電子版檔案范文10篇

1高校建立檔案信息化與電子政務之間的關系

高校檔案信息化的建立，自然與電子政務之間有著密切的聯系，電子政務的發展，需要檔案信息化的成立和發展提供一定的保障。因為電子政務的發展是需要大量數據信息的，檔案就是一個相當龐大的數據和信息的資源庫，電子政務就是對于大量的信息進行整合和利用。所以說，如果沒有大量的數據維持，電子政務就寸步難行了，也就失去了本身存在的意義。而電子政務的融入，也讓檔案的建立和使用更加方便、快捷。傳統的紙質檔案通過電子政務變成電子版，在運用和查詢的時候都會很方便，也就加速了工作效率。

2電子政務加入高校學生檔案信息化的好處

2.1電子政務網能讓高校檔案信息查找更加快捷

當今社會中，快速、省事、節約時間、合理管理是電子政務的相應特征，電子政務融入檔案信息化以后，高校查找檔案就會更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人員從其他網絡查詢信息也是完全可以的，這樣憑借自己的工作權限，既減輕了工作的任務和負擔，又提高了工作的效率。

2.2電子政務網讓高校檔案信息化更加便捷和現代化

【摘要】基礎建設工作的順利開展，是有效推進職業院校的發展壯大的重要保障。在職業院校建設發展過程中，基建管理工作不科學、不規范，尤其是信息化管理水平滯后等問題凸顯，給學校基礎建設工作的順利開展帶來諸多隱患。本文將就如何從信息化管理方面有效提升職業院校基建管理工作水平進行探討。

【關鍵詞】職業院校；基建工作；信息化管理

近幾年，國家不斷加大對職業教育的資金投入與扶持力度，大力推動了我國職業教育事業的發展，各類職業院校普遍擴招，向社會各行各業輸入了大量職業技術人才。然而，隨著職業院校辦學年久，基礎設施老化，教學樓、實驗實訓基地、學生公寓等重要設施嚴重不足等問題不斷出現，面臨著擴建、改造、新建等基礎建設任務。職業院校基建工作是指圍繞與職業教學相關的基礎設施及相應配套設施，如教學樓、辦公樓、實訓樓、學生宿舍樓等建筑物的建設及零星土建、安裝、裝修、地面硬化、校園綠化，教學或生活用的水、暖、電、氣改造，應急工程搶修等工程，以及圍繞一些基建工程的配套附屬工程等開展的一系列工作，以確保職業院校辦學空間足夠、教學設施先進，吸納生源，促進職業院校健康發展。職業院校基礎建設管理工作是否科學規范，是保障職業院校發展壯大的重要支柱。

1職業院校基建工作信息化管理的作用

基建工作信息化管理，是指依靠現代化電子信息系統，對基建工作的全過程進行電子化綜合管理，包括工程經濟管理、工程質量控制、施工安全防護、人力資源調配、工程進度掌控等，把工程管理的全過程進行有機細化結合，提高工程管理效率。信息化管理手段的有效運用，可以實現基建工作包括資金、人員、進度、信息等管理在內的全局把控與管理，提高建設項目的透明度，優化資源配置，提高工作效率，防止資金流失，保證工程質量。基建檔案是基建工作信息化管理的重要內容。基建檔案作為處理突發情況、事故搶修、改建擴建、設施維修等的重要理論指導和參考依據，是學校重要的日常工作之一。基建檔案是學校基建管理工作順利開展的重要保障，是應對突發情況、突擊搶修的理論指導，為合理有效使用、管理基礎設施提供科學依據，也是了解學校發展歷史、把握全局和和體現學校辦學理念的重要資料。基礎建設工作告一段落后，需要留存大量的工程建設工作全過程資料存檔。在職業院校的建設發展過程中，往往面臨浩大的資料存檔工作。基建檔案實現信息化管理，可以有效促進信息存儲與共享，提高資源更新效率，滿足包括小型修繕、零星維修、應急搶修等學校日常基建管理工作的需要。

