婦幼保健院文書檔案管理對策

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摘要：婦幼保健院文書檔案是在其行政管理活動中產生的，由通用文書轉化而來且具有日后查考利用價值的各種類型和載體的文件，作為檔案管理的重要組成部分，文書檔案在婦幼保健院管理中發揮著重大的作用。在新時期，通過開展文書檔案管理，不僅可以提高婦幼保健院的管理水平，還為其發展決策提供必要的參考。本文對婦幼保健院文書檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點進行闡述，結合管理現狀，分析其存在問題并提出文書檔案管理提升的應對策略，以期為今后文書檔案管理工作的開展提供一定參考。

關鍵詞：檔案管理；文書檔案；婦幼保健院；醫療機構

婦幼保健院是婦幼衛生專業機構，承擔著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛生和計劃生育提供醫療服務、開展婦女兒童醫療項目科學研究等重要職責，是國家開展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運行和發展都離不開文書檔案，文書檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規范化、科學化程度，可以說，文書檔案是婦幼保健機構發展過程的一個縮影，具有重要歷史價值。隨著深化醫藥衛生體制改革的推進，如何提高婦幼保健機構的醫療服務品質水平，是每一名醫務管理者應該思考的問題。從婦幼保健院管理運行的角度，進一步規范文書檔案管理工作，提升文書檔案科學化管理水平，對于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、婦幼保健院文書檔案管理及其特點分析

1.文書檔案及其歸檔范圍文書檔案是在單位行政管理活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保管的文件材料，包括紙質和電子文件材料。不同于文件和資料，檔案是具有保存價值的原始記錄，是實踐活動不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動內容和職能性質來看，其文書檔案主要包括：一是反映婦幼保健院主要職能活動和基本歷史面貌，并且對于本機構工作、建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。二是在婦幼保健院的工作活動中形成的，在維護本機構以及職工權益方面具有憑證價值作用的文件材料。三是在建設、醫療、科研等工作過程中形成的，辦理完畢，且具有查考價值的文件資料。四是婦幼保健院需要貫徹執行，上級機關、非隸屬機關報送的重要文件資料。五是其他對本院工作運行具有查考價值的文件材料。2.文書檔案的作用婦幼保健院文書檔案是其檔案管理體系的重要組成部分，是對其發展歷程的見證，是其管理進程中所形成的重要憑證資料，具有重要的價值和作用。（1）管理作用。通過對于文書檔案的查考，可以總結出在歷史管理中的經驗和存在的不足，是婦幼保健院管理過程中政策落實、管理改進以及創新發展的資料依據，有利于其管理水平的不斷提升。同時，基于文書檔案的全面性和客觀性，文書檔案為婦幼保健院進行管理決策提供了重要參考。（2）憑證作用。文書檔案是對于婦幼保健院行政管理事務的原始記錄，既包括制度規定類的文件，也包括上級部門下達的政策文件以及批復材料，這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎依據，能夠幫助其解決管理過程中產生的各類問題，為化解管理中的矛盾提供有效憑證。（3）宣傳教育作用。婦幼保健院的文書檔案中包含了其事業的發展歷史、文化資料等，在內外部的宣傳材料編制中，可以充分利用文書檔案中組織沿革、取得成績、發展規劃等內容，助力婦幼保健院開展機構宣傳、婦女兒童保健教育工作。此外，文書檔案在婦幼保健院管理中還發揮了反映客觀現實作用、聯系知照作用以及行為規范的作用。3.文書檔案的特點婦幼保健院是為婦女兒童提供醫療保健的專業機構，其生存、發展和建設必須以婦女兒童醫療保健工作為中心，樹立高質量的醫療服務意識。與一般的企事業單位不同，婦幼保健院的文書檔案管理體現了一定特點：一是文書檔案內容的專業化特點。婦兒醫療工作是婦幼保健院業務的主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是對于核心業務相關內容的真實反映，因此，所記載的內容是具有專業性特點的。例如，院務管理、發展規劃等。二是文書檔案管理的綜合性特點。文書檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動中的各類文書材料，這些材料在其產生、內容和形式上有一些共性，呈現出了綜合性的特點。三是文書檔案管理的保密性特點。婦幼保健院文書檔案按照類別不同，設置了不同的查閱權限，對外開放的程度相對比較低，具有較強的保密性特點。四是文書檔案管理的階段性特點。婦幼保健院的行政管理科室眾多，產生的文件資料相對比較分散，為了確保檔案活動的連續性和完整性，通常都會采取周期性管理的辦法，因此說，文書檔案有一定的階段性特點。

