檔案管理員范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理員，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案管理員實習周記一

我以實習生的身份來到西安鐵一院/歐博邁亞聯合監理站，實習的第一檔案管理員實習周我是作為一名資料員負責工程項目的資料檔案管理、計劃、統計管理及內業管理工作。首先師傅讓我看了很多監理資料員的管理手冊、監理規范、監理實施細則、監理計劃，使我對監理工作有了初步的認識和了解。

其次我又學習了監理工作的依據：

⑴工程施工圖紙、技術說明及設計交底、會審紀要;

⑵監理合同及經建設方同意的《監理規劃》;

⑶監理合同、總承包合同及分包合同(包括業主與各方簽訂的各種協議);

⑷政府有關政策、法令、監理法規等;⑸其它有關文件國家法律、法規、建設單位與施工單位簽定的施工合同或協議。

師傅又幫我講解了監理的主要工作內容：三控、兩管、一協調，在現場控制工程的質量、進度、投資;進行合同、信息管理;積極協調參建各方的關系。為了保證工程又快又好的完成，監理人員還會采取必要的措施：

1、對于關鍵部位、重要工序進行現場旁站監理，檢查符合有關規定后，才允許進行下一道工序的施工;

2、對于施工中重要建筑材料，在進入現場時必須檢查產品出廠合格證書，或者進行見證取樣，送到有相關資質的檢測單位進行檢驗;

3、做好監理日志，詳細記錄每一天工程所發生的事情，以防工程出現質量問題，從而能夠有依可查。

檔案管理員實習周記二

這周師傅就給我講解了資料員的職責和任務，讓我更加了解了自己的工作實質。首先要負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。

1. 負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規定向有關單位和人員簽發，由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章。竣工圖采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結構施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。

2. 收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。負責項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發應及時登記臺帳，文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱，并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。

檔案管理員實習周記三

我主要參加分部分項工程的驗收工作：

負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責工程備案管理，實現對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規則，資料份數應滿足資料存檔的需要。

監督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。

按時向公司檔案室移交：在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時，應有歸檔文件材料交接表，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續。移交目錄一式二份，雙方各持一份。

負責向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。

檔案管理員實習周記四

第四負責工程項目的內業管理工作協助項目經理做好對外協調、接待工作：協助項目經理對內協調公司、部門間，對外協調施工單位間的工作。做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作，樹立企業形象。

負責工程項目的內業管理工作：匯總各種內業資料，及時準確統計，登記臺帳，報表按要求上報。通過實時跟蹤、反饋監督、信息查詢、經驗積累等多種方式，保證匯總的內業資料反映施工過程中的各種狀態和責任，能夠真實地再現施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理，確保工程項目的順利進行。有效地利用內業資料記錄、參考、積累，為企業發揮它們的潛在作用。

負責工程項目的后勤保障工作：負責做好文件收發、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等打印。保管工程印章，對工程蓋章登記，并留存備案。

檔案管理員實習周記五

這周主要負責計劃、統計的管理工作負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表：在平時統計資料基礎上，編制整個項目當月進度統計報表和其他信息統計資料。編報的統計報表要按現場實際完成情況嚴格審查核對，不得多報，早報，重報，漏報。

負責與項目有關的各類合同的檔案管理：負責對簽訂完成的合同進行收編歸檔，并開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽取、復制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。

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作為檔案管理員要切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設和信息網絡化建設，下面是小編收集推薦的檔案管理員個人工作計劃，僅供參考，歡迎閱讀。

檔案管理員個人工作計劃

一、指導思想

認真貫徹《檔案法》，嚴格按照檔案管理的要求，使鎮村檔案工作再上新臺階，為檔案工作鞏固省二級、爭創省一級打下堅實的基礎。以新的檔案團隊工作為出發點，繼續做好基礎工作，發揮優勢作用。

二、工作措施

(一)加強組織領導，完善工作制度。調整我鎮檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導，下設辦公室，確定專職和兼職檔案人員。全面負責檔案業務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

(二)加強檔案業務學習，提高檔案人員的自身業務素質和管理水平。首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識;尤其是檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，提高自身業務素質和管理水平。

(三)狠抓檔案業務建設，使之達到規范化、科學化和制度化。今年在檔案業務建設上，要著力抓好五個重點：

1、首先要制定出20__年檔案工作計劃，明確具體任務，目標和要求;同時，按照縣檔按局的要求，把我局檔案等級認定等級作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好，按時報送有關材料。

2、按照檔案等級認定的標準、認真做好檔案自查工作，寫出自查報告;自查工作要逐項進行，認真細致，對自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補什么，完善補充，提高標準，保證質量。

3、加強檔案基層設置建設，配齊所需的相關設施。

4、建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統計登記簿等，形成檔案管理制度化、經常化、規范化和科學化。

三、具體要求

一要加強領導。把檔案工作擺上重要位置，堅持領導主抓，專人負責，明確責任，落實獎懲.

