電子政務(wù)檔案信息化建設(shè)論文

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1高校建立檔案信息化與電子政務(wù)之間的關(guān)系

高校檔案信息化的建立，自然與電子政務(wù)之間有著密切的聯(lián)系，電子政務(wù)的發(fā)展，需要檔案信息化的成立和發(fā)展提供一定的保障。因為電子政務(wù)的發(fā)展是需要大量數(shù)據(jù)信息的，檔案就是一個相當(dāng)龐大的數(shù)據(jù)和信息的資源庫，電子政務(wù)就是對于大量的信息進行整合和利用。所以說，如果沒有大量的數(shù)據(jù)維持，電子政務(wù)就寸步難行了，也就失去了本身存在的意義。而電子政務(wù)的融入，也讓檔案的建立和使用更加方便、快捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過電子政務(wù)變成電子版，在運用和查詢的時候都會很方便，也就加速了工作效率。

2電子政務(wù)加入高校學(xué)生檔案信息化的好處

2.1電子政務(wù)網(wǎng)能讓高校檔案信息查找更加快捷

當(dāng)今社會中，快速、省事、節(jié)約時間、合理管理是電子政務(wù)的相應(yīng)特征，電子政務(wù)融入檔案信息化以后，高校查找檔案就會更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人員從其他網(wǎng)絡(luò)查詢信息也是完全可以的，這樣憑借自己的工作權(quán)限，既減輕了工作的任務(wù)和負(fù)擔(dān)，又提高了工作的效率。

2.2電子政務(wù)網(wǎng)讓高校檔案信息化更加便捷和現(xiàn)代化

電子政務(wù)網(wǎng)還有一個特點，就是能讓高校學(xué)生的檔案更加接近現(xiàn)代化的管理模式。檔案的現(xiàn)代化管理，能讓工作人員的工作效率更高、更加方便，節(jié)省時間。改變了原本乏味無聊的工作流程，幫助工作人員擺脫一成不變的工作內(nèi)容，提高自己的工作效率，也讓高校的檔案管理更加完善、更加現(xiàn)代化，最后實現(xiàn)一體化的檔案管理。

2.3讓高校的電子檔案能夠更加方便操作和查詢

檔案的嚴(yán)格監(jiān)控，讓檔案的流向更加嚴(yán)謹(jǐn)，是電子政務(wù)的另一個特征。原本的檔案管理是完全手工記錄的，很消耗工作人員的時間和精力，還很容易出現(xiàn)錯誤，很不方便。如今的檔案信息化，可以讓傳統(tǒng)手工記錄的借還問題得到解決，而且電子政務(wù)還有自動催促還回的功能，讓借檔案的人員盡快及時地把檔案歸還。

2.4提高了研究服務(wù)的效率

電子政務(wù)的融入，使得高校檔案的使用和研究都更加便捷，這也是電子政務(wù)融入高校檔案信息化的一個特征。高校檔案信息化，能讓工作人員更加高效率地查找到想要尋找的檔案，查詢和使用都更加方便。除此之外，高校檔案的信息化能更加方便工作人員的思路開發(fā)和創(chuàng)新，也能讓工作人員在第一時間了解最新的檔案動態(tài)。

3高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足

3.1高校的學(xué)生信息量較多

高校的學(xué)生數(shù)量是比較大的，人數(shù)很多，情況也比較復(fù)雜。還有就是，電子政務(wù)畢竟是剛剛?cè)谌敫咝W(xué)生檔案信息化管理的初級階段，很多的數(shù)據(jù)信息還沒有形成系統(tǒng)化，處理起來還是很有難度的。除此之外，現(xiàn)在高校的檔案初步信息化是不完整的，還是有很多的問題存在。無論如何，現(xiàn)在的電子政務(wù)檔案信息化，和我們之前傳統(tǒng)的檔案整理是不一樣的，電子版高校檔案包含的內(nèi)容是比較廣泛的，無論是在文字信息，還是數(shù)字上面，都有很大的量，管理也是比較有難度的。

3.2電子政務(wù)融入高校檔案信息化是有風(fēng)險性存在的

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，政府部門的管理也從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)換成電子管理的形式，這里面就必然存在著一定的安全隱患。雖然現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展得比較好，但正是因為這樣的快速發(fā)展，導(dǎo)致現(xiàn)在電子政務(wù)融入高校學(xué)生檔案管理信息化存在風(fēng)險性，主要對于檔案管理的保密性是存在隱患的，這是現(xiàn)在高校檔案信息化首先要解決的重大問題。

3.3高校學(xué)生檔案電子版轉(zhuǎn)換的效力還沒完全得到法律的認(rèn)可

在我國，人員流動性是非常大的，所以在檔案變動這一環(huán)節(jié)也是比較頻繁的，而現(xiàn)在我們要建立的電子版的檔案，可變性還是比較強的，所以在法律效力上就降低了很多。特別是電子版的檔案，少了法律依據(jù)的公章，就遠遠比不上我們最傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的法律效率高。也正是因為這樣，現(xiàn)在在我國電子版檔案和紙質(zhì)版的檔案是同時在運用，這樣浪費了很多不必要的資源。所以，我國應(yīng)該及時地完善電子檔案的法律效力。

3.4適應(yīng)高校檔案信息化管理的專業(yè)性人才還較為缺乏

高校檔案想要電子信息化，必備的就是相應(yīng)的人才。在高校檔案電子化的進程中，很多問題都是需要專業(yè)性的人才來解決。但是，由于長期手寫檔案的工作，讓現(xiàn)在很多的檔案工作人員都不具備高超的技術(shù)性，對于電子版的簡歷建設(shè)不夠?qū)I(yè)，所以現(xiàn)在很缺乏這方面的專業(yè)性人才，人才的缺乏會影響高校檔案電子版推進的進程。

