財務檔案管理制度范文

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關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足

1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。

三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設

1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。

四、結語

當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。

參考文獻：

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[10]馬明欣.高校財務會計檔案信息化建設及應用分析[J].納稅，2020

[11]孔利娟.高校財務會計檔案管理的內控制度建設探究[J].卷宗，2020

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1 財務檔案管理的規范方式

1.1 規范財務核算業務

財務檔案管理以管理為基礎，從優化手段，以“細”為主。做到細致入微，并提高財務的管理效率。財務工作人員應該嚴格遵守財經紀律，做到嚴格審核，嚴格把關，認真執行行業各項規章制度，提高財務會計核算水平。促進財務會計核算規范化是財務檔案管理的重要手段。實施控制資金外流，加強審批程序的嚴格化，確保預算不會超出實際支出。

1.2 完善檔案管理的規劃方式

定期對資產進行實地盤點，根據統計庫存易損耗品和已有資產的實際數數額，來反映企業資產的實際營業狀況，并提高企業資產管理的效率，保證企業資產的增值與節流。為完善檔案管理的規范方式，提升檔案管理信息化水平，應定期檢查檔案、安排業務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時做好檔案交接工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發霉等設施。

1.3 完善財務管理制度

財務人員核算的同時，需注意不斷地完善各項內部制度，全面規范預算管理制度。嚴格審核財務手續，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動和企業資產的保值增值；根據國家有關財務管理和公司的具體規定，根據公司現在的實際情況，指定特別規章制度，完善新會計準則遵循責任相關制度；開展增收業務管理制度，堅持從財務的角度分析財務監管現狀，從而提高財務的監管水平，完善財務的管理制度[1]。

2 財務檔案管理水平提升對策

2.1 提高管理人員職業素質，強化會計基礎工作

當傳統的檔案管理中存在問題時，例如：財務管理人員意思淺薄、財務管理制度不夠完善。財務管理人員知識和技能達不到要求的水平，沒有辦法提升財務檔案管理水平，進而需要強化財務檔案管理的意識，利用信息化管理手段來提升財務檔案管理制度，并且有效提高財務檔案管理人員的職業素質。抓住基礎，練習業務會不斷地提高我公司的會計基礎工作，會計基礎工作是會計工作的重要環節，也是財務管理的基礎部分，近年來，會計基礎工作作為公司財務部門的首要任務來抓，把經濟建設和經濟管理的企業制度融合在一起，就會形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財務管理水平基本平衡[2]。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發霉等設施。定期安排業務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時做好檔案交接的工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。

2.2 建立內部財務管理制度，規范財務收入與支出

按照國家的要求，財務管理制度是會計監督的基本準則和行為規范，結合有序的財務制度，是完善企業制度的有效保障。為了整個公司的財務管理制度做到有條有序，會計基礎的建立要結合公司自身的管理要求和經營特點，并列出成本核算統計和會計預算考核報告，使整個公司的財務狀況得到良好改善。同時，為公司的管理制度提供切實可行的實施計劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級主管匯報工作，內部控制的財務狀況，由部門領導總結財務收支預算的情況和意見，對資金和稅收進行審核排查，將結果發表到月末考核結果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業績考核。以上措施的執行，不僅能督促會計從業人員提高工作質量，做到認真、負責、謹慎，同時也規范財務收入與支出，最后也防止違規違紀的行為發生，提升了企業內部管理水平[3]。

2.3 實行會計主管管理監督的工作

會計的準確信息離不開財會的管理方法與管理水平，主要從實質出發，以主管委派工作內容的完成程度。由于公司財務部門工作人員的綜合素質較強，因而選拔具有獨立工作能力的會計人員，代表公司所屬部門進行檢查監督，并負責財務資產管理和會計核算工作。會計主管主要負責公司的工資發放和費用支出，減少所在單位對工作的干預，增加主管的工作自主性和領導能力。會計主管應提高會計信息的準確性，架起一頂“橋梁”，避免經營活動中的發生不規范的活動信息。財務檔案管理工作對于任何企業的各個部門發展都有著非常重要的意義和作用，為企業和事業單位的各項活動提供了直接有效的數據。面對市場經濟的大背景，做好企業的財務管理工作是非常重要的，每個企業或事業機關部門都要實現經濟效益和社會效益的最大化，企業財務工作，任務相當龐大，競爭相對激烈，但是在中國的財務檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業會有專們的協助人員之外，事業單位也實現了統一的財務管理制度。

