企業(yè)檔案管理辦法范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

本標準規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。

財政部會第5號《企業(yè)會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。

華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會計檔案管理工作由局長工作部負責(zé)，會計(文書)檔案管理人員負責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

××1基本任務(wù)

×××1負責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

×××做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。

×××負責(zé)對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

×××負責(zé)對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準銷毀的會計檔案。

××2歸檔范圍

×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務(wù)報告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

×××2局財務(wù)部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

×××?xí)嫏n案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

××3歸檔要求和時間

×××1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

×××2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。

×××3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等

內(nèi)容。

×××?xí)嫏n案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

×××已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

××4會計檔案的管理

×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。

×××2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

×××3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

××?xí)嫏n案的鑒定與銷毀

×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

×××2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

×××3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

×××5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

×××主要財務(wù)指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

×××本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

×××保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內(nèi)容。

×××局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

×××銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。

×××保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

××?xí)嫏n案的利用

×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務(wù)。

×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

×××3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

××?xí)嫏n案的保管

×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在×××～×××之間。

×××2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

篇2

會計檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機關(guān)重視：1984年，財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經(jīng)濟發(fā)展，經(jīng)濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規(guī)不僅為會計檔案管理提供了法律依據(jù)，同時表明在市場經(jīng)濟條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進程中，加強會計檔案管理，對于貫徹執(zhí)行《會計法》，提高會計工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。

為加強我國會計檔案的科學(xué)管理，《會計法》原則規(guī)定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術(shù)性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權(quán)國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規(guī)定。

各種法規(guī)頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，先后制定了《會計檔案管理暫行規(guī)定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統(tǒng)一管理，集團公司主要生產(chǎn)、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規(guī)范化管理水平。1999年，根據(jù)國家頒布的《會計法》，結(jié)合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務(wù)部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現(xiàn)在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統(tǒng)整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎(chǔ)，為及時、快捷查閱創(chuàng)造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔(dān)。確保了會計核算材料的安全質(zhì)量。

三、對會計檔案實行集中統(tǒng)一管理，符合檔案法規(guī)要求，使企業(yè)檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續(xù)，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業(yè)秘密。

五、會計檔案管理規(guī)范化，促進了會計檔案作用發(fā)揮。據(jù)統(tǒng)計，近年來會計檔案為我集團內(nèi)部審計、清產(chǎn)核資、追收欠款、解決經(jīng)濟糾紛、維護合法權(quán)益提供了依據(jù)和參考。取得明顯成效與經(jīng)濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關(guān)規(guī)定制定了相應(yīng)的實施細則，對會計檔案存檔手續(xù)、保證備份數(shù)據(jù)的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規(guī)定，通過一系列可操作性的規(guī)定，不僅完善了內(nèi)控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數(shù)單位的會計檔案未能按法規(guī)要求管理。《會計法》規(guī)定“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。截止目前，我集團少數(shù)輔助單位或“三產(chǎn)”企業(yè)仍存在著會計部門自行保管會計檔案現(xiàn)象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限已滿的會計檔案除未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應(yīng)銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術(shù)的普遍應(yīng)用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規(guī)定與標準，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內(nèi)容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關(guān)乎企業(yè)財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益。有關(guān)方面應(yīng)把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內(nèi)容，為規(guī)范有序的會計工作夯實基礎(chǔ)。

篇3

會計檔案管理辦法征求意見稿最新版20xx

財政部就《會計檔案管理辦法》征求意見，公眾可通過中國政府法制信息網(wǎng)、財政部網(wǎng)站提出反饋意見，截止時間為20xx年6月27日。

《會計檔案管理辦法》征求意見稿，20xx年12月版和20xx年5月版的兩個版本做對比有四大變化。

此前，由于1998年版的《會計檔案管理辦法》與征求意見稿在內(nèi)容上有很大的不同，針對《會計檔案管理辦法》征求意見稿，20xx年12月版(一下簡稱：一稿)和20xx年5月版(以下簡稱：二稿)的兩個版本做對比，把現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》一同貼出，只是為了直觀的看出與征求意見稿的差距。

二稿在一稿的基礎(chǔ)上明確了，會計檔案一般包括紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案。納入保管的會計資料增加了固定資產(chǎn)卡片、納稅申報表兩類。

