財務信息化系統管理辦法范文

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摘要：財務信息化作為一種信息技術手段可以更好地提高財務工作的效率和財務管理的效果，同時財務信息化下的內部控制的特殊性為高校內部控制體系的建設帶來新的變化，本文對信息化環境下高校內部控制體系建設提出改進措施，加強對高校經濟活動的風險防范和監督，以達到提高公共服務的效率和效果。

關鍵詞：財務信息化 高校內部控制

一、引言

2012年財政部頒發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中明確指出，內部控制的主要目標是合理保障單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整。加強高校財務內部控制（內部會計控制）建設是高校健康穩定發展的重要保障。近年來，隨著高校信息化建設的不斷發展，財務信息化軟件在高校中廣泛應用，如預算管理系統、會計核算系統、薪酬管理系統、學生收費管理系統、票據檔案管理系統等。財務信息化的應用，使得高校內部控制環境發展了很大變化，同時也給會計核算和財務管理方面帶來了很大的風險，因此高校應該重視財務信息化給高校內部控制帶來的風險，同時結合財務信息化下的高校內部控制的特殊性，提出相應改進措施。

二、財務信息化下高校內部控制的特殊性

（一）信息系統代替傳統手工記賬，會計核算環境發生變化

高校使用財務系統處理各項經濟業務活動的財務數據，實現了會計電算化、無現金支付、無現金收費等，使得賬務處理的環境發生了變化，會計部門的組成人員不僅包括財務、會計專業人員，還包括財務系統的管理人員及計算機專家。進而財務部門不僅需要完成基本的賬務處理，還需要利用計算機完成更為復雜的經濟業務，如利用財務系統全校各教職工自主查詢各部門預算執行情況，節省各部門至財務處現場查詢的時間，利用薪酬系統實現自主查詢個人工資；原先應有幾個人員處理的業務，現在會計人員可以通過個人權限在系統中進行操作、簽批、審核、復核等工作，避免了會計憑證的來回傳閱與丟失。為保證會計系統能夠正確、及時、可靠的反映經濟業務活動，應建立和完善高校內部控制體系，內部控制制度的范圍和控制程序比手工記賬更加廣泛、復雜。

（二）信息化改變會計憑證存在形式，控制的重點發生轉移

隨著信息化技術的引進和財務管理系統的使用，財務經濟業務處理方法和處理程序發生了很大的變化，各類會計憑證和財務報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存介質都發生了很大的變化。各類基礎會計資料的書面形式的資料逐漸減少，甚至有些已經消失。信息化使得每一項經濟業務發生時由業務人員輸入計算機，并由計算機自動記錄處理，原來的書面資料轉變為以文件、記錄形式存儲在磁性介質上。傳統手工記賬內部控制管理的重點是人，所有的經濟業務都是通過工作人員手工完成，因此控制的重點是對人員的控制；而隨著信息化技術的引進，內部控制的重點由人轉為計算機、網絡數據與人，內控的重點發生了變化，同時控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

（三）信息化下高校內部控制范圍擴大，提高了控制舞弊的難度

傳統手工記賬時的內控范圍主要是對經濟業務活動的控制，對于經濟業務活動過程中主要風險點進行防范；但是在信息化條件下，內部控制的范圍延伸為財務信息系統的安全管理、數據管理、系統操作人員的權限管理和經濟業務活動管理。內部控制范圍的擴大，可能存在由于財務信息系統的管理不善導致財務數據信息被篡改，以及未經授權的人員通過財務系統和網絡瀏覽財務數據、復制、偽造、銷毀等操作。利用計算機舞弊具有很大的隱蔽性和危害性，舞弊被發現的難度比手工會計系統更大，而且利用計算機造成的危害和損失可能更大。

（四）信息化下高校信息傳遞方式發生改變，各部門間緊密關聯

傳統方式下，高校信息傳遞主要是通過紙質傳遞方式，在信息化環境下，主要是通過電子、系統數據以及紙質文檔進行傳遞，這使得信息傳遞更加便捷方便。但是目前許多高校各部門系統相對獨立，導致資源不能共享，如學生收費系統與學生教務系統不互通，不能及時根據學生學籍變動情況及時更新費用標準，并沒有達到信息傳遞的高效率，因此在信息化條件下，高校各部門間需要實現信息系統的緊密聯系。

（五）信息化下高校內部控制對會計人員綜合素質的要求提高

傳統手工記賬對于會計工作人員只需要掌握必備的財務知識即可完成相關工作，隨著信息化時代的到來，對會計人員的綜合素質的要求不只是對于財務知識的掌握，同時需要掌握各種財務信息系統的操作管理以及安全維護技能。

三、完善財務信息化下高校內部控制的對策

（一）優化基于財務信息化下的內部控制環境

1.建立內部控制職能部門，加強各部門溝通協調。高校應成立內部控制職能部門，明確主體責任，做好內部控制牽頭作用，并能實現各部門之間的溝通協調。高校相關主管領導應重視財務信息披露工作，定期公布相關信息，避免信息流通不暢影響部門間協作，避免信息孤島，保障學校信息共享，進而提高工作效率。

2.更新高校財務組織結構，合理設置崗位責任制，加強權限管理。高校財務處應該按照信息化的分工，及時調整崗位設置和人員權限，將信息化系統的功能與財務系統相結合。一是崗位設置方面，為保障財務處理的有效性，財務處應按照不相容崗位相互分離原則設置崗位，存在連續性和申請審批性質的崗位不可以由同一人兼任，系統中有類似功能模塊也不能由同一人兼任。明確各崗位職責權限，同時以書面形式說明各會計人員在財務信息系統中需要完成的操作和擁有的權限。另外，財務處可以設置財務信息系統專門管理人員，加強對賬務處理的監管力度。二是權限管理方面，財務系統管理員根據各崗位職責，分別授權不同崗位人員在財務系統中的操作權限，授權清單必須得到財務處長的審批。同時系統管理員可以給其他人員設置權限，但是其本身沒有使用系統的權利，只可以在系統管理模塊進行授權、系統維護以及數據備份等操作。

3.不斷組織學習，提高財務人員內控意識、專業知識和信息化技能。在財務信息化條件下，對于高校內部控制的會計人員綜合素質的提高有了更高的要求。高校會計人員不僅要時刻保持內控意識，掌握財務會計專業知識的同時，還需要掌握計算機方面的知識和技能，才能保障財務信息化環境下高校內部控制有效運行。因此高校財務應該加強財務人員信息化培訓工作，不斷強化會計信息系統的應用能力，從而為內部控制工作的開展打下堅實的基礎。

4.加強財務信息系統的安全建設，創造高效安全有效的信息化環境。有效的財務內控機制可以保證財務信息系統為高校決策者提供及時準確的財務信息和數據，從而實現高校資金使用的效益性和分配的合理性。需要專門的人員及時更新和維護財務數據信息，保證財務信息的時效性，避免財務信息滯后造成財務決策的失誤。同時要提高網絡安全意識和防范能力，使得財務數據信息的安全性得到保證。系統管理員定期檢查操作日志，定期對系統軟件安全性進行檢查，定期做好財務信息數據的備份工作，定期對財務管理信息網絡進行病毒防護，保障財務信息網絡局域網內的安全。高校應該設置專門的財務系統管理人員，負責系統的設置和維護工作。

（二）構建風險評估機制

高校建立經濟活動風險評估評估機制，對經濟活動存在的風險進行全面、系統、客觀評估。同時由于信息化引進導致的內部控制環境的變化，要求高校要重視財務系統的風險防范，指派專人負責系統管理，明確系統管理員的權限和分配權限的審批流程，杜絕舞弊風險。重視財務系統數據泄露風險，加強系統安全管理和防范措施。

（三）充分合理利用財務系統，完善經濟業務活動控制

目前，高校內部控制體系建設仍不健全，約束力內容仍不全面，特別是在財務信息化條件下，高校內部會計控制制度建設，不僅需要基于涉及的主要經濟業務活動，從預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目等方面健全內部會計控制的制度建設，還需要建立財務系統管理辦法，規范系統操作流程和風險防范。一是資金支付系統：首先建立嚴格的資金支付審批制度。設置不同層級的人員審批不同額度、不同用途的資金。嚴格執行現金盤點機制，不定期的對庫存現金與現金日記賬進行核對，必要時與銀行對賬。另外，出納與會計崗位不相容，財務章由一人管理，支票等憑證由另一人管理。二是工資管理系統。為保障高校工資數據的準確性，應建立工資系統的內部控制機制。每一項工資的發放應由人事處提供工資發放明細，財務處會計人員進行審核，審核無誤后再發放。三是收費管理系統。在信息系統環境下，應實現學生收費系統與會計賬務處理系統之間的同步，進而提高學生收費管理的質量。另外，高校應派專人復核學生收費系統中的數據，同時檢查是否與賬務處理系統的記錄一致，保障財務信息的及時性。五是票據管理系統。收到學生學費之后，財務應及時開具收費收據，同時應指派專人購買管理票據，及時處理作廢票據。

（四）加大審計力度，執行評價監督機制，保障內部控制體系有效執行

充分發揮內部審計部門的作用，在信息化環境下，不僅要對經濟業務活動進行監督，還需要加強對財務系統的審計。嚴格考核內部控制執行情況，建立內部會計控制制度執行情況的考核機制，設定考核項目及指標，對各項經濟業務的執行情況進行量化考察，提高內部會計控制執行的有效性。

四、結束語

綜上所述，高校應順應時代的要求，充分合理利用信息化手段，在改善的信息化內部控制環境下，不斷完善健全高校內部控制體系，保障財務系統的安全有效，進而預防腐敗，保障高校各項經濟業務活動合法合規，資產安全、使用有效，進而提高高校公共服務的效率效果。

參考文獻：

[1]張逸林.風險管理視角下高校內部控制的轉型及創新[J].商業會計，2015，（21）.

[2]王小虹，張明哲.高校財務內部控制評價體系的構建[J].商業會計，2015，（3）.

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關鍵詞：旅行社 業務管理 B/S

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）05-0000-00

1引言

近來，旅游業蓬勃發展起來，大多數人選擇大型旅行社組團出游，其業務規模不斷擴大。而大型旅行社的辦事處分散在各個縣市，在吸引客源、制定旅游計劃、財務管理、交通安排、導游管理等業務安排上難以統一，在各部門的協調管理上難以集中，導致內部工作效率低下，辦事處之間信息交流不暢，財務管理艱難[1，2]。僅靠傳統的手工管理，甚至C/S（客戶端/服務器）模式的管理系統，已滿足不了業務增長的速度及對新服務模式的需求[3]。

打破傳統模式，提高企業經濟效益，設計一個基于B/S（瀏覽器/服務器）模式的旅行社業務管理系統，對旅行社管理中的各種業務信息流及其運作機制，進行高效的網絡化管理，提高工作效率，更好地為游客和企業服務[4]。通過該業務管理系統，明確責任，協調分工，對供應商實行審核機制，對用戶進行權限限制，并提供對經營、管理數據進行統計分析，及對員工進行績效考核等。

2需求分析

依照旅行社業務現狀，分析主要業務流程。由通過審核的供應商旅游路線產品。各門店、營業點接待游客，銷售人員向其介紹已的旅游路線產品，游客選中某產品后，銷售人員從質檢部領用合同。完善合同內容之后，向供應商提交訂單。供應商確認訂單后，游客付款，向財務部索取發票。財務部向供應商確認訂單付款信息及發票開具信息。游客按照旅游路線計劃出行。游客返程后，銷售人員向質檢部提供相關的核銷資料，要求核銷合同。質檢部工作人員對合同號、訂單號、及是否符合供應商管理辦法、保險是否與指定保險公司合作等進行審核，審核通過后，合同核銷成功，銷售人員可再次領用合同。另外，旅行社內部由管理員管理所有員工，供應商管理員管理供應商，辦公室人員公告、通知等。

分析系統角色包括：系統管理員、辦公室人員、供應商管理員、供應商、質檢部人員、銷售人員、財務人員。按旅行社不同的管理層次，主要分為決策層、管理層、業務操作層。業務操作層：主要負責數據采集，錄入。管理層：查詢、統計、審核訂單信息。決策層：根據數據生成分析報表，為決策提供依據。