2.4 完善財務檔案管理細節

規范財務工作，應強化和完善企業財務檔案管理細節，促進企業經營業務的發展，提高公司的經濟效益；應做好資金的籌集工作，維護公司的經濟利益，資金的正常運轉，認真做好財務管理制度的基本工作，例如：收支計劃，核算、分析等工作。加強核算的準確性和及時性，做好財產的清查工作和保管使用工作，每個月編制各類的會計報表和財務說明，分析考核報告。企業的核心在于財務管理的全面性，財務工作人員有責任和義務做好全面的工作，堅決按《會計法》執行工作。資本金的管理必須聘請中國注冊會計師來管理，按規章制度增加資本，由財務部門收回資本。此外，必須按股東批準董事會提議；轉讓或部分出資的公司股東，按照公司規章制度向股東以外的人轉讓出資；及時核對應付款和預付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應首的款項上報給公司，由經理批準后處理；公司規定審批的對外擔保業務，登記后才能由財務管理部對外簽發，財務管理部門及時督促有關部門撤銷擔保；資金的管理超出限額部門要及時送存銀行保管，嚴格遵循人民銀行頒布的《現金管理暫行條例》；財務人員不允許挪用現金和白條抵庫，并與庫存現金和賬面日記余額相符，如果發現不符要當天查明原因，以保?C現金收入與支出符合原始憑據，進而保障資金使用合理性 [4]。

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【關鍵詞】財政檔案；管理；工作；建議

財政檔案管理工作對于提高企業管理水平極為重要。尤其是在市場經濟體制條件下，企業競爭的不僅是產品質量、服務更是企業的信譽。也只有完善的管理體系才能夠加強企業的內部控制，才能提高企業的競爭力。而財政檔案管理工作更是企業管理工作的重要組成部分，對于企業制定運營決策具有十分重要的指導作用。因而企業應該采取科學、規范的措施加強財政檔案管理。

一、健全組織機構，落實責任制

財政檔案管理工作的實質是進行財政數據信息的管理。但是實際情況是多數企業并不重視財政檔案管理工作。這極其不利于企業的長久發展。因而企業應該重視健全財政檔案管理工作的組織機構，保證財政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業還應該重視落實責任制，確保責任到人，促使員工能夠重視財政檔案管理工作。

財政檔案管理主要是進行各種財務檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結構時，企業應該建立專門的財政檔案管理機構，并細化管理部門。另外，企業還應該重視加強財政檔案管理的定期檢查，以提高財政檔案管理工作效率。最重要的是企業應該根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關條例，落實檔案管理責任制，確保出現財政檔案管理工作問題時能夠責任到人。例如某企業為了加強財政檔案管理工作的組織領導，切實提高財政檔案管理工作效率。企業成立了專門的財政檔案管理小組，并下設辦公室，由專門的管理人員負責財政檔案管理工作。而且企業還確立了每個管理崗位的責任制，提高企業員工對財政管理檔案工作的認識。總之，在市場經濟體制條件下，企業應該加強財政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業的經濟事項，并以此為基礎做出有利于企業發展的經營決策，從而促進企業的快速發展。

二、完善管理制度

在新時期，企業應該加強財政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進行完善、修訂以使其能夠適應企業的現代化管理。企業在財政檔案管理制度中應該明確規范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。

完善的財政檔案管理制度應該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責任制等。為了全面提升企業的財政檔案管理水平，企業應該實現財政檔案的規范化管理，實現財政檔案的“管理有序”。首先，企業應該建立規章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規范。其次，企業應該結合日常的財務工作從收集、整理、歸檔、保管、統計、借閱、銷毀、保密等多個方面入手，細化財政檔案的工作規范。最后，企業應該完善財政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財政檔案的規范化管理。例如某企業的財政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規定如下：檔案室內設有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內進行，并且對不允許記錄、復印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機要室成立以來，無擅自出賣、轉讓、贈送國家所有檔案事件發生，杜絕任何檔案違法行為發生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現象發生，更嚴禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環境下有序進行，綜合檔案機要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報警裝置和空氣濕度檢測設備，檔案柜內放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災應急預案，盡量排除一切可能的安全隱患。總之，為了實現財政檔案管理工作的規范化，企業應該重視完善財政檔案的管理制度。

三、實現財政檔案數字化管理

隨著我國信息技術的發展，數字化管理系統越來越受到企業的青睞。尤其是對于財政檔案管理工作來說，數字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動強度，真正實現財政檔案管理工作的無紙化辦公。

實現財政的數字化管理可以從以下三個方面入手：一是實現文書檔案數字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統將上一年度會計憑證、賬本錄入系統后產生的檔案號作為每本憑證、賬本的編號，簡化查詢資料過程；二是加強隊伍建設，提高工作人員業務水平。企業應該重視開展財政檔案數字化管理的業務培訓工作，切實提高工作人員應用數字管理系統的能力。三是完善相應的配套設施，確保照相機、打印機、復印機、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設備齊全，為檔案管理創造了良好的工作環境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關內容和上傳掃描文件到檔案管理系統，在以后的工作中查看文件時，可以直接打開檔案管理系統掃描文件，進行查看，簡化了查找原始文件過程。總之，實現財政檔案的數字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財政檔案管理更加規范、科學。

四、總結

綜上所述，加強財政檔案管理工作對于提高企業財務管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業應該健全組織機構，完善管理制度，并借助信息技術實現財政檔案的數字化管理，切實提高財政檔案管理工作的效率，提高企業的競爭力。

參考文獻：

[1]秦衛光. 做好財政檔案管理工作的幾點建議[J]. 檔案天地，2015，S1： 124+126.

