教育局機關公文處理制度

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第一章總則

第一條為使我局的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高辦文質量和工作效率，根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》和市委、市政府關于公文處理的有關規定，結合我局工作實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于我局機關及所屬事業單位的公文處理工作。

第三條行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第四條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條本辦法所稱“公文”系指：上級、同級和下一級的黨、政、軍、群等機關的正式文件、電子文件、傳真文件及市委、市政府辦公室轉交文件。

第六條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，執行國家保密法律、法規和其他有關規定，做到及時、準確、安全。

第七條市教育局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關并負責指導下級機關、局屬單位的公文處理工作。市教育局機關各科長應高度重視公文處理工作，并加強對本科室公文處理工作的領導和檢查。

第八條各科室要切實落實文件擬稿人和校對人的責任。機關科室負責人是本科室擬成稿的責任人，要對文件質量負總責；科室負責人因故不在可委托科室其他人代為負責，出現問題，科室主任承擔責任。擬稿人要按照公文管理的有關要求認真起草文件。

第九條各科室應明確一名同志負責公文處理(辦理)工作。

第二章公文種類

第十條市教育局的公文種類主要有：

(一)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。

(二)公告適用于宣布重要事項或者法定事項。

(三)通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。

(四)通知適用于傳達要求各直屬單位與機關各科室辦理和需要有關單位周知或執行事項，任免人員。

(五)通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

(六)報告適用于向市委、市政府和省教育廳等上級機關匯報工作，反映情況。答復上級機關的詢問。

(七)請示適用于向前項所述的上級機關請求指示、批準。

(八)批復適用于答復下級機關及各直屬單位的請示事項。

(九)意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。

(十)函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批項目。

(十一)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十一條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期和印發份數等部分組成。

(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，密級公文分為“絕密”、“機密”、“秘密”。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標準“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。前述特急、特急、加急、平急，以下統稱緊急公文。

(三)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。市教育局發文字號由局辦公室管理。

(四)上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

(五)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

(六)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(七)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

(八)公文除“會議紀要”和以電報或電子公文形式發出的以外，應當加蓋印章。

(九)成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

(十)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

(十一)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

(十二)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

第十二條公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十三條公文用紙一般采用國際標準A4型(210毫米×297毫米)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第十四條電子公文，來文沒有文頭且需要打印輸出的，應采用專用紙張打印輸出。

第四章行文規則

第十五條行文應確有必要，注重效用，規范運行。

第十六條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告，不得越級受理。所有公文的受理和上報必須經過局辦公室統一登記(局領導有特殊要求的除外)。

第十七條重要的下行文應視情況同時抄送有關上級機關、機構或相關部門。

第十八條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

第十九條除市教育局領導直接交辦的事項外，不得以市教育局的名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章公文受理

第二十條公文的受理是指對上級、同級及下級各部門或單位的公文進行辦理的過程。這個過程包括公文的簽收、登記、擬辦或退文等環節。

第二十一條局辦公室對已接收的公文應進行登記、審核。在審核過程中，對有下列情況之一的，將寫明原因予以退回。

(一)不屬于市教育局職責范圍內處理的；

(二)不符合行文規范和要求的；

(三)內容附件不完整的；

(四)印鑒等要件不齊全的；

(五)不符合國家法律、法規及其他有關規定的。

第二十二條電子公文的接收，普通公文應在其到達服務器后，半個工作日內進行電子登記或紙質輸出；緊急公文和急件等應在其到達服務器后兩個小時內進行電子登記或紙質輸出。

第二十三條公文登記后，局辦公室應根據局領導分工、機關科室的職責，提出擬辦意見，并將公文呈請局領導批辦或直接批辦給機關科室，經局領導和局辦公室批辦的公文，承辦科室的收文人員應在公文移交后，再在登記簿上簽字。

第二十四條對批辦結束的公文，由局機關各科室承辦的，由局辦公室在半個工作日內送達，對緊急公文和急件，應即時送達。

第六章公文辦理

第二十五條公文的辦理時限一經確定后，承辦單位必須在規定的時限內辦結。承辦單位不得延誤、推諉。局辦公室將在催辦時限日期之前三個工作日再次通知承辦單位催辦時限。市委辦、市政府辦交辦的公文要嚴格按照有關時限要求進行辦理。