3 系統設計

3.1實現技術

采用流行的B/S模式實現，由服務器存儲和管理系統數據，業務人員通過瀏覽器在任何地方都可訪問系統，實現網絡化辦公，提高業務處理的時效性，也可降低系統的維護費用。

使用MVC（Model-View-Controller）分層架構模式把系統分為模型、視圖、控制器三個部分[5，6]。模型建立系統的業務規則和數據模型；視圖處理人機交互的界面元素，使界面操作與后臺功能分離，界面操作達到簡潔，一致，有效；控制器處理相應的合同建立、財務報銷等業務邏輯。各層負責不同的功能，耦合性低，系統結構清晰，有利于功能擴展和二次開發。

采用和SQL_SERVER 2008數據庫開發，采用鏡像服務器對系統進行數據備份及容錯處理，采用帶校驗的磁盤陣列（RAID 5）來存儲信息數據，同時使用具有熱備份功能的存儲系統。為了提高系統的開放性和可擴展性，采用標準的分層架構技術，方便以后擴展業務和系統改進，來適應企業未來不同的需求。界面上采用統一模式，用典型的樹形菜單管理系統界面等，注重功能實用和界面實用的統一，展現出直觀、簡潔的效果，并體現出實用性，提高實用效率。

3.2主要功能設計

大型旅行社以本系統作為管理工作平臺，依照實際工作流程執行，記錄相關工作或流轉軌跡以供查詢。設計系統功能模塊結構如圖1。

3.2.1供應商管理

登錄成功的供應商，依據合同約定的路線，該線路范圍內產品，填寫線路行程規劃、團期，以及針對未團期或已團期不存在訂單的產品進行編輯、修改、刪除。供應商在收到銷售部門提交的訂單時，在滿足訂單約束的前提下，對訂單進行確認，完成交易。

供應商管理員可以添加、刪除、修改、激活/禁用供應商，只有被激活的供應商才有權限訪問系統。刪除供應商時，其產品信息一并進行刪除。

3.2.2 銷售管理

門店、營業網點登錄系統，依據客戶需求，從產品庫中選擇線路、供應商、產品、團期等填寫訂單表，游客出行前購買意外保險，提交訂單，供應商收到財務部的訂單付款信息后，對訂單進行確認。財務管理依據銷售部門是否索要發票，對發票字段進行更新，具體流程如圖2所示。

3.2.3財務管理

財務部門收到產品訂單后，核實銷售部門是否上繳款項，發票是否索取，對產品訂單付款信息、發票備注信息進行添加更新，更新完成后遞交至供應商，供應商對訂單進行確認。

3.2.4 合同管理

質檢部人員負責審核合同。銷售人員領取合同前，檢查前一次領取合同是否全部核銷，全部核銷后，質檢部工作人員輸入領用人、數量、領用日期，系統自動從合同庫中分配合同給銷售人員。

銷售人員在提交訂單時，在系統訂單中填寫合同編號，已記錄該訂單所關聯合同。

游客返程后，銷售人員提供相關的核銷資料，由質檢部工作人員依據合同號，對是否符合供應商管理辦法、保險是否與指定保險公司合作等進行審核，審核通過后，錄入系統核銷成功，具體流程如圖3所示。

3.2.5系統管理

系統管理包括用戶管理和角色管理。

用戶管理只允許系統管理員對用戶操作，包括對用戶的增加、刪除、修改、查詢、激活/禁用。其中增加用戶功能，系統管理員增加系統用戶，依據業務需求完善用戶基本信息，如登錄名、員工工號、初始密碼、聯系電話等，并賦予用戶相應的角色，如：辦公室人員、供應商、銷售人員等角色。

系統管理員可以增加角色，對角色配置相關權限，刪除或修改角色等，用戶通過成為適當的角色成員而得到相應角色的權限，也可以很容易地從一個角色被指派到另一個角色。例如：質檢部人員只具備與合同管理相關權限，而不具備供應商操作的相關權限。

3.2.6日常辦公管理

日常辦公主要功能包括公告、通知的、瀏覽和管理。所有角色都有對公告、通知的查詢、瀏覽權限，辦公室人員和系統管理員具有對公告、通知信息的、編輯、刪除等權限。

3.2.7報表管理

供應商根據某一時間段的訂單進行查詢并統計生成報表，報表統計訂單次數及總金額。供應商管理員統計供應商列表中所有供應商的訂單金額、訂單總數，并生成報表。

銷售部門根據時段對其已完成訂單進行查詢統計分析，統計訂單總數及總金額，并生成報表。董事長、總經理可分時統計所有的銷售部門已完成訂單，統計訂單總數和總額度，進行對比分析，為決策提供支持，同時也可以統計供應商列表中所有供應商的訂單金額、訂單總數，并生成報表。

4結語

基于大型旅行社業務繁多，辦事處地理分散，內部管理不統一的問題，提出的基于B/S的旅行社業務管理系統，詳細分析了大型旅行社業務發展現狀，并詳細設計主要功能模塊，為大型旅行社進行業務流程規范化提出依據，采用MVC架構，B/S模式開發，能夠為旅行社提供科學、高效、方便的信息化管理。

參考文獻

彭征，廖和平，黃易祿，熊祥強.旅行社旅游信息系統研究[J].西南師范大學學報（自然科學版），2006（31）.

王香茜.旅行社管理信息系統建設研究――以內蒙古為例[J].中國管理信息化，2011（14）.

李志杰.基于WEB的旅行社管理信息系統設計[J].商業研究，2013（126）.

姜哲.旅游管理信息系統的設計與實現 [碩士學位論文].吉林大學，2014：16-21.

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關鍵詞:會計 信息系統 內部控制

隨著計算機的普及，財務會計軟件的日趨成熟，越來越多的單位采用計算機及會計核算軟件進行賬務核算、報表生成與匯總、財務分析等財會工作，替代傳統的手工記賬方式。與傳統的手工記賬方式相比，利用信息化會計，總賬、明細賬自動登錄，可以自動進行試算平衡、對賬、結賬，會計報表可以自動生成與匯總，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯，使日常枯燥的會計核算工作量大大減輕，還能利用會計核算提供的數據和其他經濟數據，借助計算機會計管理軟件的功能，幫助會計人員合理地籌措資金，運用資金，控制成本開支、編制財務計劃，進行財務分析，為公司的決策提供依據等。由于所有數據都以二進制方式存儲在計算機環境中，改變了傳統的紙質方式，在會計數據處理流程，處理方式，內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處，使傳統的會計控制方式遇到了挑戰，也為公司的內部控制帶來了許多前所未有的新問題，對公司內部控制制度造成了極大的沖擊，由于會計信息系統的特殊性，建立一整套適合信息化會計信息系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

一、會計信息化與傳統手工會計的比較分析

(1)在手工記賬方式下，一切的經濟活動都記錄在不同的紙質文件上，有據可查，具有較好的直觀性，財務人員各自在自己的權力與責任范圍內制作記賬憑證，登記會計賬簿，編制會計報表，并在上面簽字或簽章，有利于核對，相互制約，責任分明。這種原件上的數據如果被人修改，容易留下能辨別的痕跡。在會計信息化環境下，記賬憑證是登記賬簿的依據，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準確、完整，雖然最終也會輸出機制的會計憑證，賬簿與報表，但這一切都取決于存儲在計算機磁性介質上的數據，這些數據是無形的，改動時也基本不留痕跡，要安全地保存這些數據也與保存紙質文件有一些不同。

(2)在手工記賬方式下，憑證要經相應部門審核簽章后才能登記入賬，財務部門經過長期的探索，實踐，總結，建立了一整套內部會計控制制度，各會計人員做到權責分明、相互制約、相互監督以確保會計數據資料真實、完整，保護單位資產的安全、完整和確保國家有關法律法規和單位內部規章制度的貫徹執行。會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、工作態度以及對會計有關法律法規和規章制度的貫徹執行效果。實行信息化會計后，記賬憑證經操作員制單錄入、審核后，就可以由于軟件自動生成總賬，明細賬，日記賬，余額表等多種標準賬表，并可以打印出來，在未輸出之前，也是保存在電腦中，使會計資料的書面形式減少，并帶來新的簽字、審核、記賬方式問題。采用信息化后，除軟件可自動有一定的校對、審核功能外，出納簽字，主管簽字，審核員審核憑證都在電腦上完成，以確保記賬憑證與原始憑證相符，會計分錄的正確。這使得部份手工記賬方式下的內部控制制度在實行信息化后沒有存在的必要，如不需要平行登記賬簿來防止差錯；不需手工編制科目匯總表，不需核對總賬和明細賬；人員的授權方式與崗位的設置也有了新的變化。

(3)會計信息化帶來了新的安全問題，由于數據存儲在電腦中，數據易于被未經授權的人員瀏覽，復制，系統在聯網環境中易于被入侵，系統也可能被人有意無意地修改和刪除而不易察覺，這都給數據的安全完整構成了嚴重的威脅，給有不良企圖的人員利用計算機進行貪污、舞弊等違法犯罪行為提供了方便，從而可能給單位帶來不可估量的損失。

二、加強會計信息系統內部控制的途徑

(一)建立健全相應的信息化會計崗位責任制度

1、領導要重視

單位領導應當根據公司的實際情況和會計業務的需要，結合信息化工作的特點，按不相容職務相互分離的原則，合理設置會計及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡機制，防止和減少舞弊行為的發生，保證會計資料合法、真實、準確、完整。加強公司監督，建立健全合理的內部控制制度，關鍵在領導，而且《會計法》規定單位負責人要對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責，所以領導必須重視內部控制制度的建立。

2、會計信息化崗位的設置

一般地，會計信息化后的工作崗位可分為基本會計崗位和信息化會計崗位。基本會計崗位包括：會計主管、出納、會計核算、會計稽核、會計檔案管理等工作崗位。信息化會計崗位一般可分為：系統管理員、賬套主管（可由系統管理員兼）、操作員、審核記賬員、系統維護員，會計檔案資料保管員等。

系統管理員負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作，可以建立、刪除賬套、設置數據備份計劃，添加用戶并合理設置用戶權限、操作上機日志并負責信息化系統的日常管理工作，保障系統的正常運行；賬套主管則可以建立、刪除年度賬，修改賬套和具有可對整套賬的操作權限；操作員負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，打印記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數據處理工作；審核記賬員負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認，防止利用計算機進行舞弊；系統維護員負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據；會計檔案資料員崗位主要是根據《會計檔案管理辦法》對會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料以及各類數據磁盤、光盤的收集、保管、查閱、保密等工作。

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【關鍵詞】油田 ERP 物資管理 信息化 財務管理

【中圖分類號】C29【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0279-01

1 大慶油田ERP應用現狀

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源計劃，是在制造資源計劃（Manufacturing Resources Planning II）基礎上通過標準化業務流程對各種企業資源進行整合以實現有效管理整個供應鏈的系統管理理念，既是集財務、采購、銷售、生產、庫存等業務功能為一體的企業信息管理平臺，又是規范企業業務流程和提升管理水平的現代化手段。

自2010年8月份在大慶油田上市單位全面推廣和2011年5月份在未上市部分整體上線以來，對優化油田資源配置、財務業務一體化運作以及建設“數字油田”起到了巨大的推動作用，初步實現了業務流、資金流、信息流的“三流合一”，極大地提升了物資管理、財務管理和信息化管理的水平。

盡管如此，由于信息技術與業務流程、管理的結合，客戶關系管理等多方面原因，ERP系統在中石油的應用推廣較國內外油田企業相比起步較晚。從國外企業來看，英荷皇家殼牌公司和BP公司兩大石油巨頭分別于1999年和2000就開始實施ERP系統，現已全部完成ERP系統的應用；從國內企業來看，中國石化和中國海油也早于2001年和2004年分別啟動了ERP建設項目，目前已經具備較為完備的系統。相比之下，中石油只是實施ERP系統的大部分功能，大慶油田也是如此，因而在ERP的實踐過程中還存在一定的局限。