二要加強指導.注重對檔案管理人員和相關人員法規、業務培訓，增強檔案管理意識，提高業務水平，管好屯用好檔案。

三要加強督導.采取檢查與督查相結合的方法，確保檔案管理按規范化要求抓到位，對檢查中發現的問題，督促整改到位。

總之，今年檔案工作任務重，要求嚴、標準高、只要大家齊心協力，共同努力，我們就一定能做好檔案工作，一定能達到重新認定的標準，實現我局檔案管理提檔晉級的新目標。

檔案管理員個人工作計劃

一、指導思想：

根據學校領導的安排，我擔任多項管理工作。雖然工作面廣，事情繁瑣，但是管理員應該樹立“以人為本“的管理理念，確立“主動服務”為宗旨，切實加強圖書室、閱覽室、資料室建設，不斷規范管理，積極引導學生課外閱讀、擴大閱讀量、增長知識、陶冶情操，提高人文素養，熱情服務教育教學，為教師提供快捷、周到的服務，真正發揮圖書館、閱覽室在實施“新基礎教育”的功能。

二、主要工作

1、積極配合學校各項活動，做好服務工作。

2、對圖書進行科學管理，提高圖書利用率。

3、開拓創新，讀書活動力求有特色，以豐富多彩的活動來激發學生們的讀書熱情。結合學校“營造書香校園”，為各班建設小圖書角做好參謀;定期向學生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報刊雜志，讓他們及時借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創新作文、課外閱讀知識競賽、講故事比賽、編手抄報比賽、讀書筆記展評等活動，激勵學生讀名著、背名詩。

4、優化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準備工作，并對學生進行愛護新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時間以及進閱覽室閱覽的年級，不斷充實圖書館的內容，切實加強圖書館的基礎管理，努力改革圖書借閱方式，調動學生讀書積極性，確保本學期內人均借書10冊以上，使圖書借閱及管理更方便、有效。

5、報紙雜志及時整理，當日上架，半年裝訂完畢，為教師查找資料提供一切便利，并做好借閱的記錄。

6、更進一步完善好學校特色項目的檔案，迎接區“特色項目年度評估考核”;認真收集上學期資料并整理歸檔，20__年上級文件檔案整理歸檔。

7、按時按質地統計上報學校“小學教育技術裝備綜合統計”表。

8、認真務實地做好學校固定資產的總賬和低值易耗品的總賬，定期檢查各功能室的'臺帳，做到帳物相符;認真做好迎市政府“兩項制度督導評估”考核。

9、做好財產保管工作，為學校的教育、教學工作提供強有力的后勤保障。

10、分7、12月及時向區信息中心提交學校師生獲獎情況。

檔案管理員個人工作計劃

一、職工檔案信息完善

企業職工檔案是企業職能部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是職工檔案的組成部分。在實際檔案整理工作中發現少數員工檔案材料存在不完善的情況，主要表現在以下五類材料：

一、學歷材料;

二、黨群材料;

三、獎勵材料;

四、職務變動材料;

五、薪酬變動材料。

針對以上不完善的員工檔案材料，做好查漏補缺工作。根據公司發文文件和人力資源系統信息梳理員工檔案信息，將梳理后的信息與員工紙質檔案材料進行核對整理，對缺少材料做好記錄，并與相關職能部門聯系溝通，明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時間段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補充工作，逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。

明年具體安排如下：

針對不完善材料，采取措施如下：

檔案管理是一項持續地不斷補充完善信息材料的工作，需要相關部門領導、同事的支持與配合，樹立檔案材料歸檔意識，將歸檔材料妥善保存并按規定時間段移交，讓公司所有員工檔案信息更加充實、完善。

二、檔案信息化建設

積極開發檔案信息資源，做好加工、整理、開發、利用工作，拓寬檔案的信息功能。具體措施：

1、購買計算機、掃描儀等硬件設施。

2、與計算機軟件系統開發人員溝通，為檔案信息化提供數據支持。

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一、樹立三大意識

1．服務意識。以往，檔案管理具有極強的被動性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。2．安全意識。有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。3．創新意識。創新是工作持續改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規的工作做法將不再適應。因此，檔案管理人員必須樹立創新意識，勇于探索、勇于創新，不斷研究共性的、規律性的新問題，提出創新的決策對策和辦法。

二、打造三類能力

1．操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。

2．管理能力。要成為一名優秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3．學習能力。適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。

三、新形勢下檔案管理人員素質提升對策

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

1．營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位;其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為;最后，要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

2．建立完善的激勵體系。理論上，激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。獎勵措施:針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對做出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式，并充分利用提拔晉升、發放獎金、精神鼓勵等具體方法。懲罰措施:建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

3．健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據，這就要求健全考核評估制度。制定考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內容細化為服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目，廣泛征求群眾意見，設立相應的評分標準，進行定量和定性評分。

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檔案員在培訓學習要把自己看作一名普通的學員，盡快從單位的工作事務中走出來，從各種交往應酬中走出來，靜下心，埋下頭，耐得住寂寞，經得住誘惑，一心一意搞好學習。培訓的檔案人員，可以說智商差別不大，而主要看誰肯于苦學深鉆，在學習中多聯系單位檔案工作的實際情況和自己的思想實際情況，在學中思、在思中學，這樣才能真正學有所獲。業余時間是一個富有彈性的空間，誰學會了利用，學會了開掘，誰的收獲就越多。在學習中不能僅靠課堂上的有限時間，要充分抓住業余時間這個彈性空間，多看、多學、多問、多思、多積累，在日積月累中彌補自己知識的不足。

