文書檔案管理問題分析

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1文書檔案管理工作存在的問題

1.1對文書檔案管理的重視不夠

由于我國傳統文化的影響，我國對檔案管理工作的重視不夠，認識上存在很大誤區，很大一部分人，包括一些干部人員對文書檔案管理工作認識不足，對檔案管理工作存在很大歧視，認為文書檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫寫和處理相關事務，沒有在單位主要工作范疇內。而且在我國市場經濟飛速發展的背景下，檔案管理工作不能給企業帶來明顯的利益，導致一些檔案管理人員對自己的工作也采取了忽略的態度，僅僅做一些檔案管理的表明工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過外調檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無疑中也影響了檔案管理工作的質量，造成了文書檔案管理的困難。

1.2對文書檔案管理工作的管理不足

我國的文書檔案管理工作水平與發達國家相比非常落后，管理方法單一，管理力量也較為薄弱，我國目前的文書檔案管理工作者對檔案管理工作僅停留在表面的認識上，缺乏對專業檔案管理知識和技能的掌握，沒有深刻認識到工作的重要性，對一些相關業務嚴重掌握不熟，對檔案資料的收集、管理意識也相對薄弱。加之受我國傳統思想的影響，對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導致沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作者往往身兼數職，不能全身心地投入到檔案管理工作中，最終降低了工作效率和水平，影響了檔案管理的質量。此外，由于檔案管理人員工作精力不集中出現一些將材料歸檔錯誤或者錯誤傳達信息的問題出現，這些都體現出文書檔案管理工作的不足。

1.3文書檔案管理工作的規范程度過低

目前，文書檔案管理工作的規范程度過低是很多檔案單位及大中型事業單位中普遍存在的問題，主要體現在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號不規范等，還經常出現檔案文件的卷宗組卷不規范，缺少卷內目錄等現象。除此之外，普遍存在的問題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數單位選擇的是人工檢索的方法，而且很多文書檔案管理人員經過多年的工作實踐也逐漸研制了多種檢索工具，但是文書檔案管理工作的質量不是多運用檢索工具就能夠得到提升，而是要求精而非求多。

1.4文書工作與檔案工作的銜接不夠緊密

文書工作與檔案工作是對立統一，密不可分的，二者是相互獨立又相互聯系的，要確保文書與檔案管理工作正常有序開展的方法就是進行分體式管理模式。從目前來看，很多單位對文書檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過去的工作中存在一定的優勢，但是在實際工作中會使文書與檔案管理之間的距離越來越大。加上很多文書人員沒有深入了解認識檔案管理工作，檔案管理工作者也不是很了解文書工作，這就導致很多矛盾和問題出現在文書檔案管理工作中。

1.5單位各部門之間的配合不夠密切

文書檔案管理工作需要各個部門的密切配合，可是在實際的檔案管理過程中，各個部門之間的配合不夠有效，這就嚴重影響了文書檔案管理的質量。以文書檔案的歸檔環節為例，這項工作需要收集各個部門相應的文件資料，但是一些部門卻因為自身利益或本部門的利益等因素隱瞞上交，收集文件資料的工作頻受阻力，長此以往，文書檔案管理人員就會因為力不從心放棄收集文件資料，最終導致無法找回一些重要文件，為單位損失更多的利益。

1.6文書檔案管理的配套設備不到位

由于我國對文書檔案管理的重視程度不夠，導致很多文書檔案管理的設備陳舊，很多老舊的檔案管理設施依然堅持在工作崗位上，設備更新慢，這就嚴重影響了文書檔案管理的質量。還有一些單位的文書檔案設備沒有配備齊全，造成硬件設施服務不到位、質量差，而且相關部門沒有想辦法去解決，甚至個別單位還沒有設立專門的檔案室。此外，文書檔案還存在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒有及時采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會困擾今后的工作。因此，相關部門有必要高度重視文書檔案管理的設施問題，并及時改進。

2加強文書檔案管理工作的對策

2.1提高單位管理人員的重視程度

文書檔案管理工作屬于服務性質的工作，因此，要努力提升文書檔案管理人員的服務水平，增強服務意識，并逐步更新服務理念，用最新的理念和服務態度積極主動地面對新時期的新挑戰。衡量文書檔案管理工作者職業道德標準的重要尺度就是服務質量，要想充分發揮好檔案管理工作的作用，就需要文書檔案管理工作者努力提升自身的服務水平，服務于社會主義現代化建設，單位的各個領導也要加大對文書檔案管理工作的重視程度，這直接影響著文書檔案管理工作的質量。此外，文書檔案管理工作者也應將自己的工作情況及時匯報給單位的管理者，將文書檔案管理相關的政策法規傳達給單位領導，使單位領導能夠更深入地認識到檔案管理工作的重要性，從而全力支持此工作。文書檔案管理應被單位的領導者納入到單位的重點項目之中，加大對文書檔案管理工作的支持力度，從而實現文書檔案管理工作從傳統模式向現代模式的轉變。

