財務檔案管理規范范文

導語：如何才能寫好一篇財務檔案管理規范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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    3.財務報告類:月度、半年、年度財務報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務情況說明書)、其他財務報告。

    4.其他類:年終結轉資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調節表,銀行對賬單,納稅申報及相關稅務批復資料,對賬資料及差異處理報告,預算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

    二、檔案管理職責

    財務部負責紙質會計檔案歸檔前的統一管理。具體職責為:負責制定和完善會計檔案管理辦法,負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責會計檔案的裝訂、保管與安全,負責向公司檔案部門統一歸檔,負責接口審計檔案及其它部門的調閱需求。

    三、會計檔案整理及裝訂

    1、會計憑證整理和裝訂

    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)。

    (1)檔案管理人員將從票據稽核人員處接收到的原始票據、發送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應的會計憑證打印,形成一套完整的紙質會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。

    (2)整理過程中需對憑證進行手工調整,憑證及其附件均應按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內容被裝訂導致憑證無法查閱的現象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內。

    (3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。

    (4)檔案管理人員根據清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續,每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。

    2、會計賬簿整理和裝訂

    (1)財務部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。

    (2)將已按順序排列的賬簿根據頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質,分冊序號,賬簿所屬主體等信息。

    3、會計報表整理和裝訂

    (1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產負債表、損益表、現金流量表、報表附注的順序整理好

    (2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。

    4、其他檔案整理和裝訂

    (1)銀行存款余額調節表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理

    會計檔案需整理至統一規格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統一規格。

    銀行存款余額調節表,對賬資料及差異處理報告,預算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。

    (2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。

    (3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統中觸發歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。

    四、會計檔案保管

    1、會計檔案保管時間規定

    會計憑證由財務部統一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。

    2、會計檔案保管要求

    (1)建立專門的紙質會計檔案庫,作為紙質會計檔案的存放地點。

    (2)會計檔案室應保持通風、透光,并有適當的查閱空間。

    (3)會計檔案庫房內嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關的用電設備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙

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    (5)所有紙質會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應加蓋財務專用章。檔案需在固定劃分的區域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。

    五、會計檔案借閱

    1、會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。

    2、會計憑證借閱主要用于公司內部審計、外部審計及相關檢查。借閱人在系統中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領導、財務部領導簽字同意的紙質申請表,檔案管理人員將紙質申請表與電子申請核對一致,調出對應的會計檔案供借閱人查閱。

    3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規定時間需要再次辦理借閱手續。

    4、檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統中觸發檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。

    5、 公司內部員工借閱會計報表需經部門領導、財務部領導審批同意。

    6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

    六、會計檔案移交

    當年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領導和經辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。

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1 財務檔案管理的規范方式

1.1 規范財務核算業務

財務檔案管理以管理為基礎，從優化手段，以“細”為主。做到細致入微，并提高財務的管理效率。財務工作人員應該嚴格遵守財經紀律，做到嚴格審核，嚴格把關，認真執行行業各項規章制度，提高財務會計核算水平。促進財務會計核算規范化是財務檔案管理的重要手段。實施控制資金外流，加強審批程序的嚴格化，確保預算不會超出實際支出。

1.2 完善檔案管理的規劃方式

定期對資產進行實地盤點，根據統計庫存易損耗品和已有資產的實際數數額，來反映企業資產的實際營業狀況，并提高企業資產管理的效率，保證企業資產的增值與節流。為完善檔案管理的規范方式，提升檔案管理信息化水平，應定期檢查檔案、安排業務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時做好檔案交接工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發霉等設施。

1.3 完善財務管理制度

財務人員核算的同時，需注意不斷地完善各項內部制度，全面規范預算管理制度。嚴格審核財務手續，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動和企業資產的保值增值；根據國家有關財務管理和公司的具體規定，根據公司現在的實際情況，指定特別規章制度，完善新會計準則遵循責任相關制度；開展增收業務管理制度，堅持從財務的角度分析財務監管現狀，從而提高財務的監管水平，完善財務的管理制度[1]。

2 財務檔案管理水平提升對策

2.1 提高管理人員職業素質，強化會計基礎工作

當傳統的檔案管理中存在問題時，例如：財務管理人員意思淺薄、財務管理制度不夠完善。財務管理人員知識和技能達不到要求的水平，沒有辦法提升財務檔案管理水平，進而需要強化財務檔案管理的意識，利用信息化管理手段來提升財務檔案管理制度，并且有效提高財務檔案管理人員的職業素質。抓住基礎，練習業務會不斷地提高我公司的會計基礎工作，會計基礎工作是會計工作的重要環節，也是財務管理的基礎部分，近年來，會計基礎工作作為公司財務部門的首要任務來抓，把經濟建設和經濟管理的企業制度融合在一起，就會形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財務管理水平基本平衡[2]。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發霉等設施。定期安排業務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時做好檔案交接的工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。

