溝通協(xié)調(diào)的方法范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇溝通協(xié)調(diào)的方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目、管理、溝通、協(xié)調(diào)

中圖分類號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)調(diào)管理

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在其建設(shè)管理過程中肯定會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的沖突。處理沖突的總體管理策略, 是要積極倡導(dǎo)和激發(fā)有建設(shè)性的良性沖突, 同時(shí)要盡量避免和消除有破壞性的惡性沖突。要建立團(tuán)隊(duì)成員對(duì)目標(biāo)和價(jià)值的共有理解和共同愿景, 倡導(dǎo)合作團(tuán)隊(duì)成員的價(jià)值觀存在差異, 導(dǎo)致他們可能具有不同的信仰結(jié)構(gòu)、理解度和擇優(yōu)規(guī)則。因此, 不同的價(jià)值觀和觀點(diǎn)可以導(dǎo)致對(duì)正確批評(píng)的誤解,并引起不適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。在這種情況下, 通過培訓(xùn)、座談、討論等形式, 增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)目標(biāo)和價(jià)值的共有理解, 可以起到減少情感性沖突的作用。要建立團(tuán)隊(duì)內(nèi)有效的相互溝通協(xié)調(diào)渠道。有效的溝通協(xié)調(diào)有利于減少團(tuán)隊(duì)內(nèi)部不必要的認(rèn)知性沖突和情感性沖突的發(fā)生。要達(dá)到溝通協(xié)調(diào)的效果, 采取適當(dāng)、有效的溝通協(xié)調(diào)形式及建立有效的溝通協(xié)調(diào)渠道是十分必要的。一是創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)促使團(tuán)隊(duì)成員相互了解; 二是加強(qiáng)合作促使團(tuán)隊(duì)成員相互作用; 三是保持良好的習(xí)慣促使團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員善于傾聽。要設(shè)置和激發(fā)潛在的認(rèn)知性的低水平?jīng)_突。認(rèn)知性的沖突對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說是必不可少的, 所以, 可以適當(dāng)激發(fā)認(rèn)知性的低水平?jīng)_突。這種沖突激發(fā)了員工針對(duì)不同觀點(diǎn)進(jìn)行討論, 對(duì)團(tuán)隊(duì)的工作業(yè)績產(chǎn)生積極的影響。

2、項(xiàng)目利益相關(guān)方的協(xié)調(diào)管理

利益關(guān)系的協(xié)調(diào)是工程施工項(xiàng)目實(shí)施最有效的保障。因此，施工項(xiàng)目各利益相關(guān)方（業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、供料商、分包商、當(dāng)?shù)卣龋┑睦娉霭l(fā)點(diǎn)存在著很大的差別，施工項(xiàng)目的順利實(shí)施必須在有效的處理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)方錯(cuò)綜復(fù)雜的利益關(guān)系，這個(gè)過程的順利進(jìn)行必須有充分的溝通協(xié)調(diào)做保障。提高項(xiàng)目全體員工的溝通協(xié)調(diào)意識(shí)，尤其是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子與各部門部長的溝通協(xié)調(diào)意識(shí)特別重要。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子與各部門部長在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)組建時(shí)分別是各管理團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)，在日常的團(tuán)隊(duì)管理中一定要時(shí)刻注意團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及外部的溝通協(xié)調(diào)，保證信息通暢、準(zhǔn)確。在施工項(xiàng)目管理中不斷改進(jìn)溝通協(xié)調(diào)管理，能夠科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)、指揮和控制施工項(xiàng)目實(shí)施施工生產(chǎn)的整個(gè)過程，從而順利的達(dá)到預(yù)定的項(xiàng)目管理目標(biāo)，使團(tuán)隊(duì)的工作效率得到提高，取得更加顯著的工作成果。良好的施工項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)管理為項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、安全、工期四大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力的保障，更是施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。如果一個(gè)施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與團(tuán)隊(duì)外部的溝通協(xié)調(diào)不能充分的進(jìn)行，則施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的最終結(jié)果注定只能是失敗，施工項(xiàng)目的目標(biāo)也就注定無法實(shí)現(xiàn)。所以，準(zhǔn)確及時(shí)的溝通協(xié)調(diào)項(xiàng)目內(nèi)、外部關(guān)系是確保項(xiàng)目成功的重要因素。

3、提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)管理水平的一些建議

⑴提高建筑施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員溝通協(xié)調(diào)過程中準(zhǔn)確發(fā)送信息的能力。溝通協(xié)調(diào)前, 溝通協(xié)調(diào)各方應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備, 對(duì)溝通協(xié)調(diào)活動(dòng)要解決的問題、要達(dá)到的目的有完整的、清晰的理解, 信息內(nèi)容要用對(duì)方能力解的文字、語言、口氣等表達(dá)出來。努力提高信息發(fā)送者的文字語言表達(dá)能力和非語言要素的運(yùn)用能力。發(fā)出的信息要有針對(duì)性、言簡意賅, 不使用模糊的語言。

⑵“ 有效地傾聽” , 提高準(zhǔn)確接收信息的能力。各方在溝通協(xié)調(diào)過程中要特別注意“ 有效地傾聽” , 個(gè)體溝通協(xié)調(diào)是所有層面溝通協(xié)調(diào)的前提和基礎(chǔ)。有效的溝通協(xié)調(diào), 要求團(tuán)隊(duì)成員特別是管理者要有意識(shí)地發(fā)揮努力去傾聽, 關(guān)注內(nèi)容而不僅僅是表達(dá)形式和技巧, 重視對(duì)關(guān)鍵詞的理解, 從整體上把握。傾聽過程中, 要善于觀察, 重視非語言要素的作用。

⑶管理者推動(dòng), 團(tuán)隊(duì)成員參與, 建設(shè)有利于溝通協(xié)調(diào)的組織文化。建筑施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要變封閉式、防御性的溝通協(xié)調(diào)氛圍為開放式、鼓勵(lì)性的溝通協(xié)調(diào)氛圍。傳統(tǒng)的管理原則傾向于防御性溝通協(xié)調(diào)模式, 進(jìn)而導(dǎo)致封閉式的溝通協(xié)調(diào)。團(tuán)隊(duì)成員的不確定感也強(qiáng)化了這種傾向。因此, 要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)乃至組織的管理者身體力行, 以積極的態(tài)度創(chuàng)造開放式、鼓勵(lì)性的溝通協(xié)調(diào)氛圍, 使團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)成員與管理者之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目相干方之間在鼓勵(lì)性的氛圍中, 充分利用感情交流, 進(jìn)行開放式的溝通協(xié)調(diào)。

⑷善于恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語言是溝通協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。在項(xiàng)目日常管理活動(dòng)中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)常要與工程分包方、勞務(wù)分包方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方、業(yè)主、政府職能部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，以利于工程順利地進(jìn)行。根據(jù)各方的文化程度恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語言會(huì)起到事半功倍的效果。比如，由于我國的勞務(wù)的作業(yè)人員大多數(shù)是農(nóng)民工，文化程度普遍較低，在對(duì)勞務(wù)分包方進(jìn)行《施工技術(shù)交底》、《安全技術(shù)交底》等的時(shí)候，應(yīng)采用他們能明白的口頭語言進(jìn)行講解，甚至還要了解他們的地方語言才能互相溝通。

⑸換位思考是溝通協(xié)調(diào)成功的關(guān)鍵一環(huán)。在項(xiàng)目日常的管理活動(dòng)中，對(duì)內(nèi)、外的溝通協(xié)調(diào)工作是每一個(gè)管理者天天必做的工作之一。為了溝通協(xié)調(diào)的成功，我們往往要做大量的準(zhǔn)備工作，有時(shí)甚至還要召開預(yù)備會(huì)，以確定溝通協(xié)調(diào)的目的、目標(biāo)，找準(zhǔn)對(duì)方的思路及我方的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行換位思考。如果不這樣，猶如一拳打在棉花上，得不到應(yīng)有的反應(yīng)，或者成了牛頭不對(duì)馬嘴，各表達(dá)各自的思想，使溝通協(xié)調(diào)工作陷入僵局。

⑹把握溝通協(xié)調(diào)的環(huán)境與時(shí)機(jī), 多方式并用, 重視反饋, 暢通溝通協(xié)調(diào)渠道。針對(duì)不同的場合、不同的對(duì)象, 建筑施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要選擇合適的溝通協(xié)調(diào)方式或多方式綜合運(yùn)用。高效地運(yùn)用工地項(xiàng)目會(huì)議、往來函、交談等溝通協(xié)調(diào)方式。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和成員在溝通協(xié)調(diào)過程中要把握時(shí)機(jī), 適時(shí)表態(tài), 張弛有度。要有效地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的追蹤與反饋, 弄清對(duì)方是否真正了解。理順正式的溝通協(xié)調(diào)渠道, 利用和引導(dǎo)好非正式的溝通協(xié)調(diào)渠道.在一定意義上, 非正式溝通協(xié)調(diào)是形成良好團(tuán)隊(duì)氛圍的條件之一。

⑺完善建筑施工項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)管理的制度建設(shè)。鑒于建筑項(xiàng)目的特點(diǎn), 要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)需求、可選擇的溝通協(xié)調(diào)技術(shù)、項(xiàng)目的制約因家和假設(shè), 制定切實(shí)可行的溝通協(xié)調(diào)管理規(guī)劃, 并加以嚴(yán)格執(zhí)行, 以明確項(xiàng)目的利害關(guān)系者、信息收集和分發(fā)渠道的結(jié)構(gòu)、信息發(fā)生的日程表、待分發(fā)信息的形式、更新和細(xì)化的方法。建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng), 完善會(huì)議機(jī)制, 保管好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)交流的文檔資料。

篇2

一、人員管理

1）掌握工程管理的基本理論方法；2）掌握投資經(jīng)濟(jì)的基本理論和基本知識(shí)；3）熟悉土木工程技術(shù)知識(shí)；4 ）熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)的方針、政策和法規(guī)；5）了解國內(nèi)外工程管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)；6）具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助解決管理問題的能力；7）具有從事工程項(xiàng)目決策與全過程管理的基本能力；8）掌握文獻(xiàn)檢索、資料查詢的基方式，具有初步的科學(xué)研究和實(shí)際工作能力；9）必須有吃苦耐勞的工作作風(fēng)和誠實(shí)敬業(yè)精神。

二、合同管理

合同是約定項(xiàng)目參與各方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是具有法律效力的文件。如果在施工階段合同執(zhí)行過程中與承包單位就合同條款有分歧，作為工程管理部門可采取以下辦法處理，并將情況上報(bào)上級(jí)主管和公司領(lǐng)導(dǎo)。1）最后期限法：為達(dá)成協(xié)議，定一個(gè)最后期限；2）意料之外法：用新信息帶來的驚奇使對(duì)方同意；3）有限的授權(quán)法：聲稱沒有能力把剛達(dá)成的協(xié)議最后確定下來（一種拖延時(shí)間的策略）；4）負(fù)責(zé)人不在法：聲稱有決定權(quán)的負(fù)責(zé)人不在場；5）公平合理法：提出與其他一些情況的比較；6）戰(zhàn)略延遲法：把注意力從現(xiàn)在討論的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到其他事物上或改變談判部署。

三、采購管理

項(xiàng)目建設(shè)中，設(shè)備、材料的采購是一個(gè)重要內(nèi)容，關(guān)系到大量投資。采購的原則是既不影響建設(shè)，又不會(huì)造成積壓浪費(fèi)，影響資金流動(dòng)。采購管理方法主要以庫存計(jì)算為依據(jù)，即根據(jù)進(jìn)度、市場價(jià)格因素計(jì)算出合理庫存量，按進(jìn)度采購，滿足建設(shè)需要。

四、溝通管理

1、工程部內(nèi)部系統(tǒng)溝通協(xié)調(diào)

1）內(nèi)部人際關(guān)系溝通協(xié)調(diào)。主要解決人員使用問題，溝通協(xié)調(diào)的目的是為了提高項(xiàng)目人員的工作效率。項(xiàng)目內(nèi)部人際關(guān)系溝通協(xié)調(diào)工作要遵循：在安排人員時(shí)，要量才錄用；在委任工作時(shí)，要指責(zé)分明；在評(píng)價(jià)業(yè)績時(shí)，要實(shí)事求是；在調(diào)解矛盾時(shí)，要以團(tuán)結(jié)為本。2）內(nèi)部組織關(guān)系溝通協(xié)調(diào)。主要解決項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)設(shè)置問題，溝通協(xié)調(diào)的目的在于提高每個(gè)只能機(jī)構(gòu)的工作效率。主要溝通協(xié)調(diào)工作通常按照：在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，要職能分明；在機(jī)構(gòu)職能上，要分工明確；在機(jī)構(gòu)關(guān)系要，要事先明確；在信息溝通上，要暢通有序；在機(jī)構(gòu)矛盾上，要認(rèn)真解決 。3）內(nèi)部需求關(guān)系溝通協(xié)調(diào)。主要解決項(xiàng)目內(nèi)部人員、物資、設(shè)備、能源或動(dòng)力調(diào)配問題。溝通協(xié)調(diào)的目的在于保持項(xiàng)目內(nèi)部需求平衡。主要溝通協(xié)調(diào)工作內(nèi)容有：抓住項(xiàng)目規(guī)劃目標(biāo)，確保人、財(cái)、物需求；抓住項(xiàng)目調(diào)度工作，協(xié)調(diào)各專業(yè)工程配合；抓住項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好施工力量平衡。

2、項(xiàng)目外部的溝通協(xié)調(diào)

