文書(shū)檔案管理制度范文

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篇1

（一）嚴(yán)格文書(shū)檔案室管理制度，無(wú)關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件，隨手關(guān)門(mén)，切忌將鑰匙掛在抽屜或門(mén)上。

（二）切實(shí)做好保密工作，各種有密級(jí)的文件、資料、會(huì)議記錄等保密材料閱后及時(shí)收回，隨時(shí)入柜，不得放在辦公桌上過(guò)夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點(diǎn)粉碎，不得另行處理。

（三）負(fù)責(zé)各類(lèi)發(fā)文的編號(hào)、登記、印發(fā)，做到準(zhǔn)確、無(wú)誤。

（四）及時(shí)做好各種來(lái)文的登記，按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱，做到當(dāng)日收文，當(dāng)日傳閱，及時(shí)收回。

（五）按月做好各類(lèi)文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復(fù)、不零亂，文件資料完整，查找方便。

（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規(guī)定編寫(xiě)序號(hào)、目錄、頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)，及時(shí)歸檔；因工作需要調(diào)閱檔案，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，閱后及時(shí)歸還。

文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度

（一）發(fā)文：因工作需要應(yīng)由局名義對(duì)外行文（函、通知、答復(fù)件、上報(bào)請(qǐng)示件等），先由有關(guān)科（室）提出要求，對(duì)于需要協(xié)調(diào)和解決的事項(xiàng)，事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得一致意見(jiàn)。然后有關(guān)科（室）擬定行文稿件（包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項(xiàng)目），送辦公室審核認(rèn)可，并在核稿上簽字后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號(hào)，打印的稿件經(jīng)有關(guān)科（室）校對(duì)無(wú)誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來(lái)文是否受理，對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時(shí)轉(zhuǎn)交，在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見(jiàn)，分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科（室）閱讀或?qū)?yīng)辦的事項(xiàng)作出批示。

（三）傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)需傳閱的文件，由辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的同志依次送有關(guān)科（室）和有關(guān)人員傳閱，傳閱文件一般做到當(dāng)天送達(dá)，當(dāng)天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時(shí)效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

（四）承辦：需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室及時(shí)轉(zhuǎn)交給有關(guān)科（室）或有關(guān)同志，按照要求及時(shí)辦理；超過(guò)時(shí)限的，由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后，將辦理結(jié)果書(shū)面交辦公室，需要答復(fù)對(duì)方的，擬寫(xiě)成初稿，由辦公室報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見(jiàn)的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)，簽署意見(jiàn)后，直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門(mén)。

（五）立卷：收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號(hào)一月整理一次，對(duì)缺少或殘缺的文件，及時(shí)追查、彌補(bǔ)。次年五月底前分門(mén)別類(lèi)，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。

（六）歸檔：按照要求嚴(yán)格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時(shí)落實(shí)防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

（七）保密：切實(shí)按照文件密級(jí)要求做好保密工作。

督查反饋制度

（一）為認(rèn)真落實(shí)局長(zhǎng)辦公會(huì)議決定，局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級(jí)交辦的任務(wù)，及時(shí)反饋有關(guān)信息，特制定本制度。

（二）督查反饋的具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)對(duì)應(yīng)辦未辦的事項(xiàng)，由辦公室發(fā)出督查通知單，有關(guān)科（室）根據(jù)要求，立即辦理。做到急事不過(guò)日，一般不過(guò)周，一些比較復(fù)雜、工作過(guò)程較長(zhǎng)的任務(wù)，無(wú)法按時(shí)辦理的事項(xiàng)要及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（三）各科（室）對(duì)督查通知單辦理的情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，應(yīng)向辦公室作出反饋，并根據(jù)需要答復(fù)對(duì)方當(dāng)事單位或當(dāng)事人，辦公室應(yīng)及時(shí)將督查事項(xiàng)的辦理情況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）各科（室）書(shū)面通過(guò)辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請(qǐng)示的，由辦公室在三個(gè)工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時(shí)作出反饋。

篇2

1 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)與檔案工作銜接不合理

在??前各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作的重要性不斷突顯出來(lái)。在實(shí)際工作中，文書(shū)工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書(shū)檔案管理工作中，需要正確處理好文書(shū)工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系，確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對(duì)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性帶來(lái)了一定的制約，不利于文書(shū)檔案管理水平的提升。

（二）文書(shū)檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

近年來(lái)文書(shū)檔案管理工作的重要性越來(lái)越突顯出來(lái)，這也對(duì)文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前很大一部分單位文書(shū)檔案管理工作中，部分文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強(qiáng)的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢(shì)下，需要文書(shū)檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）對(duì)文書(shū)檔案管理工作不重視

當(dāng)前在各行業(yè)中文書(shū)檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對(duì)文書(shū)檔案的重要性缺乏有效的認(rèn)識(shí)，因此在實(shí)際工作中，人力、物力和財(cái)力投入普遍不足，這就對(duì)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來(lái)了較大的影響，很難發(fā)揮出文書(shū)檔案的真正效率和價(jià)值。

2 提高文書(shū)檔案管理工作的強(qiáng)化措施

（一）重視文書(shū)與檔案工作的銜接效果

文書(shū)檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此在實(shí)際工作中，需要重視文書(shū)工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書(shū)檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書(shū)檔案的宣傳工作，使人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)知，準(zhǔn)確對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行歸檔和立卷，實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴(yán)格對(duì)文件進(jìn)行審核，及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行收集，為文書(shū)檔案工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度

強(qiáng)化文書(shū)檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書(shū)檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書(shū)檔案。建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書(shū)檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書(shū)檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書(shū)檔案制度的建立，能夠改變過(guò)往不合時(shí)宜的制度，為單位文書(shū)檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書(shū)檔案管理制度和體系，為文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書(shū)檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書(shū)檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書(shū)檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書(shū)檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書(shū)檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

（三）采用現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理技術(shù)

在文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書(shū)管理工作的高效開(kāi)展。因此在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書(shū)檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書(shū)檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書(shū)檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技?g的應(yīng)用，還能在文書(shū)檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過(guò)濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過(guò)后才能進(jìn)入系統(tǒng)。可見(jiàn)，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）打造高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍

