企業(yè)銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制論文

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摘要：會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，對(duì)內(nèi)部控制制度提出了新的要求，手工會(huì)計(jì)下所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶(hù)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，是會(huì)計(jì)事業(yè)發(fā)展史無(wú)前例的飛躍。但這個(gè)飛躍也給審計(jì)工作帶來(lái)很大的影響。

關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；控制活動(dòng)

當(dāng)企業(yè)產(chǎn)品在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的條件下，要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的關(guān)鍵作用越來(lái)越明顯。擴(kuò)大市場(chǎng)占有率、提高銷(xiāo)售額是降低成本的主要途徑。所有的投資戰(zhàn)略分析以及企業(yè)的年度財(cái)務(wù)計(jì)劃無(wú)不從確定市場(chǎng)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)開(kāi)始。企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理者都非常清楚，沒(méi)有銷(xiāo)售就沒(méi)有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，銷(xiāo)售是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的龍頭。因此，所有企業(yè)無(wú)不對(duì)銷(xiāo)售和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)給予極大的關(guān)注。當(dāng)然，挑戰(zhàn)、機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)并存，銷(xiāo)售與收款已經(jīng)成為企業(yè)管理中非常復(fù)雜而且比較難控制的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的幾率也在不斷增加。

一、企業(yè)銷(xiāo)售與收款的風(fēng)險(xiǎn)

在制造行業(yè)中，銷(xiāo)售與收款是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)非常重要的工作，其基本包括6個(gè)環(huán)節(jié)——市場(chǎng)推廣、銷(xiāo)售合同談判和簽訂、客戶(hù)服務(wù)、發(fā)貨、開(kāi)具發(fā)票確認(rèn)應(yīng)收賬款、收款。銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)中，收款是最后一個(gè)環(huán)節(jié)，體現(xiàn)前面環(huán)節(jié)的成果，如果前面各環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)給收款環(huán)節(jié)留下很大的財(cái)產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低完全可以體現(xiàn)在應(yīng)收賬款的變化上，從財(cái)務(wù)上看，會(huì)計(jì)科目應(yīng)收賬款的借方反映銷(xiāo)售額的多少，貸方反映貨款回收的多少，余額則反映沒(méi)回收的貨款還有多少，所以如果銷(xiāo)售與收款的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生了，最終會(huì)體現(xiàn)為企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，抓住商機(jī)，除了要提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善售后服務(wù)外，還要運(yùn)用賒銷(xiāo)方式來(lái)擴(kuò)大銷(xiāo)售，只要有賒銷(xiāo)就必定有應(yīng)收賬款。在當(dāng)今中國(guó)，商品與勞務(wù)的賒銷(xiāo)、賒供已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一個(gè)基本特征。而商品、勞務(wù)賒銷(xiāo)的結(jié)果，一方面擴(kuò)大了企業(yè)產(chǎn)品的銷(xiāo)路，增加了產(chǎn)品銷(xiāo)售收入，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力和經(jīng)濟(jì)效益，另一方面又形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。隨著這一銷(xiāo)售方式的普遍運(yùn)用，不少企業(yè)應(yīng)收賬款占總資產(chǎn)及流動(dòng)資產(chǎn)的比重居高不下，嚴(yán)重影響了資金周轉(zhuǎn)，甚至產(chǎn)生大量的呆壞賬，給企業(yè)帶來(lái)極大的財(cái)產(chǎn)損失。因此，企業(yè)必須采取措施，制定合理有效的管理辦法，加強(qiáng)銷(xiāo)售與收款中各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理，特別是做好應(yīng)收賬款的事先預(yù)防、事中監(jiān)督和事后回收等管理工作，以保證應(yīng)收賬款的合理占用水平和收款安全，降低財(cái)產(chǎn)損失帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)的重要工作，筆者在某公司了解到，年銷(xiāo)售3億多元，應(yīng)收賬款平均余額在1.4億元，已經(jīng)核銷(xiāo)的壞死賬累計(jì)2200萬(wàn)元，賬面還有呆賬2100萬(wàn)元，2年以上賬齡的應(yīng)收賬款占總應(yīng)收的16％。企業(yè)在市場(chǎng)擴(kuò)張過(guò)程中，怎樣控制收款風(fēng)險(xiǎn)，怎樣平衡占領(lǐng)市場(chǎng)和賒銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系是應(yīng)該考慮的問(wèn)題。