1）溝通協(xié)調(diào)與總包單位關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)的目的在于確保工程承包合同全面履行。2）溝通協(xié)調(diào)與設(shè)計(jì)單位關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)的目的在于獲得設(shè)計(jì)單位的大力支持，使其按期供應(yīng)施工圖紙，保證項(xiàng)目順利施工。3）溝通協(xié)調(diào)與分包單位關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)的目的在于解決分包單位之間總分包問題，確保分包合同的全面履行。4）溝通協(xié)調(diào)與政府部門關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)的目的在于及時(shí)獲得政府部門的指導(dǎo)、支持和諒解。溝通協(xié)調(diào)的工作范圍包括：建設(shè)、公安、消防、市政、衛(wèi)生和勞動(dòng)等政府部門，要及時(shí)向其請示報(bào)告，確保工程項(xiàng)目順利實(shí)施。5）溝通協(xié)調(diào)與社會(huì)團(tuán)體關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)的目的在于獲得一個(gè)文明友好的項(xiàng)目施工外部環(huán)境。

五、項(xiàng)目管理控制

1）整合、招標(biāo)或委托有資質(zhì)、有類似業(yè)績、與項(xiàng)目匹配的專業(yè)設(shè)計(jì)資源，要求設(shè)計(jì)單位按照已批準(zhǔn)的項(xiàng)目可行性研究報(bào)告進(jìn)行方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)，并以可行性研究報(bào)告的預(yù)設(shè)要求評(píng)價(jià)、審核各階段設(shè)計(jì)文件；此階段尚要根據(jù)項(xiàng)目可研和設(shè)計(jì)文件編制詳細(xì)的項(xiàng)目管理計(jì)劃和完善、周密的、包含接口條件在內(nèi)的項(xiàng)目各工程內(nèi)容招標(biāo)文件。要嚴(yán)格控制工程變更，凡涉及建筑工程性等的原則性工程變更，一定在慎重并經(jīng)過必要的決策程序才能進(jìn)行。2）要重視供方的資源整合管理，真正成為項(xiàng)目建設(shè)資源的組織者、整合者、使用者；將誠信，把供方視作雙贏的伙伴；建立、實(shí)施嚴(yán)密的工程及主要材料、設(shè)備招投標(biāo)制度。通過比較、鑒別、洽商、考察、評(píng)估等方法建立適合自身需要的各工程內(nèi)容方面的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等承包商和材料設(shè)備供應(yīng)商資源庫，然后再通過規(guī)范的工程、材料設(shè)備招投標(biāo)工作，選擇中意的供方，與供方建立責(zé)權(quán)利分明的合作聯(lián)盟。3）要盡量減少甲方的分包項(xiàng)目，對(duì)于項(xiàng)目整體中甲方分包各工程內(nèi)容要系統(tǒng)細(xì)化、深化各自合同條件及之間借口配合條件，全面、系統(tǒng)化進(jìn)行建設(shè)合同管理。在工程招投標(biāo)文件及工程建設(shè)承包合同中能由總承包單位完成的工程內(nèi)容盡可能讓總包單位組織施工。開發(fā)商可同意由總包單位分包，由總包單位選擇幾家專業(yè)分包施工單位，開發(fā)商主持分包工程的招投標(biāo)工作并確認(rèn)分包施工單位，在開發(fā)商同意的前提下分包單位與工程總承包單位簽訂工程分包合同。這樣有利于甲方及監(jiān)理的管理、協(xié)調(diào)、規(guī)避如質(zhì)量、工期、安全、保修責(zé)任等風(fēng)險(xiǎn)。4）甲方供料的范圍、交接方式要事先周密確定，并嚴(yán)格按合同履約。5）因開發(fā)商的工程管理部門在前期項(xiàng)目實(shí)施決策階段的工程程計(jì)劃不完善、工程招投標(biāo)工作流于形式，對(duì)工程項(xiàng)目發(fā)包內(nèi)容和接口要點(diǎn)不清，工程建設(shè)方面的資源積累又較少，平時(shí)整合的供方資源不足，往往是臨時(shí)抱佛腳，使得參與工程建設(shè)的單位與工程建設(shè)需要不匹配，造成工程項(xiàng)目管理難度加大。

六、竣工收尾階段工程控制管理

篇3

領(lǐng)導(dǎo)間的溝通就是信息交流傳遞，就是集中目標(biāo)和統(tǒng)一思想。協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人素質(zhì)中必須具備的軟方法、軟技術(shù)，它不是依靠照章操作就能完成的，尤其是對(duì)于突發(fā)事件與危機(jī)的溝通、協(xié)調(diào)和處理，更能凸顯領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和水平。溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者謀求各方面力量在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中步調(diào)一致的工作方法。在工作中一切障礙、鴻溝、猜忌和誤解都可歸因于缺乏溝通，只要加強(qiáng)相互間真誠、有效的溝通，就沒有解決不了的問題。溝通的作用在于更好地協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的目的在于更好地開展工作，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，完成組織使命。任何一個(gè)組織都不能缺少溝通和協(xié)調(diào)，任何個(gè)人之間也不能缺少溝通和協(xié)調(diào)。副職與正職在溝通協(xié)調(diào)中應(yīng)把握好以下原則和技巧：

（1）選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ū磉_(dá)方式。俗話說：“方式不對(duì)，努力白費(fèi)。”副職在與正職溝通時(shí)，要特別注意溝通表達(dá)方式，這也是有效溝通最重要的前提之一。如果溝通方式錯(cuò)了，溝通起來就會(huì)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，就可能出現(xiàn)越溝通越模糊、越溝通越困難的情況。根據(jù)人的行為模式，一般在考慮溝通方式時(shí)要注意對(duì)方是屬于或偏屬于聽覺型還是視覺型。現(xiàn)代管理之父德魯克告誡說：“溝通不是你說什么，而是別人怎么理解。”這句話強(qiáng)調(diào)的，就是在溝通時(shí)要著重考慮信息接受對(duì)象的理解力和理解方式。所以副職在與正職溝通表達(dá)時(shí)，要善于根據(jù)正職接受信息的方式偏向來選擇表達(dá)方式。如果正職是偏屬聽覺型的，副職就要善于運(yùn)用口語表達(dá)來促進(jìn)溝通；如果正職是偏屬視覺型的，副職就要善于運(yùn)用書面文字表達(dá)以促進(jìn)溝通。

（2）真誠地溝通，加深相互間了解。正副職之間的關(guān)系應(yīng)該是相互尊重、相互支持的同志關(guān)系，同心同德、共渡難關(guān)的戰(zhàn)友關(guān)系。誠實(shí)守信是做人的基本道德要求，是正副職相互尊重和信賴的前提。和諧的正副職關(guān)系應(yīng)首先建立在誠實(shí)互信的基礎(chǔ)之上。副職在同正職溝通時(shí)，說話做事不能虛情假意，交換看法、研究問題時(shí)，絕不要把自己的真實(shí)想法藏著掖著。副職要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)與正職加強(qiáng)溝通，坦誠相見。向正職匯報(bào)自己在工作開展中所遇到的問題和困難，并正確地表達(dá)自己的意見和想法。同時(shí)，副職也應(yīng)多聽聽正職站在全局高度和立場來看待本職工作時(shí)的不同觀點(diǎn)與建議。善于聽其言、觀其行。對(duì)正職的語言行為進(jìn)行觀察研究，就能大致描繪出正職的思維軌跡，洞悉其心理。要熟悉正職的性格氣質(zhì)特點(diǎn)。這一點(diǎn)對(duì)于正副職之間做到心有靈犀也是必要的，是副職主動(dòng)默契地做好配合工作的基本要求。有效地溝通能幫助副職了解正職領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖、工作方法、追求目標(biāo)和氣質(zhì)性格等，做到知其大略、知其要點(diǎn)，這樣干起工作來就會(huì)心中有數(shù)，為更好地開展后續(xù)工作做好鋪墊。

（3）對(duì)正職要內(nèi)心尊重與全力維護(hù)。任何人都希望被尊重。尊重正職，表現(xiàn)在工作中就是全力以赴，努力貫徹正職的工作意圖。這種步調(diào)上的一致，也會(huì)密切正職與副職之間的感情，增進(jìn)友誼。正副職之間除了工作關(guān)系之外，還有感情關(guān)系。在感情上，副職對(duì)正職要真誠尊重不矯情，既不能盲目依附正職，也不可故意打壓正職，否則便是矯情。有人趁正職不在場之機(jī)大肆奉承副職，有意詆毀正職。此時(shí)，副職切不可得意忘形，要及時(shí)給予制止和正確引導(dǎo)。任何一位領(lǐng)導(dǎo)，無論水平多高，能力多強(qiáng)，都有說錯(cuò)話和辦錯(cuò)事的時(shí)候，這時(shí)副職領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任就是拾遺補(bǔ)闕，及時(shí)補(bǔ)臺(tái)圓場。永遠(yuǎn)正確的領(lǐng)導(dǎo)是不存在的，若正職一時(shí)有疏忽，副職應(yīng)馬上提醒，主動(dòng)予以彌補(bǔ)，使問題得以圓滿解決。

（4）妥善解決誤會(huì)與分歧，排除干擾。領(lǐng)導(dǎo)工作繁亂復(fù)雜，正副職之間偶爾產(chǎn)生誤會(huì)分歧是在所難免的。出現(xiàn)誤會(huì)并有分歧之后，副職要有主動(dòng)接觸和善待正職的態(tài)度，抓住適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。當(dāng)與正職意見不一致且正職意見確實(shí)存在一定錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持“和而不同”。孔子從君子與小人的差別角度指出了“和”與“同”的不同，他指出：“君子能協(xié)調(diào)不同意見，卻不盲從趨同；小人只是盲從趨同，而不能達(dá)到真正的和諧。”人非圣賢，孰能無過？任何人在一生中不可能任何事情都能做到無一過錯(cuò)。在具體工作中，特別是在決策過程中，正職認(rèn)為對(duì)的，如果其中還有不對(duì)的地方，副職就應(yīng)該指出不對(duì)的地方，來完善對(duì)的部分；正職認(rèn)為不對(duì)的，如果其中包含著對(duì)的部分，副職就應(yīng)該指出對(duì)的部分，來完善或去掉不對(duì)的部分。正副職之間的理想狀態(tài)是和諧而不是趨同。作為副職，一定要實(shí)事求是，堅(jiān)持真理，既實(shí)心實(shí)意協(xié)助正職工作，又不盲目附和正職的意見，做到“和而不同”。“和而不同”應(yīng)該成為處理正副職之間關(guān)系的基本原則。對(duì)于關(guān)涉正副職之間的流言蜚語，要冷靜思考，分析這些言語及所反映的行為是否符合對(duì)方的一貫做法。如副職在遇到部屬對(duì)自己閃爍其詞地談一些正職如何說了對(duì)自己不利的話，做了對(duì)自己不利的事的時(shí)候，作為副職應(yīng)該及時(shí)制止，嚴(yán)肅地批評(píng)這種搬弄是非的行為。這樣會(huì)有利于副職與正職之間建立和諧的關(guān)系，有利于工作的順利開展。

（5）善待小事，顧全大局，敢于擔(dān)當(dāng)。由于副職的精力主要集中在自己所分管的工作中，一心只想做好自己所負(fù)責(zé)的工作，難免會(huì)制約自己的思想廣度和高度，有時(shí)思考問題會(huì)有失全局。正副職兩人之間好比勺子和鍋的關(guān)系，時(shí)間久了，就可能有勺子碰鍋沿兒的時(shí)候。若有相碰之時(shí)，只要大原則沒有問題，就不要在小事情上糾纏不清。對(duì)此，要求副職要虛懷若谷，想長遠(yuǎn)，看大局，莫因小失大。要有大事講原則、小事講風(fēng)格的思想品質(zhì)。無論多么麻煩的事情，只要是班子共同決定的，就要一起承擔(dān)責(zé)任，絕不可推諉逃避，自己充當(dāng)好人。當(dāng)正職在工作中遇到困難需要幫助時(shí)，作為副職要積極出主意、想辦法，默契配合，不要袖手旁觀，隔岸觀火。正職作為領(lǐng)導(dǎo)班子的主角，在群體組織中處于核心地位。因此副職要甘當(dāng)“綠葉”襯“紅花”。副職的“配角”意識(shí)就是在工作中要有盡職盡責(zé)、攬事讓功、甘當(dāng)無名英雄的膽略和氣度。副職在自己所分管的各項(xiàng)工作中，要時(shí)時(shí)有做好助手的工作態(tài)度。當(dāng)正職的有關(guān)決策涉及自己分管的領(lǐng)域時(shí)，副職事先要積極主動(dòng)做好調(diào)研，并及時(shí)向正職匯報(bào)，要有做參謀的本領(lǐng)。當(dāng)好正職的參謀心要誠，出謀劃策要多從大局的角度來考慮；抓工作落實(shí)要誠，當(dāng)目標(biāo)已經(jīng)明確，任務(wù)已經(jīng)交辦，就應(yīng)該積極主動(dòng)、不折不扣、扎扎實(shí)實(shí)地去完成好。

總言而之，作為副職，要在實(shí)際工作中把握好溝通協(xié)調(diào)的原則，更要掌握運(yùn)用好溝通協(xié)調(diào)的技巧。副職在實(shí)際工作中要用心竭力當(dāng)好“配角”。在與正職的配合中，充分發(fā)揮政治上的維護(hù)作用，決策上的參謀作用，工作上的助手作用，團(tuán)結(jié)上的伙伴作用。工作上要獨(dú)當(dāng)一面，敢于負(fù)責(zé)，圍繞全局，積極做好分管的工作，主動(dòng)配合正職工作。用自己的特長和才能彌補(bǔ)正職的不足，遇到重大問題要及時(shí)請示報(bào)告，凡事要顧大局，識(shí)大體，嚴(yán)于律己，寬以待人。認(rèn)識(shí)處理好正副職關(guān)系的重要性，遵循科學(xué)的原則與方法，建立良性、健康和密切的正副職關(guān)系，是副職領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真做好的一項(xiàng)重要工作。

