企業檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇企業檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、工作平臺創新

建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統在企業辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、數據庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺。同時，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創新

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺。企業檔案載體的轉變，使企業在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統在滿足業務活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創新

應有適應時展的管理手段，對于企業檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”。

四、制度創新

如何保證信息系統在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。

五、服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

六、企業檔案管理創新

1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

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一個企業的良性發展不但要歸結于企業的工作管理，還要考慮到整個企業各個方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業經濟效益的基本保證。換句話說，檔案管理工作的有效進行是上市公司在對外服務中發揮企業經濟效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個上市公司能夠實行時代化發展趨勢的關鍵保證。對于企業來說，檔案管理能夠對企業的信息進行整理與收集，同時能夠根據時代的最新發展來對企業的發展提供發展方向，是企業緊跟時展的腳步。企業的工作水平與企業的經濟效益成正比，而企業的工作水平也是需要良好的工作環境來保證的，檔案管理不但可以保證企業信息的留存與整理，還能夠保證企業內制度的穩定，有利于提高企業的工作水平。

2當前企業檔案管理創新現狀

2.1企業高層檔案管理創新意識不強

我國上市企業的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業的經濟發展情況與檔案本身結合在一起，無法將記錄的企業檔案與企業的建設結合在一起。很多企業都不能正確認識這一問題，相關部門的的工作在企業中得不到關注。

2.2企業高層對新時期檔案工作的本質屬性缺乏全面的認識

檔案部門的工作人員對于新時期檔案部門的工作本質和屬性缺乏全面的認識，就會造成對企業的各類信息編排不合理，使信息混淆性增大，給企業造成不必要的損失。另一方面，由于企業員工的職業素養不夠，檔案工作創新發生停滯，造成企業設置的檔案管理窗口作用弱化。對于企業來說，高層對于檔案管理的重視程度是管理人員能否對檔案工作進行有效創新和管理的基本出發點，但當前我國企業在這方面的發展還存在欠缺。

2.3企業檔案管理機制及體系不完善

不能適應新時期的需要我國企業的檔案管理功能工作還處于初級階段，對于一些企業來說，雖然企業設置了檔案管理，但是企業的檔案管理體系還不夠健全，制度還不夠完善，并且對于企業來說，現擁有的檔案管理工作并不能滿足企業日益發展的信息要求，對于企業的內部信息以及指標來說，由于企業對檔案管理工作創新沒有具備一定的發展潛力，沒有對檔案管理的發展提供足夠的支持，導致檔案管理工作停滯不前，無法達到企業的與市場進行及時溝通，制約了企業的進一步發展，因此傳統的檔案管理制度早已無法適應于新時期的需求。

2.4企業員工檔案管理責任心不強

企業內部人員對企業的檔案管理工作并不重視，認為檔案管理無非就是記錄本企業日常發展的各項信息，毫無技術性可言。企業內部出現人員不夠重視的現象，對于企業工作，沒有按照上級指示或者要求去做，絕大多數對其自己的工作態度就是干完自己的就行，安于現狀，小富即安，毫無進取心。特別是一些檔案工作人員認為自己的工作就是公司中邊緣部分的工作，自認為檔案部分比其他部門低一等級，缺乏自信心，更是一種沒有責任心的表現。

3檔案管理工作的創新對策

3.1企業高層要在思想上創新

增強檔案意識檔案管理要想改變上市公司檔案管理創新意識不夠的現狀，就必須要在思想上進行創新，首先要擁有一個新穎的具體想法，即檔案管理工作要怎么樣展開新的改革，要發展什么樣的創新。對于我國上市公司檔案管理方案來說，可以引用同行業企業的檔案管理方式或者引入國外的先進檔案管理工作，從上市公司的實際情況出發，進行先思想上創新，帶動實績。再進行檔案管理工作的創新，在企業內部增強員工的檔案管理意識。企業員工培養思想創新能力，增強檔案意識是企業有效進行檔案管理創新工作的重要對策。

