企業(yè)數(shù)字檔案集中管理策略研究

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隨著工業(yè)4.0和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，現(xiàn)代企業(yè)的產(chǎn)品向高科技多元化發(fā)展，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造及管理已全面滲透到企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)過程中。實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的電子文件，企業(yè)檔案工作的重心也由傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)移。只有實(shí)時(shí)、有效地將數(shù)字檔案從企業(yè)的各個(gè)信息化業(yè)務(wù)平臺(tái)向數(shù)字檔案館集中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理，才能保證企業(yè)數(shù)字檔案資源的真實(shí)、完整、可用和安全，提升企業(yè)檔案工作的效率和服務(wù)能力。

一、企業(yè)數(shù)字檔案集中管理的必要性分析

1.符合法律法規(guī)要求

《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”，由此可見企業(yè)數(shù)字檔案集中管理是符合法律法規(guī)要求的。

2.數(shù)字檔案集中管理有利于企業(yè)檔案的安全

對(duì)于電子文件，其生成者更關(guān)注的是電子文件的現(xiàn)行價(jià)值，由于其業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，生成者對(duì)其真實(shí)性、可靠性負(fù)責(zé)，當(dāng)電子文件進(jìn)入數(shù)字檔案階段，如無專人管理，很可能出現(xiàn)不存檔、隨意改動(dòng)、銷毀等現(xiàn)象。數(shù)字檔案集中到企業(yè)數(shù)字檔案館后，企業(yè)檔案館擁有專業(yè)的檔案管理人員和較好的技術(shù)條件，可以保證數(shù)字檔案的妥善保管，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案長期有效管理，有效防止數(shù)字檔案的隨意刪改和銷毀，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性。

3.有利于檔案信息共享，提高數(shù)字檔案利用

效能企業(yè)的數(shù)字檔案雖然產(chǎn)生時(shí)相對(duì)獨(dú)立，但利用時(shí)常常是綜合利用。如一項(xiàng)產(chǎn)品檔案，前期的合同及各種批文通過企業(yè)的OA系統(tǒng)生成并存儲(chǔ)，設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、物料、質(zhì)量等產(chǎn)品數(shù)據(jù)由各信息系統(tǒng)生成后集成至企業(yè)的PDM系統(tǒng)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)生成并存儲(chǔ)，相應(yīng)的聲像材料由企業(yè)的宣傳部門生成并存儲(chǔ)。實(shí)行數(shù)字檔案集中管理后，所有的數(shù)字檔案集中至企業(yè)數(shù)字檔案館，由于它們同屬一個(gè)產(chǎn)品，數(shù)字檔案具有有機(jī)聯(lián)系，企業(yè)的相關(guān)機(jī)構(gòu)在需要利用時(shí)，可以便捷地從數(shù)字檔案館中檢索出該產(chǎn)品，并通過授權(quán)合理利用該產(chǎn)品的各類數(shù)字檔案，可顯著提高檔案的利用效率。

二、企業(yè)數(shù)字檔案集中管理策略分析

1.建立企業(yè)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系

由于企業(yè)的電子文件是從企業(yè)不同的信息化平臺(tái)上產(chǎn)生的，電子文件對(duì)其產(chǎn)生的軟硬件環(huán)境有一定的系統(tǒng)依賴性，如簡單地將其拷貝收集必然造成其不可識(shí)讀性。所以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理首先應(yīng)統(tǒng)一企業(yè)的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，根據(jù)國家檔案局的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)、《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13)等國家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求，應(yīng)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46-2009)設(shè)置、捕獲電子文件元數(shù)據(jù)，參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》(DA/T48-2009)對(duì)電子文件與其元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。企業(yè)參照國家和地方的標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)建立企業(yè)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系用以指導(dǎo)企業(yè)的數(shù)字檔案工作。2.制定企業(yè)數(shù)字檔案歸檔范圍企業(yè)數(shù)字檔案的來源主要是：(1)各信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，如OA系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)等；(2)各種數(shù)碼設(shè)備人工采集的數(shù)碼文件，如數(shù)碼照片、錄像等；(3)實(shí)體檔案數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)字檔案。理清數(shù)字檔案的來源并有針對(duì)性地制定企業(yè)數(shù)字檔案的歸檔范圍是進(jìn)行數(shù)字檔案集中管理的保證，制定歸檔范圍之前需要對(duì)企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)研，統(tǒng)籌分析，并結(jié)合傳統(tǒng)檔案的歸檔范圍來進(jìn)行制定，一方面要盡可能地包含各個(gè)信息化業(yè)務(wù)平臺(tái)產(chǎn)生的對(duì)黨和國家、社會(huì)、企業(yè)具有保存價(jià)值的各類電子文件，另一方面也要結(jié)合企業(yè)的具體情況，對(duì)于部分暫時(shí)直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案有困難的檔案，可先期采用實(shí)體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的方法生成數(shù)字檔案。企業(yè)數(shù)字檔案的歸檔范圍應(yīng)經(jīng)企業(yè)機(jī)關(guān)及下屬機(jī)構(gòu)會(huì)簽，并以紅頭文件形式發(fā)放到企業(yè)機(jī)關(guān)及下屬機(jī)構(gòu)，成為數(shù)字檔案集中管理的行動(dòng)依據(jù)。