二、加強檔案管理人員繼續教育的必要性和緊迫性

現代科學技術的飛速發展使全社會的信息意識在不斷增長，檔案信息已成為各個行業工作的重要環節，檔案管理工作也越來越顯示出其重要的價值和地位。檔案管理者應抓住機遇，迎接挑戰，不斷進行繼續教育，提高自身的綜合素質，強化自己的專業技術水平。1.現實工作需求。首先，信息時代的檔案工作正在實現以電子計算機等物化智能應用為主的檔案管理自動化、檔案信息資源數字化以及檔案信息傳遞網絡化，檔案縮微及檔案保護水平也日益提高，原有的那些工作經驗和理論已經難以滿足實際工作的需要。其次，從證詞素質和職業道德水平來看，檔案工作的機要性和服務性要求檔案人員要具備較高的政治素養和全心全意為人民服務的工作精神，發揮其主觀能動性和愛崗敬業精神，對做好檔案工作顯得尤為重要。2.理論需求。“人本管理”思想是加強檔案人員教育培訓的出發點，充分重視檔案人員在檔案工作中主體地位的體現，發揮檔案管理人員的主人翁精神。

三、提高檔案管理人員繼續教育效果的措施和途徑

1.要有針對性地在培訓內容中加強開拓創新能力的培養和愛崗敬業精神的培養

檔案管理人員開拓創新能力和學術研究能力的不足，是當前制約檔案事業發展的一個主要問題。要解決這個問題，首先必須在整體教育上大力強化檔案干部隊伍，加強開拓創新思維和欲望、哲學思辨能力的養成以及自學能力、觸類旁通、舉一反三能力的養成等方面的培養力度。同時，還要注重對檔案工作人員職業道德教育，進行愛崗敬業精神的培訓。檔案工作是一項基礎性的信息搜集、整理、保管、服務工作，需要的是愛崗敬業和默默無聞的奉獻，除了有扎實的職業技能和深厚的學術素養外，更要有一份求真務實的平常心。

2.在檔案培訓中不求規模求效益，使培訓的檔案人員得到真正提高

事實已經證明，學歷的提高、結業證的增多并不一定意味著檔案工作人員素質的同比提高。短期培訓是繼續教育的重要方式之—，過去因為過分看重辦班期數、學時數、參加人數等表面數據，而沒有著眼下如何使受訓者提高綜合素質，學習效果不是很理想。因此在舉辦這類業務培訓時，我們要在學習主題的設置上有針對性、科學性和一定程度的超前性，在形式上要有靈活性，講授內容和技巧上要講究知識性和趣味性，增加一些研究的專題講座，使檔案人員在培訓中真正學到有用東西。

3.要有針對性的鼓勵檔案工作人員從多種渠道接受繼續教育

我們要從繼續教育的認識、計劃安排和政策方面加強教育宣傳，為在職者樹立終身教育的思想，增強檔案從業人員接受繼續教育的自覺性，針對各級檔案工作人員的不同情況，鼓勵她們利用業余時間，通過自學和進修培訓等多種途徑不斷更新自己的知識和技能，個人在知識領域上的涉獵面越廣，視野就越寬，檔案人員的思維和角度轉換就相應地更靈活。廣大檔案工作人員在熟練掌握檔案知識與技能的前提下在各自相應的實踐領域中有所收獲，在工作上做到更加游刃有余。

4.根據實際需要，拓展教育培訓的內容

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關鍵詞：檔案員；管理；檔案；措施；職業道德

Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高機關工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。 科學規范的管理檔案，是衡量一個單位工作成效與管理水平的重要尺度。 檔案管理工作做好了，一方面為機關高層管理人員及時了解本機關整體工作狀況，適時調整政策、策略提供準確依據；另一方面有利于社會各方準確認定機關單位工作成效。 因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升本單位的社會地位具有重要意義。

一、現代檔案管理者應具備的基本素質

1、堅定的政治素質。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業心和責任感。

2、優良的思想品質。要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。

3、扎實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。

4、廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

5、過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業務知識，不斷提高業務能力和技術水平，成為業務精通的行家里手。

6、良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛一行，專一行。“熱心”就是滿腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地里干一番事業的信心和決心。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發和統計工作，為領導決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

4、檔案管理程序規范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以采用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

5、加強檔案信息化建設，提高檔案管理質量。微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用。

（1）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。

（2）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網絡管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。

（3）微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在這方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。

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1.1檔案管理意識欠缺

在當前市場經濟環境下，多數醫院往往以醫療為主，認為醫院的聲譽、醫療效果以及醫院的形象等是直接推動醫院發展的重要因素。認為檔案管理對醫院發展只能起到輔助作用，于是對檔案管理工作沒有足夠的重視，使檔案管理工作處于放任自流的狀態。許多檔案工作者存在“重管輕用”的觀念，忽視了對檔案信息資源的利用。

1.2檔案管理機構不健全

當前多數醫院的檔案管理是由綜合檔案室負責。由于歷史原因和醫療行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案等，人事檔案由人力資源部門管理，醫療病歷檔案由病案室管理，病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案由各個業務部門管理，這就造成了一個單位內多個部門管理檔案的局面，對檔案的管理缺乏統一的標準模式，對于檔案資料的匯總、查閱、數據統計造成了困難。

1.3檔案管理制度不完善

在現代醫院管理中，醫院的醫療、人事、行政、財務等方面都制定了較完善的規章制度，而針對檔案管理的制度較少，缺乏一套讓檔案管理員在工作中參考的標準，從而使得檔案信息不能夠及時全面進行收集，導致檔案管理的混亂和缺失。

1.4檔案管理人員專業素養低

由于歷史等各方面的原因，我國目前的專業檔案管理人員比較缺乏。在醫院的管理人員隊伍中，缺乏同時具備專業醫學知識和檔案管理知識的專業的檔案管理人員。多數醫院檔案管理人員都是兼職，檔案管理人員的素質參差不齊，專業知識老化，知識面狹窄，難以適應新形勢下檔案管理事業發展。

