企業檔案工作創新研究論文

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[摘要]企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。要做好新時期的企業檔案工作，企業檔案工作者應立足服務，強化責任意識，提高自身素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進檔案資源集約化、信息化，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化。

[關鍵詞]企業檔案；管理；思考

隨著市場經濟體制的建立，大量新的投資主體和經濟團體應運而生，國家重點建設項目不斷擴大，企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大，日益受到大家的關注。作為企業管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，為企業排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合企業檔案工作實際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點粗淺認識。

一、強化責任意識，為企業決策提供服務

企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業各類檔案，是市場經濟條件下企業的一筆無形資產，是企業重要的信息和動力之源，也是企業領導科學決策的歷史依據。它的開發利用及安全保密對企業興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業領導正確、迅速的決策及企業的生存發展起著至關重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內市場國際化和全球經濟一體化的嚴峻挑戰，企業檔案工作者應把開發利用檔案信息資源作為工作的重點。通過對檔案信息資料的整理、研究、發掘、提煉和精選，把那些具有深層開發價值的信息資料，及時提供給利用者(企業領導、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發展企業的新思路，研制和開發新產品，發展新技術，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉化為現實生產力，為推進企業經濟增長發揮其獨特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業參政、辦事、服務的大環境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業的中心工作、重點工作同步，為企業形成新的經濟增長點服務。如開展檔案展覽，編寫并分發企業大事記、組織機構沿革、歷年經濟指標、工程項目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領導現場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現良好形象的平臺，引起領導和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個從收集到利用的良性循環。這些工作都要求檔案工作者要強化責任意識、前瞻意識，圍繞企業在一定階段的發展目標、市場開拓、人才選用等決策的熱點、難點等問題，開展檔案信息開發利用工作。通過對重點檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質量、智能型的檔案信息編研材料，為企業領導正確、迅速決策提供咨詢和參考。

二、推進檔案信息化建設，為實現企業目標服務

眾所周知，企業檔案是企業各項工作的伴生物，沒有它獨立的存在條件，因此，檔案工作在任何時候都難以成為企業第一緊要的工作。在市場經濟條件下，企業要追求經濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經難以適應新形勢的要求了。企業檔案工作要想朝著信息傳遞網絡化、檢索智能化方向發展，必須搭乘企業中心工作、重點工作的“班車”。2002年，中央為了推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力，提出了大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出了具體的工作目標。這一目標的提出，為企業檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間，構建檔案信息化管理系統成為提高企業檔案管理水平的有效突破點，我們應抓住這一契機，努力推進企業檔案信息化建設工作的開展。

首先，關注檔案工作在企業目標管理工作中的作用，宣傳企業檔案的獨特作用。企業目標管理具有集合量的特性，它是由內部多個目標構成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實現企業目標極其重要。檔案信息在實施企業目標管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協調等諸多功能。充分利用和發揮檔案獨有的優勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發現目標的偏差，調整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進企業目標的實現。依此類推，對實現檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務的管理理念加以宣傳，以檔案在企業目標管理工作中發揮的作用，同比檔案在企業信息化建設中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業領導的議事日程。有了領導的理解和支持，企業檔案信息化建設步伐會邁得更快，實現企業檔案信息資源數字化的集中管理與利用也指日可待。

其次，加強與文秘部門的緊密聯系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和全面質量管理的角度看，只有保證文秘工作各環節的工作質量才能保證檔案質量。當前，文件的形成(外來文件的登記)、分發、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續的過程。我們知道，現代辦公環境下的OA系統和CAD計算機輔助繪圖技術的應用，不僅使紙質文件數量激增，也產生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無論是在系統中運行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數字化的信息形態，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真偽。而且在辦公自動化系統內，除文件內容不允許更改外，許多技術處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經形成，就可以進行相應的主題分析及著錄標引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯系更加緊密，難以區分。所以說，文書處理工作質量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。

再次，爭取企業領導對檔案工作的支持，形成內外互補的良性循環。如今，各種業務交流成為一種提高業務技能的重要形式，企業應重視檔案業務交流工作，為檔案人員提供學習交流機會，為他們創造走出去引進來的機會。2006年，筆者隨九江市檔案學會前往青島市檔案局學習，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規模以及管理功能讓我們這些長期在企業工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強了責任感。因此，企業今后應撥出一定經費，有計劃地安排檔案人員外出學習，擴大學習交流范圍，加強與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進經驗，豐富和發展自我。另外，應根據檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網絡技術，進一步提高檔案管理現代化水平，使國有企業之間、國有企業與外企之間的接觸更多、更便捷，為實現企業目標提供更加優質、高效的服務。三、提高素質和增強應變能力，改善服務質量

檔案管理有特定的工作程序和科學的管理方式，有著自己的專業法規和標準。如果沒有相當的專業素質，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進入“十一五”后，中外企業之間生產經營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業各類專業技術檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業，經常要進口大量的大型設備，其中的說明書等一些隨機文字材料都是外文。此外，隨著互聯網在企業管理和商務活動中的廣泛應用，城市電網建設的持續高速發展，電力建設項目文件不僅在數量上有了大量增加，在技術手段上也發生了很大變化，傳統辦公環境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰和沖擊。被視為公司業務記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數碼形式，企業檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。