2.2 建立內部財務管理制度，規范財務收入與支出

按照國家的要求，財務管理制度是會計監督的基本準則和行為規范，結合有序的財務制度，是完善企業制度的有效保障。為了整個公司的財務管理制度做到有條有序，會計基礎的建立要結合公司自身的管理要求和經營特點，并列出成本核算統計和會計預算考核報告，使整個公司的財務狀況得到良好改善。同時，為公司的管理制度提供切實可行的實施計劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級主管匯報工作，內部控制的財務狀況，由部門領導總結財務收支預算的情況和意見，對資金和稅收進行審核排查，將結果發表到月末考核結果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業績考核。以上措施的執行，不僅能督促會計從業人員提高工作質量，做到認真、負責、謹慎，同時也規范財務收入與支出，最后也防止違規違紀的行為發生，提升了企業內部管理水平[3]。

2.3 實行會計主管管理監督的工作

會計的準確信息離不開財會的管理方法與管理水平，主要從實質出發，以主管委派工作內容的完成程度。由于公司財務部門工作人員的綜合素質較強，因而選拔具有獨立工作能力的會計人員，代表公司所屬部門進行檢查監督，并負責財務資產管理和會計核算工作。會計主管主要負責公司的工資發放和費用支出，減少所在單位對工作的干預，增加主管的工作自主性和領導能力。會計主管應提高會計信息的準確性，架起一頂“橋梁”，避免經營活動中的發生不規范的活動信息。財務檔案管理工作對于任何企業的各個部門發展都有著非常重要的意義和作用，為企業和事業單位的各項活動提供了直接有效的數據。面對市場經濟的大背景，做好企業的財務管理工作是非常重要的，每個企業或事業機關部門都要實現經濟效益和社會效益的最大化，企業財務工作，任務相當龐大，競爭相對激烈，但是在中國的財務檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業會有專們的協助人員之外，事業單位也實現了統一的財務管理制度。

2.4 完善財務檔案管理細節

規范財務工作，應強化和完善企業財務檔案管理細節，促進企業經營業務的發展，提高公司的經濟效益；應做好資金的籌集工作，維護公司的經濟利益，資金的正常運轉，認真做好財務管理制度的基本工作，例如：收支計劃，核算、分析等工作。加強核算的準確性和及時性，做好財產的清查工作和保管使用工作，每個月編制各類的會計報表和財務說明，分析考核報告。企業的核心在于財務管理的全面性，財務工作人員有責任和義務做好全面的工作，堅決按《會計法》執行工作。資本金的管理必須聘請中國注冊會計師來管理，按規章制度增加資本，由財務部門收回資本。此外，必須按股東批準董事會提議；轉讓或部分出資的公司股東，按照公司規章制度向股東以外的人轉讓出資；及時核對應付款和預付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應首的款項上報給公司，由經理批準后處理；公司規定審批的對外擔保業務，登記后才能由財務管理部對外簽發，財務管理部門及時督促有關部門撤銷擔保；資金的管理超出限額部門要及時送存銀行保管，嚴格遵循人民銀行頒布的《現金管理暫行條例》；財務人員不允許挪用現金和白條抵庫，并與庫存現金和賬面日記余額相符，如果發現不符要當天查明原因，以保?C現金收入與支出符合原始憑據，進而保障資金使用合理性 [4]。

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中圖分類號：R197.323文獻標識碼：B文章編號：1005-0515（2011）8-286-02

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環節中原始記錄是血液質量的客觀依據，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經歷、培訓、再培訓證明、專業技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產品、關鍵設備、環節、工藝衛生、環境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數據統計信息 財務報表、采供血工作量、數據統計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統化正規化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環節和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環節脫節，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統一的規范標準

采供血專業機構由于其業務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業規范標準，現有的機關或醫院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現規范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。《血站質量管理規范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環節產生的眾多質量記錄并未規定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據各自對規范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業知識匱乏；各業務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產生源頭管理不力的現狀。很多單位配備了專業的檔案專業管理人員，但又缺乏對采供血業務工作流程的充分了解，不了解業務工作和文件產生過程，以及文件之間的聯系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網絡的安全使用、采供血數據定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業務活動的每個環節。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環節、各過程都應納入檔案管理的系統工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業特點，依法規范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的規范要求，結合采供血行業工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內所有工作部門和流程的質量管理體系，規范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產生、交接、保存的源頭、過程及部門規律，使檔案管理體現行業特色，逐步實現檔案工作法制化、規范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現代化，提高檔案信息利用率

應借助網絡化管理的條件和優勢，實現采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛生部.血站質量管理規范,2006.4.

[2]中華人民共和國衛生部.血站實驗室質量管理規范,2006.5.