在文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作中，對(duì)于檔案管理人員整體素質(zhì)提出了更高的要求，需要打造一支專(zhuān)業(yè)化和高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。因此在實(shí)際工作中，需要重視文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)專(zhuān)技能、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方法等多項(xiàng)針對(duì)性的培訓(xùn)有效的提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，努力提高文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。另外，還要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理人員樹(shù)立良好的服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，使喚其能夠更好的掌握各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面推動(dòng)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平。

篇3

1醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

面對(duì)衛(wèi)生部將醫(yī)院文書(shū)檔案管理納入醫(yī)院評(píng)審的新要求，我院為了提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量，分析我院醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，在不斷的解決問(wèn)題中發(fā)展。我院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題主要有以下幾方面問(wèn)題：

1.1缺乏管理制度 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書(shū)檔案管理意識(shí)薄弱，缺少檔案統(tǒng)一管理的意識(shí)，并且存在不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度的現(xiàn)象。部分行政部門(mén)更是辦理文件效率差，不能及時(shí)將上級(jí)文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。

1.2硬件設(shè)施差 醫(yī)院辦公條件的限制，造成部分醫(yī)院文書(shū)檔案管理科室無(wú)獨(dú)立的辦公空間，并且沒(méi)有相應(yīng)的專(zhuān)用檔案存儲(chǔ)電腦、掃描儀等設(shè)備，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化要求。同時(shí)醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案管理重視度不夠，對(duì)其的資金支持和投入較少，限制了文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展[2]。

1.3管理人員綜合素質(zhì)差 多數(shù)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員屬于非專(zhuān)業(yè)人員，缺少專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，并且對(duì)新知識(shí)的應(yīng)用不足，從而造成文書(shū)檔案辦理不及時(shí)，歸檔不合理等問(wèn)題。或者文書(shū)檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認(rèn)真，不能全身心的投入到文書(shū)檔案管理工作中。同時(shí)管理人員綜合素質(zhì)差，歸檔過(guò)程中不嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案管理要求。

1.4拓展應(yīng)用 醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員自身操作水平差，對(duì)于信息化管理手段不能熟練應(yīng)用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時(shí)在文檔資料開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，檔案管理不全面、不系統(tǒng)，導(dǎo)致文書(shū)檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象，缺少具有科研成果的檔案管理內(nèi)容，出現(xiàn)文書(shū)檔案管理輕重失衡現(xiàn)象，不能發(fā)揮文書(shū)檔案管理的價(jià)值[3]。

2 PDCA循環(huán)原理的探索應(yīng)用

PDCA循環(huán)原理是指通過(guò)制定計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查結(jié)果、處理問(wèn)題等工作的循環(huán)過(guò)程。在管理活動(dòng)中應(yīng)用PDCA循環(huán)，可以不普遍提高管理質(zhì)量和工作效益。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)原理，我們應(yīng)該嚴(yán)格遵循PDCA循環(huán)原則，使醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量以車(chē)輪式提高，促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理高效規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

2.1制定計(jì)劃 針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，制定注針對(duì)性的對(duì)策。主要體現(xiàn)在以下幾方面：為醫(yī)院文書(shū)檔案管理科室配備標(biāo)準(zhǔn)化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專(zhuān)門(mén)的電腦、打印機(jī)、掃描儀等檔案管理專(zhuān)業(yè)設(shè)備；加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能；建立完善健全的文書(shū)檔案管理制度，明確崗位職責(zé)[4]。

2.2執(zhí)行計(jì)劃

2.2.1將紙質(zhì)文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案，可以通過(guò)掃描方式進(jìn)行。對(duì)于需要錄入的內(nèi)容，不能隨意更改檔案內(nèi)容，并且對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)和歸檔。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性。

2.2.2綜合我院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀以及醫(yī)院的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責(zé)。同時(shí)明確規(guī)范文書(shū)檔案管理流程，為文書(shū)檔案管理提供制度保障和依據(jù)。

2.2.3嚴(yán)格醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專(zhuān)業(yè)從事檔案管理人員，并且經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)取得檔案專(zhuān)業(yè)上崗證。通過(guò)不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專(zhuān)業(yè)水平[5]。

2.2.4加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力。通過(guò)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)估。培養(yǎng)檔案管理人員規(guī)范化的工作流程，保證檔案管理內(nèi)容和分類(lèi)的齊全。

2.3檢查結(jié)果 依據(jù)PDCA循環(huán)工作原理，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。檢查醫(yī)院檔案管理應(yīng)用PDCA循環(huán)原理建設(shè)的檔案管理制度、制度落實(shí)情況、文書(shū)檔案辦理效果以及歸檔分類(lèi)情況。結(jié)合醫(yī)院文書(shū)檔案評(píng)審工作的不斷深入，通過(guò)自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學(xué)合理的檢查文書(shū)檔案管理質(zhì)量。結(jié)合檢查結(jié)果，制定評(píng)審方針，并就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改措施。同時(shí)及時(shí)跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

2.4處理問(wèn)題 定期開(kāi)展檔案管理工作研討會(huì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃、執(zhí)行以及檢查中存在的問(wèn)題，分析發(fā)生的原因，并且明確調(diào)整措施的重要性，保證文書(shū)檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向改進(jìn)。特別是對(duì)于文書(shū)檔案辦理流程，應(yīng)該及時(shí)改進(jìn)，保證文書(shū)檔案按時(shí)限辦理，不斷提高當(dāng)日辦理率、三日歸檔率。同時(shí)，辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，促使檔案管理的具體工作逐步進(jìn)入一個(gè)更高層次的質(zhì)量循環(huán)過(guò)程。

篇4

1 當(dāng)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視不足

就目前來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位多數(shù)沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要作用，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視不足，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作僅僅是保存一些檔案，與事業(yè)單位的發(fā)展并沒(méi)有直接的關(guān)系。正因?yàn)槿绱耍聵I(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案管理工作不夠重視，對(duì)其投入力度較小，也就不能保證文書(shū)檔案的規(guī)范化管理以及文書(shū)檔案的完整性。此外，重視程度不夠，就不能將文書(shū)檔案管理工作的作用完全發(fā)揮出來(lái)，也就無(wú)法起到促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的作用。最后，當(dāng)下我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作基本還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理，信息化建設(shè)不夠。

