企業檔案數字化外包質量控制探討

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摘要：隨著低質量的檔案數字化外包成品大量涌現，許多企業檔案工作者開始重視檔案數字化外包的質量控制，本文通過對檔案數字化外包質量控制的問題進行深入分析，提出了外包質量控制的原則和對策。

關鍵詞：企業；檔案數字化外包；質量控制

目前，國內許多企業都在以外包的方式開展檔案數字化工作，并投入了大量的人力、物力和財力，但企業檔案數字化外包的質量控制沒有達到預期的效果，外包質量控制未達到一定的深度，暴露了很多問題，作者通過文獻調研并結合兩年檔案數字化外包質量控制的經驗，對這些問題進行歸納分析，并提出遵循的原則和相應的對策。

一、企業檔案數字化外包質量控制存在的問題及分析

1.外包前檔案部門質量控制規劃不足

首先，企業檔案部門對檔案數字化外包質量控制缺乏科學的規劃。很多企業在檔案數字化外包項目啟動時，并不是以替換檔案原件為目的，而是為了按時完成上級交代的任務。有的企業輕率地認為只要檔案數字化外包出去完成任務就好，沒有考慮外包成品的質量和利用，也沒有對外包中可能出現的各種質量問題進行預測，忽視了對企業檔案數字化外包質量控制進行科學的組織和規劃。其次，企業檔案數字化外包質量控制的規范不健全。關于檔案數字化外包的規范只有國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》，可作為指導企業檔案部門在檔案數字化外包中加強對檔案信息安全管理的依據。而在檔案數字化加工的規范較為充分，覆蓋了業務規范、技術標準規范和人員管理規范等多個方面，但這些檔案數字化加工規范在具體的檔案數字化外包的落實中，各企業的實施標準并未統一。最后，參與外包的企業檔案人員質量控制職責不清晰。在確定進行檔案數字化外包并獲得企業部門領導審批后，企業應該建立檔案數字化外包專項小組。有些企業雖然成立了外包專項小組，但是沒有清晰的制定相關規范，以明確各人的分工和職責，導致企業檔案數字化外包過程中的問題無法解決和追責的現象。

2.外包中檔案數字化加工質量控制不到位

企業檔案部門對外包中檔案數字化加工的質量控制不是很到位。雖然企業檔案部門對檔案數字化加工的外包進行了監督、指導，但是效果不是很明顯。首先，由于外包公司是獨立運作、自我管理，企業檔案部門很難對外包進行適當的管理，對外包成品的質量和項目進度不易做到準確的把握。如果外包公司再頻繁的更換加工人員，則更加影響項目的進度和檔案數字化外包成品的質量。其次，外包公司有時只是注重項目進度，對提出的質量問題視而不見。雖然企業檔案部門安排了專職人員對外包過程進行檢查，但是面對檔案數字化加工大量的工作，企業檔案人員較少，不可能全面的對外包工作進行檢查。最后，外包公司有時會降低加工成本以獲取更大利潤，從而降低了外包成品的質量，導致在檔案數字化外包中出現諸如偷工減料、掃描圖像不清晰完整、OCR識別較低、著錄信息不完整、與實體檔案沒有正確的對應關系等各種質量問題。

3.外包后檔案數字化成品驗收未得到應有的重視

檔案數字化成品驗收是外包的最后環節，企業檔案部門若忽視對這一環節的質量控制，也會使整個外包付之一炬。很多企業對外包的質量控制就是最后驗收，驗收的約束也僅限于數字化的案卷數、錄入的條目數量、數據備份等，而很少對外包成品進行有效的檢查。甚至，有的企業檔案部門沒有驗收標準，對于他們來說驗收就是一個“接收”的過程。這樣一來，企業檔案部門不能經過驗收這一重要的環節，準確的了解外包成品的質量，甚至連外包成品數量缺少都不能及時發現。即使有的企業對提交的外包成品的質量進行檢查，但對發現的不合格數據只是進行修改，并未將發現的問題進行匯總分析反饋給外包公司。