篇4

一、國際總承包工程的重要干系人

對(duì)于一個(gè)大型國際總承包工程，決定項(xiàng)目進(jìn)程的重要干系人很多，需要區(qū)分不同層次并采取相應(yīng)的溝通方法，才能確保溝通的有效進(jìn)行。

項(xiàng)目業(yè)主包括項(xiàng)目所在國行業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)、業(yè)主工程師。這些機(jī)構(gòu)和人員決定著工程進(jìn)度、質(zhì)量、付款、清關(guān)等重要環(huán)節(jié)的審批。

項(xiàng)目咨詢國際工程業(yè)主一般聘請咨詢工程師對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括技術(shù)方案、進(jìn)度、質(zhì)量和付款的確認(rèn)，是決定項(xiàng)目能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

所在國政府相關(guān)部門主要包括項(xiàng)目所在國移民局、海關(guān)、稅務(wù)、通訊、警察以及各省地方政府，這些部門決定著項(xiàng)目人員出入境、工作許可、人身安全、貨物通關(guān)，通行權(quán)及施工占地等多方面的保障問題。

公司總部支撐平臺(tái)做國際工程離不開公司總部的支持，包括：資源配置、技術(shù)和管理支持、重大方案決策和國內(nèi)設(shè)備材料采購、試驗(yàn)和發(fā)運(yùn)等工作都需要公司總部配備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和人員才能完成。

施工分包商總承包工程的施工部分一般由國內(nèi)有資質(zhì)的企業(yè)承擔(dān)。與施工分包商的溝通協(xié)調(diào)是施工階段最主要的管理工作。

當(dāng)?shù)胤职讨饕ǎ和瓿韶浳锴尻P(guān)、運(yùn)輸和從事清障、修路等工作的一些當(dāng)?shù)毓尽?/p>

供貨商和國際海運(yùn)主要包括設(shè)備材料生產(chǎn)廠商、國際運(yùn)輸公司、涉及貨物出境的海關(guān)及港口相關(guān)部門。

工程接口分包商如電廠燃料供應(yīng)接口、升壓站與線路接口、線路與變電站接口、變電站與下級(jí)配電網(wǎng)絡(luò)的接口等，如果接口的雙方是不同的承包商，則溝通協(xié)調(diào)的工作必不可少。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一個(gè)大型國際總承包項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，項(xiàng)目經(jīng)理和各部門以及團(tuán)隊(duì)成員之間、中方雇員和當(dāng)?shù)毓蛦T之間都需要充分地溝通和協(xié)調(diào)，才能形成一個(gè)有凝聚力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

項(xiàng)目群其他項(xiàng)目在多項(xiàng)目管理中，需要在各個(gè)項(xiàng)目之間合理地配備資源、實(shí)現(xiàn)優(yōu)化組合、充分發(fā)揮項(xiàng)目群的綜合效力，溝通協(xié)調(diào)工作更是處于十分重要的主導(dǎo)地位。

二、溝通網(wǎng)路和協(xié)調(diào)程序

項(xiàng)目初期項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)針對(duì)圈定的項(xiàng)目范圍列出與項(xiàng)目有關(guān)的所有機(jī)構(gòu)和干系人，根據(jù)干系人的層次和特點(diǎn)對(duì)溝通工作進(jìn)行整體規(guī)劃，確定溝通的方式、建立溝通網(wǎng)絡(luò)，并在此基礎(chǔ)上制定出一個(gè)有效的項(xiàng)目協(xié)調(diào)程序，明確溝通的目標(biāo)、責(zé)任和步驟，從而提高整個(gè)工程的溝通效果。

(一)工程審批過程的溝通協(xié)調(diào)

盡快通過工程各項(xiàng)工作的審批是確保工程順利進(jìn)行的關(guān)鍵，為此需要有一套完善的溝通協(xié)調(diào)程序做保證。

首先要明確業(yè)主、咨詢工程師和承包商三方的工作范圍和責(zé)任，確定技術(shù)審批、變更、索賠、制造檢驗(yàn)、試驗(yàn)、船運(yùn)、進(jìn)度質(zhì)量審查、竣工驗(yàn)收、付款批準(zhǔn)等重大問題的處理程序。

其次是建立代表人的通訊簿和聯(lián)系制度。通過書面致函解決所有正式問題的申請和答復(fù)，通過電話和郵件進(jìn)行細(xì)節(jié)的討論和信息通報(bào)，任何需要業(yè)主和咨詢工程師確認(rèn)的技術(shù)和商務(wù)文件都要通過正式渠道報(bào)批和批準(zhǔn)。

此外，還需定期舉行季度會(huì)、月會(huì)、周會(huì)及專業(yè)會(huì)議討論解決業(yè)主、咨詢工程師和承包商共同關(guān)心的問題。

有些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)階段咨詢工程師一般不在項(xiàng)目所在國現(xiàn)場，通過往來文件討論技術(shù)問題效率較低，個(gè)別問題不易達(dá)成共識(shí)，影響技術(shù)方案的盡快批準(zhǔn)，這是項(xiàng)目初期影響進(jìn)度的主要原因。當(dāng)遇到一些重大問題僵持不下造成工程難以進(jìn)行的關(guān)鍵時(shí)刻，承包商應(yīng)積極出面組織三方參加的專題討論會(huì)，以促成業(yè)主、咨詢工程師和承包商面對(duì)面進(jìn)行溝通，盡快解決問題。

(二)與當(dāng)?shù)卣块T溝通協(xié)調(diào)

到國外做工程項(xiàng)目受很多當(dāng)?shù)卣路ǖ闹萍s，如準(zhǔn)入制度、稅法和相關(guān)法律等，因此必須與項(xiàng)目所在國移民、稅收、審計(jì)、通訊、海關(guān)等部門建立密切的聯(lián)系，確保工程相關(guān)工作和人員的合法性得到保護(hù)。

另外，還需要跟項(xiàng)目工程現(xiàn)場的地方政府、警察局、宗教實(shí)力人物建立聯(lián)系，確保工程現(xiàn)場通行權(quán)和人員的安全得到保障。

(三)貨物采購清關(guān)的溝通協(xié)調(diào)

貨物從簽訂合同、加工制造、集港發(fā)貨、海運(yùn)、清關(guān)、陸運(yùn)，直至到達(dá)現(xiàn)場倉庫需要經(jīng)過很多的環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要與相關(guān)方密切配合，需要充分的溝通和協(xié)調(diào)。

以尼日利亞清關(guān)為例：貨物起運(yùn)后，其3套船運(yùn)單據(jù)要分別發(fā)至現(xiàn)場項(xiàng)目部、業(yè)主清關(guān)部門和CBN銀行，然后分別進(jìn)行發(fā)貨通知致函、業(yè)主審查背書、商檢審核，最后匯同形式發(fā)票、M表、免稅證書、保險(xiǎn)證后通過貨代到指定銀行付款并取得收據(jù)；待貨物到港后將提單原件交到業(yè)主港務(wù)部門背書后，清關(guān)手續(xù)結(jié)束，方可進(jìn)行到下一個(gè)階段――港口卸貨。這里面涉及了CBN外資部、港口商檢中心、業(yè)主外資部、物資速辦部、業(yè)主船務(wù)部、貨代和清關(guān)等七八個(gè)部門的重要干系人，需要在各個(gè)相關(guān)的環(huán)節(jié)中與這些干系人充分地溝通和協(xié)商，才能確保貨物到港后及時(shí)清關(guān)。

(四)施工管理過程的溝通協(xié)調(diào)

項(xiàng)目部與施工分包商的溝通是通過在《施工管理實(shí)施細(xì)則》中規(guī)定的多種方式進(jìn)行，所有的正規(guī)事項(xiàng)都應(yīng)通過聯(lián)系單、通知單、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要和檢查記錄等進(jìn)行紙質(zhì)文件傳遞。電話、郵件和談話作為細(xì)節(jié)問題的溝通方式也需要經(jīng)常采用。

在施工準(zhǔn)備階段，總承包商應(yīng)與施工分包商協(xié)商建立工作配合制度和通訊渠道；協(xié)助施工單位了解施工分包合同的工作分界，熟悉業(yè)主技術(shù)規(guī)范，明確任務(wù)和義務(wù)；組織施工分包商完成基地建設(shè)和當(dāng)?shù)厥┕べY源調(diào)查。

在施工開始之前，總承包商應(yīng)組織勘測、設(shè)計(jì)交底，組織施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、質(zhì)量安全措施的編制及報(bào)批，安排施工二級(jí)計(jì)劃和工序計(jì)劃的編寫。

在施工階段，總承包商應(yīng)對(duì)施工分包商的計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量和安全工作進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和控制，同時(shí)需要協(xié)助解決進(jìn)場、障礙物拆除、村民阻撓、青苗賠償?shù)扔嘘P(guān)的通行權(quán)問題，確保施工的順利進(jìn)行。

總承包商和施工分包商的溝通協(xié)調(diào)主要通過施工例會(huì)、工作聯(lián)系單和檢查記錄單等媒介進(jìn)行。

在施工過程中，總承包商隨時(shí)對(duì)施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查，并針對(duì)檢查結(jié)果通過“整改通知單”、“工作聯(lián)系單”、“不合格材料退場通知單”和“停工通知單”等書面形式向?qū)κ┕し职滔逻_(dá)有關(guān)指令。

在施工過程中，業(yè)主咨詢可能會(huì)經(jīng)常到現(xiàn)場進(jìn)行檢查，總承包商和施工分包商應(yīng)密切配合做

好接待、陪同和現(xiàn)場管理等各項(xiàng)工作，

(五)項(xiàng)目部與總部的溝通協(xié)調(diào)

公司可專門成立國際分公司負(fù)責(zé)國外的市場開拓和工程管理。為確保對(duì)國外項(xiàng)目部的有效管理，國際分公司下設(shè)項(xiàng)目辦公室，負(fù)責(zé)國外項(xiàng)目的人員派遣、分包合同簽訂、設(shè)備材料采購、技術(shù)支持、工程撥款等相關(guān)工作，對(duì)國外項(xiàng)目進(jìn)行全方位的支持。國際分公司負(fù)責(zé)工程重大方案決策的組織協(xié)調(diào)。

要做好項(xiàng)目部與公司總部的溝通協(xié)調(diào)首先要建立清晰完善的報(bào)告制度，項(xiàng)目部通過電子郵件、電話等渠道隨時(shí)將現(xiàn)場狀態(tài)信息、重大問題和請示總部決策的報(bào)告等準(zhǔn)確地反饋到國內(nèi)，國內(nèi)總部根據(jù)現(xiàn)場信息的內(nèi)容組織相應(yīng)的部門和人員跟蹤處理，直到問題得到妥善解決。項(xiàng)目部定期將工程計(jì)劃、資金計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要和工程月報(bào)報(bào)告總部，以便根據(jù)現(xiàn)場進(jìn)程配置相應(yīng)的資源。來往文件應(yīng)按規(guī)定編號(hào)并存檔。

(六)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通主要采取集體協(xié)商和個(gè)別交流的形式，如項(xiàng)目部每周例會(huì)、專題工作會(huì)、方案策劃會(huì)、技術(shù)討論會(huì)等，通過會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃書、工作報(bào)告、工作小結(jié)和對(duì)策表等將工作安排和管理要求落實(shí)到每一個(gè)項(xiàng)目成員。

此外，項(xiàng)目經(jīng)理還可以通過個(gè)別交流的方式，了解部門經(jīng)理和項(xiàng)目成員的思想動(dòng)態(tài)，解決實(shí)際問題、激發(fā)員工斗志，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

(七)與接口工程的溝通協(xié)調(diào)

與工程接口工程承包商的溝通協(xié)調(diào)工作主要應(yīng)通過業(yè)主咨詢進(jìn)行。項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)工程需要和進(jìn)度及時(shí)向業(yè)主咨詢提出接口配合要求，促成業(yè)主咨詢召集由相關(guān)承包商參加的協(xié)調(diào)會(huì)，確定分界和接口配合原則。

對(duì)接收到來自其他承包商的資料時(shí)應(yīng)先檢查是否有業(yè)主咨詢簽字或蓋章，沒有業(yè)主咨詢簽字或蓋章的資料不能視為正式資料。向其他承包商提交資料時(shí)也應(yīng)請業(yè)主咨詢簽字或蓋章，由業(yè)主方轉(zhuǎn)交并要求返回接收函，接收函按項(xiàng)目文件管理規(guī)定編號(hào)存檔。

(八)項(xiàng)目群內(nèi)各項(xiàng)目的溝通協(xié)調(diào)

在一個(gè)地區(qū)承建多個(gè)項(xiàng)目特別是同類項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮項(xiàng)目群的作用，最大限度地優(yōu)化資源配置，提高項(xiàng)目執(zhí)行的整體效率。

建立統(tǒng)一的組織協(xié)調(diào)管理系統(tǒng)是發(fā)揮好項(xiàng)目群優(yōu)勢的基礎(chǔ)。在一個(gè)地區(qū)的多個(gè)項(xiàng)目具有很多資源可以共享，如對(duì)業(yè)主咨詢公關(guān)、工作準(zhǔn)證辦理、采購清關(guān)、商務(wù)合同管理等都能夠合并處理相同問題，還有一些如在技術(shù)方案報(bào)批、基地管理、當(dāng)?shù)毓蛦T管理、安全措施制定、施工管理等項(xiàng)目實(shí)施所必需的管理環(huán)節(jié)上，各項(xiàng)目部可以相互交流、取長補(bǔ)短、共同研究和積累國際總承包項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)。

國內(nèi)總部是一個(gè)統(tǒng)一的支撐平臺(tái)，負(fù)責(zé)跨地區(qū)不同類型項(xiàng)目的全方位支持、管理和協(xié)調(diào)。