（二）相關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在：文書(shū)檔案管理者缺少豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的管理技能，僅僅是對(duì)工作的一些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)比較清楚，并不能妥善應(yīng)對(duì)復(fù)雜的工作；事業(yè)單位文書(shū)檔案管理保密性要求很高，但是部分工作者職業(yè)道德素質(zhì)不高，有些時(shí)候會(huì)不慎泄密；還有的文書(shū)檔案管理者雖然在崗位上工作，但是缺乏責(zé)任心，時(shí)常感到枯燥乏味，工作積極性不高，工作起來(lái)往往是敷衍了事，對(duì)檔案保管和分類(lèi)也不認(rèn)真，甚至?xí)霈F(xiàn)較大錯(cuò)誤；還有不少事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員是關(guān)系人員或者兼職人員等。總而言之，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理者整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）文書(shū)檔案管理方式較為陳舊落后

雖然現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)普及程度也較高， 但是事業(yè)單位文書(shū)檔案管理并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全的科學(xué)化和自動(dòng)化，有的事業(yè)單位仍然還在使用已經(jīng)淘汰的文書(shū)檔案管理軟件，而且也不符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況。甚至于現(xiàn)在還有的事業(yè)單位依然使用人工管理的文書(shū)檔案管理模式，這就會(huì)產(chǎn)生一定的封閉性，不能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準(zhǔn)確性，影響了事?I單位文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，此外，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不重視，也會(huì)導(dǎo)致管理模式落后，也就不能提供更加科學(xué)、合理的方式。

（四）文書(shū)檔案管理制度不健全、不完善

雖然目前不少事業(yè)單位有文書(shū)檔案管理制度，但仍存在文書(shū)檔案管理不規(guī)范，管理制度也不能?chē)?yán)格落實(shí)等現(xiàn)象，例如：在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)、管理的時(shí)候沒(méi)有嚴(yán)格遵守管理制度，文書(shū)檔案分類(lèi)不明確，沒(méi)有將不同時(shí)間和不同工作性質(zhì)的文書(shū)檔案分開(kāi)保存、歸檔，而是將其放在一起統(tǒng)一管理，這樣后來(lái)者在查找文書(shū)檔案時(shí)就不能很快找到所需要的文書(shū)檔案。此外，還有的文書(shū)檔案管理者在存放文書(shū)檔案時(shí)，圖一時(shí)省事而沒(méi)有為其生成相應(yīng)的目錄，這就會(huì)給后期查閱文書(shū)檔案帶來(lái)更大的困難。

2 提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作水平的舉措

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念。（1）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)真正重視起來(lái)，才能切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，才能進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、財(cái)力的扶持力度，才能為文書(shū)檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書(shū)檔案管理設(shè)施。（2）加強(qiáng)事業(yè)單位全體員工的認(rèn)識(shí)，使每個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)的影響及重要意義，增強(qiáng)每個(gè)人的責(zé)任意識(shí)，保證文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。（3）做好文書(shū)檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過(guò)各種途徑使單位全體人員認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案規(guī)范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個(gè)端正的態(tài)度進(jìn)行工作，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進(jìn)步。

（二）提高相關(guān)人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)單位穩(wěn)步發(fā)展

提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)是做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作最重要的一個(gè)前提。（1）就是要加強(qiáng)檔案管理者專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)新型管理理念，新知識(shí)，新方法，新手段，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中去，不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)下發(fā)展需要。（2）注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作一般較為復(fù)雜煩瑣而且龐大，所以文書(shū)檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對(duì)工作執(zhí)著的熱情、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及一定奉獻(xiàn)精神。

（三）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，需要我們對(duì)文書(shū)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理工作效率。（1）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式。充分利用現(xiàn)代新興科技，將網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)引入文書(shū)檔案管理，通過(guò)學(xué)習(xí)，使用管理軟件對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、查詢等工作，提高文書(shū)檔案管理水平和工作效率，推進(jìn)文書(shū)檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化、一體化的實(shí)現(xiàn)。（2）加大對(duì)事業(yè)單位新文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)力度。事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該積極主動(dòng)深入基層，而不只是被動(dòng)接受文書(shū)檔案，通過(guò)走訪搜集新的文書(shū)檔案，并將它們進(jìn)行歸檔、分類(lèi)，以達(dá)到更新和擴(kuò)充檔案庫(kù)的目的。（3）加強(qiáng)檔案管理人員的招聘、審核、監(jiān)督力度。事業(yè)單位可以通過(guò)采取多項(xiàng)措施，實(shí)行公開(kāi)招聘，將具有檔案管理專(zhuān)業(yè)背景的優(yōu)秀人才吸納到事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍中來(lái)，并保障文書(shū)檔案管理者提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，打造一批優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理人才。

（四）健全文書(shū)檔案管理制度，規(guī)范化管理文書(shū)檔案

（1）建立并完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作制度。各事業(yè)單位根據(jù)自身具體情況完善當(dāng)前文書(shū)檔案管理制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格落實(shí)，體現(xiàn)分類(lèi)存放人性化，調(diào)取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。（2）完善文書(shū)檔案管理監(jiān)督機(jī)制。在日常生活中要對(duì)檔案管理者有一定的監(jiān)督，對(duì)存放檔案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)整理調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題，出現(xiàn)記錄出錯(cuò)或檔案損壞、缺失等情況，要對(duì)其進(jìn)行一定的批評(píng)教育，使其工作謹(jǐn)慎、管理規(guī)范，加強(qiáng)其保密意識(shí)。（3）制定完善的文書(shū)檔案管理績(jī)效獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理者的工資福利與工作情況、平時(shí)表現(xiàn)掛鉤，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作中出現(xiàn)問(wèn)題人員給予相應(yīng)的懲罰，以達(dá)到提高其工作積極性和工作效率，督促其更好地完成文書(shū)檔案管理工作的目的。

篇5

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要性

（一）為醫(yī)療科研創(chuàng)新提供基礎(chǔ)

文書(shū)檔案是為醫(yī)院提供服務(wù)的部門(mén)之一，它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關(guān)的數(shù)據(jù)，存有很多對(duì)科研有用的書(shū)籍和資料，是醫(yī)院的資料庫(kù)。醫(yī)院的檔案中對(duì)每一項(xiàng)手術(shù)以及疑難雜病的治療方法和過(guò)程都有精確記錄，所以當(dāng)遇到同類(lèi)病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結(jié)合患者自身情況，研究或開(kāi)創(chuàng)出新的治療方法，推動(dòng)醫(yī)療科研創(chuàng)新。