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關鍵詞：財務檔案管理;問題;對策

一、引言

自改革開放以來，我國經濟飛速發展，經濟體制改革也越來越深入，我國的經濟體制也由原來的計劃經濟向著市場經濟轉變，這些都給我國的財務管理工作帶來了全新的挑戰。在這一時代背景下，企業要想獲得長足的發展必須全面了解財務檔案管理工作在新時期的工作要求和工作特點，并在創新思想的引領之下，大膽進行財務檔案管理工作改革，建立適合企業發展的新型的財務檔案管理機制。

二、財務檔案管理中存在的主要問題

1.不重視財務檔案管理工作。對于企業而言，財務檔案是企業開展各項經濟活動的重要表現，也是日后解決各項財務糾紛的重要依據。對于國家而言，財務檔案也是國家相關部門進行監督檢查、打擊違法犯罪的有利武器。所以，財務檔案管理工作尤為重要。但是在當前的財務管理工作中，財務管理工作存在的突出問題就是人們不重視財務檔案管理工作，不能對財務檔案實行有效的管理。甚至很多的管理者在傳統財務管理觀念的影響認為財務檔案應該嚴格保密，不宜讓外界過于了解，并沒有建立相應的財務檔案更不會對其進行管理。還有一些企業雖然建立了財務檔案管理體系但根本就不對財務信息進行分類整理，使得財務檔案管理工作流于形式。2.不積極執行國家相關法律法規的規定。我國《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等相關法律法規的頒布實施促使我國的財務檔案管理工作取得了很大的進步。但從整體來看，很多的管理者以及財務檔案管理工作人員積極履行國家相關法律法規規定的意識不強，使得規定的執行落實不積極不到位。甚至有些管理者認為財務管理工作只是銀行轉賬、匯款等方式，更有一些管理者不知道建立財務管理檔案是我國相關法律法規的強制性要求。這些問題的存在都導致了部分管理者和工作人員在進行財務檔案管理時不能積極高效的執行國家相關法律法規的規定，嚴重阻礙了財務檔案管理工作的有效開展。3.缺乏財務檔案管理的制度性規范。很多企業對于財務管理工作往往有著明確規范的制度，但卻缺乏對財務檔案管理的制度性規范，對財務檔案管理工作的內容和職責并沒有一個明確具體的說明。這就導致了很多企業的財務檔案管理工作是依照財務管理工作進行的，這就使得財務檔案管理工作的針對性、約束力較弱。這一問題的存在也成為限制財務檔案管理崗位充分發揮其職能的重要因素。4.缺乏統一的管理標準。與西方發達國家相比，我國的財務檔案管理工作起步較晚，所以我國的財務檔案管理工作還存在一個突出的問題，那就是現階段我國的財務檔案管理工作缺乏一個統一的管理標準。雖然國家相關部門制定了有關財務檔案管理工作的相關法律法規，但這些規定往往是一些宏觀性的規定，指導意義不強。5.信息化水平低。在科技發展的推動之下，現代社會已經進入了一個信息時代，信息技術被廣泛應用于各行各業，極大的方便了人們的工作和生活。但在現實的工作中，很多企業尤其是中小型企業財務檔案管理工作的信息化水平較低，仍然沿用傳統的紙質檔案管理模式，不僅成本高而且工作效率低下，限制了企業財務檔案管理水平的提高。

三、改進財務檔案管理工作的具體措施

1.轉變思想，高度重視財務檔案管理工作。提高財務檔案管理工作的工作成效，必須首先轉變管理人員的思想意識使其高度重視財務檔案管理工作。只有轉變管理人員的思想才能促使其積極的投身到財務檔案的管理工作中去，從而積極落實國家、企業對于財務檔案管理工作的相關規定，提高財務檔案管理工作的成效。除此之外，高度重視財務檔案管理工作不僅是財務檔案管理人員的職責也是企業的職責，企業也應該高度重視財務檔案管理工作，加大對財務檔案管理工作的投入力度。通過增加預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高財務檔案管理人員的積極性。2.規范財務檔案管理制度。規范財務檔案管理制度不僅是要建立明確的財務檔案管理制度，更重要的是要加強對財務檔案管理制度的執行監督。加強財務檔案管理制度的執行監督主要應從以下兩方面入手：（1）加強對財務檔案管理工作的培訓。企業應該選定專門負責人對參與培訓的財務檔案管理人員進行嚴格的考核，考核合格的人員可以繼續上崗工作，考核不合格的人員應該繼續學習培訓并接受一定的懲罰，待考核合格后方能再次上崗工作。（2）在財務檔案管理制度中應該明確規定相關的監督處罰措施。企業應該對財務檔案管理工作人員的工作進行定期檢查，這其中包括檔案資料的分類、入檔、登記情況等，管理人員必須嚴格依照國家的相關法律規定做好財務檔案的立卷、歸檔和保管工作。3.制定統一的財務檔案管理標準。財務檔案管理工作的有效開展需要遵循一定的管理標準，如果財務檔案管理工作沒有一個統一的標準我們就無法評判財務管理工作的有效與否。所以，制定統一的財務檔案管理標準是當前改進財務管理工作的重中之重。統一的財務檔案管理標準使得財務檔案管理工作的開展有據可依，促進企業財務檔案管理工作的有序進行。需要注意的是，在進行財務檔案管理工作中一定要仔細記錄每一項開支明細，以方便日后的查找。4.提高財務檔案管理的信息化、數字化水平。在當今時代，信息技術的應用越來越普遍，改進財務檔案管理工作的重要內容就是要提高財務檔案管理的信息化、數字化水平，從而有效提高財務檔案管理工作的效率。比如，在傳統的財務檔案管理模式中，如果需要查閱某一個部門或者某一年的財務檔案需要工作人員花費很長的時間才能夠找到。這種傳統的財務檔案管理模式不僅費時費力而且效率低下。而現在通過信息化和數字化的方式可以直接通過電腦快速查找到所需要的資料，省時省力效率高。不可否認的是，這一目標的實現首先需要將紙質檔案進行數字化的存儲。5.科學考核和評價財務檔案管理人員。財務檔案管理工作的實施需要依賴財務檔案管理人員來進行，提高財務檔案管理人員的工作積極性進而提高財務管理工作的成效就需要對財務檔案管理人員進行科學的考核和評價。考核的內容應該充分體現財務檔案管理工作的特殊性和系統性，考核的結果應該與財務檔案管理工作人員的工資、福利待遇等結合起來。所以，企業應該細化考核標準，不斷完善考核內容，并將財務檔案管理人員的工資態度、信息哈技能、工作成效等有機的結合起來，進一步提高財務檔案管理人員考核、評價的科學性。

