文書檔案論文范文10篇

一、醫院文書檔案信息化管理和利用的意義

實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。

二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。

三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議

（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫院文書檔案信息化管理工作的發展和推進也具有其歷史必然性。醫院工作者應當認識和理解醫院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執行落實醫院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫學資源，提升資源利用率，發揮資源信息化的最大作用，更好地為醫療事業服務。（二）強化信息化管理基礎設施建設，培養文書檔案信息化管理專業化人才。當今時代，信息化技術迅猛發展，日新月異，醫院文書檔案信息化管理工作也應當與時俱進，不斷發展創新。當前我國在檔案信息化建設過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發展空間。彌補醫院文書檔案信息化建設短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎設施建設，加大在信息化建設基礎設施設備方面的投入，完善信息化管理基礎設施配置。二是要努力培養文書檔案信息化管理專業化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫學，又懂信息技術，還懂檔案管理的專業化人才有一定的難度，醫院及有關部門應加大培養文書檔案信息化管理專業化人才的力度，以不斷提高醫院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫院文書電子檔案作為醫院重要的醫學信息資源，其真實性、準確性、安全性、有效性，和實際的醫療作業息息相關，因此，保障醫院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運轉就顯得尤為重要。醫院及文書檔案信息化工作管理者應當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設定好檔案管理防御系統，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。

1醫院文書檔案管理特點

作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。

2醫院文書檔案管理對策

2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識

醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。

2.2優化文書檔案管理工作

摘要：文書工作與檔案管理課程以培養應用性和操作型秘書人才為目標，在教學中如何實現理論教學與實踐教學的有效統一，至關重要。本文從文書工作與檔案管理教學的特征出發，探討在轉變教學觀念，完善課程體系，改革教學方法，加強“雙師型”教師隊伍建設等方面進行改革和創新的情況。

關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革

引言

文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

【內容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用。科學技術的發展特別是數字技術的應用又賦予了案卷新的使命。本文認為，不能因為立卷方法存在弊病而否定案卷本身的價值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路。

【摘要題】理論探討

【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價值

過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。

【摘要】醫院辦公室文書檔案管理是醫院基礎管理水平的重要體現。做好醫院辦公室文書檔案工作，一方面要按照檔案管理規范，加強檔案管理，提高檔案管理質量；另一方面要重視檔案的開發和利用，充分利用檔案信息資源，為醫院建設發展、領導決策、教學和科研等工作提供真實、有效的檔案信息。

【關鍵詞】縣級醫院；文書檔案；管理；利用

文書檔案是醫院的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發揮醫院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環節。近年來，隨著醫院建設及醫療衛生事業發展，以及醫院管理工作制度化、規范化、科學化水平的不斷提高，醫院文書檔案管理和利用工作發揮著越來越重要的作用。為此，筆者結合自身工作實踐及思考，就如何做好醫院辦公室文書檔案管理和利用談幾點粗淺的體會。

一、著力改善文書檔案工作基礎條件

醫院領導要高度重視文書檔案的管理，充分認識醫院檔案管理在醫院發展建設中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障。要隨著醫院的發展，逐步加大檔案管理硬件設施的投入，配備檔案管理所需硬件設施，加強綜合檔案室的軟、硬件建設，完善基礎設施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

二、著力提高文書檔案管理人員素質

論文關鍵詞：國家檔案；歷史；發展

論文摘要：本文從我國檔案事業起源、產生到不斷進步，從檔案材料種類，行政組織機構建設，管理制度完善，管理人員調遷，檔案庫建設，檔案利用編史修志成果等方面，回顧了我國自商代至明清主要朝代檔案事業發展的足跡。

隨著人類遠古歷史流傳，人類歷經如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結網捕魚，神農氏種植五谷等傳說；歷經結繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經語言記錄符號——文字的產生；歷經國家、階級、文明的產生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統領者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現存最早、較系統的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進一步發展。“太史寮”以大史為首，及其下屬官員組成的官署機構，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務。當時除了有專門的檔案機構，還有了比較細化的掌管王朝內外檔案的組織人員，即大史、小史、內史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進到春秋戰國時期，代表當時階級勢力的文書檔案無論從內容到形式都有了較大發展。其中包括專門檔案、日常政務文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統史官任內分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發展與進步，由奴隸社會向封建社會轉化，同時也是職官分工的歷史進步。

摘要：本文在分析了事業單位文書檔案信息化建設必要性及原則基礎上，有針對性地提出了信息化管理對策，這對提升事業單位文書檔案管理信息化水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：文書檔案；信息化；事業單位

