高職院校干部人事檔案管理機制探討

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摘要：本文應用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理發展的優勢、機會和劣勢、威脅進行深入分析，提出通過完善規章制度建設、造就專業檔案人才隊伍、加快檔案數字化進程、發揮干部人事檔案功能、確保檔案安全管理等措施，加強高職院校干部人事檔案管理機制建設，提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：SWOT分析法；高職院校；干部人事檔案；管理機制

SWOT分析法，是在調查與研究對象密切相關的各種主要內部優勢、劣勢和外部的機會、威脅等基礎上，運用系統分析的思想，制訂發展戰略、計劃及對策的一種綜合分析方法。運用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理進行分析，是面對新時期、新形勢，在高職院校干部人事檔案管理過程中，需要正確認識到其內部環境中優勢和劣勢，以及外部環境帶來的機會與威脅，通過“內外兼修、知行并重”，實現干部人事檔案管理水平有效提高。

一、高職院校干部人事檔案管理SWOT分析

高職院校干部人事檔案是直接反映學校人才情況的真實記錄和重要載體，是學校人事管理的重要組成部分。隨著社會快速發展，人才競爭愈演愈烈，干部人事檔案對學校發展的作用日益凸顯，為學校未來規劃、發展提供了強有力的人才支撐。應用SWOT分析法，綜合分析高職院校干部人事檔案管理的內部優勢、劣勢以及外部機遇、挑戰，有利于正確認識其內外部形勢，構建科學的管理機制。1.優勢（Strengths）分析高職院校干部人事檔案是學校檔案管理的重要內容，是“重中之重”。學校干部人事檔案記錄了教師、職工的相關個人信息以及個人經歷過的大事件，是個人成長軌跡的客觀記錄，也是一個人從出生、學習到工作的縮影。在強調“人才是第一資源”的新時期，干部人事檔案管理對高職院校各項事業的基礎性、支撐性作用更為突出，尤其是在人力資源管理方面，干部人事檔案管理的科學化、合理化、信息化水平直接影響了學校人力資源開發和利用水平。干部人事檔案為學校進行人力資源管理提供了客觀、可靠、可信的依據。從微觀來看，干部人事檔案是學校對教師和職工進行信息核查、考核錄用、培訓培養的重要途徑；從宏觀來看，通過查閱學校內部教師和職工的檔案信息，更加充分了解教職工的知識結構、業績成果、工作表現等，合理配置、優化人才資源，針對性開發和應用，促使人崗匹配、才盡其用。同時，掌握學校的人才結構，找出人才空缺，為學校的人力資源規劃做出合理、科學的預測。2.劣勢（Weaknesses）分析一是干部人事檔案管理人員意識薄弱。高職院校干部人事檔案管理體現了內部性、保密性強的工作特性，從事該項管理工作的人員多是默默無聞，難以凸顯工作成績。因此，常常處于“口頭上重視、行動上忽視”的尷尬地位。此外，大多數人存在“檔案管理沒有難度、誰都可以做”的偏見，忽視了檔案管理的專業性，尤其是干部人事檔案管理的專門性、特殊性，導致干部人事檔案管理隊伍力量薄弱。二是干部人事檔案管理體制機制落后。從目前很多高職院校來看，干部人事檔案存在各自為政、分散管理的現象，未能按要求及時統一規整到人事管理部門。例如，反映教師學術研究、學生管理工作、教學獎懲等材料，分散保存在了相關業務科室，加劇了干部人事檔案收集、歸檔的困難。三是干部人事檔案管理方法滯后。大數據背景下，干部人事檔案管理要跟上新時代智能化發展的腳步，實現數字化管理。但其數字化管理仍然相對滯后，體現在起步較遲、設備較差、利用率較低、從事干部人事檔案管理工作的人員不夠專業。3.機會（Opportunities）分析一是黨和國家高度重視檔案工作。檔案記錄了歷史、傳承了文明，在現代乃至未來都發揮著服務社會、造福人民的作用，是黨和國家事業發展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。