2做好醫院檔案管理工作的策略

2.1加強檔案管理宣傳教育力度，增強檔案管理意識

通過開展檔案普法宣教活動，努力提高醫院員工特別是領導班子成員的檔案意識，使醫院領導、中層干部和全院職工都能充分認識檔案工作的重要性，進而更好地支持檔案管理工作。醫院領導和科室負責人加強《檔案法》和相關知識的學習，要把檔案管理納入日常的議事日程，與醫院的業務建設同步規劃，同步發展。

2.2健全檔案管理制度，規范檔案管理工作

醫院根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作的實際情況，逐步建立健全醫院檔案管理的收集、整理、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀及庫房管理等各項規整制度，使檔案工作的每一個環節都有明確的制度可以遵循，保證檔案的齊全完整，逐步實現各類檔案統一管理。

2.3強化檔案工作管理體系建設

建立醫院、綜合檔案室和基層職能業務部門三級管理組織體系。明確各級組織和相關人員在檔案管理工作中的職責和義務：即領導班子作為檔案管理工作的組織領導核心，負責醫院總體檔案工作目標的確立和推進。綜合檔案室作為檔案工作的管理主體單位，其專職檔案員負責對全院檔案工作進行指導和監督。各業務科室在其日常工作中形成的資料作為檔案的來源，各科室部門確立兼職檔案員，負責及時收集所在科室工作人員日常工作中形成的各類資料，通過檔案管理系統進行統計保存。

2.4加大檔案管理部門的硬件投入，實現檔案管理現代化

要加大檔案工作資金投入，改善檔案管理環境，引進現代化技術和設備。要設立獨立的檔案辦公室、庫房、閱覽室、檔案箱柜等。配備現代化的辦公設備，如照相機、錄像機、復印機、掃描儀、裝訂機等。采用專用的醫院數字檔案管理系統，完成立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，提高檔案管理的工作效率。

2.5開發利用檔案資源，擴大服務范圍

檔案管理的目的就是開發利用檔案資源。檔案人員要通過各種渠道，深入發掘檔案資源，為醫院的臨床醫療、教育和科研工作服務。開放更多的檔案資料，實現檔案資源的共享，讓檔案為醫院的發展服務，為人民群眾的需要服務。要發揮醫院檔案為醫院文化建設服務的功能，為醫院文化建設提供支持。

2.6重視人才培養，提高檔案管理人員素質

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關鍵詞：聲像檔案；缺陷；對策；開發利用

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的，以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。隨著科技的發展，越來越多的聲像檔案出現在日常工作當中，它們是現代社會檔案資源體系的重要組成部分。一張醫院外貌的照片、一段慶典的錄像所帶來的視覺感受，是文字形容無法媲美的，聲像檔案在再現歷史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在醫院，聲像檔案遠遠少于病案、病歷檔案，導致很多管理者不重視。現實工作中，由于對聲像檔案重要性的認識不足，管理措施沒有及時跟上，導致大量聲像檔案分散流失，或是被科室和個人據為己有，沒有發揮出聲像檔案的綜合效益。

1 醫院聲像檔案管理中存在的問題

1.1聲像檔案管理意識不強 聲像檔案未受到應有的重視，沒有真正視作檔案進行整理和歸檔，對于舊的照片沒有分類和沒有文字說明，對于今后的再利用造成一定的阻礙，不了解資料的人員很難找到想要照片，大多是靠當時活動的參與者的記憶去尋找。視頻資料的歸檔更令人擔憂，隨著科技的發展，儀器的更新換代，舊的帶子往往難以讀取，資料存儲需要大量的儲存設備，以前的設備有限，導致有資料無法讀取。有時一盤帶子反復用，原始資料沒有及時歸檔，導致資料流失。另外，由于聲像檔案的保管需要各種設施，成本相對較高，因此，聲像檔案的保管問題一直在探索當中。

1.2聲像檔案管理制度不科學 聲像檔案管理制度不夠落實，歸檔率不高。聲像檔案形成科室一般在醫院宣傳部門，重要日常活動資料的拍攝、錄像等由上述科室負責，每年一次將聲像檔案整理上交綜合檔案室。但醫院還有許多臨床科室，醫院宣傳部門不一定能將全院各個科室、部門的每一件重要的事件記錄下來，各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，對于特殊患者、新技術、新項目的開展，一些臨床科室都會自行拍照，但卻為自己科室使用。這些聲像資料其檔案價值不容忽視，由于科室并沒有上交檔案室的意識，便使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.3檔案管理人員自身專業素質不足 個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。聲像檔案處理起來有一定的技術含量，然而很多醫院并沒有相應的設備和專業的管理人員。就我院而言，雖然有相應的設備，但管理人員沒有受過正規的檔案專業培訓，沒有對聲像檔案進行科學的管理。同時，隨著科技的進步，如今的聲像檔案已可以大量拍攝，后期再進行修剪，不可用的圖片、修剪前的圖片和修剪后的圖片都一并保持，且不做標記，僅僅是以事件的時間和名稱命名文件夾，以致再想利用上修剪過的圖片時，無從檢索，存儲混亂。

1.4聲像檔案利用開發意識不足 檔案管理者對聲像檔案開發利用意識不夠，甚至可以說從未對該類檔案正真利用起來，缺乏開發利用動力，只有在編輯畫冊、建院史館時利用了一些照片，視頻資料則常常拍完就放一邊。由于管理隊伍不穩定，對聲像檔案了解不足，專業素質不足無法對聲像檔案進行專題編研，很多非常有歷史價值的檔案只能封在柜子之中，無人知曉，發揮不了聲像檔案的應有作用。

