企業會計電算化問題管理論文

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【摘要】文章結合工作實際，論述了企業實行會計電算化的準備工作，強調企業在實施會計電算化過程中應注意的若干問題，提出企業要關注會計電算化的未來發展方向。【關鍵詞】企業；會計電算化；思考會計電算化的簡稱就是指電子計算機在會計工作中的應用。會計電算化是會計工作的發展方向，也是促進會計基礎工作規范化、提高企業經濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業已經實行了會計電算化，經過工作實踐，使得企業在會計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會計電算化的基礎上，逐步向會計管理電算化和會計決策電算化發展。還有很多企業也正在試行會計電算化軟件。我所在單位已實行會計電算化多年，積累了一些經驗，也有工作中的教訓，通過會計電算化工作實踐，我認為在企業推行會計電算化過程中，應注意以下幾方面的問題。一、會計人員應有所準備，掌握一定的計算機基礎知識和必要的基本操作技能工欲善其事，必先利其器。要使用現代化的計算機技術開展工作，需要會計從業人員具備一定的計算機基礎理論知識和基本的操作技能。在大中型企業中，一般管理崗位的員工都通過了計算機應用能力方面的培訓考核，作為會計從業人員，最好能夠達到財政局認可的會計電算化中級水平，只有這樣，才能從容面對會計電算化的一系列問題。會計電算化中級考試中就包括了有關計算機操作系統的熟練使用、一般辦公軟件的應用、財務軟件的實際運用等知識，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內容對會計工作幫助很大，很多日常會計核算中的輔助工作以及財務數據分析等方面都要用到。作為會計電算化的實施者，還要懂得一些基本的計算機硬件的維護、保養等知識，避免遇到很小的問題就不知所措，頻繁聯系系統管理員和維修工程師，影響日常工作。會計人員具備了一定的計算機基礎知識，掌握了基本的操作技能，才能更順利地開展會計電算化工作,并能夠逐步地利用計算機技術開展財務數據分析，從而方便快捷的提供會計信息。二、軟件開發人員與會計人員應充分溝通，優勢互補企業的會計人員對本單位的業務情況、會計核算、財務管理工作比較熟悉，對本企業實施會計電算化所要達到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專業領域的局限，不了解解決問題的途徑，更不清楚會計核算軟件通過何種途徑來解決本單位的具體問題。軟件開發人員對于計算機程序、自己開發的專業軟件所具備的功能了如指掌，而對要運用該軟件的具體單位的具體業務并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運行該專業軟件的客觀條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發的財務會計軟件時，軟件管理人員或開發人員與單位的實際需求人員應進行廣泛的溝通和協商，要針對行業特點和單位實際業務、具體的會計核算要求、財務管理的需要反復討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業會計電算化工作的正常進行。在實際工作中，企業應用的會計電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因為企業的經營業務、會計核算方法以及財務管理要求都會發生變化。軟件管理人員或開發人員應根據使用單位的意見和發展狀況，在滿足會計工作的需求過程中，不斷增刪具體的功能，拓展進一步發展的空間，以便更好地發揮出軟件的優勢，更好地服務于企業。三、會計電算化的初始化工作要做好無論是通用的商品軟件還是針對本單位定點開發的，亦或是通用與定點開發相結合的會計軟件，都具備處理數字信息快捷、準確的特點，這也是計算機技術的優勢所在。企業實行會計電算化，在建賬之初，會計人員應遵循財務會計制度的要求，選擇好適合本企業的會計核算方法及核算體系。尤其是會計科目設置方面，除了要按照企業會計制度中規定的會計科目名稱和代碼設置一級總賬科目外，還要根據本單位的實際業務，設置二級科目甚至三級、四級科目，做到名稱簡潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因為建賬以后，有了數據的科目將不能再修改名稱和編碼。我單位基于ORACL數據庫開發的財務管理系統，會計操作人員對于“建立帳簿”功能只能進行一次，而且科目設置后，一經使用將不能修改，除非未曾使用過的，也就是沒有數據的。在會計電算化的實際應用過程中，應充分利用會計軟件的功能，如新的會計科目代碼很長，一級總賬科目即有四位編碼，每增加一級又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會計科目用簡便易記的數字代替，這樣就能加快會計憑證的錄入速度，對提高日常會計核算業務的工作效率有很大幫助。四、會計電算化后的財務安全問題要重視（一）內部控制制度要完善內部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段。依據國家有關財經法規的規定，國有大中型企業在手工會計核算時，就已建立了一整套的內部會計控制制度。實行會計電算化后，由于傳統的手工核算由計算機核算代替，各會計崗位都是在計算機上完成日常的會計憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會計電算化系統的穩定運行，保證會計信息的準確性和會計賬簿的延續性，單位必須要有相應的內部控制措施。因各會計崗位同時又是電算化會計崗位，只是增加了電算化系統維護崗位（保證計算機軟件、硬件的正常運行，管理機內會計數據，不實際操作會計數據），企業原有的內部會計管理體系以及會計人員崗位責任制、帳務處理程序制度、內部牽制制度、稽核制度都需要進行修訂。按照財政部《內部會計控制規范——基本規范》的要求，建立內部會計管理制度應遵循的原則包括：符合國家法律法規規定和單位內部實際情況；全面性、廣泛性、適應性原則；內部牽制原則；不相容崗位分離原則。我單位在實施會計電算化之初，即按照財政部頒布的《會計電算化工作規范》要求，建立了嚴格的管理制度。