企業檔案管理完善措施3篇

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第一篇

一、檔案管理的內涵

進行檔案管理的一系列活動的對象就是各種各樣的檔案,而其最終所服務的目標群就是需使用此檔案的人員,檔案管理人員主要的工作就是將分散、雜亂、數量大且種類繁多的各種文件,按照企業所規定的相關制度進行統一整理,并集中化、系統化以及整齊性對其進行分類歸檔工作,這也是社會對于檔案管理所提出的最基本的要求。檔案的管理水平還將決定著社會對檔案的要求以及人們對于檔案的滿足程度,并且也隨著社會的變化而變化,二者之間的關系,也從原先的相互之間不協調慢慢的轉變為息息相關,不可分離的地步。由于現代化的大多企業對于檔案管理的要求過多,其工作性質已變得相當復雜,因此對其進行多層次管理的方法進行管理,在進行管理的第一層次中,都是將檔案管理中的實體管理以及信息開發等方面的管理進行區分,這兩個系統之中又包含了一系列的子系統。檔案管理的整個系統以及子系統在其進行正常運行的過程中都會自動的形成信息反饋機制。而檔案管理的最主要目的是為社會實踐中提供檔案信息服務的,檔案管理的所有的在系統與結構上所產生的變化都是圍繞著這一目的而進行的,其中所進行的每一項工作都是不可或缺的,它們的存在都具有一定的價值和必要。

二、我國企業檔案管理存在的問題

(一)企業對檔案管理工作重視程度不足

由于一些企業對檔案管理工作的重視程度不足,使企業檔案管理工作水平過低。現今多數企業只關注企業發展的經濟因素,以經濟利益和眼前利益為主,造成了檔案管理工作只存在于形式,沒有發揮檔案管理的核心作用。隨著我國市場經濟體制的日益成熟,企業內部管理層也應對檔案管理工作加以重視,以此促進檔案管理的信息化建設,使檔案管理發揮其應有的作用。

(二)企業檔案管理的制度不夠健全

在一般的企業之中,都會出現一些對檔案的收集、整理、保管、外借、保密的等方而的制度不夠健全情況。有些企業雖然已經建立了一些管理制度,但是在實際的執行方而力度不夠,還有些檔案管理的相關人員的責任心不夠強,對于文件和資料的整理不夠及時,有些檔案的收集不夠齊全,有的出現過檔案丟失的情況;對于一些借出的檔案,借閱手續不夠健全,有借無還的現象時常發生,時間久了之后,一些檔案就不知去向;還有些人借著借閱檔案的機會,對一些數據和資料進行涂改,嚴重影響檔案的真實性和有效利用的價值。

(三)檔案管理評估體系不健全

檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在,很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系,致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析,難以制定切實可行的工作調整與優化方案,制約企業檔案管理工作優化與發展。

(四)檔案管理信息化問題

企業內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發展,但文件和資料傳送過程缺乏靈活性,一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理信息系統,檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持,工作質量與工作效率難以提升;另外,一些企業雖然認識到檔案管理信息系統的重要性,并建立了相應的管理信息系統,但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整,致使企業檔案管理工作效率難以提升。

(五)是檔案管理人員專業素質參差不齊,直接影響檔案管理工作水平

近來來,隨著企業的深化改革,油田內部進行了一系列重組,檔案管理人員內部涌進了不少新人,這些新人上崗后,從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識,認為檔案管理工作是一個輕松的活,領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育,即使有的單位組織了培訓學習,也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。

三、企業檔案管理的優化對策及建議

(一)提高對企業檔案管理工作的重視程度

企業相關人員需要充分認識到企業檔案管理在企業生存發展中的重要意義。強調做好企業檔案管理工作的重要性,增強相關人員的責任感。明確做好檔案管理工作是各級領導義不容辭的責任,從領導層面重視檔案管理工作,做到解放思想,緊跟時代的腳步,及時地改善企業檔案管理工作,采用現代化的技術手段和管理方法,提高服務的質量,完善現有的管理設備,做好檔案基礎設施建設,建立現代化的企業檔案管理體系。

