高校檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇高校檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：高校；檔案；管理

中圖分類號：G647　文獻標識碼：A

收錄日期：2012年5月7日

各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高?；n案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規定》，即規定了基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。但在現實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設置并不完全適應高?；n案管理。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高等學校是傳播知識、培養人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。高校檔案信息真實記載了學校的發展進程，高等學校要想在日益復雜的環境中爭創一流和更好地發展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。新高校規模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯起來，形成一個集成的系統，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）制度不嚴，缺少保障制度或措施。學校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對如此多且又復雜的材料，收集就需格外地細心和專業，但檔案部門由于任務重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業務不熟悉，檔案管理業務也不熟悉，對整個材料構成不很了解，容易造成材料的缺失。同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業務和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導檔案管理工作。以上種種現象都會影響高校檔案的規范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業人員的配備問題，因為檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業人員的保證。才能保證管理系統的運行正常和服務器的維護。

（二）檔案隊伍建設缺乏科學性和穩定性，人員整體素質低下。知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今檔案工作的開展，其整體綜合素質低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理現象，在知識結構方面，具備檔案專業知識的人員數量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現象，其理論水平、業務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重匱乏，如現今計算機的使用已深入到各行各業，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設計又深諳檔案業務的復合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結構方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

三、高校檔案管理對策

（一）進一步增強檔案部門的服務意識。廣泛宣傳，創造良好的外部環境，除了在學校內部加強學習、提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創造一個積極、和諧、良好的外部環境。例如，J學院每年都召開全校檔案工作會議，參加的人員有學院領導、部門和分院領導和各部門學院的兼職檔案管理員。會議得到了學校領導的大力支持，領導們每次都參加并加以指示。校檔案工作會議的主要內容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務和對歸檔工作的有關操作程序培訓等。檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領導的支持，改變全校師生的觀念，使他們能主動配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環。

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關鍵詞：高等學校 檔案 管理 服務 創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學校檔案管理與服務是以樹立高校自我發展的形象和價值為主線，其目的是為高校的發展、建設服務并提供給他人所需的可借鑒的科學依據，其核心價值在于保障服務對象的權利，其宗旨也是與時俱進的。

在新的歷史及現時階段中，高校檔案管理與服務卻面臨著新的機遇與挑戰，而如何加強高校檔案管理與服務工作，最大限度地發揮職能作用，是檔案專業技術人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國家各級檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現代活動，保存備查各種文件、材料的綜合。當然，高校的發展建設是具有鮮明的時代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設中一個必不可少的十分重要的組成部分，同時，它又是為高校管理者提供決策的一個載體。所以說，檔案的管理與服務功能是顯而易見的。

1 高校對檔案管理重視的程度有待加強

高校檔案管理，較長的一個時期處于學校校長辦公室隸屬管轄范疇，雖然設置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業人員），但是所設置的檔案室與各室（部）、人事處、教務處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復性，而教師的業務檔案及個人信息，又歸教務處管理（或各部室）專門人員監管。筆者以我校為例，教師及各專業技術人員晉升職稱的個人有價值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實，這樣就給高校檔案管理工作者帶來了諸多問題，怎樣解決，我們應加以探討。但是檔案管理，是依照國家《檔案法》和《檔案分類法》來管理編目。既要分兩類，又要立卷。長期以來，教育行政部門及高校領導者，對高校檔案管理與服務工作的重要意義認識不足，因為導致高校檔案一些具有歷史價值的文件、文獻資料流失，尤其是見校歷史比較久遠的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來的珍貴檔案的丟失，包括“”中流失的重要檔案，這都給高校的發展建設留下了不可彌補的損失，我們應該引以為戒，并加強管理。

2 加強高校檔案管理及創新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學校設立的檔案室要按照《檔案管理制度》設置素質高、保密性強、專業能力突出的檔案。專業技術人員來管理（黨員更好），避免“學的不用，用的不學”的現象法神。在職能上要隸屬于學校的直接領導下工作，參照檔案館的管理體系來管理，維護人權增強檔案部門的職能作用，為高校師生服務。

