機(jī)關(guān)單位文書檔案管理存在的問題及對(duì)策

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摘要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。這對(duì)改進(jìn)工作方式，提高效率起到了至關(guān)重要的作用，反映了單位的現(xiàn)代化管理水平。把信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;文書;檔案管理

一、機(jī)關(guān)單位文書檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1.檔案工作意識(shí)亟待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要解決思想認(rèn)識(shí)問題。基于對(duì)檔案本質(zhì)和價(jià)值屬性的看法，全國(guó)各地的檔案館主要應(yīng)在實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值方面發(fā)揮主導(dǎo)作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔(dān)工具價(jià)值。機(jī)關(guān)單位檔案室的現(xiàn)代化水平，直接影響到地區(qū)乃至國(guó)家的檔案管理水平。由于檔案?jìng)鹘y(tǒng)的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，依舊停于傳統(tǒng)的案卷收集、整理階段，設(shè)備不足，技術(shù)力量薄弱、檢索受限、服務(wù)方式單一，因而檔案人員意識(shí)不高，存在“等”“要”現(xiàn)象。等待檔案利用者上門的被動(dòng)服務(wù)方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務(wù)，也只是進(jìn)行“嚴(yán)格保密”基礎(chǔ)上，利用手工目錄索引和工具書進(jìn)行服務(wù)，而忽視了對(duì)信息資源的挖掘和提供利用服務(wù)，文書檔案的價(jià)值無法充分體現(xiàn)。另外，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)文書檔案管理工作重視程度不足。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為檔案工作簡(jiǎn)單，只需要內(nèi)勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應(yīng)付檔案檢查即可，不能在資金、設(shè)備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質(zhì)量。所以增強(qiáng)檔案的開放意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。2.基礎(chǔ)性工作規(guī)范程度不高。要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。檔案?jìng)鹘y(tǒng)不是只代表落后。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過程。有人認(rèn)為有了電子檔案，紙質(zhì)檔案會(huì)被漸漸淡化。將檔案管理現(xiàn)代化完全代替紙質(zhì)檔案存在，在理論和實(shí)踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎(chǔ)，因此，仍然要重視傳統(tǒng)的基礎(chǔ)整理工作。檔案收集是歸檔的首要環(huán)節(jié)。從我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制來看，機(jī)關(guān)單位只能通過檔案室與文書部門間接聯(lián)系起來。因權(quán)責(zé)不明，造成機(jī)關(guān)文書、檔案工作的脫節(jié)，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續(xù)檔案現(xiàn)代化工作的質(zhì)量。因?yàn)闄n案的完整性在很大程度上決定了檔案的價(jià)值和效用，如果應(yīng)該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發(fā)揮的作用也就大打折扣。在實(shí)際工作中，一些部門檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價(jià)值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關(guān)部門的配合支持時(shí),就難以將材料收集齊全完整，進(jìn)一步的檔案信息化建設(shè)也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現(xiàn)代化的需求。文書檔案的現(xiàn)代化管理，有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)。但由于種種原因原導(dǎo)致專職檔案人員缺乏。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各機(jī)關(guān)單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計(jì)算機(jī)操作水平低下，專業(yè)知識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)培訓(xùn)。且多身兼內(nèi)勤、文秘等工作，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業(yè)性，提升檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。即使近些年來，很多機(jī)關(guān)單位在新建辦公樓的基礎(chǔ)上，極大改善了信息化建設(shè)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應(yīng)檔案專業(yè)隊(duì)伍而阻礙了文書檔案現(xiàn)代化的步伐。4.軟件開發(fā)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前而言，各地各機(jī)關(guān)在檔案管理軟件的開發(fā)上處于分散狀態(tài)，且由于各單位認(rèn)識(shí)上的差異，軟件開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)不盡相同，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)出來的軟件在實(shí)用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發(fā)階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護(hù)重復(fù)，浪費(fèi)資源。5.涉密檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實(shí)可靠，必須采取一定的防護(hù)措施。同時(shí)由于電子檔案易于復(fù)制性和傳播性，涉密信息泄露就成為需要重點(diǎn)防范的事情。為確保電子檔案的真實(shí)可靠及信息安全，必須采取系列相應(yīng)的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認(rèn)證、電子簽章、加密保護(hù)措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實(shí)、可靠。