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會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。電算化會計檔案廣義上指存貯會計數據的各種憑證、賬簿、報表和程序的存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是指保存在磁盤、可讀寫光盤等存貯介質上的會計檔案。實行會計電算化以后，財務人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。

電算化會計檔案的內容

1、紙質會計檔案。指從會計電算化系統打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表、財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2、非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。

3、計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

電算化會計檔案的特點

1、會計電算化檔案比本文由收集整理傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。除了傳統意義上的紙質檔案外，還包含了電子資料和電子數據。

2、電算化會計檔案保存時間短，對環境的依賴性強受質量、溫度濕度、光和空氣、磁場等因素的影響較大，易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。

3、檔案有特定的格式，電算化會計檔案是在經過計算機定的編制好的程序軟件環境下進行處理，產生會計數據資料，這樣會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不相同的格式。

4、電算化會計檔案便于管理、分析，可迅速的獲得所需結果。通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，更節約了辦公成本，有利于專業管理，提高了工作效率和工作質量。

5、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。

6、電算化會計檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。在無特

轉貼于

定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就失去利用價值。

會計電算化檔案管理存在的問題

1、對會計檔案的重視不夠。沒有對會計檔案設置專員管理使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案，而不是紙質文檔與電子文檔同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。

2、缺乏計算機維護、網絡安全的相關人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，目前會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，一旦計算機及服務器出現故障，就會造成財務數據丟失，給單位帶來無法挽回的經濟損失。

3、會計檔案管理制度不完善。實行電算化以來，會計檔案與財務軟件的版本越來越多，為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發揮更大的作用，就必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以使相關管理制度常規化和規范化。同時，財務軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現不兼容現象，嚴重影響對會計檔案的管理

建議和措施

1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數據備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

2、加強防范，確保檔案安全。會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，一定做好內部網與互聯網的物理隔離，確保會計數據不受外部的影響，保證會計檔案的安全。可采取的措施包括：在單位內部設置防火墻，安裝信息網關和安全路由器，設計授權和身份認證系統，進行信息加密，加強安全監測預警系統的實時監控等。

3、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。應該針對現有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，提高他們的專業技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規范化、科學化、安全化管理提供保障。

4、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據各單位具體的會計電算化實際情況來制定相應的檔案管理制度。明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。

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關鍵詞：農村財務；規范化；思路對策

農村財務管理不僅是一項經濟工作，同時也是一項嚴肅的政治工作，是農村基層組織、思想、政權建設的需要。因此必須加強組織領導，認真搞好村級財務管理工作。中央和省一再要求要認真搞好村級財務的管理，并作為建設社會主義新農村工作的一項大事來抓。之所以如此重視農村村級財務管理工作，是因為農村財務管理是一項政策性很強的工作。由于目前村級財務管理中還存在著不規范的問題，影響了農村工作的正常運轉，使得村黨支部缺乏號召力和凝聚力，各種公益事業難以興辦，所以完善和規范農村財務管理制度在當前已是刻不容緩。

隨著農村經濟的發展，農村財務管理已顯得相對滯后，農村集體財務管理混亂，迫切需要進行規范。如何切實解決當前農村村級財務管理中存在的問題，筆者認為，必須從以下幾方面入手。

一、提高農村會計人員的業務素質，加強會計法規制度的培訓，為農村財務管理規范化做好人力資源準備

農村財務管理既是一項政策性很強的工作，又是一項業務性極強的工作。因此，穩定財會人員隊伍，提高財會人員素質至關重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩定財會人員隊伍。這里關鍵是要嚴格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責任制，財會人員要明確自己的權利和義務。為提高財會人員的素質，要切實加強業務培訓，定期或不定期地進行業務考核，穩定隊伍，提高素質，為農村財務管理規范化做好人力資源準備。

多年來財會人員隊伍不穩定問題一直困繞著農村財務管理工作，要改變這種現狀，有必要建立一支高素質的，穩定的會計隊伍。因此，一是應健全財會人員任免制度。凡經群眾推薦，村委會上報，鄉鎮考核合格，應由鄉鎮會計管理站審批并統一頒發聘書；二是建立財務人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責任制等均做出明確規定，不經鄉主管部門批準，不得任意調換和聘任財會人員；三是對鄉村財會人員進行全面清查，建立會計人員檔案管理網絡，以便儲備和統一調配整個鄉鎮的會計人員。

財會人員是村鄉里的“內當家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業知識和專業技能，努力提高業務素質。為此，各級領導應重視對村級財會人員的培養，定期進行業務培訓，爭取盡快地把國家改革的有關政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉村一級；同時鄉村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應聘相應崗位之職，保持財會隊伍穩定。為農村財務管理規范化做好人力資源準備。