2.2 檔案館員制度要加強并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現代管理檔案技能，要充分發揮檔案館員的專業優勢，樹立為高校發展、建設、為決策這當好參謀的服務理念，要把檔案管理與服務有機的結合起來，各類材料立卷、歸檔有序，紙質檔案與電子檔案有機的結合歸檔管理，使利用者在危機中一目了然，下載便捷。（當然，具有保密性質的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據可查；并發揮其主觀能動性，為服務對象提供最佳服務、不斷提高檔案管理與服務的觀念、人文及學術地位。其次，檔案工作者要端正行業部門作風，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對檔案進行分類鑒定和編目，并通過諸多形式開發檔案的信息資源。為社會、為高校的發展建設服務。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對象，國家憲法和法律所賦予公民享有的權利，也應在此體現；同時，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務對象而靈活掌握。歸根結底，檔案工作，是要用人來管理的，一切工作要“以人為本”并創造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內涵，注重細節，細節決定成敗。

高校檔案管理與服務，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學地管好，而且還要適應的形式下的對外技術交流工作，最大限度地調動高校檔案工作人員的積極性，創造性，把各項制度落在實處，從而建立起高校檔案管理與服務的有效機制，為社會服務。

總之，高等學校檔案管理與服務工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會大背景下存在的產物，它的屬性是特殊的；它的價值取向是明確的；它的主線是為人服務的。因此，在當今信息資源極其豐富而又公開的時代，我們更要賦予它新的內涵，要把握好時代的脈搏，把現代化的高校檔案管理與服務、工作提高到一個新的層面，為社會、為高校的發展建設和《檔案法》實施與普及，做出一個檔案工作者的應有奉獻。

參考文獻

[1] 李真.以人為本加強高校檔案管理與服務[J].蘭臺世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陳少毅.以人為本促進高校檔案管理與服務[J].檔案與建設，2010（3）.

[3] 任群，彭朝暉.高校圖書館與檔案物業管理專業化運作探索[J].農業圖書情報學刊，2006（6）.

[4] 趙靜.高校檔案館員職業倦怠的產生及對策[J].科技情報開發與經濟，2010（21）：107-108.

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【關鍵詞】高校檔案管理;現狀;創新體系

一、高校檔案管理現狀

目前高校檔案管理面臨的主要問題是在于傳統的管理思路和管理辦法與日益龐大且變更頻繁的檔案信息形成了巨大落差，導致檔案管理被動的淪為形式化的步驟。也就是說，高校其他管理工作中對檔案管理的需求其實是巨大的，但由于檔案管理體系無法滿足這一需求，才導致檔案管理處于食之無味棄之可惜的窘境。在這樣的現實壓力下，突破傳統的檔案管理思路是當前的首要任務。

二、高校檔案管理存在的問題

1.檔案室保管條件不統一

很多高校的檔案管理離統一規劃，距離整齊、規范統一的要求還有一定的差距。甚至部分檔案室變成儲藏室凌亂不堪，并沒有充分利用起來。管理體制不完善，致使部分檔案受到損壞。從客觀因素上看，有些學校設置獨立的檔案辦公室的確存在困難。然而，一些機構對檔案的放置并沒有系統管理，胡亂擺放，造成了檔案的分散性。這一系列的源頭問題根本原因就是因為對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。雖然現在部分高校條件越來越好，計算機微機管理也得到了廣泛運用，但對于高科技術與實際管理應用方面的探索還有很長一段路要走。

2.檔案工作重視程度不夠

在日常工作管理中，部分高校對于學校的重要單干甚至是機密檔案都沒有制定科學合理的管理體系，而是隨處亂丟，沒有形成統一管理。針對此類問題的存在，為了加強這些高效的檔案管理意識，應該適當地進行懲罰措施，以此來督促檔案管理人員將檔案按照等級進行層次劃分和科學存檔。與編研工作人員進行全面對比，可以看出高校檔案館與公共檔案館之間存在的差距，已經相差甚遠。在一方面來看，只有個別工作人員維持檔案館的整個運行;另一方面，因為檔案館的工作人員的嚴重欠缺導致檔案管理工作進展停滯。長此以往，使得工作人員養成了消極的工作態度，檔案分類系統管理意識淡薄，導致諸多檔案無人問津。

3.工作人員業務能力尚待提高

高校檔案館的管理工作人員應該與時俱進，具備多方面的管理素質。一般管理素質指的是，自身具備檔案管理方面的知識、素養以及管理能力;特使管理素質指的是面對檔案管理的特殊要求或者遇到特殊困難時具備解決突發事件和疑難問題的能力。檔案管理工作政策性非常強，而且對專業技術要求很高，對工作人員的專業素養要求很高。很多檔案管理人員對于檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，也發生過多次檔案管理失誤問題。最后因不及時整理歸總造成不同程度的拖拉和堆積影響了檔案工作發展。