二、企業檔案數字化外包質量控制的原則

為了實現檔案數字化外包質量的控制，其前提要有企業檔案數字化外包質量控制的原則。考慮到企業檔案數字化外包質量控制的問題，筆者認為實施企業檔案數字化外包質量控制應遵循如下原則：

1.全程管理原則

本文認為企業檔案數字化外包質量控制的工作有著完整的周期，企業檔案數字化外包質量控制必須遵循全程管理的原則，就是從檔案數字化外包立項開始到項目驗收結束整個周期進行全程管理。企業檔案數字化外包質量控制的全程管理也是一種過程管理，通過對外包過程質量的控制實現外包成品的控制。由于企業檔案數字化外包過程質量控制的可控性較強，過程控制反饋的周期較短，因此，企業檔案數字化外包中的企業檔案的整理、掃描、圖像處理、OCR識別、成品質檢等每個環節的實施過程進行監控管理，便于及時發現質量控制的問題并及時解決，并根據質量控制的問題不斷地調整外包質量控制的對策。

2.前端控制原則

在企業檔案數字化外包中，把企業檔案數字化加工之前的活動看成是前端，將外包公司對企業檔案進行數字化加工各工序的活動是中端，項目驗收是末端。前端控制要求對整個企業檔案數字化外包質量控制的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合，把需要和可能在實施數字化加工之前實現或部分實現的管理功能盡量在企業檔案數字化加工之前的階段實現。在外包前，企業檔案數字化外包的組織、外包公司的選擇、合同的簽訂、標準規范的制定等前端控制的內容，都是企業檔案數字化外包實施順利和項目驗收的重要保障。前端控制的原則在外包的質量控制中至關重要，確保企業檔案數字化外包質量控制對策的有效實施，也是優化檔案數字化外包質量控制流程，提高外包管理效率的科學理念。

3.動態管理原則

企業檔案數字化外包質量控制必須遵從動態管理的原則，就是企業檔案人員對檔案數字化加工全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對企業檔案數字化外包中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證外包質量控制的實現。例如，外包公司員工流動性較大，而新員工熟悉數字化加工技術規范、崗位職責、數字化軟件的應用需要一段時間，在這段時間內新員工會影響到企業檔案數字化的工序質量、成品的質量，企業檔案人員必須動態調整管理措施，有針對性的進行管理。

4.注重效益原則

企業檔案數字化外包質量控制的目的提高檔案數字化外包成品的質量，以達到“替換原件”的目的。但是目前看來很多企業進行檔案數字化外包后，疏于對外包進行質量控制，導致大批量返工或者外包結束后外包成品成了無法使用的數字垃圾。因此，企業檔案數字化外包質量控制要注重效益原則。注重效益原則能使企業檔案部門以最少的投入獲得最大的效益，能使企業在外包質量控制中減少過程中間環節的失誤返工，節約大量的精力和時間。

三、企業檔案數字化外包質量控制對策

在遵循企業檔案數字化外包質量控制的原則上，做到外包前準備工作的前端控制，外包中檔案數字化加工過程控制排除各環節的低質量隱患，外包后成品驗收質量問題的及時反饋，以解決檔案數字化外包質量控制的問題。

