檔案鑒定理論規(guī)律論文

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【內(nèi)容提要】檔案鑒定理論是備受檔案界關(guān)注的特色理論之一，它的發(fā)展過程呈現(xiàn)出一定的特點和規(guī)律。文章從：與來源原則的結(jié)合、史學影響的消退、職能鑒定論的回歸、鑒定標準的實用化、效益標準的日顯作用這五個方面，對檔案鑒定理論的發(fā)展規(guī)律展開了詳細論述。

【摘要題】檔案鑒定

【關(guān)鍵詞】檔案鑒定理論/發(fā)展規(guī)律/鑒定標準

【正文】

檔案鑒定理論是20世紀發(fā)展最快的、而且最受檔案界關(guān)注的檔案學特色理論之一，這一理論所涉及的一些概念——價值、利用、鑒定、精簡、效益，本身就完全能反映出檔案工作的目標。對檔案價值鑒定理論的歷史回顧，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案鑒定理論發(fā)展史中所呈現(xiàn)的特點和規(guī)律，研究這些規(guī)律，將有助于我們更透徹地理解檔案鑒定理論，并為探索新的理論模式奠定基礎(chǔ)。

一、檔案學兩大特色理論——來源原則與鑒定理論的緊密結(jié)合

從20世紀初至今的檔案鑒定理論的發(fā)展趨勢來看，來源原則在檔案鑒定領(lǐng)域的應(yīng)用成為其一個顯著的特點。

來源原則，即“按照文件的形成機構(gòu)劃分和管理檔案”，它起源于1841年法國提出的“尊重全宗原則”，百余年來，歷久彌新，其應(yīng)用價值日益拓寬。它反映到檔案價值領(lǐng)域就是依據(jù)檔案形成者及其職能鑒定檔案的保存價值。（注：晉平：檔案價值鑒定的來源原則及其應(yīng)用》，2000年第2期《檔案學通訊》。）

從檔案鑒定理論和方法的發(fā)展趨勢來看，來源原則的指導作用不容忽視。邁斯奈爾提出的鑒定體系中，第二條標準就是以來源原則為基礎(chǔ)的。他認為不能把案卷作為零碎的材料孤立地分別單獨評判，而應(yīng)該以它們固有的行政關(guān)系為具體背景進行鑒定，即在鑒定時，應(yīng)該考慮各行政單位在政府機構(gòu)中所處的地位，其活動性質(zhì)，以及這種活動與上下級行政單位活動的關(guān)系。此后，卡林斯基的職能鑒定論主張按照機關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性來確定文件的價值和保管期限的做法，也是奠基于來源原則之上的。當然，此時的來源是文件的狹義來源，主要指文件的形成機關(guān)。但是，來源鑒定的標準使檔案價值鑒定開始擺脫純經(jīng)驗操作階段，鑒定工作有了指導思想和鑒定標準。

來源原則也影響了謝倫伯格的理論。20世紀50年代，謝倫伯格在他的代表作《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中提出“公共文件具有對產(chǎn)生文件的原機構(gòu)的原始價值，以及對于其他機構(gòu)和非政府使用者的從屬價值”，因而在判定文件價值時必須知道文件是怎樣產(chǎn)生的，如果對文件“產(chǎn)生于什么樣的政府行政單位或特定的來源不明，它的作用和意義也可能就難以確定?！保ㄗⅲ海溃┲x倫伯格.《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》黃坤坊等譯，檔案出版社，1983年版，P153。）這些論斷體現(xiàn)了檔案的來源特征對其價值鑒定的影響，也是謝倫伯格對檔案鑒定理論的新貢獻。

20世紀80年代以來，社會分析和職能鑒定論與加拿大國家檔案館的“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”更是充分體現(xiàn)了來源原則對傳統(tǒng)鑒定理論和方法的改革，這可從庫克的報告中窺見一斑。1991年，漢斯·布姆斯就指出，“檔案人員需要對文件形成者職能進行有效分析，以便將利用需求與文件自身聯(lián)系起來。”認為按照這種方法，就會出現(xiàn)一種“迅速轉(zhuǎn)變”，即從復雜的社會價值、問題與趨勢轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源，并進一步指明：“這就是為什么來源必須是檔案鑒定永恒的基本原則的原因所在?！保ㄗⅲ禾乩铩炜耍骸?898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》，《第十三屆國際檔案大會文件報告集》，P153，中國檔案出版社，1997年10月出版。）而特里·庫克在1996年的第十三屆國際檔案大會的主報告中系統(tǒng)地總結(jié)了20世紀檔案理論與實踐，提出“新來源觀”和“新宏觀鑒定”。由庫克的報告看出，基于“檔案價值取決于社會結(jié)構(gòu)，通過社會職能體現(xiàn)出來的‘新來源觀’”，歐美各國先后把鑒定的重點“從文件實體轉(zhuǎn)向文件的形成過程”。