對辦理確有困難的，必須在規定的辦理時限內向局辦公室提出書面說明。對不屬于本科室職權辦理范圍內的，應在接到文件后半個工作日內退回局辦公室，并以書面形式說明其理由。

承辦科室領導不在辦公室的，公文辦理工作應由科室領導委托的責任人，在請示科室領導后進行辦理。

第二十六條公文的處理必須為領導簽發文件和辦公室協調以及制發文件預留時間。預留時限為：

（一)辦結時限為10天的，預留2天；

(二)辦結時限為15天的，預留3天；

(三)辦結時限為20天的，預留4天；

(四)辦結時限為30天的，預留6天；

(五)辦結時限在30天以上的，預留8天。

第二十七條公文涉及幾個科室聯辦的，由首辦科室負責組織、協調、匯總，并在規定的時限內辦結。涉及部門間的問題由首辦科室負責協調，涉及較大事項的由其分管局領導或局長負責協調。

第二十八條需以市教育局名義答復的，承辦單位的辦理結果必須經局辦公室登記、審核后，再行回復。

市委辦、市政府辦公室轉來公文辦結后，需盡快將辦理通知單及辦理結果及時反饋。局機關科室辦理的，辦理通知單應由首辦科室負責人簽署辦結意見，加蓋市教育局公章送市委辦、市政府辦公室。

第七章公文督辦

第二十九條局辦公室應根據公文辦理時限要求確定催辦時限，并將催辦時限通知承辦科室。催辦公文的范圍如下：

(一)市委、市人大、市政府、市政協辦公室發來的需要辦理可答復的公文；

(二)省有關廳局發來的需要辦理的公文；

(三)上級機關的信息約稿；

(四)市委辦公室、市政府辦公室轉來公文；

(五)市、州(地)教育部門發來的公文；

(六)市教育局發文；

(七)市教育局領導批示或交辦的其他辦件；

(八)市教育局辦公室根據工作需要發出的信訪、約稿、情況匯報及其他有關辦件。

第三十條按照公文責權利等原則，具體職責如下。

(一)市委、市人大、市政府、市政協以及省教育廳來文，一般由局辦公室負責催辦，局領導做出明確批示的，由相關科室承辦并負責催辦，局辦公室負責督辦。

(二)省有關廳局來文，由相關業務科室承辦并負責催辦，局辦公室負責督辦。

(三)上級機關的信息約稿，由相關業務科室辦理，形成初稿后送局辦公室，由局辦公室統一送有關局領導簽發并上報。

(四)市教育局發文、發電，承辦、會簽、呈批由相關科室承辦、催辦，印制過程由局辦公室負責，分發過程由承辦科室負責并催辦。

(五)局領導交辦件，接受的科室負責催辦，局辦公室負責督辦。

(六)局辦公室的約稿等材料由各有關科室承辦，局辦公室負責催辦。

第八章公文印發

第三十一條公文印發系指以本機關名義制發的公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、交換等環節。

第三十二條草擬公文應當做到：

（一)符合國家法律、法規及其他有關規定。提出的新政策、新規定要切實可行并加以說明。

(二)情況屬實，觀點明確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，表述準確，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權與主送機關的行文關系確定。

(四)擬制緊急公文，應根據緊急的原因及實際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

(六)結構層次符合要求。第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

(七)使用國家法定計量單位(有特殊約定的除外)。

(八)文內使用非規范化簡稱，應先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準確的中文譯名。

(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

(十)公文中引用數據應以有關規定的數據為準。

第三十三條公文的首辦科室應負責該文件的組織、協調、校對、分發等項工作，并負責對有關咨詢進行解釋。

第三十四條擬制公文，對涉及其他科室或單位職權范圍內的事項，首辦科室應主動與有關科室或單位協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，首辦科室負責人應出面協調，仍不能取得一致時，首辦科室可列明各方理據，提出建設性意見，由首辦科室的分管局領導負責協調。未達成一致意見的公文不能印發。

