企業人事檔案管理思考5篇
時間:2022-08-22 09:16:39
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1當前鋼鐵企業人事檔案管理現狀
1.1人事檔案管理的信息化程度不高
目前很多鋼鐵企業的人事檔案依然使用紙質材料,由檔案管理員收集、記載、填寫目錄并裝訂。這種管理方法注重檔案的原始記載,管理人員收集、記錄以及裝訂,工作量大,使用效率低。日常使用檔案,例如干部職務聘任及職稱晉升或查閱職工個人資料,都要用到個人相關時期的評審表和原始記錄,需要查找、撤出、復印,然后按目錄位置放入裝訂成冊。這無形中浪費了大量人力、物力和時間,且不利于檔案材料的保管,每次翻找、撤出以及裝訂的過程中,都會損毀檔案材料,有些材料一旦丟失或損毀嚴重,是根本無法彌補的。
1.2人事檔案管理人員個人素質不高,管理水平不高
在實際工作中,有些鋼鐵企業或二級單位對人事檔案管理不夠重視,不配備專職人員,而是兼職管理或經常輪換崗位,兼職管檔人員對業務不熟,對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業務不太了解,嚴重影響了檔案管理水平。特別是在國有鋼鐵企業,有的工人文化程度低,是20世紀70或80年代招工上崗的,原始的招工表成了該員工參加工作時間界定的唯一憑證,由于保存時間較長,若保存環境過于干燥或潮濕,紙張發黃或字跡模糊現象就在所難免,非專業檔案管理員不懂得如何保護和使用這些原始記載資料,給管理工作帶來很大的麻煩。
2改進鋼鐵企業檔案管理問題的建議
2.1建立科學合理的人事檔案管理制度
傳統的鋼鐵企業人事檔案管理,已不適應企業當前的管理模式,必須進行改進。要及時建立統一的、科學合理的人事檔案管理制度,使人事檔案管理集中化、規范化。人事檔案材料的收集、鑒別、排序和裝訂,以及檔案的登記、借閱和保存等環節都要建立相關的規章制度,并在實際工作中不斷完善,以保證人事檔案管理工作有序進行。要以提供詳實的記載和安全的保管為目標,既要方便使用,又要盡量減少因管理不善造成的漏洞。
2.2建立人事檔案管理信息化的管理模式
人事檔案管理工作要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。這個系統要求建立紙質檔案與數字檔案相結合的技術性管理系統,實現人事檔案的信息化管理。在鋼鐵企業總公司建立人事檔案管理信息系統,把每個員工的檔案信息都錄入到數據庫中,并把紙質資料轉換成影像資料鏈接到員工信息中。這有利于提高人事檔案管理人員的工作效率,有利于檔案管理實現信息化、實時化和網絡化,數據只需一次錄入就可隨時取用,上級人事、組織部門只需調用檔案數據就可查閱,并大大提高了管理人員的工作效率,并能保護紙質檔案。
2.3提高檔案管理員的業務水平,實現專人專管
加強人事檔案管理人員的素質培訓。人事檔案管理員要在政治上可靠、作風正派、責任心強。重點培訓檔案管理業務知識,通過系統培訓,使其了解管理檔案的重要性,增強責任心。人事檔案實現信息化管理后,對檔案管理員提出更高要求。人事檔案信息化將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來,節約大量的工作時間,使其可以鉆研業務,學習各種管理知識,不斷提高業務管理水平。
3結語
要進一步改進國有鋼鐵企業的人事檔案管理模式,使之適應新時期人力資源管理和企業管理的需求。人事檔案管理工作既要規范化管理,又不能墨守成規。隨著我國鋼鐵企業員工素質的不斷提升,傳統的手工人事檔案管理勢必會給檔案使用帶來不便,必須建立人事檔案管理信息系統,實現個人檔案信息的錄入、檢索和查詢,實現用現代化手段管理和利用檔案,把人事檔案管理工作融入到人力資源管理和企業管理中,體現人事檔案的社會價值,發揮人事檔案的更大作用。