三、提高檔案管理工作的辦法

1.加強改善檔案室保管條件

檔案管理是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，如果管理體制不完善，勢必要造成檔案資料的遺失與損壞。這一系列的根本原因在于對檔案工作認識不足，管理制度落實不夠?，F階段首要任務是文武兩頭抓，于文全面普及《檔案法》和《檔案法實施辦法》通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認識檔案工作的重要性，落實改善檔案保管設施，提升辦公環境。于武建立激勵機制，和鐵血一般的管理制度，加強檔案管理人員的法律意識，沒有免費的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人員素質

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，努力打造一支強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業隊伍。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，我們需要檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。對于現代檔案工作人員來說，應具備一般才能和特殊才能。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，加強再教育，為教學科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的化、多元化和優質高校化。

四、檔案管理創新體系建設

1.加強檔案管理創新體系建設

（1）模式創新

模擬創新顧名思義是尋求門面上的一種改變，現如今適應主義大行其道。但多屬換湯不換藥。高校檔案館雖屬機關部門，但在結構上多為掛靠而非獨立，在職能上多為執行少為決策。這與如今辦學要求相差甚遠，促進高校檔案管理變革刻不容緩。在高校機構改革中，先后將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策。在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，必須把握前瞻性才能為檔案工作創造一個良好的氛圍。只有這樣，才能讓高校檔案事業不斷發展，使檔案機構高效、安全的行駛。

（2）思維創新

管理創新的前提在于思維創新，思維一般可理解為觀念上的變化，其首要任務是要解放思想。不要片面的追求全面被動服務，封閉自導，要始終貫穿著觀念創新的思想。今后的檔案管理工作目標應該是知識化、社會化，創新化。管理創新技術的更新已迫在眉睫，要用現代化管理手段替代傳統的手工管理。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。而檔案管理人員要有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

2.高校檔案管理創新與實踐

（1）引進人本管理理念開展資源整合

對于現代檔案人員來說，應具備“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心為人本管理。發揮館員主觀能動性，及時購買檔案管理軟件，擴大對于及數字信息的發掘、整理、組織及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。這樣才能加強信息資源建設優化組合，提高檔案利用率。

（2）人才資源管理

統一實行全員聘任競爭上崗，通過崗位的設置和工資透明化的分級，調動不同工作人員的積極性;建立激勵機制，鼓勵館員輪崗，增加績效比重，從而帶動知識在館內流動，在工作中成長，做好傳幫帶，多于他人分享自己知識和專業技術;本著對黨對人民高度政治責任，要加強館員在職培訓繼續教育，“活到老，學到老”保證專業知識的更新和擴充，防止其原地踏步或停滯不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校檔案中部分內部機密是不能公開的，要行使好保密監督權力，絕不容許威脅國家的政治安全及人民切身利益。

參考文獻：

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關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：

1、電子檔案管理的優勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉變

紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉變

電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內容與形式的轉變

檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測

電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術指導

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。

四、小結

隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻

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關鍵詞：高校；教學檔案；管理；策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2012年12月7日

高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理，才能發揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。

一、高校教學檔案的內容和特點

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。

2、學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

3、課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。

4、學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。

5、教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。

7、制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

2、對教學檔案的重視不夠。隨著高校發展的步伐不斷加快，不少領導的興奮點在發展上，而對教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置方面，還是現代化檔案管理條件的完善、人員的培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

3、檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性，教學檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

4、教學檔案缺乏專業管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學檔案管理基本上是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。

三、加強高校教學檔案管理工作的對策

1、規范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘，及時為學校發展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學檔案現代化管理水平。首先要加強高校電子教學檔案的管理。以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。其次要加快高校教學檔案信息網絡化建設。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發展服務。

4、重視培養，加快教學檔案技術人才隊伍建設。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應引進高層次計算機專業及檔案專業的人才。

主要參考文獻：

[1]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策.中國信息技術教育，2007.7.

[2]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理.學校檔案，2007.1.