（二）為患者提供完善的醫(yī)療記錄

文書(shū)檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的，對(duì)于病人的一些相關(guān)的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會(huì)存儲(chǔ)，當(dāng)患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥，可以通過(guò)醫(yī)療記錄本對(duì)患者的病況、病因以及解決方法進(jìn)行記錄，這樣會(huì)方便后期需要的時(shí)候進(jìn)行查閱。

（三）為管理決策提供依據(jù)

醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營(yíng)中完善和發(fā)展的，也會(huì)定期舉辦大型的醫(yī)療座談會(huì)以及派遣相關(guān)人員出去進(jìn)修，或者醫(yī)院發(fā)展轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，這些行政類(lèi)的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的，醫(yī)院的文書(shū)檔案對(duì)歷年來(lái)醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關(guān)活動(dòng)和成果進(jìn)行記錄，為后期醫(yī)院開(kāi)展不同的行政部門(mén)以及做出重大會(huì)議決策提供參考。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案工作人員的素質(zhì)匱乏

在很多的醫(yī)院中對(duì)人才的培養(yǎng)有著自己重點(diǎn)培養(yǎng)的對(duì)象和人群，與此同時(shí)在醫(yī)院的人才培養(yǎng)方案中一般對(duì)技術(shù)人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)較為重視，但是卻忽略了醫(yī)院檔案室檔案文書(shū)人員的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)。文書(shū)檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)方法和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，以這種管理水平和思想方式受到束縛，這樣也追不上了時(shí)代的發(fā)展潮流。有些醫(yī)院的檔案管理人員自身的大學(xué)專(zhuān)業(yè)和文書(shū)檔案管理的崗位不符合，很多管理人員都是從事計(jì)算機(jī)行業(yè)、護(hù)理行業(yè)和行政工作，后來(lái)轉(zhuǎn)為檔案管理工作。由于他們?nèi)鄙賹?zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案的管理知識(shí)，所以對(duì)從事這個(gè)行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規(guī)定來(lái)進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)執(zhí)行和完成工作。

（二）檔案管理制度不健全

檔案資料重要性不言而喻，妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度，目前，在醫(yī)院?jiǎn)挝恢校加忻魑囊?guī)定，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)一系列的檔案管理制度，在很多的醫(yī)院里面都沒(méi)有對(duì)檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度，表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確，所以人員在工作中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，很多應(yīng)該處理的資料沒(méi)有及時(shí)的統(tǒng)一、高效的進(jìn)行收集和處理，檔案室的管理不嚴(yán)密，管理規(guī)定脫節(jié)，這樣一來(lái)檔案室的工作不夠完善，這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲(chǔ)較為混亂，這樣一來(lái)久而久之檔案的管理制度就很不健全。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

在很多醫(yī)院都會(huì)出現(xiàn)這種情況，醫(yī)院里面的消防設(shè)備、檔案管理設(shè)備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的。同時(shí)醫(yī)院的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為落后，限制了文檔管理向前發(fā)展。隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步和科技經(jīng)濟(jì)的不斷的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用都在醫(yī)院的管理中得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展。同時(shí)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的管理的模式較為落后已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的醫(yī)院的發(fā)展需要，我們必須要對(duì)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代。但是受到了經(jīng)濟(jì)的制約和限制醫(yī)院對(duì)檔案的管理的投入資金有著不足，所以迫使很多醫(yī)院的檔案管理不夠完善，不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。

三、完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理的對(duì)策

（一）提升檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案室人員的學(xué)習(xí)和素質(zhì)是非常必要的，同時(shí)對(duì)我們醫(yī)院的管理層，例如文書(shū)、檔案室人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和整理文案的能力進(jìn)行提高。這樣會(huì)相應(yīng)的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。也要提高領(lǐng)導(dǎo)層和文員的檔案意識(shí)，要讓他們了解規(guī)章制度，同時(shí)要加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)們和職工對(duì)文書(shū)檔案有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)和了解。所以，要提高文書(shū)檔案相關(guān)的管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，這就要將文書(shū)檔案的管理歸納到醫(yī)院的重要發(fā)展戰(zhàn)略里進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，最好要每年派管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷的加強(qiáng)文書(shū)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，只有通過(guò)不斷的專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和知識(shí)不斷的更新、不斷的進(jìn)修學(xué)習(xí)，才能夠更好的提高管理人員的水平，讓其更好高效的完成管理任務(wù)，這樣會(huì)讓文書(shū)檔案穩(wěn)定有序的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理制度

社會(huì)在進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)的科技發(fā)展與日俱新，文書(shū)檔案的發(fā)展也要進(jìn)行科學(xué)化的管理，醫(yī)院要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理體系，將醫(yī)院各科室、各部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一考核和統(tǒng)一管理，所以對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行制度性管理是非常有必要和有效的措施。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)在對(duì)文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行更新和資金的投入，對(duì)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行翻新，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，如辦公設(shè)備、檔案室的用房，要進(jìn)行防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等防護(hù)措施來(lái)減輕檔案的消耗。更要引進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行歸類(lèi)和整合，進(jìn)行合理的搭配利用。經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的整合和整理遠(yuǎn)程信息的技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文字和圖片聲像等信息進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理，同時(shí)可以方便與管理人員利用算機(jī)進(jìn)行以最快最方便省時(shí)省力的進(jìn)行查找和搜索，這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個(gè)系統(tǒng)的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會(huì)將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施記性優(yōu)化的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

總結(jié)：

綜上所述，通過(guò)對(duì)醫(yī)院工作性質(zhì)的了解，可得出文書(shū)檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著很大的重要作用，對(duì)醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)、對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重大決策都有影響，所以對(duì)當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和研究是一件具有研究?jī)r(jià)值的事項(xiàng)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展定位以及社會(huì)地位，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題提出解決對(duì)策，對(duì)醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展具有促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

篇6

關(guān)鍵詞：基層單位；文書(shū)檔案；管理方法

基層單位的文書(shū)檔案是單位員工了解國(guó)家政策、行業(yè)法規(guī)，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工上傳下達(dá)、加強(qiáng)溝通交流的重要載體，既真實(shí)記錄了基層單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的情況，也是對(duì)單位業(yè)績(jī)及管理水平的歷史記錄和再現(xiàn)，是基層單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的有力依據(jù)。做好基層單位的文書(shū)管理工作，既是檔案人員的工作職責(zé)，也是單位發(fā)展的需要。

