高職檔案管理信息化建設探討

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摘要:高職院校檔案記錄著學校的各項活動內容，包括學校的發展歷史，招生情況以及學校教學活動等，檔案管理工作也是高職院校管理內容的重要組成部分。隨著科學技術的快速發展，尤其是信息網絡技術的普及，檔案管理信息化也成為高職院校發展的必然趨勢，就建設現代化的信息檔案管理體系對高職院校發展的意義，以及通過什么樣的方式進行建設兩個方面進行探討。

關鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化

1檔案信息化建設的含義

檔案信息化建設主要是指利用現代科學技術實現檔案數據采集的自動化、信息處理的規范化、資料使用的便捷化、檔案管理的一體化。檔案信息化建設不同于傳統檔案管理模式，它與計算機網絡緊密結合，通過規范、統一的檔案處理系統，將傳統紙張檔案轉化為數據檔案，檔案信息化建設離不開專業的技術人才，既需要了解檔案的基本工作流程，也需要掌握計算機技術的操作運用。

2檔案信息化建設的重要意義

2．1有利于推動高校現代化管理水平，提高檔案管理效率。檔案信息化建設是高校現代化建設的重要組成部分，更是高校管理工作的重要內容，檔案管理包含多方面的內容，既有科研、教育內容，也有規章制度、校園建設等方面內容，提高檔案管理的信息化水平有利于加大高職院校的信息化建設力度，提高管理效率。高職院校在進行檔案信息化的建設過程中會對相關信息化設備進行升級改造，培養一批現代化信息技術人才，提高信息化管理系統。檔案信息化建設是高校進行現代化建設的前提和基礎，通過信息化建設能夠確保高校工作的順利開展，為高校科研、教育工作提供便利。2．2有利于提高檔案管理水平，增強檔案利用率。檔案信息化建設能夠將傳統紙質檔案轉化為數字檔案，實現檔案的數字化管理。這樣用戶就能夠通過網絡獲取所需要的檔案信息，實現檔案信息的重復利用。信息化檔案不會受到外界因素的影響，不會因為使用不當而造成破損或者毀壞的現象發生，而且通過網絡能夠提高信息檔案的使用效率，只要是合法用戶都可以進行檔案資料的查閱和使用。另外，信息化檔案在管理上也比較方便，只要通過檔案管理系統對信息進行錄入、保存、存檔就能夠使用，而且對于新增檔案信息和內容都能夠第一時間進行補充，提高檔案的及時性和完善性，檔案管理人員也能夠通過管理系統快速的查出檔案信息，提高工作效率。2．3符合現代化的發展需求，實現檔案管理的優化升級。隨著我國教育水平的不斷提高，高職院校的數量和規模在不斷擴大，在學生人數不斷增長的過程中，高職院校的各種管理工作也變得較為困難，學生檔案信息處理也較為麻煩，而通過檔案信息化管理體系的建設，能夠有效的提高高職院校檔案管理效率，適應現代化教育的發展需求。

3檔案信息化建設的方式

3．1轉變傳統管理理念，提高信息化建設意識。想要實現高職院校檔案信息化的順利開展，就需要提高高職院校檔案管理人員的現代化意識，轉變傳統管理理念，只有如此才能確保檔案信息化建設的順利開展。首先，高職院校要做好信息化建設的宣傳工作，定期對檔案管理人員進行培訓，提高他們的認知水平;其次，要提高檔案管理人員對現代技術的了解，高職院校可以聘請一些檔案信息化建設優秀的管理人員到學校開展交流學習活動，讓檔案管理人員認識到檔案信息化建設的重要意義，從根本上提高對檔案信息化建設的重視度。3．2加大檔案信息化建設的投入力度。想要實現檔案信息化建設，就需要加大檔案信息化建設的投入力度，從多個方面確保檔案信息化的順利實現。首先，要完善校園網絡建設，為檔案信息化建設提供基本保障。檔案信息化建設是在網絡環境下完成的，通過網絡能夠實現檔案信息的數據化處理，并將檔案信息傳遞到檔案管理系統;其次，要完善硬件設施，購買計算機、交換器等基礎設備，為檔案信息化建設提供必備工具;再次，要有完善的軟件系統，高校可以自己購買檔案管理系統或者通過技術人員制作自己學校的檔案系統，只有具備高效的檔案處理系統才能有效將傳統檔案轉化為數據檔案，實現檔案數據化管理;最后，還要提高信息化檔案管理的防御措施，確保網絡環境下檔案信息管理的安全性，要建立安全防護系統，定期對網絡環境進行檢測，為檔案信息化管理提供一個穩定、安全的環境。3．3培養信息化檔案管理人才。人才是檔案管理的基礎，在建設檔案管理信息化的過程中，必須要重視專業人才的培訓，提高檔案管理的效率。首先，要提高傳統檔案管理人員的計算機水平，通過培訓提高他們對網絡檔案管理系統的使用，實現人才的優化升級;其次，要引進現代化檔案管理人才，提高管理隊伍的整體水平。

4結語

高職院校檔案管理信息化建設是現代化發展的需求，有利于提高高職院校的管理水平和檔案使用效率，在信息化建設中，高職院校要結合自身情況，從高職院校檔案管理的具體情況出發制定合適的信息化建設策略，只有如此才能有效發揮高職院校檔案管理信息化的水平。

參考文獻:

［1］宋曉玲．新階段高職院校檔案管理信息化建設淺析［J］．陜西檔案，2016(1)．

［2］季順霞．高職院校檔案管理的信息化建設探析［J］．中國管理信息化，2015(9)．

作者:李晶國 單位:赤峰工業職業技術學院