企業檔案管理信息化建設路徑

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【摘要】檔案管理作為現代企業治理的基礎工作，與企業戰略目標緊密結合，其要求管理人員不斷充實完善檔案資料管理，不斷提高檔案利用價值，堅持“圍繞中心、服務大局”，充分發揮檔案輔政資政的作用，提高檔案“收、管、存、用”各個環節的信息化水平，為企業經營發展提供堅強支撐。隨著檔案實體數量與日俱增，檔案種類日益繁多，對如何有效開展檔案管理工作提出了更高要求，加快檔案工作變革與轉型升級勢在必行。論文從現代化、規范化、服務化、高效化4個維度闡述了檔案管理信息化的重要性，分析了企業檔案信息化建設過程中遇到的問題，提出了企業檔案信息化管理的具體路徑，為企業檔案工作數字化轉型升級、探索創新“低成本、高效益”檔案管理提供一定的理論依據。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；創新舉措

1企業檔案信息化建設概述

2014年，國家檔案局發布《電子檔案管理基本術語》，對電子檔案管理作出了明確的定義，是指通過應用現代信息技術對電子檔案及其他數字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供可利用的檔案信息集成管理體系。2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》修訂通過，其中新增了“檔案信息化建設”專章，規定電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用，為檔案工作變革與轉型、創新與發展提供了較為充分的法律保障。企業檔案是企業生產經營過程中形成的各種文件材料，是企業經營的真實記錄和重要資產，見證企業的發展歷史。企業檔案管理在規范企業管理、輔助生產經營、維護企業權益、推進依法治企等方面發揮著重要的憑證和參考作用。檔案管理的信息化建設是實現檔案從分散走向集中、從集中走向集成的階段性舉措，具有資源信息化、信息有序化、超越時空化、檢索便捷化等特點，可以實現檔案數據的長期保存和資源共享，有利于推進檔案工作更加現代化、規范化、服務化、高效化。

2檔案管理信息化的重要性

2.1推進檔案工作的現代化

傳統的檔案管理工作主要是依賴紙質檔案，信息化程度比較低，極易受到時間和空間的限制，造成檔案查閱的便利性不足、使用的效率較低。例如，在審計過程中，為審查2018-2021年工會經費這一費用發生情況，只能通過明細賬定位該紙質憑證進行查閱，這項工作耗時耗力。如若企業領導人員需要緊急調閱歷年重大活動的資料進行重大決策，需要在本地檔案館檢索查閱，如此不便的管理方式極易貽誤時機。在企業發展過程中會通過信貸系統、結算系統、OA辦公系統、財務管控系統等形成經營管理、黨政辦公、財務管理等各類線上資源，隨著檔案工作信息化的推進，針對各類系統產生的電子檔案實行一體化運行，可以改變傳統檔案單一的使用方式，方便相關查閱人員遠程通過網絡快速準確地檢索到所需的資料，滿足企業檔案信息獲取便利性的需求。

2.2推進檔案工作的規范化

狹義的檔案管理是指對文書檔案、營業憑證、會計憑證資料的管理。廣義的檔案管理是指企業成立后，一切在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應歸檔保存的檔案均可以被納入檔案管理之中，需要對其進行日常歸類收集整理，在協同辦公系統錄入檔案的關鍵信息并加以保存，在一年之后移交檔案歸口管理部門保管，需要全流程閉環管理。檔案管理信息化可以固化檔案管理人員的工作流程，使其更加合規，充分調動各部門之間的溝通合作，整合企業內部管理資源，全面反映企業生產、經營、管理、服務等內部資源的使用情況，從整體上提高企業管理的規范化水平。

2.3推進檔案工作的服務化

檔案對外是開展審計工作的重要依據，對內是評估企業發展情況、管理水平的風向標，可以詳細了解企業各項金融業務、經營管理、人員崗位配置情況，企業領導人員可以在此基礎上開展相應的專項管理，最大限度地優化資源配置。企業檔案信息為企業作出內部決策提供重要的數據支撐，檔案管理信息化建設可以使企業在決策時更及時、準確、高效地掌握內部業務、管理、技術、人才等信息，在激烈的市場競爭中最大限度地避免嚴重的決策失誤，使決策更加科學合理，降低企業的經營風險，助力企業獲得更大的競爭優勢，促進企業長遠發展。