會議紀要應由首辦科室擬制。

第三十五條公文送交局領導簽發前，必須經科室負責人審核。涉及全面工作和重點工作以及政策性的有關工作，還須由局辦公室和法規科審核把關。公文審核(核稿)，普通公文應在半個工作日內完成，緊急公文應即時完成。

在審核過程中，對有如下情況之一的予以退回首辦科室。

(一)無須由本機關發文的；

(二)主送單位不合理的；

(三)行文方式不妥的；

(四)不符合行文規則和擬制公文基本要求的；

(五)附件不全的。

第三十六條公文會簽必須在規定的時限內完成，文件的會簽由擬發文的首辦科室負責普通文件會簽，協辦科室應在半個工作日內完成。緊急公文會簽，首辦科室應全程跟蹤會簽，協辦科室應即時會簽。

聯合行文一般由首辦科室簽署意見，協辦科室依次會簽。協辦科室領導不在辦公室的，由其委托責任人與其溝通后，代為會簽。在會簽過程中，一般不使用復印件會簽。

涉及多個科室的會議紀要，應在各有關科室會簽后，呈參加會議的局領導簽發。

第三十七條普通公文的簽發，分管局領導應在半個工作日內簽署意見，局長應在一個作日內簽署意見。分管局領導或局長因故不在辦公室的，由局辦公室向有關領導請示同意后，可由局長簽發，或由在機關主持工作的局領導或相關協管局領導代為簽發。

第三十八條以市教育局名義制發的上行文，由局長或主持工作的局領導簽發；以市教育局名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權其他負責人簽發。其中，編“遵教發”字號的下行文必須經主要領導簽發。

第三十九條公文正式印刷前，局辦公室應對其進行復核。對有如下情況之一的予以復審。

(一)審批、簽發手續不完備的；

(二)文稿、附件材料不齊全的；

(三)格式不規范、不統一的。

第四十條向市委、市政府、省教育廳報送公文，只能使用‘‘請示”、“報告”、“意見”3個文種。

第四十一條公文首辦單位應視公文內容，將印制完成的正式公文抄送給有關領導和公文內容涉及的科室。

第四十二條市教育局機關公文的印發由局辦公室負責，由各科室提供電子文檔。

各科室負責封裝，局辦公室負責郵寄。

第九章公文歸檔

第四十三條公文辦理完畢后，應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理(立卷)、歸檔。

個人不得保存應歸檔的公文。

第四十四條歸檔范圍內的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映主要工作情況，便于保管和利用。

第四十五條聯合辦理的公文，原件由首辦單位整理(立卷)、歸檔，協辦單位保存制件或其他形式的公文副本。

第四十六條歸檔范圍內的公文應確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十七條擬制、修改和簽批公文，書寫(用鋼筆)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第四十八條歸檔的電子公文要嚴格遵循電子公文歸檔的有關規定。

第十章公文管理

第四十九條公文由局辦公室明確專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第五十條市教育局上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經局領導或局辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

第五十一條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第五十二條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十三條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經局辦公室主任批準，可以銷毀。

第五十四條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

第五十五條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。秘級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第五十六條發文的有關單位對所發文件負有最終責任和最終解釋權。

第五十七條擬成稿中出現的錯誤實行分級管理。對擬成稿按照錯誤的輕重進行分級，錯誤的等級分為：一般錯誤、中等錯誤和嚴重錯誤。

一般錯誤包括：主題詞缺失或錯誤，字詞、標點符號錯誤，一般的人名、地名、數字、引文錯誤，沒有正確使用國家法定計量單位(有特殊約定的除外)，文種錯誤，其他一般差錯；

中等錯誤包括：結構層次不符合要求，層次不清，結構混亂；

嚴重錯誤包括：違反國家法律、法規和有關政策、規定，其他嚴重差錯。

第五十八條實行擬成稿質量公布制度。市教育局將按照擬成稿的錯誤等級進行分級管理并登記在案，并每一年公布一次質量結果。

累計出現一般錯誤5次或中等錯誤1次的，由市教育局對有關科室提出書面一般警告；累計出現一船錯誤10次或中等錯誤3次或嚴重錯誤1次的，對有關科室提出書面嚴重警告；累計出現一般錯誤15次及以上或中等錯誤5次及以上或嚴重錯誤3次及以上的，通報批評。每一年為一個累計時段。