三、溝通過程的主要問題及防范

在國際工程實(shí)施的過程中要真正做好溝通協(xié)調(diào)往往是比較困難的，由于人員的自身特點(diǎn)及相關(guān)因素，溝通的障礙及問題始終存在。項(xiàng)目經(jīng)理在工作中必須高度重視，采取針對(duì)措施提前防范并根據(jù)溝通的對(duì)象和進(jìn)程及時(shí)調(diào)整策略，才能確保溝通協(xié)調(diào)的工作有效進(jìn)行。

(一)工程審批過程的溝通問題

國際總承包工程受業(yè)主咨詢審批制約因素很大。由于合同技術(shù)規(guī)范是國際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范且通常聘請外國咨詢管理項(xiàng)目，使中國公司一時(shí)難以適應(yīng)。業(yè)主咨詢往往強(qiáng)調(diào)遵循合同要求的國際標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，任何不符合之處均要單獨(dú)報(bào)批，如果采用中國標(biāo)準(zhǔn)則必須提交相關(guān)的英文版中國規(guī)范并解釋與國際標(biāo)準(zhǔn)的的差異；由于中國標(biāo)準(zhǔn)與國際不接軌且沒有通行的英文版譯本，光是標(biāo)準(zhǔn)翻譯的工作量就非常大。另外，地域和文化背景的不同和翻譯水平的高低，都會(huì)引起對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解出現(xiàn)偏差，從而造成溝通困難。

這些因素直接導(dǎo)致工程審批過程過長，不但延誤工期，而且會(huì)給承包商帶來負(fù)面影響、引起更多的質(zhì)疑和陳述。

在FMIDIC合同中，業(yè)主和承包商是合同的主體。咨詢工程師作為獨(dú)立于業(yè)主和承包商以外的第三方，依據(jù)與業(yè)主的合同負(fù)責(zé)工程管理，被賦予了很大的權(quán)力。對(duì)于承包商來講，F(xiàn)IDIC合同項(xiàng)目業(yè)主和咨詢都是非常重要的干系人，能否處理好與他們雙方的關(guān)系，是項(xiàng)目順利進(jìn)行和成功的關(guān)鍵。

我們在工作中逐漸摸索到較為有效的對(duì)策，一是在與業(yè)主咨詢溝通某一事項(xiàng)之前，項(xiàng)目部必須做好充分的準(zhǔn)備。事先要熟讀合同，對(duì)相關(guān)條款了如指掌；同時(shí)要準(zhǔn)備好方案的論述文件及相應(yīng)的佐證資料；對(duì)承包商準(zhǔn)備提出的每一個(gè)方案都要準(zhǔn)備多種后續(xù)方案作為補(bǔ)充。事先要考慮好上中下三種對(duì)策，以便在談判中爭取主動(dòng)。二是當(dāng)發(fā)生分歧時(shí)要遵循“據(jù)理力爭、得理讓人”的原則，以平常心對(duì)待和處理業(yè)主咨詢提出的問題。同時(shí)要充分利用業(yè)主、咨詢的角度不同設(shè)法去尋求某一方的理解支持，以促進(jìn)問題的解決。三是在每次協(xié)調(diào)會(huì)之前，對(duì)重要問題進(jìn)行梳理并分別與業(yè)主和咨詢在會(huì)前達(dá)成共識(shí)。避免一旦在會(huì)上對(duì)某些問題發(fā)生重大分歧，業(yè)主為了顯示權(quán)威、咨詢?yōu)榱孙@示水平，都會(huì)向承包商發(fā)難，這樣無助于事情的解決。四是嚴(yán)格執(zhí)行合同，結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的計(jì)劃，避免因計(jì)劃頻繁改變而發(fā)生信任危機(jī)。

上述措施對(duì)于加強(qiáng)承包商與業(yè)主咨詢的理解溝通、加速工程審批的進(jìn)程，起到了十分積極的作用。

(二)國內(nèi)國外配合的溝通障礙

對(duì)于剛剛走出去不久的大型企業(yè)來講，做國際工程項(xiàng)目時(shí)在國內(nèi)外配合工作中的溝通障礙是不可避免的。往往會(huì)出現(xiàn)國內(nèi)總部主管部門對(duì)現(xiàn)場支持的反應(yīng)速度不夠迅速，相關(guān)部門不能保證及時(shí)投入資源集中解決現(xiàn)場技術(shù)問題，造成動(dòng)員困難、啟動(dòng)滯后、管理不暢。

另外，由于國外現(xiàn)場地域遙遠(yuǎn)，時(shí)差、通訊、文字和人員等因素也可能會(huì)造成現(xiàn)場信息不能及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞，使決策和處理不能及時(shí)跟進(jìn)。

解決上述問題的主要途徑是，一是明確項(xiàng)目部與國內(nèi)主管部門的職責(zé)分工和溝通程序，避免遇事推諉和拖延。二是制定國內(nèi)人員到國外項(xiàng)目部的輪崗制度，促進(jìn)各方面人員的相互轉(zhuǎn)換。三是在公司層面制定特殊政策激勵(lì)設(shè)計(jì)部門勇于克服困難、解決國際工程中遇到的技術(shù)難題。四是強(qiáng)化項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，擴(kuò)大項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)急現(xiàn)場重大事項(xiàng)的決策權(quán)限，明確一些項(xiàng)目群執(zhí)行綜合部門與項(xiàng)目經(jīng)理的隸屬關(guān)系，提高應(yīng)急處理能力和綜合管理效率。五是重視來往文件的文字表達(dá)，避免詞不達(dá)意或籠統(tǒng)含糊。

(三)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的溝通障礙 　在國外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通障礙時(shí)刻存在。國外項(xiàng)目部的人員來自四面八方，人員類型和構(gòu)成較為復(fù)雜，每個(gè)參加工程的期望值也都各不相同。國外的特殊工作和生活環(huán)境也可能會(huì)使人

的性情發(fā)生變化，如由于國外現(xiàn)場與公司總部相距遙遠(yuǎn)且當(dāng)?shù)赝ㄓ嵅粫常菀资谷思拍凸陋?dú)；當(dāng)?shù)仄D苦的生活工作環(huán)境以及長期遠(yuǎn)離親人的痛苦會(huì)引起煩躁不安；出國人員的工作生活緊密，缺少私密空間和家庭緩沖，增加了管理的復(fù)雜性。由于出國人員招聘和派遣手續(xù)復(fù)雜，一旦派出必須充分發(fā)揮其特長、合理使用。這些特殊因素增加了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)素質(zhì)和管理能力是一個(gè)極大的考驗(yàn)。

作為國際工程的項(xiàng)目經(jīng)理必須明白“特長之人必有特短之處。容人所短才能用人所長”的道理，用寬廣的胸懷將各路精英團(tuán)結(jié)在一起，充分發(fā)揮每個(gè)人的積極性和創(chuàng)造性，形成一支特色鮮明、戰(zhàn)斗力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通問題上項(xiàng)目經(jīng)理需要關(guān)注以下幾個(gè)方面：

1　腳踏實(shí)地、堅(jiān)韌專一

項(xiàng)目經(jīng)理的信念、忠誠、責(zé)任心、實(shí)干精神、管理理念、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和處世原則等因素對(duì)項(xiàng)目部成員的工作態(tài)度和辦事作風(fēng)的影響很大，直接關(guān)系到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)“品格”的形成。

2　嚴(yán)于律己、海納百川

項(xiàng)目經(jīng)理還要有海納百川的胸懷，真正做到嚴(yán)于律己、寬以待人；對(duì)有技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的資深人員要注意尊重理解和發(fā)揮優(yōu)勢；對(duì)工作積極性高但經(jīng)驗(yàn)不足的年輕同志要耐心地引導(dǎo)和鼓勵(lì)，使之盡快成長。對(duì)做事有惰性、遇事靠領(lǐng)導(dǎo)的人員，項(xiàng)目經(jīng)理要沉住氣，不可大包大攬，通過“趕鴨子上架”的辦法，幫助團(tuán)隊(duì)成員建立信心、勇于克服困難。

3　分工合理、配合流暢

管理的最高境界是“無管理”，團(tuán)隊(duì)按照事先確定的目標(biāo)和工作程序“自動(dòng)”地高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要帶好一個(gè)團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目經(jīng)理首先要對(duì)工程和團(tuán)隊(duì)的管理有一個(gè)明確的思路，根據(jù)工作性質(zhì)和人員特點(diǎn)合理地劃分工作區(qū)域、確定工作流程和配合關(guān)系，做到知人善任、充分發(fā)揮每個(gè)人的長處。

4　明辨是非、理通事達(dá)

理不辨不明、事不議不通。項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常組織對(duì)合同、規(guī)范、制度和措施進(jìn)行分析和討論，善于運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法來盡快幫助團(tuán)隊(duì)成員熟知合同條款、識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、理解規(guī)章制度、掌握對(duì)策措施。

5　措施得力、跟蹤到位

國際工程項(xiàng)目管理的工作任務(wù)十分繁雜、千頭萬緒，對(duì)于一些階段性的局部工作，項(xiàng)目經(jīng)理可以采取“對(duì)策跟蹤表”法將任務(wù)和工作要求、負(fù)責(zé)人、配合人、完成時(shí)間、完成情況等內(nèi)容――列表并逐項(xiàng)跟蹤。“對(duì)策跟蹤表”下達(dá)到涉及任務(wù)的負(fù)責(zé)人和全體相關(guān)人員，并隨工作的延展逐日滾動(dòng)，定期閉合。

實(shí)踐證明，“對(duì)策跟蹤表”是處理項(xiàng)目管理繁雜事務(wù)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，確保工作要求貫通整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從而達(dá)到政令統(tǒng)一、溝通順暢的有效手段。

6　統(tǒng)籌休假、搭接對(duì)位

項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程對(duì)項(xiàng)目部人員休假做出統(tǒng)一規(guī)劃，人員休假時(shí)應(yīng)確保相關(guān)崗位工作的延續(xù)性。計(jì)劃休假前應(yīng)編寫工作交接報(bào)告并在項(xiàng)目現(xiàn)場與接替人員進(jìn)行工作交接，工作交接的時(shí)間試接替人員對(duì)工作的熟悉程度而定。一般休假性工作移交至少3天，若遇輪崗且新人第一次接觸項(xiàng)目，工作交接至少應(yīng)該30天。

(四)施工分包管理的溝通障礙

目前我們國際工程的施工分包商也基本是在國內(nèi)選定的。對(duì)與我們合作的國內(nèi)企業(yè)而言，在走出去的問題上同樣面臨動(dòng)員困難、觀念轉(zhuǎn)變及磨合適應(yīng)的問題。由于施工分包商與總承包商的地位和角度不同、施工分包商總部的決策理念的差異，以及所派出的施工項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)、能力和管理水平等因素，往往導(dǎo)致施工分包商對(duì)合同施工條款的理解和執(zhí)行出現(xiàn)偏差。另外，公司在施工管理方面還缺乏經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)施工問題的處理上也往往會(huì)與施工分包商出現(xiàn)分歧。這些差異和分歧往往會(huì)對(duì)施工階段的工程進(jìn)度和質(zhì)量受到影響。

由于設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)施工單位沒有行政和市場制約能力，項(xiàng)目執(zhí)行過程中解除和重新簽訂分包合同損失較大。需要在施工管理上付出更多的精力。要做好與施工分包商的溝通協(xié)調(diào)，需要做好以下四個(gè)方面的工作。

1　選擇資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)的施工分包商。

國際工程無法按照約定俗成的國內(nèi)行業(yè)慣例操作，必須嚴(yán)格執(zhí)行合同規(guī)范；因此施工分包商有無國際工程施工經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)的資質(zhì)能力非常重要。

2　簽訂合同時(shí)注意明確職責(zé)和義務(wù)。

在與施工分包商簽訂合同時(shí)除了要明確滿足業(yè)主規(guī)范外，在相關(guān)稅金、施工機(jī)具清關(guān)、工作準(zhǔn)證、通行權(quán)、材料設(shè)備卸貨入庫和保管等方面的應(yīng)該有明確的界定，以免在合同生效后增加溝通過程、延誤工程。

3　在工程實(shí)施中注意與施工分包商精誠團(tuán)結(jié)共謀雙贏。

總承包項(xiàng)目在設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該盡量考慮便于施工的優(yōu)化方案，在原材料選型和使用方面充分兼顧到標(biāo)準(zhǔn)以及當(dāng)?shù)氐夭牡囊?guī)格和供應(yīng)情況。

在施工階段，總承包商應(yīng)利用其在國外的資源盡可能為施工順利展開創(chuàng)造必要的條件，包括協(xié)助施工機(jī)具的清關(guān)、解決通行權(quán)、協(xié)助辦理工作準(zhǔn)證、組織好施工技術(shù)交底以及共同應(yīng)對(duì)業(yè)主和咨詢提出的問題等。

4　加強(qiáng)對(duì)施工文件和施工過程的質(zhì)量監(jiān)督。

總承包商針對(duì)國際項(xiàng)目類型和特點(diǎn)，在主合同和分包合同規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合工程實(shí)際編制施工技術(shù)手冊和質(zhì)檢手冊以及各種檢查表，將檢查監(jiān)督工作落實(shí)到每個(gè)工序。并且利用聯(lián)系單、協(xié)調(diào)會(huì)和碰頭會(huì)等各種聯(lián)系渠道向施工分包商灌輸總承包對(duì)工程目標(biāo)和施工管理的要求。

5　對(duì)任何溝通事項(xiàng)的全過程做好記錄和歸檔。

在與施工分包商溝通的過程中應(yīng)做好文字記錄，任何交接資料和事項(xiàng)都要落實(shí)到文字，雙方簽署。包括：會(huì)議有紀(jì)要、工作配合有聯(lián)系單、溝通事項(xiàng)有致函、傳遞文件有交接單、質(zhì)量安全檢查有記錄表，材料保管有出入單。