二、銷(xiāo)售與收款風(fēng)險(xiǎn)控制的方法探討

1、職能分離法

職能分離法適用于預(yù)防企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，銷(xiāo)售一收款循環(huán)也不例外。很多企業(yè)中，銷(xiāo)售一收款循環(huán)過(guò)程一直由銷(xiāo)售部獨(dú)立負(fù)責(zé)，這種獨(dú)家控制銷(xiāo)售一收款業(yè)務(wù)的好處是能夠提高工作效率。但是，同時(shí)也增加了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。比如銷(xiāo)售人員出賣(mài)企業(yè)信息資料，侵吞市場(chǎng)推廣費(fèi)，自己開(kāi)公司銷(xiāo)售本企業(yè)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品，參與制造仿冒本企業(yè)產(chǎn)品，貪污挪用銷(xiāo)售貨款以及濫用公關(guān)交際費(fèi)用等等。為了預(yù)防這些問(wèn)題，企業(yè)可將銷(xiāo)售一收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆分。例如，將前期的市場(chǎng)拓展和銷(xiāo)售合同簽訂、客戶(hù)信用評(píng)估以及售后服務(wù)進(jìn)行分割；銷(xiāo)售人員的業(yè)務(wù)主要集中在市場(chǎng)拓展和銷(xiāo)售合同簽訂；客戶(hù)服務(wù)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)；信用評(píng)估則由獨(dú)立的信用管理部或財(cái)務(wù)部信用管理人員負(fù)責(zé)；銷(xiāo)售發(fā)貨則由物流部組織安排；銷(xiāo)售人員催款，而貨款回收則由財(cái)務(wù)部為主負(fù)責(zé)辦理。

2、建立客戶(hù)信用評(píng)估和控制機(jī)制

在簽訂銷(xiāo)售合同以及辦理銷(xiāo)售發(fā)貨的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，一個(gè)非常重要的控制環(huán)節(jié)就是客戶(hù)信用評(píng)估。過(guò)去由于企業(yè)對(duì)客戶(hù)信用評(píng)估不重視，為了占領(lǐng)市場(chǎng)盲目擴(kuò)大客戶(hù)源，為日后銷(xiāo)售收款埋下了巨大的隱患。一些銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員更是利用企業(yè)信用管理的漏洞，冒險(xiǎn)向不該發(fā)貨的“特殊客戶(hù)”大量發(fā)貨，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)巨額的壞賬損失。這就是業(yè)務(wù)人員舞弊活動(dòng)的后果。為此，規(guī)模到了一定程度的成熟企業(yè)紛紛建立了客戶(hù)信用評(píng)估控制程序，并建立了獨(dú)立于銷(xiāo)售部門(mén)的信用管理部。當(dāng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員和客戶(hù)談判簽訂銷(xiāo)售合同前，必須事先經(jīng)過(guò)信用管理部門(mén)的調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。銷(xiāo)售部門(mén)提出的賒銷(xiāo)額度，事先也必須獲得信用管理部門(mén)的審核并經(jīng)過(guò)主管副總或總經(jīng)理的批準(zhǔn)。當(dāng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員向物流部提出發(fā)貨申請(qǐng)前，必須經(jīng)過(guò)信用管理部的核查，確保發(fā)貨額度控制在已經(jīng)批準(zhǔn)的賒銷(xiāo)限額之內(nèi)。信用管理部門(mén)有權(quán)根據(jù)客戶(hù)的資信情況和過(guò)去的付款情況拒絕或批準(zhǔn)銷(xiāo)售發(fā)貨申請(qǐng)。

信用評(píng)估部門(mén)須了解客戶(hù)信息，建立客戶(hù)檔案，對(duì)客戶(hù)資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新，為評(píng)定客戶(hù)的信用等級(jí)提供依據(jù)，依此確定采用不同的銷(xiāo)售方式。

國(guó)際大公司實(shí)踐證明，有效的信用控制可以極大地預(yù)防銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中應(yīng)收賬款的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3、建立客戶(hù)訪問(wèn)和應(yīng)收賬款對(duì)賬制度