二稿不同于一稿的重要變化有四點：

1、移交期限。

現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》對會計檔案移交的期限，規(guī)定在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。一稿改為半年內(nèi)移交，二稿又恢復(fù)了原來的規(guī)定，可在一年內(nèi)移交檔案。

2、保管期限。

會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類。對于定期保管的期限規(guī)定不同。

現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》：定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

一稿：定期保管期限分為5年、20xx年、20xx年、20xx年四類。

二稿：定期保管期限分為20xx年、30年兩類。

3、駐外機構(gòu)檔案管理。

二稿第二十七條：駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)、機構(gòu)的，其會計檔案管理應(yīng)優(yōu)先遵守駐在國家(地區(qū))的有關(guān)法律及行業(yè)監(jiān)管部門的有關(guān)規(guī)定。在不違反駐在國家(地區(qū))相關(guān)法律及規(guī)定的前提下，應(yīng)當(dāng)按照本辦法及我國有關(guān)規(guī)定進行管理。

現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》未涉及此內(nèi)容，一稿是駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)的會計檔案應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進行管理。

此處可以理解為與國際會計準則趨同的國際大形勢。

4、審計機構(gòu)參與檔案保管期限鑒定。

二稿第十五條：單位應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)牽頭，組織會計機構(gòu)、審計機構(gòu)、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)共同定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。

現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》沒有提到對到期的會計檔案進行鑒定，一稿的規(guī)定則是會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同簽定。

此處的變化可以理解為審計機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍又增加了。

另外增加兩部分：

1、檔案機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。

2、應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、借出登記制度。

附通知原文：

財政部關(guān)于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》公開征求意見的通知

為了加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，根據(jù)財政部立法工作計劃，我部對1998年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂，形成了《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》，現(xiàn)向社會公開征求意見。公眾可通過以下途徑和方式提出反饋意見：

1.登陸中國政府法制信息網(wǎng)(網(wǎng)址：)，進入首頁左側(cè)的部門規(guī)章草案意見征集系統(tǒng)提出意見。

2.登陸財政部網(wǎng)站(網(wǎng)址：)，進入首頁右下方的財政法規(guī)意見征集信息管理系統(tǒng)提出意見。

會計檔案管理辦法

第一條 為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條 各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

篇4

（一）檔案收集意識弱

具體體現(xiàn)在以下三個方面。一是許多領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心企業(yè)的經(jīng)濟效益，很少關(guān)心企業(yè)檔案管理工作，似乎該部門的存在，只是一種擺設(shè)，沒能充分認識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視，工作熱情不高，長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識，只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關(guān)鍵資料散落丟失。

（二）歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴重制約著企業(yè)檔案收集管理質(zhì)量，一些企業(yè)只關(guān)心紅頭文件，不太關(guān)心其它文件的收集如企業(yè)在日常工作中所形成的調(diào)查報告、典型材料、統(tǒng)計報表、公證書、合同協(xié)議等；注重了行政職能部門的相關(guān)材料，而對生產(chǎn)、研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件資料缺乏跟蹤、指導(dǎo)。同時不少企業(yè)觀念陳舊僅熱忠于紙質(zhì)文件的收集，對一些新型載體的檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉，收集質(zhì)量也得不到保證[1]。此外，一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以問題不能歸檔而留存在有關(guān)部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發(fā)拒絕移交檔案，檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

（三）檔案收集范圍窄

企業(yè)檔案收集部門除了對一定范圍內(nèi)的檔案進行收集外，對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集：一是對突發(fā)事件的檔案收集，如工傷事故、自然災(zāi)害損失、設(shè)備故障維修等；二是對會議檔案收集，包括各種表彰、重要會議發(fā)言、經(jīng)驗總結(jié)等。三是對實物檔案的收集，如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集，這些資料大部分仍留在各相關(guān)部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應(yīng)擴大，收集內(nèi)容也在不斷變化中。