二、加強農村財務管理規范化必須要堅持“五個統一”，有效化解農村財務管理的矛盾

加強財務規范化管理，必須要堅持“五個統一”即：統一思想，規范監督程序；統一帳、表、冊、據，規范會計操作程序；統一審批手續，規范支出管理；統一業務培訓，規范交接手續；統一檔案專柜，規范財務資料。只有這樣才有利于農村的財務行為進一步規范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農民也不必為財務問題而上訪，干部也不必因財務管理而費心，干群關系將更加密切，為農村和諧社會的建設創造有利的條件。為此，各級鄉鎮領導都必須提高對村級財務重要性的認識，加強領導、強化管理，使之逐步納入規范化，法制化的軌道。農村財務規范化就是要求村級的各項收入、財政對農村的轉移支付和部門對農村撥付的資金，都要規范繳付手續，統一管理，有效監督。這樣可使村級收入管理得到加強，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進一步減輕農民負擔。村級各項支出均在村財鄉管部門的全程監督下使用，資金使用進一步規范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀現象的發生。

三、健全農村財務管理化的各項管理制度，做好農村財務管理規范化的制度保證

建立健全規章制度，使村級財務管理有章可循，是搞好財務管理規范化的重要保證。為使農村村級財務管理有章可循，必須嚴格執行國家農業部、財政部新頒布的《村合作經濟組織會計制度》和《村合作經濟財務制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務混亂的種種現狀，對現金管理、固定資產管理、費用開支管理、票據管理、農民負擔款項和共同生產費管理、義務工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務審計與民主理財等方面都作了具體規定。對完善村集體經濟組織財務會計工作，推進村級財務管理經常化、規范化、制度化將起到十分重要的作用。

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第二條本辦法適用于進行農村集體財務管理規范化建設的村集體經濟組織、代行村集體經濟組織職能的村委會及實行村會計委托的鄉鎮會計核算中心等單位（以下簡稱規范化建設單位）。

第三條規范化建設單位必須嚴格執行《會計法》、《會計基礎工作規范》，統一按照《村集體經濟組織會計制度》進行會計核算。

第四條規范化建設單位要建立健全財務管理制度，包括：現金銀行存款管理制度、財務開支審批制度、資產臺賬制度、債權債務管理制度、票據管理制度、會計檔案管理制度、“一事一議”籌資籌勞制度、土地補償費監督管理制度、轉移性資金收支管理制度等。

第五條規范化建設單位要建立健全內部控制制度，特別是對土地補償費監督管理、“一事一議”籌資籌勞、村級債務管理、轉移性資金收支管理進行重點控制。

第六條規范化建設單位要建立健全財產清查制度，定期對資產、負債進行清查，年終進行全面資產清查。

第七條規范化建設單位必須建立健全民主理財、民主監督制度，成立民主理財小組，明確理財小組職責，制定民主理財辦法，召開民主理財會議。

第八條民主理財小組的成員應按規定程序產生，認真履行職責，要對民主理財小組成員定期進行財會知識培訓。

第九條規范化建設單位必須建立健全財務工作流程，所有經濟活動手續必須齊全。

第十條規范化建設單位必須按期編制財務報表，按要求向部、省、縣報送相關報表及材料。

第十一條規范化建設單位必須設立專門的會計檔案柜（室），加強對會計憑證、賬簿、報表、資產臺賬、財務計劃、經濟合同、財務公開底稿等文字材料以及電子數據等檔案管理。

第十二條規范化建設單位要建立健全財務公開制度，及時進行財務公開，公開的內容要真實、全面。群眾普遍關心和重大經濟業務或事項發生要逐項逐筆公開。

第十三條規范化建設單位必須接受各級農村經營管理部門（以下簡稱農經部門）的審計監督，提供真實、準確的資料，并及時公布審計結果。

發生下列事項，要進行專項審計：

1.村干部任期屆滿和離任；

2.土地補償費及其他轉移性資金的收支；

3.發生數額較大的一事一議籌資籌勞的項目；

4.其他重大的經濟活動。

第十四條規范化建設單位必須實行統一電算化管理，使用農業部認定或監制的符合新《村集體經濟組織會計制度》標準的農村財務會計電算化管理軟件，建立健全電算化內部管理制度。

第十五條規范化建設單位要定期組織對財會人員有關財會知識、政策法規、電算化管理等知識培訓。

第十六條農業部及省（區、市）農經部門對“全國農村集體財務管理規范化示范單位”實行動態管理，定期進行考核抽查。示范單位出現下列情況之一的，取消其“全國農村集體財務管理規范化示范單位”稱號，收回其稱號牌匾。

1.因財務問題造成農民上訪，經核查屬實的；

2.不及時進行財務公開或進行虛假公開的；

3.主理財小組成員未履行職責的；

4.民主理財民主監督無法正常開展的；

5.審計發現重大財務問題的；

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（一）高校財務信息管理系統概述

高校財務信息管理系統的內容實現了從單項應用向綜合財務處理轉變，通過核算手段和管理手段的現代化，提高了會計信息搜集、整理、傳輸、反饋的速度、靈敏度和準確性，提高會計的分析決策能力，提升現代管理水平。