作者:王曉靜 單位:宣鋼物流公司
第二篇:企業人事檔案管理工作的幾點思考
一、公司人事檔案管理的現狀及存在的問題
1.存在人員和檔案分離情況。由于人員流動較多,個別員工辭職后或出國或下海,有些工作頻繁的變動,檔案的有否無助當下的創業,所以也懶得管它,沒有把自己的檔案及時的移走。這些遺留的檔案就一直留在原單位由公司代為保管。隨著時間的推移,遺留的檔案數量增加,增加了檔案管理的工作量。
2.舊的規章制度無法解決新問題。舊的規章制度和新問題之間的矛盾,主要表現在兩個層面:(1)干部管理和人事檔案管理職能的分離對材料收集的不利影響。1991年印發《干部檔案工作條例》的通知中要求:為了使干部檔案能夠適應干部工作的需要,要經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內容。對于這點的執行,在當今干部任用選拔新形勢下,如果干部的任免、調動、考察等工作和人事檔案的管理職能分開在兩個不同的部門,對干部材料的收集帶來了較大有困難。對于收集干部材料的范圍和內容缺少進一步明確,材料收集工作的銜接也存在脫節情況。履行干部管理職能的部門的完成干部任免、調動、考察等工作后形成的材料雖然進行了保存,但由于沒有系統和規范的要求,隨著時間的留逝的工作人員的調動會出現個別材料缺失。而人事部門由于沒有及時跟進,就出現了脫節情況。(2)舊的規章制度人事檔案管理對象主要是干部,忽視普通員工材料的收集。歷來人事檔案管理指干部檔案管理為主,沒有明確普通員工檔案管理的標準和內容。
二、人事檔案管理問題形成的原因
1.由于人員流動和歷史延續原因。過去企業人員編制存在多樣性,比如全民、集體、臨時工轉編制的。由于不同的人員編制檔案當初由不同的部門保管,因此在材料的收集和記錄上存在很大的差別。一般全民編制職工的檔案材料較為完整,另兩種人員的檔案就存在缺失情況。
2.企業員工人事檔案意識淡薄。企業員工對自己的檔案不夠重視,辭職以后就把檔案視為“身外之物”,可有可無,認為人事檔案不影響自己今后的創業,有意無意就遺棄了檔案。有些員工為謀求自身發展,在取得更高學歷或執業資格證后,由于存檔意識淡薄,并未將證書取得情況和學習經歷要到人事部門去記錄存檔,也造成人事檔案相關記錄和材料的缺失。
3.人事檔案管理人員缺少相關專業知識的培訓。人事檔案管理人員缺少相關專業知識的培訓主要由以下原因:(1)專業機構舉辦的培訓班次數少,留于形式、內容空洞,缺乏對實際工作的指導作用。(2)人事檔案管理人員都為兼職,沒有經過專業培訓。并且每天都有大量其它工作需要完成,有很多知識需要學習。相對于每天或每個月定期要完成的報表,沒有明確時間規定的人事檔案工作就沒有那么緊迫。人的精力有限,難免顧此失彼。
三、完善人事檔案管理的措施
1.嚴把人事檔案管理轉入的第一關。對于新增的人員(調動、大學畢業生招錄、部隊轉業或復員)的檔案,先嚴把人事檔案管理轉入的第一關。具體從兩方面做起:(1)對各類新進人員做好檔案接收工作。未及時移交檔案的,要做好催交工作。(2)在檔案接收時對材料進行認真的查閱,發現材料缺失的,及時和對方機構聯系,補全材料。尤其是調動員工,工作時間較長,在社保上有視作繳費年限的員工,視作繳費年限工作記錄材料一定要相當完整。如有缺失一定要和對方單位聯系解決。
2.加強宣傳教育,提高全員檔案意識。人事檔案管理往往被職工認為是人力資源部的事,員工本人起不了太大的作用。因此宣傳教育從三方面入手:(1)員工的基本信息發生變化的。讓員工及時把變化的情況告知人力資源部,使人力資源部對員工基本信息做動態調整。(2)讓員工對自身成長發展培訓各個環節都有注意留下證明材料。為職業生涯發展提供良好的基礎。(3)強化人事檔案的重要性,減少以后辭職員工的棄檔情況發生。