二、檔案收集工作的主要難點

（一）檔案收集工作艱巨復(fù)雜

檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的真實依據(jù)，信息資料不僅繁多，而且檔案內(nèi)容要求真實、及時、完整，使得企業(yè)檔案收集工作艱巨而復(fù)雜。《企業(yè)檔案實體分類法》中將企業(yè)檔案分為黨群、行政管理、生產(chǎn)管理、基礎(chǔ)建設(shè)、職工檔案、產(chǎn)品及科研類等，直接涉及到企業(yè)管理的各個方面，在企業(yè)檔案資料中，一般科研項目及基建工程項目等專業(yè)性較強。因此，要做好檔案的收集工作，除了需要一批高素質(zhì)的檔案管理人員之外，還需要企業(yè)的各個部門協(xié)同進行。

（二）檔案收集工作保障機制不健全

雖然企業(yè)內(nèi)部建立了檔案管理的各項規(guī)章制度，但檔案工作制度依然不夠完善，還缺乏對檔案工作監(jiān)督和保障。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著“重業(yè)績、輕檔案”的錯誤思想，這對企業(yè)檔案部門進行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

（三）檔案收集工作面臨著新挑戰(zhàn)

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)檔案在辦公自動化的帶動下出現(xiàn)了大量以光盤、磁盤為存儲介質(zhì)的文件，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下，現(xiàn)代化的電子文檔及檔案收集的網(wǎng)絡(luò)管理方式對傳統(tǒng)檔案收集工作帶來了新的挑戰(zhàn)，鑒定電子檔案的真實性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業(yè)檔案收集工作帶來了很大的困難。

（四）檔案工作管理不力

由于檔案不對企業(yè)產(chǎn)生直接效益，所以一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案工作的建設(shè)，檔案管理明顯滯后。表現(xiàn)在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識，缺少處理相關(guān)業(yè)務(wù)的能力，不能有效收集保存有用的資料，各種資料隨意丟放無人保管，無法保證收集到完整、全面、真實的檔案資料，檔案管理工作極為被動。

三、加強企業(yè)檔案收集的措施

（一）加強“兩法”學(xué)習(xí)，開展檔案宣傳工作

企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業(yè)檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽，經(jīng)常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等，結(jié)合企業(yè)的實際情況，將檔案工作服務(wù)于各個部門、各項工作中，從而有效發(fā)揮檔案存在的價值，讓企業(yè)員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，自覺做到遵法守法，努力提高歸檔意識[2]。

（二）建立檔案工作保障機制，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展

建立檔案工作保障機制，應(yīng)健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實《企業(yè)檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業(yè)的各個部門職責(zé)范圍、把檔案工作納入企業(yè)整體的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)在檢查、總結(jié)及驗收各項工作中，對檔案工作也要進行檢查、總結(jié)和驗收。”同時，為加強企業(yè)檔案服務(wù)，應(yīng)強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)

加強企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業(yè)關(guān)于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務(wù)，及時更新知識，不斷提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平，才能更好的監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。同時還應(yīng)充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業(yè)務(wù)水平。只有這樣，上下聯(lián)動才能促使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項工作中。

（四）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，改進薄弱環(huán)節(jié)

要改變企業(yè)普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，檔案人員也應(yīng)經(jīng)常與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報并將企業(yè)檔案利用所產(chǎn)生的效益及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。在此基礎(chǔ)上應(yīng)健全高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織并正常行使職能，同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業(yè)管理制度形同虛設(shè)措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調(diào)動、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業(yè)將面臨重大的損失。

（五）創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機制，不斷適應(yīng)形勢變化需求

企業(yè)檔案收集工作是否順利，關(guān)鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務(wù)質(zhì)量以及企業(yè)關(guān)于檔案工作的相關(guān)制度保障。優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)可促使企業(yè)內(nèi)部員工對檔案的認知和熱愛，從而促進檔案收集工作的順利開展。當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理信息化、辦公自動化的迅速發(fā)展，使檔案收集工作在服務(wù)與創(chuàng)新過程中得到了技術(shù)保障。為此檔案工作人員應(yīng)加強檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案收集及提供服務(wù)的現(xiàn)代化模式，其中包括建設(shè)檔案全文數(shù)字化和建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而為企業(yè)員工查閱檔案提供更多的方便。此外，還應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理，以實現(xiàn)企業(yè)檔案的創(chuàng)新管理與服務(wù)。