四、結語

綜上所述，財務檔案管理工作對于企業的長足發展和國家經濟社會的穩定有著深遠的現實意義，應該受到人們的普遍關注。國家應該加快制定財務檔案管理的統一標準、完善財務檔案管理方面的法律法規；企業也應該從思想上高度重視財務檔案管理工作，積極提高財務管理工作的信息化、數字化水平，從而共同推動我國財務檔案管理工作的發展，切實提高我國財務檔案管理工作的成效。

參考文獻：

[1]張曉紅.財務檔案管理中存在的問題及對策探討.辦公室業務,2016(5):77.

[2]劉麗華.財務檔案管理中存在的問題和對策研究.人才資源開發,2016(10):183.

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【關鍵詞】財務檔案；管理；建議

財務檔案，是指機關、企業單位、事業單位等在經濟活動進行過程中，對于財務活動的真實反映和原始記錄。是各個單位對于自身的經濟業務過程的第一手重要資料和研究依據。也是單位發展的重要借鑒資源之一。而在這個健康發展的過程中，財務檔案作為一個單位經營等各項經濟活動的直接記述，對于其的管理、審計和應用也逐漸為各單位檔案工作者們所重視。對于財務檔案的管理，由于其是單位檔案管理和經濟活動的交叉工作。也逐漸成為了財務工作的一個重點難點。

一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況

隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。

二、 財務檔案管理工作中普遍存在的問題

1、 財務檔案的保管分工職責不明確

據實踐中的情況觀察，有相當一部分的單位存在對于本單位財務檔案的工作管理責任分配不明確的現象。就像上文曾經提到過的，財務檔案管理是一種同時需要財務部門和檔案部門協作的交叉性合作性工作，由于對其沒有充分的重視，導致各個相關部門和人員對此互相推諉，檔案亂堆亂放，甚至被賣作廢紙或者直接丟棄，遑論利用。

2、 財務檔案的整理方式不成熟

對于經濟工作中所使用的憑證、報表、賬本等實物資料，通過財務部門流水作業的程序是很成熟的。但是在事后的整理歸檔工作中，這些有用的實物資料沒有按照一定規律歸類保存，導致了存放不當，對使用者造成了極大的不便。

3、財務檔案的管理體制不完善

實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統的分類，存放，利用制度和規章。有些單位覺得這些文件已經使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規的工作都有著很大的內耗。投入大，效率低。

4、從事財務檔案管理的人員不專業

實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業務素養和專業的檔案管理和財務工作常識。

三、 對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見

1、強化財務檔案管理意識

首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發展戰略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產經營和經濟活動的重要性產生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日常化工作列入單位工作的短期日程中去。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監督作用。把財務檔案作為單位財務工作發展的晴雨表，通過對財務檔案的審核和鑒定，來發揮檔案部門的調查監督、情報獲取和參謀的功能。

2、完善財務檔案管理制度

對財務檔案管理工作的加強，首先應該遵守國家頒布的《會計法》和《檔案法》等法律法規。依法建立財務檔案管理工作的制度。而且要在整個單位的整體工作規劃中納入財務檔案管理規劃，指定具體工作目標。《財務檔案保管制度》、《財務檔案歸檔制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度應加以完善。以規范日常財務檔案管理工作中的收集、整理、移交、歸檔、保管和利用等環節。

3、定期培訓，提升財務檔案管理人員素質

一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業資格和檔案管理人員的從業資格。只有具有這兩方面的專業知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。