3.2企業高層要普及檔案工作創新的本質屬性認識

檔案管理的主要工作人員是檔案部門的管理人員。因此，增強檔案管理人員對檔案管理創新工作的本質認識和重要性是解決檔案管理人員對檔案管理創新基本技能不了解的重要方法。檔案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比較有責任心的員工來進行開展。對于上市公司開說，要想將本上市公司的檔案管理工作順利穩定有效的進行開展，普及檔案管理相關的知識是不可或缺的工作環節，一方面，工作人員要對檔案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司該領域相關人員要對這份工作進行熟練地掌握，給檔案管理工作的創新提供扎實的基礎。

3.3企業要建立新的管理機制和管理體系

檔案管理工作需要一個科學的管理環境，這就需要上市公司為檔案管理工作制定一套有效的監督機制和完整的管理體系，只有在一個整體體系中檔案管理工作人員才會充分發揮該領域人員的熱情和創新意識，檔案管理工作才會更有效率的進行，才會適應連續以及快速的指標。

3.4員工要強化責任意識，提高自身素質

檔案管理工作是一個上市公司總體管理情況甚至上市公司的經濟發展情況的一個縮影。因此，高效檔案管理工作對整個上市公司的運營來說具有十分關鍵的作用。首先，管檔案管理工作既需要特定的工作程序和科學的管理方式，同時還需要企業員工樹立起社會意識，檔案管理工作需要擺脫思想保守、的態度；同時還需要工作人員強化對檔案管理工作的訓練，掌握基本的檔案管理工作技能，做到觀念意識和自身工作素質同時提高。對于檔案管理來說，員工增強責任意識，提高自身素質是檔案管理創新工作的重中之重。

4結束語

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關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5 、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6 、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7 、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

三、檔案保管制度

1 、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3 、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6 、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7 、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8 、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10 、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

四、檔案借閱制度

1 、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2 、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5 、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

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關鍵詞：檔案管理、管理體系、管理人才

he new era of enterprise records management

QiuBaixia

ZhongshanCity Xiaolan Town Planning Survey Design Studio

Abstract: This paper discusses the stage enterprises in the process of records management problems, and by raising awareness of records management work, establish a scientific archive management system, strengthen the management of electronic documents to enhance the maintenance of hardware facilities, to strengthen theCredit records management talents in five areas proposed countermeasures.

Keywords: file management, management system, management personnel

企業檔案與企業的生產、管理、統計和決策等各項活動都有著極其緊密的聯系，企業檔案的重要性主要體現在：一是通過檔案分析，企業能夠了解自身的經營狀況，定位戰略目標，使決策更具科學性；二是通過檔案管理，能夠比較系統、全面的掌握國家的相關方針、決策以及具體的法律規定，為企業的決策提供依據；三是企業檔案對現有的決策具有借鑒意義，能夠擺正企業的位置，總結經驗，提高企業管理決策的成功機率。所以企業檔案既是管理的工具，又是戰略資源。

一、企業檔案管理存在的問題

1、企業對檔案的利用率很低

企業的檔案管理工作有著重要意義，它對企業部門活動都有輔助作用，合理有效的運用檔案統計的信息資源，能夠為企業帶來極大的經濟效益。對檔案的重視程度，決定了企業檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側面能反映出一個企業的整體素質。但是大多數企業將檔案建立以后，便少有查閱，僅僅是為了完成上級所布置的任務，對檔案價值的挖掘、探索缺乏認識，所以企業對檔案的利用率很低。

2、企業檔案管理的制度不健全

企業有一個嚴格的制度，員工才能按照規章辦事，檔案管理工作才能更規范、更標準。但是在實際管理工作過程中，檔案的搜集、整理、保管、借閱等制度很不健全。有的企業雖然建立了制度，但僅僅流于形式，沒有真正的貫徹執行。

3、企業投入的經費不足，設備老化

作為一切工作的基礎，財力和物力是企業檔案管理不可缺少的，沒有這一基礎，檔案工作無從談起。隨著現代信息技術的發展，計算機網絡技術應用于企業管理的諸多環節之中，管理水平在不斷的進步。但是只有少數的企業利用計算機網絡技術進行檔案管理，多數還是采用手工整理。信息量小，檢索進來也比較困難，利用和開發的價值不高。企業的檔案室建設不規范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。

