高校電子檔案單套制歸檔研究

導語：高校電子檔案單套制歸檔研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】“雙套制”是高校普遍采用的電子檔案管理模式,但隨著國家信息技術的高速發(fā)展和檔案管理利用實踐,其顯現出越來越多的弊端,“單套制”逐漸成為電子檔案管理的趨勢。本文基于SWOT分析法對電子檔案“單套制”歸檔的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅進行分析,探討高校電子檔案“單套制”管理的可行性。

【關鍵詞】高校;檔案管理;電子檔案;雙套制;單套制;SWOT分析法

電子文件被列入歸檔范圍,電子檔案的保存模式普遍推行“雙套制”歸檔,即將電子文件和打印出的紙質文件一并歸檔保存。隨著信息技術的快速發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用及大數據環(huán)境,電子文件逐漸成為文件生成的最原始形態(tài)。“雙套制”顯現出越來越多的弊端,不但引起了檔案學術界的討論,也對檔案管理工作質量、效率產生了一定程度的影響。在2016年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到要加快檔案管理信息化進程,加快提升電子檔案管理水平“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質檔案)管理試點”[1]。SWTO分析法也稱態(tài)勢分析法,就是將研究對象的主要優(yōu)勢因素(strengths)、劣勢因素(weaknesses)、機會因素(opportunities)和威脅因素(threats)羅列出來,并依照一定的次序按矩陣形式排列并把各種因素相互匹配加以分析,從中得出一系列相應的結論與對策。本文基于SWOT分析法對高校電子檔案“單套制”歸檔的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅進行分析,找到高校電子檔案“單套制”管理的可行性方案。

1高校電子檔案管理現狀

在數字化校園環(huán)境下,高校電子文件主要來源于學校行政管理、教學、科研、財務、設備采購等多個工作板塊,涉及校內所有部門、學院。這些電子文件一部分產生于學校OA辦公系統(tǒng),主要以公文、信息為主,數據通過系統(tǒng)進行流轉和管理并通過OA與檔案管理系統(tǒng)的接口直接歸檔。還有很大一部分產生于教學教務管理、招生畢業(yè)管理、人力資源管理、財務管理、固定資產管理、設備采購等業(yè)務系統(tǒng),這些系統(tǒng)相對獨立,一般不與檔案管理系統(tǒng)對接,所產生的電子文件多為各種數據庫格式且數量龐大,僅我校各類業(yè)務系統(tǒng)能多達近20個。這種背景下所產生的電子文件均采用“雙套制”歸檔,即便嚴格歸檔范圍,加強前期檔案價值鑒定,每年進館檔案數量也呈大幅遞增趨勢。在檔案利用方面,與紙質檔案相比電子檔案更受到利用者歡迎。以我校為例,直接查閱紙質檔案占年利用量的20%,全部是沒有電子版的財務憑證、學位申請材料等,其余80%查閱的檔案都直接利用其電子檔案或數字化的掃描件。

2高校電子檔案“單套制”管理的SWOT分析

2.1優(yōu)勢因素(strengths)

2.1.1節(jié)約資源,減少實體館藏壓力“單套制”是指在數字環(huán)境中僅以電子方式運行和保存的電子文件的全流程,文件、檔案的全程無紙化,而不再同時生成、辦理和保存紙質文件。[2]只歸檔電子檔案,不必再復制出一套紙質版,不僅可以節(jié)約用紙,主要是減少人力物力財力的耗費。以一張電子發(fā)票為例,如果要“雙套制”存檔,不但需要在財務管理系統(tǒng)中走電子申報審批流程,還要復制出一套紙質版到財務部門再走一遍人工審核報銷流程,最后還要將電子版、紙質版全部移交歸檔保存,其中耗費大量的物力成本且多為重復勞動。“單套制”還能從根本上解決檔案館面積不足問題,減少了實體紙質檔案進館將大大減輕館藏壓力,實現真正的數字檔案館。2.1.2提高歸檔率和歸檔質量數字化校園建設中很重要的一環(huán)就是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接,在文件流轉辦理完成后,有價值需要歸檔保存的文件可直接進行歸檔處理,不必等一個檔案年度結束后再歸檔。歸檔部門檔案員可直接入將電子文件歸入檔案系統(tǒng)的預歸檔庫,檔案館在線審核通過后便一鍵完成歸檔移交,不必再移交紙質檔案,這大大減輕了歸檔部門集中歸檔的壓力,提高了歸檔率。因沒有了紙質備份,也就沒有了紙質檔案可以依賴,這會使檔案管理者加強對電子檔案的重視,不再“重紙輕電”,加強元數據的收集,對電子檔案進行定期備份、多套備份、異地備份,定期遷移,降低檔案損害丟失等風險,彌補對電子檔案管理的不足,從根本上提高電子檔案的質量。“單套制”管理還能解決一些無法獲得紙質版的,或者是轉變成紙質版有信息缺失的電子文件歸檔問題,如多媒體文件、三維立體圖形、網頁等。財務管理、人力資源管理、教務教學管理等業(yè)務系統(tǒng),其基礎數據、日常業(yè)務辦理、數據傳輸、保存都在其系統(tǒng)中進行,不再產生紙質文件,在系統(tǒng)中還有完整的元數據,如果轉換成紙質檔案保存必然會丟失部分數據。“單套制”不會有電子檔案與其紙質檔案之間存在偏差的問題,能保證檔案的真實性、完整性。2.1.3便于管理和利用沒有了紙質檔案,檔案館也免除了實體紙質檔案清點、上架等工作,日常對庫房的管理工作也將簡化。檔案收集、整理、歸檔、保存的環(huán)節(jié)全部在電子檔案生成過程中同時完成,不但節(jié)約了大量時間成本更優(yōu)化了檔案管理工作流程。檔案館保存的檔案既是檔案也是大量高價值的數據,“單套制”為檔案館進行數據挖掘和利用,提高開發(fā)檔案資源水平帶來了契機。