（二）基于高校財務信息管理系統的會計基礎工作特點

高校財務信息管理系統的應用不僅是會計發展的需要，同時也對高校會計基礎工作提出了新的要求。高校會計基礎工作在原有基礎上必須進一步做到崗位權限嚴格管理、業務處理程序規范、會計檔案保障安全、監督檢查內部完善。其中人員組織管理不僅要明確會計崗位職責，還應適應信息管理要求嚴格設定并遵守系統功能使用權限；業務處理程序增加了計算機處理與傳遞環節，規范的業務處理程序保障了會計核算過程的規范化；信息管理系統的應用增加了電子檔案保管的不安全因素，因此會計檔案的安全保障工作更加突出；此外，傳統的內部控制機制與事中、事后的監督檢查要適應信息化的特點，不斷完善人機管理系統。

二、面向高校財務信息管理系統的會計基礎工作規范的主要內容與基本原則

為了適應財務管理信息化要求，高校會計基礎工作需要做到會計崗位責任制度規范、會計業務處理程序規范、會計檔案管理規范以及內部控制機制規范。首先，會計崗位責任制度規范是指高等院校要加強財務稽核及資金的宏觀管理，明確各類人員的崗位職責，遵循財務信息管理系統相關人員權責對等的原則，通過口令驗證管理規范系統使用權限，做到業務審核與計算機操作相分離、數據輸入輸出與數據審核相分離、系統維護人員與計算機操作人員相分離、系統數據文件的保管與計算機相分離。其次，會計業務處理規范要嚴格執行會計資料電算化處理程序，減少管理漏洞。原始的會計資料經各級領導批準核銷并經會計人員審核無誤后，應首先由會計進行計算機處理，然后再傳遞到其它環節，規范的會計核算傳遞程序應該是：簽字及審核過的原始憑證→會計編制記賬憑證→稽核→出納付款→會計主管→計算機記賬→會計檔案，如果其中一個環節發現問題，必須返回到上一個環節，以規范會計核算程序。再次，會計檔案管理規范不僅要按照會計檔案有關規定保管紙質檔案，還要通過完善的會計電算化檔案管理的歸檔和保管、查閱、復制登記、立卷、分權限調用等制度，加強數據輸入輸出管理、備份數據管理、保密管理等，做好數據檔案保管工作。最后，內部控制機制規范要加強財務管理內部控制制度建設，將會計系統中不相容的職責進行分離，職責與權限相關聯，制定相應的制度與之配套，設立相互稽核、相互監督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、可靠。

三、當前會計基礎工作規范存在的主要問題

高校財務信息管理系統已經廣泛應用于高等院校的會計核算、預算管理、會計報告、工資核算、決策分析等會計活動，很多院校在使用過程中積累了豐富的經驗，與會計財務信息管理系統有關的會計制度也日益完善，但在信息管理過程中會計基礎工作規范仍然存在以下問題。

（一）與高校財務信息管理系統相關的制度不健全

許多單位會計電算化實施后，只注重軟件的使用和滿足日常工作的需要，在相關的制度建設方面幾乎是空白，對電算化后的崗位責任、操作流程、計算機軟硬件的管理維護和數據信息管理方面尚未形成完整的制度體系。

（二）會計電算化檔案管理不完善

許多單位實行會計電算化的時間較短，對會計電算化檔案的具體內容不甚了解，缺乏管理經驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，或者已經歸檔的內容不完整。

（三）忽視電算化條件下的制約機制

許多部門的領導并沒有把會計的制約機制提到日程上來，有的甚至不了解其應有的作用，如有些單位將計算機系統的維護、數據的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給一個人完成，大大增加了差錯和舞弊的可能性。

四、會計基礎工作規范的改進措施

（一）健全制度體系保障規范化管理的實施

建立健全基于電子信息管理系統的崗位責任制度、操作流程制度、軟硬件管理維護制度是信息化會計工作規范化管理的制度基礎，是規范化管理的根本保障。改進和加強會計基礎工作必須完善會計基本工作制度，在《會計法》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》等基本規章制度的基礎上改進原有的會計制度，確保會計基礎工作規范不斷完善。崗位責任制度必須擺脫以前以記賬、算賬、報賬為主的會計崗位設置模式，應以管理、分析、決策為重點，加強應收應付款管理、投資風險管理，明確會計人員的崗位職責權限，提高電算化條件下會計人員的服務意識。數據流程制度需要強調人機系統的結合點，嚴格執行國家財經法規和各項規章制度，保證輸入會計數據的合法性；輸入會計要素數據要具有規范性，并隨著電算化的發展而不斷細化；利用事中和事后復核工作規范，對輸入數據進行再次審查，確保輸入會計數據的真實性和準確性。軟硬件維護制度要完善硬件環境，不斷升級軟件，實現備用盤與儲存盤分離，做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準建立專門的會計電算化檔案保護措施，確保信息的完整和安全。

