事業單位文書檔案信息化建設探析

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摘要：本文在分析了事業單位文書檔案信息化建設必要性及原則基礎上，有針對性地提出了信息化管理對策，這對提升事業單位文書檔案管理信息化水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：文書檔案；信息化；事業單位

21世紀，人類已經邁入了信息化時代。信息化時代深刻地影響著事業單位文書檔案的形成、保管和利用模式，在信息與網絡已經成為事業單位辦公的重要手段和載體時，信息資料不斷增多，在事業單位日常行政管理活動過程中形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它們真實地反映出事業單位的日常運行和管理活動，而電子文件信息資料大幅增加、對信息傳輸的效率要求更高。尤其是信息技術與傳統檔案管理相結合，實現了傳統事業單位文書檔案從收集、整理、存儲、利用及銷毀的“全生命”周期的信息化，提高了事業單位文書檔案管理的效率和質量。

1事業單位文書檔案信息化建設的必要性

與傳統文書檔案管理模式及現實效果不同的是，信息化建設深刻地改變著事業單位文書檔案管理的模式和效率，給檔案領域帶來了深刻的影響和變化。信息化時代，做好文書檔案信息化管理具有明顯的現實意義和價值功能。1.1提升辦公效率的現實需要。信息化時代，檔案管理與計算機應用融合，現代計算機技術的應用，使事業單位在日常管理活動中形成的文書檔案做到了隨時收集、傳輸和自動歸檔，進一步減輕了傳統檔案工作的固有上門移交或收集模式，使檔案管理與文書資料形成同步，極大地減輕了日常管理的工作量，也顯著提升了文書檔案管理的效率。例如：在傳統文書檔案管理模式下，需要對業已整理結束的檔案文件進行修改或完善，勢必要拆卷重新整理、裝訂，不僅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影響到整個管理效率。信息化時代背景下，計算機技術的應用，要修改完善相關資料，只需要對電子文檔進行修繕后打印即可，這顯著提升了工作效率。此外，信息化建設，使檔案的編目、著錄，以及后期的查詢、利用和檔案編研等工作更加便捷，文書檔案的管理工作更加簡便易行和高效。1.2滿足信息共享的現實需要。信息化時代，國與國的競爭、企業與企業的競爭，實際上就是各種信息流、物流、技術流的的競爭。傳統文書檔案管理模式下，事業單位內部的檔案信息常常為檔案管理部門和形成部門所掌握，形成了“信息孤島”現象，文書檔案中所承載著的重要信息資料難以跨部門或時空區域的限制，文書檔案的信息共享度不高。信息化時代，現代信息技術以及計算機、互聯網技術在事業單位文書檔案管理中的應用，使傳統的紙質文書檔案以電子文檔形式存在，紙質檔案內容經信息化加工、提煉后形成一份份文獻信息，使得文書檔案中所承載著的寶貴信息資源突破了傳統意義上的物理空間限制，登錄檔案管理平臺即可查詢到所需文書檔案信息資料，檔案信息實現了在不同部門、區域之間的流通和信息共享，不僅提升了檔案信息的利用效率，而且極大地發揮出了文書檔案信息的利用價值。1.3電子文件穩定保存的現實需要。傳統紙質檔案容易受到高溫、高濕、火災、蟲蛀、氧化劑等影響，在后期的頻繁使用中易遭受到破壞，文書檔案保存的安全性得不到有效保障。將傳統的事業單位紙質文書檔案進行信息化管理后，紙質檔案形成一份份電子文件模式，并且隨著現代信息技術的更新發展，無論是存儲還是讀取都更加的安全。檔案的查詢和利用只需登錄檔案管理系統，調閱相關電子文件檔案即可，這實現了電子文件保存的穩定化，在檔案利用時不會對原始檔案資料產生過多侵擾，這也是對傳統文書檔案的保護，使文書檔案保存受外部環境影響較小，保存的壽命更長，穩定性更強。1.4文書檔案高效利用的現實需要。檔案的價值在于其利用，為經濟社會發展和事業單位日常管理提供信息借鑒和參考。文書檔案是事業單位在日常管理活動中形成的具有保存價值的重要信息資料，通過檔案信息的查詢、利用，能夠指導現實人、財、物和其他各項事業的管理更加科學、合理。在傳統檔案管理模式下，檔案的查詢和利用常常受到時間和空間的限制，需要到單位的檔案管理部門現場借閱，文書檔案的利用效率低下。信息技術的應用，檔案利用者可直接在網上查閱或者發起查閱申請，由事業單位檔案文書檔案管理人員在線提供服務，在線審查是否滿足利用條件，并通過在線提供所需檔案服務，還可以實現一對一的在線咨詢服務，文書檔案的利用效率顯著提升，價值功能也得到了充分的發揮。