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[關(guān)鍵詞]會計；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務(wù)相關(guān)報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會計賬簿。

（3）財務(wù)報告類：年度、季度和月度的財務(wù)報告，包括會計報表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調(diào)節(jié)表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關(guān)資料。

2 當(dāng)前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2 部門預(yù)算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經(jīng)濟事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實行部門預(yù)算方法時，進行的“二上二下”編程會產(chǎn)生一系列對應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細則業(yè)務(wù)材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務(wù)情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實際會計工作中，主管部門很少關(guān)注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會計檔案人員包括在內(nèi)，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會涉及會計檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會計檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4 單位財務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。”很多單位雖然設(shè)立了檔案機構(gòu)單位，但是會計檔案仍然由會計機構(gòu)進行保存，由于檔案機構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴格按照《會計電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質(zhì)。載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規(guī)范操作制度

應(yīng)該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應(yīng)定期對檔案人員進行培訓(xùn)，規(guī)范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻

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1 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析

1.1 立法時間分析。通過對華東地區(qū)9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區(qū)10個城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時間，見表1。

表1 華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時間[2] ～ [13]

調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應(yīng)經(jīng)濟、社會發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個城市相繼出臺了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進行更新，2011年又出臺新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時間差異較大，非發(fā)達城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個城市經(jīng)濟、社會的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣⑷舜笾匾暢潭鹊牟煌鶐淼挠绊憽＠纾筒┦腥嗣裾秃戏适腥嗣裾谥贫ê汀蹲筒┦谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規(guī)章的可操作性。

1.3 立法技術(shù)分析

1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊。可見，各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個方面。

1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。

1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔。《南京市城市建設(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動緊密結(jié)合。《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。

2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析

2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責(zé)任和獎懲的內(nèi)容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機關(guān)出現(xiàn)問題時，懲罰措施往往不易落到實處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項目應(yīng)當(dāng)同時報送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關(guān)的規(guī)定和要求。

2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個城市的地方特色。縱觀華東地區(qū)10個城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟、社會發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨特的風(fēng)貌和建設(shè)實際。

3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議

城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設(shè)的基本需要和社會發(fā)展的最新需求為出發(fā)點，加快相關(guān)法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員和專家學(xué)者的積極性，充分汲取他們的建設(shè)性意見和建議，以彌補現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應(yīng)有的作用。

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2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進行解讀。

向單位檔案管理機構(gòu)移交時間更加靈活

原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。實際工作中，很多單位會計機構(gòu)的需要應(yīng)對會計師事務(wù)所的審計以及業(yè)務(wù)主管部門、審計部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規(guī)定，“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構(gòu)臨時保管一年后移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。會計機構(gòu)臨時保管會計檔案最多不超過三年。”

明確會計檔案出境要求

對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規(guī)定“我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國務(wù)院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規(guī)定檔案出境實行分級審批制度。據(jù)此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。”

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關(guān)憑批準文件查驗放行。”

會計檔案出境根據(jù)其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關(guān)行政審批事項辦理方法。

《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報有審批權(quán)限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定。”第四條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報國家檔案局批準。”

對單位間會計檔案交接的修改

會計檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”上述要求中“復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會發(fā)生會計檔案交接。

第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”第二十三條規(guī)定“建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在k理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”上述業(yè)務(wù)移交和建設(shè)項目移交也會發(fā)生會計檔案交接。

對于上述發(fā)生會計檔案交接，根據(jù)新《辦法》第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據(jù)的格式可參照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關(guān)要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內(nèi)容要點解讀（之二）》

對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對違返其管理規(guī)定進行處罰的條款，給會計檔案管理責(zé)任追究帶來了困難，不利于規(guī)范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責(zé)的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據(jù)以下法律法規(guī)進行處罰。一是依據(jù)《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（國家檔案局令第30號）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規(guī)定。

其他修改內(nèi)容

一是完善會計檔案利用的有關(guān)要求。原《辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。”

二是對不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶，新《辦法》規(guī)定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機構(gòu)記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規(guī)定“單位委托中介機構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。”