4、檔案管理人員專業素質不高

檔案管理人員的素質對檔案工作質量有決定作用，檔案管理人員既要有很高的業務素質，又要有強烈的責任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學嚴謹的工作態度。但是當前檔案管理人員的綜合素質還不是很高，在業務水平、文化程度、專業素質上都有很大的差距，與時展脫節。這已經不能適應新形勢下，企業檔案管理的需要，如果企業想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質放在第一位。

二、新時期如何加強企業檔案管理

1、提高對檔案管理工作的認知程度，特別是提高企業管理者對檔案管理工作的重視程度。在企業中，管理者是否認識到了檔案管理對企業發展的重要作用，是直接影響該企業檔案管理的水平。企業管理者必須加強檔案管理的意識，并對本公司檔案工作有一個全面的了解，并已經將檔案工作納入企業戰略和目標管理之內，讓企業各個部門的相關負責人都有一個合理的認識，企業的檔案管理工作才能向著規范化、合理化的方向發展。

2、建立科學的檔案管理體系，強化檔案管理工作的責任。規范檔案的管理機制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現代信息技術的飛速發展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應的管理體系，將各個部門、不同用途的檔案進行統一的管理，讓檔案管理能與企業決策、管理同步發展。

3、加強對電子文件的管理。一是將部分傳統的以紙質文件資料轉變成電子文檔的形式，這樣數據生成以后，馬上會貯存在企業的數據庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術人員所共享，能夠讓信息在企業內部流通更暢通。二是在企業的管理活動中，電子文件比傳統紙質文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會大大提高，電子繪圖會比手工繪制有更大的優勢，它的設計、修改、查詢比手工更方便、更準確。三是企業傳統的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術檔案等等，可以被企業的信息集成系統分成幾個管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個管理系統所分享，計算機可以依照規定的指令，依據工作目的隨時設置和更改類目。

4、加強對硬件設施的維護。要想讓檔案部門充分發揮它們的職能作用，除了要有完善的管理制度和提高管理人員的素質，還必須加強對硬件設施的維護工作。對于紙質的材料，要防蟲、防鼠、防霉，特別是防水、防火，這是檔案工作的頭等大事。一是檔案庫房、借閱、辦公使用分開的房間；二是為檔案部門配備一些專用的設施，用來保證檔案的完整和安全，這是提高檔案管理水平的物質條件。

5、加強對信用檔案管理人才的培養。信用檔案的建立過程，其實就是對搜集到的信息進行整理、分析、歸類的一個過程，這一過程，需要多種知識的綜合，包括財務分析、統計分析、計算機網絡技術、各種法規條款、檔案分類等等。

參考文獻：

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一、企業檔案管理現狀分析

（一）對企業檔案管理的認識不到位。大多數企業受限于傳統的思維觀念而對檔案管理的工作認識不夠，從而導致了對其重視程度偏低。造成這一現象的主要原因之一就是他們覺得檔案管理工作對企業經濟效益沒有多大的影響。因此在企業中，檔案部門工作人員的工作積極性往往不高，甚至出現十分嚴重的掛名現象，相關工作人員不能切實擔負起責任。

（二）管理人?T專業知識儲備不足。企業檔案管理工作多數有職工兼職，沒有專職的檔案管理人員。其一，兼職人員缺乏必要的檔案管理知識，從而對企業檔案管理工作的效率與質量造成很大的影響。其二是由于兼職人員本身有其他的工作要做以及人員調動十分頻繁，從而造成了企業檔案管理工作的滯后。

（三）企業檔案管理信息化程度較低。由于企業檔案并不能直接為企業創造可觀的經濟效益，大多數企業對檔案部門投入的資金技術資源不足，仍然以人工的方式進行檔案管理造成了較多的失誤，為日后檔案的利用造成了阻礙。也有少數企業開始運用計算機進行檔案管理，也僅僅用于檢索與統計本單位的檔案信息，檔案信息的共享程度較低。