2 聲像檔案管理研究與對策

2.1建立完善的聲像檔案管理制度 領導首先要重視，有的單位領導意識不強，甚至取消原有的檔案部門，導致檔案無人管理，醫院的發展歷史無從考證。強化規范管理，提升聲像檔案形成部門的意識，對產生的聲像資料從收集到歸檔都要定期移交聲像檔案管理部門統一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有[2]。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環節應有明確的規定。必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動。

2.2醫院聲像檔案收集和歸檔 一個醫院的聲像檔案工作，不是一個人或者一個部門就能做好的，形成聲像檔案的科室、部門的拍攝、錄像人員與醫院檔案管理員要增強檔案意識，經常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎。必須實行統一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時對收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機聯系、便于利用為原則進行整理，分類在全宗內，按年代--問題進行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對聲像檔案按規定的要求對內容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關工作[3]。

2.3加強聲像檔案的監督和分類指導，注重業務培訓 針對聲像檔案管理現狀，檔案管理部門應提高各科室、各部門對聲像檔案的整理意識，加大監督指導力度，并對各部門的兼職檔案員進行培訓，力爭整體水平的提高，全面加強形成聲像檔案的科室、部門攝錄人員的相關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。有設備也有整理聲像檔案的習慣科室，常常由于水平不足，所形成的聲像檔案質量參差不齊，以至于需要使用時，看似多實則能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的聲像檔案利用價值更高；對有設備，但沒有整理意識的科室，要幫助其建立相關的管理制度，同時加強監督和指導，使其養成整理聲像檔案的良好習慣，同時加強技能培訓，抓住時機，形成高質量的聲像檔案。諸多問題都需要高素質檔案管理人員去完成，作為醫院領導者，要創造合適的培養人才的環境，多途徑提高檔案管理人員素質[4]。

2.4醫院聲像檔案的開發利用 充分利用其醫院聲像檔案不是僅靠檔案部門就能完成的，需多部門共同合作。檔案管理部門制度相關的管理制度，統一全院聲像檔案的歸檔要求，編制檢索工具，方便利用者查找；定期充分利用聲像檔案，舉辦圖片展或專題展覽，如有條件，可開設院史館，展現醫院發展軌跡的同時，發揮聲像檔案價值，使展覽形式更加生動、內容更加豐富、視覺更有刺激。無論何種檔案，不加以整理、利用，都無法體現其價值，而展示價值的最好途徑就是通過一定的編制，使檔案之間有機結合，合奏出一部美麗的史詩[5]。

醫院聲像檔案是醫院前進和發展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領導提供決策依據。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術，探索醫院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫院的改革發展中發揮應有的作用。

參考文獻：

[1]連穎.試論聲像檔案價值鑒定[J].檔案學通訊，2012（01）：85-88.

[2]王進慶，夏禹波.醫療聲像檔案的開發和利用[J].科技致富向導，2008（12）：30.

[3]羅麗云.淺談我院檔案管理存在的問題及對策[J].醫學信息，2008（01）：50-51.

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關鍵詞：多校區高校；二級管理體制；檔案管理

20世紀90年代高校改革拉開序幕，我國許多高校打破了高度集中的辦學體制，出現了辦學形式、辦學層次、自身功能及內部管理模式的多元化。在這種趨勢下，高校二級學院體制應運而生。它的出現，使得高校檔案管理面臨諸多挑戰，如何發揮檔案管理為教學、科研服務的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。

一、高校二級學院檔案管理的重要性

1.二級學院檔案管理工作承載了學校的歷史與未來

二級學院是學校一個相對獨立的教學單位，各項工作在學校統一部署下有自己的運行方式，形成的管理文件體現了教學管理水平和教學質量等等。學院的行政管理工作檔案如文件、工作計劃、工作總結、會議紀要等都是真實記錄二級學院的重要資料，反映了二級學院發展過程和取得的成就。根據學校檔案管理工作要求，對二級學院的重要資料一部分要交學校檔案室歸檔保存，一部分留在學院保存。對于這一部分資料二級學院必須進行有效的整理，形成二級學院的檔案資料。二級學院檔案是二級學院發展的歷史記錄，是二級學院成就的見證。二級學院檔案與校級檔案共同構成學校檔案的完整體系。

2.二級學院檔案管理工作提升了教學質量及教學水平

人才培養是高等學校三大功能之一，教學工作是各級各類高校的中心任務。二級學院是學校教學工作的具體組織者和實施者。院級教學檔案是在教師的教學活動、教學管理、科學研究、學生學習過程中形成的，包含有保存價值的文字、圖表、聲像、光盤等學院教學材料，是學院辦學指導思想、專業培養目標、專業設置和教學內容、方法、效果的真實記錄。教學檔案是學院在多年的教學實踐活動中逐漸積累形成的一系列原始資料，是學院教學活動和教學管理工作的縮影，是教學質量、教學管理水平的歷史記載，也是衡量學院教學質量、學術水平、管理水平的重要依據和憑證。這些檔案材料也從定性和定量兩個方面反映了二級學院的教學質量和教學管理水平。同時，高校教學活動的延續性和周期性，使得教學檔案具有通用性的特點。二級學院教學檔案材料對學院總結教學規律、開展教學研究、制定計劃、進行教學評估、教學檢查等都具有十分重要的參考價值。