當然，來源鑒定的標準和方法比較客觀，簡捷實用，是研究判斷檔案價值的重要依據(jù)，卻不是惟一標準，不應(yīng)該排斥其他的鑒定標準和方法。檔案價值鑒定是檔案學理論與實踐中一個頗為復雜的難題，不可能一蹴而就。因此，我們在堅持以檔案來源特征為標準同時，還要結(jié)合其內(nèi)容和形式等特征進行綜合分析，以全面、準確地甄別和判斷檔案的保存價值。

二、史學影響的色彩在消褪

在檔案價值鑒定問題上，傳統(tǒng)史學理論及思潮的影響及滲透逐漸減少，檔案鑒定標準越來越社會化。

19世紀以來，流傳于西歐的實證主義歷史學研究思潮，嚴重影響了檔案人員對文件開展鑒定的行為。如19世紀最有影響的德國歷史學家馮·蘭克，就宣稱“歷史是怎樣發(fā)生的就怎樣敘述，”認為“當事人的信函比史學家的記錄更有價值?！碑敃r的檔案工作者認為：他們的職責只是“為國家和民族乃至社會文明保存史料，積累知識，因而認為鑒定檔案是對歷史的褻瀆和冒犯，原則上反對一切鑒定和銷毀檔案的行為”（注：何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規(guī)律研究——從新角度審視檔案學基礎(chǔ)理論》，中國檔案出版社，1999年出版，P247。），在檔案鑒定問題上表現(xiàn)出極端的保守性和片面性。

希拉里·詹金遜最初也是堅決反對鑒定，其思想突出的特征是：檔案“證據(jù)的神圣性不可侵犯”。對此，加拿大的庫克批評他執(zhí)著堅持的是一種“狹隘的證據(jù)性特點”。后來，由于機關(guān)產(chǎn)生了數(shù)量龐大的文件，鑒定工作不得不開展時，詹金遜做出了一些讓步，提出“讓行政官員成為選留和銷毀其文件的惟一人……”，雖然他仍過分地強調(diào)檔案的證據(jù)性，反對檔案人員參加鑒定和挑選文件。

誠然，詹金遜關(guān)于檔案的證據(jù)價值和必須維護檔案證據(jù)價值的思想是可貴的。但是，他卻走到了極端。詹金遜過分地強調(diào)事物的一個方面，卻忽略了事物的另一方面，即被他當做選留和銷毀文件惟一人的行政官員，并不能確保文件證據(jù)的神圣不可侵犯，他們可能會因各種原因而過多或過少銷毀文件，“甚至為歷史研究和提供活動證據(jù)而刻意編制文件”。由于在理論上的片面性，他無法找到滿意的解決方法。詹金遜的鑒定思想把本來合理的東西絕對化、片面化，這就把科學轉(zhuǎn)化為謬誤。

謝倫伯格以其卓越的雙重價值鑒定理論否定了詹金遜的檔案鑒定思想，為檔案價值鑒定理論與實踐做出了重大貢獻。但是，他把關(guān)注焦點放到史學研究需要的思想，他的后繼者甚至越行越遠，提倡決定檔案根本性質(zhì)的應(yīng)當是從屬價值，提出了“利用決定論”，強調(diào)“學者特別是歷史學家的實際利用和預期利用”是檔案鑒定的“最重要標準”。當時美國國家檔案與文件局的重要鑒定思想家米耶·菲斯拜甚至主張“編史工作的最新趨勢是判斷文件價值的首要標準”（注：特里·庫克：《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響，《第十三屆國際檔案大會文件報告集》，中國檔案出版社，1997年10月出版。）。

幸虧這種觀點并沒有在檔案界達成共識。比如，杰拉爾德·漢姆就認為這種觀點最終的結(jié)果是“檔案館藏只限于滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活方方面面”，他進一步指出，“利用決定論”實際上破壞了文件在其形成者業(yè)務(wù)活動中形成的自然聯(lián)系，完全忽視了形成者的延續(xù)機構(gòu)記憶的需要。按照漢姆的觀點，顯然可以認為傳統(tǒng)的史學研究遠不能代表廣泛的社會需求，因而，從這個意義上說，漢斯·布姆斯的“社會分析與職能鑒定論”的產(chǎn)生，就顯得再自然不過了。

