城鎮(zhèn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展觀調(diào)研報告

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××地處中原要沖，素以氣候溫和、四季分明、物產(chǎn)豐富、環(huán)境優(yōu)美而聞名于世。改革開放、堅持科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會，給這塊古老而又年輕的熱土帶來了翻天覆地的變化：城鄉(xiāng)建設(shè)日新月異，一幢幢高樓拔地而起，一條條馬路寬闊筆直，一座座大橋溝通了浉河兩岸的聯(lián)系；各縣城區(qū)和建制鎮(zhèn)的建設(shè)熱火朝天；鐵路、高速公路、國道、省道以及密如蛛網(wǎng)的縣鄉(xiāng)道路，構(gòu)成了共和國腹地一個極為重要的交通樞紐……××，正以前所未有的速度擺脫貧窮、落后和臟、亂、差，以龍騰虎躍的磅礴氣勢，以紅火熱烈的蓬勃生機，迅速崛起于中原大地，用自己嶄新的面貌和獨特的活力與魅力，令世人刮目相看。——盛世建檔，如火如荼的城鎮(zhèn)建設(shè)，催生出一項新興而又重要的事業(yè)：城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理。

為了澄清全市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理、利用情況，了解《檔案法》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳貫徹執(zhí)行進(jìn)度，掌握城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理動向，總結(jié)經(jīng)驗，完善體制，改進(jìn)工作，促進(jìn)我市城建檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為城市經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，最近我通過實地調(diào)查、召開座談會、走訪部分單位和群眾等方式，對全市各縣區(qū)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的過去、現(xiàn)狀和未來發(fā)展前景進(jìn)行了調(diào)查了解，在看到成績的同時，也發(fā)現(xiàn)了一些亟待解決的問題，經(jīng)過總結(jié)、討論、提出意見和建議，進(jìn)一步認(rèn)識到在城鎮(zhèn)建設(shè)飛速發(fā)展的今天，城建檔案管理利用工作的重要性日益顯現(xiàn)，健全組織、落實經(jīng)費和設(shè)施、規(guī)范管理、科學(xué)利用將是今后一個時期城建檔案工作的重要任務(wù)。

一、基本情況

城市建設(shè)檔案，就是一座城市建設(shè)的文字記載、是城市發(fā)展嬗變的真實記錄。無論城市規(guī)劃、城市建設(shè)，還是城市管理中形成的重要檔案，都需要依靠系統(tǒng)、完整的征集和科學(xué)、安全的保管，使其為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)。改革開放以來，我市的城市建設(shè)檔案事業(yè)從無到有，由小到大，與時俱進(jìn)，日趨完善。為“魅力××”建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)和及時有效的服務(wù)發(fā)揮了不可替代的職能作用。

（一）應(yīng)納入城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的數(shù)據(jù)

據(jù)統(tǒng)計，××市區(qū)、各縣城區(qū)和建制鎮(zhèn)總?cè)丝跒?87.9萬人，規(guī)劃面積5760.09平方公里，其中：

（二）城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀

城建檔案是整個檔案工作的重要組成部分即專業(yè)門類，她與人文的、歷史的、物質(zhì)的、非物質(zhì)的遺存一樣，都是人類文化遺產(chǎn)，都是中華民族的寶貴財富。

1997年，國家建設(shè)部第61號令，即《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，以法規(guī)的形式確定了城建檔案事業(yè)的機構(gòu)性質(zhì)、地位、工作內(nèi)容及行業(yè)規(guī)范，使之逐步走上快速發(fā)展的軌道。

1、市區(qū)城建檔案管理

1997年前，原××市城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)局下屬的一個股級檔案館，1999年9月，上劃為市建委下屬的正科級事業(yè)單位。在市建委的重視和領(lǐng)導(dǎo)下，城建檔案館有了長足的進(jìn)步和發(fā)展。