2 大慶油田ERP系統的局限性分析

2.1 在物資管理方面需要進一步細化分類廢舊物資編碼

目前在ERP系統中將大慶油田物資劃分為六十大類幾十萬種，并為每一種物資都編制一一對應的物資編碼和ERP編碼，為油田物資管理訂單、定價、采購 、庫存 、計劃等各個環節提供了基礎，規范了油田供應鏈的業務流程、加強了物資管理的內部控制。

然而，ERP系統現有物資編碼大都是針對于可利用物資進行的編排，尚未能夠完全涵蓋廢舊物資的種類，僅是在系統中按照可利用、待修復和待報廢三種狀態進行歸類，但實際上油田廢舊物資種類繁多，尤其是從抽油機、壓縮機、泵等油田大型機組設備上更換下來的舊抽油管、桿、閥片、密封等廢舊零部件的型號種類繁多，且進口和國產零件價值差異較大，尤其是對于進口機組更換下來的廢舊零部件通常都是獨有型號的專用零部件，非執行的國內報廢標準，而現行ERP系統中并未對廢舊物資制定統一有效的劃分標準。因而這種物資編碼不全和缺失統一標準的局限極大地制約了ERP在油田廢舊物資管理中發揮的作用。

2.2 在財務管理方面整體優勢有待進一步發揮

自大慶油田公司和大慶石油管理局整合后，目前大慶油田分為上市和未上市兩大部分，涉及到的業務紛繁復雜，既包括油氣勘探與生產、石油煉化與加工等石油化工類業務，又包括制造業、農牧業、房地產開發和物資供應等多種經營業務，因而財務管理所需處理的業務數據和信息是十分龐大的，要求ERP系統所能提供的數據必須具有真實性、及時性和完整性，但是目前ERP系統在數據操作錄入和集成系統信息采集兩方面都存在局限，ERP財務管理的整體優勢還有待進一步發揮。

從ERP數據錄入的實際操作來看，保證ERP數據和信息的質量并非財務部門獨自可以完成的任務，需要各類業務人員的密切配合。但是由于ERP系統在大慶油田尚未能夠實現全面覆蓋，許多三級、四級乃至五級等基層單位的業務人員對ERP系統尚未有充分了解，加之ERP系統操作界面的單維信息展示方式與國內傳統的多維報表展示方式大為不同，不僅展示界面不直觀、不全面 ，而且信息展示中單項信息多、綜合信息不足，進而導致基層操作人員相當長一段時間內難以適應，多年來形成的操作習慣一時無法改變，因而大部分業務人員操作不夠熟練，致使ERP系統在計劃管理、料帳核對、種類劃分、回收銷售等各個方面數據錄入和信息采集在的真實性、及時性和完整性大打折扣。

從ERP集成系統信息采集方面來看，目前大慶油田ERP系統與財務管理聯系緊密的模塊并沒有完全與其建立接口，尤其是全面預算管理系統和2012年底上線的國家重點科技項目大慶油田財務集成平臺系統還沒有與ERP系統實現對接，從而為財務管理帶來兩方面局限：一是ERP系統不能準確反映各單位日資金計劃和月資金計劃的制訂、執行和余額等預算指標進度，難以滿足預算控制和經濟活動分析對數據信息的需求；二是財務集成平臺上線后，油田各項業務都要用其中的票據系統填寫原始票據，并在系統中用此直接生成FMIS融合憑證，但是目前諸如材料費等ERP集成憑證還未能利用集成平臺的票據直接生成。

2.3 在信息建設方面需要健全網絡安保機制

盡管目前大慶油田在信息化建設進程中已經建立了網絡安全保障機制并制定了相應的網絡信息安全應急預案，但是其中并未有針對ERP系統的數據容災工作建立相應的網絡安全保障體系，加之ERP用戶操作在崗位、權限、責任、義務、考核方面還存在不規范的情況系統運行仍然存在遭受病毒、木馬和黑客侵入使程序被篡改、數據被盜取的風險。

3 進一步完善ERP系統的建議

3.1 進一步明確物資編碼種類 ，建立對照表

在現有ERP系統物資編碼的基礎上按照合理的方法和步驟，在物料數據涉及部門、物資供應管理部門和ERP工程師三方的通力合作下，結合油田企業原有的編碼規范 ，參照國家相關法規和ERP軟件要求來進一步細化ERP系統中的物料種類，并建立與FMIS系統對接的數據對照表，做好物資代碼、ERP編碼、供應商代碼、客戶代碼和科目編號等物資數據的對照。

3.2 拓展應用范圍，加強人員培訓力度

緊貼需求，加快開發步伐，盡快建立ERP系統與財務集成平臺、合同管理系統和全面預算系統等油田各大應用系統的數據對接，使ERP系統能夠最大程度地共享信息，通過完善BW展現內容，補充考核指標、預算指標、油田生產進度、投資完成、成本消耗等主要數據，增加相關預警及查詢、分析功能，為領導決策提供信息支持。此外，還要針對油田各層級單位ERP使用人員大力開展ERP系統的深化應用和多元模塊拓展培訓，尤其是對基層單位的操作人員的上機培訓必不可少，使其能夠熟練操作ERP系統，確保ERP系統數據的準確性、真實性和及時性。

3.3 加強運維管理，確保系統安全平穩運行

ERP運維項目組、信息安全管理部門應與業務、財務等各相關部門結合，在現有操作規程及崗位職責基礎上，進一步加大對核心業務流程、關鍵控制點和特別關注的重要業務在系統中實際執行情況的實時監控力度，能夠及時將數據提供給相關部門以便其掌握生產經營狀況、實施有效監督和規范管理；同時還要加強系統安全管理，完善硬件更換、軟件升級、數據備份的相關管理辦法，為系統管理員提供早期預警報告，確保系統穩定運行。

參考文獻

篇5

【關鍵詞】項目 風險管理 內部控制系統

2010年上海世界博覽會（以下簡稱“上海世博會”）于2010年5月1日至10月31日在上海成功舉辦，190個國家、56個國際組織以及眾多中外企業踴躍參展，200多萬名志愿者的無私奉獻，使7 308萬人次的參觀者流連忘返。上海世博會運營收入累計130.14億元，運營支出累計119.64億元，收支結余10.50億元，世博園區內商業累計實現銷售收入45億元。

本文擬就上海世博局在建立基于風險管理的上海世博會項目財務內部控制系統的實踐作一總結，為今后其他大型項目的財務內部控制提供有益的借鑒。

一、財務風險管理概述

1.政策指引。猶如2000年悉尼奧運會全面風險管理的政策與澳大利亞和新西蘭的國家標準4360號文《風險管理》中的基本原則相一致，上海世博會將國資委頒布的《中央企業全面風險管理指引》（以下簡稱《風險管理指引》）和財政部頒布《企業內部控制規范――基本規范》作為財務風險管理工作的政策指引。

2.財務風險管理目標。（1）將財務風險控制在與總體目標收支基本平衡相適應并可承受的范圍內；（2）內外部（尤其是與利益相關者）之間實現真實、可靠的信息溝通，包括編制和提供真實、可靠的財務報告；（3）貫徹執行有關法律法規、規章制度，保障財務管理的有效性，提高其效率和效果，降低實現財務目標的不確定性；（4）針對各項重大財務風險發生后的危機處理計劃，盡量緩解因災害性風險或人為失誤而遭受重大損失的風險。

二、財務風險管理運用的步驟

（一）收集財務風險管理初始信息

1.基本信息。收入的來源主要包括門票收入、贊助收入和捐贈收入等；支出共分為10大類，主要包括場館和設施維護費用，信息、安保費用，活動費用，溝通、推介、營銷費用，行政管理費用，禮賓費用，保險費用，BIE門票提成，布展費用和預備費用。在各大類費用支出控制在預算目標的過程中也會受到部分不可控因素的影響，如安全形勢造成的安保費用大幅增加。對于援助資金部分，其收入來源于政府撥款以及增值利息收入，在支出方面，主要為參展援助國的各種參展費用支出。

對于財務信息系統方面，上海世博局使用立成財務軟件與金蝶K3軟件分別作為運營資金和援助資金的會計核算軟件，并且使用財務管理決策支持系統、贊助管理系統、捐贈管理系統、稅收政策實施管理系統以及援助資金支付系統作為財務支持軟件。

2.類似大型活動項目的財務風險。

2000年悉尼奧運會，在悉尼奧運會組織委員會1999年的年報中指出其主要風險為“千年蟲”的信息系統風險，并詳細闡述了應對措施。

2000年漢諾威世博會，漢諾威世博會發生虧損的一個重要原因是門票收入不足，即實際的參觀人數遠小于預計數。原因包括門票定價較高，參觀的食宿、交通等成本太高以及布展內容的吸引程度不高等。

2005年愛知世博會，其關注的主要風險領域是確保采購價格為公允的市場價格。

2012年倫敦奧運會，2007年6月倫敦奧運會主管部門出具的2006―2007風險評估報告中列示了7項主要的風險，其中與財務相關的風險有：（1）關鍵崗位人員的離職將對項目的影響較大；（2）在申辦時制訂的預算大大低估了整個項目的成本，而另一方面則又大大高估了可從私有渠道獲得的融資額；（3）需要有完善的采購制度和流程以降低采購風險，確保采購的產品物有所值以及確保供應商的選取遵循公開、公平的原則。

（二）財務風險評估

上海世博會項目財務風險評估工作包括：（1）風險辨識，查找世博會項目中各財務職能模塊及重要業務流程的財務風險；（2）風險分析與評價，是對辨識出的財務風險及其特征進行明確的定義描述，分析和描述風險發生可能性的高低、風險發生的條件，以及評估風險對項目實現目標的影響程度、風險的價值等。根據風險管理初始信息的收集結果，采用專家咨詢和調查研究等工作方法，對世博會項目的財務風險進行了初步評估，依據識別的主要風險制訂了財務風險清單。該清單將各種風險進行了系統的分類以協助風險的認定，并且還為世博會持續開展和不斷改進風險評估工作提供充分、有效的數據支持。

在上述基礎上，制訂財務風險管理策略及解決方案。

（三）監督與改進

監督主要風險解決方案的實施并建立持續的財務風險評估機制，及時地收集財務風險及與風險變化相關的各種信息，定期及不定期地開展財務風險評估，適時更新、維護風險數據庫，形成適當的匯報體系。

（四）財務風險管理的其他內容

1.財務風險管理組織體系。按照《風險管理指引》就財務風險管理形成三道防線：（1）財務部各職能模塊負責風險管理基本流程的執行；（2）財務風險管理崗位負責重大風險、流程與事件的判斷，進行財務風險評估，建立風險清單及維護風險數據庫，建立健全財務風險管理內部控制系統，并確保職責分工落實到各有關職能崗位等；（3）內外部審計（上海市審計局、上海世博局審計監察部門）將負責對控制財務風險的內部控制的設計及執行情況進行定期或專項檢查，發現控制缺陷可能對防范風險帶來的影響，確保相關的內部控制能有效覆蓋所有的重大財務風險。

2.財務風險管理信息系統。財務信息系統涵蓋了財務內部控制系統的各個環節，包括信息的采集、存儲、加工、分析、測試、傳遞、報告、披露等。因此，上海世博局財務部門特別關注相關信息系統的風險監督、識別及控制功能。

3.風險管理文化。世博局財務部門通過對員工進行財務風險管理的培訓，以加強員工對財務風險的類型及防范方法的了解，形成符合世博特點的財務風險管理文化。

三、財務內部控制系統

在政策指引方面，世博會將財政部頒布的《企業內部控制規范》以及國資委頒布的《中央企業財務內部控制評價工作指引》（以下分別簡稱為《內控規范》及《內控評價指引》）作為財務內部控制系統工作的主要政策指引。同時，針對財務信息系統，還參考了美國信息系統審計與控制協會頒布的《信息及相關技術的控制目標》（以下簡稱“COBIT”）和英國政府商務辦公室頒布的《信息技術基礎設施最佳實踐庫》（以下簡稱“ITIL”）。

財務內控目標主要包括合理實現：（1）財務管理的總體戰略目標；（2）財務報告及管理信息的真實、可靠和完整，資產的安全完整；（3）遵循國家與財務相關的法律法規和有關的監管要求。