事實上，在最后一個古典檔案學者——希拉里·詹金遜的理論影響日趨式微后，檔案鑒定理論研究基本上脫離史學思潮的影響，不再受歷史學家思想觀點的擠壓。而在電子文件出現(xiàn)之后，技術(shù)鑒定的難度與受關(guān)注程度超過了對內(nèi)容的審視，電子文件鑒定的這雙重支點的建立，完全宣告歷史主義色彩的淡化，現(xiàn)實需要以及技術(shù)性屬性越來越成為鑒定理論研究的重點了。

三、職能鑒定論以一種新的面目回歸

20世紀二三十年代，波蘭檔案學家卡林斯基接受并發(fā)展了邁斯奈爾鑒定理論這已孕含的職能鑒定的重要思想，提出了更具操作性的鑒定理論和標準，其理論核心是“職能鑒定論”，即檔案文件的價值取決于產(chǎn)生機關(guān)的職能及其在政府機關(guān)體系中的等級地位。按照這一理論，高級機關(guān)和職能重要的機關(guān)形成的文件價值大于低級機關(guān)或職能不重要的機關(guān)形成的文件?！奥毮荑b定論”使鑒定工作由過去被動銷毀檔案轉(zhuǎn)到了主動按檔案價值決定留存上來，這是指導思想和方法論的轉(zhuǎn)變，具有重要的、突出的意義。

“職能鑒定論”在謝倫伯格的雙重價值鑒定理論中得到進一步應(yīng)用，謝倫伯格把職能鑒定論的主要思想當做鑒定檔案證據(jù)價值的主要標準，因而也被歐美國家普遍接受。

進入20世紀80年代后期，文件數(shù)量的驚人增長、文件類型的日益復雜，以及社會對檔案利用范圍的擴大，給鑒定工作提出了一系列的新問題，許多檔案學者和檔案工作者對鑒定的新理論、新方法進行了廣泛、深入的研究，由此，檔案鑒定理論獲得了長足的發(fā)展。

這一時期，世界各國的檔案研究人員逐步堅信檔案應(yīng)當反映其產(chǎn)生的社會，因而，檔案理論的思想基礎(chǔ)發(fā)生了一個根本的變化，即從一個國家的理論發(fā)展到一種全社會的理論。這就促使檔案鑒定理論的發(fā)展空間更加廣闊?！吧鐣治龊吐毮荑b定論”在此背景下得以全面發(fā)展和論證。

“社會分析和職能鑒定論”最初源于德國檔案學家漢斯·布姆斯的“以文件形成者職能體現(xiàn)社會價值”思想。布姆斯認為，社會應(yīng)確定其自身價值，檔案文件必須如實地反映這些價值。社會價值最好不是直接通過對社會動力和公共輿論的研究來確定，而應(yīng)間接地通過了解那些為實現(xiàn)社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷。按照這種方法，對文件的評判標準從復雜的社會價值、問題或趨勢轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。當然，這是一種廣義的來源，其分析的重點將是文件形成者的職能、計劃，所參與進行的活動及活動中的有機聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性。具體來說，哪些職能活動，哪些工作更重要，從而將在其中產(chǎn)生的，或與之相關(guān)的文件都保存下來，而不再逐份審閱文件本身。這是對卡林斯基“職能鑒定論”的發(fā)展。

布姆斯的觀點與加拿大國家檔案館1989年后實行的“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”相吻合。加拿大的鑒定方法首先關(guān)注的是機構(gòu)活動的有機聯(lián)系，其次是分析和鑒定政府職能、計劃、活動和業(yè)務(wù)的重要性。因此，鑒定的著眼點不是集中在文件或單份文件上，而是集中在生成文件的政府職能、任務(wù)和活動上。這一做法為鑒定大批量的文件提供了很好的解決方法，尤其此時大量出現(xiàn)的電子文件。