2.2劣勢因素(weaknesses)

2.2.1“單套制”的先天不足“雙套制”無論是對紙質檔案還是對電子檔案,都可以很好的防范風險,互為替補和補救措施。電子檔案對操作系統(tǒng)、計算機、存儲設備等軟硬件有極強的依賴性,這是電子檔案與紙質檔案相比天然的缺陷。由于軟硬件的不斷更新會出現系統(tǒng)兼容性問題,脫離了原有的業(yè)務系統(tǒng),電子檔案可能會無法讀取。黑客攻擊、病毒入侵等安全問題會導致數據災難性損害,很難恢復,造成無法挽回的損失。紙質檔案的保管已有幾千年經驗,除非發(fā)生火災、水災等不可抗力災難性事件,一般不會出現整體性的、大規(guī)模損害。與“雙套制”相比,雖然節(jié)約了用紙、庫房建設,但軟硬件的投資、系統(tǒng)的開發(fā)維護、信息的安全都是巨大的投入。對電子檔案的管理也突破傳統(tǒng)模式檔案管理,需要專業(yè)的人才。雖然我國信息技術、大數據應用等飛速發(fā)展,但在電子檔案管理方面尚未完全普及和應用,現有的檔案管理系統(tǒng)并不能完全解決電子檔案管理和安全問題。2.2.2用戶習慣與管理者思維慣性在“雙套制”觀念的長期影響下,社會公眾普遍認可紙質檔案發(fā)揮憑證作用,電子檔案發(fā)揮參考作用,檔案的憑證作用在電子檔案上有削弱。部分檔案管理者工作慣性和守舊思想,習慣了“雙套制”管理模式,推行“單套制”就要學習和適應新的方法和技能,容易有抵觸心理積極性不高。

2.3機會因素(opportunities)

2.3.1國家政策及規(guī)范標準的變化越來越支持與推行“單套制”2002年頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/18894—2002)中規(guī)定“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質等拷貝件,必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。即被廣泛執(zhí)行和使用的“雙套制”。但此規(guī)范在2016年被新頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894—2016)取代,新規(guī)范中不再強制性要求“雙套制”。隨著國家政策的推動,一些行業(yè)也開始出臺辦法推進“單套制”,如2016年施行的新《會計檔案管理辦法》中規(guī)定,“在滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可以僅以電子形式歸檔保存”。此后,在國家檔案局《關于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》中將有關條款修改為“符合國家有關歸檔要求的電子公文可以進以電子形式歸檔”,在其“十三五”規(guī)劃中也明確提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。2.3.2“單套制”的試點與推廣在無紙化辦公日益成為趨勢的影響和國家政策的引導下,一些單位已開始電子檔案“單套制”實踐。自2015年以來,上海市檔案局與上海自貿區(qū)管委會保稅區(qū)管理局共同開展課題攻關,率先探索電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理,2016年上海自貿試驗區(qū)范圍內全面推廣實施電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理。2020年10月浙能集團承擔的國家企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目通過國家檔案局驗收,次項目形成全過程電子檔案“一鍵式”、單套制歸檔,為全面推行招投標電子檔案單套制管理打下來堅實基礎。以上國家政策的導向和行業(yè)的實踐示范,都為高校電子檔案“單套制”規(guī)范化、科學化管理提供可復制可推廣的經驗。

2.4威脅因素(Threats)

從數字檔案館的建設到電子檔案“單套制”的推行,不是獨立進行的,也不是檔案館一個部門能夠完成的,需要在學校層面進行整體統(tǒng)籌規(guī)劃與推進。否則會導致OA、各業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建設不同步或不匹配,電子文件只能滯留在各自系統(tǒng)中,無法成為電子檔案歸檔,電子檔案“單套制”也將無法實現。必須轉變觀念,引起管理層面的重視,轉變部門檔案員和檔案管理人員固有觀念,提升工作技能。因“單套制”不再對電子檔案制作紙質副本,歸檔流程簡化且不占用物理空間,容易對所有數據全盤接收,減弱對檔案數據質量的控制。

3高校電子檔案“單套制”歸檔要利用“SO”減少“WT”