1 文書(shū)檔案管理概述

文書(shū)檔案的形成以文書(shū)工作為基礎(chǔ)，是文書(shū)工作各環(huán)節(jié)完成的成果。文書(shū)工作包括對(duì)基層單位各部門(mén)文件的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、成文、歸檔等，完成了這些工作，才能開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。文書(shū)檔案管理往往具有工作量大、繁瑣復(fù)雜等特點(diǎn)，需要工作人員富有耐心，且科學(xué)合理地進(jìn)行管理。

文書(shū)檔案管理工作對(duì)于基層單位而言具有重要意義，主要體現(xiàn)為：其一，文書(shū)檔案是對(duì)基層單位各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄，做好文書(shū)檔案管理也就能很好地保存單位歷史資料，為單位今后的工作決策提供參考依據(jù)；其二，文書(shū)檔案詳細(xì)記錄了基層單位各部門(mén)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，以及單位機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)信息，做好文書(shū)檔案管理，為相關(guān)工作提供信息查詢服務(wù)，能合理開(kāi)發(fā)利用這些信息，促進(jìn)基層單位工作效率的提升；其三，做好文書(shū)檔案管理還有利于基層單位了解各部門(mén)員工工作情況，為職員考核、調(diào)動(dòng)、晉升提供憑證。

2 基層單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

目前，雖然大部分基層單位的文書(shū)檔案管理水平較以往有較大提升，但還存在一些不足，制約了文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，具體表現(xiàn)為：

第一，檔案部門(mén)與其他部門(mén)配合不默契，致使文書(shū)檔案管理工作受到制約。文書(shū)檔案的收集工作需要單位各部門(mén)的配合與協(xié)作，由于基層單位一些工作人員對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)度不高，不重視檔案收集整理工作，為了本部門(mén)工作之便利，不愿主動(dòng)把部門(mén)文書(shū)檔案提交給檔案部門(mén)保管，這就加大了檔案部門(mén)工作人員的工作難度，致使其不得不跟蹤催交，或是自行收集整理，這很容易造成重要文件的缺失，或是資料收集不全等情況出現(xiàn)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作難以順利開(kāi)展。

第二，文書(shū)檔案管理制度不健全。文書(shū)檔案所涉內(nèi)容多而雜，工作繁瑣，程序復(fù)雜，需要有嚴(yán)格全面的檔案管理制度作為工作指導(dǎo)。然而，目前很多基層單位忽視制度建設(shè)，致使文書(shū)檔案管理缺乏約束機(jī)制，部分檔案管理人員工作散漫，推卸責(zé)任，或是對(duì)工作敷衍了事，使檔案管理流于形式，難以充分發(fā)揮文書(shū)檔案資料的效用，不利于檔案工作的有序開(kāi)展。

第三，基層單位文書(shū)檔案的管理模式落后，還采用傳統(tǒng)人工管理模式，未引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)。目前，部分基層單位在檔案管理工作中的投入力度不大，未采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案加以管理，還是采用紙質(zhì)文檔及傳統(tǒng)人工管理模式，致使文檔保存形式單一，文檔查閱費(fèi)時(shí)，信息更新不及時(shí)，也難以實(shí)現(xiàn)各部門(mén)文檔信息的共享，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作效率的提升。

第四，文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。部分基層單位的文書(shū)檔案管理人員并非檔案管理專(zhuān)業(yè)出生，也未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于文書(shū)檔案的分類(lèi)、立卷等知識(shí)不甚了解，工作起來(lái)不得要領(lǐng)，致使檔案管理混亂，工作效率低下。還有一些人員雖出自科班，卻很少加強(qiáng)知識(shí)學(xué)習(xí)及參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，難以提升工作水平。特別是信息社會(huì)的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利用微機(jī)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作是大勢(shì)所趨，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)，更新認(rèn)識(shí)，科學(xué)地做好文書(shū)檔案管理工作。

3 加強(qiáng)基層單位文書(shū)檔案管理的方法

（一）建立健全文書(shū)檔案管理制度

制度是一切工作得以有序開(kāi)展的前提。要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理，就需要合理制度的有力支持，始終用制度規(guī)范檔案工作人員的行為，促進(jìn)責(zé)任落實(shí)到人。具體而言，基層單位應(yīng)從本單位工作實(shí)際出發(fā)，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等為指導(dǎo)制定符合本單位的文書(shū)檔案管理制度，并規(guī)范文書(shū)檔案收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱、銷(xiāo)毀、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，以使各項(xiàng)工作有法可依，有章可循，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一要求，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理運(yùn)作。此外，要將文書(shū)檔案管理工作與員工績(jī)效考核及年度考核相掛鉤，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范其工作行為，以確保文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化開(kāi)展。

（二）優(yōu)化文書(shū)檔案管理模式

為進(jìn)一步促進(jìn)文書(shū)檔案管理效率的提升，基層單位應(yīng)創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，以加快文書(shū)檔案管理建設(shè)步伐，推動(dòng)其向自動(dòng)化管理方向發(fā)展。例如，用條形碼代替檔案號(hào)，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行文書(shū)檔案管理，不但能保障檔案資料的安全，還便于查閱及管理，提升檔案管理效率。此外，通過(guò)開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理軟件，優(yōu)化歷史檔案查詢接口，能提升文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性以及存儲(chǔ)的持久性。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理監(jiān)督工作

文書(shū)檔案管理工作量較大，日常事務(wù)較為繁瑣，一旦疏忽便可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)保持高度責(zé)任感，對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行定期檢查，以便及時(shí)糾正錯(cuò)誤。與此同時(shí)，單位內(nèi)部需加強(qiáng)文書(shū)檔案相關(guān)監(jiān)督工作，特別是財(cái)政檔案方面，要指派專(zhuān)人監(jiān)督。通過(guò)有效實(shí)施監(jiān)督工作，督促相關(guān)人員全身心投入工作當(dāng)中，以保證文書(shū)檔案管理的規(guī)范性及效率。