加拿大學者T·庫克從20世紀80年代以來進行的研究也與此檔案鑒定的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移不謀而合。他一直主張檔案鑒定方法應(yīng)“置于一種以文件前后關(guān)系為基礎(chǔ)，以來源為中心的框架之中，而不是置于以內(nèi)容為基礎(chǔ)的歷史文獻框架之中?！庇绕涫请娮游募霈F(xiàn)后，檔案事業(yè)面臨新的挑戰(zhàn)，庫克指出：“作為檔案鑒定的核心——鑒定具有永久保存價值文件的過程需要改變，這是因為文件的傳統(tǒng)概念和物質(zhì)形態(tài)不復存在，需要鑒定的文件數(shù)量過大，而這種鑒定往往必須在一份文件產(chǎn)生之前在計算機系統(tǒng)設(shè)計階段完成。鑒定將因此側(cè)重職能、業(yè)務(wù)和風險分析，而非文件及其潛在價值?！保ㄗⅲ禾乩铩炜耍骸?898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》，《第十三屆國際檔案大會文件報告集》，中國檔案出版社，1997年10月出版。）

由于這一時期的檔案鑒定理論，又以機關(guān)的職能為支點開展研究，很容易讓人聯(lián)想到卡林斯基的“職能鑒定論”，因而，為區(qū)別前者，一般把這一時期的職能鑒定研究，加一個“新”字為其前綴，稱之為“新職能鑒定理論”。

四、鑒定標準日趨實用化——鑒定的實用主義功能目標反映越來越明顯

雖然檔案鑒定理論體系在把握主體需求和客體屬性這對價值關(guān)系方面日趨成熟和全面，但同時我們可以看到文件、檔案鑒定動機更趨“實用化”，鑒定理論體系開始突破主體需求和客體屬性這兩方面依據(jù)的限制，呈現(xiàn)一種全面的、發(fā)展的趨勢。

審視整個檔案鑒定理論的發(fā)展歷史，這種“實用化”的趨勢可以從兩方面體現(xiàn)出來。

第一，鑒定標準向更利于實際程序化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。愈是早的鑒定體系，其標準愈是抽象，鑒定人員難以把握。邁斯奈爾的鑒定標準雖然使檔案鑒定工作開始擺脫純經(jīng)驗操作階段，但是標準過于粗糙，從某種程度上說只是一種鑒定理念。卡林斯基的職能鑒定標準繼承和發(fā)展了邁斯奈爾的鑒定思想，而且更具操作性，但是沒有具體的文件處置一覽表，更談不上文件保管年份的細分，因此具體操作時鑒定者還是難以掌握。到了20世紀50年代以后，這種情形在很多國家得到了改變，這主要是因為文件數(shù)量急劇增長，鑒定行為需要當機立斷，而不是在模棱兩可的標準下猶豫不決、舉棋不定。這些國家就通過反復的驗證，制定出指導文件鑒定的文件處置一覽表，把文件的保管年份進一步細致化，以便于鑒定人員在具體操作時掌握。比如美國、加拿大等國，他們機械式的鑒定標準，大大改變了以往鑒定工作滯后的局面。

第二，鑒定成為檔案優(yōu)化的主要措施。

檔案優(yōu)化是指館藏量與信息量的最佳比例關(guān)系，也即在最低限度館藏量的情況下，保存最大限度的必要信息量。

檔案優(yōu)化問題的提出，主要是由于第二次世界大戰(zhàn)以后許多國家都面臨現(xiàn)代文件膨脹的問題。隨著社會進步和科技發(fā)展，不斷增多的管理機構(gòu)在其名目繁多的活動中對各種記錄載體、記錄手段和復制技術(shù)的應(yīng)用，使現(xiàn)代文件的數(shù)量日益膨脹。盡管各國采取了若干文件“節(jié)育”措施，但不斷增高的“文山”仍然使各國的檔案人員不堪重負。

然而，各國檔案人員都意識到，在大量產(chǎn)生的文件中真正作為檔案永久保存的數(shù)量卻很小，許多國家檔案館為此在探索如何有效地控制進館數(shù)量并確保館藏質(zhì)量的問題。檔案優(yōu)化就是在這種背景下提出的。于是，檔案鑒定與檔案優(yōu)化直接聯(lián)系起來了，無論是比例鑒定法、選樣保管法，還是通過文件管理加快對半現(xiàn)行文件的處置、或者限制進館機關(guān)等，這些措施事實上都是鑒定本身。從結(jié)果看，通過加快對檔案的鑒定和處置，基本達到了檔案優(yōu)化的目的。

五、效益標準日顯作用

檔案管理需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺檔案對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設(shè)備和材料的費用。由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費來源與所保存檔案未來的用途。