6　提前制定反索賠預(yù)案，對(duì)相關(guān)問題妥善處理。

國際工程合同執(zhí)行過程中不可控因素較多，施工分包的索賠和反索賠是不可避免的。在分包合同簽訂之后總包商應(yīng)處理內(nèi)部索賠的反索賠預(yù)案，反索賠預(yù)案的制定與總承包商向業(yè)主的索賠策劃工作密不可分，內(nèi)部索賠處理工作應(yīng)與項(xiàng)目部的合同管理、風(fēng)險(xiǎn)策劃和業(yè)主索賠的工作結(jié)合進(jìn)行。

篇5

[關(guān)鍵詞]溝通與協(xié)調(diào)；無邊界溝通；總分關(guān)系；上下關(guān)系；左右關(guān)系

企業(yè)是一個(gè)有機(jī)整體，企業(yè)內(nèi)的各部門就像是人體的各個(gè)器官。企業(yè)的CEO相當(dāng)于人體的大腦眼睛耳朵，要眼觀六路耳聽八方，綜合各種因素把握企業(yè)全局，制定發(fā)展和運(yùn)營目標(biāo)：企業(yè)的采購部類似于人體的口腔，采購原材料、生產(chǎn)用物資為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供“食物”：生產(chǎn)部相當(dāng)于人體的胃，通過對(duì)原材料的加工處理形成產(chǎn)成品，把“食物”消化成能被企業(yè)吸收的間接“營養(yǎng)”；在通過銷售部的銷售活動(dòng)把產(chǎn)成品轉(zhuǎn)化成真正的“營養(yǎng)”――利潤被企業(yè)吸收；通過財(cái)務(wù)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)顯示企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量，這些財(cái)務(wù)指標(biāo)像人體的各項(xiàng)健康指標(biāo)一樣顯示著企業(yè)的健康狀況。猶如人體一樣，企業(yè)內(nèi)部要上通下達(dá)，能“吃”能“排”，這樣企業(yè)內(nèi)各部門之間的相互溝通和協(xié)調(diào)就非常重要。

一、企業(yè)部門之間溝通與協(xié)調(diào)的重要性

作為企業(yè)，無論是部門與部門之間，部門與人之間，人與人之間，都必然存在溝通協(xié)調(diào)的問題。企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)與企業(yè)經(jīng)營成敗存在著千絲萬縷的聯(lián)系。企業(yè)管理中，若部門與部門之間的溝通協(xié)調(diào)失衡，往往會(huì)造成企業(yè)止步不前，更別提企業(yè)是如何發(fā)展壯大，當(dāng)然在某一程度而言，企業(yè)內(nèi)部的競爭對(duì)企業(yè)發(fā)展有一定程度的幫助，但是如果部門與部門間之間溝通與協(xié)調(diào)嚴(yán)重失衡，務(wù)必會(huì)給整個(gè)企業(yè)帶大很大影響。因此，在世界經(jīng)濟(jì)日益全球化的今天，溝通與協(xié)調(diào)的重要性越來越被人們所認(rèn)識(shí)。對(duì)企業(yè)內(nèi)部而言，人們越來越強(qiáng)調(diào)建立學(xué)習(xí)型的企業(yè)，越來越強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神，因此有效的企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)是成功的關(guān)鍵。

二、企業(yè)內(nèi)各部門之間溝通與協(xié)調(diào)存在的問題

企業(yè)如同一架高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，各部門、各崗位均應(yīng)該按部就班，有條不紊的按照企業(yè)本身的規(guī)律運(yùn)行，管理各環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)順暢而有序，彼此配合，彼此協(xié)作，互相支持，共同推進(jìn)。然而，許多企業(yè)尤其是那些規(guī)模大、歷史久一點(diǎn)的企業(yè)，有許多機(jī)構(gòu)病，部門之間高墻壁壘，本位思想根深蒂固，官僚習(xí)氣盛行，崗位之間互不買賬，人員之間矛盾重重，或面和心不和，推卸責(zé)任，邀功諉過，紀(jì)律松弛，各自為政，還有組織機(jī)構(gòu)臃腫，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，各部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人設(shè)事，人浮于事等等企業(yè)病。這些企業(yè)病所折射出來的企業(yè)部門之間溝通與協(xié)調(diào)存在的問題主要有以下幾個(gè)方面：

(一)溝通途徑不夠

部門之間需要增進(jìn)了解，溝通途徑不夠。片面性的信息往往會(huì)在某一問題暴露后，引發(fā)類似用人、工作量、職責(zé)的討論，而這討論的結(jié)果如果得不到有效的疏通，極易造成相互間的隔閡。

(二)企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大加大了溝通難度

由于現(xiàn)代企業(yè)是按照法約爾的組織原則設(shè)計(jì)的，等級(jí)原則始終貫徹其中。隨著企業(yè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，部門開始逐漸遠(yuǎn)離高層，因此，這些部門對(duì)于企業(yè)的整體概念將變得逐漸淡化，自我中心的觀念逐漸增強(qiáng)，層次越低越是如此。同時(shí)，溝通的通道逐漸加長，在高層直接約束力減弱的情況下，部門間溝通的效率改進(jìn)也就甚為困難，特別在今天大部分企業(yè)采取獨(dú)立事業(yè)部的情況下。溝通的難度因利益關(guān)系也顯著提高。比如，寶潔公司曾經(jīng)實(shí)行多品牌競爭戰(zhàn)略，則同一性質(zhì)產(chǎn)品的多個(gè)品牌部為爭奪公司資源和客戶而產(chǎn)生的對(duì)立行為直接導(dǎo)致該公司溝通協(xié)調(diào)效率的顯著下降。

(三)部門之間信息傳遞脫節(jié)

現(xiàn)在的信息傳遞和協(xié)調(diào)工作只能局限于某一時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行。而這種溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果是：能夠分清當(dāng)前主次，解決當(dāng)前的主要矛盾，而根本問題得不到解決，可能轉(zhuǎn)變?yōu)楹罄m(xù)的主要矛盾。

(四)部門之間接口工作職責(zé)不明確

部分接口工作雖然一直有人在做，并且也有相應(yīng)的分工，但相互之間沒有相應(yīng)的約束力，什么時(shí)候做完，完成到什么程度沒有詳細(xì)規(guī)定，或完成的部分達(dá)不到下一環(huán)節(jié)的需要，或是出現(xiàn)問題相互推諉，部門之間或是接口人員之間容易產(chǎn)生矛盾。

(五)溝通效率低。錯(cuò)誤地將個(gè)人溝通需求等同于部門溝通需求，職權(quán)分裂，權(quán)利的混淆

種種問題的存在。于是強(qiáng)化了“溝通協(xié)調(diào)”的功能。溝通是需要時(shí)間的，協(xié)調(diào)也需要精力，這就帶來了成本的問題，其中包括時(shí)間成本，假如溝通不暢，還包含了機(jī)會(huì)成本：最終可能導(dǎo)致的結(jié)局是效率的嚴(yán)重下降，受損失的一定是企業(yè)本身。如何降低這種成本、減少企業(yè)的損失，這就需要企業(yè)內(nèi)各部門之間做到有效溝通與協(xié)調(diào)。

三、企業(yè)內(nèi)各部門之間如何做到有效的溝通與協(xié)調(diào)

部門間溝通協(xié)調(diào)的改善不是由單一方面的因素所決定的，而是多種因素綜合所致。因此，在改善部門間溝通時(shí)，不僅要注意擺脫單一因素造成的溝通瓶頸狀態(tài)，還要注意多種因素之間可能出現(xiàn)的沖突的協(xié)調(diào)，更應(yīng)當(dāng)注重采用多種途徑的立體化解決方式。

(一)采用無邊界溝通，擴(kuò)大溝通途徑

在企業(yè)中，工作不順暢的阻滯點(diǎn)往往就在部門之間的邊界處。企業(yè)設(shè)置許多職能不同的部門，只是為了將工作做專，做細(xì)，做深，絕對(duì)不應(yīng)該成為壁壘。在企業(yè)中，各工作流程應(yīng)該是一條條綠色的通道，必須暢通無阻，對(duì)于工作流程，各部門就好比是流水線上的一個(gè)個(gè)工位，一環(huán)扣一環(huán)，絕不能使流水線滯阻。各部門對(duì)工作流程遇到的問題，應(yīng)積極主動(dòng)地與別的部門溝通協(xié)調(diào)，絕對(duì)不能推，通過無邊界溝通，確保工作流程的完成。

(二)加強(qiáng)總分關(guān)系、上下關(guān)系、左右關(guān)系之間的溝通，避免“企業(yè)病”

總分關(guān)系是指企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)與職能部門的關(guān)系。總分關(guān)系溝通方式有：集權(quán)制度、分權(quán)制度、責(zé)任中心制，又稱集中服務(wù)的分權(quán)制。上下關(guān)系是指一個(gè)企業(yè)內(nèi)各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與基層人員之間的關(guān)系。上下關(guān)系溝通辦法有：實(shí)施分層負(fù)責(zé)制度、實(shí)施例外管理原則、加強(qiáng)上下級(jí)之間的意見交流。

左右關(guān)系是指一個(gè)企業(yè)中各部門之間的關(guān)系。這種橫向溝通關(guān)系對(duì)企業(yè)工作效率的影響極大。企業(yè)要做好橫向關(guān)系溝通，一般采取如下措施：(1)企業(yè)各部門間職責(zé)分明，通過辦事細(xì)則和崗位責(zé)任制，對(duì)各部門的職責(zé)作出合理的劃分，從而避免扯皮和推諉現(xiàn)象發(fā)生。(2)實(shí)施法約爾式的階梯聯(lián)系，即各職能部門的部門經(jīng)理之間、部門負(fù)責(zé)人之間等，依據(jù)彼此之間的權(quán)限，在規(guī)定的范圍內(nèi)發(fā)生橫向聯(lián)系，從而加強(qiáng)部門與部門之間的溝通。(3)通過確定工作的程序和時(shí)限，使企業(yè)各個(gè)部門的工作環(huán)環(huán)相扣，密切協(xié)作。

(三)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)

我國企業(yè)面臨著“經(jīng)營國際化、競爭全球化、管理網(wǎng)絡(luò)化、需求多樣化”的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)作為對(duì)傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)的一種提速手段，正深入到企業(yè)的運(yùn)作和管理之中。企業(yè)內(nèi)部管理制度網(wǎng)絡(luò)化，建立公開化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加快信息流通速度，企業(yè)內(nèi)部達(dá)到無障礙快速有效溝通。

(四)營造良好的企業(yè)文化氛圍

良好的企業(yè)文化使企業(yè)員工有著共同的價(jià)值體系，引導(dǎo)著企業(yè)的經(jīng)營模式與價(jià)值觀念。企業(yè)文化營造一個(gè)良好的溝通環(huán)境。“坦誠、溝通、協(xié)作”的文化范圍。讓員工樂于溝通，使的個(gè)人與團(tuán)隊(duì)都得以提升。

(五)明確各部門的職責(zé)

由各部門自己規(guī)劃部門的工作，建立一套包括各部門在內(nèi)的工作流程，讓每個(gè)員工清楚自己在公司內(nèi)部的位置。只有在明確部門職責(zé)的情況下，才知道該部門應(yīng)該接受或者發(fā)出何種信息，否則信息的發(fā)送和接收都會(huì)變的沒有目標(biāo)，沒有效果。在強(qiáng)調(diào)員工應(yīng)該主動(dòng)和上層溝通的同時(shí)，各部門經(jīng)理，人事主管，行政管理人員應(yīng)該改變工作作風(fēng)，固定位置的轉(zhuǎn)變?yōu)榱鲃?dòng)工作，積極走出去，主動(dòng)了解各部門的工作情況。存在的困難和問題，及時(shí)進(jìn)行各部門及員工的溝通工作，將問題處理在萌發(fā)狀態(tài)，將損失控制在最小化。有效溝通與協(xié)調(diào)是提高企業(yè)運(yùn)作效率的良藥，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)受到每個(gè)企業(yè)的重視。

參考文獻(xiàn)

篇6

一、新的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制，對(duì)常委工作提出了新的要求

1、工作職責(zé)的理順明確，自主性更強(qiáng)了，對(duì)常委如何獨(dú)擋一面地開展工作提出了新的更高的要求。換屆前，縣委班子中副書記作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層次，常委有事一般先向副書記匯報(bào)，由分管副書記把關(guān)參謀后，再向書記匯報(bào)，這在一定程度上影響了工作的效率，也影響了常委獨(dú)立謀劃工作能力的提升。換屆后，常委都在同一層面上，接受常委會(huì)的集體領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)各自分管職責(zé)范圍內(nèi)的事，都有責(zé)任獨(dú)立負(fù)責(zé)地抓好。常委分工負(fù)責(zé)制的推行，把常委真正推到了縣委核心領(lǐng)導(dǎo)的前臺(tái)，可以說，使常委在工作分工上由協(xié)管變?yōu)橹鞴埽ぷ鳑Q策上由副將變?yōu)橹鲗ⅲぷ鬟\(yùn)行上由配角變?yōu)橹鹘牵瑒?dòng)力更足了，但壓力也隨之更大。

2、分管工作的相對(duì)獨(dú)立，協(xié)調(diào)面更寬了，對(duì)常委如何和諧有序地溝通協(xié)調(diào)提出了新的更高的要求。新的分工負(fù)責(zé)機(jī)制，改變了過去牽涉部門多、涉及范圍廣的工作一般由副書記牽頭負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)落實(shí)的狀況，常委的分工相對(duì)獨(dú)立，而且分管的范圍比原來的副書記窄，容易導(dǎo)致對(duì)其他常委分管工作缺乏了解，無形中增加了相互之間工作協(xié)調(diào)的難度。加之一些涉及到人大、政府、政協(xié)及一些職能部門的工作，大多需要常委之間直接協(xié)調(diào)溝通。如果常委仍保持原有的運(yùn)行模式和依賴心理，就可能造成協(xié)調(diào)不到位，部門之間推諉牽扯、工作難落實(shí)現(xiàn)象。這就要求常委既能各負(fù)其責(zé)、獨(dú)當(dāng)一面，又要著眼全局、密切協(xié)作。