3.二級學院檔案管理為教學評估提供了新借鑒

在新專業評估體系中，二級學院的教學檔案，它的原始性、真實性、準確性和完整性直接為評估專家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專業評估體系中，多個指標體系都涉及教學檔案關系。教育部制定的《普通高等學校本科教學工作評估指標體系》的各級指標與教學檔案也緊密相關。由此看出，二級學院教學檔案在本科教學評估工作中發揮著重要的作用。在對高校進行新專業評估和教學水平評估時，需要對學校的教學條件、教學狀態、教學效果等進行跟蹤調查和分析，而這些調查和分析主要來源于學校和各二級學院大量教學檔案資料的查閱。因此，重視二級學院教學檔案建設，可以為教學評估提供比較完整、系統和真實的信息和憑證，是搞好本科教學評估的重要基礎。

二、當前二級學院檔案管理存在的問題

1.多校區管理體制不統一

一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對二級學院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級學院自身管理制度不健全，檔案員對于檔案管理在頭腦中沒有一個明確的概念。多校區管理體制各異，增強了各校區管理人員的溝通交流的難度。同時，在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費現象。

2.二級學院的檔案資料丟失嚴重

一方面，教學檔案難以收集。目前二級學院教師一部分由母校教師兼職授課，另一部分向社會招聘。教師對二級學院檔案工作的重要性缺乏認識，材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師為應付差事，往往臨時突擊、草率整理，沒有統一的標準，有的歸檔材料無落款、無日期、無單位蓋章，有的沒有說服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高。另一方面，學校重要的文書檔案收集不全。二級學院作為高校辦學的一種新嘗試，產生了許多寶貴性經驗性的檔案，但由于機制問題，加上人員編制緊張以及不少領導檔案意識薄弱，只重視上級的紅頭文件，輕視本校自身形成的文件，使大量反映學校進程軌跡的文件都落在各職能部門的負責人或具體操作人的手上，沒有及時歸檔，造成檔案嚴重丟失。有些二級學院雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責不明確。有些兼職檔案員總是強調客觀原因，以在本部門承擔許多其它工作，難以抽出時間為由，未及時將檔案材料收集。有些二級學院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務，容易錯過收集時間，導致檔案的收集不全。

3.二級學院檔案管理人員素質不高

由于二級學院機制問題，人員編制緊張，就產生了用人上的隨意性，進而影響了其管理水平和效率的提高。二級學院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同虛設，沒能真正履行其職責。而二級學院兼職檔案員變動頻繁，新手不斷，每個新到崗的兼職檔案員對工作的熟悉畢竟要有一段時間。二級學院的兼職檔案員很少有機會接受檔案專業培訓，專業技術人員只占極小比例，復合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對獨立學院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進程及歸檔質量，制約了獨立學院檔案管理和建設工作的順利開展。

三、二級學院檔案管理的應對之策

1.采用科學的管理模式，提高檔案管理水平

打破目前高度集中的管理體制，管理機構要由學校檔案館和二級學院檔案室組成，可以根據學校和學院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務的模式。高校檔案館配置較高的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，通過網絡供校內外利用。每年資料上傳時間由學校檔案館定，或由學校檔案館與二級學院商量決定。二級學院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學校檔案館的服務器上，二級學院要保證文件的準確性，并要尊重文件作者隱私權和知識產權。上傳完畢后，由學校檔案館負責維護、管理。分散式管理模式是充分利用現有的網絡資源，通過校內發達的網絡，把形成的檔案信息，如博碩士論文集、教學方法與經驗等，通過網絡向其它高校和社會各方面公布，以積極的姿態為利用者服務。二級學院每學年固定時間將收集完畢的電子版教學文件，經審查，上傳至服務器上，并分門別類，定期更新維護。

2.強調規范管理，完善立卷歸檔制度

多校區檔案管理體制成立后，由于校區間的距離長短不一，給檔案管理部門之間的聯系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者，在機構和人事管理制度改革中，各部門應實行定編定崗，每一崗位都要有明確的崗位職責，在各部門兼職檔案員的工作職責中也要有做好部門檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡，如果立卷歸檔工作完全由專職檔案人員承擔，這將很難應付。因此，要堅持全面實行部門立卷制度，在分校區可根據實際情況設立分檔案室，這樣不僅有利于檔案的收集與整理，還可以暫時解決校綜合檔案室由于庫房緊張一時無法承受大量檔案進館的矛盾。檔案在分校區檔案分室保存一定時間后，再交綜合檔案室移交。同時校綜合檔案室的專職檔案員要定期往返于各校區之間，充當“聯絡員”，傳達上級文件精神，指導兼職檔案員進行部門立卷工作，并時刻了解各校區的檔案管理中存在的各類問題，及時給予解決。這樣，可充分加強與兼職檔案員間的聯系，使多校區高校檔案的管理更加趨于規范化、科學化。

3.積極開展宣傳教育，增強教職工檔案意識

二級學院的領導要改變觀念，重視和加強檔案管理工作。利用學院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價值和巨大作用。尤其是要通過教學評估中鮮活的事例，使教職工認識到檔案管理具有潛在和現實的巨大作用。在此基礎上培養一支結構合理、質量優良的專兼職檔案管理隊伍，要盡量通過各種途徑激發檔案管理者的積極性，例如通過形式多樣的檢查、評比、考核，在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進心，促進學院的檔案工作。

參考文獻：

［1］ 夏中.多校區高校檔案工作面臨的問題及對策［J］.鎮江高專學報，2005，（10）.

［2］ 毛麗君.二級管理體制下的高校檔案工作［J］.浙江檔案，2007，（4）.