2職業院校基建工作在信息化管理方面存在的主要問題

摘要：結合醫院工作實際，分析了醫院后勤合同檔案管理現狀，指出了存在的問題，提出了針對性的解決方案。

關鍵詞：醫院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫院后勤合同檔案管理現狀

2019年，北京大學第一醫院（以下簡稱“我院”）總務處下設辦公室、供應科、物業管理科、修建科、動力科、餐飲管理中心、汽車隊，共計7個科室，涉及貨物采購、服務采購、工程施工、設備維保4個類別的合同簽訂，共計歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實行雙線管理，即合同轉簽涉及的過程文件及合同文本除在相應監管科室留存外，所有合同還須在總務處辦公室歸檔留存。監管科室在日常工作中，須參照合同約定對對方提供的貨物或服務等進行監管檢查、付款驗收。在一個服務期將要結束時，監管科室須參照現有合同對下一服務期的金額等各方面進行測算，起草新合同，而總務處辦公室留存的合同文本及過程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個重要作用⸺院區將合同檔案送至總務處辦公室，實效性較差。當合同檔案在辦公室歸檔時，在接受檢查時便可及時提供所需材料。監管科室作為合同的的起草及執行部門，在合同歸檔時留存合同過程文件、合同文本原件及投標文件正本，總務處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過程文件的復印件、合同文本原件及投標文件副本。

二、醫院后勤合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案儲存空間不足

一、妥善安排好農村特困群體的基本生活。各鄉鎮要組織人員對重點低保戶、五保戶、重災戶等困難群體進行一次拉網式排查，重點對衣、食、住、醫、取暖等到方面進行核查，掌握第一手資料，制定切實可行的救助計劃，確保農村特困群體安全過冬。

二、享受40%定補人員信息錄入。各鄉鎮要認真核實，及時上報享受定補人員身份證號碼，同時提供身份證復印件或戶籍證明，11月18日前報社救股，同時對享受40%定補自然減員情況要隨時上報。

三、城鄉醫療救助。各鄉鎮、社區、農場按要求對符合醫療救助條件的救助對象進行認真核查，完善相關手續，填寫醫療救助審批表，于12月中旬前統一上報社救股。

四、重點優撫對象摸底調查。各鄉鎮、社區、農場要組織人員對重點優撫對象中的特困戶進行調查。一是查看住房是否有危房，如有危房可結合現在的危房改造項目予以修繕，遇有特殊情況及時與優撫股聯系溝通；二是查看是否能夠安全過冬，如棉衣、棉被、取暖用煤等過冬物資是否齊全，確保優撫對象安全過冬；三是摸清自然減員情況，對自然減員人員要注明村名、姓名、年齡、優撫對象類別（如：傷殘軍人、“三屬”、老復員軍人、病退軍人、兩參人員等）隨時報優撫股。

五、優撫對象信息錄入。各鄉鎮要及時與信用社聯系溝通，把享受優撫待遇的人員名單、帳號存入U盤，11月20日前將U盤報優撫股，以便及時發放第四季度優撫資金。

六、做好第四季度村務公開工作。各鄉鎮要組織人員，對公開陣地進行一次全面檢查，查漏補缺，該修的修、該換的換，確保公開欄始終處于完好狀態，同時按照上級要求的公開內容，在2010年1月14日前進行公開，對不按要求公開的村要督促其立即采取補救措施，確保公開率達到100%，公開檔案要在2010年1月15日前報基層政權股。同時要做好2010年1月15日民主議政日前的各項準備工作。

一、檔案移交單位

2013年度計劃接收以下各單位的到期檔案，具體單位如下：

二、移交檔案范圍及內容

請各單位將本單位歸檔保存的2002年以前（含2002年）的永久、長期檔案按規定進行整理，并按通知要求移交到市檔案館，同時移交以下與該批檔案相配套的附屬材料：

（1）檔案實體數字化掃描件(必須為PDF格式);