（四）打造專(zhuān)業(yè)化文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍

要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，關(guān)鍵在于人。基層單位只有加強(qiáng)文書(shū)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，才能確保該項(xiàng)工作順利開(kāi)展。一方面，基層單位要注重文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。管理層可鼓勵(lì)檔案工作人員通過(guò)自學(xué)來(lái)增加知識(shí)積累，提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，單位內(nèi)部可組織統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工對(duì)文書(shū)檔案管理制度規(guī)范的了解。此外，部門(mén)內(nèi)部還可定期開(kāi)展交流學(xué)習(xí)會(huì)，促進(jìn)員工相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。另一方面，基層單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案人才的選拔，選用富有責(zé)任心、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)好、政治水平高的人進(jìn)入文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，要有效提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，通過(guò)教育引導(dǎo)，調(diào)動(dòng)其工作積極性與主動(dòng)性。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理能有效提升基層單位的工作效率，促進(jìn)基層單位穩(wěn)定發(fā)展，具有十分重要的意義。檔案工作人員在實(shí)際工作中，不僅要重視文書(shū)檔案的管理工作，還應(yīng)深入發(fā)掘文書(shū)檔案的內(nèi)在價(jià)值，使其充分發(fā)揮應(yīng)有作用，為基層單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

參考文獻(xiàn)

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[2]李佳.文書(shū)檔案規(guī)范化管理的分析研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（22）：278.

篇7

1 文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載歷史

文書(shū)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程記載、文件、書(shū)報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來(lái)，并分門(mén)別類(lèi)地存放在檔案室中。這個(gè)階段管理的重點(diǎn)就在收集、管理、編目編冊(cè)、保存、借閱等工作上；同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。

1.2 文書(shū)檔案載體多樣，內(nèi)容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書(shū)檔案有著對(duì)單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實(shí)記錄的作用。文書(shū)檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書(shū)等以及上級(jí)部門(mén)所下發(fā)的各類(lèi)文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政管理以及各類(lèi)載體檔案等方面。

1.3 文書(shū)處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)

文書(shū)工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒(méi)有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書(shū)處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作又可以促進(jìn)文書(shū)工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書(shū)工作的全方位檢查。通過(guò)檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類(lèi)組卷是否規(guī)范等，對(duì)做好文書(shū)處理工作也是一種促進(jìn)。

2 辦公室人員做好文書(shū)檔案管理的辦法

2.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理水平

文書(shū)檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設(shè)施，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)定辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.2 對(duì)檔案文書(shū)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

在新時(shí)展的大背景下，應(yīng)當(dāng)要對(duì)檔案文書(shū)管理模式進(jìn)行積極探索，力求創(chuàng)新，將以往的被動(dòng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，且在領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)下增進(jìn)和其他部門(mén)的交流和聯(lián)系，定期整理與分類(lèi)檔案資料，并對(duì)其歷史性和連續(xù)性進(jìn)行了解和掌握，防止出現(xiàn)資料失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書(shū)管理工作也是一項(xiàng)發(fā)展性的工作，在事件不斷發(fā)展過(guò)程中其也會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)變化。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)合理增加人力與資金的支持，建立起企業(yè)需要的管理系統(tǒng)，進(jìn)而保證能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為確保服務(wù)中心業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，是實(shí)施檔案管理工作的主體，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力此不斷深化自身。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，盡可能參加集團(tuán)公司、局、分公司檔案管理部門(mén)的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以提高檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類(lèi)、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向各部門(mén)反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。

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關(guān)鍵詞 辦公室人員 文書(shū)檔案 解決策略

文書(shū)檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公活動(dòng)中對(duì)實(shí)際工作進(jìn)展情況的真實(shí)記錄，是確保單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展的重要依據(jù)，有助于規(guī)范單位業(yè)務(wù)行為，提升單位服務(wù)水平，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)“古為今用”，更好地指導(dǎo)單位現(xiàn)實(shí)工作的開(kāi)展。其重要性不言而喻。因此，辦公室人員必須要從思想層面上意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性。然而，在當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，依舊存在一些制約管理水平提升的因素。如何才能有效地提升辦公室人員的文書(shū)檔案管理水平，是當(dāng)前辦公室管理工作亟待解決的問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案管理概述

（一）文書(shū)檔案管理的含義

文書(shū)檔案實(shí)際上就是反映行政或者黨務(wù)等活動(dòng)的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)等。而文書(shū)檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事件及其具體過(guò)程記錄下來(lái)，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲(chǔ)存，具體主要包括對(duì)這些文書(shū)檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用以及保護(hù)等工作。同時(shí)，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書(shū)檔案管理的核心。

（二）文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)包括“一體化”和“綜合性”兩個(gè)主要特點(diǎn)。其中的“一體化”特點(diǎn)是指文書(shū)檔案整理是在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上所進(jìn)行的一個(gè)文書(shū)檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點(diǎn)是指文書(shū)檔案管理工作除了負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案工作外，也涵蓋了會(huì)計(jì)、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，所以綜合性很強(qiáng)。

（三）文書(shū)檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書(shū)檔案管理也是管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文書(shū)檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時(shí)也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書(shū)檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個(gè)方面：一方面，文書(shū)檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時(shí)由于其大都是當(dāng)事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實(shí)性比較強(qiáng)；另一方面，文書(shū)檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過(guò)程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過(guò)程中均會(huì)產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對(duì)于文檔服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書(shū)檔案管理工作亟待完善、創(chuàng)新和改革。

二、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理制度有待完善

在當(dāng)前大多數(shù)的企事業(yè)單位工作中，文書(shū)檔案管理工作大都在行政辦公室中的綜合檔案室內(nèi)來(lái)進(jìn)行，行政辦公室負(fù)責(zé)的工作任務(wù)比較繁重，沒(méi)有將其分散給其他部門(mén)或科室的文書(shū)檔案資料來(lái)進(jìn)行合理歸檔；或者部分辦公室人員為了辦公方便而沒(méi)有將那些使用完畢的文件進(jìn)行及時(shí)的歸納；又或者部分辦公室人員沒(méi)有從思想層面上意識(shí)到檔案歸納的重要性，所以在使用后隨意放置而造成丟失問(wèn)題等等。這些問(wèn)題均可以歸根于管理制度不完善。

（二）人員素養(yǎng)有待提升

目前，部分企事業(yè)單位大都沒(méi)有充分意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位事業(yè)發(fā)展的重要性，具體主要表現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等參差不齊，同時(shí)他們所具備的管理意識(shí)、知識(shí)儲(chǔ)備量、知識(shí)結(jié)構(gòu)以及工作效率等已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下現(xiàn)代企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展的需求，所以相關(guān)的企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的素養(yǎng)有待提升。

（三）部門(mén)協(xié)作有待加強(qiáng)