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關鍵詞：高校檔案管理；重要性；內容；措施

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A文章編號：1005-5312（2011）27-0257-01

知識經濟時代的到來，要求高?？萍紕撔?、體制創新、知識創新。知識經濟社會必然是以知識為基礎，以高科技為支柱，以創造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經濟可持續發展， 尤其高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，當今世界已經進入了一個以創造和分配信息為基礎的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。這就要求高校檔案管理工作做出順應時代的創新。

一、高校檔案管理的重要性

教學檔案利于基層教學改革、基層教學管理，院系教學檔案建立以后。從事教育者根據大量以往的教學材料總結出新經驗，改進以往傳統教學當中的一些欠缺。從而更為有針對性地對教學過程、教學方法進行改造，提高教育水平，高校檔案管理能夠促進教育管理。教學檔案中保存有大量教師教學方式方法和學生學習成績、德育水平記錄，教師通過對教學檔案中的歷史記錄分析，可以總結經驗，改進教學方法，提高教學技能。學校教學檔案為教育管理者優化教學結構，制定管理政策等提供了重要依據。教學檔案是學生學籍管理的一種形式，由于教學檔案是長期保存的。―個學生畢業若干年后其學籍可能會散失，而教學檔案中保存著學生學籍的一些基本情況?？梢詾楫厴I生單位或其本人提供畢業生在校期間的基本檔案。

二、高校檔案管理創新的內容

首先是思路創新。觀念創新是檔案各方面工作創新的基礎。同時，要有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源。而且，檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶。其次是管理創新。面對信息化浪潮的劇烈沖擊，實現檔案管理現代化已是刻不容緩、時不我待。檔案管理工作只有改變傳統的手工管理方法，創新管理模式。尋求新途徑，才能適應知識經濟時代，才能滿足社會發展對檔案信息的需求。檔案部門要緊緊抓住信息時代帶來的發展機會。更新館藏設施，改善辦公條件，改變管理模式，建立完善檔案信息系統網絡，開發豐富的館藏內容，讓更多的人知道，使其發揮更多更大的作用。第三是服務創新。高校檔案管理工作是一項服務性很強的工作。它以為高校中心工作服務為目的。檔案開發利用工作向深層次服務轉化，向多種服務轉化，多結合高校教學和科研工作的需求。

三、高校檔案管理創新的措施

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案信息意識

檔案信息對個體、群體而言都是非常重要的歷史信息資源。經過多年的努力，高校檔案信息管理工作無論在軟件還是硬件都得到了改善和加強。因此，要積極宣傳檔案在為社會服務和經濟建設中所發揮的作用，以生動鮮明的事例、豐富多彩的活動，利用各種媒介進行宣傳和指導，提高全員的檔案意識。

（二）建立科學的檔案管理體系

首先是檔案管理的制度化。要按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校實際情況，制定《高校檔案管理辦法》實施細則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執行下去，是完善檔案管理制度體系、規范高校檔案管理工作的根本保證。其次是提高檔案管理人員的配置和業務水平。造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的復合型高素質的檔案管理隊伍。對高校檔案工作的科學、快速發展至關重要。第三要有先進的檔案管理設備。先進的檔案管理設備是現代化管理手段的根本保證，現代化管理手段靠先進的設備得以實現和發展。

（三）適應社會化服務的需要，逐步實現高校檔案管理的網絡化、數字化

全面推進檔案信息化網絡化數字化建設，有利于實現檔案信息的資源共享。檔案人員要培養提高信息處理的能力，充分掌握信息學的有關基礎知識和方法，掌握計算機網絡技術，學會用計算機處理檔案信息，從計算機數據庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網絡進行檔案信息的應用和開發。數字檔案館是通過建立網絡支持平臺、信息服務平臺、業務管理平臺，實現檔案信息的傳輸網絡化、管理自動化、服務在線化。

四、總結

隨著社會的發展進步，在檔案事業發展的進程中出現了許多新情況、新問題。要使高校檔案齊全完整、準確率高，并能使之在學校今后的各項事業中產生最好的效果，要求檔案工作者具備創新精神，有敏銳的觀察力，對各類檔案實行超前管理和加強檔案立卷的超前指導，使檔案管理工作更具特色。

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【關鍵詞】高校；檔案管理；信息服務；動態化管理

0 引言

隨著計算機技術和網絡技術的發展和日益普及，現代社會已逐步進入信息化的社會，尤其是在高校中，信息化已經滲透到了學校中的各項工作中，在這個大的背景下，高校的檔案管理工作如何適應信息化的要求，這就需要對高校檔案管理工作進行創新性的改變，轉變檔案管理工作的傳統理念，把檔案作為一種信息資源去為學校的教學、科研等工作服務，使傳統的檔案管理理念由管理為主變革為以提供信息服務為主。