1.加強外包前準備工作的前端控制

外包前準備工作的前端控制是指外包公司對企業檔案數字化加工之前開展的外包前準備工作的控制，即檔案部門對可能產生的質量問題進行事先考慮、規劃，通過準確的定位和科學的規劃，對外包控制階段可能產生的質量問題進行事先控制。外包前準備工作的前端控制主要包含以下幾方面：（1）建立企業檔案數字化外包專項小組。它是企業檔案部門開展檔案數字化外包的根基，是提高外包成品質量的重要保障。外包專項小組的架構要良好并且各崗位人員的職權分明，能夠有效協調數字化外包各成員之間的分工合作，有效地避免出現問題無法追責的現象，確保企業檔案數字化外包質量控制有效地開展。（2）鑒定企業檔案原件，確定外包范圍。企業檔案鑒定環節是根據企業檔案的涉密級別、企業檔案的利用頻率及企業檔案的利用價值大小，確定需要數字化的企業檔案、企業檔案數字化的先后次序以及企業檔案數字化的組織方式，實現對掃描對象的控制，避免重復掃描的情況出現，以減輕對檔案原件的質量影響。通常情況下，對于保管期限為30年及其以上的企業檔案要進行數字化，但要根據企業檔案的保存和實際利用頻率的情況而定。（3）制定企業檔案數字化外包實施方案。企業檔案數字化外包專項小組根據本企業檔案部門現有的資源確定檔案數字化外包實施方案，以加強對外包公司的評選、外包過程的質量控制，確保企業檔案數字化成品滿足合同技術規定要求。（4）制定外包公司選擇依據，合理選擇外包公司。根據本企業檔案原件調研情況和外包實施方案有針對性地選擇數字化外包公司。外包公司選擇將決定企業檔案數字化外包成品的質量水平以及外包公司履行合同的能力。（5）簽訂企業檔案數字化外包合同。選定外包公司后，企業與外包公司應按照《中華人民共和國合同法》簽訂企業檔案數字化外包合同。企業檔案數字化外包合同是制約企業檔案數字化外包雙方，保障彼此的利益；是確保企業檔案數字化外包按照規定的時間順利進行；是企業檔案數字化進行過程質量控制保障企業檔案數字化成品質量的依據。（6）制定企業檔案數字化外包質量控制標準體系。企業檔案數字化加工科技含量高，專業性強，因此必須要有明確的標準體系作為指導。企業檔案人員和外包公司共同根據國家標準和行業的特點，客觀地制定外包質量控制標準，不僅保證參與檔案數字化外包不同的人員在處理相同情況的規范性和一致性，避免在實踐過程中出現質量控制標準模糊，無法界定的情況，還能作為企業檔案數字化外包專項小組的工作依據。（7）搭建企業檔案數字化外包工作環境。企業檔案數字化外包工作環境包括檔案數字化加工場所環境和檔案數字化設備軟硬件環境。企業檔案數字化外包工作環境應參照國家檔案局檔辦發的《檔案數字化安全管理規范》的要求進行搭建。

2.加強外包中企業檔案數字化加工的過程控制

外包中企業檔案數字化加工的過程控制是指企業檔案部門對外包公司進行檔案數字化加工的過程控制。在項目實施過程中，企業安排專人負責監督審核每個環節的質量和協調解決檔案數字化加工過程的問題。企業安排人員管理的形式有兩種，一是安排幾名檔案人員同時對企業檔案數字化的所有工序進行指導；二是按照企業檔案數字化的工序安排各工序負責人進行管理企業檔案數字化外包工作。通過企業檔案工作人員對數字化加工進行常規檢查、指導，保證提高企業檔案數字化外包項目的質量。由于企業檔案的數字化加工是一個環環緊密相扣的系統工程，只要上一個環節的質量問題沒有及時排除，就會導致成品的不合格。因此，一定要加強外包中企業檔案數字化加工的過程控制，制定檔案數字化加工每個環節的工作標準、操作規范、質量標準、檢查方法和解決方案。避免質量不合格的半成品留入下一環節，盡可能及時的消除生產過程各環節出現的質量問題，以達到外包中檔案數字化加工過程控制階段的質量控制。

3.加強外包中數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制

外包中數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制主要是指對外包公司進行數字化加工和外包后成品分批驗收進行事后控制，為后邊繼續進行數字化加工和成品驗收總結經驗。加強外包中檔案數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制，可從兩方面入手：（1）外包公司操作人員實現主動反饋，主動發現問題，解決問題，達到良性循序。如何實現外包公司操作人員的主動反饋，就要求企業檔案管理人員加強對外包公司工作人員的反饋意識培訓，讓外包公司的操作人員及時發現問題并反饋，以實現質量監控的良性循環，保證最終的數字化外包成品質量。（2）企業檔案數字化外包專項小組的質量監督。通過外包專項小組對外包公司進行質量監督，可以從旁邊的視角觀察并發現外包中企業檔案數字化加工過程的質量問題，對于發現的影響檔案數字化加工各工序成品和外包后成品質量的問題，及時反饋，督促問題的解決。

作者:郄紅巖 單位:中海油信息科技有限公司北京分公司

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