基于上述所述，文書(shū)檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點(diǎn)，要求辦公室人員必須在具有較強(qiáng)檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌單位各部門(mén)的工作，以確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。然而，在當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，辦公室人員大都對(duì)各部門(mén)間的業(yè)務(wù)不熟悉，所以他們無(wú)法科學(xué)、準(zhǔn)確地確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

三、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決策略

（一）完善檔案管理制度

文書(shū)檔案管理制度是辦公室人員開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的行為準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時(shí)的文書(shū)檔案管理工作中，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)不斷完善檔案管理制度，從而促進(jìn)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，同時(shí)還要為辦公室人員提供良好的工作環(huán)境和條件，以使他們可以安心地進(jìn)行檔案管理工作。

（二）提升檔案人員素養(yǎng)

辦公室是文書(shū)檔案管理工作的主體，直接關(guān)乎文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量，所以必須要切實(shí)提升辦公室檔案人員的管理能力。文書(shū)檔案管理看似重復(fù)、枯燥、無(wú)趣、乏味，但是其內(nèi)容卻與各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程息息相關(guān)。所以，辦公室人員必須要對(duì)文檔管理工作有充分的了解和認(rèn)識(shí)，以幫助他們更好地開(kāi)展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)，使他們可以自覺(jué)、認(rèn)真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，從而全面提升文書(shū)檔案管理的水平。

（三）加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作管理

辦公室文書(shū)檔案管理工作實(shí)際上與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)直接大都有緊密的聯(lián)系，其質(zhì)量直接關(guān)乎辦公室的整體業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率，同時(shí)也會(huì)影響文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的效率。但是辦公室文書(shū)檔案的種類(lèi)比較多，所以為了確保企事業(yè)單位所用檔案信息的質(zhì)量，辦公室人員必須要加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作管理，切實(shí)做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實(shí)際上就是要求辦公室人員要積極主動(dòng)去了解各業(yè)務(wù)部門(mén)所擁有的各項(xiàng)新工作、新進(jìn)展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動(dòng)地到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)去了解有關(guān)的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實(shí)際情況來(lái)思考圍繞單位中心的工作，切實(shí)加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

正所謂：“機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。”在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)期，文書(shū)檔案管理工作在遇到了前所未有的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，為了提升文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，辦公室人員必須要從思想層面上意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作對(duì)于單位事業(yè)發(fā)展的重要性，不斷提升自身的管理水平，切實(shí)做好文化工作與檔案工作之間的銜接工作，同時(shí)要加強(qiáng)各部門(mén)間的協(xié)作管理，從而切實(shí)提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量，確保單位建設(shè)的順利開(kāi)展。

（作者單位為國(guó)網(wǎng)吉林省電力有限公司經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院）

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篇9

機(jī)要文書(shū)檔案的保密主要包括對(duì)機(jī)要圖表、資料、文書(shū)檔案等的保密以及電報(bào)傳真密碼的保密。但在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理中，一些人并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)文書(shū)檔案保密管理工作的重要性。

二、文書(shū)檔案保密管理工作現(xiàn)存的不足

1.文書(shū)檔案保密管理意識(shí)比較淡薄

第一，企業(yè)在思想上認(rèn)識(shí)模糊。由于一部分企業(yè)在思想上對(duì)檔案管理工作沒(méi)有高度的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把它作為企業(yè)基礎(chǔ)，存在“檔案是檔案，業(yè)務(wù)是業(yè)務(wù)”的想想，對(duì)于檔案與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系認(rèn)識(shí)模糊，因此不知道開(kāi)展企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開(kāi)展這項(xiàng)工作。第二，企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視。一部分企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案在如今這個(gè)信息化的時(shí)代中所具有的使用價(jià)值，認(rèn)為所謂的文書(shū)檔案管理僅僅是收集企業(yè)的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財(cái)力，卻出不來(lái)任何政績(jī)，是一種得不償失的行為。第三，企業(yè)缺乏主動(dòng)性。大部分企業(yè)只重視形式，輕視內(nèi)容，重視晉級(jí)，輕視效能，晉升文書(shū)檔案管理級(jí)別往往是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，并沒(méi)有真正地從對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé)的角度去做好文書(shū)檔案管理工作。

2.企業(yè)在文書(shū)檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書(shū)檔案管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。在基層企業(yè)中，文書(shū)檔案管理人員大多數(shù)是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專(zhuān)業(yè)化水平不高，隊(duì)伍變動(dòng)頻繁，這直接導(dǎo)致文書(shū)檔案的爭(zhēng)論和管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。第二，文書(shū)檔案管理的質(zhì)量不高。首先，文書(shū)檔案的管理人員只知道基本知識(shí)，對(duì)于檔案的保管期限、案卷號(hào)、類(lèi)別號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)混淆不清，出現(xiàn)蓋錯(cuò)章、編錯(cuò)號(hào)的習(xí)慣。其次，文書(shū)檔案目錄的索引不全，一些年代久遠(yuǎn)的文書(shū)檔案很難找到索引，導(dǎo)致這些文件的使用價(jià)值得不到發(fā)揮，不能為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。最后是企業(yè)沒(méi)有足夠地認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案的重要性，使得檔案的使用價(jià)值沒(méi)有充分地顯現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致文書(shū)檔案的管理質(zhì)量無(wú)法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書(shū)檔案管理的方式太過(guò)陳舊。當(dāng)前企業(yè)的文書(shū)檔案管理主要是手工管理，文書(shū)檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數(shù)還是沿襲著傳統(tǒng)手工模式，現(xiàn)代化的管理手段被應(yīng)用的很少，致使文書(shū)檔案管理的質(zhì)量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒(méi)有到位。一般來(lái)講，基層企業(yè)的辦公經(jīng)費(fèi)往往處于緊缺狀態(tài)，因此，在文書(shū)檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴(yán)格的工作制度，提高工作標(biāo)準(zhǔn)

