企業科技檔案淺析(共2篇)

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第一篇 一、企業科技檔案價值鑒定的意義

通過對科技檔案的價值鑒定，“分清玉石”，“去粗取精”，“甄別主次”，有利于優化企業科技檔案的館藏質量，以最少的館藏占地保存最有價值的檔案；有利于提高檔案管理效率，為檔案管理信息化創造條件；有利于檔案的保管，盡可能延長有價值的檔案壽命，遇到突發事件可以重點保護有價值的檔案；有利于快速準確地查找檔案，充分發揮檔案的有效利用價值；有利于減少人、財、物的投入，緩解庫房和設備緊張的局面。

二、企業科技檔案價值鑒定存在的問題

科技檔案鑒定是檔案管理工作的重要組成部分，許多企業檔案鑒定落后于現代企業發展的需要，檔案鑒定工作成為薄弱環節和難點問題，究其原因是多方面的。

1.企業對科技檔案價值鑒定工作不夠重視

企業檔案部門不像生產、經營部門能直接創造價值，所以有些企業不重視檔案工作，也就不會重視科技檔案的價值鑒定。企業檔案工作受重視程度從檔案鑒定工作開展的頻率以及執行機構的設置可窺一斑。還有的企業觀念落后，在檔案管理工作中片面追求館藏檔案的豐富，認為多多益善，只進不出，忽視檔案的有效價值，加大了檔案鑒定的難度和工作量。

2.科技檔案價值鑒定工作責任重、風險大

科技檔案價值鑒定直接決定著檔案的存毀，如果鑒定失誤，把有價值的檔案銷毀了，那將是無法彌補的。因此，人們寧愿將檔案放在庫房里，也不愿去銷毀，認為這樣保險安全不出錯，這代表了部分檔案人員和領導的心態，這種求穩保守、怕擔責任的思想，直接影響到檔案鑒定工作的開展。

3.科技檔案價值鑒定人員素質及鑒定標準不一

科技檔案具有種類繁多、類型復雜、專業性強、多樣化的特點，包括工業檔案、農業檔案、基建檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、環境保護檔案等。在實際鑒定中確實難有“全能人才”，檔案人員業務素質參差不齊，達不到鑒定的水平，加之人員編制少，只能應付日常的工作，不利于檔案的價值鑒定。傳統的檔案保管限期表條款概括性強，如“重要的”、“一般的”等語言大量存在，在鑒定過程中，對鑒定標準的理解與執行各有不同，可操作性不強。

4.檔案鑒定工作程序復雜且缺乏監管

檔案鑒定工作有一套嚴格的程序，包括成立鑒定小組、辦理審批手續、逐頁鑒定、制定監銷制度等，這一套復雜的程序致使檔案鑒定工作一直無法納入到檔案管理計劃之中。目前在達標、評審等活動中也沒有對檔案價值鑒定工作進行檢查，缺乏監督和管理。

三、企業科技檔案價值鑒定的原則

科技檔案的價值鑒定是一項具有技術性和政策性的工作。為了客觀準確地開展科技檔案價值鑒定工作，真正體現檔案的價值，在鑒定時應遵循以下原則：

1.全面性、歷史性原則

科技檔案既是企業的財富也是國家的財富，判斷其價值時要從國家利益出發，從歷史的角度進行評價，從各個不同的方面來研究分析檔案的作用。美國在鑒定工作中很注意分析研究檔案的歷史意義，重視全局性和系統性的觀點。

2.技術性、功能性原則

專業性是科技檔案最突出的特點之一，技術水平的高低直接決定了科技檔案的價值，鑒定時除了要把握專業技術因素外，還要從科技檔案特定功能效用的角度具體判斷其價值的大小。當在遵循技術性原則不能全面反映科技檔案價值時，功能性原則就是對技術性原則的重要補充。

3.典型性、高齡性原則

既要把本企業科技生產發展中具有典型或代表性的科技檔案重點保存起來，又要立足全局，把那些對整個國家、整個專業技術領域具有典型價值的科技檔案重點保存好。高齡原則是我國檔案價值鑒定工作歷來堅持的原則，體現了對高齡檔案的尊重。

4.完整性、發展性原則

科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點是成套性，因此，不能孤立地對科技文件進行評價。瑞典檔案學家尼爾遜十分強調文件的完整性，認為只有完整的文件才可以用來研究一般化的現象。世間萬物都是在不斷發展變化的，企業的科技檔案也一樣。因此判斷檔案的價值要有深遠的科學預見性，要用發展的觀點看問題。