財務內控的評估步驟：（1）了解內控現狀，分析世博會項目的特點，建立初步的財務內部控制系統；（2）進行相關文檔的審閱，完成流程圖、流程描述文檔以及風險控制矩陣的記錄與匹配；（3）結合對未來可預測的情況以及現有控制作進一步分析，有針對性地選擇較高風險領域梳理確定風險點，并完善或建立相應的內部控制措施。

上海世博局財務部門包含以下主要的職能模塊：會計核算、預算與合同管理、現金贊助與VIK管理、捐贈管理、援助資金管理以及稅務管理等。制定的財務會計制度主要包括：《預算管理辦法》、《費用管理辦法》、《財務審批權限管理辦法》、《服務采購比選管理辦法》、《中國2010年上海世博會捐贈辦法》、《經濟合同管理》、《非現金贊助收入使用管理辦法》、《非現金贊助收入處置管理若干規定》、《上海世博會參展援助資金使用和管理辦法》、《上海世博會贊助收入財務管理辦法》、《財務會計內部控制管理辦法》、《公務卡管理暫行辦法》、《業務用匯管理暫行辦法》、《財產采購、更新、核銷、清查財務管理暫行辦法》和《上海世博局會計核算辦法》。

財務內部控制系統框架以流程分類為基礎，分為四大類九個環節，四大類主要包括：整體財務工作內部控制、財務報表項目內部控制、財務報表編報內部控制及制度支持內部控制。

四、財務內控風險點與內控措施

（一）整體財務工作內部控制

1.風險點之一：人員和崗位的變化、業務流程的變化、信息系統的更新等情況可能會造成不適當的職責分工，即內部控制不相容崗位的產生。采取的內控措施：梳理各項業務流程中涉及的不相容崗位與信息系統權限，建立完整的職責與權限分配表。比如針對銷售與收款流程，不相容崗位包括：前臺的門票銷售與中后臺的審核，票務的信用調查評估與票務銷售合同的審批簽訂，票務銷售合同的審批、簽訂與門票發貨，票務銷售款的確認回收與相關會計記錄，退票的處置與相關會計記錄等。

2.風險點之二：缺少對內部控制流程的書面記錄可能導致相關控制的執行無據可依，或者在人員進行調整時導致控制的執行缺乏一致性及連續性。采取的內控措施：通過內控文檔的建立，規范各流程的操作，在完善內部控制書面記錄工作的同時有效地對現有的控制進行持續的監控以及定期的評估，并且為相關制度的有效執行提供合理保證。針對各流程制訂標準工作手冊以規范具體的流程控制措施的執行，標準工作手冊包含流程圖、相關表格模板、相關報告模板以及其他支持性文檔。

3.風險點之三：由于審批權限的不明確、內控執行人員對審批權限不了解或未及時獲知審批權限的變化，可能導致相關經濟業務無法執行或者其執行未經過適當的審批。采取的內控措施：制訂有一套系統的權限指引來加強內部審批權限的管理與控制。除常規性的審批權限外，還加強對臨時性授權制度的管理，包括規范臨時性授權的范圍、權限、程序、責任和相關的記錄措施。

（二）財務報表項目內部控制

1.銷售與收款。包括門票收入、贊助收入和捐贈收入。主要風險點及內控措施包括，（1）風險點之一為針對網絡銷售模式，收款管理不善可能導致損失的產生。采取的內控措施：網絡銷售根據其銷售模式可分為票到收款、網絡支付或銀行匯款等，無論何種方式，都涉及到與商的核算，包括門票配送、網絡支付以及匯款賬戶的銀行，盡可能地減少的數量，以增加財務結算管理的可控性與統一性。（2）風險點之二為針對現場銷售模式，自有銷售點現金與門票的管理不善可能導致損失的產生。采取的內控措施：財務部門設立營收核算中心，設置相應的核算與稽查崗位，督促各自有銷售網點的資金管理工作；制定統一的門票銷售的資金管理制度與會計核算流程；進行現場檢查，對現場銷售門票的人員進行充分的培訓等。（3）風險點之三為未能建立退票管理流程，并進行適當的會計處理，可能導致預收賬款或收入的錯報或漏報。采取的內控措施：針對網絡銷售、銷售以及現場銷售分別制定相應的退票管理措施。

2.費用與付款。（1）風險點之一：由于實際提出采購需求的部門和接受實物或服務的部門是同一部門，可能會造成實際收到的實物或服務與要求付款的條件、數量和金額不相符，導致付款的錯誤或舞弊情況的發生。內控措施：在供應商選擇與合同簽訂過程中，要求有多個部門參與及監督，這樣能夠適當地控制其風險。同時采取以下措施盡可能地降低訂單、收發貨環節的風險，如對于付款的申請，除了實物資產的采購要求有相應的驗收單據外，對于服務類費用也盡可能提供服務內容的明細清單或付款金額的計算依據，對于特定性質的付款還需出具第三方的相關證明（如廣告費用中的第三方監播報告），以此合理地防范對于不真實的服務或收貨進行付款。對于實物的領用發貨環節，加強對實物領用發貨記錄的抽查，及時發現未按規定進行審批或虛假的領用發貨。此外，還加強了實物的抽盤，在原有年度定期盤點的基礎上，對重要的實物資產進行不定期的抽盤以及收發存記錄的檢查。（2）風險點之二：隨著世博會籌辦推進，費用支出大幅度增加，審核付款申請、核對原始憑證和錄入項目代碼等的工作量劇增，可能導致差錯發生。內控措施：進行各費用類別的分析、制定規范的審核程序；合理進行審核人員的配置與培訓；安排專人負責專項費用的報銷審核等。同時增加財務人員數量以應付工作量的增加。（3）風險點之三：由于與供應商之間交易量的增加，可能會導致雙方應收應付余額的不一致，重復付款或錯誤付款未被及時地發現。內控措施：與主要供應商或合作伙伴建立定期核對往來賬機制；設專職人員與供應商對賬，及時查清差異原因、編制調節表并交財務主管審核；對預付款建立定期審核制度，對于賬齡較長的交易需及時了解原因等。

3.捐贈管理。針對捐贈管理，世博局制定了《中國2010年上海世博會捐贈辦法》。主要風險點為：對捐贈資產以及會計核算的管理不善，可能導致捐贈資產的損失、信息披露的錯誤或者世博聲譽受損。內控措施：（1）加強對獲贈實物資產的監督管理，建立每季度定期盤點制度，確保受贈資產賬實相符。（2）在財務系統的捐贈相關科目下設立二級或三級明細，對捐贈相關交易進行單獨的核算，如捐贈利息收入、捐贈的存貨、捐贈的固定資產等，并與捐贈管理系統進行定期的核對。（3）為了保證捐贈資金和實物資產使用和管理的信息公開、透明，制定了詳細的捐贈信息披露流程，定期對外公布從各個渠道獲取的捐贈收入情況、捐贈資金的使用等情況。

4.現金贊助與VIK管理。上海世博會贊助的特點主要包括：（1）金額大――審計公告的贊助收入總金額達到39.73億元；（2）內容和形式多樣――除現金贊助外，贊助企業還提供內容和形式多樣的非現金贊助（簡稱“VIK”），包括實物產品、服務、包裝、活動組織等；（3）涉及的部門廣――現金贊助的接收由財務部門負責，VIK的接收和管理由歸口管理部門（包括行政、信息化、工程、活動等多個部門）負責。針對現金贊助與VIK管理，世博局制定了《上海世博會贊助收入財務管理辦法》、《上海世博會事務協調局非現金贊助收入使用管理辦法》和《上海世博會事務協調局非現金贊助收入處置管理若干規定》。

主要風險點及內控措施包括：（1）風險點之一為未能與贊助商進行定期的溝通，造成贊助收入與費用未被及時確認，贊助商權力與義務的履行與合同的要求不符。內控措施：①完善定期與贊助方進行對賬的機制；②通過贊助收入管理信息系統，實現對贊助商其他相關權力與義務的監督。（2）風險點之二為由于缺少充分以及完整的支持文件，未能正確地確認贊助收入與支出的金額，從而造成財務報表數據不準確。內控措施：對于實物VIK和服務VIK，建立規范的操作流程――各歸口管理部門根據世博局的需求向贊助商下達產品或服務訂單，贊助商根據接收的訂單在規定時間內將貨物送達制定地點或完成相應的服務，歸口管理部門對其進行驗收確認，并獲得相應的供貨發票，提供給財務部門進行賬務處理。

5.援助資金管理。控制目標為：（1）將各受援國和受援國際組織的援助金額控制在相應《援助合同》所規定的范圍之內；（2）援助資金總額控制在一億美元之內。針對援助資金管理，世博局制定了《援助資金使用整體方案》、《援助資金支付程序》和《上海世博會參展援助資金使用和管理辦法》。主要風險點及內控措施包括：（1）風險點之一為未能對受援國或受援國際組織的援助資金支付申請進行適當審核，可能導致付款錯誤的發生。內控措施：制定審批操作規范，設置完善的控制流程，對外幣的費用報銷，通過定期（每月1日、15日、30日）獲取主要外幣幣種的匯率進行核實，若其差異在可接受的波動范圍內則予以支付。（2）風險點之二為對賬機制不完善可能造成系統支付金額的差錯未被及時地發現。內控措施：完善與受援國或受援國際組織進行援助資金對賬的流程；建立援助資金支付系統與財務核算系統的每月定期核對機制以及差異分析和審閱的制度。

（三）財務報表編報內部控制

2009年根據需要制定了《上海世博會計核算辦法》并報財政部批準實施。主要風險點及內控措施包括：（1）風險點之一是隨著世博局業務量的增加，會計信息的收集與處理也將日趨復雜，若未制定細化的財務報告流程，可能將影響最后階段的財務報告編制。內控措施：制定了一套標準的財務報表關賬流程，明確各個環節關賬的先后順序、具體開始與完成時間以及負責內容與責任人，涉及其他部門配合提供相關信息的也具體明確其截止時間，通過以上措施合理保證財務報表編制的及時、完整、正確。（2）風險點之二是因財務信息披露不及時或誤導性陳述，造成不能正確反映出世博局經營狀況和收支情況。內控措施：以《上海世博局會計核算辦法》為依據，制定了完善的信息披露流程，明確了規定信息披露的范圍和內容，建立信息披露崗位責任制和相關授權審批制度，明確負有披露義務的有關部門和人員的職責和權限，未經過管理層授權和批準，任何部門及個人不得擅自對外披露信息。

（四）財務信息系統的支撐

上海世博會財務信息系統，以財務系統及相關業務支持系統為組成部分，建立在獨立網段內并與世博內部網絡及互聯網邏輯分離的獨立架構。主要包括：立成財務系統（用于運營資金的會計核算），財務管理決策支持系統（主要用于預算與合同管理，通過手工方式接收來自立成系統的憑證，進行預算與合同信息的匯總，并提供分析數據），援助資金支付系統、金蝶財務系統（用于援助資金支付的會計核算），捐贈管理信息系統，贊助收入管理信息系統和免稅、保稅、退稅稅收政策實施管理信息系統。

以《企業內部控制具體規范――計算機信息系統（征求意見稿）》、COBIT和ITIL作為依據，對上海世博會財務信息系統相關風險進行了識別、歸類與評估，主要風險包括：

1.整體構架風險。主要包括：（1）由于世博會項目的特殊要求，系統變更的風險很大；（2）財務信息系統數量多、相關業務流程多，可能產生流程周轉時間長、問題處理效率低等風險，以及存在非授權人員訪問信息資源的風險。內控措施包括：（1）專門制定了《財務信息系統管理制度》，主要規范變更管理、邏輯訪問管理和運行管理流程。（2）專門設立信息服務崗位，其主要職責包括：①歸集及整理用戶的問題與需求，確保需求經過變更管理流程的適當授權，并協調需求的后續處理。②協調系統開發商進行問題處理或程序開發，協調并監督用戶與開發商完成必需的授權、測試、審批等。③擔任系統管理員，負責系統用戶的創建、權限修改、及禁用，保證用戶權限的合理性，實現系統管理與業務操作的職責分離。④負責或監督各系統數據的備份相關工作。