（2）書本式案卷目錄；

水利普查檔案整編中存在的主要問題

1.認識不到位，重視程度不高個別普查工作人員甚至領導干部存在重普查進度、質量，輕普查檔案整編現象。對普查檔案整編工作不重視、不主動。2.缺少檔案整編專業技術人員大多數普查工作人員未參與過檔案整編工作，經驗不足，科技檔案整編知識缺乏。3.檔案資料收集不齊全縣級普查機構既是本轄區水利普查的領導機關，又具體承擔相應普查工作任務，普查中形成的應歸檔檔案資料絕大部分暫時保存在具辦人員手中，既容易造成檔案丟失，也給檔案收集帶來難度。4.檔案鑒別難度大第一次全國水利普查檔案涉及6個專業2個專項，檔案門類多、內容龐雜，鑒別起來十分困難。同時，部分普查數據在上級普查機構審核、復核中進行了修正，相應資料中數據或修改，或沒有修改，需要在歸檔逐項進行審核。

水利普查檔案的歸檔與整編過程中應注意的幾個問題

1.保持水利普查檔案之間的有機聯系嚴格按照《辦法》規定的水利普查檔案歸檔要求，細化歸檔內容、明確歸檔方式、嚴格歸檔程序，確定專人進行收集整理，做到應收盡收、不漏不缺。在整理立卷時，要遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，按照分類的標準和歸檔的范圍，對收集的全部普查檔案資料進行加工整理、分類立卷，把相同類別的文件、各種表冊和實物分門別類分開立卷，做到整齊劃一，便于保管和利用。在立卷的基礎上，對不同階段的各類紙質和電子版文件、材料、通知、會議記錄及信息等進行分門別類的歸納。電子版文檔歸檔與紙質版類別一致，并在移動設備中進行備份。2.確保水利普查檔案資料的完整性在收集水利普查檔案資料過程中，一定要注意資料的齊全、完整，無論是各級文件、各種表冊，還是音像、實物等，只要是具有保存價值的資料，都要收集歸檔，不能遺漏和毀壞。3.注重水利普查檔案的安全與保密一是注重資料的安全。對各種普查表嚴格按照《辦法》要求存放管理，切實做到防火、防潮、防盜、防水，確保普查表萬無一失，絕對安全。二是注重資料的保密。要嚴格按照《辦法》有關規定，對普查中獲得的單個普查對象的資料，特別是涉及個人、家庭隱私和單位商業秘密的，未經普查對象同意，不得對外提供或泄露，不得用于水利普查以外的任何目的。普查機構全體工作人員要嚴守保密紀律，不得向外泄露未公布的任何匯總數據。

本文作者：王西海工作單位：安徽省阜南縣水務局

為全面落實企業安全生產主體責任，進一步加強安全生產管理能力，夯實基層基礎，推進企業安全動態管理，根據深入扎實開展“安全生產年”暨“安全生產基層基礎提升年”活動和市《關于開展生產經營單位“一企一檔”安全管理活動的實施意見》要求，結合我街道實際，現就開展生產經營單位“一企一檔”安全管理活動特制訂如下實施方案：

一、指導思想和工作目標

以科學發展、安全發展、以人為本為主題，以推動企業落實安全生產主體責任為主線，以規范企業安全生產管理為著力點，以“一企一檔”管理為載體，以動態管理為手段，以實現信息化管理為目標，全面摸清生產經營單位安全管理情況，隨時更新跟蹤掌握管理情況，增強安全監管的針對性、合理性、績效性，提升安全監管能力和水平。

按照分步實施原則，今年年底前實現對各轄區生產經營單位的摸排、收錄，形成完整齊全的書面化資料檔案，初步建立電子版檔案；2013年底前實現書面版和電子版同時跟進，實時更新，動態管理，爭取實現軟件化管理并納入安全監管信息化監管系統。

二、實施范圍及原則

全街道范圍內所有生產經營單位（不含個體工商戶），按照“屬地管理”和“誰主管、誰負責”的原則實施。

各鄉鎮，縣直各部門，縣屬各事業單位：

為進一步規范和完善干部教育培訓工作，及時掌握和了解干部教育培訓情況，提高教育培訓質量，認真落實好市、縣《**—2010年干部教育培訓規劃》，確保完成“縣處級領導干部要參加累計3個月以上的脫產培訓，科級及其以下干部參加脫產培訓每年累計不少于12天”的干部培訓總體目標。根據市委組織部《關于建立干部教育培訓檔案有關問題的通知》（市組部發[**]29號）精神，對干部教育培訓實行檔案登記管理，現將有關事宜通知如下：