2.4推進檔案工作的高效化

企業檔案的產生不是孤立的，其不僅涉及企業內部的各個部門，還需要外部企業的協同，尤其是財務公司與銀行的資金往來較多，產生的資金明細和交易數據較多。如果企業單純保存紙質檔案，不僅極易產生遺漏，而且效率低下。通過數據集成，檔案信息化可以使企業通過網絡平臺快速傳遞和共享原始檔案信息，不僅可以整合和共享分散、孤立的檔案信息，而且可以跨越時間和空間傳遞檔案信息，能夠做到“一站式”有效地服務檔案信息使用者，減少紙質檔案的傳遞和保存，更加綠色、經濟。

3企業檔案信息化建設現狀

目前，企業檔案工作雖然得到了長足發展，管理模式也正在由傳統紙質檔案管理向信息化、網絡化管理轉變，但部分企業仍然存在檔案庫房趨近飽和、紙質檔案數字化轉換率不高、管理方式滯后、存儲保管易損壞、人員不夠專業等多個方面的問題，制約了企業內部檔案管理中資源的優化配置，不利于推進檔案管理信息化建設的進程。

3.1檔案信息化管理機制不完善

檔案工作不是一項獨立的收尾工作，而是在產生、收集、整理、存儲的閉環中產生的業務活動。因此，在員工的日常管理工作中，要具備先行意識和倒序思維，注意前期環節形成的文件收集和歸檔過程，更加注重上游工作的源頭控制機制，避免事后整理時一些工作的重復勞動或無法補救。上一項工作的結束，又是下一項工作的開始，并且為下一項工作提供了參考意義。例如，下一年的工作安排和績效指標必須基于當年的業務情況，而不是“拍腦袋，定目標”。在這些決策中，檔案工作發揮著先行性、引領性、服務性的作用。因此，企業在開展檔案信息化管理時，應制定一套完善的“收、管、存、用”標準和流程，將管理機制嵌入檔案信息化管理的各個環節，確保檔案信息化的安全性、可靠性和標準性，提高企業檔案管理水平。

3.2檔案信息化基礎設施有限

目前，隨著企業經營時間的增加，產生的紙質檔案越來越多，而檔案庫房趨于飽和，企業檔案備份的介質、庫房等基礎設備存在不足的問題，在這種情況下，企業會委托第三方檔案保管機構進行保管，但同時存在損壞、泄密、丟失等安全性風險。隨著信息技術在企業檔案管理中發揮越來越重要的作用，信息化手段的應用也成為未來企業檔案管理的必要內容。檔案信息化發展趨勢是指建立企業數字檔案館，使得檔案管理更加數智化。目前，針對“云計算”“數據庫”等智能技術的開發不夠深入，配套基礎設施投入不足，“防火墻”的加強、“隔離網”的修筑也需要隨著技術的發展不斷更新。

3.3檔案信息化管理人員素質不高

目前，企業的檔案信息化意識薄弱，對檔案工作在企業發展戰略體系中的定位不夠明確，檔案信息化建設中的人員配置、基礎設施、資金保障等資源投入有限。企業的檔案管理人員大多是企業其他部門的兼職人員，缺少專業人員，常常出現一人身兼多個管理角色的情況。隨著檔案管理向信息化、科技化方向發展，管理人員缺乏應用信息技術進行檔案管理的能力，這種情況將導致企業檔案管理專業能力的降低。在企業檔案收集、移交、借閱和歸還等各個環節中，管理人員的專業水平和思想認識不足，導致企業檔案收集整理工作不到位，歸檔時效性差，內容不完整，檔案管理缺乏規范性和科學性，給企業未來的檔案管理埋下很多隱患與風險。

3.4檔案工作的信息化創新滯后

現階段，企業檔案管理工作的創新改革較為緩慢。目前，紙質檔案的數字化轉換率不高，檔案管理系統與其他應用系統的集成受到限制。除了協同辦公系統中“收發文管理”與檔案管理系統的有效銜接，檔案信息化建設與其他應用的整合仍需加強，檔案管理系統對信息資源的二次、三次的深度開發功能尚未完全實現。檔案庫存量接近飽和，面臨檔案實物存儲的壓力。確保檔案信息安全也面臨著技術手段落后的考驗，如何通過數據加密技術來保證檔案信息的安全是亟待解決的問題。

4企業檔案信息化管理的路徑

為適應企業檔案信息化建設發展的新形勢，加快各類檔案的數字化進程，結合企業檔案管理中存在的問題，企業可以從完善檔案信息化管理工作機制、全面豐富檔案信息化資源、提升檔案工作服務水平和利用價值、打造檔案人才隊伍、強化檔案信息化安全保障等多個方面夯實檔案管理基礎、加強隊伍建設、挖掘檔案價值，真正提升檔案管理工作水平。

