醫(yī)院后勤合同檔案管理探討

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摘要：結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，分析了醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀，指出了存在的問題，提出了針對性的解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀

2019年，北京大學(xué)第一醫(yī)院（以下簡稱“我院”）總務(wù)處下設(shè)辦公室、供應(yīng)科、物業(yè)管理科、修建科、動力科、餐飲管理中心、汽車隊(duì)，共計7個科室，涉及貨物采購、服務(wù)采購、工程施工、設(shè)備維保4個類別的合同簽訂，共計歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實(shí)行雙線管理，即合同轉(zhuǎn)簽涉及的過程文件及合同文本除在相應(yīng)監(jiān)管科室留存外，所有合同還須在總務(wù)處辦公室歸檔留存。監(jiān)管科室在日常工作中，須參照合同約定對對方提供的貨物或服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)管檢查、付款驗(yàn)收。在一個服務(wù)期將要結(jié)束時，監(jiān)管科室須參照現(xiàn)有合同對下一服務(wù)期的金額等各方面進(jìn)行測算，起草新合同，而總務(wù)處辦公室留存的合同文本及過程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個重要作用⸺院區(qū)將合同檔案送至總務(wù)處辦公室，實(shí)效性較差。當(dāng)合同檔案在辦公室歸檔時，在接受檢查時便可及時提供所需材料。監(jiān)管科室作為合同的的起草及執(zhí)行部門，在合同歸檔時留存合同過程文件、合同文本原件及投標(biāo)文件正本，總務(wù)處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過程文件的復(fù)印件、合同文本原件及投標(biāo)文件副本。

二、醫(yī)院后勤合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案儲存空間不足

每年總務(wù)后勤須要?dú)w檔的合同近200余份，且近幾年后勤合同歸檔數(shù)量逐年上升，每一份合同須歸檔的紙質(zhì)材料較多且占用大量的儲存空間。我院地理位置特殊，處在北京老城區(qū)，生產(chǎn)生活用房資源十分緊張，且醫(yī)院在考慮用房安排時，會優(yōu)先考慮各臨床醫(yī)技科室醫(yī)療業(yè)務(wù)用房需求，故后勤合同檔案儲存空間不足的問題日益突顯。

（二）合同檔案查閱不便

因我院辦公用房資源緊張，往年的合同檔案只能存放在離日常辦公地點(diǎn)較遠(yuǎn)的地下庫房中。這些合同雖已過合同履行期限，但若以后因檢查或其他原因須要臨時查看時，拿取十分不便，會因?yàn)闆]有統(tǒng)一的合同檔案搜索系統(tǒng)而浪費(fèi)大量時間。

三、解決方案

隨著醫(yī)院信息化系統(tǒng)功能逐漸完善，后勤合同檔案管理也將進(jìn)入線上信息化系統(tǒng)管理階段。我院今年在原財務(wù)系統(tǒng)中拓展了合同管理模塊，開始啟用合同線上轉(zhuǎn)簽，但由于處于過渡期，目前采取的是線上線下雙轉(zhuǎn)簽?zāi)Ｊ健Ｋ泻笄诤贤陂_始轉(zhuǎn)簽時就須要將電子版轉(zhuǎn)簽過程文件及合同文本上傳至信息化系統(tǒng)中，在合同轉(zhuǎn)簽過程中，審批人即可在線上查閱、審批合同資料，合同在線上轉(zhuǎn)簽完畢后會自動在系統(tǒng)中歸檔，再次查詢時只需輸入關(guān)鍵字即可，如需要紙質(zhì)版文檔，可隨時進(jìn)行下載打印，也可多人隨時在信息化系統(tǒng)上查詢。線下轉(zhuǎn)簽的合同也僅保留過程中較為重要的閱辦單和一份紙質(zhì)版合同，其他過程性資料均可在線上進(jìn)行查閱。當(dāng)前，各公司的投標(biāo)文件占據(jù)空間最大，但是目前我院后勤除了中央政府采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)項(xiàng)目是由中央政采網(wǎng)進(jìn)行電子招投標(biāo)，可留存電子版帶有電子認(rèn)證證書公章的開標(biāo)一覽表、資格審查材料、投標(biāo)文件及網(wǎng)站上的相應(yīng)采購公告、采購結(jié)果公示外，其他項(xiàng)目還須留存相應(yīng)的紙質(zhì)材料。為解決空間占用的問題，我院的院內(nèi)論證項(xiàng)目也將采用電子招投標(biāo)方式。以往的合同組卷中主要包括閱辦單、采購論證流程性資料和合同。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況和《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》《中華人民共和國電子簽名法》，在檔案管理過程中將對以往的合同進(jìn)行掃描，形成電子版文件，這樣既解決了空間占用問題，又解決了查閱不便的問題。同時對以往合同進(jìn)行分類、按部門進(jìn)行編號，并形成合同清單，須要查找時在目錄下進(jìn)行搜索，隨后根據(jù)編號進(jìn)行查閱即可。

四、結(jié)束語

相信在信息化時代的大背景下，醫(yī)院會借助互聯(lián)網(wǎng)及信息化系統(tǒng)對后勤合同檔案管理進(jìn)行越來越規(guī)范且成熟的管理，未來醫(yī)院后勤合同檔案管理會取得更大的進(jìn)展。

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作者：張雨霏 李思童