1 高校檔案管理工作的現狀及分析

1.1 檔案管理理念保守落后

對檔案管理都是“以藏為主，重藏輕用”。在檔案使用方面大多都是“束之高閣，被動服務”。造成這種現狀的原因一方面和傳統的檔案管理制度有關，另一方面也和長期不被重視，投入嚴重不足，專業人才缺乏有關。

1.2 管理方式單一

當前的檔案管理方式主要都是針對紙制類檔案、聲像檔案、電子檔案三者并重的歸檔整理，大多采取手工操作管理；檔案的查找、檢索、借閱等基本還是人工操作方式。整個管理工作的效率較低，無法適應大批量文件查閱和異地查詢的要求。

1.3 孤立、靜態的檔案內容

每個檔案資料的歸檔分類由于延續的是傳統的歸檔整理的方法，每個檔案大多都是孤立的，即使有聯系也只是有限的縱向聯系。而實際上很多檔案之間不但有縱向的關系，也有橫向的關系，但在現有的檔案管理中很難體現出來這些關聯關系。

1.4 缺乏共享機制

在國內都會有幾所或更多相同類型的高校，高校間設置相同專業的很多。每年各高校都會有很多的科研項目和課題研究，由于高校檔案管理基本上都是自我封閉的，這就導致很多的科研項目或課題被不同的高校重復投入，這是對人、財、物的極大浪費。

1.5 檔案呈現方式單一

現在大多數檔案仍然是以紙質方式呈現的。雖然檔案電子化、數字化的概念已經提出了，但對于檔案電子化、數字化如何去做存在著不同的理解，再加上這項工作本身前期需要投入大量的人力和財力，使這項工作基本上仍停留在口頭上，并沒有實際操作。

1.6 缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理工作是一個綜合性很強的工作，對于檔案管理部門，除了需要對檔案管理相關的法律法規和工作流程熟悉的人員以外，還需要有了解計算機、網絡、數據庫、多媒體和信息等技術的人員。而實際情況卻是檔案管理部門就連專業的檔案管理人員都很少，更惶論其他專業技術人員了。

2 高校檔案管理工作創新性的探索

“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失”，一個完善的檔案管理就是一面鏡子，通過檔案我們可以了解一所學校校園文化的傳承歷程，一所學校在成長過程中的跌宕起伏，也可以了解學校在教學、科研、學生管理等方面的得失。要做成一個完善的檔案管理系統，就需要打破現有的檔案管理理念，引入現代化的管理方法和管理工具，使檔案管理的信息化建設合理布局，為高校的信息化建設做好信息服務工作。

高校檔案管理工作創新性的核心是檔案管理的信息化建設。檔案信息化建設的基礎是檔案的電子化和數字化。檔案管理信息化建設不是簡單將檔案數字化就可以，而是需要對數字化后的檔案進行綜合分析利用，讓這些檔案連起來、動起來，讓檔案管理由被動服務轉為主動服務。具體可以從如下幾個方面進行創新性的變革：

1）檔案管理理念的變革。檔案從其概念上講就是保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。但從信息學的角度去看，這些原始的記錄卻包含了大量的信息。這就需要對檔案管理的理念轉變為信息管理，將每一份檔案作為一條或多條信息去對待，從信息管理的角度去建設檔案管理系統。

2）建立檔案信息資源庫。高校的檔案部門最大的優勢就是收藏了大量的原始檔案，這些原始檔案就是一個巨大的信息資源庫。通過對檔案信息的優化組合的處理，提取檔案中有價值的信息建立信息庫，在信息庫的基礎上進一步開發利用，就可以為學校的教學、科研、學生管理等日常工作提供信息服務的支持。在建立信息庫的同時，需要考慮信息庫的資源共享問題?？梢韵仍谕惛咝ｉg建立縱向聯系，實現信息的共享，然后可以與本地的圖書、科技情報中心、數據中心或相關企業建立橫向的信息共享。通過建立縱向和橫向的信息共享機制，使高校的檔案管理在服務高校本身的同時也服務了社會，這也與國家的信息化建設的要求相符合的。

3）引入新的管理方式。在人工管理基礎上，引入計算機和網絡技術，提高工作效率。對所有的檔案信息和用戶進行分級設置，然后根據用戶級別開放相應的等級的檔案信息。對檔案信息提供多種智能化的查詢方式，同時增加信息的關聯性和交互性。