市城建檔案館在積極拓展業(yè)務(wù)，做好服務(wù)工作的同時，加強內(nèi)部管理，先后完善了業(yè)務(wù)制度、工作制度、黨建制度在內(nèi)的一整套規(guī)章制度，明確了城建檔案的保密、接收、整理、借閱、鑒定、銷毀等制度。組織編寫了《××市城建檔案館指南》、《××市城建檔案館利用效果選編》、《××市城建檔案館大事記》。建立了科學(xué)、準(zhǔn)確、齊全的檔案總目錄和分類目錄。案卷的編制、整理、歸檔、編碼、上架美觀、整齊，完全達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。建立了庫房溫濕度記錄制度，庫房溫濕度完全達(dá)標(biāo)，庫房整潔，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用都有詳細(xì)記載。為庫房安裝了密集檔案架、防盜門窗、溫濕度記錄儀、臭氧滅菌機、除濕機、吸塵器、滅火器、空調(diào)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。2000年以來，先后投入資金50余萬元，購置了微機、打印機、復(fù)印機、攝像機、照相機、vcd和工作用車等辦公設(shè)備。目前，館內(nèi)已有檔案柜192組，辦公、庫房面積達(dá)到1400平方米。單位內(nèi)部設(shè)置辦公室、檔案管理科、技術(shù)指導(dǎo)科，現(xiàn)有工作人員10人。基本實現(xiàn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)劃化。截止2008年上半年，市區(qū)建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書的簽訂率、建設(shè)工程檔案歸檔率均達(dá)到95%以上。擁有規(guī)劃、施工、竣工、征地、招投標(biāo)、定額、環(huán)保、私人建房檔案13715卷冊，連年獲得全省城建檔案管理先進(jìn)單位，并于2003年晉升為河南省5個一級城建檔案館之一，跨入了全省先進(jìn)行列。

2、縣及建制鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理

市城建檔案館與各縣城建檔案館（室）是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因而在工作上只能進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)調(diào)，不具備行政約束力。為了建立一個包括全市建設(shè)系統(tǒng)、建設(shè)管理單位在內(nèi)的、縱向到底、橫向到邊的立體城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，更好地為城鄉(xiāng)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，2005年以來，我們加大了對城市規(guī)劃區(qū)以外8個縣城建檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)力度，目前，已有羅山、息縣、商城3縣建立了城建檔案館，工作人員納入縣級編制，配備了檔案室及檔案柜等設(shè)備和辦公用房，建立健全了各項規(guī)章制度，檔案管理、征集、借閱以及經(jīng)費收入等項業(yè)務(wù)進(jìn)入正規(guī)；固始、潢川、新縣城建檔案室做到了人員、經(jīng)費、庫房、辦公室“四落實”，配備了檔案保管設(shè)備，檔案管理工作比較規(guī)范。其共同特點是：

①、縣政府重視并支持城建檔案工作，將檔案館納入事業(yè)編制并解決人員、經(jīng)費問題。

②、縣建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)城建檔案工作，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各口支持城建檔案的征集、管理，幫助拓展業(yè)務(wù)范圍。

③、有固定的辦公室、檔案室和檔案保管、“五防”措施。

④、建立了各項規(guī)章制度，工作人員實行定崗定責(zé)。

⑤、部分縣局還為城建檔案館（室）配備了計算機、掃描儀等設(shè)備，開展電子文件檔案管理業(yè)務(wù)。

⑥、加強了城建檔案法律法規(guī)的宣傳，注重專業(yè)人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能和管理服務(wù)水平。

二、存在的問題

從以上事實可以看出，我市城建檔案工作在市委、市政府的重視、支持和市建委的具體領(lǐng)導(dǎo)下，從困境中起步，艱苦創(chuàng)業(yè)，奮力進(jìn)取，經(jīng)過不斷拓展業(yè)務(wù)，擴大服務(wù)范圍，終于在2003年跨入河南省5個一級城建檔案館行列，并且連續(xù)獲得省級先進(jìn)單位稱號，實現(xiàn)了歷史上的第一次“三級跳”。

當(dāng)然，在總結(jié)成績和進(jìn)步的同時，我們也應(yīng)當(dāng)清醒的看到，當(dāng)前全市城建檔案工作仍然存在著頭重腳輕的現(xiàn)象——城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)城建檔案的征集、管理、利用實現(xiàn)了現(xiàn)代化、規(guī)范化，而所屬各縣及建制鎮(zhèn)的工作卻相對薄弱，具體表現(xiàn)為：

1、思想認(rèn)識上的偏差。

在一定程度上還存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，尤其是價值判斷失當(dāng)造成不能充分認(rèn)識城建檔案對城市長遠(yuǎn)管理的重要作用。有的單位把建設(shè)放在一個首要的位置，投入數(shù)百萬元搞“物質(zhì)資源”，卻鮮有拿出資金去投資城建檔案這項珍貴的“技術(shù)資源”！輕檔案的根源在于檔案管理是基礎(chǔ)性工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，容易使人忽視城建檔案作為城市管理長遠(yuǎn)投資的必要性，忽視城建檔案在解決征用土地、產(chǎn)權(quán)糾紛、維修隱蔽工程等方面所起到的不能取代的重要作用。因而在思想上認(rèn)為這是一項可有可無、可輕可重的工作。