二、規(guī)范機(jī)關(guān)單位文書檔案管理現(xiàn)代化的建議

1.深化檔案意識(shí)，提高重視程度。改變傳統(tǒng)的思維觀念，跟上時(shí)代的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，利用先進(jìn)的思想觀念和技術(shù)，建立與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。檔案室要向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，檔案人員要改變?cè)械摹暗取薄ⅰ耙钡乃季S方式，要敢于主動(dòng)參與到檔案管理創(chuàng)新中來。現(xiàn)代文書檔案管理要求主動(dòng)地為社會(huì)各界提供各種綜合性、戰(zhàn)略性的高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，能夠充分對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行深層次加工，創(chuàng)造新知識(shí)信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動(dòng)地做好檔案工作的宣傳,主動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料參與決策需要,爭(zhēng)取更多的支持。同時(shí)通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識(shí)，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭(zhēng)取全體人員對(duì)檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實(shí)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建科學(xué)管理體制。如前文所述，要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，夯實(shí)檔案整理的基礎(chǔ)性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個(gè)源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學(xué)方法進(jìn)行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發(fā)文。對(duì)發(fā)文而言，在進(jìn)行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準(zhǔn)確，不能弄虛作假；對(duì)收文而言，要仔細(xì)甄別和鑒定，保證收集有切實(shí)查考利用價(jià)值的文件，節(jié)約國(guó)家資源。通過計(jì)算機(jī)關(guān)鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務(wù)、簡(jiǎn)化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業(yè)務(wù)管理相互發(fā)展，相互促進(jìn)，加強(qiáng)文書檔案對(duì)部門業(yè)務(wù)發(fā)展的指導(dǎo)，通過部門業(yè)務(wù)發(fā)展帶動(dòng)文書檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)文書檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。3.加快數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站等方面的內(nèi)容。其中檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是尤為重要的一環(huán)。它又包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案行政部門要積極推行開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)較為統(tǒng)一，實(shí)用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統(tǒng)一錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。近年來，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫(kù)來源主要包括：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、庫(kù)存檔案數(shù)字化、其他電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統(tǒng)與OA的轉(zhuǎn)換對(duì)接。工程量較大的是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。根據(jù)檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術(shù)，將可能利用率高、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統(tǒng)管理軟件實(shí)現(xiàn)目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)。據(jù)了解，目前機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)站的擁有量和使用率還比較低。網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺(tái)，因此要在技術(shù)部門的支持下構(gòu)建設(shè)計(jì)合理、功能強(qiáng)大、智能化的檔案網(wǎng)站，滿足高層次需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，智能手機(jī)終端、微信平臺(tái)、云技術(shù)、二維碼等新興科技產(chǎn)品及服務(wù)的出現(xiàn)，使“掌上查檔”業(yè)務(wù)逐漸發(fā)展起來，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化幾乎無處不在。檔案室可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推出遠(yuǎn)程利用服務(wù)，利用者僅用手機(jī)微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時(shí)隨地查看、利用資源，通過設(shè)置各種服務(wù)和查詢規(guī)范，服務(wù)更加便民。4.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，現(xiàn)代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的不斷發(fā)展，在方便人們利用的同時(shí)，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進(jìn)行控制，建立健全安全保障制度，對(duì)需要上網(wǎng)文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴(yán)格審查把關(guān)防止涉密文件、檔案?jìng)鬏數(shù)焦簿W(wǎng)絡(luò)上。第二是要完善軟硬件安全設(shè)施，加大檔案信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)工作。區(qū)分涉密計(jì)算機(jī)、涉密網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管。對(duì)需要開放應(yīng)開放的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務(wù)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。三是在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，要做到嚴(yán)格安全管控。如果是進(jìn)行數(shù)字化外包的項(xiàng)目，需要對(duì)保密資質(zhì)進(jìn)行把關(guān)，簽訂保密責(zé)任書。四是電子檔案管理軟件要科學(xué)完善，同時(shí)配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數(shù)據(jù)安全、可靠。其他安全措施，如在計(jì)算機(jī)中裝入防火墻、防病毒、安全認(rèn)證等安全軟件。同時(shí)做好重要的文件的電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對(duì)外查詢時(shí)，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用應(yīng)該根據(jù)用戶的需要，以當(dāng)頁(yè)的形式呈現(xiàn)出來，不會(huì)看到無關(guān)的信息，不僅便于查閱，同時(shí)也提高了檔案管理的安全性。5.加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，必須組建現(xiàn)代化的人才隊(duì)伍。首先應(yīng)更多地選拔專業(yè)對(duì)口、知識(shí)面寬、層次高的人才進(jìn)入單位，以提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是建立良好的激勵(lì)機(jī)制。在保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、福利待遇等方面的權(quán)利外，也要獎(jiǎng)懲分明，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)教育，建立日常的考核機(jī)制，激發(fā)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。三是檔案人員必須“充電”，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行任職教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，同時(shí)檔案管理工作人員也要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng)，主動(dòng)鉆研信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力的檔案專業(yè)人才，能夠?qū)ξ臅鴻n案資源進(jìn)行深加工，進(jìn)行編研開發(fā)，創(chuàng)造新知識(shí)信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務(wù)。信息化和現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機(jī)關(guān)單位工作服務(wù)，才能為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。加快機(jī)關(guān)單位檔案信息化設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)文書檔案電子信息規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案管理現(xiàn)代化，是機(jī)關(guān)單位堅(jiān)持執(zhí)政為民，陽(yáng)光執(zhí)政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權(quán)利意識(shí)增強(qiáng)、我國(guó)法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護(hù)自身合法權(quán)益的需求愈加強(qiáng)烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設(shè)步伐。通過檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，方便群眾利用。總之，文書檔案現(xiàn)代化是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)化工程，需要人人都參與進(jìn)來，轉(zhuǎn)變意識(shí)，共同推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

作者:亓春波 單位:寧夏銀行

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