2事業單位文書檔案信息化建設基本原則

為了有效管理事業單位文書檔案，使其更好地適應和服務好社會主義市場經濟及單位發展，需要提升事業檔案文書檔案信息化建設進程，并提升事業單位檔案管理的信息化水平。要遵循以下基本原則：2.1安全性原則。無論是傳統檔案管理模式下的文書檔案管理，還是信息化時代的檔案管理，安全都是檔案管理的首要考慮因素。信息化時代，事業單位文書檔案面臨著非傳統的威脅因素，這就需要采取相應措施確保文書檔案信息的安全和保密。一方面，要確保電子文件保存的可靠性。計算機技術的應用，形成了大量的電子文件，由于計算機軟件和硬件技術的不斷更新，大量電子文件以文本形式保存，需要加強安全管理。另一方面，要注重網絡軟件的安全性。通過網絡實現傳輸、利用和管理，一旦發生網絡軟件漏洞或缺陷就會造成檔案泄密，因此要確保網絡平臺安全。2.2規范性原則。計算機信息技術的應用，要求建立電子檔案時應做好文檔形成、收集、鑒定和利用的全周期規范。嚴格按照國家檔案局、工業和信息部等出臺的電子檔案文件格式、技術軟件和收集整理標準執行，形成一套完善的文書檔案管理模式。2.3效益、服務性原則。社會主義市場經濟條件下，衡量事業單位文書檔案管理成效的重要參考標準就是其效率和效益。作為新的管理模式和形式，信息化時代的事業單位文書檔案管理應堅持效率和效益優化原則，即注重發揮電子文書檔案在事業單位，以及經濟社會發展中作用和功能的發揮，并處理好效益與服務二者之間的關系，堅持“求效益，更重服務”的原則。

3事業單位文書檔案信息化建設對策

3.1健全文書檔案信息化標準體系。由于受檔案實體的影響，以及適應信息技術發展的變化日新月異的特點需要，需要根據信息技術的發展，不斷健全和完善事業單位文書檔案信息化標準體系，構建符合新時期事業單位文書檔案信息化收集、整理、歸檔和利用的標準體系。例如，嚴格執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2017）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）等等，并在信息化發展的基礎上，不斷地出臺、修訂和完善電子檔案信息管理標準體系。3.2夯實文書檔案信息化基礎工作。事業單位檔案信息化管理離不開必要的硬件和軟件作為支撐。一方面，事業單位領導要高度重視信息化建設，為信息化建設提供必要的人、財、物的支持。添置信息化建設必備的計算機、數碼掃描儀、光盤刻錄機等硬件，另一方面，要積極采購信息化管理所需的軟件，積極構建事業單位文書檔案信息化所需的數據庫，以及檔案局域網和互聯網建設。此外，加強信息化管理的安全設施投入，購買正版殺毒軟件、密鑰等，還要根據文書檔案信息化管理的現實需要，通過招聘、遴選等形式，引進檔案信息化管理所需的專業人才，為文書檔案信息化管理提供必要的基礎設施。3.3豐富文書檔案信息化資源建設。一方面，要與辦公自動化OA系統進行的有機結合，建立辦公與檔案信息化管理同步，實現電子文書檔案的自動化生成和保管。另一方面，要加快對館藏文書檔案資料的信息化進程，通過掃描、拍照等形式，將歷史文書檔案數字化掃描，轉化成為電子文件形式，并按照檔案進行管理，建立全文數據庫，為后期的查詢和利用提供豐富的信息資源。3.4提升文書檔案信息化管理水平。事業單位文書檔案信息化管理離不開一支高素質的信息化人才隊伍。他們既要熟悉機關文書業務知識，也要掌握計算機應用技術、數據網絡維護知識，以及信息利用和安全保密知識等。為此，一方面，積極加強在崗人員的業務培訓，根據信息化檔案管理的需要，安排專業知識的培訓。另一方面，根據文書檔案信息化管理的需要，適當增加人員引進力度，注重引進具有專業檔案知識背景，并掌握一定信息技能的復合型人才，為文書檔案信息化管理提供必要的人才支持和保障。

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作者:張雪