（四）企業檔案管理配套設施建設不到位。受企業對檔案部門的資金投入限制，檔案保管硬件條件較差，檔案柜陳舊老化，防蟲、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史檔案文獻因發生霉變或遭蟲害而毀壞，甚至部分檔案因為占用空間較大而被清除出檔案室。部分企業甚至沒有專門的檔案室，嚴重影響了企業檔案的保管質量。

二、幾點推進企業檔案管理工作質量的措施

（一）完善制度以提高企業檔案管理意識。首先必須提升企業工作人員，特別是領導干部的檔案管理意識。將檔案管理工作納入到企業考核范圍之內并建立起相應的目標管理機制，進一步加大對檔案管理部門的考核，以促使檔案管理工作能夠得到進一步落實。同時，還應該在檔案管理工作中建立起獎勵、問責機制，明確檔案管理工作的權、責、利，使相關部門能夠擔負起責任，使企業檔案管理工作有序進行、賞罰分明，進而建立起良好的檔案工作環境，真正提高企業檔案管理工作的質量和效率。

（二）努力提升企業檔案管理人員的專業素養。各企業應盡量設立專職的檔案管理部門，減少一人身兼數職的現象，以促進檔案管理工作效率的提高。同時企業可以適當提高檔案管理人員的工資待遇水平，以激發檔案工作人員的工作積極性與主動性。各企業應根據自身實際情況安排培訓時間和培訓方式，對企業檔案管理人員組織專業培訓，加大其檔案管理的水平。當企業檔案管理人員遇到業務問題時，應及時向政府檔案管理機構的相關工作人員尋求指導，以便提高企業檔案管理的質量與效率。

（三）完善企業檔案管理基礎設施建設。強化企業檔案管理，必須加強檔案部門硬件設施的配套與完善。各企業單位應加大對檔案管理的資金、技術投入力度，將檔案管理資金納入到企業年度預算中。設立專門的檔案室、檔案柜，并派專人管理檔案室，努力做好檔案室的日常管理與清潔工作。加強檔案室防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等保護措施，為企業檔案工作的順利開展提供保障。

（四）進一步加強企業檔案信息化建設。檔案信息化是企業信息化建設的重要組成部分，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速企業檔案管理現代化的客觀要求，是提高企業檔案服務水平的必由之路。企業加強檔案信息化建設，可以由企業中主管檔案工作的單位領導牽頭，在政府檔案管理機構的指導下完善電子檔案和電子檢索系統，建立高度統一的檔案管理網絡和檔案管理平臺，構建全面、及時、嚴謹的檔案采集系統，努力實現企業各部門檔案信息共享，為企業科學決策提供指導。

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關鍵詞：企業 科研 設備 檔案管理

1.企業科研檔案管理

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發揮著知識儲備、創新技術的作用。

1.1搞好科研檔案的保密工作

由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

（3）從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。

1.2實現科研檔案管理的現代化

利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。

1.3提高科研檔案人員業務素質

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2.企業設備檔案管理

企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。

2.1企業設備檔案管理的問題表現

在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在：檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

2.2企業設備檔案管理的對策措施

（1）領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執行。

（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確。

（3）及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設備項目施工完成后，因施工單位依據現場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

參考文獻：

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關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案

一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。

二、知識管理與企業檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。

企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。

知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式

面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。

構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。

檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。

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關鍵詞：企業檔案管理知識管理人員素質

檔案作為記錄人類歷史的文件，在人類社會中起著非常重要的作用。對于企業檔案是記錄企業各項活動，存儲各類信息的主要載體，是企業不可再生的資源和財富，是企業重要的知識資源。隨著企業信息化進程的推進，在企業檔案管理工作中，引入知識管理的理念為企業檔案現代化管理帶來新的發展契機。

1、企業檔案管理與知識管理

1.1、企業檔案管理

企業檔案管理不僅是積累和保存了企業知識，維護著企業發展的真實歷史全貌，而且在保護企業的合法權益不受侵犯和保護企業核心競爭力等方面也起到了重要作用，是企業知識資源管理的重要手段。就是說，企業檔案是企業重要的知識資源，而企業檔案管理就是對知識資源的一種管理活動和過程，包括對企業文件的形成、收集、篩選、整理、歸檔的監督和控制，及其對檔案的整理、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。