二、構建高職院校干部人事檔案管理機制的建議

高職院校干部人事檔案管理水平直接影響著學校人事管理的質量、水平和效率。新時期，構建符合國家教育發展方針以及高職院校發展實際的干部人事檔案體制機制迫在眉睫。在SWOT分析基礎上，對構建高職院校干部人事檔案管理機制做了一些探索。1.強化組織領導，完善規章制度建設一是貫徹執行《“十四五”全國檔案事業發展規劃》、新《檔案法》及相關政策規定，嚴格落實《干部人事檔案工作條例》，按要求完成干部人事檔案專項審核工作，并結合學校實際情況，制定科學的、有效的、配套的、切實可行的干部人事檔案管理制度，規范檔案建立、接收、保管、轉遞等流程，細化檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔、信息化等規定，確保干部人事檔案管理有章可循、有制可守。二是將干部人事檔案管理納入高職院校檔案事業建設中來，列入學校的發展規劃，組建檔案管理相應機構，高效、切實解決干部人事檔案管理中遇到的重大問題，確保干部人事檔案管理工作正常有序，且順利開展，發揮干部人事檔案的重要作用。三是重視檔案工作宣傳教育，組織領導干部學習干部人事檔案以及檔案管理相關法律法規、標準規范，促使各級領導更加重視檔案管理，擴大教職工的知曉度，使廣大領導干部真正意識到檔案與其切身利益的密切相關性，從而樹立起強烈的檔案管理、維護意識，進而促進干部隊伍建設、師資隊伍建設，提升學校人文內涵。2.強化學習培養，造就專業檔案人才隊伍首先，加強人事檔案專業管理隊伍建設。高職院校人事管理部門作為干部人事檔案集中管理部門，應選擇一些政治素質高、專業能力強、忠誠擔當、作風正派的專職干部從事干部人事檔案管理工作，并進行擇優培養，實現干部人事檔案專業化、專門化管理。為了滿足人事管理需要，還需培養和儲備一些兼職的檔案管理人員，使其掌握基本的人事檔案收集、整理規范，逐漸形成一支專兼職相配合的干部人事檔案管理隊伍。其次，加強對其他業務科室的指導培訓。人事管理部門會同檔案管理部門，對其他業務科室相關人員進行指導培訓，強化干部人事檔案管理工作流程，明確與干部人事有關的材料、信息應及時歸類歸檔，移交人事管理部門，避免丟失、缺漏，逐漸形成各部門協同管理機制。最后，強化人事檔案管理人員繼續教育。鼓勵、支持人事檔案管理人員參加有關檔案管理部門舉行的業務培養、行業內繼續教育，進一步了解、熟悉人事檔案管理的內容、流程，引導他們主動不斷更新理念、提高技能、創新工作方式方法，造就學習型、創新型管理人才。3.強化信息建設，加快檔案信息化進程隨著信息化時代的到來，大數據、人工智能等新一代信息技術推動檔案信息化向縱深發展，也對高職院校干部人事檔案管理提出了信息化、數字化要求。為確保干部人事檔案管理工作的有效、高效運作，在規范人事紙質檔案的基礎上，各高職院校應利用現代化科技手段實現檔案信息化。首先，重視檔案信息化的軟件、硬件等基礎設施建設，這是檔案信息化取得實效的關鍵。其次，對照國家關于干部人事檔案管理的規范要求，進行高職院校干部人事檔案的標準和規范建設，形成一整套可操作、合規范、高標準的管理體系，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案數字化。最后，在上述基礎上，探索并逐步建立學校人事檔案管理平臺，設置檔案信息數據共享平臺。利用數字化技術授予不同使用者相應的利用權限，當事人可以直接從計算機中調閱和打印檔案，對人事檔案內容信息進行刪減、添加、修改、更新等，實現檔案的動態管理和補充完善。4.強化服務管理，發揮干部人事檔案功能“管好檔案”最終是為“用好檔案”服務，干部人事檔案管理，最終目的是為干部人事工作提供真實、有效、準確的信息，為干部考核、任免、晉升、調動等工作服務，為學校干部隊伍建設、師資力量建設提供重要的基礎資料參考。因此，高職院校應強化干部人事檔案管理服務意識，提高檔案利用率，以充分發揮干部人事檔案資政、服務功能。一方面，必須加強對檔案日常工作的管理，仔細核查干部身份，包括年齡、學歷、任職情況等，確保提供的個人信息真實有效。另一方面，實現檔案信息的動態管理，根據實際情況進行檔案信息更新，如工資、職稱、職務變動等，確保檔案服務效能提高。與此同時，應建設完善干部人事檔案利用、查閱等管理制度，明確干部人事檔案利用范圍、查詢流程，做好查詢登記、防止檔案信息泄露。5.強化風險控制，確保檔案安全管理檔案安全是檔案工作的底線。高職院校干部人事檔案安全關乎學校、教職工的發展、切身利益，無論是損毀、丟失檔案實體還是泄露檔案所記載的特定信息，都將對學校、教職工造成難以估量且無法挽回的損失。因此，高職院校必須堅持檔案工作的安全底線。一是建立完善干部人事檔案工作責任制，明確人員分工、落實責任。形成以黨委領導班子為核心的干部人事檔案管理工作領導小組，從領導層面重視檔案安全工作。同時，以人事管理部門為主要成員組建干部人事檔案管理辦公室或工作組，建立完善安全管理制度，加強日常監督檢查，宣揚檔案安全防范意識，形成“人人有責”的檔案安全管理氛圍。二是建立健全檔案安全工作機制以及風險和應急管理機制，形成檔案安全工作常態化管理，讓管理人員充分認識到各類風險因素的特點及后果，進而采取積極有效的措施應對，推進人事檔案管理風險防控體系建設，確保干部人事檔案實體安全、信息安全。

三、結語

通過SWOT分析，明確了高職院校干部人事檔案管理面臨的內外形勢、機遇與挑戰。為了實現干部人事檔案的有效管理、高效利用，充分發揮其在學校發展、教職工發展中的重要作用，探索從規章制度建設、專業人才培養、檔案數字化管理、安全保障等方面構建高職院校干部人事檔案管理機制，以實現高職院校干部人事檔案專業化、科學化、規范化管理，彰顯新時期干部人事檔案管理工作的實效。

參考文獻：

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[2]黃文君.“互聯網+”時代下檔案管理工作的SWOT分析[J].蘭臺世界，2019

[3]蔣碧蓉.基于SWOT模型的新時期人事檔案管理探究[J].辦公室業務，2020

作者：甘鳳 何家莉