企業采購監督管理體系完善對策

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［摘要］采購活動是每一個企業生產經營的重點工作，也是企業獲取利潤的重要途徑。采購效率及采購質量對降低企業生產運營成本、維護安全穩定生產及產品質量的控制都具有重大影響。企業的采購活動牽涉面廣、權利與責任高度交織，企業必須立足于制度建設和體制、機制建設，綜合運用各種措施才能取得成效。對于企業采購活動的監督管理必須以人為本，從根本抓起，從采購活動的每一個關鍵環節入手，建立健全的采購管理制度和監督機制，多部門共同參與、共同監督，促進企業采購管理工作健康運行。

［關鍵詞］采購制度;監督主體;監督管理體系

近年來，隨著我國《中華人民共和國民法典合同編》、《招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規以及社會主義市場經濟體制的建立完善，目前我國的招標采購仍處于探索階段，建立健全高效有序的內部管理體制和監督機制，對促進企業采購管理規范高效運行有著重要的現實意義。采購活動并不是簡單地拿著錢去買東西，而是起源于企業生產經營對物資和服務需求的一種策略型技術經濟行為，最終目標就是保證企業生產運營所需物資的安全、及時、經濟供應以及服務的有效加持，從而實現企業的整體效益最大化。［1］采購過程的規范高效一直是企業追求的終極目標，部分企業未能設立合理有效的組織架構、采購管理制度、流程以及監督管理體系，最終導致采購內部管理運行嚴重“失控”狀態。

1采購監督管理應關注的關鍵環節

(1)采購計劃的編制。企業在編制年度采購計劃時，申報預算和采購計劃部門或者人員將一些并不需要采購的工程、物資和服務項目加入到采購計劃中，以謀取部門或個人的私利。還有部分項目采購人式的確定，按照項目屬性，有的采購項目采購方式本應該是公開招標，但卻被定為單一來源采購，而有的采購項目本應該是單一來源談判卻被定位公開招標，從而增加企業生產運營的成本。在采購計劃申報時，須對采購項目的需求、采購人式和預算的準確性進行重點監督。［2］(2)招標機構的管理。在許多國有企業、中央企業和政府的采購過程中，其采購項目大都采用公開招標、委托招標機構組織實施。企業所建立的招標庫中的招標服務水平參差不齊，采購部門經辦人在抽取招標的時候根據自己喜好直接指定其中某家招標，而避開抽取環節。最終導致各家項目的數量差距較大，招標抽取環節可能存在謀取私利的情況。(3)招標文件的編制。招標文件的編制是招投標過程中非常重要的環節，招標文件編寫質量的高低直接影響到最終確定的供應商的優劣，招標文件中投標資質、招標控制價以及評標辦法中各商務條款設置的合理性對招標結果的影響很大。(4)采購供應商的確定。采購人根據評標委員會推薦的候選人確定最終的成交供應商，評標委員會的組建對供應商的確立起著關鍵作用。因此評標專家的產生過程，評標過程的公平、公正成為了重點監督環節。(5)合同管理。合同管理是整個采購過程中的幾個關鍵風險控制點之一，合同的完整、規范、合法是合同簽訂的關鍵要素。合同的條款履行必須滿足企業的生產運營和工程建設要求，嚴格按照合同約定的條款執行，確保最終采購的項目保質保量，并按期完成。(6)項目的組織驗收。驗收是采購過程中非常重要的環節，驗收產品質量的好壞直接關系到企業能否健康持續的發展。由于人的因素和各企業生產制造水平和管理的差異化，導致每個企業所提供的產品和服務存在差異化，其中也可能存在達不到企業生產要求的產品，因此采購人員應該牢固樹立質量意識和責任意識，嚴格按照技術文件要求組織進行驗收，確保工程和貨物質量達到預期的生產要求。［3］(7)項目的結算。項目供應商完成合同約定的事項，采購人組織驗收合格后，采購人向項目供應商支付合同金額。合同金額何時支付、支付金額多少、以何種方式支付是一個復雜的決策過程，特別是工程類項目涵蓋的內容多，結算的復雜程度高，更應該嚴格把關。項目結算的科學合理決策和有效執行是監督的重點［1］。

