企業(yè)檔案工作問題分析論文

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【摘要題】專門專業(yè)檔案

【正文】

加入世貿(mào)組織對企業(yè)檔案工作的影響并不是一時的結(jié)果，而是一個長期作用的過程。入世意味著我國的經(jīng)濟(jì)將全面與世界經(jīng)濟(jì)接軌，處于市場經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)在資本所有制形態(tài)、技術(shù)形態(tài)與管理形態(tài)上亦會發(fā)生深刻的變革。在這一背景下企業(yè)檔案工作在管理體制、管理模式、服務(wù)機(jī)制上會面臨一系列挑戰(zhàn)，對此我們不能站在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的角度來研究對策，應(yīng)結(jié)合國情在參照企業(yè)檔案工作傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，借鑒國外企業(yè)檔案工作的實(shí)踐，探討市場經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)檔案工作的新路。

一、企業(yè)檔案工作的管理體制及其運(yùn)行機(jī)制

所謂管理體制主要是指管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與權(quán)限的劃分。企業(yè)檔案工作管理體制包含兩方面的含義，一是國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制，我國目前正處于所有制多元化的階段，入世后既有相當(dāng)一批國有與國有控股企業(yè)，又有日益增多的民營企業(yè)與合資企業(yè)，它們在建立健全檔案工作上需要有一個過程，為了加強(qiáng)對國家與社會有保存價值檔案的監(jiān)控，并對企業(yè)檔案工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，國家檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理上仍存在完善宏觀管理體制的問題。二是企業(yè)內(nèi)部企業(yè)檔案工作的微觀管理體制。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，一方面多數(shù)企業(yè)規(guī)模較小，形態(tài)較為簡單，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作實(shí)行的是大一統(tǒng)的管理模式，很少研究企業(yè)內(nèi)部檔案工作的微觀管理體制。另一方面是企業(yè)所有制形式單一，很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經(jīng)濟(jì)體制下面對企業(yè)形態(tài)的變化，應(yīng)當(dāng)從宏觀與微觀兩個層面上創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的管理體制。

（一）企業(yè)檔案管理工作體制

創(chuàng)新企業(yè)檔案工作管理體制的原則是靈活、有效、自主。靈活是指宏觀管理體制與微觀管理形式要靈活。宏觀管理體制要適應(yīng)企業(yè)檔案工作多元化發(fā)展的需要，微觀管理形式應(yīng)因企而定，不能千企一面，對不同規(guī)模、不同資本所有制形態(tài)、不同技術(shù)形態(tài)與管理形態(tài)的企業(yè)應(yīng)區(qū)別對待。有效指管理效果，宏觀上以檔案行政管理部門對國家與社會有保存價值的檔案不失去控制為限，微觀上以能滿足企業(yè)自我需要為限。自主指宏觀管理的目的重在推動企業(yè)檔案工作依法自主運(yùn)行。

在這一思想指導(dǎo)下，企業(yè)檔案工作的管理體制可以表述為：在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級（屬地）管理原則指導(dǎo)下按類管理，實(shí)行以法人為單位的集中統(tǒng)一管理的管理體制。這一管理體制的具體含義為：

在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級（屬地）管理原則指導(dǎo)下按類管理。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主要指國家檔案局對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，分級（屬地）管理主要指地方檔案行政管理部門對所屬地區(qū)企業(yè)檔案工作的管理，這一限定是和我們國家的管理體制相一致的。按類管理是指將企業(yè)按資本所有制、規(guī)模、或管理形態(tài)等劃分為若干類型，不同地區(qū)的檔案行政管理部門對不同類型企業(yè)實(shí)施不同的管理形式，使企業(yè)檔案工作管理體制呈現(xiàn)多元化。例如國有或國有控股企業(yè)的檔案屬國有檔案，檔案行政管理部門應(yīng)依法進(jìn)行管理，對民營企業(yè)除對國家和社會有保存價值的檔案實(shí)行依法監(jiān)督外，在管理方式上主要應(yīng)以引導(dǎo)、服務(wù)為主。

以法人為單位實(shí)行集中統(tǒng)一管理。企業(yè)檔案微觀管理體制的核心是集中統(tǒng)一管理。應(yīng)該說對檔案是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)的所有制間沒有必然的聯(lián)系，問題是要研究集中統(tǒng)一管理的形式與程度。例如大型企業(yè)集團(tuán)是以資產(chǎn)為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體，具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，在其內(nèi)部可實(shí)行以法人為單位的多級集中統(tǒng)一管理體制。即總公司一級集中統(tǒng)一管理母公司及控股、參股企業(yè)有關(guān)資產(chǎn)運(yùn)作的檔案，各子公司的檔案由法人獨(dú)自管理。各法人單位在職權(quán)范圍內(nèi)對自有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，符合企業(yè)法人的地位，也有利于維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。至于一般中小型企業(yè)，均應(yīng)以法人為單位實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（二）企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制