4、創新財務檔案管理方式

新世紀以來，我國的經濟、文化建設高速發展。在知識爆炸和財富大量創造的前景下，隨著對于文化和戰略的逐步重視，財務檔案管理工作也必須適應社會對于其的嚴苛要求。這就需要財務檔案管理方式的不斷創新。首先，在技術層面上，跟從信息技術的發展，財務檔案管理工作脫離傳統的手動整理、錄入和檢索方式已經是勢在必行。而順應網絡化和信息化潮流，對于財務信息管理工作的工作效率，透明程度和利用的簡便性將是一個巨大進步。使檔案真正能夠走出保存架，發揮其對于文化建設和戰略制定的重要作用。

另外，在管理理念上，應該積極學習西方一些成熟的財務檔案管理制度。管理學在現代企業的發展中起到的積極作用是極其巨大的。配套于先進的生產力，先進的管理理念可以成倍地提高單位的工作效率。在財務檔案管理工作中，對于先進經驗的汲取也必不可少。如著名的美國的文件中心理論等管理方式，以使整個財務檔案管理進程能夠錦上添花。

四、 財務檔案管理工作的規劃走向

隨著信息技術的極大普及和人民對于政治生活關心程度的加強，社會信息也會變得更加公開透明。所以，單位的財務檔案管理信息除了在單位內部公開和利用以外，也應針對社會開放，以接受社會查詢和監督。一方面是社會制度的進步，一方面也是檔案工作和財務工作的進步。在這種潮流的引領下，財務檔案管理工作的制度化、信息化和公開化也必將走向一個新的高度。成為社會文明程度的一個指標。

總而言之，作為一個高度系統化的工作，現階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發展大方向，大戰略的制定；小到對一時一事財務工作的監督，都有著不可忽略的重要作用。

【參考文獻】

[l]劉偉.王汝玲.新形勢下財務檔案管理之我見[J].河北水利，2007.06.

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關鍵詞：農場建設；檔案管理標準化；實施過程；問題；解決措施

農場發展建設期間會產生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進行統一管理，可以作為農產管理任務開展的參照標準，農場建設要引入創新理念。檔案管理也要考慮信息技術的引入，進行標準化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會出現資料丟失的現象。檔案標注化管理對農場的建設也起到了促進作用，下面將針對工作任務開展期間有效的管理措施進行探討，幫助提行工作任務完成質量。

1農場實施檔案管理標準化的必要性

當前，我國農場的發展方向為現代新農場，除去傳統農場建設要滿足的種植與養殖需求以外，現代新農場建設還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現代農場建設中，大部分農場都會將農家樂這一休閑會所納入其中，達到完善農場功能，提高農場經濟的目的。農產的標注化管理對發展農村經濟有很大的幫助，社會各行業不斷的發展變化，在如此激烈的競爭環境下，農場管理人員要掌握好實際變化局勢，從基礎工作進行改進，促進管理體系的完善。傳統檔案管理方法只是針對紙質檔案來進行的，長時間使用很容易造成檔案內部資料損壞，對查看使用造成了影響。通過標準化管理能夠形成有效的監管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強溝通，解決農產發展所遇到的問題。這一系類優點是傳統管理理念中所不具備的，并且傳統的管理體系中，并沒有應用信息技術，資料共享會浪費大量的時間，工作任務完成情況也不理想。在現代新農場建設中，如果想要徹底解決農場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農場檔案管理制度的建立作突破口，規范化、標準化農場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農場檔案管理和建設管理的秩序。相關調查發現，現代新農場建設對農場的經營管理要求很高，只有全面提高了農場的經營管理能力，做好了農場各方面工作的管理，才能從真正意義上實現現代新農場的建設。而實施農場檔案管理標準化正好是完善農場管理工作的一種方式，所以說，在現代新農場建設中，農場檔案管理標準化的實施是極具必要性的。

2農場檔案管理標準化實施中遇到的困難與解決對策

標注化管理理念被提出后，落實階段遇到了一些問題，工作人員已經對傳統的管理體系產生喜歡，并且不具備信息化管理系統的操作能力，系統中出現問題更不能及時解決，最終造成了嚴重的質量安全隱患。因不規范操作造成的信心資料丟失也常常會發生，不利于農場標準化管理體系的建設與發展。了解現存問題后需要深入的探討引發原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會與標準化管理落實出現沖突。