4）建立立體化的檔案管理系統。檔案的建立歸檔，其所記錄的信息，并不是孤立的。每一信息都有其特定的環境、時間、人物等元素。要正確的解讀其中的內容，就要對一份檔案建立一個立體化的關系結構，使檔案信息在時間、空間中完整呈現，讓用戶在解讀的過程中，通過背景元素的立體呈現，確定檔案中信息的實際價值。比如高校的校史檔案，除了時間的節點外，還有外部環境、人文環境等元素，只有將這些信息元素完整的結合起來才能對校史的發展有全面真實的了解，從中發現有價值的經驗和教訓。

5）動態化的檔案管理。每年高校都有學生畢業，新生入學。每年都有大量的科研項目和課題立項和結題。高校的科研項目或課題隨著學生的畢業而停止或重復的不在少數，這造成了大量的人、財、物的浪費。為了避免這樣的情況發生，就需要建立一個動態的檔案信息跟蹤機制，這樣就為科研項目的工作提供了可追溯性的信息，有效避免損失。

現在社會最重要的資源就是人力資源。高校的學生恰好就是高校最大的人力資源庫。學生雖然畢業了，但學校不能因此而中斷了學生信息管理，而應該通過各種方式不斷補充學生畢業后的信息，通過這些后續的信息的補充，高?？梢栽谛Ｆ蠛献?、項目推廣中迅速找到合適的合作伙伴，拓展高校的科研活動空間。

6）建立信息服務意識。從高校領導到具體的檔案管理人員，都需要將檔案管理意識從硬管理向軟管理轉變。即從簡單的保存、被動服務轉變為信息生產、設計和主動服務。通過對檔案信息的提取整理，可以為高校教職員工和學生提供方便快捷的信息查詢、閱讀、檢索的服務。比如通過建立相關高校相同專業的畢業生就業信息庫，就可以通過對這些信息的分析，預判社會上對各專業的需求趨勢，從而為今后的招生規模進行調整。

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【關鍵詞】 高校；檔案管理；對策

一、檔案管理在高校管理中占有很重要的位置

高校檔案在教學、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。 國家教委 6號令《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃加強對檔案工作的領導和管理?！庇纱丝梢?，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案管理工作，是整個學校發展過程中不可忽視的重要部分。 特別是隨著經濟、信息、科技和人才競爭的日益全球化，高校在整個國民經濟發展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價值越來越被社會所認同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進學校的健康快速發展，提高和擴大高校的知名度。

二、高校檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案宣傳不夠、檔案意識缺乏

不論是領導、教師還是管理人員本身，檔案意識都不強。有的領導，文件到手里之后，就自己收起來，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動索取，就會造成檔案文件材料的遺漏。同樣，教師們在教學中所做的工作，如果沒有及時把它記錄下來，并交給檔案管理員收集整理，一旦需要相關材料，只有隨便弄一個。這樣整理出來的材料既不詳細又不具體，教學工作也就失去了準確的記錄。

2、文件材料收集、整理不齊全

歸檔門類不全，比較注重紙質資料的搜集?，F在很多高校只注重公文、財務、人事、基建等方面的檔案收集，而對于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒有及時歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時進行社會調研以及學生到企業頂崗實習的圖片資料不注意收集，沒有及時歸檔。隨著人員的變動和時間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。

3、檔案管理現代化程度低

檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節主要依靠傳統的手工操作，工作進度慢，利用效率低。這一現狀與高校管理科學化、現代化的要求差距甚大。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計算機等現代化管理設備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。

4、基層檔案工作人員隊伍不穩定、檔案管理技能欠缺

根據《普通高等高校檔案管理辦法》的規定，高?；鶎硬块T應該增設專兼職檔案人員?，F實是，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責任心不強，日常資料的收集沒有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識，檔案業務素質不高。

三、提高高校檔案管理工作水平的對策

1、加強檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識

各級檔案工作人員要樹立服務意識，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產生較大經濟效益和社會效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使學校領導、教職工、學生知道檔案的巨大作用。增強檔案工作的服務意識，有義務向大家普及檔案知識，建立暢通的溝通渠道，這對檔案收集工作會有很大的促進作用。通過宣傳，使大家認識到檔案的形成、積累與每個人有關，檔案是不可再生資源，無價之寶，檔案必須集中統一，歸國家所有。否則，將會違法，受到制裁。