2.系統特定風險。包括：系統接口；主數據；功能有效性；系統權限。內部控制措施：（1）系統接口。對系統間的接口建立管理與控制規范，要求以系統方式或相關用戶驗證輸入數據、輸出數據的完整性與準確性；保證經過適當授權的人員才可訪問、修改數據或執行相關操作；保證針對接口程序的修改經過適當的變更管理流程。（2）主數據。主數據的創建、修改、刪除需要經過歸口部門領導的書面審批，并進行歸檔備案；對主數據的維護權限僅賦予具有相應業務責任的人員。（3）功能有效性。進一步提高對系統及其變更的功能性測試要求，將可能的業務流程納入測試方案，并結合變更管理流程的要求，記錄相關控制文檔，保證系統功能滿足需求。（4）系統權限。系統權限的設置與實際工作職責保持一致，結合業務流程的需要，保證不相容權責的充分分離，同時由專門信息崗位人員擔當系統管理員角色。

3.IT一般控制流程風險。（1）變更管理風險：缺少變更管理制度的指引，系統開發及程序變更將可能無法得到規范，可能導致未經授權、或未到達用戶要求的變更進入系統，降低系統的可靠性，也不利于資源的有效分配與使用。內控措施主要包括：制定變更管理制度，用于規范變更需求的提出、變更授權、變更測試、上線審批等主要控制流程。（2）邏輯訪問風險：缺乏用戶賬號管理制度的指引與規范，將可能產生未經授權建立、刪除或修改用戶權限的可能，帶來未授權用戶訪問系統信息的風險，也對數據的準確性和保密性帶來威脅。同時，缺少制度的指引，也可能使管理層無法有效地評估內部控制的有效性，無法明確流程中的職責關系。內控措施包括：制定用戶管理制度，系統用戶或權限的創建、修改由用戶提出申請，填寫《用戶賬號申請表》，經歸口部門領導書面批準后，由系統管理員在系統中進行操作維護。用戶禁用也由離職或轉崗用戶的歸口部門領導及時提出申請，由系統管理員在系統中進行操作。（3）IT運行風險：缺少備份的定期恢復性測試和災難恢復計劃，在出現事故的情況下，將有可能無法保證備份數據的可用性，以及系統的可恢復性，從而可能影響財務世博運營工作的持續性。內控措施主要包括：制定備份管理制度，明確規范備份的操作、周期、類型、介質、恢復性測試、災難恢復等內容；編制災難恢復計劃，用于安排在災難或事故發生后恢復系統、數據的計劃，以保證業務的連續性。

（作者為資產管理部助理總經理、高級會計師、碩士）

參考文獻

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[2] 朱榮恩，應唯，袁敏.企業內部控制制度設計――理論與實踐[M].上海財經大學出版社，2005.

[3] 李連華，張雷，等.中國內部會計控制規范――闡釋與應用[M].上海：立信會計出版社，2007.

[4] 孫錚，王少飛，徐瑾，等.中國2010年上海世博會項目財務管理研究[EB/OL].[2011-12-07]. .

篇6

關鍵詞：園林工程；項目管理；信息系統

中圖分類號：TU986

文獻標志碼：A

文章編號：1671-2641（2017）01-0087-06

收稿日期：2016-09-02

修回日期：2016-11-29

Abstract：With the development of economic globalization， for the common problems of landscape project management ，it is important to develope a landscape engineering project management information system based on project construction and management. This paper introduces three advantages of the project management for landscape engineering： goals features， structural modules， and function respectively. This management system contains six main function modules： project schedule management， fund management， material management， quality and safety management， file management， and project risk anticipation. By using information technology， it provides efficient modefor landscape enterprises and maximizes management efficiency and resource profit.

Key words： Landscape engineering； Project management； Information system

引言

隨著“十”的召開，生態文明建設成為社會建設發展的主要議題之一。在“推進綠色發展、循環發展、低碳發展”的大環境之下，園林行業進入了以生態建設為主導的蓬勃發展階段。園林項目也呈現出跨專業、跨區域、跨時間的發展趨勢，加之園林施工受到季節、氣候、環境以及市政規劃等諸多因素的影響[1]，傳統的施工管理模式逐漸不能滿足現代園林項目管理的需求。為解決園林項目管理過程只注重項目業務操作、內部管理矛盾嚴重、信息不對等、資源錯配等問題，建立一種新型、高效的園林項目管理模式成為園林企業規模化發展的必然需求。

隨著信息時代、知識經濟時代的到來，21世紀的工程項目管理必將走向信息化管理，項目管理的核心競爭力也將越來越依賴信息技術[2]。園林企業項目管理信息化是科技進步的要求，“互聯網+”園林工程項目管理，利用互聯網信息技術的即時性、協同性以及海量性等特c結合高效的園林項目管理模式，打造一個面向園林行業工程項目的管理系統，為園林施工項目保質、提速，為園林企業規模化發展提供科學有效的管理方法，實現資源整合及效率和效益的最大化。從行業范圍上看，關于項目信息化管理的研究多數是基于建筑行業，還有少量研究是針對市政，石油開采等行業。而園林行業內，目前國內有上海星露信息科技有限公司研發的一種適用于園林工程的項目管理系統[3]；適用于園林工程監理的現代園林工程考核監督系統[4]；集中于園林綠化養護的園林綠化養護管理系統[5]和園林綠化的草坪管理系統[6]。但是這些信息化系統尚且立足于園林施工項目的某一個階段的管理，或者是簡單的綠化養護管理，并未出現適用于園林企業的全生命周期信息共享的戰略性園林工程項目管理信息系統。而在全球經濟一體化的大背景下，通過信息化的手段，打造面向園林行業的工程項目全周期管理信息系統是行業發展的必然需求，具有重要意義。

1目標和特征

1.1目標

1.1.1實現施工進度、施工質量、項目成本及現金流管控

通過信息系統實時掌握項目施工進度、監控質量，有效控制項目成本及現金流，為項目的全方位把控提供重要手段。

1.1.2實現項目人員實時溝通

利用Web端、微信端等信息化手段，為項目現場工程師、施工人員提供實時溝通的平臺。通過團隊間達成共識，提高項目團隊的工作效率，避免溝通不及時造成大量重復工作，從而降低項目運營成本，有效保證項目進度及質量，提升中國園林企業項目運營管理的整體水平。

1.1.3實現項目資源、項目文件、施工經驗等綜合管理

對項目的資源和項目進展過程中產生的數據進行規范有序的管理及積累，從而進一步優化升級項目運營管理辦法，實現數據的核心價值。

1.2特征

面向園林行業的工程項目管理信息系統，需要具有以下特征：

1.2.1實名登陸特征

對園林行業多個角色（項目決策人、施工員、財務、預算、合同、設計、采購等）開放不同角色權限，保證系統跨地域、時空進行信息互通。

1.2.2安全特征

設立系統安全管理員，確保網絡環境及系統數據安全。

1.2.3實時溝通特征

系統開通Web端、微信端等客戶端，實現實時跨地域地跟進項目施工情況，項目成本、進度、質量等數據采集及數據分析同時進行，全方位進行項目管理及風險預判。

1.2.4數據庫特征

建立開放式數據庫，實現數據實時更新，共享行業優秀經驗、成功案例、施工工法，供用戶實時參考學習。

2園林工程項目管理系統建立與結構模式

2.1建立流程（圖1）

園林工程項目管理系統建立的基礎是對目前園林行業工程項目管理現狀進行深度調查，并進行需求分析，確定系統的基本結構模塊及功能需求，然后依賴信息化技術進行系統搭建及推廣應用。

2.2基本結構

園林工程管理系統包含后臺服務模塊、功能模塊以及底層模塊3大基本模塊（圖2）。后臺服務模塊主要為系統管理模塊，由系統管理員進行掌控，維護系統網絡秩序的同時，對不同用戶角色（項目經理、項目采購、項目施工人員、信息審核員、普通用戶等）進行權限設置、功能設置，并進行菜單管理、參數管理和用戶管理等操作。功能模塊包括項目進度管理、資金管理、物料管理、質量與安全管理、文件管理以及項目風險預判六大模塊。底層模塊包括數據儲存留檔和系統安全維護兩大模塊，是維持系統安全高效運行的基礎。

3系統用戶

園林工程項目管理信息系統用戶涵蓋園林公司自上而下各個層次的管理人員，包括公司總裁、項目部總經理、項目經理、項目施工人員、安全員、項目質檢員、機械員、財務人員、園林設計師、采購人員、供應商以及系統管理人員等，同時包含甲方項目負責人。

4功能實現

綜合性園林工程包括土方工程、建筑小品、水電安裝、園路工程、水景、綠化種植等若干工程[7]，在進度管理、物料調度、資金管理、質量與安全等方面存在一定難度。園林工程項目管理系統的搭建，是為了優化及規范項目管理中的各個環節，建立起符合園林企業實際需要的科學管理流程，達到提高工作效率、改善工程管理質量、監控項目風險的目的。系統首頁對每個施工項目匹配相應的項目名片（圖3），包括項目名稱、發展商、合同簽訂環節、合同號、項目進度、資金基本信息、進度款等基本信息，一目了然，方便查看與對比，可作為項目匯報的基本依據使用。4.1項目進度管理

合理、高效的項目進度管理能夠對項目過程進行有效控制和管理，及時的調整和優化，可縮短項目工期，節省項目成本，降低項目風險[8]。項目工程進度是不斷變化的，其管理存在一定的復雜性和多變性，需要根據項目動態實時進行調控，傳統的進度管理，主要依賴項目經理的個人經驗進行預測與控制，與其預測能力和個人行為能力息息相關，風險大。而項目管理信息系統可以將項目從整體到局部進行細化分析，合理安排施工順序，制定整體和局部施工計劃，并進行項目組內信息實時共享（圖4），打破信息壁壘，方便項目組成員按照計劃施工，減少因信息不對等造成的工期延誤風險。施工日志方便項目經理在施工過程中隨時檢查施工計劃的實施進展，進行項目成本控制和質量監控，并采取措施縮小進度偏差，調整成本和保障工程質量，保證工程在計劃范圍內高質量完成。園林項目管理信息系統的使用不僅保證項目總體目標的順利完成，還可以同時有效解決工期、成本、質量之間的題，實現三大目標的共贏管理。

4.2項目資金管理

資金管理通過合同板塊、預算板塊、施工日志和進度款板塊進行協同管理，同時工程項目管理系統資金管理模塊，實時同步公司內部財務管理系統，工程項目資金可由公司財務部門進行綜合統籌管理。對項目現場的當日支出進行實時記錄，系統自動累計，自動進行每天、每月、全項目周期的現金流分析（圖5），為及時進行預算調整提供清晰的數據參考，這是園林工程項目管理系統在項目成本控制上的最大優勢。隨時跟蹤項目進程中各式款項收款狀態，提醒項目經理進行進度款請款（圖6），避免造成項目赤字。

4.3項目物料管理

施工物料管理對施工項目中的成本控制有著重要意義[9]，加強施工物料管理是提高施工項目工程經濟效益的最主要途徑。園林項目施工與一般建設施工不同，苗木占了施工物料的大部分，苗木的特點是需要即送即栽種，擱置時間過長會嚴重降低苗木成活率，增加施工成本，影響工程質量。在園林施工項目管理系統中創建收發貨模塊，并與園林材料信息平臺打通，現場采購員可以進行網上比價[10]，并通過建立發貨單實時購入施工物料（圖7），避免苗木擱置。同時通過便捷的互聯網系統共同管理公司多個項目，可以在項目之間進行余料調配，避免造成施工物料浪費。

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關鍵詞：煤炭企業;成本管理;現狀;對策

在市場經濟體制下，煤炭企業想要在激烈的競爭中穩定發展，除了不斷提高產品和服務質量以外，還需要加強成本管理工作。成本管理具有降低企業經營成本提高企業經營效益的作用。但目前煤炭企業在開展成本管理中仍然存在很多問題。

一、煤炭企業成本管理現狀

1.成本管理觀念落后。目前很多煤炭企業認為成本管理就僅僅是減少企業支出，如消除某些不必要的經營成本，減少某些生產環節的人力、物力投入等。這種成本管理理念容易衍生出以下問題：煤炭企業過度的進行成本控制，導致投入資源根本無法滿足企業經驗需求，使企業經營受阻。或降低成本導致生產質量的降低，使煤炭企業逐漸喪失市場競爭力。

