安全防范能力，確保了檔案資源的完整安全與有效保護。

1、按照市局統(tǒng)一安排，對有條件的單位逐步應用標準化檔案管理軟件來保管檔案。今年縣環(huán)保局、縣檢察院分別申請檔案規(guī)范化管理省二級、省一級單位，并購買了珠海檔案管理軟件進行檔案數(shù)字化管理，聘請專人將案卷級、文件級目錄全部進行著錄。

2、信息資源數(shù)據(jù)庫建設檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設的基礎工作之一，也是數(shù)字化檔案館建設的必備條件。目前我館館藏檔案完成了案卷級、文件級數(shù)據(jù)庫建設，現(xiàn)錄有建國后案卷目錄14914條，以卷為單位文件級目錄80826條，以件為單位文件級目錄27132條。

3、為更好的宣傳及讓社會各界了解__檔案，2006年建成了“__縣檔案網(wǎng)站”，在網(wǎng)上公布和開放館藏檔案，積極開展檔案信息的網(wǎng)絡化服務和網(wǎng)上檔案宣傳。同時嚴格按照省市局要求，建設檔案專網(wǎng)，不斷豐富網(wǎng)站內容，及時檔案工作動態(tài)和各類政策性、服務性的文件信息，有效拓展了檔案服務功能。

（一）繼續(xù)推進依法治檔。不斷提高檔案工作法制化管理水平，注重抓好新領域檔案工作，加強對民營企業(yè)檔案工作的業(yè)務指導。

（二）抓好重大建設項目檔案工作。充分履行對重點工程建設項目檔案工作的業(yè)務指導和監(jiān)督指導職能。

（三）抓好檔案信息資源的開發(fā)利用。全方位為基層群眾提供原始依據(jù)服務。

（四）搞好檔案收集、征集、開發(fā)和編研工作。全方位收集重大活動檔案，征集__特色檔案，做好重點項目、重大事件、著名人物、著名企業(yè)檔案的收集工作，不斷豐實館藏，并充分利用館藏資料編寫文件匯編。

（五）嚴格檔案保管標準，提高檔案保管質量。做到檔案的及時收集、著錄、保存等。明確檔案管理程序，完善使用登記制度，禁止無登記、無審批私自取檔現(xiàn)象的發(fā)生。