2、建立檔案管理網絡和規章制度

建立檔案管理網絡，培訓工作人員。建立本單位的檔案管理規章制度，統一內部的做法及規范，是科學管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經濟掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務；產生原始資料的部門應負有收集、整理的責任，加大對個職能部門的監督、指導力度。

3、選準切入點，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準確

必須貫徹集中統一管理的原則，避免分散在業務部門或個人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規律。收集工作要保證按制度接收，有切實可行的控制措施。 疏通和確定收集渠道，定向、定內容收集，對具體文件應落實到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個“結合”接受歸檔與現場收集相結合；隨時收集和集中收集相結合；收集工作同計劃管理相結合；對內收集和對外收集相結合。總的講，加強控制手段，發揮檔案人員的監督職能，保證文件材料的完整、準確、系統。各職能部門收集職責范圍形成的文件。涉外、協作的大項目應各單位負責各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據文件材料的查考、保存價值確定歸檔范圍。根據責任主體確定歸檔范圍?！稒C關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）10號令《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。文件材料的質量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字 認可手續完備；需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清洗劑牢固程度應符合設備標定質量的要求；錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

4、掌握業務規范，夯實基礎工作

學習、掌握現行法規、標準?！稒n案工作基本術語》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）《會計檔案管理辦法》、（財會字[1998]32號）《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護規范》（DA/T15-95）《檔案庫房技術管理暫行規定》（國檔發[1987]19號）《檔號編制規則》（DA/T13-94）《科學技術檔案案卷卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規則》（DA/T40-2008）實施標準和法規應注意件的概念、件號（會議材料、會議記錄）歸檔章（頁數可填可不填）、 裝訂（成冊成套的可算一件）、歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準確、分類宣傳、質量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調研、安裝調試、維修紀錄，原始記錄、數據計算 ，照片、底片的編號，實物檔案。檔案室設施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現代化與單位管理現代化同步，搭建計算機管理文件平臺、實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數據應用文件管理融入業務管理之中；文件管理嵌入電子政務、電子商務系統；電子文件管理納入信息化戰略和電子化業務體系。

5、牢固樹立服務意識、改進服務手段、提供主動服務

牢固樹立服務意識為領導決策服務；為基層管理、政務公開、民主管理、綜合考核等各項工作提供有效憑證；搭建服務平臺：檢索工具-案卷級、文件級、機讀目錄、編研資料、局域網、展室；改進服務方式：上門、發放目錄、電話調卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務；拓展服務功能：政策、法規公布、門戶網站、愛國主義教育。

6、引進、培養人才，加強檔案人才隊伍建設

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【關鍵詞】檔案管理規范化科學化

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺，搞好檔案現代化建設，能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3、加強業務，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養、提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。4、穩定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列入學?；窘ㄔO規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

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關鍵詞：高校；學生檔案；管理

中圖分類號：F27文獻標識碼：Adoi：10.19311/ki.16723198.2016.14.023

1高校學生檔案管理中存在的問題

在高校學生檔案管理中存在著很多問題。學生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內容看主要表現在，社會活動和學習成績，學生的個性化發展顯現的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊伍的建設和管理人員的綜合素質提高；管理專業技能的有待提高，管理檔案工作標準和規范化不夠專業；制度方面跟不上時代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學生的信息傳遞造成了一定的影響。

1.1高校學生檔案管理技能人才的缺失

根據時代的發展科技進步高校要學生檔案管理工作，就要有管理學生檔案管理的專業技術人才。在當代我國高校學生檔案管理，大多數工作人員沒有專業的學生檔案管理培訓。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現代科技信息接受能力相對較弱，且對學生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學生檔案工作不夠重視，不能跟上時代的發展和潮流，從而制約著高校學生檔案管理面向現代化和國際化發展。

1.2檔案管理制度存在的問題

根據我國檔案管理法，相對指定高校學生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內容，沒有明確指出操作的具體實踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責，沒有做到讓管理員有依有據的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時也是制度的不完善造成工作人員對學生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。

1.3高校學生檔案管理相對落后

科技信息發展水平不斷的提高，高校學生檔案管理工作也能迅速發展運用到高校學生檔案管理當中去。然而高校工作人員的意識不到，導致了高校學生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強度越來越大，工作效率越來越低，相應的影響了整體的發展作用，促使其他利用檔案的有關部門和院校，不能共同的發展，影響了充分共享的效果，制約了學生檔案管理信息化發展。