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[關鍵詞]當代 圖書檔案管理人員 素質

[中圖分類號]G251.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01

進入21世紀，人類社會已經邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學校尤其是高校圖書館的藏書往往數以百萬計，面對如此駭人的數量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應的專業素質，對圖書檔案管理領域知識掌握非常扎實，明確自身職責，對如何立卷、整理上架圖書等專業知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應該具備哪些素質呢？根據筆者從事圖書檔案管理工作多年經驗，接下來就論述一下自己的觀點。

一、思想素質

（一）敬業精神

無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業的精神和對工作的責任感。首先，這需要認識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發展與進步做出了不可磨滅的貢獻。時至今日，圖書館是人類學習知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實則重大，因為這份工作擔負著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務。認識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進而激發起工作的熱忱。在實際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學習讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務熱情是一種考驗。擁有愛崗敬業的精神，以飽滿的熱情和溫和的態度來為讀者答疑解惑，指點迷津，才是一個新世紀圖書管理人員應有的精神狀態。

（二）奉獻精神

圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻精神。只有具有了奉獻精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優質的服務。

（三）進取精神

信息時代，知識的數量呈現幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進取精神，不斷學習吸收新的科學文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。

二、業務素質

身為圖書管理人員，如果沒有一定的業務素質，怎么可能做好工作，為讀者服務呢？業務素質不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：

（一）專業素質

即對圖書管理學科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業知識，對圖書館的工作規律和構造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統計等的計算機圖書管理集成系統的操作及科學排架、規范上架、保管、裝訂、維護等人工勞動都能熟練掌握。

（二）文化素質

圖書館藏書數量巨大，各時代、各學科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻和書籍進行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項工作。

（三）信息技術

隨著人類社會進入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統相繼走入了學校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術能力，以便對現代化、數字化的圖書管理系統進行操控，必要的時候甚至還要有維護的能力。

（四）加強新老圖書檔案管理人員的經驗交流

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關鍵詞： 高校院系檔案管理 現狀 原因 對策

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校院系是高校培養人才的一線單位，其形成的檔案是記錄和反映高校教學實踐的重要史料和證據，是衡量學院教學水平、教育質量和管理水平的重要標志之一，也是高校各類評估的重要依據。切實做好院系檔案管理工作，對于探索和總結學校教學科研及管理工作的規律，提高辦學水平具有重要的意義。

一、高校院系檔案管理的現狀

隨著高校規模擴大、專業發展，院系檔案的數量也在迅速增長，其管理工作的發展速度明顯落后于學校的整體發展，院系檔案的質量堪憂，造成與后續工作銜接的諸多問題，為此，應高度重視這一情況變化。

1.軟硬件設施不完善。

高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學校擴招院系學生增加、學科建設發展及科研平臺的建設等原因，院系辦公用房相對緊張，因此，很多院系并未設立專門的檔案室，有的以辦公室代替檔案室保管院系檔案，達不到檔案室防光、防潮、防漬以及恒定的溫度和濕度的要求。

隨著計算機網絡技術的普及和多媒體技術的不斷發展，通過電子政務生成的電子公文也與日俱增，電子檔案的數量越來越多，絕大部分校級檔案部門已通過購買或自行研發管理系統的方式，實現了檔案管理的自動化。但院系一級的檔案管理往往還停留在手工管理階段，有些院系沒有生成電子檔案的條件，狀況好的院系會有檔案電子目錄和電子檢索工具歸檔管理，大多數檔案管理都以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級較低。

2.檔案搜集管理不標準。

院系在高等學校是一線教學、科研單位，其形成的檔案資料特別多。目前較為突出的情況是院系檔案歸檔范圍、保管期限不統一。有些院系歸檔范圍太廣，檔案的冗余度大，造成檔案保管占用過多的空間，在檔案利用時，查找困難，調用不便。與此相反的是有些院系歸檔范圍太窄，許多該歸檔的材料沒有搜集，這樣就可能丟失或遺漏一些重要的檔案材料。保管期限不統一，容易遺失一些有價值的檔案材料，在管理人員變更時這個問題更為突出。

3.檔案管理人員素質不高。

院系檔案管理人員的專業素質參差不齊，體現在管理意識的缺失和管理人員信息素養不高兩個方面。一方面，教學人員和檔案管理人員對于院系開展檔案管理工作的重要性認識不足，一些教學和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經過專業的檔案工作培訓，普遍缺乏必要的信息知識，在很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。

4.檔案利用率不高。

檔案的價值在于利用。目前，各高校院系對檔案的管理都是分散的，從而形成院系檔案管理條塊分割，以至于檔案管理混亂，查找不便。院系的檔案以紙質方式儲存，檔案一般都是鎖在檔案柜里，除了偶爾有人查學生的考試成績外，其他資料很少被利用，而檔案管理人員往往也是坐等利用者上門，對檔案本身沒有清晰的認識，更談不上對檔案材料中的文獻信息進行研究和整理加工，深層次開發院系檔案資源，這樣就使檔案喪失了一部分功能，不能真正地體現出檔案的價值。

二、原因分析

1.重視不足，投入不夠。

長期以來，人們總是認為高校的主要工作是教學、科研，檔案工作無足輕重，致使高校檔案工作處于被忽視的不利位置。在資金投入上，只注重與辦學直接相關的投資，檔案工作發展所需要的條件往往得不到正常滿足，甚至沒有設立檔案室的庫房，沒有配備必要的電腦、掃描儀等技術設備，導致檔案工作現代化水平遠遠低于信息化社會對檔案工作技術裝備的要求。在定編定崗時，對從事檔案工作的編制過度壓縮，造成人員不夠，院系基本沒有檔案管理員這一個編制，一般由辦公室主任或教學秘書兼任，他們對檔案管理缺乏必要的精力，也缺乏相關的專業信息知識對檔案管理進行信息開發，提高檔案的利用效率。