3.1規(guī)范電子檔案管理,建立“單套制”電子檔案評估機制

在施行“雙套制”管理過程中,檔案部門已經開始接收電子檔案歸檔,在這近20年的實踐過程中,積累了相當豐富的數字資源管理經驗,在此基礎上要依據電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的原則要求,制定電子檔案管理制度和質量標準,建立電子檔案評估機制。從收集開始即進行質量控制,鑒定其真實性、長遠價值和長期可讀取性,進而對電子檔案全過程管理控制,保障電子檔案每一個業(yè)務環(huán)節(jié)都符合規(guī)范要求。通過數字化校園建設,做好檔案管理系統(tǒng)頂層設計,與各業(yè)務系統(tǒng)進行統(tǒng)一科學規(guī)劃,還要構建可支撐電子檔案“單套制”的硬件服務及存儲系統(tǒng)。建立電子檔案安全管理辦法和風險預案,定期進行系統(tǒng)運行質量評估,對電子檔案“單套制”所帶來的不安全不穩(wěn)定因素努力做到可預見、可防范、可控制。

3.2加強電子檔案知識管理

以“單套制”來加強電子檔案知識管理,將知識管理引入電子檔案的管理過程,通過加工和轉換,實現從海量無序信息到有序數字化知識。從知識管理的角度,對電子檔案信息資源進行整合,優(yōu)化檔案知識庫,突出館藏特色。以“單套制”為契機,突破傳統(tǒng)的紙質檔案載體為主,檔案查閱、借閱、復印等常規(guī)利用方式,解決海量檔案資源與利用者差異化需求之間的矛盾。通過電子檔案知識管理,幫助利用者便捷地獲取更具針對性的優(yōu)質檔案知識,實現檔案信息的高效流通,構建面向學校和社會的公共服務平臺。

3.3“雙套制”向“單套制”過渡

“單套制”是電子檔案管理最正確的選擇,但現階段完全用“單套制”取代“雙套制”是不現實的,還需要根據高校檔案數字化建設水平決定,可以設立一個過渡期。根據電子檔案的來源、物理形態(tài)、價值等客觀情況進行分析,參照檔案歸檔范圍與保管期限表的形式,制定適合本校的單套制電子檔案歸檔范圍與標準。對成熟且符合標準的電子文件,通過OA或業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口直接歸檔為電子檔案。對元數據等有缺失,或未完全通過OA和業(yè)務系統(tǒng)進行流轉,一部分環(huán)節(jié)通過紙質文件進行處理的,可以依舊實現“雙套制”。針對一個歸檔部門內所有文件,也可以單雙套制平行。科學靈活地選擇電子檔案管理模式,既順應時展的潮流,又尊重電子檔案前端形成的客觀情況和原始狀態(tài),做到因立足長遠。

3.4調整檔案工作心態(tài),加強人才隊伍建設

認清電子檔案“單套制”發(fā)展的必然趨勢,高校管理者和檔案工作者要積極面對并主動適應。檔案作為載體承載著記錄歷史傳承文化的重擔,在科技飛速發(fā)展,文化日益繁榮的今天,檔案其內容和形式也將更加豐富和多樣,從紙質檔案到電子檔案,從“雙套制”到“單套制”是檔案發(fā)展的必然,也必將不是終點。因此,要建立一支科學的、高素質的復合型檔案人才隊伍作為支持和保障。一方面,高校除要重視現有檔案管理人員繼續(xù)教育外,還應考慮增加電子信息管理、計算機等學科人才到檔案館。另一方面,檔案管理人員要加強自我學習,增強創(chuàng)新意識,調整優(yōu)化知識結構,加強與各業(yè)務部門的交流與協作。

參考文獻

[1]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].(2016-04-07)[2021-03-20].

[2]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學研究,2019(1):88-94.

[3]蘇煥寧.原則與例外:電子文件歸檔的單套制與雙套制選擇[J].山西檔案,2019,6:5-12.

[4]宛志亮.電子文件單套制管理趨勢下的檔案“多套制”管理模式長期共存[J].檔案,2019,7:16-20.

[5]電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理在上海自貿試驗區(qū)全面推廣實施[EB/OL].(2016-11-24)[2021-03-20].

[6]省委辦公廳檔案信息化處浙能集團辦公室.我省企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理項目試點通過國家檔案局驗收[J].浙江檔案,2020(10):19.

[7]任惠平.“單套制”模式下電子檔案信息治理理念研究[J].山東檔案,2020(3):50-53.

[8]蘇煥寧,陳永生.從強制“雙套制”到任意“單套制”[J].檔案學通訊,2020(4):71-78.

[9]蔡苗苗.電子檔案雙軌制向單軌制轉換路徑及實施策略[J].文化產業(yè),2021(13):95-96.

[10]薛四新.單軌制模式下電子檔案高質量管理的方法體系[J].浙江檔案,2021(2):23-27.

[11]于懷明.數字校園視域下電子檔案單軌制智能歸檔研究[J].城建檔案,2021(1):30-31.

作者：杜娟 單位：首都醫(yī)科大學檔案館