二、婦幼保健院文書檔案管理中存在的問題

醫療衛生事業改革的不斷深入加速了醫療機構文書檔案的開發利用，醫療機構文書檔案的利用率在一定程度上有所提高。在當前新形勢下，進一步做好文書檔案管理工作是婦幼保健院檔案工作的重點之一。在婦幼保健院文書檔案管理實踐中，還存在一些問題制約了文書檔案作用發揮，只有認真剖析這些問題，才能尋找恰當的方法解決問題、提高效率。1.制度建設不到位，缺乏有效的制度支撐制度建設不到位是醫療機構文書檔案管理工作中比較突出的問題之一，主要體現在兩個方面，一是缺少與文書檔案管理工作相關的制度內容，文書檔案管理工作沒有制度化參照；二是已有制度不符合醫療機構檔案工作實際，無法與實際文書檔案工作相匹配。例如，婦幼保健院的文書檔案涉及大量婦幼保健方面的資料內容，如果套用其他醫療機構的制度辦法，則很難完成對于這一部分文書檔案內容的系統管理。究其原因，不外乎兩個方面。一方面，醫療機構在制度體系的建設方面不夠系統，對于檔案管理工作的認識不足，制度建設存在滯后的情況；另一方面，檔案從業人員專業化程度不高，不具備系統研究制定專業化制度并完成制度輸出的能力。由于基礎制度的不健全，缺少對于工作實踐的指導，文書檔案工作的收集、整理、鑒定以及歸檔工作受到一定程度的影響。2.規范化程度不高，檔案分類整理不科學檔案分類是檔案管理的重要基礎性工作，想要做好文書檔案管理，就要結合婦幼保健院的實際，界定清楚哪些是文書檔案，文書檔案又可以逐層劃分為怎樣的類別。在工作實踐中，檔案的分類不合理問題仍然存在，具體體現在文件分類不清、收集的檔案歸位不明、文件材料的組織體系混亂、整理編目雜亂無序。產生檔案分類問題的原因主要是檔案管理人員對于檔案的基本邏輯特征把握不準確，缺少分類的依據。此外，產生文書檔案的行政管理活動并不是一成不變的，行政管理活動的調整或變化，必然會導致檔案分類的變化，而婦幼保健院檔案管理人員對于檔案分類的動態性不敏感，沒有適時對檔案分類方法和分類方案進行調整、完善，導致檔案分類不科學，影響檔案系統化和有序化管理的實現。3.檔案管理手段陳舊，技術更新速度慢從技術更新、人員管理等層面來看，醫療機構文書檔案管理還存在一定的不足，具體體現在：（1）信息化技術應用不足，技術更新相對滯后信息化智能手段是文書檔案在管理方式上的進步，通過使用信息化智能手段，能夠有效克服傳統文書檔案管理中效率低、規范化不高、資源浪費、人員投入大的問題。然而，從婦幼保健院等醫療機構當前的信息化技術的推廣和使用情況來看，還存在著智能化建設水平比較低的問題，電子檔案管理系統在建設進度、建設效果和應用情況方面都需要進一步提升。（2）檔案管理人員考核不嚴，工作職責混亂不清不管是傳統的檔案管理方式還是電子檔案管理模式都離不開人的操作，作為第一生產力，檔案管理人員仍是文書檔案管理中的核心要素資源。婦幼保健院等醫療機構在檔案管理人員的職責界定上還不清晰，人員的選用育留不夠系統，管理手段也比較單一。4.檔案開發利用不足，管理效用比較低文書檔案具有提升醫療機構職能服務發揮的作用，只有進一步加強文書檔案的編研與開發利用，才能確保文書檔案在婦幼保健院管理中發揮出應有的作用。檔案事業的發展也離不開檔案的開發和利用，但仍然還有不少文書檔案資源長期處于“沉睡”狀態，檔案利用效率很低。從檔案開發的深度來看，檔案僅作為記錄憑證，沒有進行資料的數據化分析，挖掘檔案的利用價值。從檔案開發的廣度來看，僅對部分文書檔案資源進行開發利用，開發的全面性不足，多數檔案束之高閣。