2.1存在的問題。信息化技術應用缺乏先進的基礎設備，檔案管理并不能全面實現數字化，管理效率自然得不到保障。檔案產生形式比較復雜，由于標注化管理落實程度不足，導致部分信息丟失的現象，原始資料一旦丟失是無法進行彌補的，此類問題在農場發展建設中真實存在，應當得到管理人員的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實。標準化管理應用落實時間比較短，在經驗方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發現象會造成檔案管理任務中斷，解決也會浪費大量的時間。就國內目前的農場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經提出了要實施檔案管理標準化，但并沒有全面落實到具體工作上。也就是說，農場檔案管理標準化的實踐經驗很少，正式實施時因為沒有相應的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統的農場檔案管理制度來作為標準化檔案管理的制度，從而導致檔案管理標準化實施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農場檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。1）根據農場的實際建設情況來建立一套完整的檔案管理標準化體系。這一措施主要針對農場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農場檔案管理標準化實施中的制度缺乏問題。檔案管理機構盡快加大對現代農場實際情況的了解、評估力度，并在了解了農場實際情況之后，依據評估所得的數據結果來建立一套行之有效的檔案管理標準化體系，并以該套體系為基礎，將體系規定貫徹落實到具體的工作中，促使并保證農場檔案管理標準化目標的實現。農場檔案管理標準化體系的建立應該以實際情況為參考，結合財務檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標準化管理內容，圍繞適用性和針對性這兩個中心，切實建立一套全面的、能夠滿足現代農場建設需求的檔案管理標準化體系，促進農場檔案標準化目標的實現。2）加強檔案管理人才隊伍建設，提高農場檔案管理水平。人才是農場檔案管理中不可缺少的一項資源，是決定檔案管理質量的關鍵性因素。針對現代農場建設中所出現的檔案管理人才素質偏低問題，筆者認為最好的解決措施是加大人才培養力度，盡量打造一支高素質、高能力的農場檔案管理隊伍，提高檔案管理人才的綜合素質。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進農場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進現代新農場建設中的檔案管理標準化實施。3）以農場財務檔案標準化為中心，實現農場檔案管理標準化目標。在現代農場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農場經濟活動的重要內容。而且，作為農場檔案管理的核心，農場財務檔案管理工作對農機檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代農場檔案管理標準化實施中應以農場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代農場檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。4）建立數字化檔案管理體系，促進農場檔案管理標準實施目標的實現。在現代檔案管理數字化的今天，農場檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現農場數字檔案管理標準化。針對農場經營內容種植、養殖、娛樂經營等內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在農場經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代農場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現代農場建設管理工作中的一項重要內容，并且現代農場檔案管理標準化對農場經營發展有著重要的影響。針對農場檔案管理標準化現狀及存在的問題，應通過管理體系的完善、人員的培訓、現代檔案管理方法的運用以及有效的執行監督實現檔案管理標準化目標，促進農場綜合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艷文 單位:黑龍江省八五一一農場

參考文獻:

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1 我國對投資項目檔案管理的要求

1.1 依法建立健全的檔案

依據《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》要求，每項投資項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工階段的全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件建立全面、系統的檔案。檔案管理人員要依法對檔案進行管理，嚴格履行自身的職責，如果發生違規事件，需要按照相關規定進行處罰。

1.2 重視檔案管理工作

由于投資項目屬于公共品的投資，是百年大計，關系到國計民生的大事，需要通過檔案的方式記錄整個項目實施的過程，檔案管理人員需參與項目的管理工作，如果領導、項目參與人員及檔案管理人員不重視檔案管理工作，勢必會造成檔案記錄方面和整理方面的失誤，這對于整個投資項目來說都會造成很大的影響，甚至會造成項目無法實施下去，無法實現項目的可追索性，因此，重視檔案管理工作是非常必要的。

2投資項目檔案工作的特點

2.1 收集過程復雜

由于投資項目一般工程量都較大，涉及到的內容非常多，實施時間非常長，而在檔案管理過程中，收集檔案的過程比較復雜，收集檔案的時間長且分散[1]。另外，在進行檔案收集的過程中，由于收集人員常發生變動，也增加了收集過程的復雜性。

2.2 參與部門多

在進行投資項目檔案管理的過程中，還具有參與部門多的特點，其主要是每一個投資項目在實施的過程中，會有很多的參建單位，并且每個參建單位都會有很多的部門，檔案收集工作非常的繁重，在收集檔案的過程中，需要與每一個部門進行良好的溝通與協調，才能保質、保量及時的收集整理好完善的檔案資料。

2.3 整理難度大

整理難度大主要是由于投資項目規模較大，專業性強，材料較多導致的。在將收集回來的資料進行分析篩選的過程中，需要將有用的資料留下，沒用的資料篩除，工作量是非常大的，并且整理的難度隨著資料的增多也會增加[2]。因此，需要結合投資項目檔案工作的特點采取針對性的管理措施，才能夠達到預期的目的。

3投資項目檔案管理的措施

3.1 建立健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是投資項目檔案管理順利進行的有效保障，因此，建立全面、系統的檔案管理制度是重中之重，檔案管理人員只有嚴格的依照檔案管理制度進行檔案管理，才能夠保證檔案管理的科學性和全面性。在建立健全的檔案管理制度方面，主要需要做如下幾個方面的工作。一、實行領導責任制和工作崗位責任制，職責明確，相互協調，充分發揮各級各部門的工作職能。二、制定檔案歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準，就可以為管理人員指明工作方向，減少失誤，提高檔案管理的質量。

3.2 項目檔案工作與項目建設工作同步進行

從投資項目實施的那一刻起，就應該開始項目檔案管理工作。項目建設單位需將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序，建立項目檔案管理制度。而很多的管理人員在投資項目實施很長一段時間之后才進行檔案的收集整理工作，導致檔案管理質量方面出現了很大的問題，影響到檔案資料的真實性，對此，應該確保檔案管理工作與項目建設的同步進行[3]。通過對投資項目從立項到竣工驗收全過程的跟蹤整理資料，才能夠保證檔案資料的全面性、真實性，進而使投資項目的檔案具有更高的保存和使用價值。