3.對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行全生命周期管理

1940年，美國檔案學(xué)者菲利普•布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念?！拔募芷凇敝傅氖俏募漠a(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、安全性控制貫穿了文件生命周期的全過程，電子文件在其生命周期的全過程中都會(huì)有數(shù)據(jù)被篡改、版本變化、格式過時(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)破壞等風(fēng)險(xiǎn)，因此，在電子文件的形成階段就應(yīng)從管理和技術(shù)兩個(gè)方面采取措施對(duì)其進(jìn)行前端控制，將形成的電子文件的鑒定工作前移，對(duì)完成鑒定的電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。

4.采用數(shù)字檔案集中式存儲(chǔ)、分布式共享模式

數(shù)字檔案的集中管理和有效利用是企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的目標(biāo)，企業(yè)的數(shù)字檔案集中管理可采用集中式存儲(chǔ)、分布式共享模式。數(shù)字檔案收集環(huán)節(jié)，在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)支持下，通過相應(yīng)的檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館(室)與機(jī)關(guān)及各下屬機(jī)構(gòu)實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)字檔案的匯總、移交、傳遞，并且通過信息系統(tǒng)提供的元數(shù)據(jù)策略及電子文件完整性校驗(yàn)策略同時(shí)歸檔其元數(shù)據(jù)信息，并對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行校驗(yàn)；鑒定整理環(huán)節(jié)，將校驗(yàn)后的數(shù)字檔案經(jīng)鑒定、整理后集中存儲(chǔ)在檔案管理服務(wù)器中；數(shù)字檔案利用環(huán)節(jié)，再次在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)支持下，通過相應(yīng)的檔案信息化系統(tǒng)，分布于企業(yè)各個(gè)工作崗位的終端實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的共享利用。這樣實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用全過程無縫連接，也可同時(shí)確保數(shù)字檔案的長期保存與利用。

5.建立數(shù)字檔案集中管理安全機(jī)制

數(shù)字檔案集中管理過程中，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)收集、存儲(chǔ)、共享，與傳統(tǒng)的庫房檔案管理模式相比，面臨著更大的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此需要建立數(shù)字檔案集中管理安全機(jī)制。首先應(yīng)建立數(shù)字檔案安全運(yùn)營組織機(jī)構(gòu)，然后制定相應(yīng)的制度對(duì)數(shù)字檔案工作流程和操作過程進(jìn)行規(guī)范，增加認(rèn)證授權(quán)、應(yīng)用訪問控制，從而保證數(shù)字檔案的整體性、安全保密性，同時(shí)從有效預(yù)防、可靠保護(hù)、安全檢測(cè)、監(jiān)督管控、有效應(yīng)急處理等工作環(huán)節(jié)入手構(gòu)成閉環(huán)管控體系，建立涵蓋防御系統(tǒng)建設(shè)、監(jiān)督管控體系、容災(zāi)備份處理系統(tǒng)、快速應(yīng)急處理、技術(shù)支撐平臺(tái)的安全保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的備份工作尤其重要，在進(jìn)行容災(zāi)備份處理時(shí)應(yīng)有效地設(shè)置數(shù)據(jù)冗余，進(jìn)行異地備份處理，并可采用熱備處理及磁帶機(jī)等進(jìn)行安全備份。數(shù)字檔案集中管理是企業(yè)數(shù)字檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理，企業(yè)數(shù)字檔案資源的安全才能得到保證，數(shù)字檔案才能更好地為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

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作者:劉國穎 單位:青島北海船舶重工有限責(zé)任公司