(二)強化企業檔案管理的制度建設

強化企業檔案管理的制度建設能夠提高企業的檔案管理效率,確保企業檔案管理可持續發展。企業檔案管理制度建設應以《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規則》等相關法律法規為基礎,加強對檔案管理制度的完善和強化,保證檔案管理制度能夠符合國家相關要求,確保檔案管理制度能夠達到國家標準。檔案管理制度要針對各個企業在生產以及服務方而的要求不同,由企業自身的信息管理部門對其制定有效的、科學的企業檔案管理制度,并與企業的各個部門的責任人以及企業的檔案資料管理人員召開相關會議,會議中要對于企業檔案管理的相關制度與注意事項進行相應的討論,會議結束后,也要與各部門進行相互交流與探討,對于各部門所提出的相關意見或建議要子以重視,并最終起草出企業檔案管理辦法,先可在各部門中進行試用,如若適用就可正式確定,如若還存在某此方而的不足,則可對其進行針對性的更改。從而滿足企業的發展形勢和任務的要求,使檔案管理工作符合企業的發展需求。

(三)企業檔案管理工作檢查考核規范化

對于企業的檔案管理工作實現檢查和考核,是保障企業檔案管理工作正常開展的重要手段。但是在實際的檔案管理之中,這個環節卻容易被忽視。實現有效的管理,可以避免以們的一些管和不管、管好管壞一個樣的情況,需要按照國家檔案管理文件和要求,制定適介企業的、專業的檔案管理標準。對這些標準應該進行詳細的考慮,對于庫房的檔案管理標準,檔案存放的標準和保管的標準,都需要做好詳細的標準。還需要建立檔案管理檢查和考評制度,需要做好對檔案專業部門進行檢查和考評,還需要做好企業內部管理工作的考評。

(四)以信息化建設為動力,推進企業檔案管理體系改革

一是加強信息化硬件建設。充分發揮計算機檢索速度快、運算精確度高、存儲信息量大等優勢,優質配備檔案管理計算機,提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度。建立并完善企業單位局域網,借助局域網開發網上檔案業務,實行檔案工作網絡化,加強檔案的利用,實現檔案信息資源共享,逐步提升檔案信息化水平。二是加強信息化資源建設。對紙質檔案資料進行收集、篩選、加工,利用計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化錄入、保存,轉化電子信息形式,便于檢索利用、科學管理。加強電子檔案資料的歸檔工作,完善檔案目錄數據庫建設,進一步開發標準化的檔案管理系統,提高檔案管理工作效率。三是加強信息化管理措施。制定檔案信息化管理標準,推廣檔案管理應用軟件,加強電子文件和電子檔案的管理,做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用,確保電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效,建立、規范局域網,完善企業檔案信息網絡,實現企業檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

(五)是加強檔案管理隊伍建設,不斷提高檔案管理人員業務素質

隨著油田企業生產建設的不斷發展,為企業檔案管理工作提出了新的更高要求,要實現檔案管理工作科學化、標準化、規范化,在全油田范圍內必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。因此,油田領導要定期對檔案管理人員進行業務培訓,使他們精通檔案管理工作,為全油田檔案管理工作開創新局面打好基礎。同時,還要加強對檔案人員的保密教育,提高他們的政治素質。

四、結語

企業檔案管理是企業發展和實現高效的重要保障,在企業的正常運轉中具有重要的作用。因此,我們要適應新形勢的需要,做好企業檔案管理工作,實現企業高效、有序發展。

作者：張淑勤工作單位：中石化華北分公司

第二篇

一、地勘單位檔案管理

1.地勘單位檔案管理的重要性。地勘單位檔案管理除了對國家、社會有相應的貢獻，更會對單位自身有更多貢獻，地勘單位檔案管理在地勘行業發展中占有十分重要的地位。也是單位管理工作中的重要一環。這就要求地勘單位以發展和生產經營的需求為基礎，不斷完善和提升地勘單位檔案管理工作，使其更好地適應地勘單位改革改制的形勢，為地勘單位發展提供重要的知識和信息支撐。

