企業(yè)涉密檔案保密工作研究論文

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論文關(guān)鍵詞:企業(yè)；涉密檔案；管理

論文摘要:企業(yè)涉密檔案是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理，庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提，同時(shí)還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理；檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)。企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限；強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，如“談判合同簽訂”、“研發(fā)項(xiàng)目規(guī)劃”、“課題成果報(bào)告”、以及“專利申請(qǐng)”等等，它是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此，為確保企業(yè)核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業(yè)涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫(kù)房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理，庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，檔案庫(kù)的庫(kù)房門必須是專用的防盜保險(xiǎn)門，窗戶應(yīng)專門加固，庫(kù)房?jī)?nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。

同時(shí)，還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理。企業(yè)涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密級(jí)文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，杜絕造成混合易擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。企業(yè)涉密檔案科學(xué)管理要貫徹1991年國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件精神，實(shí)施館室藏涉密檔案解密劃控工作，有針對(duì)性地對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對(duì)外提供利用時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)涉密級(jí)文件特別是絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決涉密與非涉密的文件材料混卷問(wèn)題，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)管理，準(zhǔn)確掌握，有效保密，及時(shí)地提供利用創(chuàng)造條件。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的軟硬件科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

加強(qiáng)涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一是要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。嚴(yán)格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，力爭(zhēng)使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門、指定責(zé)任人審批，任何人無(wú)權(quán)擅自提供借閱。涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后，還應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三是要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限。根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活需要和為企業(yè)積累信息資源財(cái)富的需要，全面確定企業(yè)涉密檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)企業(yè)的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該企業(yè)秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

三、強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證

提高企業(yè)涉密檔案管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)化涉密檔案管理人員職責(zé)是做好保密工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，為此，他們對(duì)保守企業(yè)秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。企業(yè)檔案保密工作好與壞，企業(yè)檔案管理人員的保密素質(zhì)很關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。如大慶油田勘探開發(fā)研究院科技資料室的館藏檔案，涉及到大慶油田開發(fā)建設(shè)四十多年來(lái)的科技秘密，每一份檔案都是價(jià)值連城。由于企業(yè)檔案管理人員經(jīng)常接觸企業(yè)大量的商業(yè)秘密，這些秘密隨著管理人員的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

企業(yè)涉密檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)企業(yè)涉密檔案的完整與安全。這既是涉密檔案保管工作的基本任務(wù)，也是涉密檔案保管工作的目的。企業(yè)涉密檔案保管工作的具體任務(wù)，就是“十二字原則”：不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。不損壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等等各種不利因素而使檔案損壞，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟失，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅要保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。不泄密，就是要求檔案管理工作者時(shí)刻警惕，要有保密意識(shí)，守口如瓶，所保管的檔案資料信息不外傳。為此，涉密檔案保管工作的任務(wù)既是光榮的，更是艱巨的。確保企業(yè)涉密檔案齊全完整安全，不僅是企業(yè)一項(xiàng)日常的基礎(chǔ)工作，更是確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。