作為控制和預(yù)防銷(xiāo)售舞弊風(fēng)險(xiǎn)的重要政策，企業(yè)可以制定內(nèi)控和內(nèi)審人員對(duì)客戶(hù)進(jìn)行訪問(wèn)的制度。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可定期或不定期訪問(wèn)客戶(hù)，內(nèi)控人員也應(yīng)當(dāng)在對(duì)被審計(jì)單位的客戶(hù)進(jìn)行隨機(jī)抽查訪問(wèn)，可以直接了解客戶(hù)對(duì)被審計(jì)企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員的看法，以及對(duì)公司客戶(hù)服務(wù)水平的反饋意見(jiàn)；企業(yè)的財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款主管人員以及信用部人員也應(yīng)當(dāng)對(duì)客戶(hù)定期進(jìn)行對(duì)賬。達(dá)到對(duì)本企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督作用。4、制定嚴(yán)格的銷(xiāo)售收款政策

保證銷(xiāo)售貨款安全、及時(shí)足額返回企業(yè)是一項(xiàng)重要工作。財(cái)務(wù)部是應(yīng)收賬款和收款業(yè)務(wù)的主體。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定禁止銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金貨款，同時(shí)盡可能要求客戶(hù)直接向公司指定賬戶(hù)匯款支付銷(xiāo)售貨款。對(duì)于一些臨時(shí)需要支付現(xiàn)金或承兌匯票的客戶(hù)，則應(yīng)當(dāng)制定程序要求客戶(hù)或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員提前向公司財(cái)務(wù)部主管和其銷(xiāo)售主管報(bào)告具體的付款時(shí)間、付款數(shù)額、付款方式以及攜帶轉(zhuǎn)賬的安全措施。預(yù)防相關(guān)業(yè)務(wù)人員內(nèi)外勾結(jié)實(shí)施貪污、挪用、截留等舞弊行為。企業(yè)內(nèi)控人員、財(cái)務(wù)主管以及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)主管應(yīng)當(dāng)定期對(duì)銷(xiāo)售回款進(jìn)行監(jiān)督檢查，抽查核對(duì)與客戶(hù)的往來(lái)賬務(wù)，預(yù)防舞弊行為的發(fā)生。

5、建立應(yīng)收賬款分析、催收和預(yù)警制度

企業(yè)要建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)督促銷(xiāo)售部門(mén)加緊催收。應(yīng)收賬款超過(guò)2年會(huì)失去訴訟時(shí)效，企業(yè)應(yīng)按季度分析賬齡，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警程序，向貨款清收部門(mén)預(yù)警接近訴訟時(shí)效的應(yīng)收賬款，以及時(shí)采取財(cái)產(chǎn)保全、法律訴訟等措施，對(duì)催收無(wú)效的逾期應(yīng)收賬款通過(guò)法律程序予以解決，最低程度降低應(yīng)收賬款形成壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。

6、建立確認(rèn)制度

建立確認(rèn)制度。要求銷(xiāo)售人員做到，及時(shí)取得客戶(hù)的收貨確認(rèn)函和收到發(fā)票確認(rèn)函，銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)整理和保存，避免對(duì)方惡意拖欠或貨物丟失，造成公司損失。

設(shè)置銷(xiāo)售臺(tái)賬，及時(shí)反映各種商品銷(xiāo)售的開(kāi)單、發(fā)貨、收款情況。銷(xiāo)售臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)附有客戶(hù)訂單、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)簽收回執(zhí)等相關(guān)購(gòu)貨單據(jù)，如果客戶(hù)惡意拖欠，產(chǎn)生了法律糾紛，這些資料和單據(jù)將是企業(yè)以后維權(quán)的有力證據(jù)。

7、控制銷(xiāo)售渠道

有些企業(yè)放棄對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員的控制，只要完成預(yù)定的銷(xiāo)售目標(biāo)和費(fèi)用指標(biāo)后，銷(xiāo)售人員干什么企業(yè)也不管。這種做法弊端顯而易見(jiàn)，銷(xiāo)售人員容易和客戶(hù)或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手勾結(jié)，做出損害公司利益的事情。

有些企業(yè)或者干脆將銷(xiāo)售業(yè)務(wù)包括售后維修服務(wù)都委托第三方貿(mào)易公司和專(zhuān)業(yè)維修公司去做，大多數(shù)家電行業(yè)即是例子。這樣做的好處是充分利用第三方的專(zhuān)業(yè)營(yíng)銷(xiāo)能力和維修技術(shù)力量，便于集中精力做好產(chǎn)品質(zhì)量和提高生產(chǎn)效率。但是，其缺陷也非常明顯，這些第三方將控制企業(yè)的整個(gè)銷(xiāo)售渠道和商業(yè)秘密。