一、教育培訓檔案登記范圍

全縣黨政群機關的機關工作者、國家公務員、事業單位人員。

二、檔案登記內容

**年1月以來參加各類黨校、行政院校或組織（人事）部門認可的其他培訓機構的培訓；參加本系統、本部門舉辦的各類脫產業務培訓，要累計填寫。干部每次參加完培訓后，由本單位審核登記，每半年按照分級負責的原則向組織、人事部門申報審核一次。

一、工作目標

針對重點領域和關鍵崗位工作人員，建立“三份清單”（即責任清單、權力清單、風險清單），對關鍵崗位廉政風險進行準確“畫像”，進一步強化對關鍵崗位人員的教育、管理、監督，有效防控廉政風險，防止“小官貪腐”“小官巨貪”現象的發生。通過健全防控“三項制度”（廉政檔案、輪崗交換、線索報送），強化制度執行力，推進防控措施。

二、關鍵崗位

經對照縣紀委列出的16個重點領域、關鍵環節、關鍵崗位廉政風險管控要求，我局行政審批股、營林股、檢查站、計財股、辦公室、產業股、基建組、唐寨山森林公園管理處、鄉鎮林業站等9個股室（站）為關鍵崗位。

三、工作內容

被確定為關鍵崗位的股室、林業站，要通過建立關鍵崗位人員的“責”“權”及“風險”三份清單（具體詳見附表），為日常監督檢查與廉政風險防控提供重要參考。

【摘要】“雙套制”是高校普遍采用的電子檔案管理模式,但隨著國家信息技術的高速發展和檔案管理利用實踐,其顯現出越來越多的弊端,“單套制”逐漸成為電子檔案管理的趨勢。本文基于SWOT分析法對電子檔案“單套制”歸檔的優勢、劣勢、機會、威脅進行分析,探討高校電子檔案“單套制”管理的可行性。

【關鍵詞】高校;檔案管理;電子檔案;雙套制;單套制;SWOT分析法

電子文件被列入歸檔范圍,電子檔案的保存模式普遍推行“雙套制”歸檔,即將電子文件和打印出的紙質文件一并歸檔保存。隨著信息技術的快速發展,辦公自動化系統的廣泛應用及大數據環境,電子文件逐漸成為文件生成的最原始形態。“雙套制”顯現出越來越多的弊端,不但引起了檔案學術界的討論,也對檔案管理工作質量、效率產生了一定程度的影響。在2016年國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提到要加快檔案管理信息化進程,加快提升電子檔案管理水平“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質檔案)管理試點”[1]。SWTO分析法也稱態勢分析法,就是將研究對象的主要優勢因素(strengths)、劣勢因素(weaknesses)、機會因素(opportunities)和威脅因素(threats)羅列出來,并依照一定的次序按矩陣形式排列并把各種因素相互匹配加以分析,從中得出一系列相應的結論與對策。本文基于SWOT分析法對高校電子檔案“單套制”歸檔的優勢、劣勢、機會、威脅進行分析,找到高校電子檔案“單套制”管理的可行性方案。

1高校電子檔案管理現狀

在數字化校園環境下,高校電子文件主要來源于學校行政管理、教學、科研、財務、設備采購等多個工作板塊,涉及校內所有部門、學院。這些電子文件一部分產生于學校OA辦公系統,主要以公文、信息為主,數據通過系統進行流轉和管理并通過OA與檔案管理系統的接口直接歸檔。還有很大一部分產生于教學教務管理、招生畢業管理、人力資源管理、財務管理、固定資產管理、設備采購等業務系統,這些系統相對獨立,一般不與檔案管理系統對接,所產生的電子文件多為各種數據庫格式且數量龐大,僅我校各類業務系統能多達近20個。這種背景下所產生的電子文件均采用“雙套制”歸檔,即便嚴格歸檔范圍,加強前期檔案價值鑒定,每年進館檔案數量也呈大幅遞增趨勢。在檔案利用方面,與紙質檔案相比電子檔案更受到利用者歡迎。以我校為例,直接查閱紙質檔案占年利用量的20%,全部是沒有電子版的財務憑證、學位申請材料等,其余80%查閱的檔案都直接利用其電子檔案或數字化的掃描件。

2高校電子檔案“單套制”管理的SWOT分析