3、分工范圍的延伸拓展，工作量更大了，對(duì)常委如何務(wù)實(shí)高效地抓好落實(shí)提出了新的更高的要求。這次換屆在班子分工時(shí)，一些相同或相近的工作內(nèi)容和職能部門，一般都交由同一常委分管，雖然有效解決了過去職責(zé)交叉、分工重疊問題，但常委分管工作的面相對(duì)擴(kuò)大，分管的線更為縱深，工作量也增加了。作為縣委班子的決策參與者，又是決策實(shí)施的直接執(zhí)行者，如何更加合理地整合工作資源、安排工作力量、分布工作精力，高質(zhì)高效地抓好各項(xiàng)工作落實(shí)，成為擺在常委面前的現(xiàn)實(shí)問題。

二、新的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制，對(duì)組織工作提出了新要求

1、職責(zé)范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大，要求組織工作的服務(wù)視角必須相應(yīng)拓寬。從組織工作的服務(wù)對(duì)象來說，以前組織工作尤其是干部任免等事項(xiàng)，一般先由書記會(huì)醞釀，再由常委會(huì)決策，甚至?xí)洉?huì)在事實(shí)上就行使了決策權(quán)。但新的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制下，書記會(huì)、常委會(huì)、全委會(huì)的議事范圍有了新變化，黨的自身建設(shè)的重大事項(xiàng)、重要干部的任免等重大事項(xiàng)還必須提交全委會(huì)決策。可以預(yù)測，隨著民主進(jìn)程的推進(jìn)，全委會(huì)的決策事項(xiàng)還將擴(kuò)大。而且換屆后全委會(huì)的縣委委員不但數(shù)量增加、分布范圍也擴(kuò)大。這種議事范圍和服務(wù)對(duì)象的變化，要求組織部門及時(shí)調(diào)整職能對(duì)應(yīng)關(guān)系，放大服務(wù)視角。比如就提交全委會(huì)決策的重要干部任免而言，既要對(duì)應(yīng)委員數(shù)量的增多，進(jìn)一步擴(kuò)大意見征求、協(xié)調(diào)溝通信息等工作的服務(wù)范圍；又要對(duì)應(yīng)委員崗位分布，更加深入全面準(zhǔn)確地了解掌握干部動(dòng)態(tài)，確保干部議案有理有據(jù)。從組織工作的工作領(lǐng)域來說，構(gòu)建和諧社會(huì)、推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)等新形勢，對(duì)組織工作提出了很多新要求；“兩新”組織黨建縱深推進(jìn)、人才工作領(lǐng)域不斷擴(kuò)大、黨員隊(duì)伍數(shù)量逐步增長，等等，這些新情況、新問題，對(duì)作為“三個(gè)之家”的組織部門和組織工作也提出了更新更高的要求，這些都要求組織工作進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)視角，提高服務(wù)水平。

2、領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)的進(jìn)一步減少，要求組織工作的管理服務(wù)必須相應(yīng)前移。以前組織工作一般由副書記分管，書記會(huì)醞釀?dòng)懻摳刹咳蚊狻６S著常委分工制的實(shí)施和書記辦公會(huì)、常委會(huì)議事范圍的調(diào)整，組織部門的有關(guān)工作的管理層級(jí)也相應(yīng)減少，管理平臺(tái)前移運(yùn)行。大部分的組織工作由常委、組織部長直接面向常委會(huì)和書記負(fù)責(zé)，在組織工作的思考謀劃、管理實(shí)施和推進(jìn)落實(shí)中，承擔(dān)著為書記當(dāng)好助手、嚴(yán)格把關(guān)的第一責(zé)任，并履行著與副書記和其他常委直接協(xié)調(diào)溝通的職能。

3、集體決策的進(jìn)一步強(qiáng)化，要求組織工作的協(xié)調(diào)運(yùn)作必須把準(zhǔn)原則。新的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化了常委會(huì)、全委會(huì)的集體決策職能，一些重大事項(xiàng)的決策，都須經(jīng)常委會(huì)或全委會(huì)研究決策。而逐步推廣的無記名票決、差額票決等表決方式，無論是常委或是委員，都是平等的一票，干部工作議案的運(yùn)作更趨規(guī)范。另一方面，隨著“一法三綱十一法規(guī)”的出臺(tái)，對(duì)組織工作的程序要求更加嚴(yán)格規(guī)范。在縣委議事決策過程中，組織部長和組織部門承負(fù)著科學(xué)確定干部議案決策運(yùn)行原則、準(zhǔn)確把握干部工作導(dǎo)向的責(zé)任，使委員們既能遵循議事規(guī)則進(jìn)行民主決策，又能使縣委意圖在決策中得到集中體現(xiàn),這就要求組織工作在運(yùn)作中必須時(shí)刻注意嚴(yán)格程序、把準(zhǔn)原則。

三、新的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制下，組織部長如何高效履職

第一，要更加注重工作謀劃。在實(shí)際工作中，要牢固樹立全局觀念，切實(shí)把組織工作放在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大局來謀劃來部署。除了要合理擺布工作力量、注重整合工作資源外，還要注重理清工作思路，做到“三個(gè)超前”。工作分析要超前。要增強(qiáng)政治敏感性和思維前瞻性，要加強(qiáng)與書記的工作交流和溝通，提高著眼全局、戰(zhàn)略思維的能力，超前分析工作啟動(dòng)和推進(jìn)的可行性，增強(qiáng)工作的預(yù)見性，為縣委、為書記提供決策參考。工作謀劃要超前。要緊緊圍繞全縣大局統(tǒng)攬謀劃組織工作，既立足了解把握近期全縣的工作態(tài)勢，更注重思考組織工作的當(dāng)前進(jìn)展，謀劃今后一個(gè)時(shí)期的工作；既將組織工作融入全局進(jìn)行思考，又需在服務(wù)全局中審視組織效能的強(qiáng)弱，使組織工作的籌劃和實(shí)施更加有的放矢。工作把關(guān)要超前。新的領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)下，常委、組織部長既是組織策劃者，又是一線指揮員，直接向縣委、書記負(fù)責(zé)，直接對(duì)部門負(fù)責(zé)，在工作的謀劃、方案的制定上，既是頭道關(guān)，又是最后一道關(guān)。這就要求組織部長要始終保持清醒的政治頭腦，熟悉相關(guān)政策法規(guī)，在選干部、配班子、強(qiáng)基礎(chǔ)、建隊(duì)伍上把好政治關(guān)。在縣委干部工作政策的出臺(tái)、干部選拔任用原則的把握上，要自覺跳出部門圈子，站在縣委的決策層面，按照縣委的總體意圖，獨(dú)當(dāng)一面地駕馭組織工作，保證組織工作的政治性和方向性。

第二，要更加注重溝通協(xié)調(diào)。要增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)的主動(dòng)性。加強(qiáng)事前溝通。尤其是在有關(guān)干部人事方面的議題上，組織部長履行著與常委、委員協(xié)調(diào)溝通的主要責(zé)任，要充分把握好縱向溝通、橫向協(xié)調(diào)的各個(gè)環(huán)節(jié)，做細(xì)做實(shí)每一道程序的各個(gè)細(xì)節(jié)。要主動(dòng)聽取其他常委、其他部門對(duì)組織工作的意見建議，積極配合工作。要多和基層負(fù)責(zé)人接觸，對(duì)他們提出的意見、建議及時(shí)溝通。要加強(qiáng)與上級(jí)組織部門的溝通聯(lián)系，多請示、多匯報(bào)。要提高溝通協(xié)調(diào)的靈活性。組織工作政策性和原則性都很強(qiáng)，不容許隨意的人為因素?fù)诫s其中，但也不能因此而死板一塊，黑臉一張。這就要求我們在溝通協(xié)調(diào)中要有靈活性，在不喪失原則的前提下處理好各種關(guān)系。要把握好時(shí)機(jī)、方法，對(duì)服務(wù)對(duì)象的訴求要善于傾聽，準(zhǔn)確理解；對(duì)政策不了解的要善于解釋政策；對(duì)訴求得不到解決而思想不通的要善于疏導(dǎo)；對(duì)工作和生活中發(fā)生誤會(huì)和存在成見的要善于化解，有的放矢做好溝通協(xié)調(diào)工作。要注意溝通協(xié)調(diào)的廣泛性。妥善處理好對(duì)上、對(duì)下、對(duì)內(nèi)、對(duì)外方方面面的關(guān)系，做到上下級(jí)相互溝通、同級(jí)相互信任，與合作部門友好相處、互相配合、協(xié)調(diào)一致，進(jìn)一步融洽共事氛圍，強(qiáng)化工作合力。

篇7

關(guān)鍵詞：水電工程 商務(wù)管理 水平 提升

一、施工進(jìn)度管理

（一）設(shè)計(jì)進(jìn)度管理

一是在合同設(shè)計(jì)上，采用分段里程碑管控（如提送初步設(shè)計(jì)、完成水電工程設(shè)計(jì)審議、取得施工執(zhí)照、通過圖例審查、提送詳細(xì)設(shè)計(jì)等方面的管控）。二是要求統(tǒng)包商編制預(yù)估設(shè)計(jì)圖例目錄，并根據(jù)這一圖例建立送審管理表，予以管控。三是每周召開設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)議，除例行追蹤議題外，并及時(shí)解決障礙問題，另外還需要“邊設(shè)計(jì)邊審查”每周審查統(tǒng)包商圖例內(nèi)容，以縮短全部設(shè)計(jì)完成后再審查的時(shí)程。

（二）行政進(jìn)度管理

一是詳細(xì)調(diào)查本工程所需辦理建管行政事項(xiàng)、流程、送審文件及辦理規(guī)定，并建立送審管理表。二是由于工程行政審查時(shí)程并非由統(tǒng)包商所掌握，因此應(yīng)督促統(tǒng)包商盡早辦理。三是審查過程中，要求統(tǒng)包商與水電工程單位持續(xù)溝通，消除異見，以及增進(jìn)公文核定速度。

（三）施工進(jìn)度管理

一是管控施工文件送審。對(duì)于施工計(jì)劃、品質(zhì)計(jì)劃、型錄、樣品、大樣圖按照規(guī)劃進(jìn)度表建立送審管控表，要求統(tǒng)包商依預(yù)定進(jìn)度執(zhí)行。二是每日確實(shí)紀(jì)錄人、機(jī)、料動(dòng)員及作業(yè)情形，除分析是否有異常情形要求統(tǒng)包商改善外，當(dāng)要求統(tǒng)包商提出趕工計(jì)劃時(shí)，便可根據(jù)紀(jì)錄分析而得的工率檢視統(tǒng)包商所提趕工計(jì)劃的可行性。三是以總體進(jìn)度、執(zhí)行率、要徑進(jìn)度等三項(xiàng)進(jìn)度管控進(jìn)度；除以金額換算成進(jìn)度百分比外，也需要以時(shí)程圖要徑作業(yè)天數(shù)檢視進(jìn)度超前或落后。

二、品質(zhì)管理

（一）設(shè)計(jì)品質(zhì)管理

一是設(shè)計(jì)品管理度建立。統(tǒng)包工程圖例文件的審查制度建立，可借助合同規(guī)定及統(tǒng)包商“設(shè)計(jì)工作執(zhí)行計(jì)劃書”的檢討提送逐項(xiàng)落實(shí)。二是定期召開設(shè)計(jì)工作協(xié)調(diào)會(huì)議，針對(duì)審查意見與統(tǒng)包商面對(duì)面溝通，對(duì)于重大設(shè)計(jì)議題借此尋求共識(shí)，以充分協(xié)調(diào)。三是落實(shí)工程師簽證制度，使專業(yè)的工程師能真正參與設(shè)計(jì)作業(yè)，避免統(tǒng)包商為節(jié)省成本而提出不符合同需求或法令規(guī)定的替代方案。四是設(shè)計(jì)作業(yè)異常診斷，實(shí)務(wù)上可依據(jù)作業(yè)停滯、送審時(shí)程延誤、圖面缺失百分比、法令檢討不全、圖例品質(zhì)參差不齊等作為設(shè)計(jì)作業(yè)異常的判斷。借此即時(shí)了解統(tǒng)包商設(shè)計(jì)作業(yè)是否遭遇障礙，進(jìn)而進(jìn)行督促及協(xié)助的輔導(dǎo)作為。五是會(huì)審制度。當(dāng)統(tǒng)包商的送審次數(shù)超過規(guī)定，即應(yīng)考量召開會(huì)審會(huì)議，由水電單位列席會(huì)同專案管理、統(tǒng)包商及其設(shè)計(jì)單位，針對(duì)送審項(xiàng)目的爭議點(diǎn)依據(jù)合同相關(guān)規(guī)定進(jìn)行研討，以厘清爭執(zhí)點(diǎn)達(dá)成共識(shí)，落實(shí)設(shè)計(jì)符合合同規(guī)定的原則。六是設(shè)計(jì)審查依據(jù)及方法。水電工程設(shè)計(jì)審查應(yīng)依據(jù)相關(guān)法令、需求計(jì)劃、設(shè)計(jì)準(zhǔn)則、綱要規(guī)范，以及統(tǒng)包商投標(biāo)時(shí)的設(shè)計(jì)方案（優(yōu)于合同需求的方案須納入設(shè)計(jì)審查，以維護(hù)業(yè)主合同上的權(quán)利）。除調(diào)派具有豐富設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的各專業(yè)工程師（工程師）進(jìn)行審查外，另應(yīng)建立系統(tǒng)性的審查機(jī)制，以設(shè)計(jì)成果查核表作為設(shè)計(jì)審查的工具，以掌握設(shè)計(jì)審查要求的完整性。