管理體制一旦確定，應(yīng)進(jìn)一步研究推動體制運(yùn)行的機(jī)制。推動企業(yè)檔案工作運(yùn)行的內(nèi)在動力，主要是企業(yè)自身，與檔案意識和自身努力程度有關(guān)；其外在動力是檔案行政管理部門依法行政的能力。下面主要從宏觀層面上分析一下推動企業(yè)檔案工作管理體制運(yùn)行的機(jī)制。

執(zhí)法監(jiān)督：在市場經(jīng)濟(jì)體制下推動企業(yè)檔案工作運(yùn)行的主要手段是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查的重點(diǎn)一是加強(qiáng)對國家和社會有保存價值檔案的監(jiān)控，二是檢查集中統(tǒng)一管理原則的落實(shí)。檔案行政管理部門在以往執(zhí)法檢查中普遍感到力不從心，執(zhí)法難具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社會法制觀念與企業(yè)檔案意識不強(qiáng)等，但與執(zhí)法檢查的指導(dǎo)思想也有關(guān)，建議增強(qiáng)執(zhí)法檢查的針對性，把重點(diǎn)放在法定檔案的范圍內(nèi)，不要指望靠執(zhí)法檢查能解決對所有單位檔案的管理問題，希望過大反而會落空。

服務(wù)引導(dǎo)：檔案行政管理部門的職責(zé)主要是執(zhí)法監(jiān)督、依法行政和提供公共服務(wù)，提供服務(wù)本身就是管理的一種形式。目前在企業(yè)檔案工作宏觀管理上存在的普遍問題是，檔案行政管理部門的行政管理色彩較濃，服務(wù)、引導(dǎo)不足。企業(yè)檔案工作說到底屬企業(yè)行為，檔案行政管理部門對具體業(yè)務(wù)不能插手過深，要從習(xí)慣“指手劃腳”轉(zhuǎn)向通過提供法規(guī)服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、中介服務(wù)、教育服務(wù)、典型服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等公共服務(wù)導(dǎo)向企業(yè)檔案工作，尤其是對民營企業(yè)更應(yīng)如此，把企業(yè)檔案工作引導(dǎo)到依法自主運(yùn)行的軌道上來。

抓大導(dǎo)小：據(jù)2001年統(tǒng)計(jì)全國有4.68萬戶國有企業(yè)，有203萬戶私營企業(yè)；據(jù)2002年2月統(tǒng)計(jì)，上海原國有企業(yè)實(shí)行股份制或其他形式的有61971戶，實(shí)行股份合作制的有12523戶。面對數(shù)量眾多，類型多樣的企業(yè)，檔案行政管理部門不可能面面俱到地予以一一管理，事實(shí)上過去也從未做到過。唯一可行的選擇是實(shí)行抓大導(dǎo)小的策略。抓大首先要抓住大型企業(yè)集團(tuán)，它們是國民經(jīng)濟(jì)的主體，也應(yīng)該是全國或本地區(qū)企業(yè)檔案工作的主體。其次應(yīng)抓大型科研活動、重大工程項(xiàng)目、重大經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的建檔工作。有所失，才有所得，什么都抓結(jié)果什么也抓不住，抓住了主體不僅解決了主要矛盾，還能對中小企業(yè)起到示范、引導(dǎo)的作用。

行業(yè)自律：在市場經(jīng)濟(jì)體制下行業(yè)協(xié)會的作用將會逐漸突出，建國前企業(yè)發(fā)展的歷史也證明了這一點(diǎn)，例如舊上海的同業(yè)公會。檔案行政管理部門應(yīng)依托行業(yè)協(xié)會這一中介組織，通過行業(yè)協(xié)會去約束、引導(dǎo)企業(yè)檔案工作，例如在行業(yè)內(nèi)部可根據(jù)市場競爭或反傾銷的需要統(tǒng)一提出歸檔范圍、管理制度等。