8、建立舞弊案件舉報(bào)制度

為了預(yù)防各種舞弊行為產(chǎn)生，企業(yè)也會(huì)建立特別的舞弊案件舉報(bào)處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門(mén)設(shè)立了一個(gè)舞弊案件舉報(bào)中心，設(shè)置公開(kāi)的電子郵箱，接受來(lái)自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位及人員的舉報(bào)。這里包括來(lái)自客戶(hù)甚至競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的舉報(bào)。

9、嚴(yán)格執(zhí)行退貨和三包政策

產(chǎn)品銷(xiāo)售后的三包政策也是銷(xiāo)售一收款循環(huán)中的一個(gè)分支環(huán)節(jié)。執(zhí)行三包政策的關(guān)鍵是要對(duì)退貨商品進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，原則上只有質(zhì)量部門(mén)才能對(duì)客戶(hù)退貨進(jìn)行質(zhì)量鑒定，見(jiàn)到質(zhì)量部門(mén)的鑒定報(bào)告后，屬于退賠范圍的，銷(xiāo)售部門(mén)才能執(zhí)行退賠，要預(yù)防銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員利用三包政策從事舞弊活動(dòng)。

10、銷(xiāo)售人員自律聲明

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員作為敏感崗位職工應(yīng)當(dāng)簽署員工自律聲明。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)制定銷(xiāo)售人員保證書(shū)。該保證書(shū)主要針對(duì)銷(xiāo)售人員特別設(shè)計(jì)。這里包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和客戶(hù)、銷(xiāo)售商和經(jīng)銷(xiāo)商的交往原則，遵守信息規(guī)矩，填寫(xiě)銷(xiāo)售人員工作日志等。銷(xiāo)售人員特別要對(duì)違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。以保證企業(yè)發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)售人員違反職業(yè)道德后能夠及時(shí)做出有效的處罰。銷(xiāo)售人員保證書(shū)對(duì)銷(xiāo)售一收款業(yè)務(wù)中的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。

11、銷(xiāo)售人員工作日志

這是針對(duì)銷(xiāo)售人員工作特點(diǎn)設(shè)計(jì)的一套最關(guān)鍵的控制措施。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員和其他業(yè)務(wù)人員的工作有一個(gè)重大的區(qū)別，那就是點(diǎn)多面廣，頻繁出差或長(zhǎng)期駐外工作遠(yuǎn)離辦公現(xiàn)場(chǎng)。銷(xiāo)售人員的工作壓力普遍較大，也非常辛苦。為了鼓勵(lì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員積極拓展市場(chǎng)，為客戶(hù)提供良好的售后服務(wù)，許多企業(yè)均會(huì)給予各種不同的優(yōu)惠政策。但是，也正因?yàn)榫哂羞@些特點(diǎn)，企業(yè)也最容易對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員失去有效的監(jiān)督和控制。事實(shí)上，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員已經(jīng)成為企業(yè)最難管理的一個(gè)特殊團(tuán)隊(duì)。

用制度規(guī)定銷(xiāo)售人員必須填寫(xiě)工作日志。采用工作日志管理法，首先應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)售管理程序中具體規(guī)定工作日志的基本格式和填寫(xiě)要求。當(dāng)駐外銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員嚴(yán)格按照日志規(guī)定填寫(xiě)其每天的具體工作內(nèi)容后，一方面業(yè)務(wù)人員自己可以及時(shí)回顧總結(jié)日常工作，妥善安排每天的工作計(jì)劃，規(guī)范自己的在外行為，另一方面其銷(xiāo)售主管可以有效檢查和驗(yàn)證業(yè)務(wù)人員在外活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)。銷(xiāo)售主管和財(cái)務(wù)部主管在審批業(yè)務(wù)人員的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)時(shí)也多了一個(gè)輔助驗(yàn)證的依據(jù)。

一個(gè)企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模后，必須要有嚴(yán)密的控制體系，依靠部門(mén)之間相互牽制、監(jiān)督，依靠固化的流程去控制運(yùn)行，減少主觀臆斷，這樣才能保證總體風(fēng)險(xiǎn)最小，整體運(yùn)營(yíng)質(zhì)量最高。以上方法和措施中沒(méi)有那個(gè)方法是絕對(duì)有效的，各個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況使用。關(guān)鍵問(wèn)題是建立控制制度后要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，防止流于形式。