四、企業如何開展科技檔案價值鑒定工作

1.企業科技檔案價值鑒定工作應形成制度化

建立完善有效的檔案鑒定制度和操作規程是開展鑒定工作的重要保障。我國《科學技術檔案管理條例》規定：“鑒定工作要在總工程師或科研負責人的領導下，由科技領導干部、熟悉有關專業的科技人員和科技檔案人員共同組成”。要對鑒定的意義與地位有正確的認識，將其作為檔案工作的核心加以對待。許多國家為強化檔案鑒定工作，大多設立專門機構，讓最有經驗的專家去做檔案鑒定工作。企業應由主管領導、檔案人員、專業技術專家組成鑒定小組，在國家相關法規指導下，以《檔案保管期限表》、《檔案鑒定工作制度》等為依據，規范鑒定操作程序的內容與標準，確保檔案鑒定工作的質量、效率。鑒定工作必須有組織、有領導、有計劃地開展，檔案管理部門對每個年度需要鑒定的檔案，要確定鑒定目的、范圍、種類、項目數量、所需時間及人力等，納入工作制度和程序，做好鑒定的準備工作。

2.加強檔案鑒定理論的研究學習，提高檔案人員的綜合素質

在檔案鑒定發展中，有著各種不同的鑒定理論和標準，如“職能鑒定論”，“文件雙重價值論”，“利用決定論”，“文獻戰略”等，還有檔案的來源標準、內容標準、形式特征標準等，我們應該取長補短，相互借鑒。隨著科技檔案的載體越來越豐富，對科技檔案價值鑒定提出了更高的要求。例如，同一檔案會有電子數據文件、紙質文件甚至縮微膠片等形式，檔案鑒定時應當保存哪一種版式，信息從一種載體轉移到另一種載體的可能性、安全性、運行環境等都不確定，這些都對科技檔案鑒定提出了嚴峻挑戰。檔案人員要與時俱進，努力學習，提高業務水平，完善知識結構。只有綜合素質提高了，才能積極投身到檔案鑒定工作中去，推動檔案事業不斷向前發展。

3.認真做好各個階段的科技檔案價值鑒定工作

首先，在文件轉化為檔案歸檔時確定歸檔范圍，把好文件接收的質量鑒定關。尤其是科技檔案要注意完整性、原始性、準確性鑒定，剔除沒有保存價值的文件，使檔案優化問題解決于萌芽之中。其次，在立卷整理時以卷為單位劃分保管期限，確定檔案的“生存期”。這是對第一階段初步鑒定的核查，核對檔案的保管期限是否科學準確。再次，保管期限滿后進行檔案價值復審，即對保管期滿后的檔案價值進行重新審查。比較典型的就是直接鑒定法，在分析判斷科技檔案價值時，以“套”為基礎，以保管期限表為依據，直接審閱科技檔案的內容，逐卷地判定科技檔案的價值。對于難以確定去留的檔案，要遵循“慎重判斷檔案價值，留待一定的實踐檢驗的幅度，以減少價值預測的失誤”的指導思想，留存一段時間。

領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定。如工程項目檔案的鑒定，由相關領導和各專業的專家及檔案人員組成鑒定小組，鑒定小組成員要掌握有關科技檔案鑒定工作的原則和規定，學習本專業系統科技檔案鑒定工作的文件精神，逐項、逐卷、逐頁地認真審查。先由個人初步鑒定提出調整保管期限或按期銷毀意見，再集體審查，對每個成員的鑒定意見進行復審，寫出鑒定報告備查，由鑒定小組組長和主管領導簽署意見，方可確定被鑒定檔案的續存與銷毀。最后，編制科技檔案銷毀清冊，撰寫科技檔案銷毀鑒定報告，并在單位保密委員會的監督下實施銷毀。注銷銷毀的科技檔案，變更已調整過的保管期限，調整案卷內文件排列和檔案排架，組織鑒定工作卷。檔案鑒定工作從始至終形成的文件都要永久保存。

4.企業科技檔案價值鑒定應實行動態管理

我國檔案學界提出的“相對價值標準”，即在一定情況下某些文件的保存價值和保管期限可以相對提升或降低，旨在使檔案鑒定工作做到具體問題具體分析，避免教條主義和機械主義。如有的公路行業二十年前設計的一般的一級公路，現在已經重建成高速公路，但有關檔案還是有兩套存在庫房里，實際上已經沒有多大的價值，完全可以銷毀一套或者全部銷毀。有的基建項目檔案發生產權變化時，檔案隨著所有權的改變移交到產權所屬單位。還有些設備報廢銷毀，只要保存設備銷毀目錄即可。歐美國家近些年來在鑒定中奉行效益標準，主張在鑒定檔案保存價值時應考慮到檔案的保管費用。