從上述企業(yè)檔案工作管理體制，可以看見它與傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理體制的異同。相同點(diǎn)都強(qiáng)調(diào)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理的原則。其區(qū)別在于：在管理手段上，這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強(qiáng)調(diào)執(zhí)法監(jiān)督為主。在管理形式上，市場經(jīng)濟(jì)體制下更強(qiáng)調(diào)按屬地分類管理、抓大導(dǎo)小的宏觀調(diào)控職能。在管理方式上，淡化了按專業(yè)統(tǒng)一管理，強(qiáng)調(diào)行業(yè)自律，突出企業(yè)的法人地位，以法人為集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。在管理觀念上，改變了以往大一統(tǒng)的管理觀念，允許企業(yè)檔案管理體制的多元化，突出強(qiáng)調(diào)服務(wù)引導(dǎo)，一般不涉及企業(yè)的具體檔案業(yè)務(wù)。

二、企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式

未來企業(yè)檔案工作管理模式要與企業(yè)形態(tài)相適應(yīng)、與企業(yè)需求相適應(yīng)。

企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)形態(tài)相適應(yīng)，主要體現(xiàn)在：一是檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。在企業(yè)產(chǎn)權(quán)重組中，國家有意識地組建了若干大型企業(yè)集團(tuán)。由于其規(guī)模大，組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，可實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。至于規(guī)模一般、結(jié)構(gòu)簡單的中小型企業(yè)可實(shí)行單級管理。二是檔案管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。當(dāng)前企業(yè)檔案管理形態(tài)有實(shí)體管理、信息管理、知識化管理等形態(tài)，從全局上看，企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性的特征，其發(fā)展趨勢是實(shí)體管理向信息管理或知識化管理發(fā)展。企業(yè)技術(shù)水平不同相應(yīng)檔案管理形態(tài)也不相同。三是檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運(yùn)作為主的企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與資本經(jīng)營相關(guān)檔案的收集，以生產(chǎn)經(jīng)營為主的企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)營、知識產(chǎn)權(quán)等檔案的收集。

為使企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)需求相適應(yīng)，關(guān)鍵是檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進(jìn)：

其一，檔案管理范圍應(yīng)與企業(yè)長遠(yuǎn)需求相適應(yīng)。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，一方面從經(jīng)濟(jì)效益角度考慮，企業(yè)尤其是中小企業(yè)檔案專職人員大大減少，大部分為兼職人員，且流動性大。另一方面企業(yè)需要大量有關(guān)市場、產(chǎn)品、銷售等資料信息。在這一情況下企業(yè)檔案工作陷入了兩難的境地，一是人員安排上難以應(yīng)付檔案工作的需求；二是傳統(tǒng)檔案中缺乏企業(yè)急需的信息。為此企業(yè)檔案工作應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，正確理解集中統(tǒng)一管理的精神與做法。

其二，檔案管理觀念應(yīng)與企業(yè)競爭需要相適應(yīng)。入世后我國企業(yè)面臨國內(nèi)外兩個市場的競爭，國際貿(mào)易中的技術(shù)壁壘、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、綠色壁壘是入世后我國企業(yè)遇到的三匹“狼”，一方面我國許多產(chǎn)品達(dá)不到發(fā)達(dá)國家的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，出口頻頻受阻，另一方面發(fā)達(dá)國家又利用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)惡意構(gòu)成技術(shù)壁壘，例如出口到日本的大米須檢測123項(xiàng)指標(biāo)，對歐盟出口的茶葉有118項(xiàng)檢測指標(biāo)。技術(shù)壁壘對我國出口的影響每年超過450億美元，占到出口總額的1/4以上。企業(yè)檔案工作欲為提高企業(yè)核心競爭力服務(wù)，應(yīng)樹立“大檔案”觀，一方面要加強(qiáng)對產(chǎn)品成本、質(zhì)量認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證、知識產(chǎn)權(quán)等檔案的收集，減少一般檔案的數(shù)量，另一方面要加強(qiáng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、市場等資料的收集，企業(yè)檔案工作要貼近實(shí)際，面向企業(yè)競爭的需要。

其三，檔案管理手段與企業(yè)信息化進(jìn)程相適應(yīng)。我國實(shí)行的是以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化的方針，在這進(jìn)程中企業(yè)信息化水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、網(wǎng)絡(luò)管理會同時并存。脫離企業(yè)管理技術(shù)形態(tài)單純追求檔案管理手段的更新是沒有基礎(chǔ)的。不能盲目追求信息化。

總之，進(jìn)入世貿(mào)組織后，隨著企業(yè)形態(tài)和類型的多樣化，企業(yè)檔案管理形式將會呈現(xiàn)多元化、個性化的趨勢。為此檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的管理觀念、方式亦要作相應(yīng)的調(diào)整，在堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則的同時，應(yīng)對集中統(tǒng)一管理的形式與范圍作相應(yīng)的變革。