3.提高人力資源部各崗位管理工作的協調與互補。人事檔案中的很多材料都在人力資源管理中逐步產生。人力資源部門各崗位都會有員工不同方面的材料,如員工崗位變動、晉升提拔,員工的薪酬變化,員工的出勤情況,員工的教育培訓情況、績效考核等。具體主要從兩方面做好:(1)各崗位成員在工作中形成的材料做好保管,盡量保證人力資源管理過程中信息動態完整。(2)各崗位成員定時將材料移交人事檔案保管人員,也可以人力資源部定時對需存檔案的材料進行整理和裝訂,共同參與材料的收集與整理,提高人事檔案材料的質量。(3)完善檔案材料移交的程序,做好材料移交記錄。對于平時工作中形成的重要檔案材料,移交時最好做好記錄,包括移交的時間、材料名稱或內容概括、移交雙方人員的姓名。
4.加強學習,提高人事檔案管理工作的前瞻性。當今是一個知識迅速增加、不斷更新的信息時代,新情況、新問題層出不窮。人力資源部工作人員只有不斷學習新知識,掌握新本領,開闊新思路,才能牢牢抓住工作的主動權。加強學習,不僅加強業務知識的學習。還要加強相關法律法規、信息技術等方面知識的學習,不斷完善自己的知識結構,拓寬自身的知識領域,熟悉掌握本崗位的專業業務知識。學習的同時要會思考,在人力資源管理信息化的發展方向指引下,擴大員工檔案材料收集的范圍,做到人員全覆蓋,信息全方位。力爭人事檔案管理工作具有前瞻性。
四、結語
企業人事檔案應加強各個環節的管理,提高員工檔案意識。加強人力資源管理人員業務學習,使人事檔案管理工作具有前瞻性。人事檔案工作中做到人員信息的動態管理,為人力資源管理全面信息化提供重要保證。
作者:駱炬紅 單位:浙江浙能紹興濱海熱電有限責任公司
第三篇:企業人事檔案管理現代化的探析
一、企業人事檔案管理現代化過程中存在的問題
(一)人事檔案跟蹤進度慢。受到員工變動頻繁、人事檔案工作者消極怠工、手工拆裝檔案繁瑣等因素的影響,企業人事部門普遍不注意及時補充和更新人事資料,缺乏信息的時效性與連貫性,造成人事檔案脫檔的情況發生,導致所保管的檔案材料多為“過去式”,僅能反映當事員工基本信息,不能為企業提供所需資料,大大降低了人事檔案存在的價值。
(二)人事檔案信息不夠完善。信息化時代到來后,人才成為企業發展的必要組成部分,很多企業人事檔案僅僅能體現員工最基本信息,不能突出企業中不可或缺的管理和技術方面的能手的能力、性格、特長等方面的內容,導致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素,使人事檔案無法充分發揮其應有作用。
(三)檔案管理方式依然落后。信息技術取得了突飛猛進的發展,由傳統的紙質留存方式發展到以現代化網絡信息為核心技術,改變了各領域的工作方式,為企業提供了人力資源利用保障。但是部分企業的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進行機械性的拆裝,管理手段較為落后,企業管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下,檔案管理缺乏必要的規范。
(四)檔案管理工作者素質薄弱。長久以來,我國企業管理者往往注重經濟價值,而對于經濟價值較低的工作較為忽視,檔案人員結構層老化現象嚴重,加之企業很少為各部門配備專職檔案人員,甚至沒有對他們進行過專業的系統培訓。老技術管理新系統,人事檔案意識也相對薄弱,在企業員工新老交替的情況下,檔案工作量日益繁重,兼職檔案人員還要從事除人事檔案工作以外管理者交代的任務指標,使其工作效率顯著降低,嚴重影響了檔案管理信息化的創新發展。
二、企業實現人事檔案管理現代化的若干建議