2.相關管理標準、規章制度不健全。

2008年教育部聯合國家檔案局公布實施《高等學校檔案管理辦法》，辦法明確規定了文件材料的歸檔范圍和歸檔時間，要求高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》。但在實際操作中，很多高校沒有制定結合本校實際情況的檔案管理辦法，或者制定了但沒有嚴格執行，導致了檔案管理者無法判斷或者憑經驗判斷哪些資料應當收集，哪些資料有利用和保留價值，哪些資料比較重要，保存期限多久。

檔案管理規章制度是對檔案管理人員日常工作的規范性文件制度，它明確規定歸檔制度、保管制度、借閱制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員的崗位職責、任務，是檔案管理工作正常進行的有力保證。但目前大部分院系規章制度不健全，日常工作還停留在經驗、感覺階段。

3.檔案的保管方式影響著檔案的利用效果。

目前高校院系檔案的保管還停留在紙質手工保管階段，保管環境惡劣，編目不科學，無專人負責，查找困難，利用不便。院系檔案基本沒有形成電子檔案的保管方式，檔案管理的科技含量低，沒有建成檔案數據庫和實現網絡連接，不能快捷地為使用者提供方便，也不能形成檔案的資源共享。

三、改善院系檔案管理工作的對策

1.強化意識，增加投入。

檔案工作是院系日常管理工作的一個重要方面，涉及的部門和范圍極為廣泛，必須調動全院教職工的積極性，共同配合。這就要求院系領導、檔案員及教職工必須把檔案工作提高到戰略的、基礎的地位，給予高度重視，積極抓好檔案工作。對檔案工作的投入切實體現了一個單位對檔案工作的重視程度。隨著社會的進步和科技的發展，新任務、新要求不斷出現，因此，高校及其院系領導要重視院系檔案室的建設，首先要保證檔案室庫房的用房，設立合乎標準的檔案室；其次要加大投入，配置必要的先進設備如計算機、數碼相機、掃描儀等，逐步實現電子檔案和紙質檔案雙重管理模式，進而實現學校、院系檔案的聯網和檔案資源共享，提高檔案資料的檢索速度和查全查準率。

2.健全制度，完善體制。

制度是開展工作的準則和依據，只有制定科學合理的院系檔案管理制度，才能指導和規范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，《高等學校檔案管理辦法》公布，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應在《高等學校檔案管理辦法》的宏觀指導下，結合本校實際，在修改、補充和完善檔案業務規范的基礎上，盡快建立起一套適應時代和學校、院系發展要求的檔案管理制度，強化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學校的發展提供保障和服務。同時，還應該進一步健全院系檔案管理機制，制定院系檔案管理責任制，讓院系所有的教職員工都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個人教學、科研檔案至檔案室；檔案室有責任定期抽查個人教研檔案的歸檔情況；上級檔案管理部門定期組織檔案管理工作檢查和評比，促進院系檔案管理工作更加規范化。這樣從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動院系檔案管理工作的順利進行。

3.加強培訓，提高素質。

檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，其信息素質和管理水平將直接影響院系檔案管理工作的開展。當前，高校院系檔案管理的人才隊伍參差不齊，專業人員缺乏、業務知識薄弱、工作方式隨意等都成為當前院系檔案管理水平低下的重要原因。首先，人事部門應該考慮到檔案管理工作的開展，在院系檔案管理編制上給予一定的政策傾斜，優先考慮有專業特長的人員從事檔案管理工作；其次，面對當前檔案管理人員的工作實際，檔案管理部門應加強對院系檔案管理人員的教育和培訓，使其具備檔案管理的基本知識，掌握檔案管理的專業技能，增強檔案管理的責任心和使命感，努力提高檔案管理水平。

4.提高檔次，加強利用。

在當前紙質檔案和電子檔案并存的情況下，整合院系檔案資源可以從兩個方面下工夫，一是建立院系檔案的查詢目錄，將院系各類檔案進行科學分類，讓查閱者一目了然。二是對院系各類檔案進行統一管理，并派專人負責，幫助查閱者掌握檢索方法，或者直接提供檔案信息。還要加快檔案的數據庫建設，實現院系檔案管理電子平臺連接寬領域信息系統，將自己獨具特色的檔案材料數字化、網絡化，這樣，既可以為檔案需求者提供實時、準確的信息，又可以通過這一平臺收集檔案信息，實現真正意義上的檔案信息資源共享，充分發揮檔案的信息服務功能。

檔案收集和編研工作是檔案管理的基礎，院系檔案是學校檔案的主要來源和基本單元，因此要深層次開發院系檔案信息資源，積極地挖掘現有的檔案信息，使檔案管理工作提升一個層次，能夠為院系師生提供更好的服務，也為領導決策提供準確的信息，形成以收集整理為基礎、開發利用為重點、現代化管理為目標的多層次、全方位服務的新格局。

當前，我國高校的院系檔案管理工作還處于摸索階段，標準的缺乏、檔案意識的薄弱和人才隊伍的落后在很大程度上制約著檔案管理工作的進行。隨著一系列改進措施的提出與實施，我們有理由相信，高校院系檔案管理工作必將成為一項常態工作，并逐步實現科學化和規范化，推動檔案管理工作更快更好地發展，為高校教學科研、招生就業服務。

參考文獻：

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