三是對委托記賬機構(gòu)的檔案管理責(zé)任明確了要求。新《辦法》第二十六條規(guī)定，委托人委托記賬機構(gòu)記賬，應(yīng)當(dāng)在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。委托合同除應(yīng)具備法律規(guī)定的基本條款外，應(yīng)當(dāng)明確下列內(nèi)容：（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續(xù)；（3）編制和提供財務(wù)會計報告的要求；（4）會計檔案的保管要求及相應(yīng)的責(zé)任；（5）終止委托合同應(yīng)當(dāng)辦理的會計業(yè)務(wù)交接事宜。記賬機構(gòu)接受委托對單位的會計檔案進行管理的，應(yīng)當(dāng)遵照《辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。記賬機構(gòu)如滿足新《辦法》第八條、第九條規(guī)定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。

篇8

【關(guān)鍵詞】會計檔案；管理現(xiàn)狀；完善對策

會計檔案具有原始記錄性，有很強的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，還對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀律起到監(jiān)督的作用，會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

一、財務(wù)會計檔案管理的特點及作用

1.會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，其特點主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

2.會計檔案的作用

從宏觀方面來說，國家需要從會計檔案記錄的數(shù)據(jù)進行匯總，考核國家經(jīng)濟總體情況，以實現(xiàn)計劃和預(yù)算的執(zhí)行，從而制定有利于經(jīng)濟建設(shè)的方案和決策。從企事業(yè)、機關(guān)單位來說，可以根據(jù)會計檔案的原始數(shù)據(jù)分析公司的運營情況，制定更加有效有力的監(jiān)督管理方案。

二、財務(wù)會計檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)會計檔案的管理不夠重視

雖然在《會計法》中有明確規(guī)定“公司管理負責(zé)人需要負責(zé)本公司的會計工作和相關(guān)會計資料的真?zhèn)涡浴⑼暾浴！钡牵芏喙矩撠?zé)人只是口頭上重視這項工作，實際中卻是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，并不關(guān)心財務(wù)會計檔案管理工作，甚至采取不聞不問的態(tài)度，導(dǎo)致會計檔案歸集不到位，甚至檔案缺失。

2.企業(yè)財務(wù)會計檔案缺乏完整性的管理

從整體來看，檔案管理的完整性包括：公司應(yīng)該依法保管所有的會計核算數(shù)據(jù)；公司的會計檔案應(yīng)當(dāng)包括全部的會計資料。而現(xiàn)在的公司經(jīng)常出現(xiàn)故意或無意的忽視某些數(shù)據(jù)，造成賬務(wù)混亂，收支記錄與實際不符。甚至有些公司財務(wù)人員故意銷毀檔案材料，致使有些重要的歷史資料消失，無法查證。

3.對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠

原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，原始憑證的真?zhèn)巍⒔?jīng)濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。由于對于發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)的使用范圍沒有嚴格的界定，只要是正式票據(jù)（有稅務(wù)監(jiān)制章或財政監(jiān)制章），不論票據(jù)上記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)適用范圍，一律按照正常、合法、合規(guī)票據(jù)處理；另外，會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等的差異，對于原始憑證構(gòu)成要素的審核與處理不夠嚴謹。上述審核與監(jiān)督不到位等因素都導(dǎo)致不合法、不合規(guī)原始憑證在會計信息資料中普遍存在。

三、完善會計檔案管理工作的措施

針對上述會計檔案管理中存在的問題，我們必須采取有效的措施，才能有效的改進和完善檔案管理工作，分別從以下幾個方面入手：

1.提高對會計檔案管理重要性的認識

要抓好會計檔案管理這項工作，分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處及其他有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、必須認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等規(guī)章制度，充分認識會計檔案是所具有的不可替代的重要作用。將會計檔案管理作為一項重要任務(wù)來布置、落實，常抓不懈。

2.加強會計檔案管理的技能培訓(xùn)、考核與監(jiān)督工作

會計檔案具有專業(yè)性，在公司財力與人力條件允許的情況下，配備專門的檔案管理人員是最好的最有效的途徑。然而，一些公司、企業(yè)受規(guī)模資金的約束并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員。這種情況下會計人員成為檔案整理的主要負責(zé)人。