2.對成本管理的重視程度不高。一部分煤炭企業目前還沒有認識到成本管理的重要性，認為成本管理是一項沒必要的工作，不僅不會帶給企業多大的利益，還會損害一部分的管理精力。同時，還有一些煤炭企業在進行成本管理時，沒有建立獨立的成本管理部門或職能崗位，還把成本管理劃分給其他業務部門，在業務開展過程中各部門獨立進行成本管理工作，這種成本管理模式下很難發揮實質效果。

3.缺乏科學的成本管理方法。現階段，很多煤炭企業在開展成本管理過程中，并未運用科學有效的成本管理方法，采用的成本管理手段也相對落后。沒有從實際出發，沒有分析煤炭企業生產經營各個環節的成本控制需要，沒有以提高生產效率來作為成本管理的手段，從而使煤炭企業成本管理目標難以實現。

4.成本控制力度不足。首先，很多煤炭企業把成本控制劃分為某一崗位的職責和工作，沒有強調各部門及全體基層員工在成本控制中的責任與義務，導致在實際成本控制工作開展過程中，很多部門及員工不積極配合或不配合成本控制工作，使成本控制難以有效開展。其次，煤炭企業只是針對生產環節進行成本控制，而忽略了其他經營環節的成本控制。最后，煤炭企業在發展過程中需要不斷開發、創新各類技術，從而提高煤炭企業的競爭力，但在執行成本控制過程中，沒有和技術管理進行協調，以至于技術管理成本超出成本控制目標或成本控制制約技術管理工作。

5.缺乏完善的成本管理體制。缺乏完善的成本管理體制具體體現在以下幾個方面：（1）成本管理過于狹義，很多煤炭企業成本管理只是對成本經營各環節成本支出進行管理，而忽視了其他方面數據、信息的分析，不能為企業管理者提供全面的成本管理信息。（2）成本管理往往是在成本已經發生之后才進行管理，這樣就很難起到事前降低成本的作用。

二、新形勢下加強煤炭企業成本管理的對策

1.轉變成本管理觀念。新形勢下煤炭企業想要做好成本管理工作，就必須轉變成本管理觀念，具體可從以下幾點出發：（1）加強對成本管理效益性的認識。成本管理不僅僅應該只局限于單方面的節約成本，更應該在成本管理過程中以提高煤炭企業經驗效益為最終目標。通過提高企業生產經營效益，提高產品和服務質量，來增加企業經營收入，從而為煤炭企業獲得更多的利潤。（2）煤炭企業還需要建立起以人為本的成本管理觀念。在成本管理中，成本管理人員的素質直接決定成本管理質量，所以煤炭企業加強對人才培養的重要性認識。（3）成本管理理念和企業戰略相互結合。首先，把成本管理納入到企業戰略中，根據企業不同戰略時期制定不同的成本管理計劃，使成本管理適應企業發展。其次，深化成本管理，把成本管理落實到企業成本支出源頭。最后，提高全員成本管理意識，把成本管理貫徹到各基層員工各項工作中去。

2.創新成本管理方法。煤炭企業需要結合自身經營生產的實際情況，來不斷優化和創新成本管理方法，具體可從以下幾點出發：（1）煤炭企業應該引進高素質的人才，建立一支技術過硬的設計隊伍。在礦井開采前，對礦井進行系統的調查和分析，研究底下結構和周圍環境，針對煤炭企業現有的設備和人力，來設計出最優的開采方案，并通過逐步的推敲及模擬，來優化開采方案。方案的設計必須要以效率為基礎，以質量為前提，以降低成本為最終目標，從而不斷降低煤炭企業礦井開采成本。（2）技術部門要加大精力投入力度，不斷推動煤炭企業技術的進步。一方面，優化傳統技術，采用新型較為節省成本的技術。另一方面，優化傳統開采使用的大成本材料，采用低成本材料作為代替，從而減少煤炭開采成本。同時，要保障技術管理和成本管理的相互融合，使技術管理目標和成本管理不會產生沖突。（3）完善材料管理制度，做到材料統一保存、管理，并由管理部門統一發放，從而避免材料浪費造成的成本支出擴大。（4）建立成本管理責任制度，即任何生產環節由不合理因素或人為因素造成的成本擴大，都需要負責人來承擔相應責任，必要時需要負責人進行賠償。

3.加強成本系統管理。加強成本系統管理可以從以下幾點出發：（1）做好資金管理工作，建立資金統一管理制度，結合到成本管理中，就需要財務部門進行統一的籌資及資金的使用管理，從而降低企業資金使用成本。籌資方面，煤炭企業需要結合實際的經營需要來計算出所需籌資數額，避免籌資數額過大造成的成本加重。同時財務部門還需要設計好籌資方案，確保籌資方案最優、成本費用最低。資金使用方面，加強對資金的合理配置，使每一筆資金都花到刀尖上，任何部門或員工有資金使用需求時，都需要向財務部門進行申報，批復后并發放資金后才能使用。（2）建立材料統一采購制度，及建立專門負責材料采購的部門或崗位。在采購材料過程中需要在保障材料質量的前提上，盡可能的選擇低成本的材料，從而降低煤炭企業材料的購買成本。另一方面則需要加強材料庫存管理，采購材料時要結合煤炭企業經營需要，不能多購，從而降低材料庫存管理成本。（3）建立生產成本管理。煤炭企業大部分成本支出都源自于生產環節，所以加強生產環節的成本控制極為必要。首先，煤炭企業要不斷開發新型的生產技術，提高生產效率。同時加大對廢棄機械的利用，提高廢棄機械的經濟效益。不斷提高生產人員素質，以技術的提升來促進成本管理目標的實現。

4.優化成本管理模式。煤炭企業可參考現代企業成本管理模式來構建符合自身需要的成本管理模式，具體如下：（1）轉變財務工作，把傳統的核算型財務工作轉化為管理型，在核算過程中要善于發現其中存在的問題，預測煤炭企業未來階段的成本支出，并指定相應的降低成本支出的決策。（2）針對成本管理需要，來不斷健全成本管理體系制度，如成本核算體系、成本指標體系等，加強基礎工作制度方面的建設，從而為成本管理工作的開展提供可靠的依據。（3）煤炭企業還需要向國外先進成本管理辦法學習，引入科學的成本管理辦法，如成本效益分析方法等。這些辦法會為今后的成本管理工作帶來巨大的幫助。（4）煤炭企業還需要加強信息化建設，運用信息化管理模式從而提高成本管理效率，減少沒必要的手工勞作。并通過計算機的計算功能來提高成本管理工作中核算方面的準確性。

三、結語

目前，我國煤炭企業在開展成本管理時，依舊存在很多問題，這些問題都導致成本管理作用不能很好的發揮。新形勢下，煤炭企業想要加強成本管理工作，就必須轉變成本管理觀念，創新成本管理辦法，優化成本管理模式，加強成本系統管理，從而提高成本管理的效率和質量，并促進媒體企業的發展。

作者:完顏攀烽 單位:平頂山天安煤業股份有限公司八礦

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工程建設項目監管對預防腐敗、保障工程質量、保證國有資產安全等有著重要作用。借助信息化技術對工程項目進行有效監管，及早防范工程施工過程中的各類不規范問題，提升對公司內部近幾年在建的若干重大工程建設項目的管控力度，浙江中煙結合行業監管要求和公司監管制度，設計實施了業主方工程建設項目監管信息系統，以合同執行管理為主線，以工程專用資金全程監控為重點，自動完成物流、商流、資金流的相互匹配，實現對多個項目及下屬各工程的集中監控管理，在監察部門工程項目監管工作中發揮了重要作用。

關鍵詞：

業主方監管；工程建設項目；資金監管；信息系統

工程項目既是“高危地”，也很容易在施工過程中存在非法掛靠轉包、違規分包，材料以次充好、以少充多，資金被挪用，偷稅漏稅、拖欠工資等各種不規范現象，造成工程質量低劣、國有資產損失，對國家和社會造成惡劣的影響[1,2]。因此無論是政府機構、施工單位，還是業主單位，都在積極研究探索工程項目的監管方法和對策。隨著信息化技術的發展，在完善監管制度的同時，運用信息化管理手段確保制度落實，保障工程質量與安全，構建廉潔高效的建設環境，成為當前工程建設項目監管的一個重要趨勢[3,4]，但目前各類工程項目監管信息系統的建設主體主要為行政管理部門[5,6,7]，業主單位利用信息技術助力工程監管的實例較少，業主方信息化應用主要集中在工程項目的過程管理方面。

浙江中煙工業有限責任公司（以下簡稱“浙江中煙”）從2008年至今陸續有杭州卷煙廠“十一五”易地技改一期、二期，寧波卷煙廠“十二五”易地技改、本部經營業務用房改造等多個重大工程項目進行建設，資金投入巨大，對公司長遠發展有重大影響。為努力減少和堵塞重大工程項目建設中的漏洞，確保專款專用、降低資金風險，保障工程質量，浙江中煙自2008年起設計并實施了工程建設項目監管系統（以下簡稱“系統”），應用于多個工程項目監管過程中，將信息技術手段與國家煙草專賣局對煙草行業重大工程項目監管提出的“五個關口”監管要求中的“設立履約保證金”、“開設工程項目專用賬戶”等行政、經濟手段相結合[8]，抓住工程項目建設過程中最重要的“錢”與“物”，固化合同執行、強化痕跡管理，達到事前、事中控制的目的，取得了較好的監管效果。

1設計理念

1.1固化合同執行工程項目中，施工合同是業主方和施工方之間互相權利與義務的法律依據與準則，更是業主進行項目全面管理、有效控制項目質量、進度和資金投入的主要依據[9,10]。浙江中煙在簽訂施工合同時，對是否允許分包、分包范圍與內容，工程項目中使用的重要材料（設備）的品牌規格要求及數量金額，工程分包、勞務分包費用、重要材料（設備）費用占合同總價款的比例、履約保函等均做了明確約定。在系統中，施工合同的各項信息均錄入系統，作為后續監管的前提和依據。在項目過程中，施工單位陸續與勞務分包方、工程分包方、材料供應方簽訂合同，這些合同是項目建設資金使用的依據。浙江中煙要求施工方將這些合同基本信息如分包方或供應商及賬號、采購合同明細等錄入系統，作為后續項目資金流動的唯一合法去向，實現項目資金的封閉集中管理。

1.2監控工程資金流向工程建設資金監管是工程項目監管的重中之重[11]。為確保工程建設款專款專用，預付施工單位資金的惡意轉移，管好用好建設資金，降低資金風險，確保資金使用效率，浙江中煙在項目招標書中就明確提出項目過程將采用開設工程項目專用賬戶的管理手段，要求每個工程項目中500萬元以上的建安施工合同都需由施工方在雙方共同選定的銀行開設工程項目專用賬戶。施工合同簽訂后，浙江中煙隨即與承建商、銀行共同簽訂三方共管協議，明確三方在資金監管中的地位、權力和義務以及資金監管的具體措施，明確從賬戶設立至工程結算完畢之日止，浙江中煙支付的所有工程款項都打入該專用賬戶，施工方在工程建設過程中的所有資金支付都必須從專用賬戶支出，并通過系統監管資金支付，全程跟蹤資金流向。通過統計報表，可以對各個項目及下屬各工程資金使用情況進行整體分析，及時掌握工程資金使用情況，及時發現異常資金流動。監督現場小組中的財務人員定期導入銀行提供的專戶流水，采用自動或手工方式進行支付對賬。

1.3抓住資金重點，分類控制工程建設資金是工程分包費用、重要材料（設備）采購費用占工程總額比重較大，勞務（分包）費涉及農民工工資，一旦發生問題易影響社會和諧穩定，這三塊均是工程資金監管的重點。因此，系統將專用賬戶中的工程款項分為重要材料（設備）費、工程分包費、勞務分包費、其他費用，對不同的費用類型進行不同程度和方法的監管控制，抓大放小，分類控制，確保工程建設款專款專用。系統登記每一筆專戶入賬信息，并要求承建商所有支付均需要在系統中提交支付申請。根據之前在系統中備案的各類合同中的賬號信息，四類不同性質資金支付只可通過選擇合同來選擇相應收款方及收款賬號，而不可臨時錄入其他收款方賬號信息，不同類別專戶資金支付去向見圖1。另外，支付申請時需根據不同費用性質提交相應的附件材料如發票、工資付款明細清單等，保留歷史記錄，為資金支付提供依據。根據資金類別的不同，還可以靈活設置支付監管規則，對重點大額資金，如該項目監管有要求，還需經由業主方對資金使用的合理性和必要性進行審核后，銀行方可支付。