2采購管理中存在的一些問題

(1)采購人員專業素養不夠高。采購業務涉及采購需求部門、經辦部門以及審計、財務、法律和采購管理部門的相關人員，是一個跨部門、多責任主體共同參與的一項復雜工作。每個責任主體所涉及的人員的專業素質高低直接影響采購工作的效率和質量。部分企業采購人員的選擇過程中并沒有根據企業的實際需求進行定位分配，許多采購人員身兼數職，從而導致業務人員對專業知識的掌握不夠扎實，對招標過程中的關鍵環節把握不夠準確，經驗及組織協調溝通能力不夠。還有部分采購人員的法律意識淡薄，對《中華人民共和國民法典》合同編和《招標投標法》等采購相關的法律條款掌握不夠透徹。例如招標文件的資質條件設置過高、針對性太強，明顯排斥潛在投標人參與競標的情況，技術文件中出現指向性太強的技術條款;另外還有招標控制價設置過高導致企業資金無形流失。采購人員在編寫技術文件的時候由于對項目基本情況了解不夠透徹，編寫的技術文件不夠具體，關鍵要素缺失，最終導致采購回來的產品滿足不了企業實際生產需求。(2)采購內部管理機制不健全。部分企業由于缺乏實踐經驗和理論研究，未能根據自身企業的特點制定出符合企業生產運營需要的采購管理制度、采購管理議事規則、采購監督管理制度、規范管理制度、供應商庫管理辦法等配套規章制度。［4］由于制度不健全，導致采購部門之間出現責任推諉的現象。(3)采購監督體制不完善。部分企業沒有設立獨立運行的采購監督部門，采購監督部門與項目經辦人、采購管理人員之間的責任模糊，不能各司其職，各負其責;部分企業在采購過程中并沒有建立完整的監督體制，沒有根據采購流程中可能存在風險的環節編制相應監督辦法;還有部分企業的采購監督僅限于對合同簽訂過程的監督，并未對交貨驗收、招標過程等環節進行監督。由于對采購全過程的監督流于形式，最終導致一些采購項目出現質次價高或者服務水平和質量不高的現象出現。(4)制度落實不到位。部分企業在內部制定了大量的采購管理制度，涉及采購的人員沒有系統性學習相關的法律法規和規章制度，沒有構建自身的知識體系，采購工作憑經驗辦事，不嚴格按照規章制度執行。

3健全和完善采購監督管理體系的對策

(1)提高采購業務人員的專業素養。①加強對采購人員的培訓，高校或者其他企事業單位請有經驗的專家學者到公司里面來講解《中華人民共和國民法典》合同編、《招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規的內涵和要點，以及招標文件編寫過程中的關鍵點;定期對工廠的評標專家進行評標務實培訓，并進行適當的討論交流。要求采購人員公司下發的采購管理制度，學習結束后可以組織考試，以此來提高采購人員的專業素養和自覺性。②提高項目經辦人專業水平。在部分工程類、設備類項目的招標過程中，項目工程量大，復雜程度較高，這就需要高水平的項目經辦人負責整個技術要求的編寫及后續的施工、安裝和調試工作，這些都是對項目經辦人的考驗，因此項目經辦人應實時加強專業知識的學習。(2)完善采購管理制度。俗話說:“無規矩不成方圓”，建立和完善“按制度辦事、用制度管權、靠制度管人”的體制，使員工養成按規章制度辦事的良好習慣尤為重要。［1］從采購的重點環節分析入手，編制合理有效的采購管理制度。以公開招標為例，根據招投標過程中重點環節設置相應的管理制度，有招標庫管理辦法、合同管理辦法、評標專家庫管理辦法、供應商庫管理辦法等管理制度，且每一個制度相輔相成，互相補充，使招標過程的每一個環節都有嚴格的制度保駕護航，每一個與采購相關的工作人員都應遵照程序辦事。(3)完善采購監督機制。采購監督機構一般由紀檢監察、審計、法律和財務部門組成。應根據各部門在采購過程中的職能職責建立明確的規章制度。審計部門應該對企業重大工程建設項目以及物資采購過程進行專項跟蹤審計;在物資及服務類項目的采購過程中，采購部門經辦人至少向三家及以上單位進行詢價，將詢價結果交由審計部門進行核實，最終確定項目的最高限價。紀檢監察部門對采購過程中招標機構、評標專家的抽取以及招標資質的設置進行監督，法律和財務部門對合同條款進行修訂和完善。(4)加強與互聯網企業的合作交流。利用阿里巴巴、蘇寧易購及京東商城等電商平臺，實現物資網上采購。網上采購不僅可以為企業節約成本，也可以提高采購效率。網上平臺的供應商多，可選擇的范圍比較廣，也能以實惠的價格買到高質量的產品。充分利用互聯網的優勢，優化企業的采購管理流程，實現網上詢價、比質比價、技術交流，建立采購與供應商的實時、動態的信息互動交流，實現供應商供應信息和采購管理信息的快速傳遞與廣泛共享，公開采購業務操作過程和決策過程。

參考文獻:

［1］趙東彪.淺談強化企業物資采購監督管理工作［J］．中小企業管理與科技，2013(7)．

［2］孫凱華.關于電信企業物資采購監督管理機制建設的探討［J］．商業經濟，2009(3)．

［3］葉秀萍.構建企業物資采購監督管理機制［J］．中國內部審計，2006(3)．

［4］楊麗華.淺談企業內部的物資采購監督管理機制［J］．東北財經大學學報，2001(5)．

［5］劉竹芬.企業物資采購風險分析及防范措施探析［J］．中國市場，2020(9):167－168.

［6］張樹兵.淺析現代企業物資采購管理方法［J］．中國市場，2013(38):95－96.

作者：錢海盛 李雙貴 金強 楊雪嬌 許茸 李嫻 方瑞萍 單位：紅云紅河煙草集團