(一)加強人事檔案的保密管理。人事檔案現代化管理過程中,要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策,建立健全人事檔案信息化的管理機制,嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準,對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業在人事檔案過程管理上存在麻痹思想,輕易告知他人賬號和密碼進入數據庫查閱資料,出現電子文檔丟失、泄密等情況,給信息化管理帶來了安全隱患。因此,在工作中,人事檔案管理者應該時刻保持清醒的頭腦,嚴格執行相關保密條例,準確采用信息化手段進行管理。
(二)加大人事檔案管理信息化建設投資。企業若想實現檔案信息的網絡化,需要不斷發掘人才和更新設備和技術。因此企業應為檔案部門建設辦公室和檔案室,配備計算機等基礎軟件設施,根據企業實際經營管理情況,為保持電子設施更新的及時性和延續性增加投資,這樣才能加快企業實現人事檔案管理現代化建設的步伐。
(三)提高人事檔案信息化相關人員的專業素質。如何實現檔案管理數字化與信息化,應當是每個檔案工作者在工作中思考的問題,這不僅僅取決于他們自身的思想覺悟、工作態度和本身所具備的業務水平,還要看企業對檔案人才的培養力度。在信息化的當下,沒有企業管理者的領導,沒有經過專業的檔案培訓,檔案工作者無法適應新時期的企業人事檔案管理工作。因此企業應重視優化檔案人才的知識結構,適時對檔案管理工作人員進行專業培訓,提高其業務水平。
三、結語
在網絡發達的21世紀,人事檔案的管理已經不再單純屬于保管檔案資料的范疇,它是企業的人力資源信息中心。企業應當全面推進人事檔案管理現代化建設,從封閉性管理向開放性管理轉變,不斷提升企業人事檔案管理水平,提高服務效率,搭建出符合企業自身發展需要的人事檔案信息平臺。
作者:李曉晨 單位:遼河石油勘探局興隆臺工程技術處
第四篇:國企人事檔案信息化管理
一、國企人事檔案管理的現狀與存在的問題
經調查,從管理方式上看,目前多數國企的人事檔案管理以人工管理為主,計算機管理為輔。雖說是計算機管理,但是建立在傳統的手工模式基礎之上,計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數據。這種計算機輔助管理檔案工作不同外界發生聯系,只為檔案部門內部服務,起不到資源共享作用。從提供利用方面來看,人事檔案主要是封閉利用,被動服務,只對發起利用需求的用戶提供服務,利用面狹窄,利用率不高。從信息化程度來看,人事檔案管理并沒有配備相關網站主頁,也沒有目錄數據庫甚至全文數據庫,不能實現網絡檢索,一些基本信息(如姓名、出生日期、學歷等)的查詢都要通過翻閱原始檔案來完成。隨著形勢的發展和單位用人對人事檔案管理工作要求的變化,傳統手工管理方式存在的問題日益突顯:缺少檢索工具,查全率與查準率不高,無法高效快速地提供利用;查檔受時間、空間的限制,必須在工作時間,在檔案室才能查閱;重復性工作較多,有時一份檔案需要借用好幾次,多人也無法同時查閱一份檔案;檔案在查借閱過程中,丟失、破損的現象時有發生等等。
二、人事檔案信息化管理的優勢
1.提高檔案管理人員的工作效率和業務水平
人事檔案實現信息化管理后,通過在管理系統中建立檔案數據目錄和檢索工具,可實現精確查詢,查全率、查準率相比手工模式有較大提高。一次數據錄入就能多次多人利用,并能在人事檔案管理網站上共享,查閱者可以自行通過網絡進行實時便捷查詢,極大程度地提高檔案信息利用率和管理人員的工作效率。隨著人事檔案信息化管理工作的開展,檔案管理人員必須定期參加相關培訓,學習信息技術與管理知識,從而提升自身的業務水平。
2.保護紙質檔案
傳統手工模式管理人事檔案,整理、借查閱都要通過與檔案實體接觸來完成。接觸人事檔案原件的機會越多,檔案的壽命與客觀真實性越容易受到威脅。如果實現人事檔案信息化管理,所有人員的人事信息都可以從數據庫中獲得,大大減少了人員與紙質檔案接觸的機會,在延長紙質檔案壽命的同時保障了檔案信息的真實安全。