4在電子政務(wù)融入檔案信息化中需要加強的措施

4.1加快電子檔案建設(shè)步伐

現(xiàn)在，我們在推進高校檔案信息化的過程中，很重要的任務(wù)就是讓電子化檔案的建設(shè)速度、質(zhì)量都能達到理想狀態(tài)，同時讓高校檔案電子化的法律效力得到增強。對于國家推進的檔案電子化來說，現(xiàn)在各個地方性的檔案想要進入信息化管理階段是比較困難的，阻力仍然是比較大的。

4.2減少高校檔案電子化的網(wǎng)絡(luò)隱患

現(xiàn)在高校檔案電子化還是存在很大安全隱患的，這也是困擾全球的一個巨大的難題。雖然說現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展比較迅速，對于人們來說是一件好事，但是在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的同時，安全隱患也就出現(xiàn)了，這對于檔案信息安全形成了很大的威脅。檔案畢竟是個人信息的一種體現(xiàn)，是需要加以保護的，否則無論對于個人，還是對于社會都將是很大的損失。所以，在想要推進檔案信息化的同時，就一定要加強網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4.3加強高校檔案信息化的數(shù)據(jù)化

高校檔案含有大量的數(shù)字信息，所以在建設(shè)的過程中，怎么樣進行數(shù)字化的建設(shè)也是很重要的一個問題，這主要包含了兩個板塊，一是當(dāng)前所擁有的高校檔案的數(shù)據(jù)整理，二是所儲存的高校檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。加強檔案信息化的數(shù)據(jù)性，可以幫助我們更準(zhǔn)確地整合信息，減少不必要的麻煩。

4.4加強檔案電子化的人才技能

在檔案信息化的過程中，人才是必不可少的，只有擁有專業(yè)性的高質(zhì)量的人才，才能更加快速地進行高校檔案電子化的建設(shè)。但是，我國目前的情況就是檔案電子化的人才還是比較缺乏的，這個問題也是目前的當(dāng)務(wù)之急。可以通過以下幾點來解決好這個問題：①對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行專業(yè)化培訓(xùn)、進行課程的講解，讓現(xiàn)有的檔案管理人員更多地學(xué)習(xí)檔案管理的知識，和專業(yè)化的電子版檔案管理的操作技能，讓現(xiàn)有的檔案管理者更加快速地進入到電子版管理檔案的狀態(tài)中，提高工作的效率；②從外部招聘專業(yè)的檔案信息化的人才；③可以定期邀請一些專業(yè)人士，來公司給工作人員進行專業(yè)知識的講解和培訓(xùn)，讓工作人員接收到最新的知識；④可以隨時讓工作人員進行知識培訓(xùn)交流活動，打造一個良好的學(xué)習(xí)氣氛。

5高校檔案信息化需要注意的一些問題

5.1明確高校檔案電子化未來的發(fā)展方向

高校檔案電子化一定是未來的發(fā)展方向，檔案電子化是提高工作效率和質(zhì)量的最佳的選擇。但是，高校檔案電子化一定要遵循相應(yīng)的法律法規(guī)，讓高校檔案電子化更加有法可依。還有，高校檔案電子化一定要根據(jù)時代的變化而變化，不能一成不變，要不定時地進行調(diào)整，工作人員要認(rèn)識到電子檔案發(fā)展的必要性和重要性。

5.2高校電子版檔案與傳統(tǒng)檔案同時保存

由于現(xiàn)在高校電子版檔案的法律效力還不是非常的明確，因此電子版檔案還存在一些安全隱患，安全性還是比較差的，所以應(yīng)該使用電子版檔案和紙質(zhì)的檔案一起保存的方式。不管怎么樣，現(xiàn)在我們正在從紙質(zhì)檔案到電子版檔案的過渡階段，所以紙質(zhì)的和電子版檔案一起保存還是比較穩(wěn)妥的方法。在電子版檔案和紙質(zhì)檔案同時保存的情況下，還需要注意：①相應(yīng)的部門工作人員應(yīng)該及時地進行檔案的移交，把各個部門的檔案進行分類保存，清晰明了。在形成電子版檔案的同時，還需定期把紙質(zhì)的檔案交給檔案室進行保管，防止檔案的丟失或者被人篡改；②對于檔案的保存時間也是需要嚴(yán)格規(guī)定的，檔案是有相應(yīng)的保管期限的，工作人員要保證這些電子版檔案是沒有安全隱患的，然后將電子版的檔案進行妥善保管，并且在一定時期以后要對這些電子版的檔案進行編制，以方便日后的查詢和使用；③檔案室還有備份檔案的職責(zé)，其中的一份是可以對外的，其他的就需要嚴(yán)格地保存起來。

6結(jié)語

從本文的內(nèi)容我們可以看出，高校檔案電子化取代紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為一個勢不可擋的趨勢，隨著時間的發(fā)展和技術(shù)的不斷完善，高校檔案電子化將會更加快速地發(fā)展，步入一個新的時期，會越發(fā)的成熟。在此期間，一定要注意檔案的安全性，讓電子版檔案更加法律化。檔案工作人員需要不斷地學(xué)習(xí)新的知識，讓自己走在時代的前端，才能更好地將檔案工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化成電子版工作。雖然目前這個過程的發(fā)展阻礙還是比較多的，但是只要社會一起努力，所有問題都是可以解決的。

作者:陳佩馥 單位:遼寧稅務(wù)高等專科學(xué)校