城鎮(zhèn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展觀調(diào)研報(bào)告

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××地處中原要沖，素以氣候溫和、四季分明、物產(chǎn)豐富、環(huán)境優(yōu)美而聞名于世。改革開(kāi)放、堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)，給這塊古老而又年輕的熱土帶來(lái)了翻天覆地的變化：城鄉(xiāng)建設(shè)日新月異，一幢幢高樓拔地而起，一條條馬路寬闊筆直，一座座大橋溝通了浉河兩岸的聯(lián)系；各縣城區(qū)和建制鎮(zhèn)的建設(shè)熱火朝天；鐵路、高速公路、國(guó)道、省道以及密如蛛網(wǎng)的縣鄉(xiāng)道路，構(gòu)成了共和國(guó)腹地一個(gè)極為重要的交通樞紐……××，正以前所未有的速度擺脫貧窮、落后和臟、亂、差，以龍騰虎躍的磅礴氣勢(shì)，以紅火熱烈的蓬勃生機(jī)，迅速崛起于中原大地，用自己嶄新的面貌和獨(dú)特的活力與魅力，令世人刮目相看?！⑹澜n，如火如荼的城鎮(zhèn)建設(shè)，催生出一項(xiàng)新興而又重要的事業(yè)：城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理。

為了澄清全市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理、利用情況，了解《檔案法》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳貫徹執(zhí)行進(jìn)度，掌握城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理動(dòng)向，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善體制，改進(jìn)工作，促進(jìn)我市城建檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，最近我通過(guò)實(shí)地調(diào)查、召開(kāi)座談會(huì)、走訪部分單位和群眾等方式，對(duì)全市各縣區(qū)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的過(guò)去、現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展前景進(jìn)行了調(diào)查了解，在看到成績(jī)的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些亟待解決的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)總結(jié)、討論、提出意見(jiàn)和建議，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到在城鎮(zhèn)建設(shè)飛速發(fā)展的今天，城建檔案管理利用工作的重要性日益顯現(xiàn)，健全組織、落實(shí)經(jīng)費(fèi)和設(shè)施、規(guī)范管理、科學(xué)利用將是今后一個(gè)時(shí)期城建檔案工作的重要任務(wù)。

一、基本情況

城市建設(shè)檔案，就是一座城市建設(shè)的文字記載、是城市發(fā)展嬗變的真實(shí)記錄。無(wú)論城市規(guī)劃、城市建設(shè)，還是城市管理中形成的重要檔案，都需要依靠系統(tǒng)、完整的征集和科學(xué)、安全的保管，使其為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我市的城市建設(shè)檔案事業(yè)從無(wú)到有，由小到大，與時(shí)俱進(jìn)，日趨完善。為“魅力××”建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)和及時(shí)有效的服務(wù)發(fā)揮了不可替代的職能作用。

（一）應(yīng)納入城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的數(shù)據(jù)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，××市區(qū)、各縣城區(qū)和建制鎮(zhèn)總?cè)丝跒?87.9萬(wàn)人，規(guī)劃面積5760.09平方公里，其中：

（二）城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀

城建檔案是整個(gè)檔案工作的重要組成部分即專業(yè)門類，她與人文的、歷史的、物質(zhì)的、非物質(zhì)的遺存一樣，都是人類文化遺產(chǎn)，都是中華民族的寶貴財(cái)富。

1997年，國(guó)家建設(shè)部第61號(hào)令，即《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，以法規(guī)的形式確定了城建檔案事業(yè)的機(jī)構(gòu)性質(zhì)、地位、工作內(nèi)容及行業(yè)規(guī)范，使之逐步走上快速發(fā)展的軌道。

1、市區(qū)城建檔案管理

1997年前，原××市城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)局下屬的一個(gè)股級(jí)檔案館，1999年9月，上劃為市建委下屬的正科級(jí)事業(yè)單位。在市建委的重視和領(lǐng)導(dǎo)下，城建檔案館有了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。