效益標準漸漸得到重視，成為鑒定中奉行的一條原則。早在1946年美國檔案學者波爾就提出把保存的費用作為檔案鑒定的要素之一，但這種講究實用的觀點當時并未引起重視，甚至遭到了一些檔案人員的批評，這一標準到20世紀60年代才得到廣泛倡導。

謝倫伯格在對檔案價值作較全面的闡述時，還強調(diào)鑒定時應(yīng)考慮檔案保管費用、技術(shù)條件、場地限制等。他認為，任何一份檔案都可能在某個時期、某個場合發(fā)生作用。但不可能把他們?nèi)勘４?，社會用于保管的能力畢竟有限，這樣就必須考慮到經(jīng)費問題。布里奇福特在《檔案與手稿：鑒定和登記》中更明確地提出了這條標準。他強調(diào)，檔案鑒定應(yīng)充分考慮存儲、保存、處置文件費用等因素。美國的弗蘭克·博爾斯和朱莉婭·揚提出的鑒定模式包括三個相互聯(lián)系的模塊，其中一個模塊便是保管費用。博爾斯和朱莉婭在1985年第二期《美國檔案工作者》雜志上發(fā)表文章，提出保管費用是檔案鑒定標準之一。不僅僅是美國，從目前看來，效益標準已經(jīng)作為一種非文件價值關(guān)系因素的鑒定標準，而被各種鑒定體系廣泛采用，我國許多論著中也采用了這一標準。

我國最早注意這一標準的是陳兆＠①、和寶榮兩位教授，他們根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓，提出了必須研究保存效益的觀點，認為只有“當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，才具有保存價值”（注：陳兆＠①、和寶榮：《檔案管理學基礎(chǔ)》1996年修訂本，中國人民大學出版社，P175。）；馮惠玲和何嘉蓀教授也持同樣的觀點。馮惠玲教授認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久?！保ㄗⅲ亨嚱B興、陳智為主編《檔案管理學》2版，中國人民大學出版社，1996年版，P31。）何嘉蓀教授在他主編的《檔案管理理論與實踐》一書中雖然認為“目前在我國尚無精確計算檔案管理費用的先例和成熟的計算方法，更沒有得到一致公認的計算檔案作用效益的公式，所以一時還無法運用定量方法對比分析保管檔案的效益和低價。”但強調(diào)“保存檔案必須在經(jīng)濟上是合算的”，并指出，“在鑒定檔案價值時，提出保管代價問題并在定性分析的基礎(chǔ)上適當考慮這個因素是必要的，可以不致盲目保存許多價值并不太大的檔案文件。”（注：何嘉蓀：《檔案管理理論與實踐》，1991年版，高等教育出版社P53、P85。）

世界各國檔案工作者都在考慮檔案發(fā)揮作用所帶來的效益與保存價值所付出的代價問題的對比關(guān)系，盡可能將能夠發(fā)揮作用帶來的效益大于其保存代價。這說明講究實用化的鑒定體系已被廣泛接納，人們在鑒定文件、檔案價值時，已不再局限于從主體需求和客體屬性兩方面尋求依據(jù)了。

當然，社會一直在發(fā)展中，人們受各種歷史條件和主客體條件的制約，不可能最終一勞永逸地把握全部決定條件和因素。除了漸漸崛起的效益標準，目前檔案界還提出了一些其他標準，如我國檔案學家提出的相對價值標準，陳兆＠①、和寶榮兩位教授就認為，從我國檔案管理體制和檔案工作原則出發(fā)，在實際上還有一種被鑒定檔案與其他檔案相比較而存在的價值，即在一定情況下某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。如檔案館在鑒定檔案時，往往要根據(jù)全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度來決定某些檔案文件的價值。鑒定標準是在現(xiàn)有的客觀現(xiàn)象和實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上深入分析、研究之后，歸納、提煉出來的一般性規(guī)律認識，應(yīng)隨著社會的發(fā)展不斷充實、發(fā)展和驗證，不能成為絕對的、一成不變的指標和條律。

綜上所述，我們可以看出，檔案鑒定理論的發(fā)展是一個動態(tài)的、規(guī)律性的過程。了解這些規(guī)律，進而掌握這些規(guī)律，能使我們以全面的、發(fā)展的眼光看待檔案鑒定理論的每一次變化，跟其他管理環(huán)節(jié)相聯(lián)系，不斷調(diào)整檔案鑒定標準，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的客觀要求。