（二）完善檔案管理夯實規范化管理基礎

完善的信息化檔案管理包括歸檔和保管、查閱登記、檔案立卷等方面。與傳統管理模式相比較，電子信息系統條件下歸檔的檔案包括系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序、定期打印輸出并簽字蓋章的報表；針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，查閱登記需要對硬盤上的會計檔案，進行相應的安全保密、要有加密的機內操作日志管理、數據存取權限限制并設置相應的使用范圍，以保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能；建立會計電算化檔案的立卷制度需要將各單位每年形成的會計檔案整理立卷明確歸檔范圍，將包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據編制會計檔案保管清冊，確保會計檔案管理工作順利進行。

（三）加強內部控制實現規范化管理制衡

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1．1企業財務會計檔案管理的重要性對供電企業而言，財務會計檔案管理工作至關重要，檔案數據是企業管理者和決策者評估供電企業運行狀況的重要參考憑證，同時也是企業制定下一步工作計劃的參考。當前，傳統的經濟體制逐漸被市場經濟體制所取代，供電企業面臨著工作模式轉型的關鍵時期，因此供電企業要在優化內部管理的同時，尤其要重視對財務會計檔案的管理，保證財務會計檔案功能的發揮，提高企業決策的科學性。供電企業財務會計檔案管理工作升級有助于強化對重要檔案元件的保護，當前企業財務會計檔案管理逐漸實現了信息化，通過電子掃描的方式把檔案元件庫存到電腦硬盤中，這種管理方式有助于供電企業隨時隨刻的查詢檔案數據，從而減少了原檔案文件查詢的繁瑣環節，提高了檔案查詢的效率。再者優化財務會計檔案管理模式有助于優化管理資源配置，提高檔案管理的工作效率，符合電力企業追求“更快、更高效”的工作理念，增強了對財務會計檔案的有效利用效率。

1．2企業財務會計檔案管理的特點企業財務會計檔案管理呈現了明顯的特點：首先是其穩定性。會計檔案資料通常分為三個部門，即會計賬簿、會計憑證和會計報表，因此檔案數據呈現了穩定性的特點。其次是整體性原則，企業在管理過程中會產生大量的會計憑證、賬冊以及報表等材料，同時這些材料通常以一個年度為周期，檔案資料的相互聯系密切，會計憑證、賬冊、報表是三個密切相連的整體，從而體現了財務會計檔案的整體性。再者是特殊性，財務會計檔案是以數字為表達載體，其記錄內容都歸結為數字的規律性，這是企業衡量其階段性經營狀況的重要憑證參數。最后則是其規律性，在一個會計年中形成的會計資料反映了企業的經濟活動，當企業設計一項業務時就會隨之產生相應的財務會計數據，持續的檔案記錄著業務的進展狀況、最終結果等，從而為企業評估業務決策提供了重要的參考。

2企業財務會計檔案管理工作中存在的問題

2．1財務會計檔案管理缺乏完善的制度供電企業的最終目的是追求最大的經濟效益，企業的經營和發展和財務會計工作有著密切的聯系，因此財務會計檔案管理工作要引起企業的足夠重視。但是通過調研發現，很多供電企業的財務會計檔案管理工作沒有完善的管理制度，首先實在檔案的資料收集方面，相應的資料缺乏全面性，企業往往側重于對會計憑證等專業資料的錄入和保存，但是電算化方面的工作卻缺乏整體性。再者在管理方面，財務會計檔案數據統計工作缺乏全面性，財務會計檔案不能準確反映企業的經營狀況，無法為后續的企業決策提供良好的數據支撐。此外是缺乏專業化的工作團隊，檔案管理人員不具備專業化的知識儲備，檔案錄入、檔案保存、檔案銷毀工作都沒有規范的流程化操作，嚴重影響了財務會計檔案管理工作的效率。

2．2管理工作混亂，缺乏明確的職責分工企業財務會計管理工作具有一定的穩定性，同時也具有很強的整體性和聯系性，因此檔案管理工作人員在工作中要把會計憑證、會計賬目、會計報表等數據資料聯系起來，提高管理工作的次序性，減少工作失誤。但是部分企業財務會計檔案管理工作的細化分工不當，把檔案管理工作按照項目或者類型的不同進行了細化分類，雖然在一定程度上提高了工作效率，但是往往會造成工作主體不明確，出現工作推諉現象，在實際的工作中，財務部門、會計部門、檔案管理部門往往會發生職責糾紛，使原本系統化、整體化的管理工作變得支離破碎，甚至出現檔案資料無人負責的現象，從而嚴重影響了企業的經濟效益。