3.充分發揮人事檔案的作用,更好地為人力資源管理服務
人事檔案實現信息化管理后,相關管理人員可輕松進行數據的統計整合并進行打印輸出:根據當前日期自動計算員工的年齡、工齡;進行附條件搜索,如搜索全體黨員、全體女職工等;方便地統計出各類學歷、職稱員工的人數等等。這些數據的統計整合能充分發揮人事檔案的作用,為企業編制人力資源規劃、制定人才招聘政策、績效考核等提供參考依據,促進企業人力資源的合理配置,更好地為企業人力資源管理服務。
三、推動實現國企人事檔案信息化管理的措施
通過分析目前國企人事檔案管理存在的一些問題可知,推動實現人事檔案信息化管理,必須要改變傳統手工模式的人事檔案管理方式,提高人事檔案管理人員的服務意識和人事檔案管理的信息化程度。實現國企人事檔案的信息化管理應該先易后難,分步實施,具體可分兩步走:第一步,建立一個優質的人事檔案網站和人事檔案信息管理系統,并配備相應的檢索工具。在這一階段人事檔案網站主要起宣傳作用,人事檔案信息管理系統主要采用目錄數據庫的方式,并具有以下功能:根據關鍵信息(如姓名、出生日期、參加工作時間、學歷、職稱等等)提供模糊查找和精確查找;對檔案的借閱、調用、內容變動等信息進行記錄并提供查詢;按相關信息進行數據計算、統計;按一定條件進行排序等。第二步,完善人事檔案信息管理系統,建立人事檔案全文數據庫,并在人事檔案網站上提供個性化服務。全文數據庫和個性化服務是檔案信息化管理的必然趨勢。將人事檔案全文掃描形成個人電子檔案并上傳到數據庫中,實現檔案的全文檢索,檔案的查閱如同百度搜索一樣便利。檔案管理人員應提高主動服務意識,將可以公開的人事檔案在網站上進行推送,提供個性化服務,不僅能使員工更全面地了解自己,了解他人,也能更好地推動企業人力資源管理工作。
四、國企人事檔案信息化管理需要解決的問題
1.把握開放利用程度,處理好利用與保密之間的關系
如果重保管輕利用,人事檔案的價值會大打折扣,如果重利用輕保管,人事檔案的安全和保密會受到影響,所以人事檔案信息化管理必須要把握開放利用程度,處理好利用與保密的關系。一方面,在保密和安全許可的范圍內,提倡以人為本,保障人的知情權;另一方面,要嚴格遵守隱私法的規定,對不能公開的內容堅決進行保護。總之,在確保檔案安全和不泄密的前提下,最大程度地發揮人事檔案的利用價值。
2.培養高素質的人事檔案信息化管理人才
信息技術是不斷發展、不斷進步的時代產物,這就決定了人事檔案的信息化管理工作具有很強的時代性。如何將手工模式下的管理人員轉變為適合現代化、信息化管理模式的高素質人才,是國企進行人事檔案信息化管理必須解決的問題。首先要加大信息化管理的宣傳力度,提升管理人員的信息化管理意識;其次要加強對管理人員專業技能的培訓。通過轉變管理人員的思想觀念,積極開展檔案信息化管理培訓,使管理人員認識到人事檔案信息化管理的必要性,主動參加檔案信息化培訓,提升自己的信息技術操作能力,從而更好地推進人事檔案信息化管理工作。21世紀是信息社會的時代,信息化管理已滲透到社會的各行各業,因此,現代化的、積極的人事檔案信息化管理必將逐步代替傳統手工模式、消極的人事檔案管理。國企人事檔案管理工作應大力引入現代科技手段,建立相應的網站與信息管理系統,實現人事檔案資源共享,通過開放利用,不斷提升人事檔案的利用價值,不斷提高人事檔案管理水平。
作者:茆玲玲 單位:中國電子科技集團公司第三十六研究所
第五篇:企業人事檔案管理工作的探討
一、企業人事檔案管理存在的問題
(二)人事檔案管理的整體水平下滑。在當前人事檔案的管理過程中存有很多的不足,有些企業為了縮減開支,并沒有專門設立管理檔案的人員,通常是由一個不懂管理的外行人兼職檔案管理工作;還有一些檔案管理人員由于工作崗位頻繁的變動,使得他們工作積極性不高;還有一些檔案管理人員自身素質不高,在企業中也沒有定期的培訓。