1.2、知識管埋

知識管理是應用現代信息技術對知識進行積累組織、評價、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識兩個方面。顯性知識的來源于組織在自身各項職能活動中直接形成的文件、檔案以及外來的文件、資料，而這些文件、檔案屬于知識的范疇，是檔案管理和知識管理共同的管理對象。隱性知識是大量存在企業員工頭腦中的知識，隱性知識是企業知識資源的主體部分。隱性知識往往具有獨占性，它是企業的核心知識資源，也是企業核心競爭力的源泉。實現隱性知識的顯性化、檔案化，對其進行有效存儲，是企業檔案實現知識管理的一項重要任務。

1.3、知識管理對企業檔案管理的要求

檔案管理是知識管理的一個重要組成部分，作為一種新的管理理念和方法，知識管理對檔案管理模式、業務流程、信息技術和人員素質等方面都有新的要求。1）管理模式。從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享；2）檔案管理業務流程再造。在知識管理中把企業文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體，打破企業文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程，實現文檔一體化管理；3）檔案信息化。推進檔案信息化建設，在網絡環境下實現檔案信息資源的數據庫、信息庫多樣化管理；4）人員素質。在檔案專業結構上要進行合理配置，除需要信息技術專業人員外，對檔案工作人員的自身業務知識的補充和更新提出了更高的要求。要具備信息技術的使用能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力，這樣才能勝任數字化和現代化的企業檔寨管理工作。

2、企業檔案管理實現知識管理的關鍵

2.1、在于知識的共享和創新

知識管理的核心是實行知識的共享與創新，它可直接提高企業的核心競爭力。在知識資源管理中，企業檔案不只是"歷史的記憶"和"原始的記錄"，不僅僅處于"備查、待考的史料狀態"，要全面應用現代信息技術，以快速、直接、集成的方式提供服務，并在此造價值。從以檔案實體的保管、利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲，網絡化傳輸，建立綜合檔案信息管理系統，實現企業檔案信息共享。通過檔案信息管理系統平臺，為企業在新產品研發及企業經營活動提供快速的、主動的、全方位的服務中心，充分發揮檔案信息資源的知識價值，從而提高企業生產效率，縮短新品研發周期，助推企業的管理水平和創新能力的提升。

2. 2、在于知識的拓展

知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件和圖書等排除在管理職責之外，極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業工作中必不可少的組成部分。

3、如何做好企業檔案的知識管理

3.1、抓好企業檔案的信息管理

知識管理的重點在于顯性知識與隱性知識的相互轉化。因為企業只有把國內外和自己積累的知識，通過歸檔、整理、提煉傳遞給企業員工，轉化為員工的知識，并運用到每項工作中去，才能對企業目標發生作用。企業檔案的信息管理主要是集中對已有的如文件、檔案、電子信息等媒介載體的管理，在信息增值鏈上，要將數據提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與排序、壓縮與提煉、歸類與導航等，對信息的外部特征的進行和組織，對信息內容進行提煉、比較、挖掘分析等進行信息管理。

3.2、實行檔案數字化，服務網絡化

在現伐信息技術條件下，對企業的各種實體形式文件、檔案、資料等知識資源必須按照統一的和規范的格式進行數字化處理、電子化存儲，整合成為知識資源庫。檔案數字化工作要迅速發展，檔案數字化的規楱要不斷擴大，檔案數字化的規范要日漸成熟 ，逐漸形成檔案數字化加工市場，檔案數字化對象更不斷豐富，不僅僅局限在檔案方面，更擴展到照片、圖像、錄音、錄像、縮微膠片等不同種類，載體檔案的數字化。只有數字化的信息和知識，才能不受時間和地點的限制，及時地提供服務。并要構建綜合辦公自動化平臺（OA系統），推進文檔一體化的實現，建立檔案數據庫，實現檔案的網絡化服務。