2．3財務會計檔案管理方式落后隨著我國市場經濟體制不斷完善，供電企業的管理模式不斷完善，在一定程度上也提升了檔案管理的工作水平和管理模式，但是財務會計檔案依然存在著和企業決策相脫節的現象，財務會計檔案無法直接體現企業經營狀況，再加上供電企業的業務量不斷擴張，財務會計檔案數量增多，更容易造成管理工作的混亂。當前財務會計檔案管理的信息化程度不高，檔案資料不能及時轉變為數字資料，并錄入到存儲系統中，甚至出現了重要檔案數據的積壓現象，嚴重影響了財務會計檔案的決策輔助功能的發揮。此外供電企業依然存在著設備落后的現象，檔案管理設備不能及時升級換代，系統軟件的錯誤頻發，甚至會造成財務會計檔案信息的遺失。

2．4檔案管理隊伍專業化能力不足企業財務會計檔案的數據量較大，其管理工作是一項較為繁雜的工作，因此管理人員要具備良好的檔案處理能力，才能提高檔案分類、存儲、調檔工作的工作效率。但是部門供電企業額財務會計檔案管理工作人員缺乏專業化的管理技能，尤其是缺乏即懂財務會計又懂檔案管理的相關人才，因此檔案管理工作的效率低下，從而影響了檔案管理工作的有效性。再者財務會計檔案管理的規律性和特殊性很強，管理人員要精通企業業務，同時熟悉檔案的分類和裝訂技術，但是當前我國的財務會計檔案管理工作的起步較晚，缺乏專業性的工作人員，影響了財務會計檔案管理的質量。此外部分供電企業沒有意識到財務會計檔案管理工作的重要性，對于檔案管理部門不重視，甚至出現了由其他部門人員兼職檔案管理部門工作，從而造成了管理工作混亂滯后。

3企業財務會計檔案管理策略創新

3．1提升財務會計檔案管理的多元化模式企業財務會計檔案管理工作的目的是保存檔案資料，服務企業的決策和評估，因此要不斷推動多元化模式的構建，首先要提高工作人員的工作重視程度，企業工作強化工作崗位職責，提升財務會計檔案管理崗位在企業內部的權威性等措施來提高工作人員的認知，從而把檔案管理工作和企業的經營放在同等重要的職位上。再者要促進信息的開發，對于檔案信息進行分析加工，進行深層次的數據挖掘工作，實現信息的系統性、準確性的同時，尋找權屬檔案信息背后隱藏的市場信息，充分了解市場行情的走向；最后要建立完善的信息網絡，實現檔案的網絡同步和共享，充分利用網絡的靈活性，建立多元化、全方位的網絡服務模式。

3．2逐步升級檔案管理工作的方式當前，傳統的財務會計管理工作模式已經不能適應供電企業的發展需求，信息化和數字化的管理模式是時展的趨勢，因此企業要逐步升級檔案管理工作模式，采用先進、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式納入到企業管理工作中。首先要完善相關的管理軟件，根據財務會計工作的特點選擇工作軟件，提高對檔案數據的管理能力。再者要側重于財務會計檔案的分類工作管理，根據項目類型不同或者是業務類型不同建立不同的數據庫，實現統一檔案庫的信息材料統一性，同時滿足財務會計信息的隨時調取，提高檔案管理工作的可操作性。

3．3財會檔案管理工作流程的規范化針對性檔案管理工作中存在的工作混亂現象，企業要積極建立規范化的管理工作流程，并創建一套完整的、系統的、綜合性的工作制度，尤其是對會計憑證、會計賬目和會計報表等關鍵檔案要規范化管理。企業的行政部門要出臺相應的管理規范流程，針對檔案文件的規格、大小、期限等內容進行細化規范，使工作人員在工作中做好有據可依，保證管理工作的科學有序。再者在國家《檔案法》的相關要求下明確各個部門的工作職責，并把工作職責明確大工作人員身上，保證每個崗位、每個人員都有序工作，同時建立賞罰分明、科學考評的激勵體系，對于表現良好、工作認真的員工進行獎勵，從而提高管理部門工作人員的工作效率。

3．4強化財會檔案管理人員的專業性培訓財會檔案管理人員的工作能力直接決定了檔案工作效率，因此管理工作的創新要從工作人員入手，企業要積極開展檔案管理課程的培訓，讓管理人員升級工作觀念，學習最新的檔案管理工作模式，并積極應用到實際工作中。再者企業要重點強化檔案管理、數據統計、財務會計等方面的培訓，提高檔案管理人員工作能力。此外財務會計檔案管理人員要加強和財務部門、會計部門的交流和溝通，及時了解檔案管理需求的變化情況，確保工作內容的科學性和針對性。財務會計檔案是企業決策的重要依據，因此企業要強化管理人員的檔案數據分析能力，檔案管理不僅僅是完成檔案的錄入和存儲，更重要的是進行數據的分析，從繁雜的數據中得出規律性的數據，從而為企業決策提供支撐。