2.2規范文書檔案管理工作

首先要仔細檢查顯存的文書檔案資料，對于部分陳舊失效的卷宗要及時剔除掉，以免在使用電腦管理時發生重復，降低檔案管理的效率和水平；其次，要再次組合文書檔案資料，再次編排那些組卷較為混亂的卷宗，尤其是重新組合、編排那些有關聯的檔案，重新填寫無頁碼、無標題的檔案資料，確保文書檔案資料的規范性；最后，要統一對不清楚或者命題存在重復的檔案資料進行命題，杜絕在電子管理時難以識別的情況發生。要想解決目前我國文書檔案管理存在的問題，就要義不容辭地建立相應的檔案制度。但是從目前檔案管理的現狀來看，在現代文明下體現檔案管理工作的特色，建立科學、合理的檔案管理機制，完善檔案制度不是一件輕松的事情。建立規范化的文書檔案管理工作要擁有較高的可操作性和實用性，為以后工作的執行提供便利，這樣才能更好的發揮其效用。

2.3緊密聯系文書工作和檔案管理工作

檔案管理的基礎工作時文書工作，檔案管理工作質量的高低在很大程度上取決于文書工作水平的高低，如果文書工作效率不能得到有效提升，那么就無法談起檔案管理的工作質量。所以檔案管理工作的基礎是建立在文書工作的規范之上的。此外，文書工作人員也要提升自身的業務素養，加深對檔案管理工作的認識，能夠保證文書材料及時有效地進行歸檔立卷處理。緊密聯系文書工作和檔案管理工作，對于文書檔案管理的質量要進行科學控制，更要第一時間內處理部分帳外資料，確保文書檔案管理工作的高效、高質。

2.4提升文書檔案管理人員的綜合素質

素質的提升，人員的管理是管理的根本，因此，從目前我國文書檔案管理的現狀及檔案管理人員的組成來看，我國急需改善檔案管理隊伍，應將更多技術過硬、專業技能過強、為人可信正直的人員加入到文書檔案管理的隊伍中來，并培養一批具有較高的政治信仰和較高素質的專業檔案管理人員，注重檔案管理人員素質的多角度提升，將檔案管理工作的創造性和積極性充分地調動出來，從根本上改變目前的檔案管理工作現狀。隨著信息技術的不斷發展，網絡和電子計算機也逐漸深入到檔案管理的領域，這無疑給文書檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，這需要一批具有更高業務能力的文書檔案管理人員才能駕馭信息技術帶來的便利條件。因此，相關部門領導一定要注重提升文書檔案管理人員的業務水平，要提供各種學習培訓的機會，不僅讓文書檔案工作人員對檔案管理工作的知識和技能精通，還要對一些基礎的計算機知識進行了解，使工作人員能夠熟練地運用網絡這個便利條件進行檔案管理工作。

2.5加強相關部門的協同合作

文書檔案管理的資料是從各個基層部門采集而來，因此，文書檔案管理人員要對各個不同的部門深入了解，不能只埋在資料堆里，要了解各部門的實際情況，將有價值的文件資料第一時間內收集，并及時歸檔。此外，文書檔案管理人員還要協調各個部門之間的關系，成為單位各部門聯系的紐帶，實現自身工作的價值。總而言之，就是要更高效地發揮文書檔案管理部門自身的功能和職責。

3結語

隨著社會經濟的發展，文書檔案管理工作的重要性無可厚非，這需要單位領導和檔案管理人員都要加強重視此工作，我們要采取措施徹底改變文書檔案管理工作中出現的問題：例如管理不規范，領導不重視以及部門的不配合，對于這些妨礙文書檔案管理工作順利開展的因素要立刻清除，提升文書檔案管理人員的綜合素質，加強領導對檔案管理工作的重視和加大部門之間的配合溝通。總之，我們要重視文書檔案管理工作，提升文書檔案管理工作的效率，健全文書檔案管理工作的流程和管理機制，為推動單位各項事業的發展做出貢獻。

作者：景小春工作單位：國網四川大英縣供電公司