2.地勘單位檔案管理工作中的不足。

2.1對檔案管理工作不夠重視。目前地質勘查單位普遍對檔案管理工作不夠重視，一般勘查單位將重點放在勘查進度上，對勘查本身的重視程度、投入的精力與時間遠遠高于對檔案管理工作這種服務性的工作。從單位領導層面對檔案管理的不夠重視，直接導致了地勘單位的檔案管理工作無法發揮其應有的作用。

2.2檔案管理工作的制度不健全。各項規章制度不健全，執行不嚴格，沒有成為生產經營活動的行為準則。全面質量管理體系尚未在地勘單位全面，有效地展開，地質工作簡單化時有抬頭；上面也有提到勘查單位從事的地質勘查工作性具有很大的流動性，也就指其勘查的地點經常會發生變動，不利于規范檔案管理工作。

2.3檔案管理信息化建設滯后。隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管局等上級部門的評審和驗收，因此收集整理符合標準數據文件本身就有很多工作要做，因此需要借助一定信息化的手段才能對這些的復雜、繁瑣的檔案資料做一個有序、科學的整理。但從目前來看，大多勘查單位對檔案管理的信息化建設遠遠落后其需要，甚至還有一些地勘單位還沒有對檔案管理工作進行信息化的建設。

3.地勘單位檔案管理需要改進的措施。

地勘單位如何在新的形勢下，攻克檔案管理中的難點，進一步提升檔案管理的現代化水平，更好地發揮檔案的作用，下面提出幾點建議。

3.1提高對檔案管理工作的重視。應從勘查單位領導層做起，提高對檔案管理工作的重視，首先要認識到檔案管理重要性，然后向對全體員工加以宣傳，并對檔案管理工作提供盡可能多的關注與支持。檔案是企業在勘查施工過程中所積累下來的資料，不僅對國家、社會有一定意義，也同樣對企業本身在以后的工作與管理中提供巨大的作用，而勘查單位的檔案管理因其自身的結構的復雜性與企業自身的情況其工作相對來說更加困難；因而單位領導的重視會大大加強其它相關部門的支持，解決很多由于人為因素而引起的困難，同時也對整個地質勘查項目起到積極的作用，促進勘查單位的發展。

3.2完善檔案管理制度。顯然，良好的檔案管理制度對于檔案管理的各項工作的有序開展十分重要，在制定相關制度是時一定要結合企業的目前的檔案管理的情況，并征得企業檔案管理的相關人員的認可，如此才能夠確保相關制度的可行性與執行認可。制定本單位的地質檔案管理實施細則，要明確本單位地質檔案的范圍歸檔的基本要求和基本內容，地質檔案的移交與整理、保存與借閱的要求等。數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，做好請示、審批、聯系、匯報等工作，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進—步做好基礎檔案歸檔工作，提高其管理流程的標準化和管理水平。

3.3加強信息化建設。檔案管理的信息化建設一方面指要完善現代企業檔案管理工作信息化中所要求的一切相關的硬件設備，另一方面更要求軟件層面與技術層面的信息化支持。勘查單位應根據自己單位的具體情況結合實際來引進專業化的軟件與技術支持，并通過對這些專業軟件的科學利用以提升整個檔案管理工作的效率。在此過程中，應增強對檔案管理人員在信息化、軟件使用等方面的提高，加強綜合素質的提升，確保地勘單位在管理人員與全體員工的共同努力下將檔案管理工工作這一系統工程的信息化的能夠順利開展；使檔案管理工作的水平能夠不斷提升，從而有效地發揮出檔案管理工作在地質勘查開發中的作用。

3.4加大對檔案管理的資金投入。檔案管理的工作條件需要進一步的改善提高。增加對地勘單位基層單位檔案物質條件的改善的資金投入，會在很大程度上提高對大量文件資料等其它檔案的保護，提高管理環境的現代化，加強檔案的各項防護措施如：保證室內一定的濕度與溫度、采取防盜與防火以及其它自然災害的措施。

