企業信息協同管理系統思考

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摘要：近年來，各個企業信息化系統建設的腳步越來越快。信息化系統帶來了企業內部效率的提高，改變了過去企業內部溝通成本高，效率慢的缺陷。目前以企業信息協同管理系統為手段，企業已經將信息技術融合為自身的發展戰略，借助信息系統帶來的助力，提升自己的競爭力。本文將對信息協同管理系統在企業中的建設進行研究，為提高企業信息水水平、促進企業市場競爭力的提高提供借鑒。

關鍵詞：企業信息；協同管理；系統建設

一、信息協同管理系統發展背景

自計算機技術發明以來已經深刻的改變了人類社會。進入二十一世紀以來，信息化技術的發展十分迅速，深刻的改變著傳統公司的組織模式、經營模式以及管理模式。最早計算機是作為單機PC被應用到企業中的。員工通過使用計算機處理日常的事務，相比于傳統的手工處理、紙質化處理極大的提高了員工個人的辦公效率。當二十世紀九十年代，出現網絡后，首先是在公司內部普及了局域網。隨著局域網的搭建，員工之間可以共享文件及相關數據。這大為提高了企業的內部辦公效率，帶來了第一次企業信息的發展熱潮。隨著共享信息的發展，企業信息化逐漸往協同辦公、知識管理等方向發展。通過跨部門協同辦公，有效的降低了企業的管理成本，極大的提高了部門之間的合作度，打破了過去企業常見的部門信息屏障。隨著企業內部信息集成的發展，出現了企業辦公門戶。對各個組織的系統進行統一的集成和管理，對公司的公共資源，如辦公室、用車進行統一管理，對各項流程制定自動化系統，及時通知處理人，對于企業數據也集中管理集中展示，為管理層的經營決策提供了有效的支撐。通過建設信息協同管理系統能夠有效的打破組織的障礙。以公司銷售為例，銷售人員之間面對市場進行產品和服務的銷售，是接觸市場的第一線人員。有競爭力的銷售背后往往都是具有強大支撐體系、高效決策體系的輔助。而這些支撐體系往往是借助強大的信息協同管理系統來發揮威力的。比如銷售人員拿回訂單后，需要審核合同。對于沒有信息系統支撐的公司而言，可能通過人工審批需要花費數個星期的時間來批復合同。而采用信息協同管理系統的企業，可能一天之內就能審批完成。這樣高效的處理速度可以有效的節約企業的管理成本，也能提高客戶的滿意度。通過使用信息協同管理系統，能夠梳理組織結構，由于協同辦公需要進行流程設計，每個流程環節都有明確的責任主體，通過梳理權責，可能對每個部門的責任進行界定，減少部門扯皮的事情。

二、企業信息協同管理系統建設目標

一般建設企業信息系統管理系統需要達到以下目標：（1）實現各部門自動化審批流程。在信息協同管理系統中需要盡可能的覆蓋當前公司內部常用的審批流程，對流程建立自動化模板，提供在線審批、手機APP審批等功能。（2）建立流程審批自動化處理引擎。通過使用協同辦公引擎，提高審批效率，并且對審批時間、過程進行留痕。收集審批數據，形成統一報表，為流程優化提供數據支撐。（3）搭建高效辦公與溝通平臺。統一搭建全公司的郵件、即時消息、協同平臺、通知平臺、知識共享、組織結構、通訊錄等功能。能夠讓員工能夠及時溝通信息，方便員工在外工作時能夠快速的訪問公司資源。（4）搭建企業統一門戶平臺。搭建基于web、手機app的企業信息統一門戶。方便各部門相關文件、通知、以及公告。集成其他業務系統，提供統一的業務系統入口。方便員工提交審批流程，處理跟自身有關的流程。（5）通過企業信息協同管理系統打造學習型組織。通過知識管理、內容共享、在線課程等功能激發員工的學習欲望，促進員工深入專業，學習新的知識，分享自身專業，促進公司學習型組織的轉型。（6）通過企業信息協同管理系統提高公司組織管理的能力。在通過企業信息協同管理系統中間設置時間安排、計劃、周總結、月總結、年度總結等功能，方便管理者提高管理效率。

三、企業信息協同管理系統架構

企業信息協同管理系統的框架如圖1所示。從圖1可以看到，企業信息協同系統通過統一登錄進入該系統，統一登錄對員工的身份信息進行統一認證，這樣員工在訪問公司內部各個業務系統的時候僅需要登錄一次，而無需重復錄入密碼。統一登錄成功以后，員工可以訪問公司的統一門戶網站。統一門戶網站集成了企業內部的各種業務系統、系統管理、協同辦公等模塊，能夠方便的檢索到員工想要查詢的信息。在協同管理中，員工可以訪問信息中心，查閱公司重要的新聞等信息。考勤管理中記錄了員工的考勤信息。文檔管理是公司內部知識、文檔共享的瓶體。郵件管理提供公司統一的郵箱服務，工作需要所發送的郵件都可以經過郵件管理中心來處理。地址管理記錄了公司的組織結構等信息，方便員工查找需要處理工作事務的同事。協同辦公中為員工提供了工作計劃管理，通過使用該功能員工可以對未來的工作進行排期。流程中心記錄了跟員工相關的所有流程。日程管理允許員工對未來的日程進行安排，由系統自動提醒員工。個人信息管理用戶維護員工記錄、更新自己的聯系方式等信息。通訊錄提供了快速便捷的功能，能夠讓員工快速檢索相關同事的信息。審批管理是所有有待員工處理的流程。業務管理讓員工能夠訪問其他業務系統，處理跟業務相關的事務。預算管理可以對合同相關預算進行管理，對付款流程進行跟蹤。合同管理提供更合同相關的各項功能，便于員工快速查閱、審批合同。客戶管理用于維護公司的客戶信息。報表管理提供數據的統一視圖，有利于員工查看自己權限所能查閱的相關數據。銷售管理用于啟動、審批、跟蹤跟銷售相關的所有流程。業務系統中心讓員工能夠快速的訪問各種業務系統。企業信息管理協同系統的系統示意圖如圖2所示。系統支持服務分布布署，采用B/S結構，支持公司和移動辦公模式，采用軟、硬件相結合的安全解決方案，確保系統穩定運行。通過互聯網，各個分公司以及在外工作的人員能夠方便快捷的訪問公司資源，提高辦公效率。

四、總結

企業信息協同系統集成了企業的內部業務系統、數據資源，整合企業的各項流程，極大的提高了企業的效率。為推進公司進一步優化結構，提高競爭力，建立強大的協同系統具有重要的意義。

參考文獻

[1]朱亞江,胡海梅,李玉清,等.協同辦公管理信息系統應用研究[J].科學技術創新,2011(35):209-209.

作者:呂亮亮 單位:中海油能源發展股份有限公司銷售服務分公司