1.4多項目集中靈活監管浙江中煙多個工程建設項目自2008年以來陸續開始建設，不同項目由公司內部不同部門牽頭組建技改指揮部及監督小組進行管理。項目按建設內容劃分為若干個標段，每標段為一工程，隨著項目進度分別進行招標確定承建商并簽訂施工合同。另外，隨著工程監管實踐工作的不斷推進，公司的監管思路和方法不斷改進，對不同項目的監管要求也有所不同。因此，系統采用“合同樹”作為業務基本管理結構，將不同階段啟動的不同項目納入統一平臺管理，對各類審核流程、校驗邏輯、勾對邏輯、定時預警、附件要求等，均按項目分別設置，以滿足對不同工程項目的不同管理需求，見圖2。在擴展性上，也考慮到今后隨著公司發展新增工程建設項目的監管要求。

1.5商流、資金流、物流三流合一通過合同備案形成合同樹、按照合同進行資金支付申請、以及按期匯總登記重要材料（設備）入場情況，系統將工程建設項目的商流、資金流、物流信息均納入監管范圍。資金支付時選擇對應的分包或采購合同及收款方，實現資金流與商流的匹配，在1.3中已闡述。在每月初對上月重要材料（設備）費用的資金支付情況與重要材料（設備）入場登記情況進行自動或手工勾對，對資金使用的真實性、合理性進行核實，實現資金流與物流的匹配。

2系統設計

2.1系統架構系統的使用者主要包括三方：業主方、承建商和專用賬戶開戶銀行，其中施工方分為專業工程師、技改指揮部、監督現場組、監察組、系統管理員等多個角色。考慮到最終用戶角色比較多，涉及面廣，用戶數量隨著工程項目進度推進而不斷增加，且在地理位置上較為分散，系統采用B/S架構，界面設計遵循簡潔友好易操作的原則，便于各類用戶的快速掌握。系統開發基于J2EE平臺，采用了MVC設計模式，確保系統的靈活性和擴展性。系統架構分為數據層、業務邏輯層、WEB表現層三層架構，見圖3。

2.2流程設計根據設計，系統的業務主要有合同監管、資金監管、材料監管三大塊。合同監管主要包括合同的錄入、審批；資金監管主要包括資金申請、審批、銀行核對、支付回單上傳、其他費用預算申報及審批等；材料監管包括材料入場登記、使用登記、資金流物流勾對等，見圖4。2.3系統功能根據業務需求，將系統分為項目管理、工程管理、收支管理、材料管理、統計報表、系統管理、基礎數據、個人工作臺等八個功能模塊，系統總體功能結構如圖5所示。（1）項目管理：管理項目的立項、批復等信息，以及在系統業務操作各個環節所上傳的各類附件。（2）工程管理：主要管理各類合同的提交、審批、變更等業務。承建商與浙江中煙簽訂施工合同，與工程分包商、勞務分包商、材料（設備）采購商簽訂合同后，將合同信息錄入系統中進行備案，并上傳合同、三方協議、重要材料清單、合同資金分類預算清單等附件。后續如有合同內容或附件的調整，進行合同變更與審批。分包合同視為施工合同。（3）收支管理：以銀行專用賬戶為對象，對工程項目資金從入賬、支付申請、支付審批、銀行核對到支付回單上傳的全過程管理。不同的資金類別在支付申請提交內容、附件和審批規則等方面根據監管要求有所不同，同時也考慮到預付款、墊付款等特殊業務情況。其他費用將除三大主要費用之外的其他零星費用打包管理，涵蓋內容較多、復雜，需按月提報預算，提交支付明細，當月資金支付不得超預算。監管人員定期導入銀行提供的流水，與已支付的單據進行對賬。最后在工程竣工結算完畢后，通過專戶余額結算，解除對專戶的監管。（4）材料管理：承建商每月將重要材料（設備）匯總入場、領用信息按材料（設備）錄入系統，監管人員定期對資金支付與材料入場信息自動或手工勾對。（5）統計報表：提供對項目、工程、合同、材料、資金入賬、資金支付、材料等工程項目各個視角的統計分析報表。（6）個人工作臺：管理各類合同、資金支付等審批流程中的個人任務，進行審批、駁回、查看等業務操作。（7）基礎數據：管理單位、賬戶、材料類別、費用類別等各類基礎數據，考慮到商業信息安全和操作簡便，單位信息按項目進行管理，不同項目之間的單位與銀行賬戶信息不可見。（8）系統管理：系統管理模塊中，除了組織、權限、用戶、日志等常規系統管理功能外，為了實現系統按項目靈活可擴展的配置，還提供了對工程項目及工程項目各項參數配置，實現對項目的各類審核流程、校驗邏輯、勾對邏輯、定時預警、附件要求等的不同配置，以及對各類審批流程的配置、監控、異常處理等流程管理功能。此外由于系統用戶尤其是承建商操作人員涉及面廣、位置分散、人數隨項目進度逐漸增加等特點，該模塊還提供了公告管理、幫助文檔管理功能，提高知識傳遞、工作交流的效率。

3系統應用

3.1應用效果浙江中煙自2008年底啟動杭州卷煙廠“十一五”易地技改一期時就開始應用系統進行工程監管工作，在隨后幾年中，又陸續啟動了杭州卷煙廠“十一五”易地技改二期，寧波卷煙廠“十二五”易地技改、本部經營業務用房改造等多個技改項目，至今有若干項目仍在建設中。根據公司監管制度的要求，這些項目均納入了系統進行監管工作。系統經過6年多的深化應用，在實際使用過程中不斷優化完善，在監察部門多年來的工程建設項目監管工作中發揮了重要作用：（1）系統將現代化施工、計算機網絡功能以及經濟約束手段結合起來，通過Internet網絡，項目管理人員、監察人員、施工放人員可跨越時間、地點協同工作，通過信息化平臺使商流、物流和資金流信息的傳遞更加快捷和方便，解決分散作業與集中管理的矛盾，提高工作效率。（2）系統通過自動校驗、自動對賬、自動報警等功能，保證工程資金履約使用的額度和流向，將監管人員從日常事務性工作中解放出來，從而擴展了監督手段，提高監管工作的效率和效果，也增強了施工過程中各級人員的自律性，達到了監管目的。

3.2應用體會綜合多年系統應用情況，為確保系統能夠真正使用起來，發揮監管作用，在系統推廣應用階段，有兩點值得注意：（1）制度保障是系統應用的前提：作為以監督管理為主要目的的應用系統，能否真正用到實處，制度保障是前提。浙江中煙的系統設計開發工作在公司第一個技改項目前期準備階段就已開始，公司成立技改項目監督小組，出臺《技改項目監管辦法》和《銀行專用賬戶管理辦法》。在系統的業務流程設計和角色設計中，密切結合了技改監督小組的組織架構。在兩個辦法中，均明確將通過系統進行監管以及具體監管要求。在后續各個標段的招標文件中，兩個辦法作為招標文件一部分，使承建商認可系統的監管方式。（2）持續做好后期培訓運維工作：浙江中煙工程建設項目分為多個標段，隨著工程進度逐步招標確定供應商的工作特點，決定了系統的用戶，尤其是承建商用戶的數量是隨著工程進度而逐漸增加，再加上施工單位人員流動性較強，新用戶的培訓工作伴隨整個項目建設過程，時間跨度可達數年。同樣，納入系統監管的項目和過程也是在多年范圍內逐漸新增的，每個新增的項目和工程，都需要在業務上研討確定監管方案，在系統中進行初始化配置工作。另外，在歷時多年的實際使用中，各類用戶對系統也會不斷提出新的調整優化要求。因此，作為業務主管的監察部門和作為技術支持的信息部門，在多年的系統推廣使用過程中，需要共同完成系統上線后長期的培訓及運行維護工作。

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篇9

[關鍵詞] 銷售ERP運維；服務體系；辦理辦法；三級運維；服務臺

【中圖分類號】 TP311.52 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）08-159-2

一、體系構建的背景

2008年集團公司提出“三年基本建成ERP系統”的總體要求，隨著三年時間的推廣實施，銷售分公司采用“總體規劃、集中設計、分批上線”的策略，銷售ERP系統建設經過項目準備、業務藍圖、系統實現、上線準備、上線運行和支持五個建設階段，實現了業務及財務的全面單軌運行。自上線以來，核心業務實時在線操作，經營管理全面受控，相關業務憑證和財務憑證自動生成，工作效率顯著提高。

銷售ERP系統構建了銷售領域集中統一的經營管理信息平臺，推進了從銷售分公司到省區公司、地市公司、營業網點的一體化管理，保證了油品資源的合理分配，實現了批發、零售、小額配送等業務數據集中管理，價格、銷量等經營指標嚴格控制。為確保各個業務應用按照ERP系統業務藍圖順利進行，解決實際應用中的各項問題，銷售ERP系統運維的上級單位及咨詢顧問的支持下，通過不斷嘗試與摸索，逐步建立了一套運作有效的運維服務管理體系。ERP運維不只是技術問題，同時也是管理問題。銷售ERP運維服務體系，建立了長效的問題跟蹤解決機制，打造了一支高效的運維團隊，提高了問題解決速度，保證了ERP系統高效、穩定運行。

二、運維服務體系的框架

在具體構建中，以服務支持為中心，具體從運維管理辦法，三級運維管理體系、運維團隊、運維服務臺、溝通機制和考核機制等方面入手，建立起銷售ERP運維服務體系，實現運維的主動性和及時性，提高服務保障的質量。

（一）銷售ERP運維管理辦法

為進一步規范ERP運行維護管理工作，保證ERP系統安全、穩定運行，制定了《銷售ERP系統運行維護管理辦法（試行）》、《銷售ERP系統運行維護管理細則（試行）》、運行維護流程及表單等，并由銷售分公司正式執行， 明確了運維機構各單位、部門的職責以及問題受理流程，及時協調解決ERP系統運行中發現的問題。

為了進一步加強銷售ERP系統變更傳輸進行嚴格的規范和管理，制定了《銷售ERP系統變更管理辦法》、《銷售ERP系統傳輸管理辦法》，極大的避免了不正確的或測試不充分的程序傳入生產系統，確保了系統的安全平穩運行。

為提高運維服務的質量，加強對運維工作的管理，建立溝通機制和考核機制，以切合實際、提高效率、推進運維工作為要旨，充分調動和發揮銷售ERP運維團隊對運維工作的積級性，不斷提高運維水平。

溝通機制： 牢固樹立用戶第一的服務理念，建立用戶回訪機制，認真聽取最終用戶的意見和建議，及時提供優質服務，努力提高服務滿意度；

考核機制：促進銷售ERP系統應用，保障系統穩定運行，提高業務運作效率和質量，提供決策支持，特別制作了《銷售ERP系統應用考核辦法》，分為周考核和月考核，系統應用考核結果及各單位排名情況將上報銷售分公司，銷售分公司以簡報方式進行公布。同時實行逐級考核，即一級運維考核最終用戶，地區公司考核一級運維，運維中心考核二級運維，集團公司信息管理部考核運維中心。考核結果作為獎懲條例的重要依據，從而保障運維工作平穩運行。

制定出符合銷售ERP實際情況的規章制度，使各項工作都嚴格按照制度履行運維工作程序，做到有章可循、有據可依，確保銷售ERP運維制度化、規范化。

（二）三級運維體系

ERP系統運維體系設計為三級，即一級運維、二級運維和三級運維。

第一級運維是各地區公司建立的本地支持維護中心，其成員由地區公司關鍵用戶、核心用戶及相關信息管理部門負責人組成，直接面向最終用戶。

第二級運維是指有內部支持隊伍負責的運維。第二級運維遵循集中統一管理原則，負責管理總部共享服務中心。主要面向一級支持，解決一級支持中心無法解決的問題，負責系統軟硬件的日常運行維護工作，并負責對一級支持中心成員進行培訓，提高其對最終用戶的支持能力。