3.5培養專業人才。專業的人才是建立有序高效的檔案管理工作的有效保證，所以需要對員工進行相關知識的培訓，要學習檔案業務知識以及地質勘查檔案的歸檔范圍和方法，要與時俱進，針對檔案管理工作出現的新特點、新的變化，加強學習，更新觀念，采取科學可行的管理辦法，嚴格把好檔案質量關。另一方面也應招聘相關專業的新型的也在其它相關領域如：計算機科學、信息管理方面等的復合型人才。另外也要做好合理的分工，使檔案管理工作能夠在一個規范的體系中，跟著勘查施工的發展而進行，形成一個有序高效、上下貫通的檔案管理結構；同時做好相關的考核與職評工作，調動工作人員的積極性，使檔案管理能夠健康、有序的行進下去。

3.6抓好保密制度的貫徹落實。地質檔案具有的專業性、管理性、服務性和機密性，決定了地質科技檔案具有商業秘密的特點，要做好檔案的保密工作，在日常工作中，由于有些人的保密意識淡薄，保密觀念落后，對檔案保密的認識不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。要采取各種形式，加強對科技保密法規的宣傳力度。使廣大科技人員學法、知法、懂法，自覺遵守保密法律法規和各項規章制度，認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》、《科學技術檔案工作條例》等法規。做好檔案的保密工作，才可以確保檔案的完整性和安全性，從而有效的維護國家和單位的根本利益。

二、結語

本文首先介紹了地勘單位的檔案的特點與性質以及它對于國家、社會及企業本身的重要性，然后對其的現狀與其存大在不足作了一個細致的分析，最后針對各個問題提出一系列的解決措施的建議。

作者：黃美桃工作單位：廣西壯族自治區第四地質隊

第三篇

一、提高檔案科學管理水平的必然性分析

首先，提高檔案管理的水準本身就是提高我國文化管理水平，相應當前我們建設和諧社會和科學發展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現，檔案的管理可以有效的體現出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經濟和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發展做出指導的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學發展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發揮檔案管理的價值。其次，提高檔案管理的科學化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導致了我國檔案管理的混亂。在當前高速發展的信息技術支撐下，我國的計算機技術不斷提高，在各個領域都取得了廣泛的應用。所以，將以計算機技術為代表的科學化管理技術運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質量，還能夠節省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應用。

二、提高檔案管理科學化水平的措施

首先，加快現代化檔案管理體系的建立。在建設現代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環節所在。前文中我們也提到過，當前的檔案管理最主要的問題就是領導對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機制。將檔案管理的機制建設作為檔案管理工作的重點，建設起一套相對完整的，適合單位發展的管理機制。要對傳統的檔案管理機制和檔案管理理念進行改革，轉變傳統的檔案管理工作形式，加強檔案的利用。根據檔案管理工作不同的性質，實行確定的定崗定責的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領導作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進檔案的管理，提高檔案管理的質量。其次，要提高檔案管理人員的素質。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當的檔案管理基礎知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業基礎知識。在檔案管理的信息化進程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術知識，要熟練的使用計算機以及網絡對檔案進行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進行相關素質的培訓。只有這樣才能夠不斷的加強檔案管理人員的業務能力和綜合素質。并且，在日常的工作中，要加強對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業務能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進檔案管理人員自覺的學習和進步。第三，要加快檔案管理的信息化建設進程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質比較高，還要有相當的硬件設施。所以，在檔案管理的科學化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關的硬件設備。要在硬件和軟件上都具備相當的水準，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進檔案管理的科學化水平提高。最后，要促進檔案管路的標準化建設。對于檔案管理來講，標準化的檔案管理能夠有效的促進檔案管理效率的提高。我們要轉變傳統的檔案管理理念，加強監督，及時的對檔案的管理以及開發做出相關的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機制。運用現代化的管理方式以及先進的管理設施，對檔案的管理工作進行科學化的管理，采取先進的技術以及設備對電子檔案進行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機制，提高檔案管理的效果。

作者：蘭嵐工作單位：黑龍江省農墾總局