（二）施工品質(zhì)管理

一是三級(jí)品管理度的建立。根據(jù)水電單位“施工查核”、專案管理顧問負(fù)責(zé)“品質(zhì)管理”、監(jiān)造單位負(fù)責(zé)“品質(zhì)保證”及承包商負(fù)責(zé)“品質(zhì)管理”，以建立完善的品質(zhì)管理系統(tǒng)。在執(zhí)行二級(jí)品保時(shí)，應(yīng)以第一線管理人員為基礎(chǔ)落實(shí)執(zhí)行，輔以品保人員稽核，將執(zhí)行結(jié)果回饋至計(jì)劃主持人及專案經(jīng)理，以進(jìn)行品質(zhì)決策。二是施工文件審查。依據(jù)設(shè)計(jì)圖例及施工規(guī)范，在分項(xiàng)施工前完成審查統(tǒng)包商所提施工計(jì)劃、品質(zhì)計(jì)劃、材料樣品、型錄、大樣圖。三是材料與設(shè)備抽驗(yàn)。水電單位為落實(shí)三級(jí)品管，統(tǒng)包商執(zhí)行100%的自主檢驗(yàn)；監(jiān)造單位對(duì)各材料抽驗(yàn)頻率不低于統(tǒng)包商抽驗(yàn)頻率的15%；專案管理對(duì)各材料抽驗(yàn)頻率不低于統(tǒng)包商自主檢查頻率的5%。為簡化管理，有正字標(biāo)記或數(shù)量低于規(guī)定下限的材料設(shè)備，統(tǒng)包商也需要具備相關(guān)證明文件申請免驗(yàn)。四是施工抽查。水電單位應(yīng)依據(jù)合同的規(guī)定在分項(xiàng)工程施工前，詳細(xì)審查統(tǒng)包商各分項(xiàng)計(jì)劃的各施工作業(yè)流程，標(biāo)示出各階段的檢驗(yàn)控制點(diǎn)及查驗(yàn)重點(diǎn)并制作相關(guān)的檢查表格，送管理機(jī)構(gòu)核定后據(jù)以督導(dǎo)監(jiān)造作業(yè)。

三、成本控制與溝通協(xié)調(diào)

（一）成本控制

一是發(fā)包機(jī)制。水電單位在編列整體預(yù)算后，應(yīng)建議發(fā)包部門適當(dāng)統(tǒng)包發(fā)包預(yù)算，采用最有利標(biāo)價(jià)格納入評(píng)比，經(jīng)市場競價(jià)機(jī)制后，評(píng)選出最有利發(fā)包部門的統(tǒng)包團(tuán)隊(duì)及方案，這也可帶來總造價(jià)降低。二是變更設(shè)計(jì)。除水電工程設(shè)計(jì)審議變更設(shè)計(jì)方案及發(fā)包部門需求變更外，其他由統(tǒng)包商提出材料的置換、空間及隔間的變更等在詳細(xì)設(shè)計(jì)核定前均屬統(tǒng)包商自行調(diào)整范圍。在詳細(xì)設(shè)計(jì)核定后，則應(yīng)按照變更設(shè)計(jì)辦理。三是估驗(yàn)計(jì)價(jià)。為應(yīng)對(duì)主管機(jī)關(guān)辦理估驗(yàn)及審計(jì)制度，估驗(yàn)計(jì)價(jià)需有所檢核依據(jù)，因此，水電工程應(yīng)以詳細(xì)設(shè)計(jì)及詳細(xì)表完成核定、訂定補(bǔ)充協(xié)議后，才能夠按照施工進(jìn)度進(jìn)行估驗(yàn)計(jì)價(jià)。

（二）溝通協(xié)調(diào)

工程管理中心是溝通及文件管理中心，掌控水電工程所有資訊及資料，并以“例行事項(xiàng)會(huì)上談，緊急事情立刻辦”的原則進(jìn)行團(tuán)隊(duì)間的溝通協(xié)調(diào)。以下為水電工程例會(huì)溝通及即時(shí)溝通機(jī)制：一是例行會(huì)議溝通機(jī)制，包括咨詢顧問會(huì)議（定期/不定期/階段重要會(huì)議）、設(shè)計(jì)審查會(huì)議、施工協(xié)調(diào)會(huì)議、驗(yàn)收及接管會(huì)議；二是即時(shí)溝通機(jī)制，包括緊急事項(xiàng)處理、建立聯(lián)系窗口、周邊工程協(xié)調(diào)能力、專業(yè)咨詢能力、專案管理信息系統(tǒng)。

四、結(jié)語

總體而言，水利水電工程項(xiàng)目管理是以施工項(xiàng)目為管理對(duì)象，以項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制為中心，以合同為依據(jù)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，選擇有效的管理模式，從結(jié)算、變更工程、調(diào)價(jià)和索賠四個(gè)方面爭取擴(kuò)大工程收人，從進(jìn)度管理、品質(zhì)管理、成本控制、溝通協(xié)調(diào)四個(gè)方面最大限度的降低工程成本，最終取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。影響工程項(xiàng)目效益的因素眾多，在施工過程中要不斷總結(jié)和善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，在保證工程質(zhì)量、施工安全的前提下，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，使工程效益最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]宮凌杰.江埡大壩承包工程的結(jié)算與索賠[J].東北水利水電，2003（11）.

篇8

關(guān)鍵詞：行政秘書；工作能力；方法

前言：高校二級(jí)學(xué)院行政秘書是承擔(dān)學(xué)院行政管理工作的重要角色，是學(xué)院各項(xiàng)工作承上啟下的紐帶及上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)站。特別是二級(jí)管理體制下，學(xué)校各項(xiàng)工作重心往二級(jí)學(xué)院下移，二級(jí)學(xué)院工作任務(wù)明顯加大，作為學(xué)院行政秘書工作量自然也增加，再加上行政秘書的工作面很廣，雜而亂，細(xì)而瑣碎，突發(fā)性強(qiáng)，這些特點(diǎn)給行政秘書工作帶來很大的困難和挑戰(zhàn)，本文通過分析二級(jí)學(xué)院行政秘書工作特點(diǎn)，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出提高二級(jí)學(xué)院行政秘書工作能力的方法。

一、 二級(jí)學(xué)院行政秘書工作特點(diǎn)

（一）工作責(zé)任重，壓力大

隨著高校教育改革的不斷深化，學(xué)校各項(xiàng)工作重心往二級(jí)學(xué)院下移，二級(jí)學(xué)院將擁有更多的行政自，發(fā)揮更多的行政管理職能。高校二級(jí)學(xué)院行政秘書作為學(xué)院行政管理的基層工作者，是保障學(xué)院行政管理的一支重要力量，對(duì)保證學(xué)院日常工作開展起到關(guān)鍵性作用。二級(jí)學(xué)院行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是聯(lián)系學(xué)院和學(xué)校各職能部門的橋梁與紐帶，更是溝通院系領(lǐng)導(dǎo)和普通教師的劑，起到承上啟下，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外的作用。因而行政秘書是學(xué)院形象代言人，對(duì)內(nèi)對(duì)外一言一行都關(guān)系到學(xué)院形象，使得行政秘書工作壓力格外大，責(zé)任格外重。

（二）工作面很廣

二級(jí)學(xué)院行政秘書工作包括：（1）日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)院的文件、信息以及資產(chǎn)管理等工作。文件管理主要是進(jìn)行文件的登記、傳達(dá)、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個(gè)人詳細(xì)信息及學(xué)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作。資產(chǎn)管理工作主要是保管和發(fā)放辦公用品，同時(shí)負(fù)責(zé)辦公室安全防范工作（2）文字工作，起草并下達(dá)學(xué)院通知，起草各類會(huì)議的材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)章制度和工作的規(guī)劃，做好會(huì)議記錄及新聞稿撰寫工作。（3）人事工作，做好本院教職工的招聘和考核、考勤工作，向新員工講解規(guī)章制度，做好新員工的入職、離職工作。（4）外聯(lián)工作，外部單位來學(xué)院參觀交流學(xué)習(xí)或者調(diào)研的話，二級(jí)學(xué)院行政秘書要做好接待工作。（5）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作。負(fù)責(zé)學(xué)院各項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)申報(bào)，核銷報(bào)銷工作。總之，二級(jí)學(xué)院行政秘書的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好各項(xiàng)行政工作，工作內(nèi)容涉及到很多方面。

（三）工作內(nèi)容瑣碎

行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，日常性事務(wù)多，繁雜，瑣碎，很多時(shí)候都是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實(shí)際工作內(nèi)容特別繁瑣，經(jīng)常有需要反復(fù)辦理的事情，每天都要收文件，并且把有關(guān)文件上傳學(xué)院的網(wǎng)站，把應(yīng)該辦理的事物一一通知，教職工應(yīng)聘入職以及考核都要一步步辦理。

二、提高二級(jí)學(xué)院行政秘書工作能力的方法

（一）統(tǒng)籌兼顧，合理安排工作

行政秘書工作面廣，內(nèi)容瑣碎，面對(duì)千頭萬緒的行政工作，行政秘書要懂得分清輕重緩急，運(yùn)用ABCD的工作法，根據(jù)事情的重要和緊急程度，將各種事務(wù)劃分為A＼B＼C＼D四類，緊急事務(wù)優(yōu)先做，不能“眉毛胡子一把抓”，更不能顧此失彼。行政秘書在日常工作中注重積累，掌握高校行政辦事規(guī)律、熟悉各項(xiàng)工作流程及技能；靈活組織和使用各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)資源，科學(xué)配置人力、物力、信息等資源；積極主動(dòng)的制定工作目標(biāo)和計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，合理布置。如需到行政樓辦事，就可以把要到行政樓各相關(guān)職能部門處理的事情都帶上，這樣既節(jié)約時(shí)間，又提高了辦事效率。

（二）團(tuán)結(jié)協(xié)作，互利互助工作

行政秘書在工作過程中，要注意發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，由于一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，所以行政秘書一方面要加強(qiáng)與學(xué)工輔導(dǎo)員的協(xié)作，建立一支強(qiáng)有力的學(xué)生干部隊(duì)伍，學(xué)校各種通知文件的發(fā)放、回收，教師辦公用品的發(fā)放等都可以放手讓他們來完成，自己則可以放開手腳去做更重要的事情；另一方面還要加強(qiáng)與學(xué)院教學(xué)秘書的協(xié)作，學(xué)院教學(xué)秘書主要是在分管教學(xué)的副院長的領(lǐng)導(dǎo)下，圍繞著與教學(xué)相關(guān)的一切事宜開展工作。行政秘書與教學(xué)秘書雖然工作職責(zé)不同，但是分工不分家，而且高校一切工作都是緊緊圍繞著教學(xué)這個(gè)中心環(huán)節(jié)展開的，做好行政管理工作也是為更好的服務(wù)教學(xué)工作，反過來，教學(xué)秘書做好教學(xué)管理工作亦能協(xié)助行政秘書做好行政工作，因此行政秘書與教學(xué)秘書工作是相輔相成，應(yīng)該團(tuán)結(jié)協(xié)作，互利互惠，有利于提高雙方工作能力。

（三）溝通協(xié)調(diào)，建立良好的人際關(guān)系

高校二級(jí)學(xué)院行政秘書是承擔(dān)學(xué)院行政管理工作的重要角色，是學(xué)院各項(xiàng)工作承上啟下的紐帶及上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)站。由于行政秘書所處的中樞位置，需要溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外，人際關(guān)系比較復(fù)雜，要求行政秘書要處理好與學(xué)校各職能部門、學(xué)院之間、教師之間的溝通協(xié)調(diào)工作，還要處理好兄弟院校之間的溝通協(xié)調(diào)。行政秘書加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力，建立良好的人際關(guān)系，而好的人際關(guān)系可以稱得上是工作的劑，對(duì)提高工作能力起到事半功倍的作用。

三、小結(jié)

高校二級(jí)學(xué)院行政秘書是承擔(dān)學(xué)院行政管理工作的重要角色，責(zé)任重大。行政秘書工作雖然繁瑣、工作面廣，工作壓力大，但是通過工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，可以從統(tǒng)籌兼顧工作、團(tuán)結(jié)協(xié)作工作、溝通協(xié)調(diào)工作三個(gè)方法，提高二級(jí)學(xué)院行政秘書工作能力。（作者單位：廣州城建職業(yè)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]徐永明.探討如何做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2014（13）

篇9

一、監(jiān)理組織與承包商溝通協(xié)調(diào)

