高職院校檔案信息化建設論文

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【摘要】本文說明了新經濟形式下高職院校檔案信息化建設的必然性，分析了高職院校檔案信息化建面臨的問題，提出高職院校檔案信息化建設的設想。

【關鍵詞】高職院校檔案信息化建設

一、檔案信息化建設的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業的壓力，高職院校在整個國民經濟發展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。也是衡量一所學校管理水平高低的因素有之一，其價值越來越被社會所認同，其服務領域也由原來的高校內部逐步擴展到社會諸多領域。例如南京大學檔案館就是一個成功的案例。

首先，高職院校檔案信息化建設是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學改革，新的辦學模式不斷涌現，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發展需要。其次，高職院校利用者利用的內容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務。例如畢業生選導師時，不僅要求要查詢所選導師的論文專著，還要求要查詢該導師參與的科研項目以及學術報告的視頻等。最后，傳統的檔案管理服務手段已跟不上網絡技術的發展和電子政務普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現電子檔案文件管理的“時空黑洞”。

二、高職院校檔案信息化建設面臨的問題

由于高職院校絕大多數都是由過去的中等專業學校升格而成，大多數高職院校檔案室規模小，起步晚，投入少，技術設備落后。總體的信息資源建設狀況尚存在以下問題：

（一）多數高職院校領導對于檔案信息化建設的重要性、緊迫性，缺乏認識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。導致其不能發揮應有的作用。再加上有關部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究。

（二）開發和利用的方式和手段落后。當前，許多高職院校已對本室檔案實行計算機管理，初步實現了在電子文件統一歸檔。但都未作為檔案進行系統化的處理，而且缺乏統一的規范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟，檔案信息不能聯網。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機操作為輔。不能實現檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求。如果檔案積累的時間比較長，將產生大量的文件和數據，這給檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

（三）高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數職，工作無法細分。高職院校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，多數是半路出家的，缺乏檔案管理基礎理論知識，要么檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機構，造成檔案工作人員專業結構不合理，整個檔案隊伍素質普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續教育的措施。這都意味著檔案事業的發展不適應信息社會發展的需求。三、高職院校檔案信息化建設的設想

第一，作為高職院校的檔案管理者應站在學校改革與發展的高度，不斷更新管理觀念。把檔案作為重要的信息資源來看待，有效地提高檔案資源的利用率，提供對外宣傳等信息保障。更大地發揮檔案信息化的作用，為學校可持續發展創造奠基。

第二，建立—套科學、合理的檔案工作管理制度，讓工作人員心情舒暢，自覺地去履行崗位職責。檔案部門應明確電子文件歸檔的時間、范圍、建立一個大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準。才能保證檔案信息資源共享。著錄時使每一項數據項與事物形成映射關系。開發利用時，要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后，制定保密和備份制度，使電子文件盡可能地處在安全保密狀態。

第三，加強檔案管理隊伍建設。高職院校現有的檔案隊伍大多知識結構單一。檔案信息化建設的人員必須是既具備檔案管理方面的知識，又掌握計算機、信息管理、網絡技術的人才。重視提高檔案管理人員的學歷層次，年齡結構的優化，不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍。

第四，充分利用校園網，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理數據庫。把檔案軟件管理系統接入學校的校園網，實現檔案查詢和檢索自動化。鼓勵各部門以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等。利用網頁制作技術，在校園網上開辟檔案信息站點。

第五、高職院校與其他高校不同就在于專業設置，具有行業特色，注重高等技術應用型人才的培養。鑒于此應加快建立本校重點專業、精品課程的特色數據庫檔案。加強教學檔案建設，突出高職院校室藏特色。

第六、檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，但網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，故要建立檔案信息化安全保障體系。

結束語：總之，高職院校檔案信息化建設不僅僅可以提高教育教學質量及管理效率，還對維護學校權益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統工程，需要檔案工作人員和相關部門共同努力。

參考文獻：

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