3.制定詳細的會計檔案管理崗位職責(zé)，設(shè)置專人進行檔案管理

依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)和文件規(guī)定，制定會計檔案管理崗位職責(zé)。在職責(zé)中明確崗位責(zé)任、制定崗位標準，提出崗位要求，在做好檔案管理職能、檔案服務(wù)職能的同時，進一步挖掘檔案中具有指導(dǎo)意義的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)充分運用，指導(dǎo)當(dāng)前及以后的會計核算與管理，真正把檔案用活、用細、用充分。

4.會計檔案的鑒定與銷毀

會計檔案銷毀是會計檔案管理中重要的一個環(huán)節(jié)。《會計檔案管理辦法》第10條規(guī)定，除保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，其余保管期滿的會計檔案應(yīng)由本單位檔案機構(gòu)會同會計提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管年限、己保管年限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上還需簽署意見。會計檔案按照相關(guān)法律及時進行鑒定和銷毀可以節(jié)省存儲空間，節(jié)約企業(yè)單位的人力、物力。

參考文獻

[1]陳逸軒.管理會計.中央廣播電視大學(xué)出版社，2007.

篇9

1 會計檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質(zhì)會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會計檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設(shè)備投入更大。也就是說，實現(xiàn)電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。

目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會計檔案管理工作的任務(wù)，提高會計檔案管理工作的效率呢？

1.1 會計檔案保管期限規(guī)定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時間很短，根據(jù)2013年8月份國家工商總局的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，中國企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責(zé)任的主要承擔(dān)者的企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責(zé)任要追溯，向誰追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟形勢不符，特別是對中小企業(yè)和民營企業(yè)更是不切實際。國有企業(yè)和大型的企業(yè)集團存續(xù)時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當(dāng)然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國屈指可數(shù)。

同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會計檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財產(chǎn)所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔(dān)？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現(xiàn)實的。財產(chǎn)所有者通常認為企業(yè)已經(jīng)沒有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責(zé)任也應(yīng)該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會計檔案也就慢慢散失了。

1.2 會計檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會計人員都知道紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質(zhì)會計檔案？實際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會計檔案和對應(yīng)的電子會計檔案，有的企業(yè)只保留了電子會計檔案，當(dāng)稅務(wù)部門來檢查時，再把所有的紙質(zhì)會計檔案打印出來。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業(yè)的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。

1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節(jié)約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統(tǒng)一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當(dāng)而銷毀，法律責(zé)任誰來承擔(dān)？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。

1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質(zhì)會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過3000萬筆，使用發(fā)票數(shù)量超過7000多萬張，再加上相應(yīng)的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業(yè)的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業(yè)單位的紙質(zhì)會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導(dǎo)的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數(shù)字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。

2 會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

會計檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質(zhì)會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務(wù)報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日常活動也都通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 數(shù)字化的會計檔案節(jié)省空間。會計檔案實現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業(yè)最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務(wù)報告幾十頁吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會計檔案更多，可能是小企業(yè)會計檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會計檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。

2.2 數(shù)字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行查找、統(tǒng)計分析、計算和管理，實現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質(zhì)會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時間和勞力。

2.3 數(shù)字化的會計檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會計檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會計檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會計檔案數(shù)字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經(jīng)濟效益約1000萬元，眾多企業(yè)都翹首以盼實行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財政部印發(fā)了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實施，這一法規(guī)的實施也加快了會計檔案數(shù)字化的進程。

3 會計檔案數(shù)字化需要解決的問題

3.1 數(shù)字化會計檔案的安全性。會計數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機，內(nèi)部會計信息對外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業(yè)將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經(jīng)鼓勵中國聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會計檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統(tǒng)一身份認證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”確保會計檔案數(shù)據(jù)萬無一失。

3.2 會計檔案數(shù)字化的IT人才。會計檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設(shè)置了會計電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過自己研發(fā)，才培育出會計檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過我們可以通過社會培訓(xùn)等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數(shù)字化的早日實現(xiàn)鋪平道路。