面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現，亟待建立行之有效的管理模式來監管企業檔案。檔案管理要現代化，首先，人要現代化。法國經濟學家讓·莫內說“現代化要先化人后化物”。筆者認為：大型企業檔案部門應建立復合型的人才結構，通過對人員進行優化組合使之適應新時期檔案工作，即以檔案專業人員為主，同時又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經營管理等專業人員。中小型企業也應配備能適應企業發展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學技術知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能。而現實狀況則是：企業檔案工作隊伍結構不合理，工程技術人員比例極低，檔案部門中的檔案專業人員不懂計算機知識，而計算機工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業在檔案工作目標管理考評標準的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計算機等設備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當數量的計算機未能充分發揮作用，甚至有的處于閑置狀態，導致了極大的資源浪費，嚴重制約了企業檔案工作的發展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業檔案人員整體素質，是檔案工作創新的先決條件。

在知識經濟時代，一些檔案工作者確實感到了“本領恐慌”，如果不抓緊學習，就必然會退步落伍，甚至為時代所淘汰。為了對新時期企業檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學習，提高自身素質，增強應變能力。不僅要精通檔案專業知識，而且還要學會一、兩門外語，熟悉計算機操作和掌握各類專業知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權和發言權，贏得領導信任。在加強學習，更新知識的基礎上，一方面要加強對那些不適應新時期要求的工作進行調查研究、認真分析和科學預測，積極制定和采取相應的措施；另一方面要針對那些棘手的難點問題，比如依法治檔問題、企業信息管理網絡和電子商務中形成的各種門類和載體文件的管理問題等，積極開展研究探索，進行攻關，為新時期企業檔案的管理工作進一步發展，提供理論指導和實踐支持，為實現企業檔案工作新的跨越而努力。

根據企業檔案隊伍現狀，要想一步到位地改善人員結構，有一定的難度。可采取多種形式，分階段地加以解決。可以結合企業績效考核制度，將人員分為不同的職業級別進行定崗定編，對于不適應工作的人員進行離崗培訓，直至能適應崗位要求時再上崗。具體可分為三級，最低一級是輔助專業人員，承擔檔案管理中最基礎的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級的是專業人員，他們主要負責制定歸檔計劃和指導監督檔案工作程序，還應參與情報管理與研究活動，這一層次的人員，應熟悉企業各項工作流程，根據工作進展適時制定歸檔計劃并指導監督歸檔工作。最高一級的專業人員則應具有豐富的專業工作經驗和較深的理論基礎知識，不僅能承擔指導與監督檔案管理各環節的工作，并且能負責協調企業內外交流，開發檔案信息資源工作。他們應全面了解、掌握企業檔案信息，結合企業發展變化不斷對檔案信息進行歸納總結及理論分析，根據企業利用需求制定檔案信息開發課題，定期進行業務培訓，指導業內人員進行檔案信息開發，讓“死”檔案“活”起來，為企業決策和生產建設提供有價值的信息。

四、樹立檔案保密新理念，為企業安全服務

隨著檔案信息化建設的推進和服務社會化的拓展，維護檔案安全的難度越來越大、任務越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術多種化，導致利用工作的復雜化。電子檔案在帶給我們比紙質檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業帶來難以估量的損失。反過來說，如果我們仍然沿襲“開放危險”的傳統觀念來對待檔案利用工作，將大大制約檔案價值的發揮。隨著社會民主與法制的深入以及企業民主管理和企務公開的深化，企業員工乃至廣大群眾對企業檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業檔案工作如何對待利用與保密的關系，適應市場經濟的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。

在推進檔案信息化建設和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和涉密領域點多、線長、面廣的特點，企業領導和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應從對歷史負責、對黨和國家事業負責的高度來認識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標準、落實技術措施等方面入手，對企業檔案進行有效管理。對凝聚著企業集體智慧和心血的創造發明專利、科研成果、核心技術等無形資產的檔案，要切實做好保密和保護工作。要積極配合和協助企業的保密機構，加強對電子文檔和計算機信息系統的管理，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現象，采取與系統安全和保密等級要求有關的防范對策。制訂網絡設備安全保證，數據安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應規則或采取必要措施，為企業保安全、促發展有效服務。

此外，長期以來，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經費投入，不少企業檔案保密技術和裝備陳舊，落后于形勢發展需要，不適應與國際接軌和網絡時代的要求，因此，加強檔案現代化管理基礎設施勢在必行。企業要有計劃地逐年增加經費投入，配備確保檔案安全保管和科學保護的先進設備，以及必要的實用技術，使檔案管理手段和方式適應保密要求，滿足開發利用檔案信息資源工作的需要。要時刻把好每一個關口，消除每一個隱患，切實把保密工作要求落到實處。

企業檔案是企業發展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業管理中的作用是無可替代的。“十一五”時期，面對信息化時代帶來的機遇和挑戰，檔案工作者必須跟上時代的節拍，在檔案管理實踐活動中，提高個人素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化。

參考文獻：

[1]王健.電子時代機構核心信息資源管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.