2、組織機構(gòu)不健全。

八個縣中只有羅山、息縣城建檔案館單獨掛牌辦公，人員、經(jīng)費納入縣級編制；商城縣城建檔案館雖然有獨立編制但與縣建設(shè)職業(yè)技能崗位培訓(xùn)中心合屬辦公，一套班子兩塊牌子，屬自收自支性事業(yè)單位；新縣建設(shè)局的文書檔案由局檔案室負(fù)責(zé)，而大量的科技檔案則由業(yè)務(wù)科室自己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光山3縣為局辦公室屬下的檔案室，人員為1人且為兼職。

3、部分縣城建檔案庫房小、設(shè)備差、容量不足，甚至沒有防火防潮防盜設(shè)備，很難適應(yīng)建設(shè)市場飛速發(fā)展的需要，現(xiàn)有檔案的安全性、保密性沒有保障。

4、對城市建設(shè)檔案管理工作宣傳不夠廣泛，不夠深入，使建設(shè)單位對城建檔案管理缺乏應(yīng)有的法律認(rèn)識，造成城建檔案管理機構(gòu)在檔案收集工作上有一定的難度。同時，由于建設(shè)工程時間跨度長，有的單位不理解、不配合，客觀上給檔案管理工作的開展帶來了一定困難，如果把關(guān)不及時，就會造成建設(shè)項目資料收集不全甚至永遠(yuǎn)失散。

5、檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。一是城建檔案是檔案管理的新課題，具有復(fù)雜性、廣泛性、專業(yè)性等特點，這就要求城建檔案工作者既要有城市建設(shè)方面的知識，又要有檔案管理方面的知識；二是對檔案管理人員變動大、新手多，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對不高，業(yè)務(wù)知識跟不上形勢需要，導(dǎo)致對檔案管理意識不強。

6、檔案管理、借閱、利用制度不健全，個別縣因庫房不足、人手少，導(dǎo)致當(dāng)年審批的檔案寄存于所屬單位而不能及時歸檔；全市65個建制鎮(zhèn)中，沒有一個建設(shè)檔案納入管理范圍，形成歷史的空白。

三、幾點建議

世界已經(jīng)進(jìn)入太空、微電子、全球化時代，中國正在進(jìn)行一場前所未有的大轉(zhuǎn)型，城鄉(xiāng)建設(shè)正以前所未有的速度前進(jìn)，收集、記錄、保存、利用這些歷史資料既是對現(xiàn)在負(fù)責(zé)，又是對歷史負(fù)責(zé)，也是對后人負(fù)責(zé)，更是我們義不容辭的責(zé)任。我們在分析全市城建檔案工作歷史、現(xiàn)狀、成績和問題后，經(jīng)過反復(fù)討論，一致認(rèn)為：城建檔案工作，不但要有認(rèn)識，還要有平臺；不但要有具體措施，還要打“組合拳”；不但要有領(lǐng)導(dǎo)人的決心，還要有各方面的配合行動。因此特提出如下建議：

立即著手，加強縣（區(qū)）級城建檔案館建設(shè)，形成一個縱向到底、橫向到邊的檔案征集、管理網(wǎng)絡(luò)，杜絕建設(shè)檔案流失。

1、已經(jīng)建館的縣，要有3—5名工作人員并保持相對穩(wěn)定，增加庫房面積、檔案柜和“五防”設(shè)備，盡快達(dá)到三級檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。

2、尚未建館的縣，是否由市建委領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)，促使其盡快建館，并解決人員編制、經(jīng)費等具體問題。

3、建制鎮(zhèn)應(yīng)由縣（區(qū)）建設(shè)局出面在鎮(zhèn)城建管理機構(gòu)明確一位認(rèn)真負(fù)責(zé)能干的工作人員擔(dān)任檔案管理員，具體負(fù)責(zé)本鎮(zhèn)建設(shè)檔案的征集、整理、上報工作。

4、把縣級城建檔案館的建設(shè)列入目標(biāo)考核。

總之，我們的目的就是要通過一系列扎實有效的工作，破除一些人輕視城建檔案工作，認(rèn)為檔案工作“不出經(jīng)濟效益”、“不出政績”、“可有可無“的思想，盡快建立起一個覆蓋全市各規(guī)劃區(qū)、縣（區(qū)）和建制鎮(zhèn)的城建檔案征集、收藏、管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理和利用質(zhì)量，實現(xiàn)城市建設(shè)信息資源的社會共享，進(jìn)一步夯實城市規(guī)劃、建設(shè)、管理基礎(chǔ)，為發(fā)展××城鄉(xiāng)經(jīng)濟，改善生活環(huán)境，構(gòu)建和諧社會做出新的、更大的貢獻(xiàn)。