篇10

一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司，成立于年月，現(xiàn)有干部職工名，其中，具有高級技術(shù)職稱的人員名、中級技術(shù)職稱的人員名、中級技術(shù)職稱的人員名。機關(guān)管理辦公人員名一線工作人員名。下設(shè)廠部和室。公司近年來，堅持科學(xué)發(fā)展觀，開拓進取，追求卓越，在市場經(jīng)濟大潮中勇立潮頭，實現(xiàn)了社會效益和經(jīng)濟效益的雙豐收。

二、工作做法

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一大家思想認識

首先，公司黨政領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，成立了專門組織機構(gòu)，有專門分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)此項工作的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，定期或者不定期親自督促檢查，并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務(wù)和具體要求，并定期聽取匯報，對工作中出現(xiàn)的問題及時分析和處理。同時，通過組織召開有關(guān)人員參加的會議，統(tǒng)一和提高大家的思想認識，經(jīng)過學(xué)習(xí)討論，使大家深刻認識到：檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。我們從企業(yè)人事檔案最薄弱處下手，全面健全人事檔案體系，就是想通過人事檔案管理，進一步提高整個企業(yè)管理水平。為了保證人事檔案標準化、規(guī)范化整理如期完成任務(wù)，公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌兼顧，從基層單位抽調(diào)力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，保證了人事檔案管理工作順利開展。

（二）加強制度建設(shè)，實現(xiàn)管理規(guī)范有序

沒有規(guī)矩，不成方圓。根據(jù)我公司實際，對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求，并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查（借）閱制度》、《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度，確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞、查借閱等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。同時，制作《查（借）閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》等記錄簿，使機關(guān)人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全，使得我們?nèi)耸聶n案管理工作步入了規(guī)范化、制度化的軌道。

（三）加強人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作素質(zhì)

人事檔案管理的好與壞，培訓(xùn)強化是關(guān)鍵。我們組織了業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，采取派員去總公司培訓(xùn)和自己本公司自己組織培訓(xùn)兩種形式。通過培訓(xùn)，使公司機關(guān)和來自公司下屬單位的人員學(xué)習(xí)了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓(xùn)中，學(xué)員們認真學(xué)習(xí)了人事檔案管理辦法及檔案實務(wù)操作規(guī)范制度，進行了工作研討和實務(wù)操作，討論在工作中出現(xiàn)的一些問題。大家通過學(xué)習(xí)，進一步明確了方向，熟悉了管理人事檔案工作的規(guī)范要求和工作標準，為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。同時，公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，積極探求解決的方案和辦法，根據(jù)各下屬單位提出來的一些具體問題，經(jīng)過認真研究，再以電話、通知、以會代訓(xùn)等不同方式指導(dǎo)下面開展工作，并且鼓勵大家業(yè)余堅持自學(xué)業(yè)務(wù)，使大家明確了解決問題的對策，有效提高了心理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）加強大硬件投入，夯實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了加強人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善管理環(huán)境安全條件，我們公司解放思想，內(nèi)部挖潛，千方百計從別的地方擠出經(jīng)費，對檔案管理的硬件加大資金投入力度，先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺，彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架，具備中央空調(diào)、消防監(jiān)控等各種先進硬件設(shè)設(shè)備，不斷改善人事檔案管理條件，經(jīng)過努力，已經(jīng)基本達到總公司提出的“三室”分開的要求，保證了“六防”措施的有效落實，同時，要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入，經(jīng)過各個單位的努力，檔案庫房建設(shè)基本上達到了總公司的要求

（五）加強機制完善，達到管理優(yōu)質(zhì)長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制，確保管理運行的工作效率和工作質(zhì)量。1、實行關(guān)口前移，調(diào)查摸底先行：在健全人事檔案之前，首先對全公司人事情況作了充分的調(diào)查，對不同員工的情況做好記錄，保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范，依靠組織保障。首先，各級人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視防范工作，積極實施了有關(guān)檔案系統(tǒng)安全方面的各項措施；其次，讓管理人員對檔案安全性作深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施，防患于未然，降低了人事檔案信息系統(tǒng)的安全風(fēng)險。3、實行規(guī)范操作，依靠制度保障。通過制定相應(yīng)的政策與規(guī)范，并采取必要的措施強化落實，做到制度規(guī)范人事檔案管理行為，保障人事檔案信息執(zhí)行到位。4、實行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提供信息依據(jù)。