市城建檔案館在積極拓展業(yè)務(wù)，做好服務(wù)工作的同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，先后完善了業(yè)務(wù)制度、工作制度、黨建制度在內(nèi)的一整套規(guī)章制度，明確了城建檔案的保密、接收、整理、借閱、鑒定、銷毀等制度。組織編寫(xiě)了《××市城建檔案館指南》、《××市城建檔案館利用效果選編》、《××市城建檔案館大事記》。建立了科學(xué)、準(zhǔn)確、齊全的檔案總目錄和分類目錄。案卷的編制、整理、歸檔、編碼、上架美觀、整齊，完全達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。建立了庫(kù)房溫濕度記錄制度，庫(kù)房溫濕度完全達(dá)標(biāo)，庫(kù)房整潔，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用都有詳細(xì)記載。為庫(kù)房安裝了密集檔案架、防盜門窗、溫濕度記錄儀、臭氧滅菌機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅火器、空調(diào)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。2000年以來(lái)，先后投入資金50余萬(wàn)元，購(gòu)置了微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、vcd和工作用車等辦公設(shè)備。目前，館內(nèi)已有檔案柜192組，辦公、庫(kù)房面積達(dá)到1400平方米。單位內(nèi)部設(shè)置辦公室、檔案管理科、技術(shù)指導(dǎo)科，現(xiàn)有工作人員10人。基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)劃化。截止2008年上半年，市區(qū)建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)的簽訂率、建設(shè)工程檔案歸檔率均達(dá)到95%以上。擁有規(guī)劃、施工、竣工、征地、招投標(biāo)、定額、環(huán)保、私人建房檔案13715卷冊(cè)，連年獲得全省城建檔案管理先進(jìn)單位，并于2003年晉升為河南省5個(gè)一級(jí)城建檔案館之一，跨入了全省先進(jìn)行列。

2、縣及建制鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理

市城建檔案館與各縣城建檔案館（室）是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因而在工作上只能進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)調(diào)，不具備行政約束力。為了建立一個(gè)包括全市建設(shè)系統(tǒng)、建設(shè)管理單位在內(nèi)的、縱向到底、橫向到邊的立體城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，更好地為城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，2005年以來(lái)，我們加大了對(duì)城市規(guī)劃區(qū)以外8個(gè)縣城建檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)力度，目前，已有羅山、息縣、商城3縣建立了城建檔案館，工作人員納入縣級(jí)編制，配備了檔案室及檔案柜等設(shè)備和辦公用房，建立健全了各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案管理、征集、借閱以及經(jīng)費(fèi)收入等項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)入正規(guī)；固始、潢川、新縣城建檔案室做到了人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、辦公室“四落實(shí)”，配備了檔案保管設(shè)備，檔案管理工作比較規(guī)范。其共同特點(diǎn)是：

①、縣政府重視并支持城建檔案工作，將檔案館納入事業(yè)編制并解決人員、經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。

②、縣建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)城建檔案工作，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各口支持城建檔案的征集、管理，幫助拓展業(yè)務(wù)范圍。

③、有固定的辦公室、檔案室和檔案保管、“五防”措施。

④、建立了各項(xiàng)規(guī)章制度，工作人員實(shí)行定崗定責(zé)。

⑤、部分縣局還為城建檔案館（室）配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，開(kāi)展電子文件檔案管理業(yè)務(wù)。

⑥、加強(qiáng)了城建檔案法律法規(guī)的宣傳，注重專業(yè)人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能和管理服務(wù)水平。

二、存在的問(wèn)題

從以上事實(shí)可以看出，我市城建檔案工作在市委、市政府的重視、支持和市建委的具體領(lǐng)導(dǎo)下，從困境中起步，艱苦創(chuàng)業(yè)，奮力進(jìn)取，經(jīng)過(guò)不斷拓展業(yè)務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)范圍，終于在2003年跨入河南省5個(gè)一級(jí)城建檔案館行列，并且連續(xù)獲得省級(jí)先進(jìn)單位稱號(hào)，實(shí)現(xiàn)了歷史上的第一次“三級(jí)跳”。

當(dāng)然，在總結(jié)成績(jī)和進(jìn)步的同時(shí)，我們也應(yīng)當(dāng)清醒的看到，當(dāng)前全市城建檔案工作仍然存在著頭重腳輕的現(xiàn)象——城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)城建檔案的征集、管理、利用實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、規(guī)范化，而所屬各縣及建制鎮(zhèn)的工作卻相對(duì)薄弱，具體表現(xiàn)為：

1、思想認(rèn)識(shí)上的偏差。

在一定程度上還存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，尤其是價(jià)值判斷失當(dāng)造成不能充分認(rèn)識(shí)城建檔案對(duì)城市長(zhǎng)遠(yuǎn)管理的重要作用。有的單位把建設(shè)放在一個(gè)首要的位置，投入數(shù)百萬(wàn)元搞“物質(zhì)資源”，卻鮮有拿出資金去投資城建檔案這項(xiàng)珍貴的“技術(shù)資源”！輕檔案的根源在于檔案管理是基礎(chǔ)性工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，容易使人忽視城建檔案作為城市管理長(zhǎng)遠(yuǎn)投資的必要性，忽視城建檔案在解決征用土地、產(chǎn)權(quán)糾紛、維修隱蔽工程等方面所起到的不能取代的重要作用。因而在思想上認(rèn)為這是一項(xiàng)可有可無(wú)、可輕可重的工作。