工程實(shí)施過程中，監(jiān)理單位與施工單位始終是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系。作為監(jiān)理，我們首先必須明白的一點(diǎn)是，所有的施工任務(wù)都必須依靠承包人來完成，承包人要完成任務(wù)，需要相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備、材料和技術(shù)管理。當(dāng)承包人確定某個(gè)方案的時(shí)候，必須全面考慮質(zhì)量、工期、費(fèi)用之間的關(guān)系，也會(huì)考慮到制定的方法是不是容易被施工人員接受并順利實(shí)施的問題。但不少監(jiān)理的工作思路卻不是這樣的，有些人認(rèn)為，監(jiān)理要控制，就是要讓承包人聽監(jiān)理的，否則就不能達(dá)到控制的目的。這是雙方所處角度不同的原因。承包人的施工是一個(gè)系統(tǒng)，編制的方案必須服從這個(gè)系統(tǒng)。我們作為監(jiān)理，關(guān)注的目標(biāo)是不一樣的，也許我們更多的強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量或工期，很少關(guān)注承包人實(shí)施施工所需的成本支出。這樣，難免在工作中出現(xiàn)意見分歧爭執(zhí)，甚至施工單位對(duì)監(jiān)理單位有抵觸情緒。所以，我們作為監(jiān)理應(yīng)該充分理解施工的意圖，深入理解方案的精髓。而且應(yīng)該掌握方案與資源之間的關(guān)系，這樣就有了一個(gè)共同的基礎(chǔ)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，監(jiān)理再來發(fā)現(xiàn)方案實(shí)施過程中存在的問題并進(jìn)行合理的修正的話，相信承包人也能接受，實(shí)施過程也才能得到有效控制。如果監(jiān)理簡單地說是與不是，同意與不同意，則無法與承包人達(dá)成共識(shí)，即使承包人表面上給予答應(yīng)，事實(shí)上也不可能積極進(jìn)行推廣，因?yàn)檫@樣的方案不一定對(duì)承包人有利，而要促進(jìn)承包人努力實(shí)施監(jiān)理的要求和合同文件的要求，最好的方案應(yīng)該是理解并掌握承包人的總體安排和具體的實(shí)施方案，這樣，才有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能。所以，做為監(jiān)理工程師，應(yīng)該與承包人積極進(jìn)行溝通和交流，讓施工單位了解監(jiān)理人員的職責(zé)所在，理解監(jiān)理人員的良苦用心，讓施工單位明白監(jiān)理單位與施工單位目的的一致性就很重要。對(duì)結(jié)構(gòu)安全類存在的問題要講原則，對(duì)有一定彈性的問題可適當(dāng)靈活。對(duì)待上級(jí)部門檢查問題上應(yīng)在自身做好監(jiān)理工作的同時(shí)要求施工單位認(rèn)真準(zhǔn)備。這樣，施工和監(jiān)理就有了共同點(diǎn)，能夠就某些問題達(dá)成共識(shí)，最后共同努力實(shí)現(xiàn)確定的目標(biāo)任務(wù)。

總之，溝通協(xié)調(diào)工作是監(jiān)理工作重要環(huán)節(jié)之一，貫穿于項(xiàng)目始終。溝通的方式也分為三種：書面溝通的效果是最差的，而口頭與書面溝通結(jié)合效果是最好的。監(jiān)理方與承包商溝通是雙向的，只要監(jiān)理方、承包人完成各自應(yīng)該完成的工作，并且采用效果最好的方式相互溝通，才能使項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

二、監(jiān)理組織與建設(shè)方溝通協(xié)調(diào)

就關(guān)系而言，建設(shè)方與監(jiān)理方的關(guān)系是協(xié)議關(guān)系。只有讓建設(shè)單位充分了解監(jiān)理方的能力，對(duì)監(jiān)理服務(wù)可能達(dá)到的效果充滿信心，才可能對(duì)監(jiān)理方給予相應(yīng)的授權(quán)，并在過程中積極支持監(jiān)理方開展工作。要達(dá)到這樣的效果，除了監(jiān)理方認(rèn)真履行自己的職責(zé)，完成好本職工作以外，還要靠監(jiān)理方與建設(shè)方在整個(gè)建設(shè)過程中全面的、不間斷的溝通。通過溝通，監(jiān)理方可以了解建設(shè)方的意圖和需要的信息；通過溝通，建設(shè)方可以感受到監(jiān)理方在工程建設(shè)中起到的作用，這樣的結(jié)果就是溝通的目的。下面就淺談一下項(xiàng)目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通。

（一）、溝通的形式

溝通的形式是多種的，但歸納起來可以劃分為書面形式的溝通、會(huì)議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。

1、書面形式的溝通

包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)等等。

①監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理規(guī)劃是項(xiàng)目監(jiān)理部開展項(xiàng)目監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件，通過該文件，建設(shè)方可以對(duì)監(jiān)理工作計(jì)劃有一個(gè)較全面的了解。內(nèi)容全面，針對(duì)性強(qiáng)的監(jiān)理規(guī)劃能夠讓建設(shè)方對(duì)監(jiān)理的工作能力充滿信心，并直接影響到建設(shè)方對(duì)監(jiān)理方的信任程度。

②監(jiān)理月報(bào)

監(jiān)理月報(bào)是由項(xiàng)目監(jiān)理部每月底提交給建設(shè)方的階段性文件，監(jiān)理月報(bào)中所反映的對(duì)本工程建設(shè)的建議和意見，能讓建設(shè)方體會(huì)監(jiān)理方的責(zé)任感與專業(yè)性，是監(jiān)理方超前管理意識(shí)的一種體現(xiàn)，急工程所急，想工程所想的建議會(huì)使監(jiān)理方被建設(shè)方認(rèn)同并感激。

2、會(huì)議形式的溝通

會(huì)議形式包括監(jiān)理例會(huì)以及技術(shù)交底會(huì)等。

①監(jiān)理例會(huì)：

一般都是由監(jiān)理方主持，參建各方參與的一種溝通形式。會(huì)議是一種高效的解決問題的溝通方法，監(jiān)理方在會(huì)議上不但要平衡各方意見，也要敢于表述自己的意見。監(jiān)理例會(huì)各有特點(diǎn)，但事實(shí)證明：拖踏冗長的會(huì)議會(huì)使參會(huì)各方（含建設(shè)方）感到反感，相反，精煉的會(huì)議能取得良好的效果，建設(shè)方也很愿意接受并積極參與此種交流。

②技術(shù)交底會(huì)：

這里所說的技術(shù)交底會(huì)是指就某個(gè)分項(xiàng)工程和工序，監(jiān)理方按照監(jiān)理實(shí)施細(xì)則以及相關(guān)規(guī)范，向承包方開展的技術(shù)和規(guī)定的交底，建設(shè)方做為旁聽，此種溝通形式專業(yè)性較強(qiáng)，要求監(jiān)理方做好充分的準(zhǔn)備，要讓建設(shè)方感受到監(jiān)理方高水準(zhǔn)的專業(yè)技術(shù)能力。通過這種溝通，建設(shè)方也會(huì)很認(rèn)同監(jiān)理方這種做法。

3、日常工作中的交流溝通

日常工作中的溝通主要是通過交談的方法開展，通過交談可以反映一個(gè)監(jiān)理工程師的綜合素質(zhì)，包括專業(yè)技術(shù)水平、應(yīng)變能力、協(xié)調(diào)能力等等，所以應(yīng)該支持并鼓勵(lì)這種溝通形式。

當(dāng)然，不一樣的溝通形式會(huì)取得不一樣的效果，下面要談的溝通的時(shí)機(jī)與策略的選擇。

（二）、溝通時(shí)機(jī)與策略的選擇

溝通的時(shí)機(jī)和策略選擇因人、因時(shí)、因地、因事件不一樣而不一樣，不能一概而論。

1、重視溝通的時(shí)機(jī)與環(huán)境

監(jiān)理工程師溝通時(shí)應(yīng)找準(zhǔn)切入點(diǎn)，適時(shí)的展開溝通。另一方面，監(jiān)理工程師在任何情況下，即使有充足的理由，也應(yīng)避免憤怒、喜樂等情緒波動(dòng)，或者相反，因自責(zé)、愧疚而輕易承擔(dān)責(zé)任，溝通應(yīng)是在一個(gè)理智、平和、友好的氛圍中開展。

2、建設(shè)方對(duì)監(jiān)理服務(wù)有意見時(shí)的溝通

項(xiàng)目監(jiān)理過程中，總會(huì)出現(xiàn)個(gè)別問題建設(shè)方對(duì)監(jiān)理方提供的服務(wù)有意見的情況，這時(shí)就應(yīng)該選擇建設(shè)方代表心情比較平順的時(shí)候，由總監(jiān)主動(dòng)找建設(shè)方代表交流，了解建設(shè)方是因?yàn)槭裁词虑閷?duì)監(jiān)理方有意見，在知道了事情的原由后，向建設(shè)方做進(jìn)一步的表述，表達(dá)自己的意見。如果確因是監(jiān)理方的責(zé)任，則要具體分析，該改進(jìn)的改進(jìn)，該調(diào)整的調(diào)整。

3、監(jiān)理方與建設(shè)方產(chǎn)生較大分歧時(shí)的溝通

篇10

關(guān)鍵詞：溝通；企業(yè)發(fā)展；關(guān)鍵

1有效溝通，可以促進(jìn)有效執(zhí)行

員工按照組織中的權(quán)利等級(jí)和指導(dǎo)方針，執(zhí)行企業(yè)的行為規(guī)范。而要做到這些，必須通過溝通才能把企業(yè)的方針政策傳達(dá)給員工，并把員工的不滿和抱怨反饋給管理層，以適時(shí)調(diào)整，適度控制。有效溝通使公司決策得到準(zhǔn)確理解，迅速得以實(shí)施。對(duì)于剛剛進(jìn)入公司的新員工，除了我們應(yīng)有的關(guān)心和照顧外，更多給予的是交流溝通，包括老員工、班長、主任。通過交流溝通，讓他們了解公司的用人、薪資、車間管理等各項(xiàng)制度，反饋新員工心聲，便于及時(shí)改進(jìn)、改善，以排除后顧之憂，降低人員流失。在實(shí)際工作中，只有經(jīng)過這樣一個(gè)有效的溝通過程，公司的新決策才能得到準(zhǔn)確、有效地實(shí)施。

2有效溝通，可以消除誤解，促進(jìn)工作

有效溝通可以及時(shí)消除誤解，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，保證工作順利完成。通過有效溝通，達(dá)到協(xié)調(diào)一致的目的。如我們在社會(huì)保險(xiǎn)金繳納問題上，本來是一件有益于員工的好事，由于溝通不到位，造成員工不理解，甚至誤解。不僅給員工帶來心理的誤區(qū)，也給工作的開展帶來了不必要的損失。

3有效溝通，可以改變員工心態(tài)，提高工作效率

在實(shí)際生活和工作中，每個(gè)員工都希望得到他人尊重和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于員工來說，他們能否有效地工作，是否愿意為企業(yè)賦予他們的責(zé)任感、忠誠心和熱情，取決于員工的健康心態(tài)。這種健康的心態(tài)，需要我們彼此間心與心的交流與溝通，真正達(dá)到心靈的默契。當(dāng)我們問起員工為什么要調(diào)崗？員工說我們愿意跟那個(gè)主任干，跟著他干我們覺得舒服，這就是一種心靈的默契。管理者在實(shí)際工作中只有根據(jù)每個(gè)員工的不同情況采取不同的溝通方式關(guān)心、鼓勵(lì)他們、及時(shí)肯定他們的成績，公平、公正的對(duì)待他們，才能達(dá)到這種心靈的相通。

4溝通是有效的交流

“無論多偉大的思想，如果不傳遞給其他人并被其他人理解所接受，都是毫無意義的”。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不能把公司的要求及時(shí)有效的傳達(dá)給下屬，讓下屬接受，就等于失職。我們所說的溝通不是你利用手中權(quán)力去要求下屬，或采用大棒政策，強(qiáng)令執(zhí)行，如果這樣做也只能稱之為要求或強(qiáng)制要求，并不是我們所講的有效交流。即使你的下屬勉為其難的接受了你的命令，其工作效果也是要打折扣的，越是達(dá)不到工作目的，越是動(dòng)用各種制度，變本加厲施加壓力，最終造成工作成績并不理想。本來人與人之間的溝通應(yīng)該是感情最豐富，方法最多樣，效果最易達(dá)。但現(xiàn)實(shí)的情況是，為了能達(dá)到行之有效的溝通，我們卻付出了高昂的代價(jià)。許多事情，其實(shí)并不復(fù)雜，但往往因?yàn)楣倭帕?xí)氣太重，不能身先士卒，造成下屬工作拖沓。或者崗位之間互不買賬，人員之間矛盾重重，貌合神離，推卸責(zé)任，邀功諉過，紀(jì)律松弛，各自為政。或者機(jī)構(gòu)臃腫，設(shè)置不合理，部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人造事，人浮于事等等。為保證積極有效的溝通，在管理過程中我們要注意以下幾點(diǎn)：

4.1尊重人性是溝通和協(xié)調(diào)的前提

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，由于每個(gè)人所處的位置和利益關(guān)系不同，對(duì)事物和形勢的認(rèn)識(shí)也不一樣，在理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)一些認(rèn)識(shí)上的分歧和行動(dòng)上的不一致，但是企業(yè)就像是一個(gè)大家庭，只是分工不同，沒有什么高低貴賤之分，大家的最終奮斗目標(biāo)是一致的，那就是保證工作的順利開展，保證工作能有一個(gè)好的結(jié)果，這就需要通過有效溝通、平等交流，來統(tǒng)一大家的思想，協(xié)調(diào)大家的行動(dòng)，以保證政通人和。

4.2換位思考是溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)

企業(yè)在經(jīng)營過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣和那樣的矛盾，也常常會(huì)被一些沖突困擾，比如：經(jīng)營者與管理者之間沖突、員工與管理者之間的沖突、部門之間的沖突、這些沖突如果得不到行之有效的解決，發(fā)展下去會(huì)影響人與人之間的團(tuán)結(jié)，破壞組織凝聚力，形成內(nèi)耗，嚴(yán)重阻礙企業(yè)發(fā)展，最終起到分裂組織的作用。這就需要換位思考，要求每個(gè)人都應(yīng)從大局出發(fā)，認(rèn)識(shí)對(duì)方，認(rèn)同對(duì)方，接受對(duì)方進(jìn)而關(guān)心對(duì)方，這樣理智地進(jìn)行換位思考，最終解決好工作中發(fā)生的矛盾與沖突。矛盾的雙方通過換位思考可以充分增進(jìn)彼此對(duì)事物的認(rèn)同感，從而化解沖突達(dá)到對(duì)事物的共識(shí)，減少和消除公司內(nèi)耗，有利于工作的順利開展。

4.3明確職能職責(zé)是溝通協(xié)調(diào)的核心

隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大，部門的增多，在實(shí)際工作中，工作職能重疊、職責(zé)缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就造成了在工作中互相推諉，不思進(jìn)取，為了徹底杜絕工作中推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，明確部門、人員的職能職責(zé)是目前工作的當(dāng)務(wù)之急。