從其發展歷程看，效益標準已從出現伊始的飽受批判轉變為被各種鑒定體系廣泛采用，顯示出了其實用科學的一面。重新評價過去的鑒定是必要的，因為以往的鑒定并不全都符合目前的鑒定標準，有一些甚至按過去的鑒定標準也有掌握過松的問題，按照目前的鑒定標準對館藏進行再鑒定，可以銷毀那些已經證明不再有價值的文件，從而優化館藏。對科技檔案進行回溯性鑒定要突出重點，樹精品意識，建精品檔案。科技檔案的價值不是一成不變的,對檔案的價值鑒定，還要通過外部環境預測、內部數據分析，對檔案的鑒定標準進行適時調整、修改、補充，全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯系，全面預測用戶對檔案的利用需求。隨著企業的發展壯大，檔案數量只會有增無減，鑒定就成為決定檔案存亡的基本手段，是提高檔案管理效率的有效途徑，是保證檔案質量，更好地發揮檔案作用的一項重要措施。我國的檔案管理已經逐步走向規范化、制度化、標準化，企業科技檔案鑒定工作也必須跟上這一步伐，雖然在科技檔案鑒定中還存在許多困難，但我們正朝著這一目標不懈努力。

作者：陳吉珂單位：中交第二公路勘察設計研究院有限公司

第二篇 一、科技檔案管理存在的突出問題

（一）完整性欠缺

在實際的歸檔收集過程中，以及對歸檔項目整體了解的不足，這就導致歸檔文件不少，技術類文件有遺漏，最終使得所歸檔文件不能反映科研項目的技術全貌、進展過程，甚至造成技術路線的模糊與不連續。

（二）管理模式落后

很多企業檔案部門在科技檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用，而對科技檔案的數字化、網絡化管理則很少涉及，沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性，以至于企業科技檔案管理多年來停滯不前。在知識經濟和信息時代，隨著科技檔案類別、內容、載體、信息的不斷增加，傳統的科技檔案實體管理模式已經不能適應新形勢下科技檔案信息化管理的需要。

（三）服務手段滯后

由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，因投入不足而導致在科技檔案管理上只能簡單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，不能運用現代化計算機網絡通信技術進行科技成果轉讓和信息交流，影響了企業科技檔案信息資源的開發和利用。

二、加強科技檔案管理的舉措

（一）高度重視科技檔案技術文件材料的系統性和完整性

檔案管理人員要了解課題（項目）的技術方案、技術路線，懂得課題（項目）各種技術文件的內在聯系與因果關系，切實為科研人員提供歸檔指導，使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的研究思路和實現意圖，能夠客觀地描逑該科研項目的進行過程，并能夠客觀、全面地反映出科技項目的主要內容。要注重歸檔項目中系統（課題）、分析系統（專項、子系統、子課題）組成與它們之間的內在技術聯系，按照技術專業體系形成歸檔文件體系，避免歸檔文件材料的雜亂無章堆積。為了確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性，檔案人員應當采取前端介入、過程控制的方法。只有這樣，才能從根據上保證科技檔案技術文件材料的系統性和完整性。

（二）大力推進科技檔案的全面質量管理

全面質量管理是提高科技檔案工作的質量的重要手段。因此，在科技檔案的形成、積累、收集、整理、保管鑒定、統計、提供利用以及技術文件材料的接收、裝訂、分發、入庫等環節中必須把科技檔案的質量要求貫穿于科技檔案工作的全過程，同時要研究那些影響檔案質量的因素并探討如何來控制他們，這就要求抓好各個環節各個過程的質量管理；同時，建立一整套保證檔案質量的工作體系，把科技檔案工作納入生產、技術和科研等管理制度．納入生產、技術和科研計劃，納入專業科室和技術人員的職責范圍并構成一個整體，融會貫通，互相補充，從各條途徑來保證科技檔案工作的開展。

（三）加強科技檔案的開發利用

合理地利用科技檔案可以產生巨大的社會效益和經濟效益，能有效地提高效率、增加收益、節約資金。在科技檔案的開發利用上，以科學發展觀為指導、堅持全面協調可持續發展是檔案事業發展的必然要求。為了更好地利用科技檔案、發揮檔案價值的作用，必須提高檔案的利用功能；同時，為了保守企業秘密，必須加強法律意識，建立嚴格的保密措施。利用和保密是辨證的關系，強調一方面而忽視另一方面都是不允許的、不科學的。要轉變思想、更新觀念，改變傳統的”重保密、輕利用”的觀念，統籌安排好各環節工作，正確處理好利用和保密的關系，使兩者和諧共存。在開展科技檔案利用工作時，要依法規范利用，積極、慎重地制約人們對科技檔案的利用行為，維護企業合法權益，確保企業秘密的安全。

（四）加強科技檔案信息化建設加大投入，解決好科技檔案信息化

基礎設施建設等關鍵性問題，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變為現伐化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。

（五）進一步提高檔案管理人員素質

知識經濟、信息時代為檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。檔案管理隊伍素質的高低，決定著檔案事業發展的成效。要進一步加強檔案工作者的繼續再教育，有計劃、有重點地抓好學習、培訓，從而使檔案人員在業務技能和服務方式跟上企業發展的需要。

總之，科技檔案工作作為企業管理的重要組成部分，對企業的技術創新、管理創新有不可替代的作用。企業只有高度重視并不斷加大科技檔案的管理力度，才能把科技檔案的現代化管理事業提高到一個新的水平。

作者：王日光單位：山東省威海市供電公司