1.4缺乏當代高校學生檔案管理思想意識

當代高校領導與學生檔案管理相關工作人員對學生檔案管理工作的意識和態度都不是十分的重視，經過實踐和工作中可以看出他們認為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實際的價值，在缺乏學生管理意識情況下，投入人力物力財力來結合現代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實現的，這樣就營銷了高校學生檔案管理工作的發展。促使了高校學生檔案管理人員領導和高校學生檔案管理意識上的錯誤，缺乏積極主動創新的精神。

2面對當代高校學生檔案管理存在問題的決策

2.1建立高校學生檔案管理系統

建立標準化，科學的管理高校學生檔案系統，實現當代高校學生檔案管理信息化。利用現代科技信息和發達的計算機技術，利用網絡應用技術和軟件開發人才建立符合當代社會發展的高校學生檔案管理系統。按照當代現代信息技術標準和規范的建立系統。如：歸檔內容，安全維護，數據信息的采集，學生在校期間的各個環節，有需要記錄檔案的都需要納入系統當中去。其目的是規范檔案管理人員的操作性強，辦事效率高，更重要的是做好了與教學工作和學生相關工作部門的信息化系統對接。匯總學生信息，實現學生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當代社會的需求。

另外還要加強高校檔案管理系統安全問題，建設強有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。

2.2當代高校檔案管理人才需要培養

檔案管理人員的培養可以提高檔案管理質量，也能夠提高管理效率。加大對學校各個部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓專業技能知識也要培訓管理人員綜合素質問題是十分必要的。綜合素質和管理技能要跟上當代信息發展的需求。培訓當代科技信息內容，計算機應用，網絡技術和多媒體技術，檔案管理專業技能，學生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓逐步符合當代檔案管理的需求，主動認識和學習到檔案管理工作也是不容忽視的主要內容，讓其認識到檔案管理的重要性。

2.3當代高校學生檔案管理意識需要提高

有了健全的機制和管理辦法，不是擺設而是要運用到實際當中去，潛移默化的過程進行提高檔案管理意識，從領導層面到基層工作人員加大力度，認識到檔案管理的重要性。有了學生信息，根據學生信息了解學生，也有利于對學生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據檔案信息開展學生的素質教育，等各方面培養，還是有著十分重要的意義的。打破常規的管理意

基金項目：本文系天津師范大學教育科學研究基金項目：高校固定資產精細化管理的問題與對策；項目編號：52WT1517；項目負責人：陳亞敏；負責人所在系別：固有資產管理處。

作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學碩士研究生，研究方向：高校固定資產管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學和實踐當中發揮作用。所以提高高校學生檔案管理工作還是十分重要的一項艱巨任務。

3當代高校學生檔案管理的創新研究

3.1加強高校學生檔案管理工作

根據實際情況，結合實際問題進行分析，準確把握學生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進行解決處理。加強學生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結合每個學生的特點，充分顯示學生的個性化發展，使學生檔案個性化，能夠反映出學生的能力和心理變化的內容等。

3.2實時跟上時代步伐面對現代化模式

社會的發展和科技的進步，社會需求人才也在一直發生著變化，以往的檔案管理工作和服務范圍滿足不了現代教學和以后工作的需要，現在檔案管理只是被動的提供信息服務，對趨勢的轉變和現代化模式認識不夠充分，對社會的需求不能發揮重要職能，所以要及時的轉變管理模式圍繞人才目標和培養就業進行檔案管理，適應當代高校學生檔案管理的模式。

3.3制定高校檔案管理規范制度

建立完善的管理制度，配合規范的當代管理系統，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統和管理規范制度來操作，保證學生檔案的連續性和系統性，促使檔案管理有依有據，有制度可循，規范的制度需要配合高素質人員進行嚴格的操作和管理，加強管理員和領導層的培訓和隊伍建設。掌握和熟悉規章制度及當代高校學生檔案管理系統。

總之，當代高校的學生檔案管理是提升學校管理水平的重要部分，能夠對學生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環節的管理科學性。只有從多方面加強對學生檔案的管理，才能有助于學生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價值。在高校學生檔案里記錄著學生的個人履歷和思想品德及學習成績；健康狀況；社會關系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學生的方方面面，以便走向社會，可以作為考核的參考依據。

參考文獻

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