文書檔案管理特點思考

導語：文書檔案管理特點思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、文書檔案管理的現狀分析

（一）檔案文書工作之間的相互聯系存在的問題

通常在實際的工作當中，文書工作與檔案工作兩者是存在區別的，有其統一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統①。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理，是一種科學有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節，這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當中，公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性，例如：辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責辦公室文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心，導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。

（三）領導片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領導認為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經濟效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考③。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致檔案管理工作進行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。

二、文書檔案的管理特點及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯系

文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的，文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存

文書檔案就是利用紙張實質性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發揮檔案的真正作用。

三、結束語

檔案實質性是很重要的，這記錄著很多關于公司和企業以及組織活動的細節，看似微不足道的事情卻有著很重要地位。很多細致的資料的記載用心整理檔案資源，分析、研究和刪選綜合的整理不斷的推動檔案功能信息的發揮，要把握好不同時期機關工作的重點和主題，自覺性的服務于大局，豐富文書檔案管理的經驗，嚴格控制文件的亂抄，亂送，合理控制文件的發文范圍，文書檔案的管理將會成為比信息化管理來的更加的真實記載著理論性的價值。

作者：俞錦福工作單位：吉林省延邊州體育運動管理中心