包括：1.會計電算化崗位責任制：對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數據分析員的工作職責進行了明確。2.會計電算化操作管理制度：明確了計算機的操作程序、授權、更換口令、對外提供數據、日常備份、操作規程等。3.軟件、硬件和數據管理制度：對財務系統所用計算機設備的維護、保養、使用環境、會計數據的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規定。4.電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內容、歸檔程序、查閱手續、期滿銷毀等做出詳細規定。5.會計電算化內部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業務流程，規定軟件操作的權限管理，禁止出納人員上機操作，會計人員調離崗位應做好交接手續等。[1][2][][]（二）針對計算機病毒的安全防范措施要到位目前,計算機病毒很猖獗，其中有借以炫耀自己技術的病毒制作者，更多是受利益驅動的病毒制造者，不管出于何種目的，都會對計算機系統的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。據報載，前不久傳播廣泛的“熊貓燒香”病毒，在短短三、四個月之間就已造成全國上千萬個人和企業用戶“中毒”，初步統計的直接和間接經濟損失高達1億元以上。企業會計電算化系統中的數據一旦遭到破壞，也將造成極大的損失。雖然現在一般企業的計算機系統都安裝了各種不同的防毒殺毒軟件，但計算機病毒更新變異很快，常常讓人防不勝防，因此除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測、清除病毒外，還可以使會計電算化系統在本單位局域網內運行，不并入互聯網，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時，要加強對外來存儲盤的檢測，不亂拷貝存儲盤，不使用未經檢測的存儲盤。在實際工作中，注意提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識，提高計算機使用的安全意識，也是保證會計電算化安全運行的有力措施。做好日常會計數據備份，并且雙備份，方可確保萬無一失。五、做好會計電算化后的會計檔案管理會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務分析資料等專業數據。按照《會計檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會計檔案，由財務部門裝訂成冊，整理立卷，在年度終了后，編造清冊，移交檔案部門保管。財務部門一般只保留一年的會計檔案，從我單位的實際情況看，實行會計電算化后，由激光打印機打印的會計憑證、會計賬簿及會計報表等會計資料，字跡清晰，保存期長，與手工核算時形成的會計檔案一樣，因此可以作為正式的會計檔案歸檔保存。對于存儲會計數據的介質如磁盤、U盤、移動硬盤、光盤，往往需要防潮、防磁、防塵等，而一般企業單位的檔案部門并不具備保存這些介質檔案所需要的條件。目前存儲介質的質量問題也不能確保其中數據的安全，即使工作中已進行了雙備份并分別兩處保管，也不能保證存儲的會計數據的長期安全，因此不適宜作為長期的會計檔案保存。會計人員或其他需求人員在查詢會計檔案時，還是習慣于書面資料明了清晰。鑒于此我們每日打印資金盤存表、科目匯總表，每月打印銀行日記賬、往來賬簿,不定期打印需要的會計賬簿。盡量不使用軟盤而使用移動硬盤等比較穩定的存儲介質，保證機內數據和電算化系統的安全。年末結轉完畢，再打印出需要歸檔的全部會計賬簿，裝訂成冊后，在帳簿啟用表上蓋章、簽字、貼花后，編造清單等待移交單位檔案部門歸檔。六、關注會計電算化的發展方向實行會計電算化是建立現代企業制度和提高會計工作質量的一項重要工作。會計電算化將會計人員從繁雜的記賬、算賬、報賬中解脫出來，大大減輕了工作負擔，提高了會計核算的工作效率，部分替代人工完成了對會計信息的分析、決策，對財務管理工作有一定的促進作用。目前，很多企業的會計電算化仍局限于會計信息的事后反饋，對企業管理尚無實質性改善，會計信息化對管理控制、決策支持方面的作用遠未發揮出來，一方面有會計軟件本身的缺陷，一方面是會計人員缺乏相應的專業技能，對會計信息化的利用程度不高，使用不充分。企業會計電算化的短期發展方向應是會計管理電算化和會計決策電算化，會計人員由傳統的核算、事后反饋向事中控制、事前預測的復合型管理者轉變。企業在穩步推進會計電算化的同時，還應逐步推進會計信息化的進程。會計信息化的未來發展方向應按照國家經貿委《國有大中型企業建立現代企業制度和加強管理的基本規范》中的要求，加強現代信息技術的應用，密切跟蹤信息技術的發展，積極采用現代信息技術手段，通過運用企業資源規劃(ERP)等計算機管理系統，實現企業內部管理的信息化。企業資源規劃是將企業各部門包括財務、會計、生產、物料管理、品質管理、銷售與分銷、人力資源管理等利用信息技術進行整合，連接成一個整體。其管理思想的核心是實現對整個供應鏈和企業內部流程的有效管理。依托ERP等信息技術在會計領域中的不斷應用，會計電算化包括的內容將發生根本改變，會計電算化在企業經營管理中的作用將得到充分的發揮。從我單位實行會計電算化的過程來看，在具備了一定的硬件、軟件條件后，計算機核算與手工核算并軌運行三個月，取得了一致的結果，經有關部門驗收合格后，正式甩開手工帳，完全依靠計算機核算。在有關部門的支持、幫助下，電算化系統運行安全穩定，大大促進了會計基礎工作，規范了會計核算，工作效率有了大幅度提高。目前集團公司又增加了合并會計報表編制的電算化，未來還要向財務分析和財務管理工作電算化、集團網絡化發展。參考文獻[1]李巖.會計電算化過程中的思考[J].商業研究，2004，（21）.[2]財政部.會計電算化工作規范[S].1996.[3]王儲.會計電算化與會計工作[M].北京：財會出版社，2003.[4]劉語成.中國會計電算化的實踐分析[M].北京：海洋出版社，2003.[5]王鑫則.會計電算化之研究[M].北京：北京大學出版社，2003.[6]財政部.內部會計控制規范——基本規范（試行）[S].2001.[7]艾文國.會計電算化[M].高等教育出版社，2003.