企業服務采購中競爭性采購方式探討

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企業采購活動的標的主要為物資、工程和服務，其中服務類采購因其自身的特有情況，在應用競爭性采購方式時，實踐中可能遇到一系列問題和困難，對其原因的分析及緩解措施的探討，可能對企業服務采購管理有所借鑒和助益。

一、企業服務采購

企業服務采購與物資或工程類采購相比，尤其是與物資采購相比，有若干特有的情況。在企業采購活動中，對采購需求本身的認識和表達，是各類活動的前提和出發點，因為它構成了詢價和供應商報價的基礎，也是報價評審與合同談判的立足點，并將最終成為合同執行與驗收結算的依據。正是在這一最基礎的環節，服務采購與物資采購有較為明顯的區別：物資類采購的需求通常清晰而明確，并且易于表達和傳遞，可以用一段簡潔的文字甚至一組編號和代碼來精確定義；而服務類采購可能需要專門編制若干頁甚至幾十頁的采購技術規范書來陳述需求，而且即便如此也無法絕對確保其定義的嚴密和精確。此外許多服務采購項目受其履行方式與成果交付的限制，所面臨的市場環境與物資采購也有所不同，其市場的競爭性與可選的供應商數量往往低于物資類采購，例如人力外包、后勤保障、安全保衛、現場口譯等服務的供應商往往是地區性的。這種情況在日常生活中也屢見不鮮，在貨物貿易的供應商和供應鏈已經全球化時候，許多服務貿易仍有賴于本土的供應商提供，我們可能發現美國超市中部分貨物價格與中國相同甚至低于中國，但同時美國理發服務的價格可能是中國的十倍。

二、企業服務采購中應用競爭性采購方式的問題和困難

采購方式通常包括公開招標、邀請招標、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等多種類型，如果進一步細分甚至還有子類型或特定類型，但總體上采購方式可以歸為競爭性采購與單一來源采購兩大類型。除法定招標項目外，在一般項目的采購方式選擇中，競爭性采購也因為大家對其流程規范性、采購過程的公開性、以及競爭背景下的性價比或成本優勢等的廣泛認知而備受推崇。但具體到服務類采購項目，應用競爭性采購方式，在業務實踐中遇到了若干問題和困難，包括：（一）供應商對服務需求的理解可能不一致。由于服務類項目本身的特點，對其需求的充分認知和精確定義較為困難，實際工作中服務類需求的多樣性、復雜性，以及用戶部門的專業配置等情況又加劇了上述困難，部分用戶提供的采購需求文件粗糙而模糊、甚至存在遺漏或錯誤，使得供應商在收到需求文件后的理解可能不一致。這種不一致可能導致需求的反復澄清，并影響采購進度；可能導致多個供應商實際上在以不同的價格基礎提交報價，并影響采購本身的有效性；甚至可能在合同執行階段才發現買賣雙方有不同理解和分歧，更尷尬的是買方此時的主張可能無法得到文件的直接支持。（二）供應商數量可能不足。由于服務類項目本身的特點，其市場的競爭性與可選的供應商數量往往低于物資類采購，相對而言更容易發生參與競價的供應商數量不足的情況，從而導致競爭性采購失敗。尤其是服務需求表達不清晰的情況下，考慮參與成本，有限的供應商更容易由于難以確定報價基礎而心生退意或者疑慮。實踐中，某企業服務項目競爭性采購的一次成功率僅有約60%。（三）報價評審的有效性和質量可能偏低。首先，競爭性采購的報價評審基于規則和文件，如果評審方式選擇不當、或者評分細則設計不合理，可能對報價評審的有效性和采購質量造成嚴重影響。雖然這些問題在物資采購中也存在，但由于其本身的性質，在服務采購中發生的更加頻繁、也更突出。例如與服務需求的表達類似，服務采購的評分細則設計本身也更難精確和客觀。其次，評審人員的能力和對項目的認識不足，也可能導致評審結果不能反映買方的實際需求。尤其是相對于物資采購，服務采購的評分細則中更容易出現主觀性較強的軟性指標，而且服務采購的類型也更加龐雜。

三、應對前述困難的對策和建議

針對前述企業服務采購中應用競爭性采購方式的問題困難，在分析原因的基礎上，企業可以采取若干措施來緩解和改進，控制偏差和風險，提升服務項目競爭性采購的有效性。（一）提升服務采購需求文件的質量。作為采購活動的出發點和立足點，服務采購需求文件編寫的質量至關重要，為規范服務采購需求的識別和表達，提升服務采購需求文件的質量，建議推行模板化管理，制定通用的服務采購技術規范模板。在此基礎上，鑒于到服務采購需求類型龐雜、專業跨度大，可以進一步考慮逐步建設專用技術規范模板；對于極個別具有高度專業性的服務采購項目，采購技術規范書可以委托專業機構編制。對于通用的服務采購技術規范書而言，其結構與內容可以考慮項目概述、服務范圍、技術要求、適用的規范與標準、責任范圍、工作接口、進度與協調、文件提供與交付、驗收規定、質量要求、工作條件、后勤條件、培訓要求、保險要求等內容。（二）提升服務采購評審表的質量。同樣地，在服務采購中應用競爭性采購方式時，考慮制定評審表編寫指南，提升服務項目評審表的質量，避免評審內容不具有針對性、指標數量過少、軟性指標過于模糊、沒有評分細則等問題。（三）選擇適當的評審方式。針對服務采購項目，建議研究不同的市場環境下，不同類型服務采購項目的具體特點，推行分類管理，制定和選擇適當的評審方式和評審規則，以提高評審的質量和有效性。包括選擇公開招標還是詢價采購，或者競爭性談判；評審方式為經評審的最低價法還是綜合評估法，或者其他評審方法；綜合評估法中技術、商務、質保等權重的設置和計分規則等。例如在培訓、咨詢等特定類型的服務采購中，服務質量難以事前預算和評價，經評審的最低價法的有效性是存疑的，甚至綜合評估法都需要詳細設計才能保證效率。因為此類項目，即使表述為文字的服務采購需求和采購技術規范書相同，但不同的供應商、或者同一供應商的不同團隊、甚至同一團隊的不同狀態或階段，在同一價格下的服務質量可能都是不同的。（四）其他措施。為應對可選供應商數量或積極性不足的情況，在實施供應商開發的同時，也可以通過服務需求的整合與統籌，以及需求計劃管理，將小、零、散的服務采購需求整合為有價值和有吸引力的項目；必要時，這種整合甚至可以超越企業本身的邊界。此外，對企業服務采購技術、商務、財務等專業人員的能力培養與提升，當然也有其價值，畢竟企業的制度、程序、流程、知識、技能等要素，都以人為載體，需要人來落實和執行。

參考文獻：

[1]邵松長.企業采購管理的現狀、問題及對策[J].財政監督,2017,（10）:114-117.

[2]孟春.金融企業IT人力外包服務采購若干問題解析[J].招標采購管理,2017,（8）:35-38.

作者:任健 單位:中廣核核電運營有限公司