21世紀，人類已經邁入了信息化時代。信息化時代深刻地影響著事業單位文書檔案的形成、保管和利用模式，在信息與網絡已經成為事業單位辦公的重要手段和載體時，信息資料不斷增多，在事業單位日常行政管理活動過程中形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它們真實地反映出事業單位的日常運行和管理活動，而電子文件信息資料大幅增加、對信息傳輸的效率要求更高。尤其是信息技術與傳統檔案管理相結合，實現了傳統事業單位文書檔案從收集、整理、存儲、利用及銷毀的“全生命”周期的信息化，提高了事業單位文書檔案管理的效率和質量。

1事業單位文書檔案信息化建設的必要性

與傳統文書檔案管理模式及現實效果不同的是，信息化建設深刻地改變著事業單位文書檔案管理的模式和效率，給檔案領域帶來了深刻的影響和變化。信息化時代，做好文書檔案信息化管理具有明顯的現實意義和價值功能。1.1提升辦公效率的現實需要。信息化時代，檔案管理與計算機應用融合，現代計算機技術的應用，使事業單位在日常管理活動中形成的文書檔案做到了隨時收集、傳輸和自動歸檔，進一步減輕了傳統檔案工作的固有上門移交或收集模式，使檔案管理與文書資料形成同步，極大地減輕了日常管理的工作量，也顯著提升了文書檔案管理的效率。例如：在傳統文書檔案管理模式下，需要對業已整理結束的檔案文件進行修改或完善，勢必要拆卷重新整理、裝訂，不僅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影響到整個管理效率。信息化時代背景下，計算機技術的應用，要修改完善相關資料，只需要對電子文檔進行修繕后打印即可，這顯著提升了工作效率。此外，信息化建設，使檔案的編目、著錄，以及后期的查詢、利用和檔案編研等工作更加便捷，文書檔案的管理工作更加簡便易行和高效。1.2滿足信息共享的現實需要。信息化時代，國與國的競爭、企業與企業的競爭，實際上就是各種信息流、物流、技術流的的競爭。傳統文書檔案管理模式下，事業單位內部的檔案信息常常為檔案管理部門和形成部門所掌握，形成了“信息孤島”現象，文書檔案中所承載著的重要信息資料難以跨部門或時空區域的限制，文書檔案的信息共享度不高。信息化時代，現代信息技術以及計算機、互聯網技術在事業單位文書檔案管理中的應用，使傳統的紙質文書檔案以電子文檔形式存在，紙質檔案內容經信息化加工、提煉后形成一份份文獻信息，使得文書檔案中所承載著的寶貴信息資源突破了傳統意義上的物理空間限制，登錄檔案管理平臺即可查詢到所需文書檔案信息資料，檔案信息實現了在不同部門、區域之間的流通和信息共享，不僅提升了檔案信息的利用效率，而且極大地發揮出了文書檔案信息的利用價值。1.3電子文件穩定保存的現實需要。傳統紙質檔案容易受到高溫、高濕、火災、蟲蛀、氧化劑等影響，在后期的頻繁使用中易遭受到破壞，文書檔案保存的安全性得不到有效保障。將傳統的事業單位紙質文書檔案進行信息化管理后，紙質檔案形成一份份電子文件模式，并且隨著現代信息技術的更新發展，無論是存儲還是讀取都更加的安全。檔案的查詢和利用只需登錄檔案管理系統，調閱相關電子文件檔案即可，這實現了電子文件保存的穩定化，在檔案利用時不會對原始檔案資料產生過多侵擾，這也是對傳統文書檔案的保護，使文書檔案保存受外部環境影響較小，保存的壽命更長，穩定性更強。1.4文書檔案高效利用的現實需要。檔案的價值在于其利用，為經濟社會發展和事業單位日常管理提供信息借鑒和參考。文書檔案是事業單位在日常管理活動中形成的具有保存價值的重要信息資料，通過檔案信息的查詢、利用，能夠指導現實人、財、物和其他各項事業的管理更加科學、合理。在傳統檔案管理模式下，檔案的查詢和利用常常受到時間和空間的限制，需要到單位的檔案管理部門現場借閱，文書檔案的利用效率低下。信息技術的應用，檔案利用者可直接在網上查閱或者發起查閱申請，由事業單位檔案文書檔案管理人員在線提供服務，在線審查是否滿足利用條件，并通過在線提供所需檔案服務，還可以實現一對一的在線咨詢服務，文書檔案的利用效率顯著提升，價值功能也得到了充分的發揮。