3.3 建立檔案管理網絡體系

由于投資項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作不是一個人或幾個人能完成，它是需要各相關部門協調配合才能完成的，因此，要建立檔案管理網絡體系，與各個建設單位良好溝通，對各個檔案工作人員進行明確的分工、提出工作要求，如檔案資料的收集、檔案資料的篩選、檔案資料的整理以及最終的歸檔要求，這些工作都需要由檔案工作人員通過密切的合作才能完成[4]。

3.4 開展檔案的專項驗收工作

國防科工委、國家檔案局《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》規定“項目檔案驗收是項目驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”檔案的專項驗收工作主要是在投資項目竣工階段進行的，通過對檔案進行專項驗收，能夠及時的發現檔案中存在著哪些不符合實際情況的問題，并且通過及時的糾正，能夠確保檔案的真實性、完整性，進一步提高檔案管理的質量[5]。在進行檔案專項驗收的過程中，應該派專門的管理人員組成團隊與建設單位共同進行驗收，這樣才能夠保證檔案專項驗收落到實處，并且發揮檔案專項驗收的作用，促進檔案管理工作的順利開展。

以本隊的軍工鈾礦地質勘探設施“十一五”退役治理項目為例，該項目2007年3月申請立項，2008年7月開始施工，2010年6月竣工，2012年已完成環保、職業衛生、財務審計、檔案等專項驗收，2013年進行現場核查驗收后再進行了竣工驗收。大隊在實施該項目時，成立了項目檔案工作領導小組，制定了專項檔案管理制度，建立了一個完整的檔案管理網絡體系。各參建單位配備了檔案資料管理人員，統一管理項目各階段的文件資料，并接受檔案部門的檢查指導，確保資料完整、準確、系統、安全。具體操作為：大隊安防環保部門負責項目立項、調研等前期資料以及項目管理文件、項目竣工驗收文件和照片檔案的收集，并分類歸檔；大隊財務資產部負責項目財務管理文件的收集、歸檔；施工單位負責項目施工階段資料的收集、歸檔；監理單位負責項目監理文件的歸集和整理；項目竣工驗收后，由大隊安防環保部門歸集，統一移交大隊檔案室。

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關鍵詞 會計信息化 財務檔案 檔案管理信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、醫院財務檔案管理內容

財務檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是企業進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是各單位的重要檔案之一。醫院財務檔案與企業財務檔案的基本內容類似，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等內容。會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會計報表包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

二、醫院會計信息化背景下的財務檔案特點分析

醫院實行會計信息化以后，數據庫的功能彰顯，產生大量依附于計算機磁性介質上的數據與文件，使財務檔案具有了許多新的特點，具體分析如下：傳統紙質檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲在計算機系統，需要依靠財務軟件才能夠使用。傳統檔案只能夠紙質存儲，而信息化系統下的財務檔案可以打印輸出，同時可以從信息系統查詢數據，使用更加方便快捷。同時，信息化系統下的檔案易于修改、復制、查詢和傳遞，內審和外審都比較方便。最后，信息系統下財務檔案能夠達到無紙化查詢，減少了查詢傳統紙質檔案所需時間，極大提高了工作效率和質量，有利于檔案資源的整合管理。

三、會計信息化后財務檔案管理辦法探討

醫院的財務檔案既是記錄和反映醫院經濟業務的重要史料和證據，又是醫院檔案的重要組成部分。醫院的財務檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到醫院財務檔案管理的質量以及醫療事業的發展。結合會計信息化后財務檔案的特點，我們進一步探討如何更加科學合理的管理財務檔案。

（一）加強計算機軟硬件基礎設施建設。

會計信息化系統的構建和使用依賴于良好的軟件和硬件環境，相應產生的財務檔案管理也離不開軟硬件基礎設施。良好的軟硬件基礎設施是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，根據信息化要求組建檔案信息網絡。

同時，選擇合適的財務軟件，在使用軟件時要采取保密和授權措施，避免財務檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動。隨著業務發展的需要，軟件開發商要做好維護升級工作，確保財務軟件使用的一貫性，從而提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可持續性。

（二）做好財務檔案的備份、整理和利用。

財務檔案至少每月備份一次，同時月末將會計憑證的打印出紙質檔案裝訂儲存，年末將各種報表打印出紙質檔案裝訂儲存，以便今后查閱使用。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續，用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

（三）加強會計信息化系統網絡安全建設。

要加強內部控制，簡歷數據保密制度，授權管理制度等。通過密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取，不同角色財務人員設置不同權限；建設內網與互聯網隔離，專門用于會計信息系統建設，防止黑客盜取財務信息等安全隱患，保障會計信息化系統網絡環境的安全運行。