3．5完善發票存檔管理發票是財務會計工作中重要的報銷憑證，同時也是稅務稽查管理的重要依據，因此發票的存檔管理是財務會計檔案管理的重中之重。因此企業要加強對發票存檔的監督和管理力度，保障合法的發票報銷程序，避免虛假發票報賬現象的出現。企業財務會計檔案管理工作人員要嚴格審查發票的編號，在發票存檔時保證發票編號和賬目的對應，同時要保證金額數目的統一，提高發票存檔工作的準確性，減少工作錯誤。

4結語

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醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫院領導科學決策和醫院管理現代化有著極為重要的意義。

1 提高全員檔案意識是實現檔案規范化的前提

醫院要做到檔案規范化,就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學習與宣傳,使領導與職工認識到檔案的重要性,給予關心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規范化,成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。

2 建立科學的管理體系是檔案規范化的保證

(1)明確職能。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜,部門眾多而又分散,專業性技術性強、檔案保管程度有差異等特點。因此,醫院每個科室都要從檔案服務于全院工作的大局出發,加強檔案意識,積極上交有價值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。

(2)建立檔案工作網絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫院檔案管理網絡組織建設。綜合檔案以機關職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫院檔案工作網絡,使網絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3 完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉

在抓好檔案管理基礎建設的同時,更要努力提高檔案工作的內在質量,在實際工作中應把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規章制度,并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制中,真正做到檔案工作各環節的運行有章可循。同時把好立卷質量關,重點抓好立卷歸檔范圍、卷內文件材料排列順序及保管期限的劃分。

4 做好醫院檔案的開發利用是檔案規范化管理的最終目標

醫院檔案規范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變為走出檔案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫院的建設和發展服務。醫院應重視做好檔案的開發利用工作:醫院組織機構沿革、醫院院志編纂、本地區流行病學、多發病資料匯編等,為醫院的改革發展、科室設置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫院挽回不必要的經濟損失,保證大型建筑物的及時修繕,尤其對大型知用設備的及時維修,確保臨床工作的正常運轉及解決醫療糾紛。

5 加強醫院檔案工作者素質是保障醫院檔案管理規范化的根本

檔案工作是一項專業性很強的工作,尤其是醫院檔案的特殊性。培養檔案人員高度責任感和責任心,成為較高精力素質,較深的專業技能,確保隊伍的穩定性。加強對檔案管理人員業務素質等各項素質培訓,同時各級檔案行政部門和衛生行政部門加強對醫院檔案管理的業務指導,監督和檢查。同時醫院檔案管理人員,要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。

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關鍵詞：會計檔案 電子會計檔案 銷毀 保管期限

一、會計檔案和會計檔案管理

會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經濟活動和經濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規范和強化會計檔案的管理，可以發揮如下作用：

（一）再現經濟活動

會計檔案是經濟活動的載體，經濟業務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉，使得經濟活動在會計檔案中得以展現。通過查閱會計檔案，有經驗的專業人士能夠清楚了解經濟業務的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項經濟業務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發現會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。

（三）提供經濟參考

財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經濟預測和財務決策提供翔實的數字依據和參考。

二、會計檔案管理辦法

1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：

（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規定可以利用電腦、網絡等現代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內容，是為更好服務企業、服務日益蓬勃的互聯網創新經濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理

新辦法第十八條規定：經鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經辦人、檔案管理機構負責人和經辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監銷的程序。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，而監銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規定經鑒定可以銷毀的會計檔案經相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內部事務，只需單位內部檔案管理、會計部門以及信息部門監銷即可，無需外部機構參與。

（三）統一保管期限，充分發揮使用價值

新辦法第十四條規定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統一調整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經將企業的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發揮會計檔案的使用價值，同時方便企業管理會計檔案，新辦法調整會計檔案的保管期限為10年和30年。

三、應對會計檔案管理新規的思路

會計檔案不僅反映既往的經濟業務，更能為企業未來的經營提供預測和決策參考。但很多企業負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業的會計檔案管理帶來更高的要求。

為應對會計檔案的管理新規，提高會計檔案的使用效果，發揮會計檔案的積極作用，企業可以從以下方面入手：

（一）提高認識，領導重視

首先企業負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調具備職業素養和專業能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。

（二）各方出面，共同培訓

新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規保障，為電子會計檔案的迅猛發展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經常內訓，培訓經辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護安全

電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網絡環境的安全等提出更高的要求，企業應該優先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業技術人員，定期檢查、維護系統和網絡安全。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年