2事業單位文書檔案信息化建設基本原則

摘要：現代科學技術日新月異，信息技術已經廣泛應用到各個領域。這對改進工作方式，提高效率起到了至關重要的作用，反映了單位的現代化管理水平。把信息科學技術應用到檔案的數字化、現代化是發展的必然趨勢。

關鍵詞：機關單位;文書;檔案管理

一、機關單位文書檔案管理現代化中存在的問題

1.檔案工作意識亟待提高。實現檔案管理現代化，必須要解決思想認識問題。基于對檔案本質和價值屬性的看法，全國各地的檔案館主要應在實現檔案信息價值方面發揮主導作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔工具價值。機關單位檔案室的現代化水平，直接影響到地區乃至國家的檔案管理水平。由于檔案傳統的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認識到信息化的重要性，依舊停于傳統的案卷收集、整理階段，設備不足，技術力量薄弱、檢索受限、服務方式單一，因而檔案人員意識不高，存在“等”“要”現象。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是進行“嚴格保密”基礎上，利用手工目錄索引和工具書進行服務，而忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務，文書檔案的價值無法充分體現。另外，領導部門對文書檔案管理工作重視程度不足。部分領導對文書檔案工作的認識不夠全面，認為檔案工作簡單，只需要內勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應付檔案檢查即可，不能在資金、設備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質量。所以增強檔案的開放意識，服務意識，是檔案現代化發展的必由之路。2.基礎性工作規范程度不高。要正確處理傳統管理與現代化管理的關系。檔案傳統不是只代表落后。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程。有人認為有了電子檔案，紙質檔案會被漸漸淡化。將檔案管理現代化完全代替紙質檔案存在，在理論和實踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎，因此，仍然要重視傳統的基礎整理工作。檔案收集是歸檔的首要環節。從我國現行的檔案管理體制來看，機關單位只能通過檔案室與文書部門間接聯系起來。因權責不明，造成機關文書、檔案工作的脫節，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續檔案現代化工作的質量。因為檔案的完整性在很大程度上決定了檔案的價值和效用，如果應該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發揮的作用也就大打折扣。在實際工作中，一些部門檔案意識不強，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關部門的配合支持時,就難以將材料收集齊全完整，進一步的檔案信息化建設也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現代化的需求。文書檔案的現代化管理，有別于傳統紙質卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業、又懂現代信息技術。但由于種種原因原導致專職檔案人員缺乏。據統計，各機關單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計算機操作水平低下，專業知識薄弱，缺乏專業培訓。且多身兼內勤、文秘等工作，疲于應付日常事務，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業性，提升檔案管理隊伍建設。即使近些年來，很多機關單位在新建辦公樓的基礎上，極大改善了信息化建設硬件基礎設施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應檔案專業隊伍而阻礙了文書檔案現代化的步伐。4.軟件開發缺乏統一標準。目前而言，各地各機關在檔案管理軟件的開發上處于分散狀態，且由于各單位認識上的差異，軟件開發的側重點不盡相同，缺乏統一標準，開發出來的軟件在實用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護重復，浪費資源。5.涉密檔案數字化存在安全風險。電子檔案不同于紙質檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計算機技術為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實可靠，必須采取一定的防護措施。同時由于電子檔案易于復制性和傳播性，涉密信息泄露就成為需要重點防范的事情。為確保電子檔案的真實可靠及信息安全，必須采取系列相應的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認證、電子簽章、加密保護措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實、可靠。