（四）提高財務檔案管理人員的信息化素質。

財務部門員工要針對信息化系統加強培訓，使其具備計算機基礎知識，適應信息化技術發展的需要，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。同時，醫院財務檔案人員應當定期參加檔案專業的培訓，不斷提高業務能力，運用檔案知識，把醫院會計檔案資料按法規要求規范地移交給醫院檔案管理機構，保證財務檔案的安全完整。

（五）建立健全醫院財務檔案管理的規章制度。

要使醫院財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入醫院工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》、《財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循、規范運行。

（六）提高領導對財務檔案管理的重視程度。

財務檔案管理作為醫院科學管理的基礎工作，是加強醫院的科學管理工作中的重要環節，醫院領導應高度重視財務檔案管理工作，完善管理制度，確保財務檔案能夠真實、準確、完整的做好管理工作，財務檔案的真實和完整直接的影響到醫院的發展，財務檔案的高效利用是領導者決策的重要依據。在實際工作中，應該形成醫院主管領導主抓、財務負責人主管、財務檔案專管入員負責的管理體制，重視財務財務管理。設置專門的檔案室，培養并指定專人負責財務檔案管理，保證財務檔案管理所需的人力和物力。

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[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理

根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。

一、財務會計檔案管理的重要性

檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。

高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。

二、會計檔案管理的現狀

1、“三重、三輕”現象突出

(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。

(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。

(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。

2、”四不”現象嚴重

(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。

(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。

(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。

3、“七防”措施不力

缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。

三、成因分析

1、認識不到位

工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。

2、制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。

3、執行不得力

在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。

4、約束不強效

財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。

四、建議和對策

1、加強領導，提高認識

領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。

各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。

2、完善檔案管理制度

建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。

3、嚴格執行管理程序

嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。

4、增加投入，提高軟硬件環境

按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。

在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。

[參考文獻]

[1)國家財政部：會計檔案管理辦法LZ]，1999-Ol-01，

[2]謝德寬：高校財務檔案管理問題探析田，中華女子學院山東分院學報，20lO(2)

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農場檔案管理標準化實施中存在的問題與對策

1農場檔案管理標準化實施中存在的問題

受農場檔案管理習慣影響，現代農場檔案管理標準實施中存在著以下問題。首先，傳統檔案管理工作習慣使得現代農場檔案管理標準化過程中缺乏具有高素質與專業技能的檔案管理人員。其次，檔案管理標準化缺乏足夠的經驗以及對自身的分析能力。多數農場檔案管理標準化實施照搬照抄其他農場、網上的標準化管理體制度，甚至于一些農場為了標準化進程的加快、樹立地域標桿工作等一味模仿和參照，忽略農場的實際情況造成管理體制與農場實際情況不符，影響了農場檔案管理標準的實施，加上現代新農場建設中多樣化經營帶來的經營信息、資料檔案增加也使得現代農場檔案管理標準化實施中工作量加大，影響了農場檔案管理工作的開展。為了滿足現代農場檔案管理標準化需求，滿足現代新農場建設經營中檔案管理工作需求，現代農場經營中應加強對檔案管理標準化的重視，以科學的標準化實施理論指導檔案管理標準化工作，以此為基礎促進現代新農場的建設與發展。

2針對農場檔案管理標準化實施問題的對策分析

2.1針對農場實際情況建立檔案管理標準化管理體系

針對農場檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，農場檔案管理執行機構應加快現代農場基礎情況的調研與分析。結合農場管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎指導農場檔案管理標準化的實行，促進農場檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務檔案管理方法與重點為基礎，結合新農場項目特點以及農場經營內容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結合相關法規要求建立真正能夠指導農場檔案管理標準化實施的，能夠滿足現代農場建設需求的管理體系，促進農場檔案標準化目標的實現。

2.2加快農場檔案管理隊伍建設，促進農場檔案管理標準化的實施

針對現代農場檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業技能需求，農場檔案管理標準化建設中還應加快檔案管理隊伍的建設。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進農場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進現代新農場建設中的檔案管理標準化實施。

2.3以農場財務檔案標準化為中心，實現農場檔案管理標準化目標

在現代農場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農場經濟活動的重要內容。而且，作為農場檔案管理的核心，農場財務檔案管理工作對農機檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代農場檔案管理標準化實施中應以農場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代農場檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

3建立數字化檔案管理體系，促進農場檔案管理標準實施目標的實現

在現代檔案管理數字化的今天，農場檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現農場數字檔案管理標準化。針對農場經營內容種植、養殖、娛樂經營等內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在農場經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代農場檔案管理能力的提升。

強化執行監督管理，促進農場檔案管理標準化的實施

在對現代農場檔案管理標準化執行情況的調研中，農場檔案管理標準化執行監督管理是影響檔案管理標準化的關鍵因素。許多農場在建立了適合農場實際情況的、健全的檔案管理標準化體系后，由于執行不力導致了檔案管理問題的頻發。針對這樣的情況，在農場檔案管理標準化實施中，除注重上文所述內容外還要加強執行監督管理以及獎懲制度的結合運用。通過檔案管理過程中涉及的各個崗位獎懲制度制定與實施，嚴格農場檔案管理標準化的執行，確保農場檔案管理標準化的有效實施，促進農場檔案管理標準化目標的實現。