(三)硬件設施差,管理不規范。有些企業檔案室建設簡陋,經費投入不足,大部分檔案室建設有標準,在檔案的管理中因“六防”設備缺失,使得不少檔案材料被蟲、鼠等破壞,嚴重影響了檔案完整性;有些檔案材料沒有及時的裝釘,并且檔案袋也是多年不更換,這使得材料散亂不堪。
二、企業人事檔案管理存在問題的原因
(一)對檔案管理工作的重要性認識不足。在企業的發展中,有不少的領導認為對于一家企業來說最重要的便是生產、經營以及銷售,對人事檔案幾乎處于失控狀態,正是因為缺乏檔案管理的意識,使得檔案管理工作處于“邊緣化”。
(二)監管力度弱化。隨著社會主義經濟體制改革的不斷深入,在發展的過程中企業的自主權逐漸的擴大。尤其是一些國有企業,在改制之后,上級的人事管理部門不再對企業的人事檔案進行嚴格的監控。監控的缺乏,在一定程度上加重了企業人事檔案混亂的局面。
(三)檔案管理制度不健全完善。從檔案收集制度看,渠道不夠暢通,部分材料歸檔不及時,有時導致一些重要資料無法彌補,造成不必要的損失;從鑒別制度看,內容不夠細致,有些材料如文憑的認定有局限性,從管理制度上看,工作要求與實際情況有一定程度的脫節。
三、加強企業人事檔案管理的對策
(一)提高檔案管理人員素質。在人事檔案的管理過程中,影響檔案質量的一個很重要的因素便是檔案的工作人員。因為檔案屬于企業的內部財產,具有一定的保密性,所以檔案管理工作是一項默默無聞,不容易引人注意的工作,這就要求工作人員要有較大的耐心。即使干得很好,也體現不出工作成效。檔案管理工作人員的待遇提升的空間受到限制,工作積極受到影響。企業領導人員應該從各方面關心檔案管理人員的成長,為他們的發展創造各種條件。檔案管理人員也應努力提高自身素質,堅持原則,嚴守紀律、遵守制度、保守秘密,檔案管理人員要不斷的提高自身的專業水平,可以借助培訓、自學等方式,不斷的加強自身的專業知識,熟悉人事檔案管理工作中的每一個環節,以科學、有效的工作方法,為企業的發展貢獻應有的力量。
(二)健全完善人事檔案管理制度。在檔案的管理工作中,除了加強管理人員的自身素質外,還要建立健全完善的管理制度,使得整個管理工作做到有章可循,有法可依,以此來推動檔案管理工作的制度化。必須建立健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度,明確人事檔案利用的方式和方法,保證人事檔案的安全性和真實性,使人事檔案管理工作實現規范化、制度化,保證各項工作有條不紊地健康開展。
(三)不斷推進人事檔案的現代化管理。做好人事檔案管理工作,提高人事檔案管理工作的質量和效率,必須盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,完善硬件設施和防護設備,實現人事檔案信息化管理,建立電子檔案管理平臺,運用OA辦公平臺電子檔案館進行檢索,調檔迅速,準確率高,提高檔案利用的效率,加大現代化設備更新的投資力度,不斷使人事檔案管理工作向科學化,現代化發展。
(四)加大力度實施人事檔案工作目標管理。在企業目標管理中,要把人事檔案納入其中,逐漸推動檔案管理工作的標準化、有序化。要逐漸打破傳統的管理模式,以規范、科學以及標準的管理方式把用人和管檔統一起來,實現科學管理。改革現行“人檔合一”的單位,部門所有的人事檔案管理體制,建立政府所屬的公益性人事檔案管理中心,以其機構的獨立性,職能的專業性,服務的無償性為基礎,逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構,使之更好的為企業實施人才管理服務。
作者:姚源 單位:泰興市公共人力資源市場
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