文書(shū)檔案管理工作主要負(fù)責(zé)收、整理和管理企業(yè)的文書(shū)檔案，這些文書(shū)檔案包括企業(yè)的歷史資料及發(fā)展，甚至包括企業(yè)的機(jī)密。為了提高企業(yè)文件檔案的保密程度，使機(jī)密文件不被泄露出去，各個(gè)企業(yè)單位必須制定保密管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序，這是使企業(yè)各項(xiàng)管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和合理化的準(zhǔn)則。這些制度和工作程序在為文書(shū)檔案的管理人員提出要求的同時(shí)也提供了指導(dǎo)。在保密管理制度的中，應(yīng)該就文書(shū)檔案管理工作制定操作性強(qiáng)且詳細(xì)的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以供管理人員學(xué)習(xí)和執(zhí)行。除此之外，企業(yè)還要結(jié)合管理人員工作的實(shí)際情況不斷完善文書(shū)檔案保密管理制度，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)更加規(guī)范化、科學(xué)化。

2.提高管理人員的保密工作意識(shí)和企業(yè)素質(zhì)

（1）職業(yè)道德素質(zhì)。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內(nèi)的職責(zé)的同時(shí)還要自覺(jué)地履行道德準(zhǔn)則。管理人員應(yīng)該熱愛(ài)自己的工作，對(duì)工作始終保持高度的積極性。管理人員應(yīng)該妥善地保管企業(yè)的文書(shū)檔案，保持其在形式以及內(nèi)容上的原始性和真實(shí)性。尊重事實(shí)、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業(yè)準(zhǔn)則。

（2）文化知識(shí)素質(zhì)。企業(yè)要對(duì)文件檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)、全面的文化、理論以及科學(xué)技術(shù)知識(shí)方面的教育，使他們的知識(shí)面能夠更為廣闊。近年來(lái)，隨著社會(huì)與科技的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到文件檔案管理領(lǐng)域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的文件管理知識(shí)，還要能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的科技手段管理文書(shū)檔案。

（3）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。文件檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，這就要求管理人員必須具備足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的工作技巧。專(zhuān)業(yè)素質(zhì)主要包括工作人員履行專(zhuān)業(yè)職責(zé)的智力、能力、學(xué)歷、成績(jī)和資歷。企業(yè)可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)途徑來(lái)提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，培訓(xùn)的形勢(shì)多種多樣，如短期培訓(xùn)班，高校內(nèi)開(kāi)設(shè)的相關(guān)課程，等等。

篇10

1.1具有一定的便捷性。

以前的文書(shū)檔案管理都是工作人員運(yùn)用手寫(xiě)來(lái)完成，這樣就要求工作人員的字跡工整清晰，即費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，不能保證檔案中資料的可靠性和準(zhǔn)確性，這就大大增加了工作人員的壓力。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，文書(shū)檔案管理中使用了計(jì)算機(jī)，這樣在資料的存儲(chǔ)和手機(jī)，文件的他類(lèi)整理都非常地便捷。當(dāng)我們需要某些檔案資料時(shí)，不需要我們?nèi)シ窈竦臋n案袋，而是利在計(jì)算機(jī)相關(guān)內(nèi)容中輸入關(guān)鍵詞就可以找到相關(guān)的內(nèi)容。文書(shū)檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)，可以減少人員的工作量和避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)，對(duì)文件的編輯整理以及檔案分類(lèi)都有了大大的提高，這是手工摘抄不能相比的，與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)在文書(shū)檔案中的運(yùn)用又提高了單位的科技含量，對(duì)單位的宣傳大有幫助。

1.2文書(shū)檔案中的相關(guān)內(nèi)容都可以和其他人相互共享。

在以前企業(yè)以及單位中還運(yùn)用人工操作的時(shí)候，好多資源都不能使其有效的得到共享，這樣就造成了資源的浪費(fèi)和閑置，不僅造成了成本的浪費(fèi)還給企業(yè)得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以后，文書(shū)檔案管理已經(jīng)形成了一套完善有效的管理機(jī)制，在一些知名單位中已經(jīng)有了專(zhuān)門(mén)的管理制度，這樣就可以有效地對(duì)資源進(jìn)行管理和利用。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和完善，文書(shū)檔案管理已經(jīng)變得原來(lái)越簡(jiǎn)單了，同時(shí)達(dá)到了各個(gè)科室和部門(mén)的資源共享，可以有效地對(duì)檔案信息的使用和查詢。

1.3文書(shū)檔案中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以有效提高管理質(zhì)量。

在文書(shū)檔案中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋，使用計(jì)算機(jī)輸入關(guān)鍵詞就可以準(zhǔn)確有效地查找到自己想要的檔案資料，提高了工作效率和質(zhì)量，同時(shí)如果需要查閱資料，不必翻找原始紙質(zhì)資料，可以在計(jì)算機(jī)上直接閱讀，這樣就避免人與檔案原件的直接接觸，對(duì)原件的保護(hù)起到了一定的作用。

二、計(jì)算機(jī)一體化文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1保密患是文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理中的一大問(wèn)題。

自從文書(shū)檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以后，管理工作就發(fā)生了很多的變化，從而就使文書(shū)檔案的固定管理機(jī)制發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，這樣就使文書(shū)檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業(yè)單位的檔案資料就很容易修改，而且在出現(xiàn)改動(dòng)和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點(diǎn)，在很大程度上避免不相關(guān)的人員對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行修改，但是這種檔案管理中出現(xiàn)的改動(dòng)機(jī)率是比原始的手工檔案管理要多很多，這樣檔案的安全性就不能得到保障。

2.2網(wǎng)絡(luò)安全隱患也是計(jì)算機(jī)一體化文書(shū)檔案管理中的又一大問(wèn)題。

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的不斷增加，文書(shū)檔案管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用就出現(xiàn)了很多的安全隱患，我們普遍的認(rèn)為，構(gòu)成對(duì)文書(shū)檔案管理出現(xiàn)安全隱患的問(wèn)題一般是計(jì)算機(jī)感染病毒、黑客對(duì)文書(shū)檔案資料的惡意修改和刪除等。

三、對(duì)計(jì)算機(jī)一體化文書(shū)檔案管理漏洞的一些應(yīng)對(duì)方法

完善計(jì)算機(jī)信息一體化的管理制度和機(jī)制，通過(guò)掌握和了解電子文件的具體特點(diǎn)和特征，對(duì)各部分的環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的解析，從檔案資料的管理入手，確保文書(shū)檔案資料的可靠性和真實(shí)有效性。企業(yè)單位要注重計(jì)算機(jī)信息一體化文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在計(jì)算機(jī)內(nèi)不設(shè)定有效的安全防火墻，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的安全性。企業(yè)單位要經(jīng)常對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行有效科學(xué)的相關(guān)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)，通過(guò)改善管理機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)