高職高專院校檔案信息化論文

導語：高職高專院校檔案信息化論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1引言

隨著現代信息技術的高速發展，特別是近年來新媒體的大量涌現，信息化建設在全世界全面鋪開。作為世界經濟大國、經濟強國的中華人民共和國，各個領域的信息化建設也走在世界的前列，無論是在工業、國防、教育、交通、行政管理，還是在我國不發達的農業領域內，均都實現了不同程度的信息化，部分領域內還走在了世界前列。毫不例外，高職高專院校在肩挑培養祖國棟梁重任的同時，沒有忘記人才培養的宗旨：培養合格的、適應社會發展的社會主義接班人。為此，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設，以便適應與外界的信息溝通和銜接。而作為高職高專院校管理的檔案室，加快學校各類檔案，支撐學校全面戰略人才培養目標實現，建設技術型職業院校，顯得尤為重要。本文以南陽醫學高等專科學校為例，探討新媒體環境下高職高專院校檔案信息化建設。

2南陽醫學高等專科學校及檔案室基本情況

南陽醫學高等專科學校位于河南南陽臥龍崗上，是我國醫圣張仲景的故里，也是我國三國時期著名軍事家諸葛事家諸葛亮的躬耕地。于2004年經國家教育部批準升格為南陽醫學高等專科學校，是一所培養醫療、衛生、保健、醫藥制造及醫技的技術型的高職高專院校，主要面向農村、縣級醫院及各個藥品制造企業培養合格使用人才。學校檔案室負責收集整理學校各類文書和各類有價值的資料，包括學校上級來文來稿和各處室及附屬部門的上報材料及原始資料。

3重視不夠，資金投入不足

高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，在南陽醫學高等專科學校管理中，連學校二級處室也算不上，隸屬于學校二級部門校黨委辦的下轄科室。長期以來得不到相應的重視，更談不上現代化建設。甚至連對檔案室的工作職責、工作內容、工作方法、工作性質等最基本知識都不了解，更談不上檔案室對學校的發展作用的認識有多深。學校領導重視不夠，資金投入不足是上述困境的主要原因，在此情況下，檔案室信息化建設舉步維艱：截至目前，南陽醫學高等專科學校檔案室各類檔案集中在一個屋子里，無論是分門別類還是通風防潮等各方面均不合格；管理上還停留在上世紀八十年代手工登錄，雖然才建設自動化管理，僅僅是單機自建電子表格形式管理，連一個自動化管理軟件也沒有，特別是在上級來檢查財務工作時，財務檔案中的憑證查找真如大海撈針，費時費工，嚴重影響工作效率。這些都嚴重影響了高職高專院校檔案信息化建設進程。不切實際，信息化建設不科學科學性是高職高專院校培養人才的最基本要求，所以科學性應貫穿于學校的各項工作中，就是高職高專院校的檔案室建設也應遵循科學性，保證檔案室建設的科學、合理、遠見等要求，保證檔案室建設50年不落后。南陽醫學高等專科學校檔案室建設之處沒有征詢學校各部門，特別是校兩辦的意見，沒有根據實際工作需要進行可行性報告，最終導致目前檔案室位置偏僻、空間狹小、管理落后、信息不暢等困境。館藏內容匱乏，信息化資源結構殘缺作為高職高專院校歷史資料的收藏家，檔案室理應在科學的管理體系下，按照規范、科學的架構體系下，對高職高專院校發生的各項業務和開展的各項工作進行全面、完整、系統、規則地記錄和保存，從而保證對高職高專院校歷史的還原。南陽醫學高等專科學校檔案室由于種種原因，致使檔案管理體制和管理機制不科學，檔案信息收集不全，各年度還有零散于部門間，特別是一些教學寶貴資料流落于各系，隨著各系領導班子的更替，個別教學檔案資料丟失時有發生。目前南陽醫學高等專科學校檔案室紅頭文件較多，財務檔案資料齊全，教學文件、學生管理文件、重點建設檔案、科學研究資料等專門檔案較少；傳統紙質檔案多，現代電子檔案少；原始檔案多，加工整理的檔案少，這些嚴重影響了檔案信息化建設步伐。

4加大宣傳，尋求領導支持，確保資金到位

高職高專院校檔案信息化建設之所以存在以上諸多困境，歸根結底在于領導不重視。所以要確立“建設宣傳要到位，要宣傳到校領導崗位上”的思想。作為高職高專院校檔案管理人員，如何能夠做到宣傳到位，作者認為需從以下幾方面著手：第一，制定出科學合理的學校檔案信息化建設方案；第二，按照方案實施第一步在全校范圍內展開全面的問卷調查，問卷調查設計一定要做到全面、客觀、覆蓋面廣，包括教師、在校學生、畢業生等；第三，把收集上來的問卷調查進行匯總、統計、分析，依據有關統計學原理形成科學的統計結果，進而形成有理有據的學校檔案信息化建設可行性報告。有了檔案信息化建設可行性報告，依據調查數據參照市場價格，匯總出建設經費預算。在第一手資料面前，校領導看到科學、翔實可行性報告、經費預算，無不說檔案管理工作扎實，為了學校的長遠發展，加大資金投入。按照專業化標準，配備專業化技術人才檔案室是高職高專院校歷史檔案信息的唯一集中地，檔案工作專業性極強，沒有專業人員去管理，是管不好的。為此，要想搞好高職高專院校檔案信息化建設，就必須采用引進和培養等多種方式建立專業性管理梯隊，把哪些責任心強、專業水平高的科班出身的專業技術人員安排到檔案管理具體崗位上，特別是在近年升本之際，為了提高各類歷史資料，尤其是專業設備、圖書、辦公設施、房屋、土地等硬性指標的歷史檔案，有必要盡快向檔案室安排計算機專業、信息管理專業、財務管理專業、資產評估專業等專業性技術人才，以確保檔案工作按照專業技術標準科學布局，正常發展，為學校升本資料收集和整理提供智力支撐。科學規范，建章立制，保證檔案信息收集到位隨著信息技術水平的提高，要想做好高職高專院校檔案信息化建設，就必須首先從機制和制度上著手，制定出符合當前和今后較長時間不落后的管理機制和管理規定。首先是在高職高專院校建立由學校領導掛帥、院系、處室、管轄單位為基本管理細胞的網絡管理體系，要做到全覆蓋，不留死角，在各院系、處室、管轄單位中指定專人負責本部門的檔案員，負責本單位檔案資料的收集、整理和上報等工作；其次是建立獎罰分明的獎懲體系，以便調動所有檔案管理員的工作積極性，使其由從前的“不想管、不愿管”，到如今的“我管、我要管，我想管”，充分發揮各個檔案管理員的主觀能動性，最大限度地為檔案工作作出個人應有的貢獻。

作者:郭峰單位:南陽醫學高等專科學校