4.1完善檔案信息化管理工作機制

檔案信息化管理主要應該從檔案數據資源、業務管理及監督管理3個方面完善工作機制，進一步推進檔案管理提質增效。第一，嚴格落實國家檔案局和上級提出的檔案管理工作要求，進一步梳理完善企業檔案規章制度體系，結合業務范圍修訂企業電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限，統一規范電子檔案的分類、檔號等檔案數據的管理機制，按照要求及時歸檔并定期向檔案館移交檔案，使履責有據可依、管理有章可循。第二，近年來紙質檔案的寄存、系統集成共享等檔案服務蓬勃發展，對此，要及時開展專題檔案業務管理標準研究，對檔案資料分類標準、排序要求、資料整理、臺賬內容等提出明確、統一的要求，并增加法律責任方面的規定，制定安全與保密管理規范，提高檔案資料電子化比率和歸檔及時性。第三，要充分發揮檔案信息化監督管理機制的作用，對檔案工作開展在線日常督導，并納入年度評估考核，不斷提升檔案監管質量和效率，讓監管有跡可循，努力夯實檔案信息化建設的基礎。

4.2全面豐富檔案信息化資源

隨著信息技術的日新月異，各種新型檔案載體不斷出現，如電子檔案、音頻檔案、視頻檔案，等等。只要內容應該歸檔，就應及時進行規范化管理。相關人員應積極研究新業務、新媒體文件歸檔模式，擴展和完善“應歸”范圍，做到企業業務、投資拓展到哪里，檔案管理就延伸到哪里。開展專題檔案研究，開展重要人物、重要活動、重要專題檔案建設。加快推進各類檔案的數字化進程，實現重要非涉密存量檔案100%數字化、增量檔案100%電子化目標，完成室存聲像、實物檔案數字化。加快推進企業數字檔案館建設，解決企業本部和各分支機構現有檔案庫房趨近飽和、紙質檔案數字化轉換率不高等難題，立足企業內部檔案現狀，構建起企業高質量、高效能、全方位的數字化檔案館（室）。

4.3提升檔案工作服務水平和利用價值

在明確檔案資料管理要求的基礎上，按照類別、部門、事項、時間等不同內容，對歷年檔案資料進行全面梳理，建立檔案資料管理臺賬，并統一編號歸檔保存，確保企業檔案資料規范、完整，做到可以隨時查詢、隨時提取，確保檔案信息化有扎實的數據支撐，循序漸進推進檔案數字化，實現檔案業務“線上+線下”雙軌道運行。繼續做好檔案宣傳，發揮檔案資源優勢，通過舉辦專題展覽和“國際檔案日活動”等，普及檔案知識，宣傳檔案價值。實現檔案遠程利用，使檔案利用者免去舟車勞頓就能享受到高效便捷的服務，充分發揮數據資產和檔案資源的功能作用，為中心工作開展提供輔助支撐，不斷推動新時代檔案工作高質量開展。

4.4打造適應新時代的檔案人才隊伍

按照“誰主管、誰負責”“誰形成、誰整理”的要求，細化職責分工，尤其是強化“前端”業務人員的工作職責，將檔案管理嵌入各單位各部門各崗位的崗位職責和工作流程，確保檔案應歸盡歸。優化人才培養機制，積極參加國家檔案局組織的業務培訓、國網企業優秀案例評選和企業課題研究等工作，定期開展安全演練、檔案安全隱患排查、安全教育，強化安全意識。強化“管案必須懂業務”的理念，檔案工作人員要了解企業經營業務，具備指導各條線工作、各載體檔案管理業務的能力。健全完善相關考核激勵制度，激發檔案管理人員在檔案信息化建設中的創新活力，在相關領域作出專業業績和成果，不斷提升檔案工作者的責任意識、安全意識和風險意識。

4.5強化檔案信息化安全保障

全方面構建檔案信息安全管理體系，不僅需要適應新時代信息技術不斷發展帶來的挑戰，也需要進一步筑牢紙質檔案資源的安全新防線。首先，新的檔案存儲載體隨著技術的發展不斷衍生涌現，優化升級的存儲載體容量越來越大，安全系數也越來越高，既要把握機遇，積極應用這些性能更強的檔案存儲載體做好資料備份工作，又要充分利用數字簽名技術對檔案信息層層加密，確保檔案的安全可靠；其次，配置適宜檔案保存的庫房和設施、設備，加強檔案庫房標準化建設、體系化監管、高效化管理，加強檔案庫房巡查和整體管控，以信息化賦予檔案事業高質量發展；最后，健全檔案安全應急體系，將檔案工作納入整體的應急管理體系當中，做到防患于未然，制定應急方案，提高安全應急管理水平。

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作者：郝曉嬌 單位：中國電力財務有限公司