淺析信息化文書檔案管理創新

導語：淺析信息化文書檔案管理創新一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1文書檔案管理信息化概述

信息化文書檔案管理創新工作的實質是應用現代化互聯網技術，對文書檔案的相關信息數據進行收集、分類和整理。因為文書檔案所涉及的領域較為廣泛，需要對相關組織內容進行記錄和分析，所記錄的內容分別與經營管理和統籌規劃有關，記錄方式也分為文字記錄方式、影像記錄方式、圖片記錄方式，等等。如果在工作進行階段只采取人工管理方式，不僅會浪費大量的時間，也無法保障管理工作的質量，進而會出現一系列的問題。在信息化的基本前提下，利用互聯網技術開展文書檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而能將資金的調整和利用有效地結合起來。在信息化的背景下，互聯網技術能為文書檔案管理創新提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環境，并為用戶提供更好的服務。

2我國信息化文書檔案管理創新過程中存在的問題

2.1工作人員的綜合素質較低。目前，我國信息化文書檔案管理創新工作還存在很多問題，其中最突出的問題是相關管理人員的綜合素質較低，在信息化文書管理創新工作進行階段，人員素質占據著非常重要的決定性地位。如果工作人員的綜合素質不達標，就會影響管理創新工作的進展。工作人員的綜合素質較低主要表現在以下幾點。第一，工作人員的自身責任意識不明確，工作態度不積極，直接對開展文書檔案管理創新工作造成不利影響，嚴重時還會導致在工作過程中出現較大的錯誤，不僅不利于開展信息化文書檔案管理創新工作，還會對管理創新工作產生消極影響。第二，管理人員的專業技能應用不到位。這方面的問題主要表現在工作人員在工作期間尚未對實際狀況進行分析研究，導致成本管理工作出現差異，使管理創新工作出現風險，同樣也會對檔案管理創新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執行能力。執行能力是衡量管理創新工作人員是否具備綜合素質的標準，工作人員的執行能力不足也將會直接影響檔案管理創新的整體工作，造成出現延長工程周期、降低檔案管理效果等現象，所以提升信息化文書檔案管理創新工作人員的綜合素質是現階段要進行的主要工作。2.2缺乏有效的協調與溝通。當前，工作中缺乏正確的協調與溝通也是我國檔案管理創新工作面臨的重要問題。工作在進行階段如果缺乏正確的協調和溝通也會對管理創新工作造成直接影響，比如，創新管理工作預測效果與實際情況不符，管理創新工作目標無法與成本控制要求達到統一，這些情況都是由文書檔案管理創新工作在進行時缺乏協調和溝通導致的。2.3技術落后。技術落后也是制約我國檔案管理創新工作快速發展的重要問題。我國信息化文書檔案管理創新工作過程中出現的連接性問題是:管理創新工作還未呈現出先進性。隨著科技的快速發展，更多的先進性信息技術被應用在各大行業中，此類先進性技術是推動社會生產的必要條件。但是，我國大多數信息化文書檔案管理創新工作還沒有應用先進的信息技術，從而會對文書檔案管理工作造成直接影響，不利于開展信息化文書檔案管理工作。

3開展信息化文書檔案管理創新工作的方法

3.1將信息技術與信息化文本檔案管理相結合。隨著信息技術的應用范圍越來越廣，信息技術已經成為人類生產生活中不可或缺的一部分。開展信息化文書檔案管理創新工作首先應對文書檔案進行信息化加工，這是開展信息化管理的前提，需要將文書檔案進行掃描、錄入，見圖1。在文書檔案錄入后，需要借助網絡信息技術構建管理系統，并連通入網，形成一套完整的檔案管理系統，具體見圖2。最后，還應采取配套的管理措施，不斷提升信息化文書檔案管理創新工作的工作效率。3.2提高工作人員的綜合素質。目前，文書檔案管理工作在我國經濟市場上扮演著重要的角色，我國作為科技型發展大國，非常重視文書檔案管理創新工作。因此，提升工作人員的綜合素質提高是當前的主要任務，直接決定著文書檔案管理創新工作能否順利開展。首先，相關部門要對相關人員進行定期培訓，安排專業人員開展關于“文書檔案基礎知識培訓”等活動，力求將理論知識與實際工作結合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業技能。其次，還可以采取討論分析的方式激發工作人員的工作興趣，增強自身責任感，進而推動檔案管理創新工作順利開展。最后，管理創新部門還應該成立學習團隊，團隊之間互相學習、共同進步，進而不斷提升檔案管理創新工作人員的綜合素質。3.3加強溝通與協調。針對檔案管理創新工作過程中缺乏協作和溝通的問題，相關部門應加強員工的協作和溝通，只有合理進行協作和溝通，才能保證檔案管理創新工作順利開展，使檔案管理創新工作更能滿足市場需求。相關管理創新部門在開展工作的同時還要成立專門的監督團隊和交流溝通意見反饋團隊，進而保證檔案管理創新工作能夠順利開展。另外，檔案管理創新部門還要成立檔案測評團隊，對文檔管理創新工作進行監督和控制，也能推動文書檔案管理創新工作實現可持續發展。

4結語

隨著經濟和社會的發展，企業、事業單位在我國社會經濟發展中發揮著越來越重要的作用，它不僅是我國社會發展的動力源泉，而且是提升人民生活質量的重要力量，為我國現代化建設做出了巨大貢獻。那么，作為企業、事業單位管理過程中的一個重心，文書檔案管理工作具有極為重要的作用。與此同時，隨著時代的進步和發展，應用信息技術手段創新文書檔案管理工作顯得尤為重要，它不僅可以使檔案管理工作有序開展，而且還可以提高檔案管理工作的效率并減少錯誤率，對我國企業、事業單位檔案管理工作具有重要的意義。從當前的情況來看，應用傳統的文書檔案管理方法已不能滿足時展的要求，并且還會對檔案的發展造成不利影響。所以，相關部門有必要對檔案管理模式進行不斷整改和創新，并將信息化技術應用在文書檔案管理中，以保障管理工作的效率和工作質量。

參考文獻

［1］李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創新［J］.企業改革與管理,2018(2).

［2］石彩霞.關于信息化背景下文書檔案管理工作的探究［J］.現代經濟信息,2018(10).

［3］周磊.信息化背景下創新文書檔案管理的措施分析［J］.辦公室業務,2018(9).

［4］高世宇.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新［J］.黑龍江科技信息,2017(16).

［5］崔揚.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新［J］.決策與信息旬刊,2016(11).

［6］繆建萍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新［J］.魅力中國,2017(20).

［7］李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新［J］.科學技術創新,2017(7).

［8］劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新［J］.辦公室業務,2017(12).

作者:孟蓉 單位:中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司