第三級運維是指由軟件、硬件、咨詢等供應商及業務專家組成的專家支持中心負責的運維。主要職責是面向二級支持，協助解決系統配置、硬件設施、業務層面等方面的疑難問題。

通過三級運維體系的建立由總部運維機構負責對銷售分公司ERP系統的運維情況進行統一監控，上級運維部門能夠及時掌握、發現和處理下級運維的問題，下級運維機構能夠及時向上反映各種安全運行問題，確保信息通信系統的運行安全，實現統一指揮、分級管理，確保運維體系的上下通暢，極大地提高工作效率、加快反應速度，增強執行力度，確保銷售ERP系統安全、可靠、穩定運行。

（三）建立運維服務平臺

ERP系統運維服務體系要通過建立中心內部服務臺和相關流程，落實運維人員的責任和工作內容，保證日常各項維護工作落到實處。

內部服務臺方面，建立以運維平臺Solution Manager（解決方案管理器）為主，Service Manager（服務管理器）、事件管理（包括電話，即時網絡工具）為輔的服務平臺，是ERP系統用戶與運維中心的聯絡點和報修臺。服務臺日常工作是每日監控公司系統運行，登記反饋的各種故障，收集整理問題，按既定流程落實安排處理并協調解決各類問題，具體服務方式可通過網站進行自助服務：熱線服務、遠程支持等。將管理機制固化其中，從而保證為用戶提用了全方位，高質量，無遺漏的服務。同時，在運維平臺SLM上開發了問題轉發時自動給處理人發送提醒郵件功能，對各級運維人員處理問題的響應時間進行統計分析的功能，提高了問題管理水平和解決效率。

運維流程方面，將業務細化分類，實現了各個業務的規范化，模板化操作，主要歸納、總結出應用問題管理、系統變更管理、賬戶權限管理、報表問題管理、突發事件管理、系統管理等管理流程。同時完善了匯報管理流程，基于周報，將各方面問題進行了總結歸納，促進員工整體技術不斷夯實，并使整體運維團隊水平得到了不斷提升。

三、結束語

從管理辦法、三級運維體系架構、運維服務平臺搭建，實現了銷售ERP運維服務體系的建立和運行，形成了完備的管理體系、高效的管理機制、務實的管理方法、周密的管理流程。銷售ERP運維服務體系的搭建，建立了長效的問題跟蹤解決機制，打造了一支高效的運維團隊，提高了問題解決速度，保證了ERP系統高效、穩定運行。

參考文獻：

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篇10

1職業院校專項建設資金管理中存在的問題

職業院校專項建設資金主要有實訓基地建設資金、專門師資專項培訓費、精品專業建設資金、基礎設施改造資金、技能大賽專項資金和校園信息化建設資金等。盡管各院校對專項建設資金的管理，從宏觀政策層面和微觀執行層面的結合上，都制定了有關的配套制度的操作流程，但在實際管理與運作過程中，還存在一些管理上的真空和游離于制度規約之外的相關問題，具體表現如下三個方面:

1．1對專項建設資金管理認識上有偏差

專項建設資金的申報是由省財政部門和教育行政主管部門以文件形式下發到各個職業院校，并要求在規定的時間內申報。但有些學校在申報之前未能科學合理地結合學校發展規劃按照結構化需求統籌申報專項建設資金，而是抱著“多要錢”的想法進行申報，過度重視專項建設資金的籌集，而缺乏對資金系統管理的科學意識和運作能力，具體表現為沒能進行以“項目”群的科學管理與有序實施為核心的前期調研和規劃。因此，一旦專項建設資金批復下達后，由于欠缺基于系統管理的詳細、合理的規劃和與項目同步實施的資金支付計劃，致使在資金使用的全過程中極易導致超出資金預算或改變預算資金用途的現象，導致部分專項建設資金的使用效率較低，無法達到績效目標的要求。

1．2學校內部缺乏系統、科學的專項資金管理辦法

不同渠道的各項專項建設資金撥付到賬后，在資金的管理和使用上，很多學校沒能從制度層面引起高度重視，主觀意識上認為只要把錢用在該花的地方就行了，未能從提升專項建設資金對學校發展的投入產出收益，進行全面深入的投資收益分析。加之沒能對資金使用進行系統的投入策略分析，并在完善財務管理辦法上具體化，沒能重視專項建設資金的執行效率，從而導致實際執行過程中有的沒能按照項目進展與資金投入同步的規定進行專項核算，有的將專項資金與本單位的日常業務合并，有的隨意將本單位多個專項資金在項目之間任意調整、互相挪用，導致專項資金在使用時有很大的隨意性，資金使用不規范現象時有發生。

1．3對專項建設資金管理過程缺乏內部控制的機制

由于受體制、機制方面深層次矛盾的影響，職業院校對專項建設資金使用態度上的偏差，導致其對專項建設資金管理上的內控意識淡薄。如在預算執行過程中存在如下的薄弱環節:一是預算編制環節的不合理和不充分;二是資金支付過程中支出范圍界定不清晰，支出結構的不合理;三是使用上存在擠占現象等。加之實行國庫集中支付以來，專項建設資金采用的是財政國庫網上撥付方式，且由于從項目立項到審批、再到資金配套有一個時滯過程，往往一些專項建設資金的撥付到年底才能到賬，造成年終大量資金結余。一方面會導致突擊支出的現象，另一方面結轉下一年度使用，在一定程度上也影響了項目執行的時效性和預算執行的均衡性。主客觀意識上的不同步，造成專項建設資金使用的控制松散。對此，要建立上下同步、互動促進的監控機制，根除資金基于時間差的使用粗放和效率低下的狀況。

2專項建設資金的管理要強化內部控制監督機制

專項建設資金作為財政對職業院校專項建設項目的投入，其資金來源多為財政性資金，且資金額度相對較大，加之由于大部分項目建設周期較長而導致專項建設資金使用周期也相對較長。這就要求從如下幾個方面，強化對專項建設資金的管理，以制度治理與環節管理的對接為抓手，增強內部控制與監督機制的針對性、指向性與過程監督的時效性。

2．1從單位層面明確對專項建設資金實施內部宏觀控制的關鍵點

專項建設項目和與之配套的專項建設資金下達后，單位要建立起對專項建設資金的內部管理控制體系。一要建立實施內部控制的專門組織，成立由校領導、財務、資產管理、招投標等部門負責人及項目專項負責人共同組成的領導小組，建立各相關部門對專項建設資金內部控制的協調聯動管理機制，同時嚴把用人關，配備具有業務素質和執業勝任能力的關鍵人員參與和從事此項工作;二要明確對專項建設資金使用過程和管理實行全面內控的流程，健全嚴格的議事決策機制和崗位責任制，實現全過程事理互動牽制，以崗位責任制度、業務流程制度、支付審批制度的系統鏈，確保不相容崗位相互分離、內部授權審批控制制約，從而使各崗位在既能相互獨立開展工作提高辦事效率的同時，又能相互制約、相互監督，規避問題;三要明確建立有效的專項建設資金預算管理、重大支出的制度，按照項目內容與質量標準集體研究、資金支出計劃集體審批、重大資產購置集體研究，確保管理制度執行的科學、合理、嚴格與嚴密，抓住宏觀控制的關鍵點，從制度層面強化對專項建設資金的內部控制和監督。

2．2會計核算業務層面明確專項建設資金中觀控制的實施點

將會計核算業務貫穿于專項建設資金實施的全過程，要制定相關會計核算業務支出、檢查、收益行為的系統對接。為此，一要重視專項建設資金的預算管理，在預算的編制過程中要充分與各涉及的技術業務部門溝通協調，在提升專項資金計劃投入產出收益的前提下，編制好項目資金使用計劃。根據批復的項目建設計劃，制定配套資金使用額度、支付周期，既不能超批復的額度，更不能超預算、超范圍使用資金，確保預算編制合理、有效;二要重視專項建設資金的收支管理，明確不同項目資金收入由財務部門統一進行會計核算，專款專用，不同項目之間資金不能相互擠占，對資金的不合理支出要嚴加控制，要及時與準確地分析反映資金運行情況并保證按照計劃同項目建設實施同步，確保資金的安全及建設項目的穩妥實施;三是要規范賬務處理，“嚴格按照專項建設資金相互對應的財經法規和會計核算辦法，科學、正確、規范、合理地設置會計科目，設立專門賬戶，單獨核算”，強化對原始憑證、記賬憑證和賬簿記錄的審查與核對，提高會計信息的質量，確保賬務處理達到規范有序，科學合理。

2．3從項目整體規劃的微觀層面整合提升專項建設資金收益點

專項建設資金的投入是一個系統工程，即投入的項目與后續項目之間有一定的事理關聯，因此，要加強提升專項建設資金使用的基礎能力建設。在項目實施的全過程中和結束后，要結合項目的實施，系統總結項目實施初、實施中和實施后資金管理中的經驗和不足。職業院校領導、項目受益部門、學校管理部門和財務管理部門，要總結以財務流程為抓手的實施成績，及時研究已完成項目同下一個可能上馬專項建設資金項目的關聯，從宏觀、中觀與微觀層面的三結合上，做好專項建設資金項目間的規劃鏈接，將提升專項建設資金使用收益點納入學校發展規劃，納入學校基礎設施建設規劃，納入學校教學專項能力建設規劃，實現微觀項目的系統整合，按照職業院校的整體發展規劃，實現擬建微觀項目群的有序性投入，可持續地提升資金項目投入產出的整體收益。

3增強專項建設資金科學規范化管理的對策

專項建設資金的科學管理，作為職業院校基本建設的重要內容是事關學校發展的一項具有長遠性、經常性與系統性的工作。為此，要善于發現專項建設資金使用中的問題，追尋提升專項建設資金投入產出效益的具體做法，從財務理論與運作實踐的結合，系統總結增強專項建設資金科學管理的對策。

3．1專項建設資金使用的事先防范制度，營造優化資金管理使用的良好環境

學校要加強對專項建設資金管理的重視程度，首先要按照學校的發展規劃，制定相應的專項資金項目規劃，將專項資金項目規劃作為學校整體發展規劃和專業建設規劃統籌考慮進行申報，使專項項目建設與學校總體規劃適應;其次要加強內控制度建設，加強風險規避導向管理，要結合學校的實際，制定與本校校情相符合的專項建設資金申報制度和管理辦法，按照“相關制度和辦法中應明確專項資金的使用標準、使用范圍以及資金的核算管理辦法，建立支付日志”對于專項建設資金的使用從制度上進行嚴格的規范，將相關的財務風險控制在事前，做到有章可循，有法可依，并落實責任追究制度，為其合理、合法、合規的使用做好事先防范，營造良好的專項建設資金管理內控環境。同時提高對財務工作的重視程度，使財務人員全面參與專項建設資金使用的決策與控制，參與到資金管理的全過程，對整個過程進行統籌規劃，依據資金流到哪里，管理管到哪里的思路，做出科學、高效、節儉的項目資金安排。

3．2對專項建設資金使用的事中檢查，實現資金使用全過程的風險管控

要切實落實對專項建設資金使用全過程的監管和檢查。一是要把握專項建設資金使用過程中的預算執行情況，從而了解預算編制是否有效、科學和合理，注重監管項目實施進度與資金支付進度的平衡性，加強對專項建設資金的實時跟蹤，及時反饋專項建設資金的使用情況。二是要分析研究項目進展情況，把握項目運行中專項建設資金支出的合理、合法性，監督檢查是否存在專項建設資金在不同項目之間的相互挪用和擠占，是否是專款專用且單獨分賬進行核算。從而對優化資金結構、規范會計核算、強化資金監督起到積極作用。三是專項建設資金開支中凡是涉及政府采購支出的，必須按照《中華人民共和國政府采購法》及學校的有關規定，經過招投標、集中采購等規定程序辦理后方可列支，以做到公開透明。

3．3對專項建設資金使用的事后績效評價，切實提高資金使用效益