二、規范機關單位文書檔案管理現代化的建議

1.深化檔案意識，提高重視程度。改變傳統的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續發展。檔案室要向數字化檔案室方向發展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創新中來。現代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳,主動提供有關檔案工作資料參與決策需要,爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實基礎工作，構建科學管理體制。如前文所述，要正確處理傳統管理與現代化管理的關系，夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發文。對發文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業務管理相互發展，相互促進，加強文書檔案對部門業務發展的指導，通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。3.加快數字檔案室建設，實現“掌上查檔”。數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施建設、網絡建設、檔案資源數據庫建設、檔案網站等方面的內容。其中檔案資源數據庫的建設是尤為重要的一環。它又包括目錄數據庫、全文數據庫、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數據庫建設。檔案行政部門要積極推行開發標準較為統一，實用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統一錄入標準，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數據庫建設。近年來，OA辦公自動化系統的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、其他電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的轉換對接。工程量較大的是在于紙質檔案的掃描加工。根據檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術，將可能利用率高、關注度較多的檔案進行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統管理軟件實現目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網站建設。據了解，目前機關單位檔案網站的擁有量和使用率還比較低。網站是各類檔案展示的平臺，因此要在技術部門的支持下構建設計合理、功能強大、智能化的檔案網站，滿足高層次需求，實現檔案信息資源的有效共享。實現“掌上查檔”。隨著網絡技術的發展，智能手機終端、微信平臺、云技術、二維碼等新興科技產品及服務的出現，使“掌上查檔”業務逐漸發展起來，數字化、網絡化幾乎無處不在。檔案室可以利用網絡平臺推出遠程利用服務，利用者僅用手機微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時隨地查看、利用資源，通過設置各種服務和查詢規范，服務更加便民。4.加強電子檔案的安全防護。與傳統檔案管理模式相比，現代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網絡服務的不斷發展，在方便人們利用的同時，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴格審查把關防止涉密文件、檔案傳輸到公共網絡上。第二是要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統分級保護工作。區分涉密計算機、涉密網絡的監管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務要嚴格遵守保密規定。三是在對紙質檔案進行數字化加工時，要做到嚴格安全管控。如果是進行數字化外包的項目，需要對保密資質進行把關，簽訂保密責任書。四是電子檔案管理軟件要科學完善，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數據安全、可靠。其他安全措施，如在計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等安全軟件。同時做好重要的文件的電子備份，防止數據丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對外查詢時，計算機管理設備的運用應該根據用戶的需要，以當頁的形式呈現出來，不會看到無關的信息，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。5.加強現代化文書檔案管理隊伍建設。要適應檔案現代化管理，必須組建現代化的人才隊伍。首先應更多地選拔專業對口、知識面寬、層次高的人才進入單位，以提高檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，加強職業危機教育，建立日常的考核機制，激發檔案人員的積極性和創造性。三是檔案人員必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，同時檔案管理工作人員也要不斷加強自我修養，主動鉆研信息技術、現代化管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠對文書檔案資源進行深加工，進行編研開發，創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。信息化和現代化是當今社會發展的大趨勢。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機關單位工作服務，才能為社會發展做出貢獻。加快機關單位檔案信息化設施建設，推動文書檔案電子信息規范化管理，實現訴訟檔案管理現代化，是機關單位堅持執政為民，陽光執政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權利意識增強、我國法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護自身合法權益的需求愈加強烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設步伐。通過檔案信息化建設的全面推進，方便群眾利用。總之，文書檔案現代化是一項長期性的系統化工程，需要人人都參與進來，轉變意識，共同推動檔案現代化建設。

供電公司綜合檔案室在省公司檔案處及市檔案局領導的關懷與指導下，完成了預期的工作任務。截至目前，除完成了各項檔案資料的收集、整理、編目工作外，還在國網公司協同辦公系統成功上線后，新的辦公模式下完成檔案管理模塊數據上傳、轉換及網絡全文查詢的推廣應用工作。現就本年度檔案管理主要工作簡要匯報如下：

一、主要工作完成情況

1、檔案資料收集方面：

工程檔案管理一直是我們公司檔案管理工作的重點。由于近年來工程項目多、工期快，因此，從基建工程開工初期,公司作為建設管理單位，就要求我們檔案室能積極投入到檔案資料的監控收集中，同時公司還要求基建部把檔案管理作為工程管理的一個重要組成部分納入到合同管理中。尤其是200千伏及以上重點工程，在檔案室人員的督促指導下，設計、施工和監理等參建單位都設立了相對穩定、業務能力與責任心較強的專兼職檔案員，全過程負責檔案資料的收集整理工作。使檔案的形成、積累、整理、審定工作與施工進程同步，并按規定整理造冊登記并履行相關手續后再移交公司檔案室集中管理。公司工程檔案管理人員全程參與，掌握了解工程進度，及時介入、定期到現場指導、督辦。為了確保工程檔案收集齊全、完整，檔案管理人員與工程管理人員根據工程關鍵節點進行階段性檔案資料收集整理檢查，真正做到了工程與檔案管理同步。實現了檔案從開工到竣工投產都能與建設工程同步管理。

2、檔案資料整理、編目方面：

一是全面完成“220千伏丁集變電所”、“110千伏老龍眼變電站”、“110千伏丁集-顧橋輸變電線路”三個新建輸變電工程的資料收集、整理、編目、錄入、掃描掛接工作。形成案卷292卷；共計834件。