2、組織機(jī)構(gòu)不健全。

八個(gè)縣中只有羅山、息縣城建檔案館單獨(dú)掛牌辦公，人員、經(jīng)費(fèi)納入縣級(jí)編制；商城縣城建檔案館雖然有獨(dú)立編制但與縣建設(shè)職業(yè)技能崗位培訓(xùn)中心合屬辦公，一套班子兩塊牌子，屬自收自支性事業(yè)單位；新縣建設(shè)局的文書(shū)檔案由局檔案室負(fù)責(zé)，而大量的科技檔案則由業(yè)務(wù)科室自己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光山3縣為局辦公室屬下的檔案室，人員為1人且為兼職。

3、部分縣城建檔案庫(kù)房小、設(shè)備差、容量不足，甚至沒(méi)有防火防潮防盜設(shè)備，很難適應(yīng)建設(shè)市場(chǎng)飛速發(fā)展的需要，現(xiàn)有檔案的安全性、保密性沒(méi)有保障。

4、對(duì)城市建設(shè)檔案管理工作宣傳不夠廣泛，不夠深入，使建設(shè)單位對(duì)城建檔案管理缺乏應(yīng)有的法律認(rèn)識(shí)，造成城建檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案收集工作上有一定的難度。同時(shí)，由于建設(shè)工程時(shí)間跨度長(zhǎng)，有的單位不理解、不配合，客觀上給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定困難，如果把關(guān)不及時(shí)，就會(huì)造成建設(shè)項(xiàng)目資料收集不全甚至永遠(yuǎn)失散。

5、檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。一是城建檔案是檔案管理的新課題，具有復(fù)雜性、廣泛性、專業(yè)性等特點(diǎn)，這就要求城建檔案工作者既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)；二是對(duì)檔案管理人員變動(dòng)大、新手多，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)不高，業(yè)務(wù)知識(shí)跟不上形勢(shì)需要，導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。

6、檔案管理、借閱、利用制度不健全，個(gè)別縣因庫(kù)房不足、人手少，導(dǎo)致當(dāng)年審批的檔案寄存于所屬單位而不能及時(shí)歸檔；全市65個(gè)建制鎮(zhèn)中，沒(méi)有一個(gè)建設(shè)檔案納入管理范圍，形成歷史的空白。

三、幾點(diǎn)建議

世界已經(jīng)進(jìn)入太空、微電子、全球化時(shí)代，中國(guó)正在進(jìn)行一場(chǎng)前所未有的大轉(zhuǎn)型，城鄉(xiāng)建設(shè)正以前所未有的速度前進(jìn)，收集、記錄、保存、利用這些歷史資料既是對(duì)現(xiàn)在負(fù)責(zé)，又是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，也是對(duì)后人負(fù)責(zé)，更是我們義不容辭的責(zé)任。我們?cè)诜治鋈谐墙n案工作歷史、現(xiàn)狀、成績(jī)和問(wèn)題后，經(jīng)過(guò)反復(fù)討論，一致認(rèn)為：城建檔案工作，不但要有認(rèn)識(shí)，還要有平臺(tái)；不但要有具體措施，還要打“組合拳”；不但要有領(lǐng)導(dǎo)人的決心，還要有各方面的配合行動(dòng)。因此特提出如下建議：

立即著手，加強(qiáng)縣（區(qū)）級(jí)城建檔案館建設(shè)，形成一個(gè)縱向到底、橫向到邊的檔案征集、管理網(wǎng)絡(luò)，杜絕建設(shè)檔案流失。

1、已經(jīng)建館的縣，要有3—5名工作人員并保持相對(duì)穩(wěn)定，增加庫(kù)房面積、檔案柜和“五防”設(shè)備，盡快達(dá)到三級(jí)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。

2、尚未建館的縣，是否由市建委領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)，促使其盡快建館，并解決人員編制、經(jīng)費(fèi)等具體問(wèn)題。

3、建制鎮(zhèn)應(yīng)由縣（區(qū)）建設(shè)局出面在鎮(zhèn)城建管理機(jī)構(gòu)明確一位認(rèn)真負(fù)責(zé)能干的工作人員擔(dān)任檔案管理員，具體負(fù)責(zé)本鎮(zhèn)建設(shè)檔案的征集、整理、上報(bào)工作。

4、把縣級(jí)城建檔案館的建設(shè)列入目標(biāo)考核。

總之，我們的目的就是要通過(guò)一系列扎實(shí)有效的工作，破除一些人輕視城建檔案工作，認(rèn)為檔案工作“不出經(jīng)濟(jì)效益”、“不出政績(jī)”、“可有可無(wú)“的思想，盡快建立起一個(gè)覆蓋全市各規(guī)劃區(qū)、縣（區(qū)）和建制鎮(zhèn)的城建檔案征集、收藏、管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理和利用質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)信息資源的社會(huì)共享，進(jìn)一步夯實(shí)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理基礎(chǔ)，為發(fā)展××城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)，改善生活環(huán)境，構(gòu)建和諧社會(huì)做出新的、更大的貢獻(xiàn)。