3.3、培訓檔案管理隊伍，提高人員素質

推進檔案知識管理的關鍵是人才。檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案人員從檔案的保管者轉變為知識資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式都發生了根本轉變，對其能力和素質提出了更高的要求。首先，要求能熟練地運用現代信息技術，能夠采

用計算機和網絡技術來改進檔案管理手段。其次，能夠積極了解想要獲得知識的人員和部門的要求并幫助他們有效獲取所需的知識和技巧。三是，能積極通過文件收集、借閱等服務主動引導各知識的擁有部門提供他們的獨有的知識，而不僅是提供工作活動中形成的文件材料，進而豐富檔案信息資源，提高知識資源的質量。四是，通過檔案內容的研究、編輯、開發利用檔案中蘊涵的知識，力求知識最優化地再利用。五是，檔案人員還要不斷地參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，才能適應社會發展的客觀需要。

結束語：知識管理是企業管理未來的發展方向，是運用集團的智慧，提高企業應變能力和創新能力的手段，用知識管理思想改變傳統的企業管理模式--檔案管理模式是檔案工作順應時展趨勢的明智之取，有事檔案事業在現有管理條件基礎上實現跨越式發展的必然選擇。

參考文獻：

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篇10

1.集中管理模式形態民營企業檔案集中管理模式，則是民營企業在企業內部設立專門的檔案管理機構，對企業自身所產生的檔案進行統一化的管理。集中化的民營企業檔案管理，能夠對企業自身的檔案進行妥善、科學地整理、儲存、調用。因此集中化的民營企業檔案管理具有以下優勢：首先，民營企業內部的檔案管理機構擁有較為集中化的檔案管理權力，使得檔案管理得以統一化的指導，對于保證企業檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環節都能夠順利進行。最后，集中化的檔案管理使得企業可以制定一系列規范化的檔案管理制度，企業檔案能夠在規章制度的約束之下更為順利地進行。

2.分布管理模式形態我國的民營企業中，許多企業都沒有足夠的能力實現集中化的檔案管理，這些企業，可以選擇分布管理模式，企業檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業檔案分級管理，而另一種則是企業檔案分散式管理。企業檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規模民營企業，也能夠適用于單一的小型民營企業。而企業檔案分散式管理，則是民營企業內部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業內部各個部門之間對自身所產生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節省了檔案管理中的諸多環節，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內容劃分為兩種管理模式形態

1.單一管理模式形態民營企業檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業單一管理模式的本質只是對企業檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業，這時候的企業能力有限，還不足以對檔案信息進行開發和大規模的運用。民營企業在創業初期選擇這一種檔案管理模式，能夠將企業對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業檔案完整性的前提之下，為企業節約更多的人力物力，使企業能夠有更多的機會致力于自身的發展。另外，除了創業初期的企業可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業自身的快速發展。

2.綜合管理模式形態企業檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發揮出來，實現民營企業檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環節，并且融入了大量的現代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業能夠通過檔案管理，及時掌握經濟發展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業發展帶來了潛在的動力。企業檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質文件，企業所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業檔案管理中心，聘用專業化的管理者，運用先進的科學技術和管理經驗對其進行管理，實現企業檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態

1.檔案實體管理模式形態企業檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內容必須最為全面，企業發展中所產生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環節中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業檔案的內容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業檔案一旦出現錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業檔案進行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態隨著社會文化與科學技術的發展，社會進入了信息時代，信息的觀念逐漸地進入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業檔案信息資源的重視程度，企業對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進行轉移。在檔案信息資源管理模式之下，企業檔案的內容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進行加工，得到檔案信息資源，并對其進行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質的檔案信息載體，而是需要先進的信息技術和專業化的操作手段。隨著大量的企業加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業檔案信息庫中，企業的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業自身的檔案管理工作，節約檔案管理空間，更有利于實現企業之間的檔案信息資源共享，加快了企業之間的信息交流，形成更為透明化的企業發展環境。在這種檔案管理模式之下，民營企業獲得了更大的發展機遇，得到了更多的參與市場競爭的機會。