三、婦幼保健院文書檔案管理對策

婦幼保健院文書檔案管理是一個全面性的工作，必須深刻理解其管理內涵，提升其管理認識，從其文書檔案管理的特點出發，找準存在問題，針對性進行策略應用。1.建立完善的檔案管理制度，為文書檔案管理提供支撐建立、完善婦幼保健院文書檔案管理制度，逐步健全制度管理體系，促進文書檔案管理工作規范化、標準化開展。一是對于現有與檔案管理工作相關的制度進行梳理，個性化分析婦幼保健院檔案制度建設中存在問題，并據此確定檔案制度建設的目標，結合實際需要，合理制訂制度建設計劃。二是提升制度的規范性、合規性、實用性。從文書檔案管理的角度來看，完整的文書檔案管理制度應包括文書檔案歸檔范圍、保管期限、內容文件、管理職責、分類標準等內容，婦幼保健院的檔案管理部門應結合機構實際情況，做好制度內容的編制。三是做好制度的宣貫與實施。制度執行是制度建設的關鍵，再好的制度如果不執行、不落實，那么也無法實現其在管理中的作用。從上級管理層面要做好制度的宣貫，針對制度執行情況定期開展檢查，對于檔案管理制度落實不到位的情況，要予以通報并責令改正。2.把握檔案的基本邏輯特征，科學實施檔案分類管理進行檔案分類是為了更加具體的認識檔案，科學管理檔案，準確查詢檔案。檔案分類是十分重要的基礎性工作，在文書檔案管理過程中，要從大的類別上劃分出文書檔案，再對文書檔案進行細化分類，完成小的類別劃分。由于檔案資料在不同歷史階段具有不同的收集特點，因此實施檔案分類管理應從把握檔案分類的原則著手。只要明確了檔案分類的規則，即使檔案資料在形成過程中產生了邏輯變化，也能輕松實現科學分類的目標。（1）堅持嚴整性規則。分類的嚴整性體現在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結果是形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的邏輯系統。檔案分類要求在縱向上具有從屬關系，在橫向上具有平行關系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致。即劃分必須窮盡，每次劃分必須堅持統一標準。（2）堅持效用性規則。檔案分類是科學管理的手段，而并非是為了分類而分類。效用性規則的本質是對于檔案管理特點的適應，即適應不同種類檔案及其管理特點來進行檔案的分類，以滿足檔案科學管理和方便利用的需要。（3）堅持穩定性規則。檔案分類關系著檔案管理全局，如果分類發生變化，排架、編號等相關工作也會發生變化，有些甚至還需要從頭做起。因此不宜頻繁的改變分類方法和分類體系。3.創新文書檔案管理辦法，加快推進檔案信息化建設合理有效的文書檔案管理方式可以提高醫療機構管理質量與效率。一方面應大力推進檔案信息化建設，結合實際情況制訂檔案信息化工作規劃，細化檔案信息化工作計劃，從設備設施、技術條件、人員服務、軟件配套等方面加大投入，完善建立檔案數字化工作流程，改進檔案的加工方式，推進電子檔案的使用，促進檔案全面信息化工作目標實現；另一方面創新人員管理辦法，通過嚴把入口關、強化業務培訓等方式實現檔案的專業化隊伍建設，實施檔案管理專項考核，加強對于檔案管理人員的考核，對于檔案管理的操作實施進行考核評分，制定匹配的獎懲辦法，最大限度實現管理優化。4.緊密聯系醫療職能特點，加強文書檔案的開發利用結合婦幼保健院自身實際情況，制定與之匹配的檔案利用辦法，探索檔案開發利用的新方式。一是確定和設計文書檔案信息資源開發利用的選題。好的選題是檔案編研開發工作成功的一半，作為醫療機構文書檔案管理人員，要結合機構所在地區及當前時勢需要，科學研判、精細選題，做好檔案資料的編撰和利用，為管理決策提供參考。二是做好檔案開發利用的選材。選材是開發利用的基礎，檔案管理人員要提高對于檔案材料的認識和利用水平，挖掘文書檔案資源的價值和意義，更好地進行文書檔案開發利用工作。三是重視檔案鑒定工作。檔案鑒定工作是檔案工作的難點之一，其對于開展業務人員的專業能力、綜合素質都有著較高的要求。因此，婦幼保健院要重視對于檔案人員在專業能力、綜合素質方面的培訓，以滿足檔案鑒定工作的需要。四是綜合運用檔案開發形式。現代化社會具有碎片化閱讀特點，利用“微時代”手段實現檔案管理轉型，充分做好檔案開發利用成果的宣傳，提高全院人員對于檔案開發利用的重視度，增強各部門對于文書檔案管理工作的配合，深入做好檔案開發和利用工作。

四、結語

綜上所述，醫療機構文書檔案管理工作的開展，能夠有效促進醫療機構職能效用的發揮。作為婦幼醫療專業機構，婦幼保健院文書檔案管理要多措并舉，通過完善檔案管理制度、實施檔案科學分類管理、創新文書檔案管理辦法、加強檔案的開發利用等策略，構建完善的文書檔案管理體系，推動婦幼保健院綜合能力持續提升。

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作者：陳偉偉